VZW Vlaamse Judofederatie

Transcriptie

1 VZW Vlaamse Judofederatie Maatschappelijke zetel: Warandestraat 1A 9240 Zele Handleiding ledenbestand Hoofdtrainer Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 1/14

2 Handleiding ledenbestand Hoofdtrainer Geschreven door: Sylvie De Graeve administratief coördinator Contactinformatie: Vlaamse Judofederatie vzw Warandestraat 1A 9240 Zele Telefoon : Fax : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie vzw Geschreven door : Sylvie De Graeve Laatste herziening : 22/04/2015 Door : secretariaat VJF Versie : 1.00 Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 2/14

3 Handleiding ledenbestand Hoofdtrainer Inhoudsopgave 1. Inleiding Inloggen Paswoord wijzigen Lidinformatie Adresgegevens consulteren/wijzigen/toevoegen/verwijderen Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen Graden Verrichtingen Functies Betrokkenegroepen Clubbeheer Clubinformatie Graden Toekennen graden tot en met 1 ste kyu Opvragen lijst voor mogelijke kandidaten 1 ste danexamen Uitloggen Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 3/14

4 1. Inleiding De Vlaamse Judofederatie respecteert strikt de wet op de privacy (wet van 8 december 1992) tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (staatsblad 18 maart 1993 en 3 februari 1999). Alle persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt om de ledenadministratie en doelgerichte communicatie met de leden van de Vlaamse Judofederatie vzw, Lange Akker 10 te 9240 Zele mogelijk te maken. Bij de vernieuwde ledenapplicatie heeft ieder lid de mogelijkheid zijn persoonlijke gegevens in te kijken via de ter beschikking gestelde inloggegevens. Bovendien kan ieder lid de eigen adres en communicatiegegevens verbeteren. Ieder lid is bijgevolg verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingebrachte gegevens. Als hoofdtrainer bent u verantwoordelijk voor de opvolging van de kyugraden. Indien gewenst kan u de clubsecretaris machtigen om de kyugraadswijzigingen te verwerken. U blijft echter steeds verantwoordelijk voor de juistheid van de ingebrachte gegevens m.b.t. de kyugraden. Wij wensen u alvast veel succes toe. Sylvie De Graeve administratief coördinator Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 4/14

5 2. Inloggen Via de website van de Vlaamse Judofederatie krijgt u als secretaris de mogelijkheid om in te loggen op de applicatie. U kan het ledenbestand van de VJF op een snelle manier bereiken als volgt : wanneer u ingelogd bent op de website (met vergunningnummer en paswoord) ziet u de rode verwelkomingstekst. Voorbeeld : Hallo, Jan Janssen, welkom! Achter deze boodschap verschijnt de rode tekst "Uw account". Door hierop te klikken kan u meteen toegang krijgen tot het ledenbestand van de VJF, conform uw toegangsrechten (lid, secretaris, voorzitter, hoofdtrainer, enz...) De reeds in uw bezit zijnde inloggegevens blijven gelden bij de nieuwe applicatie. Indien u uw paswoord vergeten bent, dient u te klikken op paswoord vergeten bovenaan. Vervolgens uw mailgegevens invoeren en op mailen te klikken. Uw paswoord wordt u dan via mail overgemaakt. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 5/14

6 2.1 Paswoord wijzigen Om het paswoord te wijzigingen dient u tevens ingelogd te zijn. Vervolgens klikt u op Uw account (1) > Paswoord aanpassen (2). In het daaropvolgende scherm kan u dan uw paswoord aanpassen U brengt de door u gewenste paswoordgegevens in en klikt op OK. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 6/14

7 3. Lidinformatie 3.1 Adresgegevens consulteren/wijzigen/toevoegen/verwijderen Na het inloggen komt u op uw persoonlijke fiche terecht. Deze fiche toont de voor u persoonlijk geregistreerde gegevens. Bovenaan vindt u de club waarbij u aangesloten bent alsook de geldigheidsduur van uw vergunning terug. U kan hier uw persoonlijke gegevens raadplegen. Bij wijzigingen inzake naam, geboortedatum en nationaliteit dient u bij foute vermelding het secretariaat (tim@vjf.be) te raadplegen. Indien Judocontact op ja geregistreerd staat, betekent dit dat er 3-maandelijks een tijdschrift naar uw adres wordt toegestuurd. Let wel : wanneer een Judocontact bij ons terugkeert wegens verkeerde opgave van adres wordt de toezending gedeactiveerd. U dient dan contact op te nemen met het secretariaat (tim@vjf.be) U kan zelf aangeven of u al dan niet de nieuwsbrief wenst te ontvangen. Standaard staat de toesturing geactiveerd. Indien u onze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen kan u de toezending deactiveren door in het meerkeuzemenu naast de omschrijving Nieuwsbrief nee aan te klikken. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 7/14

8 Adresgegevens kunnen gewijzigd worden door aanklik van het potlood vooraan de rechthoek die u in het item Adressen terugvindt. U tikt de gewijzigde gegevens in en klikt op het groene icoon. Indien u de ingave wenst te annuleren, klikt u op de rode pijl linksboven. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u de adresgegevens als volgt in te geven : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters). 3.2 Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen Aanklik van het groene +-icoon in het item Communicatie opent de communicatiemenu. Om een communicatie-item toe te voegen, selecteert u eerst het desbetreffende item in het keuzemenu. U voegt de gegevens in in de daartoe voorziene blanco rechthoek. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u fax, gsm of telefoongegevens op onderstaande in te geven : Telefoonnummer : of (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de eerste 3 cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers). Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. Faxnummer : idem als telefoonnummer GSM-nummer : (spatie na prefix, daarna groepatie per 2 cijfers). Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 8/14

9 U klikt op het groene icoon linksonder om de gegevens op te slaan. Communicatiegegevens kunnen verwijderd worden door eerst de soort te selecteren, de te verwijderen gegevens in te tikken in de blanco ruimte en vervolgens op het rode x-icoon rechtsboven te klikken. 3.3 Graden De door u persoonlijk behaalde graden vindt u terug onder het item graden. In deze fiche kunnen uiteraard geen wijzigingen worden aangebracht. 3.4 Verrichtingen De subrubriek verrichtingen omvat de data waarop betalingen inzake uw vergunning werden verricht. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 9/14

10 3.5 Functies De subrubriek functies vermeldt de functie die u vervult binnen uw club. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. 3.6 Betrokkenegroepen De VJF kent diverse betrokkene groepen (scheidsrechters, tijdopnemers,.). Indien u deel uitmaakt van één van deze groepen, is dit terug te vinden onder deze subrubriek. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Wij verzoeken u steeds het secretariaat te raadplegen indien u anomalieën vaststelt in de fiches die u zelf niet kunt wijzigen. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 10/14

11 4. Clubbeheer De rubriek clubbeheer omvat de subrubrieken Clubinformatie en graden. 4.1 Clubinformatie U ziet hier de club terug waarvoor u als hoofdtrainer geregistreerd staat. Indien u hoofdtrainer bent van meerdere clubs dient u via aanklik van het potlood vooraan de club te selecteren waarvoor u kyugraadswijzigingen wenst aan te brengen. De hoofdtrainer kan tot en met 1 ste kyugraadswijzigingen inbrengen. Bij ingave van een 1 ste kyugraad wordt automatisch een nieuwe vergunning afgedrukt (dit uiteraard enkel indien de desbetreffende vergunning op dat moment geldig is). Standaard staat de toegang voor de secretaris tot de kyugraadswijzigingen op neen ( N ). Indien gewenst kan u uw secretaris machtigen om kyugraadswijzigingen te verrichten. Hiervoor klikt u de N aan. Indien u er later voor zou opteren om deze machtiging opnieuw in te trekken klikt u éénmaal op de J die dan opnieuw in N wijzigt. Opgelet : Wij adviseren u steeds in onderling overleg met de secretaris te werken. Zorg ervoor dat de kyugraadswijzigingen gebeurd zijn alvorens u tot betaling overgaat. Zoniet zullen de vergunningskaarten afgedrukt worden zonder dat de wijzigingen mee worden afgedrukt. Door aanklik van het printericoon kan u een pdflijst van uw club opvragen. De officiële pdf-lijst wordt aanvaard op tornooien. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 11/14

12 4.2 Graden Toekennen graden tot en met 1 ste kyu Door aanklik op de subrubriek graden komt u in het graadswijzigingsprogramma. Elke hoofdtrainer is gemachtigd om de kyugraadswijzigingen tot en met 1 ste kyu toe te kennen. U zal zien dat u bij het keuzemenu ook de graad 1 ste Dan kan selecteren (zie hierover verdere uitleg in item 4.2.2) U dient steeds de juiste examendatum en graad in te geven. Na ingave van deze gegevens klikt u op het groene icoon U verkrijgt een overzichtslijst van de judoka s met geldige vergunning die op de opgegeven datum in aanmerking komen voor de opgegeven graad (zie reglementering VJF). Het is onmogelijk om iemand die te jong is voor een bepaalde graad een verkeerde graad toe te kennen. Door aanklik van de pijl vooraan de te wijzigen ledenfiche selecteert u de gewenste persoon. Deze wordt automatisch overgesleept naar de andere zijde van de pagina. De graad is toegekend. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 12/14

13 Mocht u zich vergist hebben, kan u de geselecteerde persoon steeds terugplaatsen door nogmaals op het icoontje vooraan de naam te klikken Opvragen lijst voor mogelijke kandidaten 1 ste danexamen Als hoofdtrainer bent u verantwoordelijk voor de aanvraag van danexamenaanvragen. Voor de aanvraag van het 1 ste danexamen dient u de datum van het behalen van de 1stekyugraad te vermelden. U kan deze opvragen door bij graad 1 ste dan te selecteren. U dient de datum van examen (die standaard op de dag van opvraging gegevens staat) niet te wijzigen. U klikt op het groene zoekicoon. U bekomt de lijst van alle 1 ste kyugraden met geldige vergunning. Per gegevenslijn kan u de vereiste gegevens raadplegen. In deze fiche zal u uiteraard niet kunnen doorklikken daar u niet gemachtigd bent om de 1 ste dangraad toe te kennen. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 13/14

14 5. Uitloggen Om uit te loggen klikt u op afmelden (zie onderstaande) : Wij wensen u alvast veel succes toe! Bij eventuele vragen kan u uiteraard steeds terecht op het VJF-secretariaat. Sylvie De Graeve administratief coördinator Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 14/14