Key Content. van twee werelden

Transcriptie

1 Dictation solutions Key Content Case study Het beste van twee werelden Knokse Advocatenassociatie combineert professionele dicteertechnologie en smartphone applicatie van Philips voor maximale tijdwinst en flexibiliteit

2 Kort na haar ontstaan in 2005 schakelde de Knokse Advocatenassociatie met succes op digitaal dicteren over. De advocaten gebruiken SpeechMike - en Digital Pocket Memo-dicteerrecorders terwijl de workflow via het SpeechExec Pro softwareplatform van Philips wordt georganiseerd. Zo boekt het advocatenkantoor aanzienlijke tijd- en efficiëntiewinst in zijn secretariaat. De Philips Dictation Recorder app voor iphone verhoogt bovendien de mobiele flexibiliteit. Knokse Advocatenassociatie is de som van vier advocatenpraktijken en werd opgericht door huidige vennoten mr. Peter Snauwaert, mr. Jan De Groote, mr. Piet De Groote en mr. Kristof Van Den Heuvel. Het is een allround advocatenkantoor dat aan zowel particuliere als zakelijke klanten in een veelvoud van juridische domeinen de nodige rechtsbijstand en adviezen verleent. Dossiers uit het ondernemings- en vennootschapsrecht, het familierecht en het verkeersrecht komen het vaakst voor. Het secretariaat telt drie medewerkers waarvan twee zo goed als voltijds dicteerbestanden verwerken en ingesproken opdrachten opvolgen. Al snel na de fusie en start van Knokse Advocatenassociatie zou mr. Kristof Van Den Heuvel deze workflow optimaliseren door de professionele dicteerapparatuur en -software van Philips in de dagelijkse

3 werking te integreren. Met succes zo blijkt wanneer betrokkenen naar de voordelen worden gevraagd en unaniem getuigen over de tijdwinst en de toegenomen efficiëntie die digitaal dicteren met zich mee brengt. Digitale dicteerapparatuur Bij de start van Knokse Advocatenassociatie was mr. Kristof Van Den Heuvel de enige advocaat met ervaring in digitaal dicteren. Ik werkte hiervoor samen met een transcriptiedienst aan wie ik mijn dicteerbestanden digitaal doorstuurde. De tijdwinst was echter louter terug te brengen op de transcriptie, niet op de verdere workflow die ik geoptimaliseerd wou zien. De analoge dictafoon met cassettes die toen op kantoor rondging, bracht ook geen oplossing omdat de verwerking van dictaten moeizaam verliep, de audiokwaliteit niet altijd voldoende was en zo fouten in de hand werkte, bestanden gemakkelijk verloren geraakten en de workflow niet beter kon worden georganiseerd. Bovendien waren de cassettes regelmatig aan vervanging toe. Om deze pijnpunten te tackelen schakelde Knokse Advocatenassociatie onder impuls van mr. Van Den Heuvel al snel op digitaal dicteren over. Sercu nv, specialist in kantoorbenodigdheden, leverde vier Philips SpeechMike dicteermicrofoons met superieure opnamekwaliteit voor on desk dictaten. Twee Philips Digital Pocket Memo s bieden meer mobiliteit terwijl de workflow van dictaten via de SpeechExec Pro software van Philips wordt georganiseerd. De secretaresses kunnen aan de slag met de Philips SpeechExec transcriptieset bestaande uit headset en voetpedaal. Omdat het systeem zich vrij intuïtief laat gebruiken, is enige vooropleiding overbodig. Het effect liet zich meteen opmerken. Omdat de verwerkingstijd fors is ingekort en minder fouten worden gemaakt, is het aantal dicteerbestanden dat dagelijks wordt voltooid naar gemiddeld 50 stuks opgeklommen en worden de cliënten bijgevolg sneller bediend. De dictaten die via een docking station worden ingeladen, kunnen meerdere De feiten Klant Knokse Advocatenassociatie, Knokke, Belgium knokseadvocatenassociatie.be Philips partner Sercu NV De oplossing Philips Pocket Memo dicteerapparaat Philips SpeechMike Philips dictation recorder app voor iphone documenten of opdrachten betreffen zoals s, conclusies, adviesnota s, officiële briefwisseling of facturatie. In de SpeechExec software-omgeving worden de dictaten geïdentificeerd d.m.v. het dicteerapparaat waarmee het is opgenomen en dus ook de auteur, een referentienummer en - belangrijk - de mate van prioriteit. Het type dictaat wordt aan het begin ingesproken zodat de secretariaatsmedewerker meteen weet hoe deze uit te schrijven en waar onder te brengen. Dankzij deze eenvoudige codering brengen we de workflow in kaart en kunnen we de status verder opvolgen of bijsturen. Dit draagt in belangrijke mate bij tot de efficiëntie in onze organisatie, vertelt mr. Van Den Heuvel over de impact van digitaal dicteren en verwerking op kantoor. Omdat de secretaressen langs deze weg niet alleen transcriptieopdrachten maar ook andere vragen zoals opzoekwerk of archivatie door ons krijgen ingesproken, worden ze bovendien mee verantwoordelijk in deze workflow en bepalen ze zelf de dagagenda.

4 Philips Dictation Recorder voor iphone biedt me maximale mobiliteit en flexibiliteit: ik kan opnemen, uploaden en delen waar en wanneer ik dit wil. Op de smartphone en ipad kan ik vlot switchen tussen het dicteren en andere toepassingen op de smartphone wat het multitasken gemakkelijk maakt. Ideeën leg ik met de app meteen vast. Mr. Kristof Van Den Heuvel, vennoot bij Knokse Advocatenassociatie

5 Digitaal dicteren, de volgende generatie Naast de digitale dicteerapparatuur gebruikt mr. Van Den Heuvel, als overtuigde bepleiter van digitaal dicteren, ook de Philips Dictation Recorder app voor iphone met directe koppeling naar de SpeechExec Mobile-server waarvoor hij via reseller Sercu twee licenties heeft ontvangen. Voicememo s op de iphone of ipad worden in de overzichtelijke interface van de app geüpload en kunnen ook hier met een aanduiding van prioriteit voor de secretariaatsmedewerkers worden gemarkeerd. De bestanden krijgen een encryptie mee waardoor ze niet toegankelijk zijn voor derden. Net zoals met de digitale dicteerapparatuur van Philips, laten de stemopnames zich gemakkelijk bewerken door de gebruiker. Dagelijks neem ik een tiental dictaten langs deze weg op. Philips Dictation Recorder voor iphone biedt me maximale mobiliteit en flexibiliteit: ik kan opnemen, uploaden en delen waar en wanneer ik dit wil, vertelt de advocaat die regelmatig in het buitenland vertoeft en in deze app de oplossing heeft gevonden tijdens langdurige afwezigheden. Op de smartphone en ipad kan ik bovendien vlot switchen tussen het dicteren en andere toepassingen op de smartphone wat het multitasken gemakkelijk maakt. Ideeën leg ik met de app meteen vast. Het versturen van de geluidsbestanden verloopt trouwens op een uiterst veilige manier omwille van encrytiemogelijkheden. Toch vervangt de app niet de andere digitale dicteerapparatuur op kantoor. Volgens mr. Van Den Heuvel staat de opnamekwaliteit van de SpeechMike en Digital Pocket Memo immers op een hoger niveau dan deze van een smartphone. De apparatuur van Philips bieden ook meer ergonomie en hebben als voordeel dat je de dictaten direct op de server oplaadt. Ik geloof daarom rotsvast in een combinatie van de verschillende tools naargelang de situatie en de noden van de gebruikers. Spraakherkenning In de toekomst hoopt de advocaat het gebruik van spraakherkenningstechnologie meer te integreren. Spraakherkenning is volgens hem een interessante oplossing om knelpunten in de workflow op het secretariaat op te vangen wanneer (dringende) dictaten niet meteen kunnen worden verwerkt. Het betreft geautomatiseerde transcriptie en tekstverwerking die op het scherm wordt gereviseerd. Toegegeven: het vraagt duidelijke articulatie en in een aanvang geduld, maar de software perfectioneert zichzelf op basis van de herhaalde correcties waardoor de uitgeschreven resultaten na verloop van tijd steeds beter worden en het redigeren vermindert. Of ook het secretariaat zich via deze technologie op termijn zal concentreren tot de redactie van uitgeschreven teksten, valt te betwijfelen omdat de medewerkers heel vaardig zijn in transcriptie opdrachten, zo besluit Mr. Van Den Heuvel. relates to automated transcription and word-processing which is revised on-screen. Philips Pocket Memo dicteerapparaat Philips SpeechMike Philips dictation recorder app voor iphone

6 2014 Philips and the Philips shield emblem are registered trademarks of Koninklijke Philips N.V. and are used by Speech Processing Solutions GmbH under license from Koninklijke Philips N.V. All trademarks are the property of their respective owners.