Opgeruimd staat netjes

Transcriptie

1 Opgeruimd staat netjes op weg van chaos naar ord(n)ers Bezoekadres: Bankastraat GC Dordrecht Tel Postadres: Postbus AA Dordrecht algemeen:

2 Opgeruimd staat netjes op weg van chaos naar ord(n)ers Een eenvoudig systeem van een paar ordners is een uiterst doeltreffende manier om uw boekhouding bij te houden en aan ons kantoor ter verwerking aan te bieden. Hierbij wordt uitgegaan van de filosofie dat de communicatie (en de kosten daarvan) tussen u en ons kantoor zo beperkt en zo efficiënt mogelijk dient te zijn. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bieden wij u deze overzichtelijke instructie aan. U kunt deze gebruiken als leidraad bij het bijhouden en aanleveren van uw administratie. Door het systematisch ordenen van uw administratie houdt u op een simpele manier het overzicht op de belangrijkste zaken, en heeft u meer tijd en energie over om orders te scoren; en daar gaat het u toch om? En.. het behoeft geen verder betoog dat het volgen van de in deze leidraad opgenomen beschrijving voorkomt dat de administratiekosten onnodig hoog oplopen: Dit heeft u nodig U start met: Maximaal 8 ordners Maximaal 5 alfabet-indelingen 1 Kasboek of lossen kasbladen Eventueel kunnen de ordners worden samengevoegd met een duidelijke scheiding tussen verkoop en inkoop deze ordner komt periodiek bij ons. De ordners krijgen als volgt een naam: 1. KAS 2. BANK 3. DEBITEUREN nog te ontvangen (met alfabet) 4. DEBITEUREN ontvangen (met alfabet) 5. VERKOPEN (op nummervolgorde) 6. CREDITEUREN nog te betalen (met alfabet) 7. CREDITEUREN betaald (met alfabet) 8. CORRESPONDENTIE (met alfabet) Zo werkt het systeem Kasadministratie. Van de alle zakelijke contante betalingen en ontvangsten houdt u een kasboek bij. Hieraan is helaas niet te ontkomen, wel kunt u de mutaties zoveel mogelijk beperken door bedragen zoveel mogelijk te pinnen. Periodiek ontvangen wij van u de volledige kasadministratie met bijbehorende bonnetjes ter verwerking. Verderop in deze leidraad gaan we uitgebreid in op uw contante betalingen en ontvangsten. Bank. De dagafschriften van de zakelijke bankrekeningen bergt u per rekening en op datum / afschriftnummer op in de ordner BANK. Wanneer u PIN-betalingen doet, voegt u de PIN-bon achter het dagafschrift waarop de transactie staat vermeld. Wij vragen u naast de dagafschriften van de zakelijke bank- en girorekeningen ook om de mutaties digitaal te downloaden en aan ons te en. Wij behoeven de bij- en afschrijvingen dan niet handmatig in te voeren, waardoor fouten worden voorkomen en kostbare tijd wordt uitgespaard. Het zal u duidelijk zijn dat hierdoor ook de administratiekosten niet onnodig hoog oplopen. Een beschrijving van het te downloaden formaat en de procedure vindt verderop in deze leidraad. NB. In alle gevallen geldt bij de verwerking van betalingen: geen duidelijke factuur of PIN-bon? Dan is het geen zakelijke transactie geweest en wordt deze zonder verdere discussie als privéopname aangemerkt.

3 Gebruik voor uw zakelijke activiteiten een aparte zakelijke bank- en / of girorekening. Boek maandelijks een vast bedrag over naar uw privé rekening waar u alle privé uitgaven van betaalt. Wij hoeven dan niet alle privé uitgaven uit uw administratie te filteren en dat scheelt ons tijd en u onnodige kosten. Ook is het voor ons duidelijk wat zakelijk is en wat privé. De aanslagen Inkomstenbelasting, Zorgverzekeringswet en de premie voor een eventuele arbeidsongeschiktheidsverzekering en lijfrente- of pensioenverzekering kunnen wel via de zakelijke bank- of girorekening worden betaald. De door u verzonden verkoopfacturen voor levering van goederen en/of diensten. Deze worden door u doorlopend genummerd. Gebruik bij deze nummering geen spaties, streepjes, punten of letters; Dit geeft een probleem bij de automatische verwerking en herkenning van de facturen. Wel kunt u per kalenderjaar met een nieuwe doorlopende reeks beginnen, bijv , , enz Wanneer een factuur komt te vervallen, bergt u deze toch op, zodat de nummering ononderbroken door blijft lopen. Zet u dan op de factuur met pen dat deze is vervallen, en waarom dat zo is. De fiscus wil namelijk de mogelijkheid hebben om de volledigheid van de verkoopfacturen te controleren. De doorlopend genummerde facturen bergt u op nummervolgorde op in de ordner VERKOPEN. Een kopie van de verkoopfactuur bergt u op alfabet op in de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen. Zodra u de betaling van een door u verzonden verkoopfactuur binnen hebt zet u de datum en wijze van ontvangst op de factuur, en verhuist deze van de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen naar de ordner DEBITEUREN ontvangen. Op deze manier houdt u simpel voor uzelf een overzicht van de verkoopfacturen die u nog binnen moet krijgen, en u heeft een gemakkelijk toegankelijke ordner met facturen die al door u zijn ontvangen, zodat u altijd op alfabet na kunt kijken wat u in het verleden hebt verzonden. De inhoud van de ordner VERKOPEN (op nummer) gaat periodiek naar ons kantoor voor verwerking. U krijgt deze als verwerkt afgestempeld van ons retour. Wij verwerken dus alle (door u ontvangen en nog te ontvangen) facturen op nummervolgorde. De BTW over de door u verzonden verkoopfacturen moet steeds worden aangegeven in de periode waarin de factuur is gemaakt, ongeacht of u het factuurbedrag al hebt ontvangen of nog tegoed hebt. De door u te betalen facturen voor aan u geleverde van goederen en/of diensten. De door u ontvangen en te betalen facturen voor de levering van goederen en/of diensten worden op juistheid gecontroleerd; is alles ontvangen en zijn de bedragen correct? Het is de meest ideale situatie dat u een door u te betalen factuur steeds direct betaald; dan kan deze direct in de ordner CREDITEUREN betaald (op alfabet). Helaas is dat niet altijd het geval. De door u te betalen factuur gaat dan in de ordner CREDITEUREN nog te betalen (op alfabet). U hebt dan steeds een overzicht van de nog door u te betalen facturen. Wanneer u een factuur betaalt, noteert u de datum van betaling en de manier waarop, op de factuur en verhuist deze naar de ordner CREDITEUREN betaald (op alfabet). De inhoud van de ordner CREDITEUREN betaald (op alfabet) gaat periodiek naar ons kantoor voor verwerking. U krijgt deze als verwerkt afgestempeld van ons retour. De BTW op de inkoopfacturen mag u van de Fiscus terugvragen in de periode waarin de factuurdatum valt, ongeacht of u het bedrag al hebt betaald of niet. Wanneer het om een substantieel bedrag gaat, levert u dan ook de onbetaalde facturen bij ons aan zodat wij die kunnen verwerken en de BTW alvast voor u terug kunnen vragen. NB. In alle gevallen geldt bij de verwerking van betalingen: geen duidelijke factuur of PIN-bon? Dan is het geen zakelijke transactie geweest en wordt deze zonder verdere discussie als privéopname aangemerkt. De door u verzonden en ontvangen correspondentie. Deze bergt u op in de ordner CORRESPONDENTIE zodat u die gemakkelijk voor uzelf kunt raadplegen. In principe hebben wij hier periodiek geen gegevens uit nodig. Van zakelijke contracten en overeenkomsten ontvangen wij wel graag een kopie voor ons dossier, en tevens ter beoordeling van de eventuele financiele verplichtingen voor uw bedrijf. Van pakketpolissen van verzekeringen voor uw bedrijf ontvangen wij graag een kopie zodat wij de pakketpremie kunnen splitsen over diverse rubrieken, zoals aansprakelijkheid, auto, opstal en inventaris.

4 De door u verzonden verkoopfactuur Wanneer u een factuur maakt voor een klant, dan vermeldt u hier op minimaal de volgende gegevens: U maakt een verkoopfactuur op uw eigen briefpapier, hierop staan uw gegevens vermeld, waaronder minimaal: o uw naam en volledig vestigingsadres o inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel o uw BTW-nummer Volledige naam en adres van uw klant. Een doorlopend factuurnummer, dat u desgewenst vooraf kunt laten gaan door het jaartal, zonder spaties, streepjes, punten of letters. De datum waarop u de factuur uitreikt. Duidelijke omschrijving wat geleverd of gedaan is en wanneer, of over welke periode. Duidelijke vermelding van het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage, het bedrag van de BTW, en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij BTW verleggingsregeling bent u verplicht ook het BTW-nummer van uw klant te vermelden. Bij goederenuitvoer of levering van diensten aan een afnemer / ondernemer in een ander land binnen de EU is vermelding van het BTW-nummer van uw klant ook verplicht. In dat geval, bij aflevering in dat andere EU-land, bedraagt het BTW-percentage 0%. Het BTW-nummer is beslist nodig voor de ICP-aangifte. Bij gebruikmaking van de BTW-margeregeling (handel in gebruikte goederen) mag u geen BTW op uw verkoopfactuur vermelden. U vermeldt dan levering valt onder margeregeling. Het origineel wordt aan de klant overhandigd. Zelf behoudt u maximaal twee kopieën. De twee kopieën worden als volgt verdeeld: Eén in de ordner VERKOPEN, het hoogste nummer steeds bovenop. Deze map bevat daardoor alle facturen, betaald of niet; ook vervallen facturen worden bewaard, zodat de reeks factuurnummers steeds compleet blijft. De inhoud van deze ordner wordt door ons periodiek verwerkt in uw financiele administratie. Eén in de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen, alfabetisch op naam van de klant. Bij ontvangst van betalingen van uw klanten: Kopie van de betreffende rekening uit de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen verwijderen en deze, nadat u de datum en wijze van ontvangst hierop hebt vermeld, opbergen in de ordner DEBITEUREN ontvangen. Wat achterblijft in de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen, heeft u dus nog tegoed. Contante ontvangsten zonder factuur worden in het kasboek genoteerd via een boeking in de dagelijkse kasadministratie. Wanneer u de ordner DEBITEUREN nog te ontvangen openslaat ziet u direct, op alfabet, welke verkoopfacturen u nog moet incasseren van uw klanten. Debiteurenbewaking is dan uw volgende stap. Verkoop facturen op datum en nummer Origineel naar uw klant Kopie in ordner VERKOPEN op nummer Kopie in ordner DEBITEUREN nog te ontvangen op alfabet Na de ontvangst Kopie in ordner DEBITEUREN ontvangen op alfabet (als naslagwerk) Voor alles wat te lang openstaat stuurt u een aanmaning!

5 De door u ontvangen inkoopfactuur Na ontvangst van inkoop- of onkostenfacturen van leveranciers worden deze opgeborgen in de ordner CREDITEUREN nog te betalen (met alfabet) of op de door u geplande betaaldatum. Op de inkoop of onkostenfactuur staan minimaal de volgende gegevens: o naam en volledig vestigingsadres van de leverancier o inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel o BTW-nummer van de leverancier; ook buitenlandse het BTW-nummer, indien de leverancier is gevestigd binnen de EU. Uw volledige naam en adres als afnemer. Een uniek factuurnummer. De datum waarop u de factuur uitreikt. Duidelijke omschrijving wat geleverd of gedaan is, wanneer of over welke periode. Duidelijke vermelding van het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage, het bedrag van de BTW, en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij BTW verleggingsregeling moet ook uw BTW-nummer op de factuur zijn vermeld. Bij goederenlevering vanuit in een ander land binnen de EU is vermelding van het BTW-nummer van leverancier en u als afnemer ook verplicht. In dat geval, bij aflevering vanuit dat andere EU-land in Nederland, bedraagt het BTW-percentage 0%. Bij gebruikmaking van de BTW-margeregeling (handel in gebruikte goederen) kunt u geen BTW op uw aankoop terugvorderen; de leverancier draagt immers ook niets af. Vraagt u zich dus af of het inderdaad wel verstandig is om iets te kopen waar de BTW-margeregeling op van toepassing is. Koopt u iets van een particulier, dan kunt u helaas ook geen BTW terugvragen. Vraagt u echter wel om een duidelijke rekening of kwitantie met een omschrijving van de geleverde goederen. Een betaling per bank- of girorekening heeft natuurlijk de voorkeur om alle onduidelijkheid te voorkomen. Betalingen aan leveranciers: De inkoop- of onkostenfactuur van de leverancier wordt na betaling verwijderd uit de map CREDITEUREN nog te betalen en in de ordner CREDITEUREN betaald opgeborgen, nadat u hierop hebt genoteerd op welke datum en hoe / via welke bankrekening de factuur door u is betaald. Het is voor onze verwerking makkelijker wanneer u per factuur een betalingsopdracht maakt; dus liever geen betaling van een combinatie van een aantal facturen. Het voorkomt voor ons puzzelwerk. Contante betalingen worden direct in het kasboek genoteerd via een boeking in de dagelijkse kasadministratie. De op deze betaling betrekking hebbende factuur bergt u op achter het kasblad waarop u de betaling hebt vermeld. Wanneer u de ordner CREDITEUREN nog te betalen openslaat ziet u direct, op alfabet of op geplande betaaldatum, welke facturen u nog moet betalen aan uw leveranciers. Ontvangen inkoop- of onkostenfacturen van leveranciers Inkoopfactuur in ordner CREDITEUREN nog te betalen op alfabet of geplande betaaldatum Inkoopfactuur in ordner CREDITEUREN betaald op alfabet bij betaling per bank / giro Bij contante betaling per kas, met het betalingsbewijs, opbergen achter het kasblad waarop de betaling is vermeld.

6 Een paar sterke aanraders Voordat we ons met uw contante betalingen en uw kasadministratie bezig gaan houden nog even het volgende: Het komt voor dat er diverse uitgaven contant worden betaald; denk hierbij aan autobrandstof, postzegels en diverse huishoudelijke kosten. Wij raden u aan om deze contante uitgaven te betalen met een PIN-pas of creditcard van uw zakelijke bank- of girorekening. De onkostenbonnen bergt u op achter het dagafschrift waarop de afschrijving plaatsvond. U hoeft deze dan uiteraard niet meer in uw kasboek te vermelden, waardoor uw kasadministratie beperkt blijft en fouten worden voorkomen. Bij een belastingcontrole wil de belastingambtenaar de betaling / relatie tussen de gemaakte onkosten en uw onderneming weleens ter discussie stellen. Het gevolg hiervan is dat u de BTW op deze kosten niet terug krijgt en dat mogelijk helemaal aan de juistheid van de uitgaven wordt getwijfeld. U kunt immers niet altijd even gemakkelijk aantonen dat u de betaling hebt verricht en niet iemand anders. Bij een PINtransactie is het al weer wat duidelijker wie de kosten heeft betaald. Om alle discussie en problemen te voorkomen raden wij u aan om een BTW-bon op uw naam te vragen. Hoelang moet u uw administratie bewaren, en wat bewaart u allemaal. Volgens wettelijke regels moeten boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing 7 jaar worden bewaard. Dus ook de gegevens die zijn vastgelegd op diskettes, tapes en CD-rom s. Bij het bewaren van elektronisch opgeslagen gegevens moeten bestanden wel leesbaar en benaderbaar blijven. Een bestand zonder bijbehorend, werkend, programma is daarom meestal niet voldoende. Let hierbij ook op eventuele conversiemogelijkheden van programma s en bestanden. De termijn van 7 jaar gaat in na afloop van het kalenderjaar waarin een stuk de actuele waarde verliest. Zolang een stuk actuele waarde heeft voor de bedrijfsvoering kan de bewaartermijn van 7 waar dus nog niet zijn ingegaan. Wanneer een contract na 10 jaar zijn actuele waarde verliest, vangt pas op dat moment de bewaartermijn van 7 jaar aan. Hierbij merken wij op dat wij geen originele contracten en overeenkomsten voor u bewaren; wij bewaren alleen een gedigitaliseerde kopie voor eigen gebruik. Ook agenda s, afsprakenregisters, kilometeradministraties, kassa-afslagen, afleveringsbonnen, etc. behoren tot uw administratie, en moeten dus ook 7 jaar worden bewaard. Bij twijfels raden wij u aan om contact met ons kantoor op te nemen, zodat wij u van dienst kunnen zijn. Wij zijn telefonisch bereikbaar op nummer

7 Zo ziet een kasboek er uit Naam: Jan de Ondernemer Periode: januari 2012 Datum Volgnummer Omschrijving Ontvangsten Uitgaven Beginsaldo Winkelomzet 21% BTW Winkelomzet 6% BTW Pin-betalingen Chip-betalingen Inkoop J. de Venter 100,00 738,44 128,23 248,65 35,23 244, Winkelomzet 21% BTW Winkelomzet 6% BTW Pin-betalingen Chip-betalingen Gestort op eigen bankrekening Prive opgenomen 844,68 199,37 438,55 73, ,00 300, Ontv. debiteur J. Janssens fact. 233 Winkelomzet 21% BTW Winkelomzet 6% BTW Pin-betalingen Chip-betalingen Enz. enz. enz. 335,50 911,90 227,94 522,35 99,44 Eindsaldo (= beginsaldo volgend blad) 523,11 Totaal telling 3.486, ,06 Kasboekbladen met bovenstaande indeling zijn bij ons kantoor verkrijgbaar. Ook zijn doorschrijfkasboeken te koop bij de kantoorboekhandel. Het voordeel hiervan is dat u d.m.v. carbonpapier een kopie voor uzelf achterhoud in een dagelijks kasboek. Het kasboek gebruikt u als volgt: Elk kasboekblad begint met een beginsaldo (= het eindsaldo van het vorige kasboekblad) in de kolom ontvangsten en eindigt met een gecontroleerd eindsaldo in de kolom uitgaven ; Het eindsaldo dient overeen te stemmen met het werkelijk aanwezige kasgeld. Een kassaldo kan nooit negatief zijn (meer uitgegeven dan ontvangen); Het totaal van de ontvangstenkolom, inclusief het beginsaldo, moet gelijk zijn aan het totaal van de uitgavenkolom inclusief het eindsaldo; Alle bonnen worden op datum, de jongste bovenop, in de ordner KAS opgeborgen; De datum van ontvangst of uitgave wordt in chronologisch de kolom datum vermeld; De kasbonnen worden per jaar door u doorlopend genummerd, dus 1, 2, 3, enz.; de bonnummers worden vermeld in de kolom volgnummer ; In de kolom omschrijving geeft u een kernachtige omschrijving van de ontvangst of uitgave; Contante opnamen van de bank- of girorekening worden vermeld in de kolom ontvangsten ; contante stortingen naar uw eigen bank- of girorekening worden vermeld in de kolom uitgaven ; U splitst de kasomzet in de van toepassing zijnde omzetgroepen (minimaal hoog en laag BTWpercentage) volgens de registratie van de kassa, of de werkelijke ontvangsten indien geen (werkende) kassa aanwezig is. De kassarollen dient u ook 7 jaar te bewaren. Pinontvangsten, maar ook creditcard of chipknip ontvangsten, bevinden zich in de kasomzet. Daarom dienen deze als uitgaven te worden opgenomen met deze omschrijving. Anders kan het kassaldo nooit kloppen, het is immers niet contant ontvangen.

8 Aan het einde van het jaar maken we de balans op Minimaal éénmaal per jaar, op 31 december, moet de voorraad volledig worden geteld en dient te worden opgeschreven wat op de balansdatum aanwezig is. Voor de waardering worden de historische inkoopprijzen, exclusief BTW, of de lagere actuele inkoopprijs per balansdatum gebruikt. Hierop kan dan, indien noodzakelijk, nog een afwaardering worden toegepast wegens incourantheid. Naam: Jan de Ondernemer Voorraadlijst per 31 december 2012 Artikelomschrijving Aantal Inkoopprijs per stuk excl. BTW Product A 55 75,00 Product B 38 33,75 Product C 93 46,50 Enz. enz. enz.. Totale voorraad Totale waarde voorraad excl. BTW 4.125, , , ,00 Het is ook mogelijk dat u aan een project bezig bent op 31 december, en dat pas in de loop van het nieuwe jaar gereed komt. U zult dan een waardering moeten maken van het onderhanden werk. In deze waardering dient u een bedrag op te nemen voor het tot op de balansdatum gebruikte materiaal (voor zover dat al niet in de voorraad is opgenomen), de door u aan het project bestede tijd, een aandeel in de constante kosten en een evenredig deel van de te behalen winst. Ook maken we per 31 december een lijst op van alle zakelijke vorderingen en schulden. Let hierbij vooral op facturen die nog in januari binnenkomen maar gedateerd zijn op december van het jaar daarvoor. Ook deze facturen dienen op de lijst te worden geschreven. Naam: Jan de Ondernemer Debiteurenlijst per 31 december 2012 Naam klant Factuurnr. Factuurdatum Omzet incl. BTW BTW bedrag Omzet ex. BTW J. Janssens S. Klaassen , ,04 293,83 329, , ,40 Enz. enz. Totaal nog te ontvangen 3.904,37 623, ,90 Naam: Jan de Ondernemer Crediteurenlijst per 31 december 2012 Naam leverancier Factuurnr. Factuurdatum Inkoop / kosten incl. BTW Z. Pieterse ,06 J. de Venter ,28 Enz. enz. Totaal nog te betalen 3.019,34 BTW bedrag 73,76 274,03 347,79 Inkoop / kosten ex. BTW 1.229, , ,55 Nadat alle lijsten door u zijn opgeteld ontvangen wij deze graag van u, zodat wij de jaarrekening voor u kunnen samenstellen.

9 Digitaal verwerkbare bankmutaties Binnen het door ons gebruikte administratieprogramma is het mogelijk om de mutaties van uw zakelijke bank- en girorekningen digitaal in te lezen. Hierdoor kan mogelijk een besparing in tijd en kosten worden gerealiseerd, omdat wij deze niet meer handmatig behoeven in te voeren. Een beschrijving van de procedure voor het downloaden en het bestandsformaat treft u hieronder aan. Na het inloggen op de gebruikelijke manier gaat u naar: - Startpagina - Betalen - Overzichten - Mutaties downloaden Selecteer alle (zakelijke) rekeningen of individuele rekening Selecteer de te downloaden periode (1e dag t/m laatste dag van het kwartaal) Bestandsformaat kiezen --> MT940 (andere bestanden zijn door ons niet verwerkbaar!) en opslaan. Na het inloggen op de gebruikelijke manier gaat u naar: - Download in het menu Betalen & Sparen (keuzemenu links in het schern) - Selecteer Transacties van de geselecteerde rekeningen van boekdatum t/m boekdatum (1e dag t/m laatste dag van het kwartaal) - Selecteer uw zakelijke rekening(en) - Kies een bestandsformaat = Rabobank (= ERI / MUT.ASC) (een andere keuze is voor ons niet verwerkbaar) - Klik op Aanmaken, waarna de mededeling download verschijnt - Klik op Ophalen status - Kies voor bestand opslaan Na het inloggen op de gebruikelijke manier gaat u naar: - Betalen (keuzemenu links in het scherm) - Af- en bijschrijvingen - Downloaden (keuze boven de geldkolom, rechts in het scherm) - Rekening selecteren - Van datum (1e dag van het kwartaal) - T/m datum (laatste dag van het kwartaal) - Formaat = Kommagescheiden - Girotel (een andere keuze is voor ons niet verwerkbaar) - Klik op downloaden, en sla het bestand op. Het kan gebeuren dat het downloaden wordt geblokkeerd. Door de blauwe balk boven het ING-logo te selecteren en downloaden toe te staan, wordt de blokkering tijdelijk opgeheven. Daarna de beschreven handelingen zo nodig nogmaals uitvoeren en het gedownloade bestand opslaan. Wilt u de gedownloade bestanden als bijlage bij een verzenden aan: [email protected]