1 VERSIEBEHEER DOCUMENT ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2 INLEIDING Digikoppeling 5

Transcriptie

1

2 1 VERSIEBEHEER DOCUMENT ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2 INLEIDING Digikoppeling 5 3 REGISTREREN VAN AANVRAAG Zaakregistratie Zaaktype Documentregistratie 8 4 REGISTREREN VAN VERZOEK VOOR VOOROVERLEG 10 5 REGISTEREN VAN EEN AANVRAAG VOOR ADVIES 11 6 REGISTREREN VAN AANVULLENDE GEGEVENS 12 7 HET REGISTREREN VAN WIJZIGINGEN BINNEN DE ZAAK Het wijzigen van een gemachtigde 13 8 BERICHTEN STUREN NAAR HET OMGEVINGSLOKET 14 9 COMBINATIE MET VERGUNNINGSAPPLICATIES 15 2

3 Auteur document Versie Datum Status Opmerkingen René Wanders Concept Ter beoordeling werkgroep koppelingen. René Wanders Definitief Gereed. Inclusief ondersteuning voor Digikoppeling René Wanders Definitief Bijgewerkt n.a.v. StUF-LVO software versie 1.3. Lili-Anne de Jongh Definitief Aanpassingen lay-out nieuwe huisstijl Referentiedocumenten Technische informatie over StUF-LVO Omgevingsvergunning Online Handleiding omgevingsvergunning Decos en StUF-Zaken voor backofficeleveranciers (Beschikbaar via Decos) 3

4 Met Omgevingsloket online ( kunt u digitaal aanvragen doen voor omgevingsvergunningen en watervergunningen. Daarnaast kunnen via Omgevingsloket online diverse meldingsformulieren worden ingediend. De overheid kan met Omgevingsloket online de aanvragen behandelen. Ook kan met Omgevingsloket online een vergunningscheck worden gedaan om te zien of een vergunning of melding nodig is. Dit document beschrijft de werking van de koppeling tussen JOIN Zaak en Document en het Omgevingsloket online. Met deze koppeling maakt u een automatische registratie in JOIN Zaak en Document van alle aanvragen rondom de omgevingsvergunning en de watervergunning die gedaan worden via Omgevingsloket Online. De koppeling is gebaseerd op StUF-LVO versie 3.11 die is uitgebracht in oktober De koppeling tussen Omgevingsloket Online en JOIN Zaak en Document zorgt ervoor dat de aanvragen die via of via Digikoppeling vanuit Omgevingsloket Online verstuurd worden naar het Bevoegd gezag opgenomen worden in Decos. De koppeling met Omgevingsloket Online werkt wanneer u beschikt over de module van Decos (meegeleverd bij deze software) of beschikt over een DigiKoppeling aansluiting (te leveren via externe partij). De aanvragen worden automatisch verwerkt tot een nieuwe zaak en er wordt automatisch een relatie gelegd met de aanvrager en de gemachtigde in Decos. De locatie van de aanvraag wordt geregistreerd op zaakniveau. In combinatie met de BAG-module van Decos wordt de locatie opgezocht in de landelijke voorziening en gekoppeld aan de zaak. De bestanden die een aanvrager heeft meegestuurd bij zijn aanvraag worden automatisch gedownload vanuit de dossiermodule van Omgevingsloket Online naar Decos. De koppeling bestaat uit de volgende functionaliteiten: Het registreren van een initiële aanvraag (voor omgevings- en watervergunning); Het registreren van een aanvraag voor vooroverleg; Het registreren van een aanvraag voor advies; Het toevoegen van aanvullingen door een aanvrager; Het toevoegen van een advies vanuit een externe partij; Het registreren van de volgende wijzigingen vanuit het OLO: Intrekken van de aanvraag; Verwijderen van de aanvraag; Wijzigen van de gemachtigde bij een aanvraag. Het doorsturen van de OLO berichten naar een vergunningsapplicatie (optioneel) Wanneer u beschikking heeft over de DigiKoppeling dan zijn de volgende functionaliteiten mogelijk bovenop de hierboven genoemde: Het opvragen van een volledige aanvraag bij het Omgevingsloket; 4

5 Het doorsturen van vergunningsberichten naar de OLO (optioneel) Het koppelen van de aanvraag en de zaak in de OLO; Het wijzigen van de status van de zaak in de OLO. 1.1 Digikoppeling Om gegevens tussen systemen te kunnen uitwisselen moeten organisaties afspraken maken over het formaat van de gegevens (UBL, StUF, XML), de manier van transport (Diginetwerk of internet) en de verpakking of envelop waarin het bericht wordt verzonden (Digikoppeling). Digikoppeling gaat over de 'envelop' en voert uit wat daar op staat. De gegevens gaan dan naar de juiste overheidsorganisatie en naar het juiste adres. Aangetekend of juist niet, versleuteld, als herhaalde aanbieding, of retour-afzender. De inhoud van het bericht in de envelop is voor de geadresseerde. Uitgangspunt van Digikoppeling is dat een organisatie op één plaats in de eigen ICTinfrastructuur een koppelpunt volgens Digikoppeling inricht. Decos levert de Digikoppeling via externe partijen en kan u in contact brengen met deze partijen. 5

6 Wanneer een burger of een bedrijf een aanvraag doet voor een omgevingsvergunning van Omgevingsloket online wordt de aanvraag naar het Bevoegd gezag verstuurd. variant: De die verzonden wordt vanuit het loket wordt door de Decos module ontvangen. De , die Decos ontvangt, bevat een XML-bijlage waarin alle informatie die de aanvrager heeft ingediend gestructureerd is weergegeven. De module zorgt ervoor dat de XMLbijlage op een lokale schijf wordt geplaatst voor verdere verwerking door de koppeling. Er wordt daarnaast ook een verstuurd met daarin de bijlagen voor de aanvraag in PDF formaat. Deze wordt door de koppeling genegeerd. Digikoppelingvariant: De XML-berichten die via de Digikoppeling de organisatie binnenkomen worden door op de Decos server geplaatst en worden op deze manier verwerkt door de koppeling. Zodra een zaak is aangemaakt is Decos, zal een bericht worden gestuurd aan het OLO met daarin het Zaaknummer van de zaak zoals deze in Decos bekend is Zaakregistratie Op basis van de inhoud van de XML-bijlage wordt er een nieuwe zaakregistratie aangemaakt. De gegevens die kunnen worden geregistreerd per zaak staan hieronder vermeldt: Gegevens van aanvraag Zaakidentificatie Zaakbeschrijving Zaaknummer OLO Zaaktype Startdatum Kanaal Toelichting Wordt door Decos aangemaakt, dit is de zaakidentificatie van Decos. De beschrijving die een aanvrager meestuurt bij de aanvraag. Dit de projectomschrijving zoals ingevuld door de aanvrager. Het is ook mogelijk om dit veld zo te configureren dat Decos deze beschrijving bepaalt via een vooraf gedefinieerde macro. Het unieke nummer dat door het OLO wordt uitgegeven en refereert naar deze zaak in het Omgevingsloket. Iedere zaak die via Omgevingsloket online wordt aangevraagd heeft een vooraf gedefinieerd zaaktype uit uw DSP of ZTC. Veelal wordt hiervoor het standaard werkproces voor de overkoepelende omgevingsvergunning gebruikt. In paragraaf 3.2 worden de verschillende zaaktypen beschreven die de OLO koppeling ondersteund. De startdatum wordt gevuld op basis van de gegevens uit het OLObericht en is de datum waarop de aanvraag is verstuurd. Wordt automatisch gevuld met de waarde omgevingsloket 6

7 Aanvrager Gemachtigde adres van aanvrager Telefoonnummer van aanvrager Locatie Toelichting De gegevens van de aanvrager worden gerelateerd aan de juiste adresregistratie wanneer de aanvrager een persoon is, die voorkomt in het adresboek van Decos. Via het BSN wordt deze relatie automatisch gelegd. Wanneer de aanvrager een bedrijf is worden deze gegevens gerelateerd aan het vestigingsnummer van het bedrijf in het adresboek. De gegevens van de eventuele gemachtigde worden gerelateerd aan de juiste adresregistratie wanneer de gemachtigde een persoon is, die voorkomt in het adresboek van Decos. Via het BSN wordt deze relatie automatisch gelegd. Wanneer de gemachtigde een bedrijf is worden deze gegevens gerelateerd aan het vestigingsnummer van het bedrijf in het adresboek. Dit gegeven is niet opgenomen in het adresboek van Decos en is per zaak uniek. Het adres van de aanvrager wordt bij de zaak geregistreerd. Dit gegeven is niet opgenomen in het adresboek van Decos en is per zaak uniek. Het telefoonnummer van de aanvrager wordt bij de zaak geregistreerd. De aanvraag is vaak gerelateerd aan een locatie. De locatie wordt opgeslagen in een locatieveld. Met de optionele BAG-module van Decos worden deze gegevens ook nog eens gecontroleerd en geregistreerd bij het juiste BAG-object. De toelichting die de aanvrager invult in het formulier Tabel 1 zaakgegevens van OLO-aanvraag Naast de standaard velden die hierboven zijn beschreven is het mogelijk om zelfstandig extra gegevens bij een zaak te registreren. Deze gegevens worden gestructureerd aangeboden door het omgevingsloket online en kunnen daardoor gebruikt worden in de configuratie van de zaakregistratie en zijn vrij in te stellen in JOIN Connect. Bij een zaak worden meer gegevens geregistreerd dan in tabel 1 wordt aangegeven (zoals de doorlooptijd, de status van de zaak of de behandelaar van deze zaak). Dit valt echter buiten de scope van de koppeling en wordt daarom hier niet beschreven Zaaktype Vanuit de berichten die ontvangen worden vanuit het omgevingsloket online wordt een zaak aangemaakt van een bepaald zaaktype. Deze zaaktypen dienen beschikbaar te zijn in het zaaksysteem. De berichten die vanuit het OLO ontvangen worden kennen geen zaaktype. Op basis van verschillende kenmerken van het ingevulde formulier wordt een code berekend. Wanneer deze code is geconfigureerd bij het zaaktype zal in het zaaksysteem dit zaaktype gekozen worden voor het aanmaken van de zaak. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende codes die de koppeling ondersteund: 7

8 Code voor zaaktype Regulier-OMV Uitgebreid-OMV Gebruiksmelding-OMV Milieumelding-OMV Slopen-OMV WWV VRG Toelichting Wanneer in de XML de waarde ReguliereProcedure voorkomt wordt deze code doorgegeven aan Decos. Wanneer in de XML de waarde UitgebreideProcedure voorkomt wordt deze code doorgegeven aan Decos. Wanneer het OnderdeelGebruik voorkomt in de XML dan wordt deze code doorgegeven aan Decos Wanneer het OnderdeelMilieu voorkomt in de XML dan wordt deze code doorgegeven aan Decos Wanneer het OnderdeelSlopen of OnderdeelSlopenInBeschermdStadsofDorpsgezicht of OnderdeelSlopenOgvRuimte voorkomt in de XML dan wordt deze code doorgegeven aan Decos Wanneer er een aanvraag voor watervergunning wordt ingediend dan wordt deze code doorgegeven aan Decos Wanneer een aanvraag wordt ingediend die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, dan wordt deze code doorgegeven aan Decos. Tabel 2 Codes voor zaaktypen 2.3. Documentregistratie De documenten die behoren bij een aanvraag worden automatisch gedownload vanaf de FTPserver van Omgevingsloket online. Deze worden vervolgens verwerkt tot één documentregistratie in Decos die gerelateerd wordt aan de zaak die zojuist is aangemaakt. Deze documentregistratie bevat altijd de PDF van de aanvraag en de publiceerbare PDF van de aanvraag. Daarnaast worden situatieschetsen en tekeningen en andere bijlagen gedownload en toegevoegd aan de documentregistratie. Het originele XML-bestand wordt ook toegevoegd aan de documentregistratie. 8

9 De gegevens die geregistreerd kunnen worden bij een documentregistratie staan hieronder vermeld: Gegevens van aanvraag Documentnummer Documentdatum Documenttype Externe referentie Publiceren Kanaal Onderwerp Aanvrager adres van aanvrager Telefoonnummer van aanvrager Toelichting Wordt door Decos aangemaakt, dit is het documentnummer van Decos. Datum van de aanvraagdatum Standaard ingevuld met Aanvraag Aanvraagnummer van OLO Standaard ingevuld met Ja Standaard ingevuld met omgevingsloket Vastgesteld door de macro in JOIN Zaak en Document De gegevens van de aanvrager worden gerelateerd aan de juiste adresregistratie wanneer de aanvrager een persoon is, die voorkomt in het adresboek van Decos. Via het BSN wordt deze relatie automatisch gelegd. Wanneer de aanvrager een bedrijf is worden deze gegevens gerelateerd aan het vestigingsnummer van het bedrijf in het adresboek. Dit gegeven is niet opgenomen in het adresboek van Decos en is per zaak uniek. Het adres van de aanvrager wordt dus bij de zaak geregistreerd. Dit gegeven is niet opgenomen in het adresboek van Decos en is per zaak uniek. Het telefoonnummer van de aanvrager wordt dus bij de zaak geregistreerd. Tabel 3 Documentgegevens van een OLO-aanvraag Bij een documentregistratie worden ongetwijfeld meer gegevens geregistreerd dan in tabel 2 wordt aangegeven. Doordat een document gerelateerd is aan een zaak worden bijvoorbeeld automatisch gegevens van de zaak overgenomen in de documentregistratie. Dit valt echter buiten de scope van de koppeling en wordt daarom hier niet beschreven. Per bestand wordt de omschrijving van het bestand opgenomen en wordt de originele bestandsnaam getoond. 9

10 Voor sommige complexe omgevingsvergunningen wordt een verzoek voor vooroverleg ingediend. Dit verzoek bevat weinig gegevens over de aanvraag zelf. Deze verzoeken worden opgenomen in Decos zoals is beschreven in het hoofdstuk 2 Registreren van aanvraag. De documentregistratie die wordt aangemaakt bij deze zaak bevat alleen het originele XMLbestand. Er worden verder geen documenten meegestuurd door de aanvrager van het vooronderzoek. De code die hoort bij deze aanvraag vooroverleg is Vooroverleg-VRG en kan in het zaaktype worden geconfigureerd. 10

11 Voor sommige omgevingsvergunningen of watervergunningen wordt een verzoek gedaan aan een ander bevoegd gezag om een advies uit te brengen bij een lopende aanvraag. Dit is een specifiek OLO-bericht en is vooral voor milieudiensten en veiligheidsregio s van belang. Dit verzoek voor advies bevat echter weinig gegevens over de aanvraag zelf. Deze verzoeken worden opgenomen in Decos zoals is beschreven in het hoofdstuk 2 Registreren van aanvraag. De documentregistratie die wordt aangemaakt bij deze zaak bevat echter alleen het originele XML-bestand. Er worden verder geen documenten meegestuurd door de organisatie die het advies aanvraagt. De code die hoort bij deze aanvraag voor advies is Advies en kan in het zaaktype worden geconfigureerd. Op basis van dit zaaktype wordt er automatisch een bericht verstuurd naar het omgevingsloket met de vraag om alle informatie over deze vergunningsaanvraag. Vervolgens wordt het antwoordbericht verwerkt als volledige zaak met alle documenten die daarbij horen. Let op, voor het versturen van berichten naar het omgevingsloket dient u te beschikken over een Digikoppeling. 11

12 Het is mogelijk dat een aanvrager later nog documenten toevoegt aan de initiële aanvraag. Deze gegevens worden ook via Omgevingsloket online door de aanvrager toegevoegd en vervolgens naar het bevoegd gezag gestuurd. Het bericht wordt door de koppeling verwerkt tot een nieuwe documentregistratie bij de bestaande zaak. Daarbij wordt gecontroleerd of de zaak al bestaat in Decos doormiddel van het zaaknummer OLO. Wanneer de originele zaak niet bestaat zal de toevoeging van documenten niet worden verwerkt. De gegevens die geregistreerd kunnen worden bij een documentregistratie staan hieronder vermeldt: Gegevens van aanvraag Toevoeger Adres van toevoeger Postcode van toevoeger Toelichting De gegevens van de toevoeger worden gerelateerd aan de juiste adresregistratie wanneer de toevoeger een persoon is, die voorkomt in het adresboek van Decos. Via het BSN wordt deze relatie automatisch gelegd. Wanneer de toevoeger een bedrijf is worden deze gegevens (nog) niet gerelateerd aan een registratie in een adresboek. Het adres van de toevoeger wordt hier geregistreerd, deze gegevens zijn van de toevoeger zelf, waardoor gecontroleerd kan worden of de adresgegevens die gekoppeld worden, kloppen met datgene dat de toevoeger invult. De postcode die de toevoeger invult wordt hier geplaatst. Woonplaats van toevoeger De woonplaats die de toevoeger invult wordt hier geplaatst. adres Telefoonnummer Dit gegeven kan niet worden opgenomen in de documentregistratie omdat een toevoegbericht dit veld niet bevat. Dit gegeven kan niet worden opgenomen in de documentregistratie omdat een toevoegbericht dit veld niet bevat. Tabel 4 Documentgegevens van een toevoeging aan een OLO-aanvraag Bij een documentregistratie worden ongetwijfeld meer gegevens geregistreerd dan in tabel 3 wordt aangegeven. Doordat een document gerelateerd is aan een zaak worden bijvoorbeeld automatisch gegevens van de zaak overgenomen in de documentregistratie. Dit valt echter buiten de scope van de koppeling en wordt daarom hier niet beschreven. De berichten van externe partijen die via de OLO een advies indienen bij een bestaande zaak, worden ook op deze manier verwerkt. 12

13 Vanuit het omgevingsloket online heeft de aanvrager een aantal mogelijkheden om wijzigingen door te geven rondom zijn lopende zaken. Het is mogelijk om een aanvulling in te dienen, zoals is beschreven in hoofdstuk 6. Daarnaast kan de aanvrager ook de aanvraag intrekken of verwijderen en kan de aanvrager de gemachtigde wijzigen bij een aanvraag. Deze wijzigingen worden naar Decos verstuurt via een specifiek bericht. Deze berichten worden opgeslagen in Decos als een nieuwe documentregistratie bij een bestaande zaak. Het documenttype bij deze documentregistraties is als volgt: Intrekken van de aanvraag -> documenttype Intrekken zaak ; Verwijderen van de aanvraag -> documenttype verwijderen zaak ; Op basis van deze documenttypen kan er vervolgens een notificatie aan de zaakbehandelaar gestuurd worden waarbij actie wordt verwacht van de behandelaar. Decos zal het intrekken of verwijderen van de zaak niet automatisch verwerken omdat een behandelaar altijd eerst zelf moet onderzoeken wat de consequenties van de aanvraag zijn wanneer midden in het proces de aanvraag wordt verwijderd of wordt ingetrokken Het wijzigen van een gemachtigde Vanuit het omgevingsloket online is het mogelijk om een gemachtigde aan te wijzen of te veranderen. Deze gegevens worden opgeslagen bij de zaak en verwerkt in de adresrelaties. Een aanvrager en een gemachtigde worden beiden bij de zaak geregistreerd met als adresrol de Initiator van de zaak (de aanvrager) en de gemachtigde. Zodra er een wijzigingsbericht voor de gemachtigde wordt verstuurd naar Decos, zal in Decos de reeds bestaande rol voor gemachtigde worden beëindigd en een nieuwe rol gestart. Op deze manier is het goed te zien wat de vorige gemachtigde was en welke rol nu actueel is. 13

14 Met de DigiKoppeling is het mogelijk om berichten naar het omgevingsloket te sturen. Decos ondersteund zelfstandig twee soorten berichten: Koppel Zaak aan Aanvraag Wijzig Status van de aanvraag Dit zijn twee berichten die vanuit Decos verstuurd kunnen worden. Zodra een zaak wordt aangemaakt door Decos zal er een bericht verstuurd worden richting OLO met daarin het OLOaanvraagnummer en het Decos-Zaaknummer. Op deze manier is in de beheeromgeving van OLO te zien welke zaak is geregistreerd bij welke aanvraag. Afhankelijk van de mogelijkheden met de vergunningsapplicatie is het mogelijk dat Decos statuswijzigingen verstuurd naar het omgevingsloket. Het omgevingsloket accepteert de volgende statussen: Status: In behandeling Status : Aanhouden beslissing Status : Aanvulling gevraagd Status : OLO dossier gesloten Wanneer een zaak in Decos deze status bevat zal deze wijziging ook doorgestuurd worden op het omgevingsloket. De status OLO dossier gesloten kan ook gezet worden door de status van de zaak op Afgehandeld te zetten. Decos vertaalt de generieke status Afgehandeld naar het meer specifieke OLO bericht OLO dossier gesloten. Decos ondersteunt niet de andere berichten die naar het omgevingsloket gestuurd kunnen worden. Deze berichten kan Decos wel doorsturen vanuit de vergunningsapplicatie, maar kunnen niet gestart worden vanuit Decos. Het gaat hier om de volgende berichten: AanhoudenBeslissing AanvragenAanvulling AanvragenAdvies OpvragenOrganisatieGegevens WijzigBevoegdGezag WijzigProcedure 14

15 De OLO berichten die een zaak hebben gemaakt in Decos kunnen automatisch doorgestuurd worden naar een behandelende applicatie voor vergunningen, wanneer u beschikt over deze koppeling. Decos biedt op het moment van schrijven integraties met de vergunningspakketten SBA van Stadsbeheer en OpenWave van REM automatisering en is in testfase met Key2Vergunningen van Centric en Squit XO van Roxit. Decos stuurt alle originele OLO-berichten naar het ontvangststation van de vergunningssystemen. Decos verwacht dan ook van deze applicaties dat zij een service leveren die het mogelijk maakt om StUF-LVO berichten te verwerken. Daar waar mogelijk (toegestaan in de XML van de OLO) wordt de zaakidentificatie van Decos toegevoegd in de XML om de relatie met het zaakdossier aan te geven. Wanneer u beschikt over een DigiKoppeling dan kan dit ook via Decos verlopen. Decos heeft een service beschikbaar waar de berichten voor het OLO geplaatst kunnen worden door de vergunningsapplicatie. Decos stuurt deze vervolgens door naar het OLO. Het enige bericht dat Decos zelfstandig verstuurt is het koppelen van de zaak aan de aanvraag. Voor een complete integratie met uw vergunningsapplicatie is het noodzakelijk om een StUF- Zaken koppeling te hebben met deze applicatie. Met deze koppeling worden ook zaken die niet via de OLO worden gestart uitgewisseld, worden documenten uitgewisseld en kunnen er ook zaken starten vanuit de vergunningsapplicatie. Meer informatie hierover kunt u vinden in het document Decos en StUF-Zaken voor backofficeleveranciers. 15