VEILIGE EN COMPLIANT DOCUMENTEN ZIJN ALLES VOOR MIJ

Transcriptie

1 VEILIGE EN COMPLIANT DOCUMENTEN ZIJN ALLES VOOR MIJ EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN

2 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 2 DE EENVOUDIGE STAP NAAR MEER EFFICIËNTIE Advocatenbureaus printen tot wel 60 procent meer dan even grote bedrijven uit andere sectoren. Uit ander onderzoek blijkt dat bijna 97 procent van de advocatenbureaus werkt met papieren dossiers. Kortom, bij u staan documenten centraal. Advocaten en rechtbanken redigeren hun documenten grotendeels op de traditionele manier, niet in de laatste plaats om veiligheidsredenen en naleving van de wet. Voor u is het dan ook van het allergrootste belang dat u de integriteit kunt bewaren van alle informatie die u krijgt en dat u kunt voorkomen dat informatie in de verkeerde handen valt. Andere aandachtspunten voor u zijn de naleving van regels, de normen en waarden van uw beroep en instaan voor een goede sturing van uw activiteiten. Advocaten en rechtbanken staan onder grote druk. Voor iedereen in de juridische sector is het uitermate belangrijk dat documenten efficiënt worden beheerd en dat de communicatie met andere partijen correct verloopt. Een verhoging van de efficiëntie van documentworkflows volgens de hoogst mogelijke beveiligingsnormen en met perfecte naleving van alle voorschriften, is tegenwoordig een bedrijfskritische aangelegenheid. Nieuwe procedures voor certificering en standaards in de communicatie met rechtbanken en andere partijen hebben een grote impact op uw werkzaamheden. Bij Konica Minolta zijn we van mening dat nieuwe manieren van werken uw organisatie toekomstbestendig kunnen maken en u meer tijd geven om te doen waar u het beste in bent: het verschaffen van het best mogelijke juridisch advies en het winnen van zo veel mogelijk zaken. Uw documenten en behoeften Beveiliging van de informatie en documenten die uw cliënten u toevertrouwen Naleving van regels, normen en waarden van uw beroep en instaan voor een goede sturing van uw activiteiten Productieve inzet van uw middelen Efficiëntie in uw documentworkflows om de kosten te drukken en de inkomsten te verhogen, bijvoorbeeld door een betere facturering aan uw cliënten Hoe nieuwe manieren van werken kunnen helpen Konica Minolta heeft alle kennis en ervaring in huis op het gebied van kantoormachines, systemen voor documentbeheer en IT-diensten om nieuwe manieren van werken in te voeren die uw behoeften beter ondersteunen, uw documentbeheer verbeteren en uw workflows efficiënter maken. Denk hierbij aan de volgende innovaties: Mobiel printen, scannen en archiveren: Onze mobiele documentoplossingen maken het mogelijk om veilig en betrouwbaar te printen, te scannen en te archiveren in en vanuit de cloud. Dit betekent dat u vanaf een mobiel systeem veilig en eenvoudig kunt printen via Wi-Fi. U, uw collega's en uw medewerkers kunnen op het werk een tablet gebruiken zonder het IT-netwerk te belasten of de veiligheid van gegevens in gevaar te brengen. Voorspeld wordt dat in procent van alle organisaties operationele applicaties zal ondersteunen via mobiele systemen. Betrouwbaar authenticatiebeheer: Onze oplossingen regelen de openbaarmaking van gegevens en de toewijzing van gebruikersrechten, wat erg belangrijk is om privacygevoelige informatie te beschermen. Digitalisering van geprinte documenten: Wanneer papieren documenten eenvoudig, betrouwbaar en veilig kunnen worden geconverteerd in digitale bestanden, kunnen uw juridische stukken sneller, efficiënter en eenvoudiger worden verwerkt, gearchiveerd en weer opgevraagd.

3 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 3 De voordelen voor u De oplossingen die wij u bieden en die het mogelijk maken uw documentworkflows te automatiseren, hebben een aantal belangrijke voordelen. Hoe advocatenbureaus profiteren van geautomatiseerde processen blijkt uit de bevindingen van het toonaangevende marktonderzoeksbureau Infotrends: Sneller opstellen van contracten (52,3%) Efficiëntere communicatie met cliënten (47,7%) Sneller terugvinden van informatie (43,2%) Efficiëntere communicatie tussen advocatenbureaus (34,1%) Betere naleving van regels (31,8%) Efficiëntere communicatie met de rechtbank (31,8%) Verbeterde privacy en integriteit van informatie (27,3%) Konica Minolta een deskundige en betrouwbare partner in juridische zaken Konica Minolta Business Solutions heeft jarenlange ervaring in de juridische sector en biedt een complete verzameling oplossingen voor documentbeheer: Beveiliging van gegevens, integriteit van informatie, privacy en herstel bij calamiteiten Naleving van regels en voorschriften Verhoging van productiviteit en kwaliteit Verlaging van de kosten van documentworkflows en verhoging van de kostentransparantie Compatibiliteit met IT-systemen Aangezien elke organisatie anders is, zijn wij gespecialiseerd in het aanbieden van documentbeheeroplossingen op maat. De advocatenbureaus waarvoor wij werken, stellen onze juridische kennis, onze innovatieve en grondige aanpak en onze geavanceerde technologie bijzonder op prijs. Zo heeft Konica Minolta in 2013 voor het derde opeenvolgende jaar de prestigieuze Line of the Year Award van Buyers Lab Inc. (BLI) in de wacht gesleept voor onze A3-multifunctionals.

4 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 4 SNELLER OPSLAAN EN ARCHIVEREN VAN BESTANDEN De opslag en archivering van bestanden van cliënten kost ruimte en maakt van het terugvinden van informatie een weinig efficiënt en tijdrovend proces. Door de toenemende concurrentie zijn advocatenbureaus gedwongen om hun processen slimmer te structureren en technologische innovaties toe te passen. Personeel en middelen moeten zo efficiënt en doelmatig mogelijk worden ingezet. Konica Minolta kan u softwareoplossingen aanbieden die het vastleggen, beheren en doorzoeken van alle mogelijke soorten informatie eenvoudig maken. Doeltreffende oplossing Een medewerker kan een document dat op een specifieke cliënt of zaak betrekking heeft scannen of converteren in aanpasbare en doorzoekbare PDF-bestanden voor opslag in een digitaal archief. Afhankelijk van het soort document kan de medewerker een gepersonaliseerde workflow definiëren, inclusief scanbestemming, het gewenste conversieformaat en instructies voor het doorsturen. Deze workflow kan vervolgens met een druk op de knop op het bedieningspaneel van de Konica Minolta-multifunctional worden gestart. Documenten kunnen automatisch worden geïndexeerd en worden opgeslagen op een bepaalde locatie in een digitaal archief, bijvoorbeeld een map op de desktop, een Windows -netwerkmap of een documentbeheersysteem als Microsoft SharePoint. Als een medewerker bepaalde informatie nodig heeft, hoeft de (daartoe bevoegde) medewerker alleen maar een zoekopdracht te geven om de inhoud van de gescande of geconverteerde documenten te doorzoeken. Archiefkasten doorspitten hoeft niet meer. Duidelijke voordelen Betere beveiliging: Documentbeheer op basis van onderwerp Documenten altijd beschikbaar voor zoekopdrachten, rapporten en administratie Automatisch scannen en verwerken van documenten en notulen Snelle beschikbaarheid van alle informatie over een zaak dankzij de zoekfunctie Herstel bij calamiteiten Duidelijk omschreven rolgebaseerde regels voor datatoegang Hogere efficiëntie: Kortere cyclus om papier om te zetten in digitaal Minder kwijtgeraakte of verkeerd gearchiveerde gegevens, werkbladen en bestanden Sneller zoeken in informatie Uitgebreide audittrails Tijdbesparing bij het voorbereiden van besprekingen, communicatie en het redigeren van stukken Minder kantoorruimte nodig, dus besparing Klanten van Konica Minolta geven aan zo'n vier à vijf uur per week te besparen met een efficiëntere manier om documenten te scannen, op te slaan en te archiveren.

5 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 5 VERWERKEN BEZORGEN VASTLEGGEN Verwerken Desktop/ basismap Windows- of Novell-netwerkmappen Converteren in PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Scanvoorbeeld Fax Handmatige of automatische indexering van documenten Uitgebreide scaninstellingen, zoals blanco pagina's verwijderen Automatische naamgeving van bestanden Verbetering van afbeeldingen OCR van volledige tekst, OCR van zones Herkenning van barcodes Mappen voor cliënt/zaak Microsoft SharePoint Open Text-faxserver Juridische software Weergeven Samenvoegen Samenstellen Annoteren Beveiligen Digitaal ondertekenen Bates-nummering Kostendekking Automatische splitsing van gescande stapels Een applicatie koppelt de Konica Minolta-bizhub aan de juridische software van de organisatie en maakt het op deze manier mogelijk om informatie op papier meteen vast te leggen, te distribueren en te beheren. Documenten kunnen veilig en naadloos worden gescand met een simpele druk op de knop.

6 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 6 CONSOLIDATIE VAN INKOMENDE DOCUMENTEN IN VERSCHILLENDE FORMATEN De bestanden van of voor de verschillende cliënten kunnen overal vandaan komen en hebben vaak de meest uiteenlopende formaten (papier, Microsoft Office, PDF enzovoort). Het converteren, bij elkaar brengen en printen van al die informatie kost vaak erg veel tijd en gebeurt bij veel advocatenbureaus niet erg efficiënt. Daarom biedt Konica Minolta u slimme oplossingen waarmee u middelen vrijmaakt voor andere taken. Doeltreffende oplossing Na installatie van een documentbeheeroplossing van Konica Minolta hoeft een medewerker de benodigde documenten op papier of elektronische bestanden alleen maar om te zetten in PDF en al die resulterende PDF's, zo nodig, te combineren in één professioneel uitziend PDF-bestand. Dat combineren is gewoon een kwestie van verslepen. Dat ene PDF-bestand kan dan bijvoorbeeld per worden verzonden naar de rechtbank, wat een enorme snelheidswinst kan opleveren. INVOER CLIENT-PC UITVOER Printen PDF Word Excel PPT TIFF, JPEG Desktopbeheer Zoeken Virtuele portfolio's Handmatig verslepen voor distributie Opslaan SharePoint ERP-systeem FTP Netwerk PDF-beheer/-verwerking PDF's bewerken PDF's samenvoegen/splitsen Pagina's extraheren Verzenden Een applicatie helpt u bij het maken, organiseren, combineren, doorzoeken en converteren van PDF- en andere bestanden.

7 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 7 Duidelijke voordelen Betere beveiliging: Uniforme beschikbaarheid van gegevens voor pleidooien, bewijsvoering of dataexport Automatisch scannen en verwerken van documenten Minimaal risico van werken aan een oude versie van een document Documentbeheer op basis van onderwerp Duidelijk omschreven rolgebaseerde regels voor datatoegang Hogere efficiëntie: Minder tijd nodig voor het converteren, bij elkaar brengen en printen van stukken Minder kwijtgeraakte of verkeerd gearchiveerde gegevens, werkbladen en bestanden Minder tijd nodig om gegevens te zoeken en informatie terug te vinden Snellere bezorging van stukken aan de rechtbank Uitgebreide audittrails Consistentie in documenten Onderzoek heeft aangetoond dat een juridisch medewerker maar liefst vier minuten per uur kan besparen als informatie terug te vinden is in een efficiënt documentbeheersysteem. Over een heel jaar gerekend is dat een behoorlijke tijdwinst.

8 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 8 DOCUMENTEN DELEN IN EEN BESTAND PER ZAAK OF CLIËNT Wanneer u met verschillende collega's werkt aan dezelfde zaak of hetzelfde dossier, moet u documenten kunnen delen op papier of in elektronische vorm. Er is echter altijd het risico dat documenten verkeerd worden opgeborgen of dat er tijd verloren gaat door per ongeluk aan een oude versie van een tekst te werken, wat ten koste gaat van de productiviteit en dienstverlening. Ook hiervoor heeft Konica Minolta uitstekende oplossingen om het delen van documenten efficiënt en veilig te laten verlopen. Doeltreffende oplossing Een daartoe bevoegde medewerker kan inkomende documenten scannen, omzetten in doorzoekbare PDF-bestanden en opslaan in een digitaal archief, rechtstreeks vanaf het bedieningspaneel van een Konica Minolta-multifunctional. Met een zoekopdracht (tekst of een bepaald alfanumeriek patroon) kunnen documenten binnen enkele seconden worden teruggevonden. Aangezien van bestanden ook een back-up wordt gemaakt, bestaat er geen gevaar dat bestanden kwijtraken. Ook is het heel eenvoudig om een Bates-stempel te maken met volgnummers of een datum/tijd voor PDF-bestanden. Hiermee garandeert u de echtheid en zorgt u ervoor dat iedereen die aan een bepaald dossier of bestand werkt, ook echt dezelfde documenten gebruikt. Duidelijke voordelen Duidelijke voordelen Betere beveiliging: Documentbeheer op basis van onderwerp Uniforme beschikbaarheid van gegevens voor verder gebruik Herstel bij calamiteiten Duidelijk omschreven rolgebaseerde regels voor datatoegang Hogere efficiëntie: Minder tijd nodig om documenten terug te vinden Minder risico van werken aan een oude versie van een document Kleinere kans dat documenten kwijtraken of verkeerd worden gearchiveerd Wanneer u na installatie van een geavanceerd documentbeheersysteem informatie uit verschillende documenten nodig hebt voor een specifieke zaak, kunt u die informatie eenvoudig terugvinden en combineren. Zo kunt u maar liefst vier uur per week besparen.

9 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 9 Duidelijke voordelen REDACTIE EN VERWERKING VAN DOCUMENTEN Documenten die allemaal verschillende formaten hebben papier, Microsoft Office, PDF enzovoort kunnen de samenwerking moeilijk en onveilig maken. Konica Minolta heeft documentbeheeroplossingen waarmee u de communicatie en samenwerking vlot en efficiënt kunt laten verlopen. Doeltreffende oplossing Advocaten, notarissen en andere mensen in de juridische sector kunnen zo'n documentbeheersysteem gebruiken om notities, opmerkingen, stempels of watermerken toe te voegen aan hun documenten, om teksten te redigeren of om belangrijke informatie te markeren. Al die opmerkingen kunnen worden weergegeven, georganiseerd, geprioriteerd en bijgewerkt in een handig commentaarpaneel. Met wachtwoorden en digitale handtekeningen zorgt u ervoor dat vertrouwelijke informatie goed afgeschermd blijft, ook wanneer documenten worden gedeeld. En omdat documenten digitaal kunnen worden gedeeld, kunnen advocatenbureaus besparen op koeriers. Die zijn immers niet meer nodig om de stukken snel op de juiste bestemming te krijgen. Betere beveiliging: Uniforme beschikbaarheid van gegevens voor pleidooien, bewijsvoering en dataexport Automatisch scannen en verwerken van documenten Geen risico van werken aan een oude versie van een document Documentbeheer op basis van onderwerp Duidelijk omschreven rolgebaseerde regels voor datatoegang Hogere efficiëntie: Geautomatiseerde workflows voor de verwerking van documenten Minder tijd nodig voor het converteren, bij elkaar brengen en printen van stukken Sneller redigeren van nieuwe documenten Minder kwijtgeraakte of verkeerd gearchiveerde gegevens, werkbladen en bestanden Minder tijd nodig om gegevens te zoeken en informatie terug te vinden Snellere bezorging van stukken aan de rechtbank Uitgebreide audittrails Uit onderzoek van Thompson Reuters is gebleken dat advocaten gemiddeld een uur per pagina nodig hebben om een juridisch document op te stellen. Het schrijven op zich wordt regelmatig onderbroken door allerlei andere taken. Klanten van Konica Minolta geven aan dat hun advocaten een tijdwinst van maar liefst 25% boeken op het opstellen van documenten, dankzij de efficiënte zoekfuncties en redactieprocessen waarop ze kunnen terugvallen.

10 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 10 OPLOSSINGEN VOOR HET BIJHOUDEN EN TERUGVINDEN VAN INFO Juridische zaken zijn zowel data- als arbeidsintensief. Bij Konica Minolta kunnen wij u helpen bij het in kaart brengen en optimaliseren van uw documentstromen, zodat u meer tijd en middelen kunt stoppen in het verlenen van juridisch advies. Meer tijd voor uw cliënten Wij voelen ons thuis in alle soorten informatiestromen. Wij kunnen u bijstaan met geavanceerde technologie, intelligente software en oplossingen op maat om uw documenten beter te ontsluiten, de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen. Hoe? Onder meer door informatie op papier te digitaliseren en documenten beter te beveiligen. Efficiënte en veilige documentprocessen Konica Minolta gelooft in blijvende samenwerking. De flexibele contracten die wij aanbieden hebben een uitstekende prijs-prestatieverhouding, en onze aftersales is ongeëvenaard. Na installatie van onze hard- en software brengen wij een koppeling met uw bestaande juridische software tot stand en krijgen uw medewerkers een opleiding. Zo leert iedereen hoe hij of zij onze multifunctionals efficiënt en veilig kan gebruiken. Ons omvangrijke netwerk van vertegenwoordigers en monteurs staat garant voor een uitstekende aftersales en zorgt voor een maximale uptime van uw multifunctionals. Uitstekende dienstverlening Wij geloven in een blijvende samenwerking waarbij we alle bottlenecks en verbeterpunten in uw organisatie opsporen, vastleggen en evalueren. De informatie die we verzamelen gebruiken we vervolgens om, met bestaande en nieuwe technologie, uw document- en procesgerelateerde uitgaven te verlagen, uw systemen snel te laten renderen en de beveiliging, productiviteit en effectiviteit van uw hele organisatie te verbeteren. Bij Konica Minolta noemen we dit Optimized Print Services (OPS). OPS verschaft u meer inzicht in uw documentinfrastructuur, gegevensbeveiliging, uitgaven en milieu-impact zowel qua huidige als toekomstige scenario's. Wij zorgen ervoor dat alle bij dit proces betrokken afdelingen potentiële besparingen kunnen aanduiden en investeringen kunnen substantiëren. Op deze manier garanderen wij een oplossing die naadloos aansluit op uw behoeften en die u in staat stelt om de nodige interne steun te creëren. De voordelen voor uw organisatie Alles van dezelfde leverancier één aanspreekpunt Beheer met minimale inspanningen, minimale risico's en een minimum aan hinder voor uw dagelijkse activiteiten Lagere kosten, bijvoorbeeld door de intelligente routering van printopdrachten naar de meest geschikte printer Probleemloze documentprocessen Eenvoudige administratie Snelle en intuïtieve toegang tot de benodigde documenten Veilig printen, kopiëren en scannen van documenten Veilige automatisering van het verzenden van gegevens Controle of de verwerking van documenten correct verloopt Stapsgewijze implementatie van wijzigingen Toekomstbestendige investering Kunt u zonder OPS? OPS combineert advies, hardware- en softwareimplementatie en gebruik, en ontwikkelt verbeter strategieën op basis van nauwkeurige feiten en getallen, gericht op het garanderen van een kostenverlaging en probleemloze processen.

11 EEN BETERE WORKFLOW VOOR JURIDISCHE ZAKEN 11 BEDRIJFSKRITISCHE VERANTWOORDELIJKHEDEN Een verantwoordelijke benadering van gegevensbeveiliging Multifunctionals van Konica Minolta voldoen aan de strengste vereisten op het gebied van gegevensbeveiliging, zoals ISO 15408/EAL3, en zorgen ervoor dat alleen bevoegden toegang hebben. Gegevensbeveiliging omvat: Toegangscontrole door middel van pincode of wachtwoord, zodat vertrouwelijke informatie veilig kan worden geprint Bijwerken van logbestanden voor registratie van gebruikers en de gebruiksfrequentie Beveiliging van RAM-geheugen en harde schijf, waarbij gegevens bij nieuwe invoer automatisch worden overschreven en worden verwijderd als het systeem wordt uitgeschakeld Veilig Follow-Me-printen met registratie, identificatie en toegangscontrole, zodat gebruikers de juiste documenten kunnen printen op alle beschikbare multifunctionals Scannen met encryptie, waarbij de gebruiker vóór het scannen een wachtwoord moet invoeren voordat hij of zij verdere toegang tot het document krijgt Kopieerbeveiliging met watermerken zodat ongeoorloofde kopieën onmiddellijk herkenbaar zijn Netwerkbeveiliging, inclusief poortbeveiliging, SSL-instellingen en gegevensoverdracht met encryptie Betrouwbaar authenticatiebeheer om de openbaarmaking van gegevens en de toewijzing van gebruikersrechten te kunnen regelen Bovendien heeft Konica Minolta een unieke dienstverlening ontwikkeld om de beveiliging van zijn multifunctionals te waarborgen. Hiervoor worden bij de installatie diverse hardware-instellingen geconfigureerd om elektronische informatie (zowel losse gegevens als documenten) te beschermen. Een verantwoordelijke benadering van het milieu Konica Minolta draagt zorg voor het milieu door duurzame strategieën en milieuvriendelijke werkwijzen te promoten gedurende de volledige levenscyclus van zijn producten. Wij stellen alles in het werk om vervuiling tegen te gaan, de CO 2 -uitstoot te verminderen en aandacht te vragen voor recycling. Wij geven steun aan maatregelen die de biodiversiteit stimuleren. Dit alles helpt om de CO 2 -voetafdruk van uw multifunctionals te verkleinen: Lagere energienota: energiezuinige systemen dankzij bijvoorbeeld de LED-scanner en de dynamische ecotimer (die automatisch uw gebruikspatronen aanleert en de verschillende slaapstanden daarop afstemt) Minder papierverspilling: functies als het automatisch onderdrukken van blanco afdrukken, standaard dubbelzijdig printen, Follow-Me-printen en weergave van documentvoorbeelden leiden tot minder papierverspilling Betere werkomstandigheden: stillere machines creëren een betere kantooromgeving Recycling: systemen en verbruiksmaterialen die geschikt zijn voor recycling en de mogelijkheid om hoogwaardig gerecycled papier te gebruiken Groene innovatie: het toegenomen gebruik van gerecycled kunststof en bioplastic in de systemen van Konica Minolta zorgt voor een lagere belasting van het milieu Kijk voor meer informatie over onze milieuaanpak op

12 Alle specificaties hebben betrekking op A4-papier van 80 g/m². De ondersteuning en beschikbaarheid van de genoemde specificaties en mogelijkheden kunnen variëren, afhankelijk van besturingssystemen, applicaties, netwerkprotocollen en netwerk- en systeemconfiguraties. De genoemde levensduur van de verbruiksmaterialen is gebaseerd op specifieke gebruiksomstandigheden, zoals de paginadekking bij een bepaald paginaformaat (5% dekking van een vel A4). De werkelijke levensduur van de verbruiksmaterialen hangt af van het gebruik en andere variabelen tijdens het printen, zoals paginadekking, paginagrootte, type media, achter elkaar printen of met onderbreking, omgevingstemperatuur en luchtvochtigheid. Sommige productillustraties bevatten optionele accessoires. Specificaties en accessoires zijn gebaseerd op de beschikbare informatie ten tijde van het printen van deze informatie. Wijzigingen voorbehouden. Konica Minolta garandeert niet dat de genoemde prijzen of specificaties vrij van fouten zijn. Alle merk- en productnamen kunnen een (gedeponeerd) handelsmerk zijn van de desbetreffende eigenaren. Uw Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Nederland BV Hoogoorddreef 9 Postbus CC Amsterdam 04/2014