De ledenraad in het kort. Als onderdeel van het nieuwe bestuursmodel. Rabobank Staphorst-Rouveen

Transcriptie

1 De ledenraad in het kort. Als onderdeel van het nieuwe bestuursmodel. Rabobank Staphorst-Rouveen

2 Inleiding Het ledenaantal van onze bank is de afgelopen jaren gestegen tot zo n Het lidmaatschap biedt klanten dan ook voordelen. Het meest onderscheidende daarvan is dat leden invloed hebben op het reilen en zeilen van onze bank. Wij nodigen leden graag uit om mee te denken en mee te praten over de koers van onze bank. Leden houden ons scherp en prikkelen ons. Zij maken het verschil! De bediening van de klant wordt steeds complexer en de regelgeving stringenter. Dit vraagt van de bank een toenemende deskundigheid en professionaliteit zowel op het houden van toezicht als het besturen. Ook is en blijft het de uitdaging om met onze leden op een zodanige manier contact te houden, dat het zowel voor de leden als voor de bank van toegevoegde waarde is. Dit alles vraagt om een nieuwe balans tussen slagvaardig bestuur, deskundig toezicht en effectieve ledeninvloed. Het is tijd voor een nieuw bestuursmodel. In de nieuwe structuur maakt het huidige bestuur, bestaande uit gekozen leden en de benoemde directeur-bestuurder, plaats voor een meerhoofdige statutaire directie. Professionals, die fulltime met het bankvak bezig zijn en door hun kennis en ervaring slagvaardig kunnen inspelen op de marktbewegingen. De ledeninvloed is daarbij stevig en structureel verankerd door instelling van een ledenraad en een ledenafdeling. De invloed van de leden vormt immers de kern van onze coöperatieve Rabobank. Met name op dit punt wordt u in deze brochure verder geïnformeerd. De leden van de ledenvergadering nemen de uiteindelijke beslissing over de invoering van het nieuwe bestuursmodel. Alvorens hier goedkeuring voor te vragen, worden alle leden uitvoerig over inhoud en werking geïnformeerd. Ook gaan we eerst in gesprek met een delegatie van onze leden over de precieze invulling van het nieuwe bestuursmodel; het vorm geven van effectieve ledeninvloed vormt daarbij het hart van de discussie. Heeft u interesse om met ons mee te denken en in discussie te gaan? Dan bent u nu vast uitgenodigd! Hoe dit in zijn werk gaat, wordt hierna verder op ingegaan. Namens het bestuur, Harm Mokken, voorzitter Een bank die anders is Rabobank Staphorst-Rouveen is een coöperatieve bank met als kerndoelstelling de klanten optimaal te ondersteunen en te inspireren in het waarmaken van hun ambities voor de lange termijn. Dit aspect, gecombineerd met het gegeven dat klanten lid kunnen worden en vanuit die rol invloed en zeggenschap uitoefenen op het reilen en zeilen van de bank, maakt de Rabobank anders dan andere banken. Het intensiveren van de ledeninvloed en ledenzeggenschap zal binnen het nieuwe bestuursmodel in belangrijke mate plaatsvinden binnen de ledenraad en de ledenafdeling van de bank. Op beide ledenorganen wordt hierna op ingegaan. De ledenraad De ledenraad bestaat uit afgevaardigden van leden, die door en uit de leden worden gekozen. De basisfunctie van de ledenraad is het vervullen van de rol van de algemene vergadering. Dit ledenorgaan geeft daarmee invulling aan ledenzeggenschap. Daarnaast is de ledenraad een uitstekend orgaan voor periodiek informeel overleg. Op die manier kan het een belangrijke communicatieve- en adviesfunctie vervullen tussen de leden en de directie van de bank. Uitgangspunten Bij het instellen van de ledenraad zijn de volgende uitgangspunten van kracht: intensivering ledeninvloed en ledenbetrokkenheid. handhaving jaarlijkse ledenbijeenkomsten toegankelijk voor alle leden. De ledenraad onderschrijft de coöperatie als relevante organisatiefilosofie voor de Rabobank en bevordert/ bewaakt de invulling van het coöperatieve karakter van de bank; is zichtbaar betrokken bij wat er leeft in de markt en de maatschappij en is gemakkelijk aanspreekbaar voor leden en hun omgeving; heeft zicht op de ontwikkelingen in de lokale gemeenschap en weet de relevantie daarvan voor de bank te bepalen; geeft in zijn contacten uiting aan de geheel eigen positionering van de lokale coöperatieve bank. bevordering regionale en functionele betrokkenheid. 2 3

3 Waarom een ledenraad? Het grote aantal leden Belangrijke drijfveer om een ledenraad in te voeren is het grote aantal leden. Een ledenraad is een relatief klein platform, dat nagenoeg alle bevoegdheden van de algemene ledenvergadering overneemt en een zodanig hanteerbare omvang heeft dat een intensievere gedachtewisseling met de leden kan plaatsvinden. Het organiseren van effectieve ledeninvloed na de afdelingsleden gehoord te hebben, te beslissen over een juridische fusie evenals over een juridische splitsing. De volgende twee taken blijven expliciet voorbehouden aan de algemene vergadering: Ontbinding van de coöperatie; Uittreding uit Rabobank Nederland. Ledeninvloed Gehanteerde begrippen: enquêteren: leden en/of klanten ondervragen; consulteren: is raadpleging van de leden(raad); samenwerken: gezamenlijk (directie/ ledenraad) beslissen; Samenstelling ledenraad De ledenraad bestaat uit 30 personen. Hiermee wordt recht gedaan aan zowel de gewenste slagkracht als aan voldoende representativiteit. De samenstelling zal zodanig zijn dat de achterban zich in de samenstelling herkent. Onderverdeling zal daarbij op functionele en geografische basis worden gemaakt. De ledenraad kan door zijn beperkte omvang, door de kwalitatieve en evenwichtige samenstelling en door een frequenter contact met de directie van de bank, een goed middel zijn om het contact met de leden te verdiepen. Bovendien kunnen ledenraadsleden een binding Genoemde taken betreffen ledenzeggenschap. Daarnaast kan de ledenraad worden ingezet voor het bevorderen en structureren van ledeninvloed en ledenbetrokkenheid. In dat verband lenen o.a. ook (op onderdelen) de volgende onderwerpen zich om te behandelen in zeggenschap: goed- of afkeuren. Een ledenraadslid: is zichtbaar betrokken bij wat er leeft in het werkgebied van de bank; met hun directe omgeving opbouwen. Zo ontstaan voor de ledenraad de ledenraad: is goed geïnformeerd over de markt en maat- goede mogelijkheden om zeggenschap en invloed gericht en breed gedragen in te vullen. Ledenzeggenschap De taken en bevoegdheden van de ledenraad liggen vast in de statuten van de lokale Rabobank. De ledenraad heeft o.a. als taak: de statuten, het huishoudelijk reglement en het reglement van de ledenafdeling vast te stellen en te wijzigen; de leden van de raad van commissarissen te benoemen; te beslissen over de vaststelling van de jaarrekening (balans, winst- en verliesrekening en de daarbij horende toelichting); te beslissen over de decharge voor het gevoerde beleid en toezicht daarop; te beslissen over de besteding van de winst voor doeleinden bancaire dienstverlening; distributiebeleid; ledenbeleid; steun aan maatschappelijke projecten; beleid gericht op specifieke doelgroepen die de bank wil bereiken (zoals Agrarisch, Midden en Klein Bedrijf, starters, jongeren, allochtonen en senioren). Hierbij worden nadere afspraken gemaakt over wanneer en welk onderdeel bijvoorbeeld te informeren en/of te consulteren: zie onderstaande piramide van invloed. De ledenraad speelt dus een belangrijke rol in de vertegenwoordiging van het totale ledenbestand. Piramide van invloed: Bestuurs/toezicht zeggenschap samenwerken consulteren enquêteren informeren klantsignalen leden leden en klanten schappelijke ontwikkelingen; is in staat om deze kennis effectief te benutten bij het adviseren van de directie; kan op basis van beschikbare informatie juiste en realistische conclusies trekken; weet anderen te enthousiasmeren m.b.t. de uitgezette koers. Zittingstermijn De maximale zittingstermijn is op 8 jaar gesteld (na aanloop/beginfase 2 x 4 jaar) van plaatselijk of algemeen belang, met inachtneming van hetgeen daarover bepaald is in de statuten; 4 5

4 De ledenraadsvergadering Statutair bezien, komt de ledenraad minimaal 1x per jaar bijeen, maar in overleg met de leden van de ledenraad is dat 3-4 keer per jaar. De voorzitter of een lid van de raad van commissarissen vervult de functie van voorzitter van de ledenraad. Het betreft hier een technisch voorzitterschap. Dat houdt in dat de voorzitter zelf geen lid is van de ledenraad en dus geen stemrecht heeft. De belangrijkste rol van de voorzitter is het in goede banen leiden van de vergadering. Hiervoor dient de voorzitter onafhankelijk te zijn. Als plaatsvervangend voorzitter dient een ander lid van de raad van commissarissen te worden aangewezen. De ledenafdeling De ledenafdeling is een eenheid waarin alle leden zijn vertegenwoordigd. De structuur is vastgelegd in de statuten, het huishoudelijk reglement en het afdelingsreglement. In schema: Ledenafdeling (=totaal aantal leden) Rabobank Staphorst-Rouveen Ledenraad 30 leden Alvorens voordracht ter benoeming plaatsvindt, zullen alle leden worden uitgenodigd hun belangstelling kenbaar te maken. Selectiecommissie De optimale mix en gewenste kwaliteiten in de ledenraad wordt bij de oprichting bewaakt door een in te stellen selectiecommissie. Deze commissie beoordeelt, voert gesprekken met potentiële kandidaten en doet een voorstel ter voordracht aan de leden. Ter bevordering van de objectiviteit zal de commissie worden samengesteld door een lid van het bestuur of raad van toezicht + een extern onafhankelijke professional, Cock Grandia van bureau CG Corporate Governance. Betrokkenheid van en meepraten door onze leden stellen we erg op prijs. Alle leden krijgen daartoe in november een uitnodiging. Bovendien zal voor geïnteresseerden in december een extra informatieavond worden belegd. We hopen dat u zich aanmeldt voor deze adviesraad. Wanneer de belangstelling groter is dan het beoogde aantal (maximaal 40) moeten wij een keuze maken. Evenredige vertegenwoordiging vanuit ons ledenbestand is hierbij een criterium. Wilt u met ons meedenken en zich nu vast opgeven? Vul dan nu het bijgaande antwoordformulier in en stuur deze vóór 23 november 2009 retour. Ledenraadsleden hebben binnen de ledenraad hun eigen verantwoordelijkheid als afgevaardigden van de ledenafdeling. Raad van commissarissen Gezocht: leden met een mening Belangrijke data. Informatiebijeenkomst: 7 december 2009 Zij zullen het belang van hun achterban zwaar laten wegen en dienovereenkomstig hun stem uitbrengen. Dit zal echter niet in de Algemene Vergadering Directie Met leden in gesprek Voorafgaand aan het voorleggen van het veranderingsvoorstel aan de Bijeenkomsten adviesraad: 8 februari en 1 maart vorm van last of ruggespraak zijn. leden, zal met een afvaardiging vanuit de leden (adviesraad), tijdens Alle leden kunnen via de jaarlijks te houden afdelingsvergadering een tweetal bijeenkomsten nagedacht worden over de inrichting van Tijdens de ledenraadsvergadering kan, naast de directie en een bijdrage leveren aan de meningsvorming en het beleid van de het bestuursmodel. Met name zal van gedachten worden gewisseld commissarissen, een delegatie vanuit het managementteam en/of bank. De combinatie van ledenraad (30 leden) en ledenafdeling (alle over de inrichting van de ledenraad en hoe de daarbij behorende medewerkers, afhankelijk van de te behandelen thema s, aanwezig leden) draagt bij aan de binding met het werkgebied en de lokale ledeninvloed het beste tot stand kan komen. zijn. betrokkenheid van de bank. Taken ledenafdeling Basiscriteria voorzitter van de ledenraad Het doel van de ledenafdeling is het bevorderen van de betrokkenheid van de leden bij de coöperatie. Dit vindt onder andere plaats door: het benoemen, schorsen en ontslaan van de leden van de Antwoordformulier De voorzitter dient onafhankelijk te zijn ledenraad; het bespreken van de doelstellingen, de resultaten en de kwaliteit Daarom is gekozen voor een technisch voorzitterschap. In die hoedanigheid van de bancaire dienstverlening; de leden in de gelegenheid te stellen bespreekpunten in te Naam beschikt de voorzitter van de ledenraad over: brengen voor de ledenraad; het mogelijk adviseren van de directie over de aanwending van middelen voor doeleinden van plaatselijk of algemeen belang. Adres Woonplaats kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het leiden van Werven, selecteren en benoemen Geboortedatum vergaderingen; ledenraadsleden Telefoon goede communicatieve eigenschappen; Benoeming ledenraadsleden De algemene vergadering beslist over het al of niet invoeren van het Mobiel stimulerend gedrag; nieuwe bestuursmodel, inclusief de ledenraad. De benoeming van een kritische en onafhankelijke de ledenraadsleden zal zo spoedig mogelijk (maximaal 6 maanden) adres houding. na invoering van het nieuwe bestuursmodel plaatsvinden. Aan de voordracht, die vanuit de directie plaatsvindt, kunnen de leden namen Beroep/achtergrond toevoegen, mits vergezeld met de handtekeningen van 10 leden. Motivatie deelname (gebruik achterzijde van dit formulier) 6 7

5 Leden bepalen de identiteit De Rabobank Staphorst-Rouveen is een coöperatieve bank. Voor nu en in de toekomst blijven de leden de basis daarvan. Zij bepalen de identiteit. Bijlage 1 September 2009 Het nieuwe bestuursmodel in schema + toelichting Directie, raad van commissarissen, management en medewerkers van de Rabobank Staphorst-Rouveen. Antwoordformulier Motivatie deelname De drie pijlers zijn: Slagvaardig bestuur Deskundig toezicht Effectieve ledeninvloed De raad van commissarissen houdt daarbij toezicht op het beleid. Om dit adequaat te kunnen doen, worden de leden van de raad van commissarissen (voor het grootste deel) uit leden gekozen op basis van hun specifieke deskundigheid. Dit formulier kunt u opsturen naar: Rabobank Staphorst-Rouveen De bediening van de klant wordt steeds complexer en de regelgeving stringenter. Dit vraagt van de bank een toenemende deskundigheid en professionaliteit zowel op het houden van toezicht als van het besturen. Dé reden waarom een model nodig is dat voorziet in een bestuur met bancaire ervaring, een professioneel toezicht én verankering van de ledeninvloed. Binnen dit nieuwe model, wordt het bestuur gevoerd door een meerhoofdige directie: professionals, die fulltime met het bankvak bezig zijn en door hun kennis en ervaring alert kunnen inspelen op De ledeninvloed is stevig en structureel verankerd in de ledenraad. marktbewegingen. 8 9

6 Bijlage 2 Profielschets ledenraad Deze profielschets is uitgangspunt bij de werving en het functioneren van ledenraadsleden. De profielschets wordt in samenwerking met de ledenraad periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. 1. Omgevingsschets ledenraad lokale Rabobank 3. Samenstelling ledenraad 6. Basiscriteria individuele leden ledenraad 7. Basiscriteria voorzitter van de ledenraad De Rabobank Staphorst-Rouveen is een coöperatieve bank met als Het streven is om de samenstelling van de ledenraad een afspiegeling Een ledenraadslid: De functie van voorzitter van de ledenraad wordt vervuld door de kerndoelstelling het leveren van toegevoegde waarde aan de klant. te doen zijn van het ledenbestand en de maatschappelijke omgeving heeft affiniteit met de coöperatie; Dit aspect, gecombineerd met het gegeven dat klanten lid kunnen van de bank. Hierdoor zullen in de ledenraad de breedte van het is goed geïnformeerd over de wensen en opvattingen van voorzitter of een lid van de raad van commissarissen. Het betreft een technisch voorzitterschap. Dat houdt in dat de voorzitter zelf worden en vanuit die rol invloed en zeggenschap uitoefenen op het reilen en zeilen van de bank, maakt de Rabobank anders dan andere banken. De leden van de ledenraad spelen hierin een belangrijke rol. werkgebied herkenbaar moeten zijn, de verschillende klantgroepen (zakelijk en particulier), verdeling man/vrouw en de leeftijdsopbouw. De ledenraad bestaat uit afgevaardigden die door en uit de leden leden en klanten alsmede over de markt en maatschappelijke ontwikkelingen, en is in staat om deze kennis effectief te benutten voor zijn rol als ledenraadslid; geen lid is van de ledenraad en dus geen stemrecht heeft. De rol van de voorzitter is met name het bevorderen van een dialoog tussen de directie en de ledenraad. Hiervoor dient de voorzitter onafhankelijk te van de ledenafdeling zijn gekozen. Alle leden kunnen aan de ª staat als betrouwbaar bekend; zijn. Daarom is gekozen voor een technisch voorzitterschap. 2. Taken en bevoegdheden ledenraad De ledenraad is een orgaan dat bestaat uit afgevaardigden die door en uit de leden zijn gekozen. Het merendeel van de bevoegdheden en taken die statutair aan de algemene vergadering toekomen, wordt bij de ledenraad gelegd. De taken en bevoegdheden liggen vast in de statuten. Het betreft o.a.: de vaststelling van de jaarrekening en décharge van de directie voor het gevoerde beleid en de raad van commissarissen voor het gehouden toezicht; vaststellen of wijzigen van statuten en huishoudelijk reglement en het reglement van de ledenafdeling; benoeming van leden van de raad van commissarissen; beslissing over de winstbestemming; fusie. De ledenraad geeft daarmee invulling aan ledenzeggenschap. Daarnaast draagt de ledenraad (mede) zorg voor het bevorderen en structureren van de ledeninvloed en ledenbetrokkenheid. De raad vormt een klankbord voor de directie en is de communicatieve schakel tussen leden en de directie. verkiezing deelnemen. De wijze van verkiezing is vastgelegd in het is in staat om op basis van beschikbare informatie relevante In die hoedanigheid beschikt de voorzitter van de ledenraad over: afdelingsreglement. conclusies te trekken en daarbij gesprekspartner te zijn van de kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het leiden van directie van de bank; vergaderingen; 4. Aantal leden Het aantal leden dient recht te doen aan zowel de gewenste slagkracht als aan voldoende representativiteit. Voor invulling hiervan is gekozen voor een ledenraad van 30 leden. 5. Basiscriteria ledenraad De ledenraad: onderschrijft de coöperatie als relevante organisatiefilosofie voor de Rabobank en bevordert/bewaakt de invulling van het coöperatieve karakter van de bank; is zichtbaar betrokken bij wat er leeft in de markt en de maatschappij en is gemakkelijk aanspreekbaar voor leden en hun omgeving; heeft zicht op de ontwikkelingen in de lokale gemeenschap en weet de relevantie daarvan voor de bank te bepalen; geeft in zijn contacten uiting aan de geheel eigen positionering van de lokale coöperatieve bank en toont zich daarmee draagt bij aan een gezamenlijk resultaat en deelt informatie en goede communicatieve eigenschappen; kennis met anderen; stimulerend gedrag; toont zich bewust van het feit dat de Rabobank Staphorst- een kritische en onafhankelijke houding. Rouveen onderdeel is van een groter geheel, de Rabobank Groep, en houdt hier in de oordeelsvorming rekening mee; zal niet toetreden of zal tijdens een zittingsperiode aftreden indien van belangenverstrengeling sprake is. Of er wel of geen sprake van belangenverstrengeling is, is ter beoordeling van de directie en raad van commissarissen; beschouwt de Rabobank voor zichzelf als (een) belangrijke financiële partner. ambassadeur van de bank

7