Imagine the result. sustainable growth performance collaboration. Buitengewone Algemene Vergadering

Transcriptie

1 Imagine the result sustainable growth performance collaboration Buitengewone Algemene Vergadering 24 juli 2014

2 3 Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. Notes to the agenda De Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. zal worden gehouden op donderdag 24 juli 2014 om 10:30 uur in het Auditorium van de Symphony Offices aan het Gustav Mahlerplein 117 te Amsterdam Cover image: The City of ARCADIS. Artwork by renowned contemporary artist Joseph Klibansky depicts an imaginary merged Asian and Western world, featuring 33 of ARCADIS most iconic projects worldwide. Produced to commemorate the ARCADIS 125 year celebration.

3 Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. Agenda 3 Agenda 1. Opening en mededelingen a. Opening b. Mededelingen 2. Wijziging van de statuten van ARCADIS N.V. (ter beslissing) 3. Rondvraag 4. Sluiting Amsterdam, 10 juni 2014 Raad van Bestuur ARCADIS N.V. Gustav Mahlerplein MS Amsterdam

4 4 Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. Toelichting op de agenda Toelichting op de agenda voor de Buitengewone Algemene Vergadering van arcadis n.v. te houden op donderdag 24 juli 2014 Agendapunt 2: Wijziging van de statuten van ARCADIS N.V. Op grond van artikel 28 lid 1 van de statuten is voor een statutenwijziging een besluit van de Algemene Vergadering vereist, genomen met een meerderheid van ten minste drie vierde van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste drie vierde van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigd is. Tijdens de Algemene Vergadering van 16 mei jl. werd niet aan dit quorumvereiste voldaan en derhalve kon de voorgestelde statutenwijziging niet in stemming worden gebracht. Een tweede vergadering wordt belegd om dit voorstel opnieuw aan de aandeelhouders voor te leggen. In overeenstemming met artikel 28 lid 2 van de statuten kan in de Buitengewone Algemene Vergadering van 24 juli 2014 de statutenwijziging worden aangenomen bij een besluit genomen met een meerderheid van ten minste drie vierde van de geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het ter vergadering vertegenwoordigde kapitaal. Op de website van de Vennootschap is een drieluik beschikbaar gesteld met daarin de huidige versie van de statuten, de voorgestelde wijzigingen en een gedetailleerde uitleg bij de wijzigingen. Het voorstel omvat mede het geven van een volmacht aan ieder lid van de Raad van Bestuur evenals aan iedere (kandidaat-)notaris en paralegal afzonderlijk die werkzaam is bij De Brauw Blackstone Westbroek N.V., tot het verlijden van de akte van statutenwijziging (zoals uiteengezet in de tweede kolom van het drieluik). Het voorstel voor de statutenwijziging wordt vooral gedaan om de volgende redenen: 1. Het vernieuwen van de statuten in verband met recente wetswijzigingen zoals (i) de Wet Giraal Effectenverkeer, (ii) de Wet bestuur en toezicht, (ii) de Wet clawback bonussen en (iii) de Wet op de Kamer van Koophandel. 2. Om de statutaire zetel van de Vennootschap te verplaatsen naar Amsterdam. 3. Om tekstuele wijzigingen aan te brengen in verband met consistentie.

5 Buitengewone Algemene Vergadering ARCADIS N.V. Steminstructies 5 Steminstructies Voor deze Buitengewone Algemene Vergadering (de Vergadering ) gelden ten aanzien van gewone aandelen als stem- en/of vergader-gerechtigden zij die per 26 juni 2014 (de Registratiedatum ) die rechten hebben en als zodanig zijn ingeschreven in de door de Raad van Bestuur daartoe aangewezen registers. Aan alle geregistreerde houders van aandelen op naam wordt een uitnodiging voor de Vergadering gezonden. Houders van aandelen aan toonder die de Vergadering wensen bij te wonen, kunnen vanaf 27 juni 2014 bij de intermediair waar hun aandelen in administratie zijn of via evoting een registratiebewijs aanvragen dat als toegangsbewijs voor de Vergadering dient. Aandeelhouders kunnen deze aanvraag tot uiterlijk 18 juli 2014 indienen. Aandeelhouders kunnen zich op de Vergadering door een onafhankelijke derde laten vertegenwoordigen. Daartoe kunnen zij indien zij houder zijn van aandelen aan toonder na registratie bij de intermediair een volmacht met steminstructie geven aan Intertrust Management B.V. te Amsterdam. De volmacht kan worden verkregen via de website van de Vennootschap en moet uiterlijk 18 juli 2014 om uur zijn ontvangen door Intertrust Management B.V., t.a.v. de heer R. Rosenboom, aan het Prins Bernhardplein 200, 1097 JB Amsterdam. Aan de geregistreerde houders van aandelen op naam zal een dergelijke volmacht met steminstructie worden verzonden. Ook hier geldt dat deze volmacht uiterlijk 18 juli 2014 om uur door Intertrust Management B.V. moet zijn ontvangen op voornoemd adres. Indien aandeelhouders volmacht willen afgeven aan een ander dan Intertrust Management B.V., dan kunnen zij eveneens gebruik maken van de volmacht die de Vennootschap beschikbaar stelt op haar website. Om toegang te verkrijgen tot de Vergadering moet een derde die een volmacht heeft verkregen deze volmacht, en indien van toepassing het registratiebewijs, meenemen naar de Vergadering. Aandeelhouders die niet in persoon of bij gevolmachtigde de Vergadering wensen bij te wonen, kunnen via de daarvoor bestemde website van ABN AMRO hun stem uitbrengen voorafgaand aan de Vergadering. Zij kunnen daarbij Intertrust Management B.V. als onafhankelijke derde verzoeken de stemmen aan de Vennootschap bekend te maken in de Vergadering. Voor het stemmen via de website kan de aandeelhouder tot en met 18 juli 2014 terecht op Intermediairs dienen uiterlijk op 21 juli 2014 aan ABN AMRO een opgave te verstrekken waarin het aantal aandelen is opgenomen dat voor de betreffende aandeelhouder voor de Vergadering wordt aangemeld. Voor de aanvang van de Vergadering kan bij de inschrijfbalie aan aandeelhouders en gevolmachtigden gevraagd worden zich te legitimeren. Wij verzoeken daarom alle vergadergerechtigden een geldig legitimatiebewijs (paspoort of rijbewijs) mee te brengen.

6 6 Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. Routebeschrijving Routebeschrijving Openbaar vervoer De Symphony Offices zijn uitstekend bereikbaar per openbaar vervoer. Het kantoor bevindt zich op twee minuten loopafstand van station Amsterdam Zuid, waar treinen, trams, metro en bussen stoppen. Metro en tram Vanaf station Amsterdam Sloterdijk: metro 50 richting Gein. Vanaf station Duivendrecht of station Bijlmer Arena: metro 50 richting Isolatorweg. Vanaf Amsterdam Centraal station of station Amstel: metro 51 richting Westwijk. Vanaf Amsterdam Centraal station: tram 5 richting Amstelveen Binnenhof. Zie verder hieronder. Trein Neem de trein naar station Amsterdam Zuid. Volg de borden uitgang Zuid. U komt uit op het Gustav Mahlerplein. Steek het plein en de aangrenzende Gustav Mahlerlaan over. De Symphony Offices bevinden zich voor u. Het Auditorium is bereikbaar via de tweede draaideur aan de rechterzijde van het pand. Auto Vanaf A10 ringweg zuid afslag S109 Amsterdam RAI. Vanuit richting Utrecht/Amersfoort Einde van de afslag linksaf (volg de borden WTC). Eerste weg meteen weer rechtsaf bij de stoplichten. U rijdt nu over De Boelelaan. Zie verder hieronder. Vanuit de richting Den Haag/Haarlem Einde van de afslag rechtdoor (volg de borden WTC). Eerste weg meteen weer linksaf bij de stoplichten. U rijdt nu over De Boelelaan. Na circa 700 meter rechtsaf de Van Leijenberghlaan in. Bij het eerste stoplicht linksaf de Gustav Mahlerlaan in. Aan de linkerzijde ziet u de ingang van Q-park, waar u uw auto kunt parkeren (let wel: dit is niet de parkeergarage onder het ABN AMRO gebouw). Na het parkeren van uw auto kunt u via de roltrap naar de begane grond van de Symphony Offices AMSTERDAM CENTRUM Zaanstad/ Alkmaar RING A10 Haarlem/ Schiphol S-108 Buitenveldert/ Oud Zuid Amstelveenseweg RING A10 Gustav Mahlerplein Boelelaan Boelelaan S-109 Amsterdam-RAI RING A10 A2 Utrecht ARCADIS NV Symphony Offices Gustav Mahlerplein MS Amsterdam postbusnummer AB Amsterdam Telefoon Telefax info@arcadis.com Website

7 Buitengewone Algemene Vergadering van ARCADIS N.V. 7

8