NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DONDERDAG 27 APRIL 2017

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DONDERDAG 27 APRIL 2017 Zittinghebbende leden: 21 Aanwezig: Gino DUMON (sp.a), gemeenteraadslid-voorzitter; Ignace DEREEPER (CD&V), burgemeester; Myriam MAES (s.pa), Peter VELLE (CD&V), Ulrike VANHESSCHE (sp.a) en Johan TANGHE (CD&V), schepenen; Rita MEYNS (CD&V), OCMW-voorzitter en toegevoegde schepen, buiten quorum; Anthony DUMAREY (Open VLD), [**rb**], Jaak LINGIER (Open VLD) [vanaf punt 6], Isabelle CAPELLE (CD&V), Gudrun DE VLAM (CD&V), [**hdg**], [**sr**], Romina VANHOOREN (Open VLD), Herlinde DEVRIENDT (Open VLD), Annie COBBAERT (CD&V), Jean-Pierre VAN DIERENDONCK (CD&V), Freddy DECLERCK (N-VA), Stefanie VAN EEGHEM (CD&V), Anni CHRISTIAEN (CD&V), Marc GILLIAERT (N-VA) en Stephan BLONTROCK (CD&V) [vanaf punt 3], raadsleden; Johan ROSSEEL, secretaris. Verontschuldigd: Roland BLOMME (Open VLD), Hubert DE GRYSE (CD&V), Stefaan REYNAERT (Open VLD), raadsleden. Afwezig zonder voorafgaande kennisgeving: - De gemeenteraadsleden werden door de voorzitter van de gemeenteraad uitgenodigd via . De oproeping werd overeenkomstig artikel 21 van het gemeentedecreet bezorgd op dinsdag 18 april De plaats, dag, tijdstip en agenda werden overeenkomstig artikel 23, 1, lid 1 van het gemeentedecreet openbaar gemaakt op dezelfde dag. Op donderdag 20 april 2017 werd een verzoek ingediend om een extra punt aan de agenda toe te voegen. Het toegevoegde punt, zoals vastgesteld door de voorzitter op vrijdag 21 april 2017, werd op maandag 24 april 2017 door de gemeentesecretaris per medegedeeld aan de raadsleden (samen met het bijbehorende toegelichte voorstel). Dit geschiedde met inachtneming van artikel 22 van het gemeentedecreet, dat voorziet dat dit onverwijld gebeurt. Het toegevoegde punt werd bekendgemaakt op dezelfde dag, overeenkomstig artikel 23, 1, lid 2 (binnen 24 uur na vaststelling van de aanvullende agenda). [De vergadering wordt geopend om uur.] [Quorum bij aanvang: 17.]../..

2 A. IN OPENBARE VERGADERING GOEDKEURING VAN DE NOTULEN VAN DE OPENBARE ZITTING VAN 23 MAART 2017 [In verband met de vraagstelling tijdens vorige zitting vraagt raadslid Anthony DUMAREY of hij de turflijsten kan krijgen waar naar verwezen werd door de burgemeester in verband met de keuze van De Lijn voor de beperking van de ritten van buslijn 23 tijdens de duur van de werken in de Westkerksestraat. De burgemeester zal kijken of hij die nog in zijn bezit heeft. Hetzelfde raadslid vraagt of het niet aangewezen zou zijn dat de burgemeester, als lid van het college bevoegd voor openbare werken, een toelichting zou geven aan de betrokken diensten en personeelsleden over de nieuwe code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeentewegen, gelet op het grote belang van de code en de impact ervan op de opvolging van de werken op het openbaar domein. Hij overhandigt de burgemeester een hand-out van een powerpointpresentatie van de VVSG die als geheugensteuntje kan dienen. De burgemeester gaat ervan uit dat de medewerkers in kwestie de nodige opleidingen zullen kunnen volgen. En wat de hand-out betreft: bij nader toezien blijkt het document te handelen over de invoering van de vorige code, in 2001.] De raad; gelet op het gemeentedecreet, in het bijzonder artikel 33, artikel 180 en artikel 181; na voorlezing van de notulen van de vorige openbare zitting van de gemeenteraad gehouden op 23 maart 2017; overwegende dat deze notulen ten minste acht dagen voor huidige zitting ter beschikking werden gesteld van de gemeenteraadsleden; overwegende dat geen opmerkingen werden gemaakt over de tekst van de notulen; in openbare vergadering; aangenomen met eenparigheid van stemmen; besluit: artikel 1: De notulen van de openbare zitting van de gemeenteraad van 23 maart 2017 zijn goedgekeurd. artikel 2: De goedgekeurde notulen zullen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris en zullen worden overgeschreven in het register van de beraadslagingen. 2. KENNISNAME VAN HET ONTSLAG VAN RAADSLID HUBERT DE GRYSE De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 13, artikel 15, artikel 16 en artikel 74bis; gelet op het besluit van 18 januari 2013 van de Vlaamse regering tot nadere uitvoering van de mandatendatabank, vermeld in artikel 74bis en 274, 5, van het Gemeentedecreet, artikel 72bis van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en artikel 73/1 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen (het lokaal en provinciaal kiesdecreet); gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, inzonderheid artikel 106; gelet op het ontslag van Hubert DE GRYSE als gemeenteraadslid, zoals medegedeeld bij brief van 16 januari 2017, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad (door hem ontvangen en gelezen op 25 januari 2017, aansluitend bezorgd aan de gemeentesecretaris op 26 januari 2017 en geregistreerd op 27 januari 2017 als inkomend stuk nr in het register van de ingaande briefwisseling), en gepreciseerd in de navolgende brief van 8 februari 2017 (ontvangen en geregistreerd op 9 februari 2017 als inkomend stuk nr ); gelet op de kennisname door de voorzitter, zodat het ontslag als definitief dient te worden beschouwd, en de gemeenteraad hier nog enkel kennis van kan nemen;../..

3 overwegende dat het betrokken raadslid zijn mandaat wenste te blijven uitoefenen tot 31 maart 2017; overwegende dat een ontslagnemend lid van de gemeenteraad zijn mandaat blijft uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd; in openbare vergadering; neemt akte van, en besluit: artikel 1: De raad neemt kennis van het ontslag van Hubert DE GRYSE, wonende te 8460 Oudenburg, Madeliefjesstraat 20, als gemeenteraadslid. artikel 2: Het ontslagnemend gemeenteraadslid blijft zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd. De opvolger zal worden aangesteld overeenkomstig het lokaal en provinciaal kiesdecreet van 8 juli artikel 3: Een voor eensluidend verklaard afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan betrokkene, ter kennisgeving, per gewone brief. artikel 4: Kennisgeving van dit ontslag wordt gedaan aan de Vlaamse regering, binnen een termijn van twintig kalenderdagen, door middel van het elektronisch invullen van de mandatendatabank. artikel 5: Eventuele bezwaren in verband met het ontslag kunnen worden ingediend bij de Raad voor Verkiezingsbetwistingen, p/a Dienst van de Bestuursrechtscolleges, Koning Albert II-laan 35 bus 81, 1030 Brussel. Dit dient te gebeuren per beveiligde zending. 3. ONDERZOEK VAN DE GELOOFSBRIEVEN EN INSTALLATIE VAN STEPHAN BLONTROCK ALS OPVOLGEND GEMEENTERAADSLID De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 5, artikel 7, 3, artikel 11, artikel 13, artikel 16 en artikel 74bis; gelet op het decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen (het lokaal en provinciaal kiesdecreet), inzonderheid artikel 7, artikel 8 tot en met artikel 12, artikel 15, artikel 57, artikel 58 en artikel 169; gelet op het besluit van 18 januari 2013 van de Vlaamse regering tot nadere uitvoering van de mandatendatabank, vermeld in artikel 74bis en 274, 5, van het Gemeentedecreet, artikel 72bis van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en artikel 73/1 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, inzonderheid artikel 106; gelet wat betreft de rangorde ook op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 8, artikel 42, artikel 50 en artikel 57; gelet in dit verband ook op de nieuwe gemeentewet, in het bijzonder artikel 125; gelet op de omzendbrief BB 2012/2 van 19 oktober 2012 van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand betreffende de start van de lokale en provinciale bestuursperiode; gelet op het proces-verbaal van het hoofdstembureau van Oudenburg opgemaakt naar aanleiding van de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2012; gelet op het besluit van de Raad voor Verkiezingsbetwistingen voor de provincie West-Vlaanderen van 23 november 2012 waarbij het proces-verbaal van het hoofdstembureau van Oudenburg, houdende vaststelling van de zetelverdeling tussen de lijsten en van de rangorde van de raadsleden en hun opvolgers, juist wordt bevonden, en waarbij de verkiezingsuitslag geldig wordt verklaard;../..

4 gelet op het ontslag van Hubert DE GRYSE als gemeenteraadslid, zoals medegedeeld bij brief van 16 januari 2017 (persoonlijk afgegeven aan de gemeenteraadsvoorzitter op 25 januari 2017, ontvangen op 26 januari 2017 en geregistreerd op 27 januari 2017 als inkomend stuk nr ), en gepreciseerd in de navolgende brief van 8 februari 2017 (ontvangen en geregistreerd op 9 februari 2017 als inkomend stuk nr ); overwegende dat het betrokken raadslid zijn mandaat wenste te blijven uitoefenen tot 31 maart 2017; gelet op het definitief karakter van een schriftelijk ingediend ontslag waarvan door de voorzitter van de gemeenteraad kennis werd genomen; overwegende dat de gemeenteraad van Oudenburg bestaat uit eenentwintig leden; overwegende dat zo spoedig mogelijk een opvolger moet worden aangesteld, ook al blijft het ontslagnemend lid zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd; overwegende dat Hubert DE GRYSE op 14 oktober 2012 verkozen werd voor de lijst nummer 7 (CD&V); overwegende dat de eerste vier opvolgers voor de lijst nummer 7, met name Dina VERSCHAEVE, Johan LESAFFRE, Anni CHRISTIAEN en Stefanie VAN EEGHEM hun mandaat al hebben opgenomen of hieraan hebben verzaakt; dat thans de als vijfde opvolger gekozen kandidaat van de lijst nummer 7, met name Stephan BLONTROCK, voor opvolging in aanmerking komt; na aanvullend onderzoek van de geloofsbrieven van betrokkene, met het oog waarop een voorbereidend verslag werd opgemaakt op 14 april 2017, en waaruit het volgende blijkt: dat deze opvolger niet opgehouden heeft aan de kiesbevoegdheidsvoorwaarden te voldoen, en momenteel nog steeds aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden voldoet; dat deze opvolger zich niet in een geval van onverenigbaarheid bevindt, noch wegens de uitoefening van een ambt, noch wegens bloed- of aanverwantschap, huwelijk of wettelijk samenlevingscontract; overwegende dat betrokkene bijgevolg tot de eedaflegging kan worden toegelaten; overwegende dat betrokkene bij de laatste verkiezingen 380 naamstemmen behaalde; in openbare vergadering; neemt akte van en besluit: artikel 1: Er wordt vastgesteld dat Stephan BLONTROCK, geboren te Oostende op 18 september 1972, wonende te Oudenburg, Pompestraat 32, nog steeds voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en zich niet bevindt in een geval van onverenigbaarheid, en dat hij bijgevolg tot de eedaflegging, vereist voor de uitoefening van het mandaat als gemeenteraadslid, in opvolging van Hubert DE GRYSE, toegelaten mag worden. De opvolger zal het mandaat van het raadslid dat hij opvolgt voleindigen. artikel 2: Stephan BLONTROCK wordt uitgenodigd de door artikel 7, 3 van het gemeentedecreet voorgeschreven eed af te leggen in handen van de voorzitter van de gemeenteraad, overeenkomstig artikel 16 van het gemeentedecreet. Van de eedaflegging wordt staande de vergadering een akte opgemaakt. artikel 3: Kennisgeving van deze eedaflegging wordt gedaan aan de Vlaamse regering, binnen een termijn van twintig kalenderdagen, door middel van het elektronisch invullen van de mandatendatabank. artikel 4: Eventuele bezwaren in verband met de goedkeuring van de geloofsbrieven of de eedaflegging kunnen worden ingediend bij de Raad voor Verkiezingsbetwistingen, p/a Dienst van de Bestuursrechtscolleges, Koning Albert II-laan 35 bus 81, 1030 Brussel. Dit dient te gebeuren per beveiligde zending. artikel 5: Stephan BLONTROCK zal worden ingeschreven op de ranglijst van de gemeenteraadsleden, op basis van zijn anciënniteit en (desgevallend) van de bekomen naamstemmen bij de laatste verkiezing.../..

5 De ranglijst, vastgesteld op 25 april 2013, wordt als volgt aangepast: (1) Ignace DEREEPER ononderbroken in functie sedert 1 januari 1977; (2) Anthony DUMAREY ononderbroken in functie sedert 2 januari 1995, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 1.199; (3) Peter VELLE - ononderbroken in functie sedert 2 januari 1995, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 1.054; (4) Roland BLOMME ononderbroken in functie sedert 25 mei 2000; (5) Jaak LINGIER in functie van 2 januari 1995 tot en met 25 mei 2000, en opnieuw (en ononderbroken) in functie sedert 3 januari 2007; (6) Johan TANGHE ononderbroken in functie sedert 3 januari 2007, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 857; (7) Isabelle CAPELLE ononderbroken in functie sedert 3 januari 2007, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 735; (8) Gudrun DE VLAM ononderbroken in functie sedert 3 januari 2007, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 579; (9) Myriam MAES ononderbroken in functie sedert 3 januari 2007, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 512; (10) Anni CHRISTIAEN in functie van 24 november 2011 tot en met 1 januari 2013, en opnieuw in functie op 25 april 2013; (11) Stefaan REYNAERT in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 632; (12) Romina VANHOOREN in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 557; (13) Herlinde DEVRIENDT in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 548; (14) Annie COBBAERT in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 510; (15) Jean-Pierre VAN DIERENDONCK in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 436; (16) Ulrike VANHESSCHE in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 377; (17) Gino DUMON in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 337; (18) Freddy DECLERCK in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 274; (19) Marc GILLIAERT in functie sedert 2 januari 2013, aantal stemmen bij de laatste vernieuwing van de gemeenteraad: 211; (20) Stefanie VAN EEGHEM in functie op 25 april 2013; (21) Stephan BLONTROCK in functie op 27 april artikel 6: Een eensluidend afschrift van deze beslissing zal, ter kennisgeving, verzonden worden aan het nieuw geïnstalleerde raadslid, adres als boven, per gewone brief. [Raadslid Stephan BLONTROCK vervoegt de zitting en neemt plaats aan de raadstafel. Nieuw quorum: 18.] 4. KENNISNAME VAN HET ONTSLAG VAN RAADSLID ANNI CHRISTIAEN De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 13, artikel 15, artikel 16 en artikel 74bis; gelet op het decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen (het lokaal en provinciaal kiesdecreet);../..

6 gelet op het besluit van 18 januari 2013 van de Vlaamse regering tot nadere uitvoering van de mandatendatabank, vermeld in artikel 74bis en 274, 5, van het Gemeentedecreet, artikel 72bis van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en artikel 73/1 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, inzonderheid artikel 106; gelet op het ontslag van Anni CHRISTIAEN als gemeenteraadslid, zoals medegedeeld bij brief (zonder datum) (ontvangen en geregistreerd op 21 maart 2017 als inkomend stuk nr , en op dezelfde dag per mail bezorgd aan de gemeenteraadsvoorzitter); gelet op de kennisname door de voorzitter zodat het ontslag als definitief dient te worden beschouwd, en de gemeenteraad hier nog enkel kennis van kan nemen; overwegende dat het betrokken raadslid met ingang van 1 april 2017 ontslag wenste te nemen; overwegende dat een ontslagnemend lid van de gemeenteraad zijn mandaat blijft uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd; in openbare vergadering; neemt akte van, en besluit: artikel 1: De raad neemt kennis van het ontslag van Anni CHRISTIAEN, wonende te 8460 Oudenburg, Akkerstraat 54, als gemeenteraadslid. artikel 2: Het ontslagnemend gemeenteraadslid blijft haar mandaat uitoefenen tot haar opvolger is geïnstalleerd. De opvolger zal worden aangesteld overeenkomstig het lokaal en provinciaal kiesdecreet van 8 juli artikel 3: Een voor eensluidend verklaard afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan betrokkene, ter kennisgeving, per gewone brief. artikel 4: Kennisgeving van dit ontslag wordt gedaan aan de Vlaamse regering, binnen een termijn van twintig kalenderdagen, door middel van het elektronisch invullen van de mandatendatabank. artikel 5: Eventuele bezwaren in verband met het ontslag kunnen worden ingediend bij de Raad voor Verkiezingsbetwistingen, p/a Dienst van de Bestuursrechtscolleges, Koning Albert II-laan 35 bus 81, 1030 Brussel. Dit dient te gebeuren per beveiligde zending. 5. ONDERZOEK VAN DE GELOOFSBRIEVEN VAN ERIK SIERENS ALS OPVOLGEND GEMEENTERAADSLID De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 5, artikel 7, 3, artikel 11, artikel 13, artikel 16 en artikel 74bis; gelet op het decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen (het lokaal en provinciaal kiesdecreet), inzonderheid artikel 7, artikel 8 tot en met artikel 12, artikel 15, artikel 57, artikel 58 en artikel 169; gelet op het besluit van 18 januari 2013 van de Vlaamse regering tot nadere uitvoering van de mandatendatabank, vermeld in artikel 74bis en 274, 5, van het Gemeentedecreet, artikel 72bis van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en artikel 73/1 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, inzonderheid artikel 106; gelet wat betreft de rangorde ook op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 8, artikel 42, artikel 50 en artikel 57; gelet in dit verband ook op de nieuwe gemeentewet, in het bijzonder artikel 125; gelet op de omzendbrief BB 2012/2 van 19 oktober 2012 van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand betreffende de start van de lokale en provinciale bestuursperiode;../..

7 gelet op het proces-verbaal van het hoofdstembureau van Oudenburg opgemaakt naar aanleiding van de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2012; gelet op het besluit van de Raad voor Verkiezingsbetwistingen voor de provincie West-Vlaanderen van 23 november 2012 waarbij het proces-verbaal van het hoofdstembureau van Oudenburg, houdende vaststelling van de zetelverdeling tussen de lijsten en van de rangorde van de raadsleden en hun opvolgers, juist wordt bevonden, en waarbij de verkiezingsuitslag geldig wordt verklaard; gelet op het ontslag van Anni CHRISTIAEN als gemeenteraadslid, zoals medegedeeld bij brief (zonder datum) (ontvangen en geregistreerd op 21 maart 2017 als inkomend stuk nr , en op dezelfde dag per mail bezorgd aan de gemeenteraadsvoorzitter); gelet op de kennisname door de voorzitter zodat het ontslag als definitief dient te worden beschouwd, en de gemeenteraad hier nog enkel kennis van kan nemen; overwegende dat het betrokken raadslid met ingang van 1 april 2017 ontslag wenst te nemen; gelet op het definitief karakter van een schriftelijk ingediend ontslag waarvan door de voorzitter van de gemeenteraad kennis werd genomen; overwegende dat de gemeenteraad van Oudenburg bestaat uit eenentwintig leden; overwegende dat zo spoedig mogelijk een opvolger moet worden geïnstalleerd; overwegende dat Anni CHRISTIAEN op 25 april 2013 werd geïnstalleerd als lid van de gemeenteraad voor de lijst nummer 7 (CD&V) in opvolging van Rita MEYNS; overwegende dat de na haar gerangschikte opvolgers voor de lijst nummer 7, met name Stefanie VAN EEGHEM en Stephan BLONTROCK hun mandaat al hebben opgenomen en Cindy VERBEKE niet langer voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden; dat thans de als zevende opvolger gekozen kandidaat van de lijst nummer 7, met name Erik SIERENS, voor opvolging in aanmerking komt; na aanvullend onderzoek van de geloofsbrieven van betrokkene, met het oog waarop een voorbereidend verslag werd opgemaakt op 14 april 2017, en waaruit het volgende blijkt: dat deze opvolger niet opgehouden heeft aan de kiesbevoegdheidsvoorwaarden te voldoen, en momenteel nog steeds aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden voldoet; dat deze opvolger zich niet in een geval van onverenigbaarheid bevindt, noch wegens de uitoefening van een ambt, noch wegens bloed- of aanverwantschap, huwelijk of wettelijk samenlevingscontract; overwegende dat betrokkene bijgevolg tot de eedaflegging kan worden toegelaten; overwegende dat betrokkene bij de laatste verkiezingen 336 naamstemmen behaalde; overwegende dat betrokkene op 30 maart 2017 heeft laten weten dat hij onmogelijk op de zitting aanwezig kon zijn wegens professionele redenen; dat deze redenen aanvaard kunnen worden; in openbare vergadering; neemt akte van en besluit: artikel 1: Er wordt vastgesteld dat Erik SIERENS, geboren te Beernem op 20 november 1963, en wonende te Oudenburg, Ettelgemsestraat 75, nog steeds voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en zich niet bevindt in een geval van onverenigbaarheid, en dat hij bijgevolg tot de eedaflegging, vereist voor de uitoefening van het mandaat als gemeenteraadslid, in opvolging van Anni CHRISTIAEN, toegelaten mag worden. De opvolger zal het mandaat van het raadslid dat hij opvolgt voleindigen. artikel 2: Er wordt akte genomen van het feit dat Erik SIERENS heden verhinderd is de voorgeschreven eed af te leggen. Betrokkene zal worden verzocht om aanwezig te zijn op de eerstvolgende gemeenteraadszitting (gepland op 30 mei 2017) ten einde de eed af te leggen en als gemeenteraadslid te worden geïnstalleerd. Na zijn eedaflegging zal Erik SIERENS worden ingeschreven op de ranglijst van de gemeenteraadsleden, op basis van zijn anciënniteit en (desgevallend) van de bekomen naamstemmen bij de laatste verkiezing.../..

8 artikel 3: Eventuele bezwaren in verband met de goedkeuring van de geloofsbrieven kunnen worden ingediend bij de Raad voor Verkiezingsbetwistingen, p/a Dienst van de Bestuursrechtscolleges, Koning Albert II-laan 35 bus 81, 1030 Brussel. Dit dient te gebeuren per beveiligde zending. artikel 4: Een eensluidend afschrift van deze beslissing zal, ter kennisgeving, verzonden worden aan betrokkene, adres als boven, per gewone brief, met het verzoek om aanwezig te zijn op de eerstvolgende gemeenteraadszitting (gepland op 30 mei 2017) ten einde de eed af te leggen en als gemeenteraadslid te worden geïnstalleerd. [Na de administratieve en protocollaire verrichtingen wenst gemeenteraadsvoorzitter Gino DUMON het nieuwe raadslid welkom en richt hij een woordje van dank tot de uittredende raadsleden. Schepen Johan TANGHE (die spreekt namens de CD&V) zal hiermee wachten tot de volgende zitting. Hubert DEGRYSE is immers verontschuldigd en de opvolger van Anni CHRISTIAEN werd nog niet geïnstalleerd. Raadslid Anthony DUMAREY maakt van de gelegenheid wel gebruik om zijn waardering voor afscheidnemend raadslid CHRISTIAEN uit te spreken.] 6. AANDUIDING VAN NIEUWE GEMEENTELIJKE VERTEGENWOORDIGERS VOOR DE INVULLING VAN EEN AANTAL MANDATEN DIE OPEN ZIJN KOMEN TE VALLEN INGEVOLGE ONTSLAG OF OVERLIJDEN [Bij de aanvang van punt 6 vervoegt raadslid Jaak LINGIER de vergadering. Nieuw quorum: 19.] De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 2, artikel 35, artikel 42 en artikel 246; gelet op de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, inzonderheid artikel 8 (ingevoerd bij wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen); gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, inzonderheid artikel 46, artikel 48, artikel 52 en artikel 57; gelet op de statuten van de diverse samenwerkingsverbanden, rechtspersonen, maatschappijen en verenigingen waar de stad aandeelhouder, vennoot of lid van of deelnemer in is; gelet op de huidige zetelverdeling tussen de verschillende fracties, waarbij de lijst nummer 7 (CD&V) 10 zetels heeft behaald, de lijst nummer 1 (Open VLD) 6 zetels, de lijst nummer 4 (sp.a) 3 zetels en de lijst nummer 2 (N-VA) 2 zetels; gelet op het ontslag van Huber DE GRYSE als gemeenteraadslid, waarvan op heden kennis werd genomen; overwegende dat hij in die hoedanigheid een aantal mandaten vervulde namens de stad Oudenburg; gelet op het overlijden van Joanna (Gianna) FATTIZZO op 11 februari 2017; overwegende dat zij zetelde als afgevaardigde namens de meerderheid (CD&V en sp.a) in de algemene vergadering en de raad van beheer van het Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Oudenburg vzw; overwegende dat de opengevallen mandaten opnieuw (en zo vlug als mogelijk) dienen te worden ingevuld ten einde te voorzien in de rechtmatige vertegenwoordiging van het stadsbestuur in genoemde externe samenwerkingsverbanden, rechtspersonen, maatschappijen en verenigingen, of om te voorzien in de rechtsgeldige wedersamenstelling van bepaalde organen op lokaal niveau; gelet op de ingediende kandidatenlijsten; na te hebben onderzocht of de voorgestelde kandidaten wel aan de specifieke verkiesbaarheidsvoorwaarden voldoen en of ze zich niet in een situatie van onverenigbaarheid bevinden; in openbare vergadering;../..

9 na geheime stemming, in evenveel stemrondes als er mandaten te begeven zijn, met volgende resultaten, voor volgende mandaten: (1) bij het Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Oudenburg vzw, als afgevaardigde namens de meerderheid (CD&V en sp.a) om te zetelen in de algemene vergadering en de raad van beheer: Isabelle CAPELLE 15 ja-stemmen (tegenover 4 neen-stemmen); (2) bij De Watergroep cvba, als lid van het provinciaal comité, in opvolging van Hubert DE GRYSE: Jean-Pierre VAN DIERENDONCK 13 ja-stemmen Herlinde DEVRIENDT 4 ja-stemmen Marc GILLIAERT 2 ja-stemmen; (3) bij Woondienst JOGI, vereniging onderworpen aan het decreet van 19 december 2008, als plaatsvervanger voor de algemene vergaderingen: Stefanie VAN EEGHEM 13 ja-stemmen Romina VANHOOREN 4 ja-stemmen Marc GILLAERT 2 ja-stemmen; (4) bij Woonpunt iv, als plaatsvervanger voor het tweede lid van het beheerscomité: Stefanie VAN EEGHEM Herlinde DEVRIENDT 4 ja-stemmen Marc GILLAERT 2 ja-stemmen; (5) bij de Intergemeentelijke Vereniging voor het afvalbeheer voor Oostende en Ommeland (IVOO), opdrachthoudende vereniging, als permanente effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Ignace DEREEPER 13 ja-stemmen Jaak LINGIER 4 ja-stemmen Marc GILLIAERT 2 ja-stemmen; (6) bij de Opdrachthoudende Vereniging voor Crematoriumbeheer arrondissement Oostende (OVCO), als permanente (eerste) effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Stefanie VAN EEGHEM 13 ja-stemmen Roland BLOMME 4 ja-stemmen Marc GILLIAERT 2 ja-stemmen; (7) bij Infrax West, opdrachthoudende vereniging, als permanente plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Stephan BLONTROCK 13 ja-stemmen Stefaan REYNAERT 4 ja-stemmen Marc GILLIAERT 2 ja-stemmen; besluit: artikel 1: Wordt aangeduid bij het Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Oudenburg vzw, met maatschappelijke zetel te 8460 Oudenburg, Weststraat 24, als afgevaardigde namens de meerderheid (CD&V en sp.a) om te zetelen in de algemene vergadering en de raad van beheer, in opvolging van Joanna FATTIZZO: Isabelle CAPELLE, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Klokkeput 8. Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. artikel 2: Wordt aangeduid bij De Watergroep cvba, met maatschappelijke zetel te 1030 Brussel, Vooruitgangstraat 189 (provinciale directie West-Vlaanderen: Roggelaan 2, 8500 Kortrijk), als lid van het provinciaal comité, in opvolging van Hubert De GRYSE: Jean-Pierre VAN DIERENDONCK, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Hoogwegel 53. Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken maatschappij en aan de verkozen kandidaat. artikel 3: Wordt aangeduid bij Woondienst JOGI, vereniging onderworpen aan het decreet van 19 december 2008, met zetel te 8480 Ichtegem, Stationsstraat 1, als plaatsvervanger voor de algemene vergaderingen, in opvolging van Hubert De GRYSE: Stefanie VAN EEGHEM, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Dorpsstraat 51. Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. artikel 4: Wordt aangeduid bij Woonpunt, interlokale vereniging, met zetel te 8480 Ichtegem, Stationsstraat 1, als plaatsvervanger voor het tweede lid van het beheerscomité, in opvolging van Hubert De GRYSE: Stefanie VAN EEGHEM, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Dorpsstraat 51.../..

10 Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. artikel 5: Wordt aangeduid bij de IVOO, opdrachthoudende vereniging, met maatschappelijke zetel te 8400 Oostende, Klokhofstraat 2, als permanente effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, in opvolging van Hubert De GRYSE, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Ignace DEREEPER, burgemeester (en gemeenteraadslid), wonende te 8460 Oudenburg, Weststraat 14. Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. artikel 6: Wordt aangeduid bij OVCO, opdrachthoudende vereniging, met maatschappelijke zetel te 8400 Oostende, Vindictivelaan 1, als permanente (eerste) effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, in opvolging van Hubert De GRYSE, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Stefanie VAN EEGHEM, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Dorpsstraat 51. Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. artikel 7: Wordt aangeduid bij Infrax West, opdrachthoudende vereniging, met maatschappelijke zetel te 8820 Torhout, Noordlaan 9, als permanente plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen, in opvolging van Hubert De GRYSE, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden: Stephan BLONTROCK, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Pompestraat 32 Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de betrokken vereniging en aan de verkozen kandidaat. 7. GOEDKEURING VAN DE REKENING VAN DE VZW SPORT EN RECREATIE OUDENBURG OVER HET JAAR 2016 [Schepen van sport Ulrike VANHESSCHE geeft een summiere toelichting bij de exploitatie en de investeringen (met name de aankoop van een scheidingsgordijn voor de grote zaal en de vernieuwing van lavabokastjes in de toiletten). Er worden geen vragen gesteld.] De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 2 en artikel 42; gelet op de wetgeving inzake de verenigingen zonder winstoogmerk; gelet op de statuten van de vzw Sport en Recreatie Oudenburg, opgemaakt op 16 mei 1992, gepubliceerd in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 1 oktober 1992, laatst gewijzigd bij beslissing van de algemene vergadering van 22 november 2004, inzonderheid artikel 8, tweede lid (nieuw); gelet op de uitbatingsovereenkomst tussen de stad Oudenburg en de vzw Sport en Recreatie Oudenburg, goedgekeurd bij beslissing van de gemeenteraad van 28 februari 1994, inzonderheid de artikelen 17 en 18; gelet op de goedkeuring van de begroting van de vzw Sport en Recreatie Oudenburg voor het jaar 2016, bij gemeenteraadsbeslissing van 25 november 2015; overwegende dat de gemeentelijke toelage werd begroot op ,01 EUR, als bijdrage in de werkingskosten, en op 5.000,00 EUR als bijzondere bijdrage in de investeringsuitgaven; gelet op de voorliggende rekening en balans van de vzw over het jaar 2016, zoals bezorgd bij brief van 15 maart 2017 (ontvangen op 22 maart 2017); gelet op de goedkeuring van de rekening en de balans over het jaar 2016 door de algemene vergadering van de vzw Sport en Recreatie op 14 maart 2017;../..

11 gelet op de bijgevoegde documenten (rekening, verkorte en uitgebreide balans) en bewijsstukken (inkomende en uitgaande facturen); gelet op de aanvullende toelichting; overwegende dat de exploitatieontvangsten ,49 EUR bedragen; dat de exploitatie-uitgaven ,10 EUR bedragen; dat het exploitatietekort ,61 EUR bedraagt; dat de leningslast (interesten en kapitaal) 5.551,19 EUR bedraagt; dat het totale werkingstekort ,80 EUR bedraagt; dat dit volledig wordt gedekt door de uitbetaalde werkingstoelage van de stad; dat bijgevolg wordt afgesloten met een overschot van 5.839,21 EUR inzake exploitatie; overwegende dat de investeringsuitgaven 9.313,07 EUR bedragen; dat de investeringstoelage slechts 5.000,00 EUR bedroeg; dat derhalve wordt afgesloten met een tekort van 4.313,07 EUR inzake investeringen; dat aldus wordt afgesloten met een globaal overschot van 1.526,14 EUR; overwegende dat de vzw geen slecht beheer kan worden verweten; overwegende dat de stad er contractueel enkel toe gehouden is het gebeurlijk deficit van de vzw te dekken; dat het gedeelte van de werkingstoelage dat niet nodig was om het tekort te dekken dus niet aan de vzw toekomt, maar aan de stad dient te worden terugbetaald; op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; na toelichting en beraad; in openbare vergadering; aangenomen met eenparigheid van stemmen; besluit: artikel 1: De rekening van de vzw Sport en Recreatie Oudenburg, met maatschappelijke zetel te 8460 Oudenburg, Weststraat 24, over het jaar 2016 is goedgekeurd. artikel 1bis: Het globaal overschot ten bedrage van 1.526,14 EUR dient aan de stad worden te worden terugbetaald. artikel 2: Een afschrift van dit besluit zal worden verzonden naar de vzw Sport en Recreatie Oudenburg, p/a Bekestraat 16, 8460 Oudenburg, ter kennisgeving, en met uitdrukkelijk verzoek om ook volgend jaar de bewijsstukken horende bij de rekening mee over te maken aan het stadsbestuur ten einde de geïnteresseerde gemeenteraadsleden in staat te stellen hun controlerecht ten volle te kunnen uitoefenen. artikel 3: Kennisgeving van deze beslissing zal worden gedaan aan de financieel beheerder. 8. BESLISSING TOT OPRICHTING VAN EEN BINNENGEMEENTELIJKE ARCHIEFDIENST EN TOT GOEDKEURING VAN SAMENWERKINGSAKKOORD TUSSEN HET STADSBESTUUR EN HET OCMW VAN OUDENBURG INZAKE ARCHIEFOVERDRACHT EN ARCHIEFBEHEER [Raadslid Anthony DUMAREY stelt dat de Open VLD-fractie de oprichting van een binnengemeentelijke archiefdienst genegen is, maar heeft een resem vragen over de praktische uitwerking. Volgende aspecten komen aan bod: (1) het personeel, (2) de huisvesting, (3) de samenwerking met het Rijks- en het provinciaal archief, (4) de consultaties, (5) de overdracht van de stukken (procedure en tijdsbesteding), (6) de selectie van de stukken, en (7) de digitalisering. Ook wordt er gepolst naar de kostenverdeling tussen de stad en het OCMW (8), en naar de kredieten voor archiefvorming (9). Schepen van informatie Peter VELLE antwoordt naar godsvrucht en vermogen maar verwijst voor meer informatie graag door naar de secretaris en de archivaris.../..

12 [Voorafgaandelijk dient verduidelijkt te worden dat het hier nog maar gaat om een eerste noodzakelijke stap om de samenwerking vorm te kunnen geven. De uitbouw van de binnengemeentelijke dienst zal gebeuren aan de hand van een analyse die, en een archiefbeleidsplan dat door de archivaris zal worden uitgevoerd respectievelijk uitgetekend.] (1) Er wordt geen extra personeel aangeworven. De binnengemeentelijke archiefdienst doet enkel een beroep op de archivaris die reeds bij de stad aan de slag is. (2) Bij de bouw van het nieuw administratief centrum zal een centrale archiefbewaarplaats worden voorzien. (3) De samenwerking met de provinciale archiefdienst vertaalt zich in advies en gebruik van het inventarisatieprogramma Probat, alsook in financiële ondersteuning (subsidiëring tot 60% van het loon van de archivaris). Daarnaast wordt ook contact onderhouden met de diensten van het Rijksarchief, dat toestemming moet geven vooraleer stukken mogen worden vernietigd. (4) Concrete richtlijnen en procedures voor het consulteren zullen worden vastgelegd in een archiefreglement en een leeszaalreglement. In afwachting gebeuren de consultaties nu na afspraak en in overleg met de archivaris. (5) Voor de overdracht van de documenten zal te gepasten tijde een nauwkeurige procedure worden uitgeschreven. De benodigde tijd hangt af van de aangetroffen situatie. (6) De archivering wordt beperkt tot de stukken die door de eigen organisatie worden gegenereerd en ontvangen in kader van de uitvoering van haar taken. Publicaties van derden (zoals Kerk en Leven) zullen dus niet worden bewaard. Bovendien moeten ook niet alle gemeentelijke documenten bewaard worden. Stukken zonder administratieve, juridische of cultureel-historische waarde mogen worden vernietigd. Dit gebeurt aan de hand van officiële selectielijsten. (7) Vanuit kosten-batenperspectief is het niet te verantwoorden om alles meteen ook te digitaliseren. Correct digitaliseren vergt immers enorme investeringen op zowel financieel vlak als in werkuren. Bovendien hebben niet alle gedigitaliseerde stukken wettelijk gezien dezelfde bewijskracht. Gerichte digitalisering wordt thans wel al uitgevoerd (zoals de bevolkingsregisters). (8) In principe worden alle kosten gedragen door de stad. Om van de verhoogde provinciale subsidie te kunnen genieten dient de archivaris wel minstens 20% van zijn werktijd te besteden aan het archief van het OCMW. (9) Voor 2017 is 5.200,00 euro voorzien aan werkingsmiddelen. Raadslid Romina VANHOOREN polst naar de nadere samenwerking tussen de stad en het OCMW op andere vlakken. De OCMW-voorzitter antwoordt dat dit nu al het geval is inzake ict en technische en logistieke ondersteuning. De verdere toenadering zal volgens haar geleidelijk aan tot stand komen.] De gemeenteraad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 43, 2, 6 (inzake de bevoegdheid voor het goedkeuren van beheersovereenkomsten en samenwerkingsakkoorden), artikel 57, 4 en artikel 89 (inzake de verantwoordelijkheid over het gemeentearchief, enerzijds wat betreft de archiefzorg en anderzijds wat betreft het archiefbeheer) en artikel 271 (inzake de mogelijkheid voor de gemeente en het OCMW om beheersovereenkomsten te sluiten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten en de inzet van elkaars personeelsleden); gelet op het OCMW-decreet, inzonderheid artikel 52, 23 (inzake de bevoegdheid voor het goedkeuren van beheersovereenkomsten), artikel 58, 4 en artikel 88 (inzake de verantwoordelijkheid over het gemeentearchief, enerzijds wat betreft de archiefzorg en anderzijds wat betreft het archiefbeheer) en artikel 271 (inzake de mogelijkheid voor de gemeente en het OCMW om beheersovereenkomsten te sluiten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten en de inzet van elkaars personeelsleden); gelet op de archiefwet van 24 juni 1955 zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten; gelet op het decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (archiefdecreet) en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten; gelet op het provinciaal reglement voor tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer in West- Vlaanderen, zoals goedgekeurd door de provincieraad van West-Vlaanderen op 30 april 2014;../..

13 gelet op de brief van de bevoegde gedeputeerde van 9 maart 2015 waarin aandacht wordt gevraagd voor de lokale archiefproblematiek en gewezen wordt op de provinciale ondersteuning; gelet op het meerjarenplan van de stad Oudenburg, goedgekeurd bij gemeenteraadsbeslissing van 30 december 2013 (en laatst aangepast bij gemeenteraadsbeslissing van 22 december 2016); gelet op de taakstellingen opgenomen als actie A (De voorbereiding van een gebundelde dienstverlening) en actie A (Het opzetten van een gestructureerd informatie- en archiefbeheer) als onderdeel van actieplan AP-126 (De gemeente wordt uitgebouwd tot een moderne en performante organisatie) binnen het kader van de beleidsdoelstelling BD-3 (Het streven naar een efficiënte organisatie met het oog voor een vlotte dienstverlening); gelet op de aangekondigde integratie tussen de gemeente en het OCMW; gelet op de plannen voor de bouw van een nieuw gemeenschappelijk administratief centrum; overwegende een goed document- en archiefbeheer binnen het kader van organisatiebeheersing van groot belang is; dat het aangewezen is om van bij de aanzet een gezamenlijk traject te volgen; dat dit kan bijdragen tot een meer efficiënte werking en betere kwalitatieve dienstverlening; overwegende dat deze samenwerking bovendien recht geeft op een verhoogde subsidiëring door de provincie; gelet op het ontwerp van het samenwerkingsakkoord tussen de stad Oudenburg en het OCMW Oudenburg op het gebied van archiefoverdracht en archiefbeheer; gelet op het positief advies van de rijksarchivaris te Brugge, verstrekt op 15 februari 2017; gelet op het voorafgaand overleg tussen de secretarissen dat plaatsvond op 6 maart 2017, in aanwezigheid van de gemeentelijke archivaris; gelet op de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst door de raad voor maatschappelijk welzijn bij beslissing van 4 april 2017; op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; na toelichting en beraad; in openbare vergadering; aangenomen met eenparigheid van stemmen; besluit: artikel 1: Met ingang van heden wordt een binnengemeentelijke archiefdienst opgericht die zal instaan voor het gezamenlijk archiefbeheer van de lokale openbare besturen in Oudenburg. De coördinatie van de binnengemeentelijke archiefdienst gebeurt door de gemeentelijke archivaris. De toetreding tot de binnengemeentelijke archiefdienst gebeurt op basis van een schriftelijke overeenkomst. artikel 2: De overeenkomst tussen de stad Oudenburg en het OCMW Oudenburg omtrent de samenwerking inzake archiefoverdracht en archiefbeheer wordt goedgekeurd. De overeenkomst maakt integrerend deel uit van deze beslissing en wordt hier als bijlage aan toegevoegd. artikel 2bis: De overeenkomst regelt (onder meer): - de overdracht van de archiefstukken - de verdeling van de organisatorische taken en de financiële lasten - de afbakening van de diverse bevoegdheden van de zorgdragers en de archiefbeheerders - de minimale inzet ten behoeve van het OCMW. artikel 2ter: Deze beslissing kadert in de verdere uitvoering van actie A en actie A als onderdeel van actieplan AP-126 binnen beleidsdoelstelling BD-3. artikel 3: De overeenkomst gaat in op de datum van ondertekening van beide partijen en geldt in principe voor onbepaalde duur.../..

14 De overeenkomst kan door elk van de partijen éénzijdig beëindigd worden mits inachtneming van een opzegtermijn van één jaar. De éénzijdige opzegging moet aangetekend verstuurd worden. In afwijking van het vorige lid kan de overeenkomst onder geen enkel beding éénzijdig worden beëindigd gedurende de periode die volgt op de ondertekening en eindigt op 31 december van het derde kalenderjaar na het jaar van ondertekening. De overeenkomst kan wel steeds in onderling overleg worden beëindigd. artikel 4: De overeenkomst zal namens de stad Oudenburg ondertekend worden door de gemeenteraadsvoorzitter en de secretaris. artikel 5: Kennisgeving van deze beslissing wordt gedaan aan het OCMW van Oudenburg, Ettelgemsestraat 18, 8460 Oudenburg. artikel 6: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de archiefdienst en aan de financiële dienst. 9. BESPREKING VAN DE AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE WVI VAN 18 MEI 2017 EN VASTSTELLING VAN HET MANDAAT VAN DE VERTEGENWOORDIGERS De raad, gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 2, artikel 35 en artikel 42; gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, inzonderheid artikel 44, artikel 46, artikel 47, artikel 48, artikel 52, artikel 59, artikel 60, artikel 61 en artikel 65; overwegende dat de stad Oudenburg deelnemer is in de West-Vlaamse Intercommunale (WVI), dienstverlenende vereniging, gevestigd te 8310 Brugge, Baron Ruzettelaan 35; gelet op de statuten van de WVI, goedgekeurd bij koninklijk besluit van 28 januari 1964, het laatst gewijzigd bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2016; overwegende dat jaarlijks in de loop van het eerste semester de jaarrekening over het voorbije boekjaar dient te worden vastgesteld door de algemene vergadering aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor; dat terzelfder tijd kwijting wordt verleend aan de bestuurders en de revisoren; dat voormelde documenten samen met de uitnodiging ter beschikking moeten worden gesteld van de deelnemende gemeenten, die het mandaat van hun afgevaardigde ter zake moeten bepalen; dat hierbij ook een per mandataris geïndividualiseerd overzicht van de in het voorbije boekjaar ontvangen vergoedingen en presentiegelden moet worden gevoegd; overwegende dat de agenda van elke algemene vergadering uiterlijk 30 kalenderdagen voor haar zitting aan de deelnemers moet worden verstuurd; gelet op de uitnodiging door de WVI, gedaan per aangetekend schrijven van 17 maart 2017 (ontvangen op 21 maart 2017), voor de gewone algemene vergadering die zal doorgaan te Ingelmunster op donderdag 18 mei 2017 om uur; gelet op de agenda van de vergadering; overwegende dat in de gemeenteraad over ieder agendapunt kan worden gedebatteerd; dat minstens over ieder agendapunt een standpunt dient te worden ingenomen; overwegende dat volgende punten geagendeerd staan: (1) de goedkeuring van het verslag van de buitengewone algemene vergadering van 22 december 2016, (2) kennisneming van het verslag van de raad van bestuur over het jaar 2016, (3) kennisneming van het verslag van de commissaris over het boekjaar 2016, (4) goedkeuring van de jaarrekeningen 2016, (5) verlenen van kwijting aan de bestuurders en de commissaris, (6) benoeming van twee leden in het regionaal comité Oostende- Brugge, (7) kennisneming van de gemeenteraadsbeslissingen houdende aanduiding van leden met raadgevende stem in de raad van bestuur en bepaling van de rangorde, en (8) mededelingen;../..

15 gelet op de bijgevoegde verplichte stukken omvattende het verslag van de raad van bestuur over het jaar 2016, met inbegrip van het activiteitenverslag, de balans, de resultatenrekening en resultaatverwerking, een toelichting bij de jaarrekening, de sociale balans en het verslag van de commissaris over het boekjaar 2016, alsook het geïndividualiseerd overzicht van de door de mandatarissen in 2016 ontvangen presentiegelden en vergoedingen; gelet op de andere bijgevoegde stukken, met name het verslag van de buitengewone algemene vergadering van 22 december 2016; overwegende dat voortaan enkel de vaststelling van het mandaat van vertegenwoordiger herhaald moet worden voor elke algemene vergadering (en niet langer de ganse benoemingsprocedure); dat het mandaat van de vertegenwoordiger wel nog steeds concreet moet worden ingevuld; gelet op de bevestiging van de aanduiding van Johan TANGHE, schepen, wonende te 8460 Oudenburg, Marktstraat 37, als effectieve vertegenwoordiger, en Jean-Pierre VAN DIERENDONCK, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Hoogwegel 53, als plaatsvervangend vertegenwoordiger, voor alle komende vergaderingen van de wvi, en dit tot aan de volgende algehele vernieuwing van de gemeenteraden, bij beslissing van de gemeenteraad van 28 november 2013; op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; in openbare vergadering; na kennisname en bespreking; na toelichting en beraad; overwegende dat er geen opmerkingen of vragen werden geformuleerd over of bezwaren werden geopperd tegen de op de agenda opgenomen punten; aangenomen met eenparigheid van stemmen; besluit: artikel 1: De stad Oudenburg heeft geen opmerkingen bij of bezwaren tegen volgende agendapunten van de gewone algemene vergadering van de WVI die zal doorgaan te Ingelmunster op donderdag 18 mei 2017 om uur: (1) de goedkeuring van het verslag van de buitengewone algemene vergadering van 22 december 2016, (2) kennisneming van het verslag van de raad van bestuur over het jaar 2016, (3) kennisneming van het verslag van de commissaris over het boekjaar 2016, (4) goedkeuring van de jaarrekeningen 2016, (5) verlenen van kwijting aan de bestuurders en de commissaris, (6) benoeming van twee leden in het regionaal comité Oostende-Brugge, (7) kennisneming van de gemeenteraadsbeslissingen houdende aanduiding van leden met raadgevende stem in de raad van bestuur en bepaling van de rangorde, en (8) mededelingen. artikel 2: Deze beslissing bepaalt de concrete invulling van het mandaat van de vertegenwoordigers voor de algemene vergadering van de WVI van 18 mei Dit betekent dat de aanwezige vertegenwoordigers op deze algemene vergadering dienen te handelen overeenkomstig het standpunt van de gemeenteraad. Aan de effectieve vertegenwoordiger en aan de plaatsvervanger zal een exemplaar van de agenda (en van de bijlagen) worden bezorgd. artikel 3: Een afschrift van deze beslissing zal onverwijld worden bezorgd aan de WVI, dienstverlenende vereniging, Baron Ruzettelaan 35, 8310 Brugge, ter kennisgeving. artikel 4: Een afschrift van deze beslissing zal eveneens worden bezorgd aan de aangestelde vertegenwoordigers van de stad Oudenburg, met name: Johan TANGHE, schepen, wonende te 8460 Oudenburg, Marktstraat 37, effectieve vertegenwoordiger, en Jean-Pierre VAN DIERENDONCK, gemeenteraadslid, wonende te 8460 Oudenburg, Hoogwegel 53, plaatsvervangend vertegenwoordiger. Een verklaring van volmacht zal worden bezorgd aan de effectieve vertegenwoordiger om te worden afgegeven aan de zaalingang op de dag van de vergadering.../..