Universitair Medisch Centrum Utrecht Celtherapie Faciliteit, afd. Medische Immunologie T.a.v. Raad van Bestuur Postbus GA Utrecht

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus LL Den Haag Universitair Medisch Centrum Utrecht Celtherapie Faciliteit, afd. Medische Immunologie T.a.v. Raad van Bestuur Postbus GA Utrecht Datum 7 juli 2014 Onderwerp Inspectierapport Geneesmiddelen En Medische Technologie Wilh. van Pruisenweg 52 Den Haag Postbus LL Den Haag T F Inlichtingen bij dhr. J. van Baare T (070) Ons kenmerk /V /JvB Bijlagen 1 Geachte heer, mevrouw, Op 15 april 2014 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg een toezichtbezoek gebracht aan de Celtherapie Faciliteit van Stichting UMC Utrecht. Doel van dit bezoek was te beoordelen of de orgaanbank voldoet aan de voorwaarden zoals die in de Wet veiligheid en kwaliteit lichaamsmateriaal (WVKL) gesteld zijn om verantwoorde producten af te leveren. Hierbij ontvangt u het concept inspectierapport met ons oordeel en de onderbouwing daarvan. De inspectie zendt dit rapport alleen aan de Raad van Bestuur en verzoekt u de medewerkers van de inhoud van de rapportage op de hoogte te stellen. Met nadruk wijs ik u op hoofdstuk 11 en 14 van het rapport waarin de bevindingen en tekortkomingen staan beschreven. Een overzicht van de geconstateerde tekortkomingen is weergegeven in paragraaf 14 van de bijgevoegde rapportage. De bevindingen zijn gerubriceerd in belangrijke en minder belangrijke. Kritische tekortkomingen zijn bij uw bedrijf niet geconstateerd. Concluderend De Celtherapie faciliteit van de apotheek voldoet aan de eisen van de WVKL met betrekking tot: stamcellen uit perifeer bloed en beenmerg voor de handelingen in ontvangst nemen na verkrijgen, bewerken, bewaren en distribueren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. stamcellen uit navelstrengbloed voor de handelingen bewerken, bewaren en distribueren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. FORM Pagina 1 van 2

2 Ons kenmerk /V /JvB Datum 7 juli 2014 cellen verkregen uit beenmerg of perifeer bloed voor bestemde donatie voor de handelingen in ontvangst nemen na verkrijgen, bewerken en bewaren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. vetweefsel en kraakbeen voor de handeling in ontvangst nemen na verkrijgen met als doel verdere verwerking tot geneesmiddel. Indien u feitelijke onjuistheden aantreft of u naar aanleiding van dit conceptrapport nog vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u hierover schriftelijk contact met mij opnemen voor 4 augustus Met uw commentaar wordt dit conceptrapport, beargumenteerd aangepast en omgezet in het definitieve inspectierapport. Indien wij geen commentaar ontvangen wordt dit rapport na het verstrijken van deze datum, automatisch omgezet in het definitieve rapport. Wij verwachten dat u de genoemde tekortkomingen adequaat zal oppakken. Dit zal bij een volgende inspectie beoordeeld worden. Ik wijs u er nogmaals op dat de inspectie in principe alle eindrapporten van (algemeen) tweede fasetoezicht en thematisch toezicht actief openbaar maakt. Ik heb het voornemen ook bijgevoegd rapport openbaar te maken via onze website De inspectie doet dit niet eerder dan drie weken na definitieve vaststelling van het rapport. Bij actieve openbaarmaking neemt de inspectie de wettelijke normen in acht, zoals gesteld in de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit betekent dat de inspectie in haar rapporten waar mogelijk geen persoonsgegevens opneemt, zoals bijvoorbeeld medische gegevens van uw patiënten of cliënten. Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website ( Graag wil ik u en uw medewerkers bedanken voor de open en constructieve wijze waarop u met de inspecteur van gedachten hebt gewisseld. Hoogachtend, Drs. J. van Baare, Sr. inspecteur Cc Verantwoordelijk Persoon FORM Pagina 2 van 2

3 > Retouradres Postbus GR Utrecht Universitair Medisch Centrum Utrecht Celtherapie Faciliteit, afd. Medische Immunologie T.a.v. Raad van Bestuur Postbus GA Utrecht Geneesmiddelen En Medische Technologie St. Jacobsstraat BS Utrecht Postbus GR Utrecht T F Datum 15 september 2014 Onderwerp Definitief Inspectierapport Geachte, Inlichtingen bij dhr. J. van Baare T (070) Ons kenmerk /V /JvB Bijlagen 1 In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport vroeg ik u uiterlijk 4 augustus 2014 contact met mij op te nemen als u in het rapport feitelijke onjuistheden aantrof of het rapport tot vragen of opmerkingen leidde. U heeft van deze gelegenheid gebruik gemaakt door enkele tekstuele aanvullingen en wijzigingen aan ons door te geven. Bij deze meld ik u dat met deze wijzigingen het concept rapport is omgezet in het definitieve rapport. Bijgaand treft u een exemplaar van dit definitieve rapport aan. In dezelfde brief heeft u kunnen lezen dat de inspectie het voornemen heeft dit rapport actief openbaar te maken via onze website Hierbij neemt de inspectie de wettelijke normen in acht, zoals gesteld in de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens. Wij publiceren het rapport niet eerder dan drie weken na verzending van deze brief. Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website ( Wij beschouwen de inspectie in het kader van de Wet veiligheid kwaliteit lichaamsmateriaal hierbij als afgesloten. Hoogachtend, Drs. J. van Baare Sr. inspecteur cc Verantwoordelijk Persoon FORM Pagina 1 van 1

4 Definitief rapport naar aanleiding van het toezichtbezoek aan de Celtherapie Faciliteit van de Stichting UMC Utrecht op 15 april 2014 te Utrecht Den Haag, 15 september 2014

5 Inspectierapport 1. Geïnspecteerde orgaanbank Celtherapie Faciliteit Afdeling Apotheek Universitair Medisch Centrum Utrecht Heidelberglaan CX Utrecht 2. Activiteiten In ontvangst nemen na verkrijgen Bewaren Bewerken Distribueren Directe toepassing op de mens Verdere verwerking tot geneesmiddel Het ontvangen van lichaamsmateriaal uit een ander EU lidstaat Het ontvangen van lichaamsmateriaal uit een niet-eu lidstaat (import) Het distribueren van lichaamsmateriaal naar een niet-eu lidstaat (export) 3. Datum van inspectie 15 april Inspecteur(s) Drs. J. van Baare Senior Inspecteur Bloed & Weefsels, Inspectie voor de gezondheidszorg, Werkgebied Geneesmiddelen, locatie Den Haag 5. Referenties De Celtherapie Faciliteit (CTF) heeft een erkenning als orgaanbank. De meest recente erkenning is door Farmatec verleend op 8 januari 2014 onder registernummer 6049 L/EO. 6. Introductie Doel van dit bezoek is te beoordelen of de orgaanbank voldoet aan de voorwaarden zoals die in de Wet veiligheid en kwaliteit lichaamsmateriaal (WVKL) gesteld zijn om verantwoorde producten af te leveren. De huidige erkenning van de CTF die door Farmatec is verstrekt is niet helemaal volledig. Alle huidige activiteiten zijn ten tijde van de inspectie doorgenomen. Afgesproken is dat de inspectie Farmatec informeert welk lichaamsmateriaal op de erkenning moet komen te staan met de bijbehorende handelingen, doelen en aanwijzingen. 7. Vorige inspectie De vorige inspectie is uitgevoerd op 18 januari 2012 door drs. J. van Baare. FORM Pagina 2 van 7

6 8. Doel en reden van de inspectie Erkenningaanvraag Thematisch toezicht (TT) Op verzoek van: Erkenningwijziging Incidententoezicht (IT) Routine Gefaseerd toezicht (GT) 9. Geïnspecteerde afdelingen / onderwerpen Kwaliteitssysteem en kwaliteitsbewaking Productveiligheid Meldingen Implementatie Plan van Aanpak 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers S.s.t.t. Hoofd CTF en Verantwoordelijk Persoon kwaliteitsfunctionaris CTF laboratorium manager CTF Hoofd Veiligheid en Kwaliteit Apotheek Hoofd Apotheek en lid van de Divisieleiding en Apotheek Raad van Bestuur, Directeur Kwaliteit en Patiëntveiligheid 11. Observaties en bevindingen Follow-up van de tekortkomingen n.a.v. de vorige inspectie Tijdens de vorige inspectie waren er drie tekortkomingen in de categorie overig geconstateerd. Deze zijn gecorrigeerd en worden in het rapport hieronder behandeld Kwaliteitssysteem Algemeen JACIE heeft de CTF in juni 2013 gevisiteerd. De CTF is in februari 2014 geheraccrediteerd. De accreditatie is geldig tot 23 februari DE CTF heeft nu alle activiteiten rond stamceltransplantatie op één certificaat staan (Clinical Facility, Stem Cell Collection en Stem Cell Processing Laboratory). De CCKL accreditatie is niet meer van toepassing op de CTF. De CTF houdt zich met veel soorten lichaamsmateriaal bezig. Een gedeelte hiervan valt onder de categorie ATMP en vallen naast de WVKL ook onder de Geneesmiddelenwet. De eerstvolgende routine GMP inspectie is gepland op 5 en 6 juni De apotheek maakt voor het elektronisch kwaliteitssysteem gebruik van BWise. Ziekenhuisbreed wordt Sharepoint gebruikt. Momenteel wordt geëvalueerd met welk elektronisch systeem in de toekomst zal worden gewerkt. De CTF zal hierop aansluiten met haar kwaliteitssysteem. Audit

7 Bewaartermijn documenten Zie onder het kopje bedrijfsbeëindiging. Risicoanalyse Bedrijfsbeëindiging Tijdens de vorige inspectie was geconstateerd dat een plan van aanpak ontbrak bij het beëindigen van activiteiten met lichaamsmateriaal. De procedure hiervoor is gemaakt en ingezien (P-CTF-100, versie 001 van 2 april 2014). Hierover één opmerking. De CTF heeft nu vastgelegd dat documenten van klinische studies na 15 jaar moeten worden vernietigd. Dit is niet conform de bepaling in het Eisenbesluit Lichaamsmateriaal Artikel 7.3 lid 2 schrijft namelijk een bewaartermijn voor van 30 jaar. De Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra heeft een richtlijn opgesteld (Kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek 2.0) waarin onder andere wordt geadviseerd over de bewaartermijn van documenten. In hoofdstuk 10 (Archivering) raadt de werkgroep aan zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande (wettelijke) bewaartermijnen. De tekortkoming (14.3.3) die tijdens de vorige inspectie is geconstateerd is hiermee gecorrigeerd. Meldingen De CTF heeft een participatieverklaring van TRIP over het meldjaar 2012 gekregen. Hiermee heeft de instelling aangetoond dat zij voldoet aan de wettelijke verplichtingen omtrent meldingen en het aanleveren van de gegevens met betrekking tot haar jaarlijkse activiteiten. De Verantwoordelijk Persoon van de CTF is door de Raad van Bestuur van het UMCU benoemd tot weefselvigilantiefunctionaris. Hierbij worden de activiteiten van met name meldingen van lichaamsmateriaal gecentraliseerd en gecoördineerd door één persoon. Het ligt in de lijn der verwachting dat organen ook zullen worden meegenomen in de portefeuille van de weefselvigilantiefunctionaris. Het ziekenhuis heeft ook een participatieverklaring van TRIP ontvangen over het jaar 2012 met betrekking tot de toegepaste of getransplanteerde weefsels en cellen. Op het overzicht staat onder andere toepassing van pezen. Het lijkt voor de hand te liggen dat er ook botweefsel wordt gebruikt, maar dit wordt niet vermeld. De weefselvigilantiefunctionaris gaat hierover contact opnemen met de verantwoordelijke afdeling binnen het ziekenhuis. Vorig jaar had de CTF één melding. Deze melding is mondeling kort toegelicht. Hierover geen opmerkingen Personeel en Organisatie Organogram Deze is ingezien. Hierover geen opmerkingen. Verantwoordelijk persoon De persoon is dezelfde als bij de vorige inspectie. FORM Pagina 4 van 7

8 Kwaliteitsfunctionaris Sinds 1 maart 2013 is een nieuwe kwaliteitsfunctionaris aangesteld en heeft enige ervaring met kwaliteitssystemen. De kwaliteitsfunctionaris heeft een externe opleiding gevolgd met betrekking tot interne audit en is nu bevoegd verklaard als interne auditor. Volgende week start een nieuwe opleiding ( kwaliteitsfunctionaris in laboratoria ). Opleiding Gebouw en Apparatuur De CTF is onderdeel van de apotheek. De planning is om in 2016 alle bewerkingen van lichaamsmateriaal (inclusief ATMP s) onder te brengen in een nieuw te bouwen cleanroom faciliteit bij de apotheek. Bij de voorbereiding van de te bouwen cleanrooms is het deelprogramma GMP van de inspectie betrokken Documentatie (Donordossiers Traceerbaarheid) Dit is geen onderdeel van de inspectie geweest, omdat dit de vorige keer op orde was In ontvangst name na verkrijgen import Bedrijf E verzorgt het op Nederlands grondgebied brengen van hematopoïetische stamcellen ten behoeve van de CTF. Tijdens de vorige inspectie was geconstateerd dat de CTF geen samenwerkingsovereenkomst heeft met bedrijf E. Dit is in 2013 geregeld. Hiermee is de tekortkoming (14.3.2) uit de vorige inspectie gecorrigeerd. Onder artikel 2.4 (donorkeuze) in de samenwerkingsovereenkomst meldt bedrijf E dat zij verantwoordelijk is dat de producten die via bedrijf E aan de CTF worden aangeboden voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Toch lijkt er nog enige onduidelijkheid te bestaan wie nu precies verantwoordelijk is voor welke controles met betrekking tot kwaliteit en veiligheid van het lichaamsmateriaal. De inspectie zal deze activiteit bij de eerstvolgende inspectie bij bedrijf E aan de orde stellen. Dit ontslaat de CTF echter niet van haar eigen verantwoordelijkheid om duidelijkheid te krijgen over elkaars verantwoordelijkheden bij het op Nederlands grondgebied brengen van lichaamsmateriaal. De CTF wil de import van lichaamsmateriaal op haar erkenning behouden. Op zich is dit mogelijk, maar dan moet de CTF over duidelijke procedures beschikken hoe de import is geregeld en hoe zij zich ervan vergewist dat buitenlandse instellingen equivalent werken aan de WVKL, het Eisenbesluit Lichaamsmateriaal 2006 en de Europese Richtlijnen 2006/86 en 2006/17. Deze procedures ontbreken nu. Op dit moment vindt het op Nederlands grondgebied brengen van lichaamsmateriaal nog altijd plaats via Europdonor en niet direct via de CTF (2006/86/EU, Bijlage I, E). De CTF heeft een overzicht overhandigd waarin duidelijk wordt aangegeven welke lichaamsmaterialen op dit moment worden gebruikt voor ieder (goedgekeurd) klinisch onderzoek. Het betreffen allen ATMP s voor acht klinische studies. Bij één studie wordt het lichaamsmateriaal binnen een en dezelfde operatie uitgenomen en weer toegepast en valt dus buiten de reikwijdte van de WVKL. De andere lichaamsmaterialen vallen wel onder de WVKL. Hiervoor heeft de CTF een erkenning.

9 Voorheen was de CTF verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen na verkrijgen van kraakbeen voor Tilburg (ATMP). Dit is niet meer van toepassing Bewerking, Materiaal en Stoffen Tijdens de vorige inspectie was geconstateerd dat gegevens voor etiketten deels worden gescand en deels handmatig worden ingevoerd. De CTF is bezig met de afdeling IT om data automatisch via software over te zetten naar andere programma s. Vanuit Access gaan de data naar GLIMS en is het nu mogelijk om deze data over te zetten in EZIS. Hierdoor is de aanvraag voor stamcellen geautomatiseerd. Het ligt in de bedoeling om de etiketten ook automatisch te gaan genereren en gebruik te gaan maken van barcodes zoals nu gebeurt bij bloedproducten. Tot die tijd wordt handmatige invoer onderworpen aan een dubbelcheck. Hiermee is de tekortkoming (14.3.1) gecorrigeerd die tijdens de vorige inspectie was geconstateerd. De CTF is in overleg met DG Sanco met betrekking tot de EU codering. Op de nieuw in te voeren Europese codering dient ook een houdbaarheidsdatum te worden ingevuld voor alle producten. Echter, in het geval van bewaarde stamcellen is dit niet altijd mogelijk. Het is niet bekend hoe lang men de stamcellen kan en moet bewaren. Vernietigen is geen optie omdat dit het enige materiaal van de patiënt is waarmee hij behandeld kan worden Opslag bewaren Distributie en verzending Automatisering Uitbesteding/Samenwerkingsovereenkomsten Voor bedrijf E zie paragraaf Verspreiding van het rapport Dit rapport is naar de orgaanbank gestuurd. In het kader van artikel 8 van de Wet openbaarheid van bestuur zal de inspectie dit rapport actief openbaar maken via de website van IGZ ( 13. Lijst van bijlage(n) Niet van toepassing. FORM Pagina 6 van 7

10 14. Lijst van tekortkomingen Kritische 1 Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige De CTF wil graag op de erkenning laten staan dat zij lichaamsmateriaal op Nederlandse bodem mag brengen. Dit geldt voor zowel vanuit de EU als van buiten de EU (importeren). De CTF beschikt niet over de juiste procedures (2006/86/EU, Bijlage I, E). Vooralsnog wordt deze activiteit uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van bedrijf E Bewaartermijn van documenten bij Klinisch Onderzoek dienen minimaal 30 jaar te worden bewaard. 15. Conclusie De Celtherapie faciliteit van de apotheek voldoet aan de eisen van de WVKL met betrekking tot: stamcellen uit perifeer bloed en beenmerg voor de handelingen in ontvangst nemen na verkrijgen, bewerken, bewaren en distribueren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. stamcellen uit navelstrengbloed voor de handelingen bewerken, bewaren en distribueren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. cellen verkregen uit beenmerg of perifeer bloed voor bestemde donatie voor de handelingen in ontvangst nemen na verkrijgen, bewerken en bewaren met als doel toepassing op de mens of verdere verwerking tot geneesmiddel. Het lichaamsmateriaal kan ontvangen worden vanuit een EU lidstaat of van daarbuiten. vetweefsel en kraakbeen voor de handeling in ontvangst nemen na verkrijgen met als doel verdere verwerking tot geneesmiddel Drs. J. van Baare Senior inspecteur voor de gezondheidszorg 1 Tekortkoming met een significant risico voor schade aan ontvanger/patiënt of levende donor. 2 Niet kritische tekortkoming met indirect risico voor de veiligheid van de donor of ontvanger grote belangrijke tekortkoming op basis van EU directive 2006/17 & 86/EC of andere relevante regelgeving. tekortkoming o.b.v. procedures voor vrijgeven of Verantwoordelijk Persoon die zijn taak niet uitvoert.-combinatie van meerdere overige tekortkomingen die opzichzelfstaand niet als belangrijk worden gedefinieerd maar samen wel belangrijk zijn. 3 Een tekortkoming welke niet geclassificeerd kan worden als kritisch of belangrijk maar wel een afwijking laat zien.