RIE Manager Gebruikershandleiding Release 4.3

Transcriptie

1 RIE Manager Gebruikershandleiding Release 4.3 Aantal pagina's: 54 Versie: 1.2 Datum: Amsterdam,

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding en verantwoording 4 2 Rollen en rechten in de RIE Manager De Sectorbeheerder De Applicatiebeheerder De Rapporteur (deze rol is optioneel) De RIE-coördinator De RIE-uitvoerder De Taakuitvoerder De Maatregelverantwoordelijke 6 3 Vóór u aan de slag gaat Inloggen 'Afmelden' en 'Gegevens (en wachtwoord) wijzigen' Het opslaan van gegevens 8 4 Het hoofdmenu Tabblad 'Welkom' Tabblad 'Beheer' Subtabblad 'Structuur' Subtabblad 'Gebruikers' Subtabblad ' sjablonen' Tabblad 'Overzicht RIE's' Nieuw Een nieuwe RIE starten Kopiëren Een eerder gemaakte RIE kopiëren Verwijderen Een RIE verwijderen Openen Een reeds bestaande RIE openen Tabblad 'Overzicht Maatregelen' De kolommen in de tabel Sorteren Filteren Wijzigen Bekijken in RIE Afdrukversie Tabblad 'Overzichtsrapportage' Overzichtsrapport 'Alle vragen en antwoorden' 25 5 Het RIE-proces Navigeren en overzicht De knoppen '< Terug' en 'Verder >' Van stap naar stap via de tabbladen De 'blokjesnavigator' Navigatie door middel van toetscombinaties Een RIE openen Tabblad 'Status' (van een RIE) Datum goedgekeurd Tabblad 'Voorbereiden' Subtabblad 'Algemeen' Subtabblad 'Kengetallen' Subtabblad 'Samenstellen' Subtabblad 'Taken' (Optioneel) Tabblad 'Inventariseren' Toelichting Categorie(ën) (Optioneel) Opmerkingen Subtabblad 'Per vraag' 42 Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 2 / 54

3 5.5.5 Subtabblad 'Als lijst' Tabblad 'Evalueren' Risicoklasse Tabblad 'Maatregelen' Prioriteit Maatregel toevoegen Maatregel wijzigen/verwijderen Extra maatregel(en) toevoegen Tabblad 'Rapporten' Vragenlijsten Rapporten 52 Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 3 / 54

4 1 Inleiding en verantwoording Dit is de algemene gebruikershandleiding voor de RIE Manager (release 4). De RIE Manager is een geautomatiseerd systeem om RIE s mee te maken en te beheren, gebaseerd op internettechnologie. Omdat in het spraakgebruik doorgaans van RIE wordt gesproken duiden wij RI&E hierna aan met RIE. Humatix is eigenaar en ontwikkelaar van de broncode. Voor een optimaal beheer van de diverse implementaties van de RIE Manager werkt Humatix volgens een release-managementprocedure. Verbeteringen en uitbreidingen in het systeem komen in releases beschikbaar. Daarbij worden regelmatig (kleine) aanpassingen in de gebruikersinterface doorgevoerd. Bij belangrijke wijzigingen wordt deze gebruikershandleidingen hierop aangepast. Voor het onderhoud van het RIE-model (de inhoud van de applicatie) is er een CMS (Content Management System). Voor het CMS is een aparte handleiding beschikbaar. Voor de leesbaarheid worden gebruikers in deze handleiding met 'hij' aangeduid. Natuurlijk kan hiervoor 'hij en/of zij' worden gelezen. Als u fouten ontdekt of suggesties hebt voor verbetering meldt die dan aan info@humatix.nl. Humatix stelt uw feedback zeer op prijs. Succes en veel plezier met uw RIE Manager Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 4 / 54

5 2 Rollen en rechten in de RIE Manager Om de applicatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken is gekozen voor een zogenaamde 'geneste' rollenstructuur. Dat wil zeggen dat een rol telkens ook alle rechten heeft van 'lagere' rollen. De rollen van Sectorbeheerder en Rapporteur maken geen deel uit van de geneste structuur. 2.1 De Sectorbeheerder De Sectorbeheerder heeft niet zozeer een rol binnen de applicatie, maar veeleer er 'boven'. Hij is verantwoordelijk voor het RIE-model (de inhoud, de modules met vragen) en het up to date houden hiervan, voor het uitgeven en beheren van licenties (als er sprake is van meerdere zgn. 'organisaties' binnen de applicatie), voor voorlichting over het instrument en het eventueel organiseren van workshops. 2.2 De Applicatiebeheerder De Applicatiebeheerder onderhoudt de applicatie en de instellingen per 'organisatie'. De Applicatiebeheerder maakt gebruikers aan en onderhoudt hun gegevens (zie 4.2.2). De Applicatiebeheerder maakt een (organisatie)structuurboom met daarin alle onderdelen binnen de organisatie waarover een RIE wordt uitgevoerd en beheert deze (zie 4.2.1). De Applicatiebeheerder kan op organisatieniveau de sector- sjablonen aanpassen De Applicatiebeheerder heeft toegang tot de tabbladen: Beheer Organisatie Beheer Gebruikers Beheer sjablonen De Applicatiebeheerder ziet in zijn 'Overzicht RIE's' alle RIE's die binnen zijn 'organisatie zijn gestart. Tenzij hij een RIE ook zelf uitvoert, heeft hij alleen inzagerecht in de RIE's, m.u.v. het subtabblad 'Voorbereiden Algemeen'. De Applicatiebeheerder heeft tevens de rechten van een RIE-coördinator en een RIEuitvoerder. 2.3 De Rapporteur (deze rol is optioneel) De Rapporteur (een subrol van de rol Applicatiebeheerder) kan op hoofdlijnen zien welke risico s er zijn. Concreet betekent dit dat de rapporteur na inloggen, naast de Welkompagina alleen het tabblad 'Rapporten' in het Hoofdmenu ziet en daar overzichtsrapporten kan genereren over alle RIE's van de gehele organisatie. 2.4 De RIE-coördinator De RIE-coördinator bepaalt de structuur van het RIE-proces binnen zijn organisatieonderdeel. Dit wil zeggen dat de RIE-coördinator één of meer RIE's aanmaakt met een zodanige samenstelling dat daarmee alle risico's op het gebied van arbeidsomstandigheden kunnen worden geïnventariseerd. De RIE-coördinator bewaakt ook de status van uitgevoerde RIE s, zodat duidelijk is welke risico s op een bepaald moment zijn geïnventariseerd, welke maatregelen daar bij horen en wat de status is van die maatregelen. Elke RIE-coördinator heeft één of meer RIE's 'onder zich'. Hij kan deze zelf uitvoeren of deze door één of meer RIE-uitvoerders laten uitvoeren (zie ) Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 5 / 54

6 De RIE-coördinator kan overzichtsrapportages maken over de RIE's die onder zijn coördinatie zijn aangemaakt. Hij heeft geen toegang tot enige beheerfunctie. De RIE-coördinator kan ook zelf RIE's uitvoeren. Bij het aanmaken van een RIE staat de RIE-coördinator standaard genoemd in het invulveld 'RIE-uitvoerder'. Als iemand anders de RIE gaat uitvoeren wordt deze naam - nadat de RIE is voorbereid - gewijzigd in diens naam. Nadat op 'Verder >' is geklikt verschijnt de RIE in het 'Overzicht RIE's' van de betreffende gebruiker. De RIE-coördinator heeft daarna alleen nog inzagerecht in die RIE, m.u.v. het subtabblad 'Voorbereiden Algemeen'. 2.5 De RIE-uitvoerder De RIE-uitvoerder voert één of meer RIE's uit.. De gebruiker met deze rol krijgt van de RIE-coördinator een uitnodiging voor het uitvoeren van een RIE. Hij krijgt toegang tot de applicatie door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Bij 'Overzicht RIE's' ziet hij alleen zijn 'eigen' RIE's. Van de vier subtabbladen onder het tabblad 'Voorbereiden' heeft de RIE-uitvoerder alleen schrijfrecht op 'Kengetallen', 'Samenstellen' en 'Taken'. De RIE-uitvoerder kan één of meer modules delegeren aan een Taakuitvoerder (zie 5.4.4). 2.6 De Taakuitvoerder De Taakuitvoerder voert een taak uit binnen de RIE van degene die de taak delegeert. Zo'n taak bestaat uit het geheel of gedeeltelijk invullen van één of meer modules. Een Taakuitvoerder is iemand - van binnen of buiten de organisatie - met specifieke expertise met betrekking tot het onderwerp van de toegekende module(s) op basis van zijn kennis of zijn functie. De gebruiker met deze rol krijgt hiervoor doorgaans een uitnodiging/mededeling per . Voor het geval een Taakuitvoerder geen adres heeft kan de taak ook worden afgedrukt (zie ) en fysiek aan de Taakuitvoerder worden uitgereikt. Als de betreffende inventarisatie als 'rondgang' moet worden uitgevoerd dan kan de taak óf in afgedrukte vorm aan de Taakuitvoerder worden overhandigd, óf als Worddocument per mail aan hem worden toegezonden. De inventarisatie moet in dat geval later alsnog in de applicatie worden ingevoerd. De Taakuitvoerder krijgt toegang tot de applicatie via een link in de bovengenoemde (zie ). Door op de link te klikken komt de Taakuitvoerder rechtstreeks in het scherm 'Status' van de RIE, waarvan hij één of meer modules moet invullen. 2.7 De Maatregelverantwoordelijke De Maatregelverantwoordelijke is verantwoordelijk voor één of meer maatregelen in een RIE. De gebruiker met deze rol krijgt een uitnodiging/mededeling per . Hij krijgt toegang tot de applicatie door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Als dit de enige rol is die deze persoon heeft binnen de applicatie, dan ziet hij na inloggen naast de Welkompagina alleen het tabblad 'Overzicht maatregelen' met een overzicht van de maatregelen waarvoor hij de verantwoordelijkheid draagt. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 6 / 54

7 3 Vóór u aan de slag gaat Voordat u optimaal met de RIE Manager aan de slag kunt, is het verstandig eerst 'vóór te denken' over de wijze waarop u de RIE Manager in uw organisatie gaat inzetten. Wat zijn uw uitgangspunten en welke gebruikers gaan in het proces een rol vervullen. Het is bijvoorbeeld belangrijk te bedenken welk resultaat u wilt bereiken (bijvoorbeeld welke rapporten u wilt kunnen genereren en wie eindverantwoordelijk is voor een rapport). Op basis van deze uitgangspunten kunt u de structuur goed opzetten. Er moet voor worden gezorgd dat de RIE (of de verschillende RIE's tezamen) betrekking heeft op alle onderdelen van de organisatie. Voor de indeling kan worden uitgegaan van het organogram, maar er kan ook voor andere uitgangspunten worden gekozen. Het is bovendien belangrijk om er vooraf over na te denken welke modules moeten worden gebruikt in de RIE('s). 3.1 Inloggen Via de inlogpagina kunnen gebruikers inloggen met hun gebruikersnaam en wachtwoord. Als u uw gebruikersnaam nog weet, maar uw wachtwoord niet meer, typ dan uw gebruikersnaam in en klik op 'Wachtwoord vergeten'. Het wachtwoord wordt dan g d naar het adres dat bij de ingevoerde gebruikersnaam hoort. Als u uw gebruikersnaam niet meer weet, neem dan contact op met de Applicatiebeheerder binnen uw organisatie 'Afmelden' en 'Gegevens (en wachtwoord) wijzigen' Als u ingelogd bent in de RIE Manager staat rechtsboven in het scherm steeds 'Afmelden'. Door hier op te klikken logt u uit. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 7 / 54

8 U komt dan opnieuw op de inlogpagina. U kunt uw gegevens en uw wachtwoord wijzigen via de knop 'Gegevens wijzigen...' op de Welkompagina. Als u op Gegevens wijzigen' klikt, dan ziet u onderstaand scherm. De gebruikersnaam kunt u niet wijzigen. 3.2 Het opslaan van gegevens Antwoorden, opmerkingen en de moduleselectie, bij het samenstellen van een RIE, worden automatisch opgeslagen bij het wisselen van scherm; door op de knop Verder > te klikken door op één van de tabs te klikken, of door op één van de blokjes in de blokjesnavigator te klikken (zie 5.1.3). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 8 / 54

9 Let op Op verscheidene plekken in de applicatie worden gegevens opgeslagen door op een knop 'Opslaan' te klikken. In deze handleiding wordt dat steeds vermeld. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 9 / 54

10 4 Het hoofdmenu De applicatie heeft twee niveaus, het Hoofdmenu en het RIE-proces; ieder met een eigen set tabbladen, met een aantal subtabbladen. Het Hoofdmenu bestaat naast 'Welkom' uit het tabblad 'Beheer', waar de applicatie wordt ingericht, en een drietal 'overzichtstabbladen'. Welke tabbladen te zien zijn in het Hoofdmenu hangt af van de rol van de gebruiker die heeft ingelogd. 4.1 Tabblad 'Welkom' In deze handleiding zijn de schermafbeeldingen meestal ontleend aan de applicatie zoals die er uitziet bij een gebruiker met de rol van RIE-coördinator, tenzij het een specifieke, rolgebonden situatie betreft. Hieronder ziet u de Welkomstschermen van respectievelijk de Applicatiebeheerder, de Rapporteur, de RIE-coördinator, de RIE-uitvoerder en de Maatregelverantwoordelijke, waarbij te zien is dat deze allemaal hun eigen specifieke collectie tabbladen hebben in het Hoofdmenu Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 10 / 54

11 4.2 Tabblad 'Beheer' Let op Alleen de Applicatiebeheerder heeft toegang tot het tabblad 'Beheer'. Het tabblad beheer heeft drie subtabbladen Subtabblad 'Structuur' Hier maakt en beheert de Applicatiebeheerder een (organisatie)'structuurboom' met daarin hiërarchisch alle onderdelen binnen de organisatie waarover een RIE wordt uitgevoerd. Doordat alleen de Applicatiebeheerder de structuur en de naamgeving van de verschillende te inventariseren onderdelen beheert, is consistentie gewaarborgd. Vooral ook omdat de namen van de organisatieonderdelen elders in de applicatie vanuit dit overzicht aan de RIE's worden gekoppeld (zie 4.3.1) Nieuw Selecteer de naam van het onderdeel waar onder een organisatieonderdeel moet worden toegevoegd en klik op 'Nieuw...' Naam organisatieonderdeel Vul in het veld 'Naam organisatieonderdeel' een zinvolle, goed herkenbare naam in. Gebruik maximaal 25 tekens. Let op Gebruik van de tekens '&' en '/ ' in de namen moet worden vermeden Aantal medewerkers In dit veld kan het aantal medewerkers worden ingevuld dat werkzaam is bij het betreffende organisatieonderdeel. Het veld is optioneel. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 11 / 54

12 Let op Klik als alles is ingevoerd op 'Opslaan' Wijzigen 'Wijzigen' betekent in dit geval de naam van een onderdeel wijzigen. Selecteer de betreffende naam in de boomstructuur (aanklikken, zodat deze blauw wordt); klik op 'Wijzigen ', wijzig de naam in het veld 'Naam organisatieonderdeel en klik op 'Opslaan'. De standaardnaam 'Organisatie' (zie vorige plaatje) is op deze manier gewijzigd in 'Demoorganisatie - Concern' (zie volgende plaatje) Verwijderen Selecteer de naam van het onderdeel dat u wilt verwijderen en klik op 'Verwijderen'. Hieronder staat een schematisch voorbeeld van een organisatiestructuur. Deze structuurboom is gebaseerd op een organogram. Het is ook mogelijk uit te gaan van andere indelingenscritertia. Als onder een organisatieonderdeel één of meer niveaus staan, dan staat er voor dat onderdeel een 'mapje' *. Voor een onderdeel waar niets meer 'onder' komt, staat als symbool een 'blaadje' **. * ** 'Mappen' en 'blaadjes' in de boom worden alfabetisch gesorteerd (vergelijk mappen de Verkenner en in Outlook). Om een specifieke volgorde af te dwingen kunnen voorloopnummers (01, etc.) worden gebruikt. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 12 / 54

13 Mappen en blaadjes kunnen met 'drag and drop' van de ene knoop naar de andere worden 'verhangen' Subtabblad 'Gebruikers' De Applicatiebeheerder kan hier gebruikers aanmaken en beheren. In de praktijk zullen op deze plaats in de applicatie met name gebruikers worden aangemaakt met de rol RIEcoördinator en RIE-uitvoerder (en eventueel Applicatiebeheerder). Gebruikers met de rol Taakuitvoerder en Maatregelverantwoordelijke worden zonodig ter plaatse in de applicatie aangemaakt. (zie resp en ) Deze gebruikers verschijnen daarna wel op deze pagina en kunnen hier worden beheerd en bewerkt Gebruikers beheren Let op In de onderstaande afbeelding zijn om het voorbeeld zo algemeen mogelijk te houden voor de gebruikersnaam en de volledige naam de namen van de verschillende rollen gebruikt Nieuw Nieuwe gebruiker toevoegen Klik om een nieuwe gebruiker aan te maken op 'Nieuw '. U ziet dan het onderstaande scherm. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 13 / 54

14 Voer in het scherm 'Nieuwe gebruiker toevoegen' de gegevens van de nieuwe gebruiker in. Gebruik voor de gebruikersnaam bij voorkeur de achternaam, zonder eventueel voorvoegsel, of kies een generieke naam, bijvoorbeeld gebaseerd op de bijbehorende functie. Begin bij het invoeren van de 'Volledige naam' met de voorletters of de voornaam en daarna de achternaam. De 'Volledige naam' wordt op verschillende plaatsen in de applicatie gebruikt en de gebruiker wordt er mee welkom geheten. Ken de gebruiker vervolgens één of meer rollen toe door vinkjes te plaatsen. Door op de naam van de rol te klikken verschijnt de beschrijving van de rechten die horen bij die rol. Let op Als een gebruikersnaam al vokomt in de database van de RIE Manager dan wordt er automatisch een volgnummer achter deze naam geplaatst, bijvoorbeeld Jansen13 of Boer9. Klik op 'Opslaan'. Er wordt dan automatisch een bericht naar de betreffende gebruiker verstuurd met zijn gebruikersnaam en wachtwoord en een link waarmee de gebruiker naar de inlogpagina kan gaan. Let op Dit geldt niet voor gebruikers met alleen de rol Taakuitvoerders, omdat een Taakuitvoerder geen gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt, maar inlogt via een link (zie ). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 14 / 54

15 Hieronder staat een voorbeeld van een die een nieuwe gebruiker ontvangt. Na het versturen van bovenstaande ziet onderstaande tekst in beeld verschijnen. Let op Na het aanmaken van een gebruiker, worden zijn gebruikersnaam en wachtwoord één keer in het scherm getoond. De gebruiker kan zijn wachtwoord zelf veranderen. Als de gebruiker zijn wachtwoord kwijt raakt, maar zijn gebruikersnaam nog weet dan kan hij op het inlogscherm zijn gebruikersnaam invullen en op de link 'Wachtwoord vergeten' klikken (zie 3.1). Hij krijgt dan een e- mail met een nieuw wachtwoord toegestuurd. Als de gebruiker zijn gebruikersnaam kwijt raakt, dan kan de Applicatiebeheerder het systeem een nieuw wachtwoord laten genereren (zie ). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 15 / 54

16 Wijzigen Gegevens gebruikers wijzigen Selecteer om iets in de gegevens van een gebruiker te gewijzigen (rol, adres, volledige naam) de rij van de betreffende gebruiker op de pagina 'Gebruikers beheren'. Klik op 'Wijzigen ' en u komt op de pagina 'Gegevens gebruiker wijzigen'. Als een gebruiker zijn wachtwoord is vergeten en zijn gebruikersnaam nog weet dan kan de Applicatiebeheerder hier een nieuw wachtwoord laten genereren Verwijderen Gebruikers verwijderen Gebruikers met een rol 'lager' dan Applicatiebeheerder kunnen in principe worden verwijderd. Een gebruiker met de rol Applicatiebeheerders kan zichzelf niet verwijderen. Er moet minimaal één gebruiker overblijven aan wie RIE's, taken en maatregelen kunnen worden overgedragen. Pas als er een nieuwe Applicatiebeheerder is aangemaakt kan deze de 'oude' Applicatiebeheerder verwijderen. Om dat mogelijk te maken moet eerst via 'Wijzigen Gegevens gebruiker wijzigen' de rol van de te verwijderen Applicatiebeheerder worden 'verlaagd'; elke rol lager dan Applicatiebeheerder kan hiervoor worden toegekend. Vervolgens kan hij worden verwijderd. Gebruikers met een andere rol dan Applicatiebeheerder kunnen worden verwijderd door op de pagina 'Gebruikers beheren' de rij van de betreffende gebruiker te selecteren en vervolgens op 'Verwijderen ' te klikken. U komt dan op de pagina 'Gebruiker verwijderen'. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 16 / 54

17 Heeft de gebruiker nog geen RIE('s) uitgevoerd of taken of maatregelen toegewezen gekregen, dan verschijnt de onderstaande melding. U kunt de gebruiker dan probleemloos verwijderen door op 'Verwijderen' te klikken. Heeft de gebruiker wel één of meer RIE's uitgevoerd en/of taken en/of maatregelen toegewezen gekregen dan ziet het scherm er bijvoorbeeld zo uit: Omdat er geen informatie verloren mag gaan, moeten RIE's, taken en maatregelen die onder een gebruiker 'hangen' altijd eerst aan een andere gebruiker worden overgedragen, voordat de gebruiker kan worden verwijderd. Als er geen andere gebruikers zijn met een geschikte rol, staat daarvoor in ieder geval de Applicatiebeheerder genoemd. In alle lijstjes moet een gebruiker worden gekozen. Hierna kan de gebruiker worden verwijderd. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 17 / 54

18 4.2.3 Subtabblad ' sjablonen' Hier kan de tekst worden aangepast van de verschillende berichten die automatisch vanuit de applicatie worden verstuurd. Let op via de teksten tussen accolades {zgn. placeholders} worden de genoemde gegevens opgehaald uit de database. Deze mogen dus niet worden aangepast. Ze kunnen met knippen en plakken wel worden verplaatst. 4.3 Tabblad 'Overzicht RIE's' Degene die is ingelogd als Applicatiebeheerder ziet in zijn 'Overzicht RIE's' alle RIE's die binnen zijn 'organisatie' zijn gestart. Tenzij hij een RIE ook zelf uitvoert, heeft hij alleen inzagerecht in de RIE's. Degene die is ingelogd als RIE-coördinator ziet in zijn 'Overzicht RIE's' alle RIE's die onder zijn coördinatie zijn gestart. In de RIE's die hij heeft 'overgedragen' aan een RIE-uitvoerder, heeft ook hij alleen inzagerecht, m.u.v. het tabblad 'Algemeen'. Degenen die zijn ingelogd als RIE-uitvoerder zien in dit overzicht uitsluitend de RIE's die door hen zijn of worden uitgevoerd Nieuw Een nieuwe RIE starten Klik om een nieuwe RIE te starten op 'Nieuw '. U ziet dan onderstaand scherm. Vul in dit scherm de titel van de RIE in. Het is belangrijk een logische, zinvolle naam als titel voor de RIE te kiezen. Om in overzichten gemakkelijk te kunnen zoeken is het aan te raden om de naam van het organisatieonderdeel en het jaar van uitvoeren in de naam op te nemen, bijvoorbeeld: Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 18 / 54

19 2008 RIE [naam Organisatie] - [naam organisatieonderdeel]. Klik op 'Kiezen ' en klik op het betreffende organisatieonderdeel in de 'boom'. De naam van het organisatieonderdeel verschijnt in het gelijknamige venster. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Deze boom wordt beheerd door de Applicatiebeheerder. U komt in het Statusscherm van de nieuw gestarte RIE (zie 5.3) Kopiëren Een eerder gemaakte RIE kopiëren Selecteer in de lijst de RIE die u wilt kopiëren (de rij wordt grijs) en klik op 'Kopiëren'. De pagina wordt 'bevroren' zolang als het kopiëren duurt. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 19 / 54

20 De kopie komt in de lijst te staan met 'kopie d.d. [datum][tijd]' achter de titel van de gekopieerde RIE. U kunt de kopie openen, de titel aanpassen en er mee verder werken. Kopiëren van een RIE kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer meerdere organisatieonderdelen min of meer dezelfde opzet van een RIE gebruiken en ook gebruik willen maken van (delen van) wat er al is ingevuld. Een kopie kan ook worden gebruikt wanneer na verloop van een bepaalde periode opnieuw een RIE over een zelfde object wordt uitgevoerd. De samenstelling van de eerder uitgevoerde RIE geeft dan een goed vertekpunt voor de nieuwe inventarisatie. Bovendien zijn de 'oude' en de 'nieuwe' RIE dan het beste te vergelijken, omdat ze identiek van samenstelling zijn. Alle antwoorden, maar ook alle andere gegevens tot en met de samenstelling zijn in de kopie aanpasbaar Verwijderen Een RIE verwijderen Selecteer in de lijst de RIE die u wilt verwijderen (de rij wordt grijs)en klik op de knop 'Verwijderen'. De pagina wordt 'bevroren' zolang als het verwijderen duurt. Let op Na verwijderen bent u de betreffende RIE met alle gegevens definitief kwijt! Openen Een reeds bestaande RIE openen Selecteer in de lijst de RIE die u wilt openen (de rij wordt grijs) en dubbelklik op de rij of klik op 'Openen '. U komt vervolgens in het Statusscherm van de RIE (zie 5.3). 4.4 Tabblad 'Overzicht Maatregelen' Bij Applicatiebeheerders staan in dit overzicht alle maatregelen uit alle RIE's die binnen zijn 'organiastie' zijn gestart. Bij RIE-coördinatoren en RIE-uitvoerders staan in dit overzicht alle maatregelen uit alle RIE's die door hen zijn gestart en /of zijn uitgevoerd. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 20 / 54

21 4.4.1 De kolommen in de tabel Bij iedere maatregel staan de volgende gegevens: Maatregel In deze kolom staat de tekst van de maatregel Verantwoordelijke In deze kolom staat degene genoemd die voor de uitvoering van de maatregel verantwoordelijk is (als de maatregel al is toegewezen) Streefdatum Dit is de datum waarop de maatregel geëffectueerd moet zijn. De maatregelen staan in volgorde van streefdatum in de tabel, met de laatst ingevoerde maatregel boven aan Status De status van de maatregel, met als mogelijkheden 'Onbekend', 'In uitvoering' en 'Afgerond' RIE De RIE waarin de maatregel is opgenomen Aandachtspunt Het aandachtspunt waarvoor de maatregel is geformuleerd Deze maatregelen en hun status kunnen hier centraal worden beheerd en bewerkt. Let op Als op deze plaats de inhoud van de maatregel wordt aangepast, laat dit dan in ieder geval weten aan degene die de maatregel heeft geformuleerd. En bedenk dat die aanpassing ook in de betreffende RIE verschijnt Sorteren De maatregelen staan in volgorde van streefdatum aflopend in het schema. In elke kolom kan op- of aflopend worden gesorteerd door te klikken op het veld bovenaan de kolom, waar de naam van de kolom staat. Er verschijnt dan respectievelijk een omhoog- of een omlaagwijzend pijltje naast de kolomnaam. Kolommen met tekst worden alfabetisch gesorteerd, de datumkolom op datum Filteren Door gebruik te maken van één of meer filteropties kunt u selectief zoeken in het overzicht, met als instelbare filterwaarden: 'Verantwoordelijke', 'Organisatieonderdeel', 'Streefdatum vóór', 'RIE', 'Status' en Risicoklasse. Deze opties zijn apart en in combinatie te gebruiken. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 21 / 54

22 Klik op 'Filteren' om een slectie te maken, klik op 'Wissen' om de filteropties terug te brengen in de beginstand Wijzigen Klik op 'Wijzigen ' om de gegevens horend bij een maatregel aan te passen. Bijvoorbeeld om de maatregel alsnog aan een Maatregelverantwoordelijke toe te kennen, de streefdatum aan te passen en/of de status te wijzigen. Na elke wijziging of toevoeging moet deze worden bevestigd door op 'Opslaan' te klikken. In het vrije tekstveld 'Journaal' kan van wijzigingen en/of toevoegingen worden geregistreerd door wie en wanneer deze zijn aangebracht met daarbij een eventuele opmerking. Ook deze invoer moet worden bevestigd door op 'Opslaan' te klikken Bekijken in RIE Met de knop 'Bekijken in RIE ' springt u naar de plaats in de RIE waar de maatregel is toegevoegd. Om terug te keren naar het overzicht klikt u op de Terug- (back-)knop van de browser Afdrukversie Door op deze knop te klikken wordt een afdrukbaare versie gepresenteerd van het overzicht zoals het op dat moment in beeld is (gefilterd of ongefilterd). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 22 / 54

23 4.5 Tabblad 'Overzichtsrapportage' Gebruikers met de rol van Applicatiebeheerder, Rapporteur en RIE-coördinator kunnen RIE's vergelijken in een overzichtsrapport. Op deze pagina staan bij de Applicatiebeheerder en de Rapporteur in een lijst alle RIE's die ooit zijn gestart; bij de RIE-coördinator staan alle RIE's die door hem zijn gestart. Een overzichtsrapport kan van één of meer RIE's worden gegenereerd. Standaard staan alle RIE's in de lijst 'uitgevinkt'. Door op 'Alles selecteren' te klikken kunnen alle vinkjes in één keer worden aangezet. Er kunnen ook individuele RIE's worden gekozen om opgenomen te worden in het rapport Overzichtsrapport Het overzichtsrapport geeft geaggregeerde risico's weer. In dit rapport is per module te zien hoeveel hoge en middelhoge risico's er zijn geïnventariseerd. Hoge risico's leggen daarbij het meeste gewicht in de schaal; een hoog risico telt twee keer zo zwaar als een middelhoog risico. Lage risico's tellen niet mee. Dit rapport werkt met een zogenaamd stoplichtmodel: Rood (H): veel hoge en middelhoge risico's (66% - 100%) Geel (G): een gemiddeld aantal hoge en middelhoge risico's (33% - 66%) Groen (L): weinig hoge en middelhoge risico's (0% - 33%) Let op Dit rapport is een managementinstrument: het geeft de grote lijn aan en zegt niets over individuele risico's. Zo kan er bij een bepaalde module een groen vlakje staan dat aangeeft dat er weinig hoge en middelhoge risico's zijn, terwijl daar één risico tussen kan zitten dat buitengewoon groot is. Klik op 'Rapport genereren'. Achter de knop verschijnt de volgende melding: Klik op de link downloaden en hetvolgende venster verschijnt. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 23 / 54

24 Het is aan te bevelen om het rapport op te slaan met een zinvolle naam. U kunt het bestand daarna openen in MS Excel, waarna u het desgewenst kunt afdrukken. De verklaring van het Overzichtsrapport staat in het tabblad Introductie. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 24 / 54

25 De rapportage staat op één of meer aparte tabbladen (onder aan de pagina) De aanduiding op het tabblad, bijvoorbeeld versie 5, verwijst naar de versie van het RIEmodel (de inhoud met modules, submodules en vragen) waarop de RIE's zijn gebaseerd 'Alle vragen en antwoorden' Dit rapport bevat 31 kolommen die individueel naar de juiste breedte kunnen worden 'opengeschoven'. Er kan vervolgens gebruik worden gemaakt van alle Excelfunctionaliteiten, zoals filteren en sorteren. Klik op 'Rapport genereren'. Achter de knop verschijnt de volgende melding: Klik op de link downloaden en hetvolgende venster verschijnt. Het is aan te bevelen om het rapport op te slaan met een zinvolle naam. U kunt het bestand daarna openen in MS Excel, waarna u het desgewenst kunt afdrukken. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 25 / 54

26 5 Het RIE-proces Voordat de tabbladen 'Inventariseren', 'Evalueren', 'Maatregelen' en 'Rapporten'. worden besproken volgt nu eerst een uitleg over navigatie in de RIE Manager en meer in het bijzonder over de 'blokjesnavigator'. 5.1 Navigeren en overzicht De knoppen '< Terug' en 'Verder >' Met de knop 'Verder >' kunt u door het hele RIE-proces lopen. Als u op 'Inventariseren' klikt, dan begint u bij de eerste oningevulde vraag. Door telkens op 'Verder >' te klikken wordt u langs alle nog oningevulde vragen geleid - ook in de stappen 'Evalueren' en 'Maatregelen'. De knop '< Terug' werkt volgens hetzelfde principe als de knop 'Verder >', maar dan de andere kant op. Let op Wanneer u in de stap 'Evalueren' op 'Verder >' klikt zonder iets te wijzigen dan wordt de gegeven risicobeoordeling opgeslagen als uw keuze Van stap naar stap via de tabbladen Door op de betreffende tabbladen (Inventariseren, Evalueren en Maatregelen) te klikken navigeert u tussen de verschillende stappen van het proces De 'blokjesnavigator' Het derde navigatiemiddel is de 'blokjesnavigator'. Deze navigator staat boven in de pagina onder de tabs en heeft drie of vier rijen blokjes (als de module submodules heeft zijn het er vier, zijn er geen submodules dan zijn het het er drie). Achter elke rij staat een korte omschrijving van het 'actieve' item. De eerste rij blokjes betreft het Organisatieonderdeel / Object waarover de RIE wordt uitgevoerd, de tweede rij blokjes zijn de modules, de derde rij blokjes zijn de submodules - als die er zijn - en de vierde rij blokjes zijn de vragen. Als er geen submodules zijn, dan zijn de derde rij blokjes de vragen. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 26 / 54

27 In de hieronder staande afbeeldingen staat bovenaan de pagina 'Demo-organisatie. Hier staat bij u de naam van uw eigen organisatie. '2008 RIE Demo Gebruikershandleiding - Demoorganisatie - Concern ' is de 'titel van de RIE'. De blokjesnavigator heeft vier functies: 1. Om te beginnen is te zien of er één of meer 'objecten' zijn. In dat geval staan er twee of meer blokje in de bovenste rij. Als er één RIE is zonder 'object(en)', dan wordt de bovenste knoop standaard aangeduid met 'Algemene aspecten'. Deze naam kan worden vervangen door de naam van het organisatieonderdeel (zie ) In de tweede rij is te zien hoe de RIE is samengesteld, d.w.z. welke modules bij het samenstellen voor deze RIE zijn 'aangevinkt'. Als er bepaalde modules niet zijn geselecteerd voor een RIE dan zijn die blokjes lichtgrijs met een heel vaag cijfer. Van de modules waarvan de blokjes middelgrijs zijn met een leesbaar cijfer, zijn in de stap 'Inventariseren' alle vragen ingevuld. Van de modules met een wit blokje moeten nog één of meer vragen worden beantwoord. 2. Aan de zwarte blokjes is te zien op welke plek u in de RIE aan het werk bent. 3. Er is te zien wat u hebt gedaan en wat u nog moet doen. Middelgrijze blokjes met een goed leesbaar cijfer zijn afgehandeld. Lichtgrijze blokjes met een vaag cijfer in de stap 'Inventariseren' zijn modules die niet zijn geslecteerd in de RIE. Lichtgrijze blokjes met een vaag cijfer in de onderste rij van de stap 'Evalueren' leverden bij 'Inventariseren' geen knelpunt op.. 'Witte' blokjes zijn items die u zijn overgeslagen of nog niet zijn geëvalueerd. 4. Door op de blokjes te klikken springt u rechtstreeks naar een object, een module, een submodule of een vraag Navigatie door middel van toetscombinaties Met toetscombinaties kunt u snel bladeren tussen de vragen in het tabblad 'Per vraag' en tussen de (sub)modules in het tabblad 'Als lijst'. Alt + < vooruit Alt + > achteruit Hebt u de vragen 'Als lijst' op uw scherm, dan kunt u Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 27 / 54

28 met Tab naar de volgende vraag met Shift + Tab naar de vorige. Met de pijltjestoetsen ( en ) kunt u kiezen tussen de antwoordmogelijkheden. 5.2 Een RIE openen Op het tabblad Overzicht RIE s in het hoofdmenu hebt u in de lijst de RIE geselecteerd die u wilt openen (de rij werd grijs) en u hebt gedubbelklikt of op de knop 'Openen...' geklikt. (zie 4.3.4). Vervolgens komt u in het statusscherm van die RIE. 5.3 Tabblad 'Status' (van een RIE) Let op Om de werking en de functie van het Statusscherm te kunnen uitleggen ziet u hieronder het statusscherm van een RIE waarvan het RIE-proces al een eindje gevorderd is. Boven in het scherm, op de tweede regel, staat de titel van de RIE. In het statusoverzicht is te zien hoe ver de RIE is gevorderd. Het statusscherm is een in- en uitklapbaar overzicht. Ingeklapt geeft het een helicopterview. Uitgeklapt geeft het meer gedetailleerde informatie over de status van de verschillende modules - met eventuele submodules - in de drie processtappen Inventariseren, Evalueren en Maatregelen. Hierboven staat een voorbeeld van een uitgeklapt statusoverzicht. Er zijn in dit RIE-model geen submodules Klik - als er submodules zijn - op het plusteken voor de naam van een module en een map klapt open (het plusteken wordt een minteken). Klik op het minteken voor de naam van een module en de map klapt dicht (het minteken wordt een plusteken). De kolom waar een plusteken staat is helemaal klaar. Als u één of meer modules hebt toegekend aan een Taakuitvoerder, dan ziet u hier tevens hoe ver de Taakuitvoerder(s) is/zijn met zijn/hun Taak. De naam van de Taakuitvoerder staat in de kolom 'Taakuitvoerder'. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 28 / 54

29 Let op 'Afgerond' betekent dat van een onderdeel binnen het RIE-proces alle stappen zijn doorlopen - inventariseren, evalueren, formuleren van maatregelen. Het betekent niet dat de geformuleerde maatregelen ook al zijn uitgevoerd! Datum goedgekeurd Als een RIE is goedgekeurd door een gecertificeerd arbodeskundige dan kan het veld 'Datum goedgekeurd' worden ingevuld In het 'Overzicht RIE s' zie je deze datum terug in de betreffende kolom. Voordien moet de RIE zijn goedgekeurd door het managementteam en de ondernemingsraad. Let op De invoer van de datum wordt opgeslagen bij het wisselen van scherm (dus door op de knop Verder > of op één van de tabs te klikken). 5.4 Tabblad 'Voorbereiden' Het voorbereiden van de RIE bestaat uit 4 stappen: Algemeen, Kengetallen, Samenstellen en Taken. Ze staan op 4 subtabbladen en worden hierna één voor één behandeld Subtabblad 'Algemeen' Hier vult u algemene gegevens in. Deze gegevens worden afgedrukt in de rapporten 'Alle vragen en antwoorden' en het Plan van Aanpak. Ze kunnen ook later in Word worden ingevuld of gewijzigd. In de velden 'RIE-coördinator' en 'RIE-uitvoerder' staat aanvankelijk standaard de naam van de gebruiker met de rol van Applicatiebeheerder of RIE-coördinator die de RIE heeft gestart. Let op Als het de bedoeling is dat iemand anders met de rol RIE-uitvoerder deze RIE gaat uitvoeren, klik dan op de knop 'Wijzigen ' achter het betreffende veld en kies die gebruiker uit de lijst die verschijnt. (zie ) Doe dit echter pas nadat u klaar bent met het voorbereiden van de RIE! Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 29 / 54

30 De RIE-coördinator heeft, nadat de RIE is overgedragen aan een andere gebruiker, alleen nog 'leesrecht', behalve in het subtabblad 'Algemeen' Een RIE overdragen aan een RIE-uitvoerder Een RIE kan door de Applicatiebeheerder of de RIE-coördinator die de RIE heeft gestart en voorbereid zelf worden ingevuld, of hij kan worden overgedragen aan een RIE-uitvoerder. Deze draagt daarna zorg voor het invullen van die RIE, eventueel geholpen door Taakuitvoerders. Van een RIE moet de Applicatiebeheerder of de RIE-coördinator vóór hij hem overdraagt in ieder geval altijd het subtabblad 'Algemeen' invullen. Hij kan de RIE ook alvast samenstellen, eventueel 'Kengetallen' invullen en zelfs bepalen wie Taken gaat uitvoeren, maar dit kan ook aan de RIE-uitvoerder worden overgelaten. Ga voor het overdragen naar het subtabblad 'Algemeen' van het tabblad 'Voorbereiden'. Klik op de knop 'Wijzigen ' achter dit veld. Het volgende tussenscherm wordt geopend. In bovenstaande afbeelding is alles te lezen dat verder voor deze actie van belang is. Als u op 'Nieuwe gebruiker...' hebt geklikt dan komt u in het onderstaande scherm. Alle velden in dit scherm moeten verplicht worden ingevuld. Het systeem genereert automatisch een wachtwoord en geeft de gebruiker de rol 'RIE-uitvoerder'. De nieuwe gebruiker krijgt zijn inloggegevens en het bericht dat hem een RIE is toegekend via een bericht. Ook een reeds bestaande gebruiker krijgt zo'n . Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 30 / 54

31 5.4.2 Subtabblad 'Kengetallen' Kengetallen worden vaak eenmalig (voor het 'concern') ingevuld door experts / verantwoordelijken op dit gebied. Het kan echter ook wenselijk zijn om ze voor individuele organisatieonderdelen apart in te vullen. Deze gegevens komen terug in de rapporten 'Alle vragen en antwoorden' en het Plan van Aanpak Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 31 / 54

32 5.4.3 Subtabblad 'Samenstellen' Na het invullen van 'Algemene gegevens' en 'Kengetallen' kunt u de RIE hier 'op maat maken'. Op maat maken betekent dat u (eventueel) één of meer 'objecten' toevoegt en de ter zake doende modules kiest. Het op maat maken wordt hieronder uitgelegd Nieuw Object toevoegen Het kan wenselijk of nodig zijn om binnen een organisatieonderdeel één of meer objecten apart te inventariseren (bijv. gebouwen, speciale ruimten, machines). In dat geval kunt u een extra object van onderzoek aanmaken. U start dan feitelijk een nieuwe RIE, waarbij u weer de beschikking hebt over alle modules. Let op Theoretisch is er geen beperking aan het aantal objecten, maar zodra het er meer worden dan drie tot vijf (afhankelijk van de omvang) treden er gaandeweg technische beperkingen op en zal uiteindelijk vooral de 'performance' er onder te lijden hebben, wat inhoudt dat de applicatie trager wordt. In plaats van een object aan te maken kan voor bepaalde onderdelen van de organisatie ook een nieuwe RIE worden gestart. Het is belangrijk om van tevoren goed af te wegen waarom voor de ene of de andere aanpak gekozen zou moeten worden. Let op Maak - als dat aan de orde is - eerst één of meer objecten aan en selecteer daarna pas de modules. Selecteer de naam van het bovenste object in de lijst met objecten (de naam wordt blauw). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 32 / 54

33 Klik op 'Nieuw...', typ de naam van het nieuwe object in het tekstveld achter 'Naam' en klik op 'Opslaan'. Het nieuwe object is nu toegevoegd. Klik op het minteken dat voor het bovenste object staat; de lijst met modules klapt dicht en u ziet het nieuw aangemaakte object verschijnen. Elk toegevoegd object heeft standaard alle modules, waaruit desgewenst een selectie kan worden gemaakt Wijzigen... Naam van object(en) aanpassen Selecteer om de naam van een object van onderzoek aan te passen die naam in het linkervenster; de naam wordt blauw. Klik vervolgens op 'Wijzigen...'. De huidige naam is nu verschenen in het tekstvenster en kan gewijzigd worden. Klik na het wijzigen op 'Opslaan' Verwijderen Object(en) verwijderen Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 33 / 54

34 Selecteer in het linkervenster het object dat u wilt verwijderen en klik op 'Verwijderen' Modules selecteren Vink (voor elk object) de module(s) aan die u wilt opnemen in uw 'RIE op maat'. Klik op het plusje voor de naam van het object om de lijst uit te klappen en op het minnetje om hem in te klappen. Vinkjes worden automatisch opgeslagen in de database bij het verlaten van de pagina. Let op de aangevinkte modules in dit voorbeeld zijn strikt willekeurig gekozen. Als u een module als taak hebt gedelegeerd (zie en volgende), dan kunt u die module op deze plek niet meer uitvinken (deze wordt immers al door een Taakuitvoerder ingevuld). In de bovenstaande afbeelding ziet u dat de modules 'Geluid', 'Verlichting', 'Trillingen' en 'Machineveiligheid' niet meer aan te passen zijn. Deze zijn als taak gedelegeerd en staan hier dus 'uitgegrijsd' Subtabblad 'Taken' (Optioneel) U kunt één of meer modules in de RIE (of in een object) door iemand anders laten invullen. Bijvoorbeeld door een deskundige op dat specifieke gebied. Dit kan ook iemand buiten uw organisatie zijn. Deze zogenaamde 'Taakuitvoerder' krijgt in principe via internet toegang tot de applicatie en werkt feitelijk in uw RIE. Hij krijgt hiervoor een uitnodiging/mededeling per (zie ). Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 34 / 54

35 Voor het geval een Taakuitvoerder geen adres heeft kan de taak ook in afgedrukte vorm aan de Taakuitvoerder worden uitgereikt (zie ). Mocht de inventarisatie als 'rondgang' moeten worden uitgevoerd dan kan de taak óf in afgedrukte vorm aan de Taakuitvoerder worden overhandigd, óf hem als Word-document per mail worden toegezonden. In dat geval moet de inventarisatie later in de applicatie worden ingevoerd. U kunt te allen tijde meekijken in de modules die als taak zijn uitgezet. Deze modules zijn als zodanig herkenbaar d.m.v. een mededeling op de pagina Uiteindelijk kunt u - nadat de taak is afgerond - zelfs aanpassen wat Taakuitvoerders in uw RIE hebben ingevuld. Volg bij aanpassingen echter altijd de 'koninklijke weg' en stel de Taakuitvoerder hiervan op de hoogte, of nog beter, overleg eerst met de Taakuitvoerder vóór u iets aanpast. Aan één Taakuitvoerder kunnen één of meer modules worden toegekend en binnen één RIE of object kunnen meerdere Taakuitvoerders worden ingeschakeld. U kunt alleen een gehele module toekennen aan een Taakuitvoerder. U kunt natuurlijk wel met een Taakuitvoerder afspreken dat hij alleen bepaalde vragen binnen een module beantwoordt of alleen bepaalde stappen invult (bijvoorbeeld alleen 'Inventariseren'en 'Evalueren'. In de uitnodigings kan hier een opmerking over worden opgenomen (zie ) Let op Dit is nadrukkelijk géén enquêtefunctie om modules met vragen bij een groepje medewerkers uit te zetten. Als u een enquête wilt houden, doe dat dan buiten dit systeem om, scoor de resultaten en vul de uitkomst ervan in bij de betreffende onderdelen van uw RIE. U kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van een geëxporteerde vragenlijst (zie tabblad 'Rapporten' in de RIE, 5.8.1) die u kunt bewerken in Word Nieuwe taak Stap 1 Taakuitvoerder selecteren Klik op 'Nieuwe taak ' als u aan iemand een taak wilt toekennen en selecteer in 'Stap 1' een gebruiker uit de lijst. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 35 / 54

36 Staat degene aan wie u de taak wilt toekennen nog niet in de lijst, klik dan op de knop 'Nieuwe Taakuitvoerder ' in dit scherm Nieuw Taakuitvoerder Nieuwe Taakuitvoerder toevoegen Voer de gegevens in van de gebruiker aan wie u één of meer taken wilt delegeren. Het e- mailadres is belangrijk, omdat de Taakuitvoerder doorgaaans per een uitnodiging ontvangt om de taak uit te voeren (uitnodigen kan ook nog op een andere wijze, zie ). Klik na het invullen van de gegevens op 'Opslaan'. De nieuw aangemaakte gebruiker verschijnt in de lijst met potentiële Taakuitvoerders en heeft automatisch de rol Taakuitvoerder gekregen. Selecteer de beoogde Taakuitvoerder (de rij wordt grijs) en klik op 'Verder naar Taak samenstellen >' Taakuitvoerder wijzigen... Gebruikersgegevens wijzigen Het kan nodig zijn om de 'Volledige naam' van een gebruiker aan te passen (een vrouw kan bijvoorbeeld getrouwd zijn en de naam van haar man hebben aangenomen), of diens e- mailadres. Klik als daartoe op de knop 'Wijzigen...'. Klik na wijziging van de gegevens op 'Opslaan'. Het is niet mogelijk om de gebruikersnaam aan te passen Verder naar Taak samenstellen Stap 2 Taak samenstellen Zet een vinkje voor de module(s) die u aan de Taakuitvoerder wilt toewijzen. Vinkjes kunnen ook weer worden weggehaald; om het proces te onderbreken klijkt u op 'Annuleren'. Wijzigingen worden meteen in de database opgeslagen. Als u op 'Verder naar Overzicht Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 36 / 54

37 taken >' hebt geklikt, is de taak definitief en kan hij niet meer worden veranderd. U kunt hem wel verwijderen (zie ) De taak is nu opgenomen in de tabel op de pagina 'Overzicht taken' (zie ) Verwijderen Een taak verwijderen Selecteer de taak die u wilt verwijderen in het 'Overzicht taken' en klik op 'Verwijderen'. Let op Als u een taak na het versturen van de alsnog wilt verwijderen, zorg er dan voor dat u zeker weet dat de Taakuitvoerder er niet mee aan het werk is Afdrukken... De taak afdrukken (of opslaan) Eén van de twee manieren om een Taakuitvoerder uit te nodigen is hem de taak in afgedrukte vorm uitreiken of hem de taak als Word-document per toesturen. Selecteer de taak en klik op 'Afdrukken'. Er verschijnt een venster met als kopje 'Geëxporteerd naar MS Word'. Klik met de rechter muisknop op de hyperlink en sla het document op met een zinvolle naam. U kunt het bestand vervolgens openen in Word en het daar desgewenst bewerken of het afdrukken. Nadat u de taak ingevuld hebt terugontvangen kunt u het resultaat invoeren in de RIE. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 37 / 54

38 De taak per toekennen De andere manier om een Taakuitvoerder uit te nodigen is via . Selecteer de taak en klik op ' '. De pagina ' bericht bij toekennen taak' wordt geopend. Hier staat een tekstveld met de tekst van de waarmee de Taakuitvoerder wordt uitgenodigd om een deel van uw RIE in te vullen. Deze tekst kunt u aanvullen in het daarvoor bestemde tekstveld 'Uw opmerkingen'. Onder het tekstveld kunt u aanvinken of u (ter controle / om te archiveren) van de verstuurde een CC wilt ontvangen. In plaats van, of behalve aan uzelf, kunt u die CC ook aan één of meer anderen laten sturen. Het adres van de RIE-uitvoerder staat standaard ingevuld. Bij meerdere adressen puntkomma's ertussen zetten. Nadat u de heeft verstuurd verschijnen datum en tijdstip van verzenden in de kolom ' verstuurd op' op de pagina 'Overzicht taken'. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 38 / 54

39 Een voorbeeld van het bericht dat een Taakuitvoerder ontvangt: De toegekende taak In de die de Taakuitvoerder ontvangt staat een hyperlink. Door op die link te klikken, komt de Taakuitvoerder rechtstreeks in het Statusscherm van de RIE, met daarin alleen de module(s) die aan hem is/zijn toegekend. Als hij op 'Verder >' klikt, komt hij bij het begin van de stap Inventariseren. De Taakuitvoerder werk dan feitelijk in de RIE van degene die de taak heeft uitgezet Afmelden / inloggen met de taakcode Als een Taakuitvoerder op 'Afmelden' klikt komt hij in het volgende inlogscherm: Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 39 / 54

40 De 'taakcode' staat aan het eind van de inlog-link: ticket=[taakcode] Taak afsluiten Als de taak (zover mogelijk) is afgerond klikt de Taakuitvoerder op 'Taak afsluiten '. Nadat de is verstuurt kan de Taakuitvoerder niet meer inloggen. Gebruikershandleiding RIE Manager Algemeen (Release 4), pagina 40 / 54