Nota onderhoud kapitaalgoederen

Transcriptie

1 Datum PZH c Nota onderhoud kapitaalgoederen deel gebouwen Provincie Zuid-Holland

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Situatie provinciaal vastgoed Systematiek planmatig beheer en onderhoud Beheerplan gebouwen Kwaliteitsniveau gebouwen Duurzaam onderhoud gebouwen Efficiënt beheer Het meerjarig budgettair beslag Uitgangspunten bij onderhoud gebouwen... 9 DOS Pagina 2 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

3 1. Inleiding In artikel 193 van de Provinciewet en de daarop gebaseerde financiële verordening uit 2007 is in artikel 11 opgenomen dat PS éénmaal in de vier jaar een Beleidsnota onderhoud kapitaalgoederen moet vaststellen. In artikel 16 lid 2 van voornoemde verordening is bepaald dat de beleidsuitgangspunten van de nota voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau richtinggevend zijn. Daarbij worden de normkostensystematiek, het meerjarig budgettair beslag en de eventuele noodzaak voor de vorming van een onderhoudsvoorziening aangegeven. De nu voorliggende Nota Onderhoud Kapitaalgoederen deel Gebouwen geeft hieraan uitvoering. In voorliggende nota is het beleidskader opgenomen voor de inrichting van het planmatig beheer en onderhoud van de provinciale gebouwen met betrekking tot de bouwkundige en installatietechnische elementen voor de eerstvolgende vier jaar. Uitvoering van het beleidskader moet leiden tot een bestendige situatie waarin deze kapitaalgoederen worden onderhouden conform vastgestelde functionaliteit en kwaliteitsniveaus, waarbij de totale kosten worden geoptimaliseerd en de structurele middelen in de begroting kunnen worden gereserveerd. In de Strategische Huisvestingsvisie heeft de provincie Zuid-Holland op strategisch niveau bepaald hoe de provincie wil omgaan met de provinciale gebouwen. Op tactisch niveau dient het beleid in tijd en geld per gebouw te worden vormgegeven. De actualisatie van de nota heeft betrekking op de situatie van het provinciaal vastgoed anno 2015 en op het meerjarig budgettair beslag, op basis van het herijkte Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) gebouwen Als gevolg van het herijkte MJOP is de noodzaak gebleken van de vorming van een onderhoudsvoorziening Groot onderhoud aan gebouwen. Daarnaast is, in lijn met het Hooflijnenakkoord , het aspect duurzaamheid in relatie tot het beheer en onderhoud aan de provinciale gebouwen aangescherpt. Op basis van de ervaringen van de afgelopen periode behoeft de systematiek van het planmatig beheer en onderhoud geen aanpassing. Ook het kwaliteitsniveau dat de provincie nastreeft, sober en doelmatig, behoeft geen aanpassing. De systematiek van het planmatig beheer en onderhoud is verder uitgewerkt in het Beheerplan gebouwen Gezien de samenhang van beide documenten is het moment van besluitvorming over de voorliggende Nota Onderhoud Kapitaalgoederen deel gebouwen tevens gekozen als moment om het Beheerplan Gebouwen vast te stellen, waarmee het Beheerplan Gebouwen wordt geactualiseerd. In deze nota komen achtereenvolgens aan de orde: het overzicht van de provinciale gebouwen, de systematiek van het planmatig beheer en onderhoud, het meerjarig budgettair beslag en de uitgangspunten voor het beheer en onderhoud van de provinciale gebouwen. 2. Situatie provinciaal vastgoed De gebouwen van de provincie Zuid-Holland kunnen worden onderverdeeld in 2 hoofdcategorieën en 3 subcategorieën. De hoofdcategorieën geven het onderscheid aan in bedrijfsgebonden gebouwen en niet-bedrijfsgebonden gebouwen. De subcategorieën 1. en 2. betreffen gebouwen van de provincie Zuid-Holland die permanent beheerd worden op grond van DOS Pagina 3 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

4 gestelde functionele eisen en afgesproken termijnen. De gebouwen in subcategorie 3. worden tijdelijk beheerd, omdat ze op enig moment (weer) worden afgestoten. Categorie A. Bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen - permanent beheer Subcategorie 1. Kantoorgebouwen: a. provinciehuis b. regiokantoren en andere decentrale kantoorgebouwen Subcategorie 2. Gebouwen bestemd voor primair proces en openbare dienst: a. steunpunten b. bedieningscentrales c. bemande en onbemande brugwachters-/ sluiswachtershuisjes d. overig, bijv. het archeologisch depot Categorie B. Niet-bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen - tijdelijk beheer Subcategorie 3. Gebouwen die (op termijn) worden afgestoten: a. dienstwoningen b. projectwoningen en andere projectgebouwen c. voormalige steunpunten d. molens Hieronder volgt een toelichting per subcategorie. In de bijlage is een totaal overzicht opgenomen van zowel gebouwen in eigendom als gebouwen die gehuurd worden. Categorie A: bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen - permanent beheer Subcategorie 1: kantoorgebouwen a. Provinciehuis De Provincie Zuid-Holland heeft het provinciehuis - het hoofdkantoor in Den Haag - in 2008 in eigendom verkregen. Het beslaat ca m2 BVO 1 en bestaat uit een campus van 5 bouwdelen met een ondergrondse parkeergarage. E D A C B Figuur 1: Bouwdelen van het provinciehuis 1 BVO = bruto vloeroppervlakte DOS Pagina 4 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

5 Het groot onderhoud in de bouwdelen A en B is in de periode opgepakt tijdens de invoering van het flexibel kantoorconcept in deze bouwdelen. Conform de Strategische huisvestingsvisie , is in deze bouwdelen een nieuwe flexibele kantooromgeving gerealiseerd. Het groot onderhoud in de bouwdelen C en D zal gelijktijdig worden opgepakt met de modernisering van de vloerdelen C0 en C1 van de bouwdeel C. Deze modernisering is eveneens conform de Strategische Huisvestingsvisie Het bouwdeel D is, vanwege bezuinigingen 2, uitgesloten van een nieuw flexibel kantoorconcept. In het kader van de verhuurbaarheid zijn maatregelen genomen om dit bouwdeel te scheiden van de rest van het provinciehuis. Enkele etages van bouwdeel D zijn verhuurd, alsmede bouwdeel E. Het groot onderhoud in de bouwdelen D en E wordt conform MJOP opgepakt. b. en c. Regiokantoren en andere decentrale kantoorgebouwen GS hebben in september 2010 in het kader van de herbestemming vrijvallende ruimte in het provinciehuis besloten tot centralisatie van alle extern gehuisveste PZH-onderdelen naar het provinciehuis 3. Als gevolg van dit besluit zijn in 2014 het regiokantoor Leiden en de decentrale kantoorpanden Unie van Waterschappen en locatie Zoetermeer opgeheven. Het regiokantoor Dordrecht wordt per opgeheven. Het kantoor Schiedam, alwaar de Groenservice Zuid-Holland is gehuisvest is, wordt vooralsnog gehandhaafd. Alleen in Gouda is nog sprake van een decentraal kantoorgebouw. Subcategorie 2: gebouwen bestemd voor primair proces en openbare dienst a. Steunpunten De steunpunten van de provincie Zuid-Holland hebben een regionale functie en dienen als opslag voor materieel en materialen. Vanuit de steunpunten wordt gladheidbestrijding gestart, kunnen medewerkers adequaat reageren op calamiteiten in de regio en wordt toezicht gehouden op de infrastructuur. Daarbij bevorderen de steunpunten de herkenbaarheid en zichtbaarheid van de provincie in de regio. De samenwerking van de provincie Zuid-Holland met Rijkswaterstaat in de regio is de laatste jaren versterkt door medewerkers van de provincie en Rijkswaterstaat in gezamenlijke steunpunten te huisvesten. Deze samenwerking met Rijkswaterstaat zet de provincie Zuid-Holland voort en bouwt die waar mogelijk uit. Zo wordt, onder voorbehoud van besluitvorming, in 2016 een gezamenlijk steunpunt met Rijkswaterstaat en Delft gerealiseerd bij Delfgauw. Het provinciale steunpunt te Bergschenhoek kan daarna worden afgestoten. Het vaarwegensteunpunt Gnephoek te Alphen aan den Rijn moest wijken voor de nieuw te bouwen Máximabrug, het steunpunt is daarom begin 2015 verkocht aan de gemeenten Alphen aan den Rijn. De gemeente heeft gezorgd voor een tijdelijk onderkomen tot eind Er is een nieuw perceel aangekocht aan de oostkant van Alphen aan den Rijn, waarvandaan het areaal ook beter bediend kan worden. 2 PS hebben in april 2010 gekozen voor de taakstellend variant van de strategische huisvestingsvisie In deze variant is het flexibel kantoorconcept in bouwdeel D-oud komen te vervallen. Deze bezuiniging staat los van het onderhoud van het D-gebouw, dat volgens heersende NEN-normen en wetgeving plaatsvindt. 3 Besluit luidt 'Centralisatie, tenzij', hetgeen betekent dat, indien blijkt dat een deel van het provinciehuis kan worden verhuurd, zal worden bepaald welke PZH-onderdelen eventueel decentraal gehuisvest blijven. Het besluit is in november 2010 door GS aan PS ter kennisneming aangeboden DOS Pagina 5 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

6 Ten behoeve van de Groenservice Zuid-Holland is er één servicepunt in Leidschendam, waar meerdere gebouwen voor kantoor en opslag zijn ondergebracht. Overige gebouwen van de Groenservice Zuid-Holland zijn in eigendom van de natuur- en recreatieschappen. b. en c. Bedieningscentrales en brugwachters-/ en sluishuisjes De provincie Zuid-Holland beschikt over een aantal bediencentrales van waaruit bruggen en/of sluizen op afstand kunnen worden bediend. Brug- en/of sluiswachtershuisjes die, als gevolg van bediening op afstand, leeg komen te staan, worden gesloopt of verkocht (afhankelijk van de gebruiksmogelijkheden voor derden en/of ze aangewezen zijn als monument). Het merendeel van de bedieningscentrales en brugwachters-/sluiswachtershuisjes is eigendom van de provincie d. Overige gebouwen In deze categorie vallen gebouwen die de provincie Zuid-Holland beheert als openbare dienst of er ligt een wettelijke taak, zoals het archeologisch depot in Alphen a/d Rijn. Deze gebouwen huurt de provincie. Categorie B: niet-bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen tijdelijk beheer Subcategorie 3: gebouwen die (op termijn) worden afgesloten Dienstwoningen, projectwoningen, voormalige steunpunten en molens De provincie Zuid-Holland heeft deze gebouwen in beheer gekregen uit de aankoop van onroerende zaken waarvan de dienstwoningen al geruime tijd in het bezit zijn van de provincie. Na verlies van functie als dienstwoning zijn nu nog drie dienstwoningen in het bezit van de provincie, welke allen in de verkoop zijn. Op dit moment zijn tevens drie overbodig geworden steunpunten van de Dienst Beheer Infrastructuur in verkoop evenals nog twee locaties van de Muskusrattenbestrijding. Voor de aanleg van infrastructuur en natuur- en recreatie projecten zijn, in combinatie met gronden) woningen of gebouwen aangekocht, welke in antikraak zijn gegeven in afwachting van een definitieve bestemming of sloop. Een van de projectwoningen wordt gebruikt als tijdelijke projectlocatie voor een natuurproject van de provincie Zuid-Holland. Voor het overige betreft het woningen (gebouwen) aangekocht voor het project van de Rijnlandroute (aantal:21) en in de verkoop in het kader van Grond voor Grond (circa 34 woningen). De provincie heeft verder nog drie molens in eigendom. 3. Systematiek planmatig beheer en onderhoud Vanaf 2011 worden elke vier jaar de beleidskaders voor onderhoud gebouwen middels een nota kapitaalgoederen aan PS ter vaststelling worden voorgelegd. Daarbij wordt vanaf 2012 één keer per vier jaar aan GS een geactualiseerd Beheerplan gebouwen ter vaststelling voorgelegd. De beheernota behelst een nadere uitwerking van onderliggende nota. In het beheerplan komen naast de taken en verantwoordelijkheden van het beheer van de verschillende gebouwen tevens de middelen aan de orde. In het Beheerplan gebouwen wordt nader ingegaan op de benodigde structurele middelen als gevolg van het onlangs herijkte MJOP Bovengenoemde systematiek blijft gehandhaafd. DOS Pagina 6 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

7 3.1 Beheerplan gebouwen Het Beheerplan gebouwen schept voorwaarden voor de instandhouding van de provinciale gebouwen door middel van een uitgebalanceerd pakket van maatregelen, gebaseerd op te accepteren ad hoc-situaties en een preventieve aanpak. Daarnaast voorziet het in het beperken van risico s. Het Beheerplan gebouwen vormt het beleidskader waarmee het functionele beheer onderbouwd wordt. Onderhoudsbeheer ofwel het onderhoudsbeleid maakt deel uit van het Beheerplan gebouwen. In het beheerplan is een nadere invulling gegeven aan: - Kwaliteitsniveau van de gebouwen; - Duurzaam onderhoud gebouwen - Efficiënt beheer Andere beheeraspecten die in het beheerplan aan de orde komen zijn o.a.: levensduur, risico s en prioritering, categorieën gebreken, termijnplanning en budgettering 3.2 Kwaliteitsniveau gebouwen Het onderhoudsbeleid van de provincie Zuid-Holland richt zich op het, per voorziening, aangeven in welke staat of conditie die voorziening moet worden gehouden. Het kwaliteitsniveau dat de provincie nastreeft, is gericht op instandhouding van gebouwen waarbij de bouwkundige voorzieningen en technische installaties veilig en functioneel zijn. Dit kwaliteitsniveau is sober en doelmatig. De conditie wordt vastgesteld volgens een methode conform NEN 2767 en de ondergrens van het kwaliteitsniveau wordt bepaald door wet- en regelgeving zoals: woningwet, bouwbesluit, brandveiligheidseisen en arbobesluit. Voor de komende vier jaar staan de volgende kwaliteitsaspecten centraal: 1. Functionaliteit: een acceptabel aantal storingen die de functievervulling van bouwkundige en installatietechnische elementen niet in gevaar brengen. 2. Veiligheid: voldoen aan wet- en regelgeving m.b.t. arbo, brandveiligheid, legionella e.d. 3. Representatie: in lijn met de Strategische Huisvestingsvisie : komt de uitstraling van de gebouwen overeen met de maatschappelijke positie en de identiteit van de provincie. 3.3 Duurzaam onderhoud gebouwen De provincie volgt in het kader van beheer en onderhoud gebouwen de duurzaamheidscriteria die door het expertisecentrum PIANOo 5. (in opdracht van VROM) zijn opgesteld. Deze criteria past de provincie toe in het kader van 100% duurzaam inkopen. De criteria voor duurzaam beheer en onderhoud hebben betrekking op milieuaspecten zoals het kiezen bij vervanging voor duurzame materialen. Ook hebben ze betrekking op de energetische prestatie en de kwaliteit van het binnenmilieu die worden bepaald door het samenspel van installaties en isolatie. De criteria richten zich eveneens op prestatiegericht onderhoud waarbij het doel is te komen tot het uitstellen van vervanging door reparatie, in combinatie met het verlengen van de onderhoudscycli zodat op materialen, afval en transport wordt bespaard. Hierbij komen ook aspecten van circulaire economie aan de orde. 4 De uitstraling van de provinciale gebouwen (interieur en exterieur) is zakelijk, sober, doeltreffend, professioneel met een eenduidige atmosfeer. 5 DOS Pagina 7 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

8 In het kader van verduurzaming wordt, waar mogelijk gebruik gemaakt van innovatieve materialen en constructies die ook kunnen bijdragen aan gebruikscomfort (klimaat, verlichting etc.) en kostenbewustzijn. 3.4 Efficiënt beheer Het beheer wordt uitgevoerd op basis van een structurele, gebouwgewijze en integrale aanpak. In het kader van het voeren van gezamenlijk beleid binnen de provincie Zuid-Holland ten aanzien van het vastgoedmanagement, is in 2012 gestart met een gefaseerde centralisatie van de regiefunctie voor gebouwbeheer binnen de provinciale organisatie. Centralisatie van de regiefunctie leidt tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, inkoopvoordeel en daarmee samenhangende daling van de onderhoudskosten. In de eerste fase is overheveling van de regiefunctie gerealiseerd voor het beheer (een deel van) de steunpunten ten behoeve van het beheer van de provinciale infrastructuur. De komende jaren zal de tweede fase worden gerealiseerd voor de overige gebouwen. Mede met het oog op een efficiënt beheer zijn de huidige onderhoudscontracten geactualiseerd en gereduceerd tot 11 contracten. 4. Het meerjarig budgettair beslag Het budgettaire beslag wordt in hoofdzaak bepaald door de kwaliteit van het te plegen onderhoud. Het adequate onderhoudsniveau voor de gebouwen wordt via de nota Beheerplan gebouwen vastgesteld door GS. De onderhoudsplannen worden in hetzelfde beheerplan op basis van het gekozen kwaliteitsniveau en het MJOP financieel vertaald, waardoor de behoefte aan dekkingsmiddelen in een meerjarig perspectief inzichtelijk wordt gemaakt. In het MJOP is een verdere aanscherping gemaakt in het onderscheid tussen levensduur verlengend onderhoud en regulier (groot) onderhoud. Levensduurverlengend onderhoud, zoals duurzame waardevermeerdering of kwalitatieve verbetering, dient ten laste te worden gebracht van de investeringen. Niet levensduur verlengend onderhoud, zoals regulier en dagelijks onderhoud, dient rechtstreeks ten laste te worden gebracht van de exploitatie. Als gevolg hiervan heeft een verschuiving plaatsgevonden van kapitaallasten naar exploitatielasten. Om fluctuaties in de exploitatie-uitgaven voor groot onderhoud op te vangen is vorming van een voorziening Groot onderhoud aan gebouwen noodzakelijk gebleken. Dit is bij vaststelling van de begroting 2016 door PS doorgevoerd. Als gevolg van het Hooflijnenakkoord wordt in de komende collegeperiode geen compensatie voor prijsontwikkeling gegeven en zal het budget blijven staan op prijspeil In de onderstaande tabellen zijn de investerings- en exploitatiebedragen opgenomen, conform de Begroting DOS Pagina 8 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

9 Meerjarig lastenbudget onderhoud provinciale gebouwen: investeringen (bedragen x 1.000) Investeringen gebouwen project SHV programma Investeringen onderhoud gebouwen MJOP programma Totaal Meerjarig lastenbudget onderhoud provinciale gebouwen: exploitatie (bedragen x 1.000) Exploitatie regulier onderhoud gebouwen MJOP / Voorziening Groot onderhoud aan gebouwen programma Exploitatie regulier onderhoud gebouwen programma Exploitatie regulier onderhoud gebouwen programma Totaal Uitgangspunten bij onderhoud gebouwen De uitgangspunten met betrekking tot onderhoud van de gebouwen dienen een transparant en betrouwbaar kader te scheppen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Voorop staat dat de onderhoudsmaatregelen voor alle provinciale gebouwen eenduidig zijn en zich richten op het afgesproken kwaliteitsniveau. Daarbij dient de systematiek eenvoudig en inzichtelijk te zijn, gebaseerd op objectieve grondslagen. Hieronder wordt ingegaan op de uitgangspunten die het kader vormen voor het nader uit te werken 'Beheerplan gebouwen'. Uitgangspunt 1: Kwaliteitsniveau gebouwen Het kwaliteitsniveau van de provinciale gebouwen is sober en doelmatig en voldoet aan de NEN 2767 waarbij de ondergrens van het kwaliteitsniveau wordt bepaald door wet-/ en regelgeving. Voor de komende 4 jaar staan de volgende kwaliteitsaspecten centraal: functionaliteit, veiligheid en representatie. Uitgangspunt 2: Duurzaamheid Het planmatig beheer en onderhoud voldoet voor wat betreft de nationale en Europese aanbestedingen aan de criteria van het expertisecentrum PIANOo (in opdracht van de rijksoverheid) ten aanzien van 100% duurzaam inkopen. Tevens worden genoemde duurzaamheidscriteria meegenomen in de uitvoering van het beheer en onderhoud. Bij de inkoop van materiaal wordt, waar mogelijke gebruik gemaakt van circulaire economie en van innovatieve materialen en constructies die kunnen bijdragen aan gebruikscomfort en kostenbewustzijn. 6 Dit bedrag is bestemd voor de gebouwen waarvan de regiefunctie is gecentraliseerd. De gebouwen zijn steunpunten t.b.v. het beheer van de provinciale infrastructuur. DOS Pagina 9 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

10 Uitgangspunt 3: actualisatie Beheerplan gebouwen Het Beheerplan gebouwen wordt eens in de vier jaar vastgesteld GS. De volgende actualisatie van het beheerplan zal, na vaststelling van de Nota Kapitaalgoederen door PS, aan GS ter vaststelling worden voorgelegd. DOS Pagina 10 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen

11 Bijlage In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van zowel gebouwen in eigendom van de provincie Zuid-Holland als gebouwen die gehuurd worden (stand per 1 oktober 2015). Soort Omschrijving Eigendom/huur Categorie A : Bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen permanent beheer Subcategorie 1 a. provinciehuis b. regiokantoren c. decentrale kantoorgebouwen Kantoorgebouwen a. hoofdkantoor provincie Zuid-Holland b. regiokantoor Dordrecht b. regiokantoor Schiedam (GZH) c. locatie Gouda (TSO 7 ) - huur - huur - huur Subcategorie 2 a. steunpunten b. bedieningscentrales c. brugwachters-/sluiswachtershuisjes d. overig Gebouwen bestemd voor primair proces en openbare dienst a. 15 DBI-steunpunten a. 1 servicepunt GZH 8 b. 6 bedieningscentrales c. 27 brugwachters-/sluiswachtershuisjes d. locatie Moerkapelle d. archeologisch depot en provinciaal archeologisch centrum - 11 eigendom - 21 eigendom - huur Categorie B Subcategorie 3 a. dienstwoningen b. projectwoningen en -/gebouwen c. voormalige steunpunten d. molens Niet bedrijfsvoeringsgebonden gebouwen tijdelijk beheer Gebouwen die (op termijn) worden afgestoten a. 3 dienstwoningen b. 2 Groen voor Groen en Rijnlandroute c. 3 voormalige steunpunten DBI 9 c. 2 voormalige steunpunten MRB 10 d. 3 molens 7 TSO = Technisch Specialistisch Onderhoud, onderdeel van DBI 8 GZH = Groenservice Zuid-Holland 9 DBI = Dienst Beheer Infrastructuur 10 MRB = Muskusrattenbestrijding DOS Pagina 11 van 11 Nota Onderhoud Kapitaalgoederen