Leeswijzer bij concept statuten Coöperatie Royal FloraHolland U.A.

Transcriptie

1 Leeswijzer bij concept statuten Coöperatie Royal FloraHolland U.A. Datum 19 april Coöperatie Royal FloraHolland U.A. Legmeerdijk 313, 1431 GB Aalsmeer Postbus 1000, 1430 BA Aalsmeer KvK T +31 (0)

2 Inhoud Inhoud 1 Ledenraad Omvang en samenstelling ledenraad Proces van benoeming ledenraad Schorsing en ontslag Bijeenroeping ledenraad Formele vergadering Informele vergadering Bevoegdheden en taken ledenraad Voordrachtscommissie Jongerenraad Bijlage I Concept statuten Pagina 2 van 12

3 1 Ledenraad 1.1 Omvang en samenstelling ledenraad De ledenraad moet een representatieve vertegenwoordiging van de leden zijn. De ledenraad stelt een profielschets op voor zijn omvang en samenstelling en bespreekt deze met de raad van commissarissen. Artikel De ledenraad bestaat uit niet minder dan 35 en niet meer dan 45 leden. Artikel 28.6 Leden nemen zitting voor een periode van vier (4) jaar. Een aftredend lid van de ledenraad kan worden herbenoemd voor een aansluitende periode vier (4) jaar. Nadat men een volledige termijn geen zitting heeft gehad in de ledenraad komt men weer in aanmerking voor benoeming van twee (2) keer een termijn van vier (4) jaar. Artikel De voorzitter van de ledenraad neemt maximaal 2 termijnen van 3 jaar zitting als voorzitter. De voorzitter mag een extra termijn van 4 jaar zitting nemen in de ledenraad. Artikel Proces van benoeming ledenraad Op voordracht van de voordrachtscommissie worden de leden van de ledenraad benoemd door de leden van de coöperatie. Artikel 28.9, en Lid van de ledenraad kunnen zijn natuurlijke personen die behoren tot de kring van de leden van de coöperatie. Artikel 28.7 De benoemingsprocedure van de leden van de ledenraad wordt vastgesteld door de raad van commissarissen en vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de ledenraad. De benoeming van de leden van de ledenraad vindt plaats in een daarvoor belegde ledenbijeenkomst, met dien verstande dat de directie het uitbrengen van stemmen door de leden ook langs elektronische weg mogelijk dient te maken. Artikel Artikel Voor iedere vacature wordt één kandidaat voorgedragen door de voordrachtscommissie. De kandidaat geldt als benoemd indien de meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen op hem of haar is uitgebracht. Indien Artikel Pagina 3 van 12

4 een kandidaat geen meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft verzameld, geldt de kandidatuur als ingetrokken en zal de benoemingscommissie een nieuwe voordracht opstellen. Bij de voordracht tot herbenoeming van een lid van de ledenraad door de voordrachtscommissie wordt vermeld dat en waarom de kandidaat naar behoren als lid van de ledenraad heeft gefunctioneerd. Artikel Tussentijdse benoemingen kunnen plaatsvinden indien er 5 of meer vacatures in de ledenraad zijn ontstaan. Artikel De ledenraad stelt een rooster van aftreden op om te voorkomen dat te veel leden van de ledenraad tegelijkertijd aftreden. Artikel Schorsing en ontslag Een lid van de ledenraad houdt op deel uit te maken van de ledenraad doordat hij ophoudt lid te zijn van de coöperatie of doordat hij wordt benoemd tot lid van de raad van commissarissen, een FPC of een RAC. Leden van de jongerenraad kunnen tevens zitting hebben in de ledenraad. Artikel 28.8 Een lid kan door de ledenraad worden geschorst bij onvoldoende functioneren of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de benoemingscommissie is geboden. Artikel 28.9 Het lid van de ledenraad dat als zodanig wordt geschorst kan zijn rechten als lid van de ledenraad niet uitoefenen. Artikel Een lid van de ledenraad kan door de ledenraad worden ontslagen door middel van een daartoe strekkend besluit van de leden. Artikel Bijeenroeping ledenraad Jaarlijks roept de directie tenminste 2 vergaderingen van de ledenraad bijeen, een voorjaars- en een najaarsvergadering. Vergaderingen worden bijeengeroepen door Artikel 29.1 en 29.2 Pagina 4 van 12

5 de directie. Vergaderingen kunnen ook op verzoek van de ledenraad of op verzoek van de raad van commissarissen bijeen worden geroepen. Vergaderingen van de ledenraad worden door de directie bijeengeroepen door middel van oproepingsbrieven, met inachtneming van een termijn van tenminste 8 dagen. Artikel 29.2 Op verzoek van tenminste 10 procent van de ledenraad is de directie verplicht tot het bijeenroepen van een formele vergadering binnen 4 weken na indiening van dit verzoek. Artikel 29.3 Op voorstel van een groep leden van ten minste tweehonderdvijftig (250) in aantal en als bevoegd zijn tot het uitbrengen van ten minste één twintigste (1/20) gedeelte van de stemmen in een voltallige ledenbijeenkomst als bedoeld in artikel 31, kan aan de ledenraad worden verzocht onder opgave van redenen en met kopie aan de directie en de raad van commissarissen, in een daarvoor te beleggen informele vergadering onderwerpen in behandeling te nemen die in het belang van de coöperatie en de leden zijn, mits de onderwerpen binnen het mandaat van de ledenraad vallen. Of een dergelijk verzoek wordt gehonoreerd is ter uitsluitende beslissing van de ledenraad. De directie is verplicht tot het bijeenroepen van een formele vergadering van de ledenraad op een termijn van niet langer dan veertien (14) weken na indiening van een daartoe strekkend verzoek door de leden, in welke vergadering wordt besloten om het verzoek van de leden hetzij te honoreren, hetzij te weigeren. De directie stelt de verzoekers onverwijld na de vergadering van de ledenraad schriftelijk in kennis van het door de ledenraad genomen besluit. Indien het verzoek is geweigerd gaat de kennisgeving vergezeld van de motivering. Indien het verzoek wordt gehonoreerd roept de directie tegelijkertijd een informele vergadering van de ledenraad bijeen op een termijn dat deze niet later dan vier (4) weken na de kennisgeving aan de leden wordt gehouden en niet later dan veertien (14) weken na indiening van het verzoek door de leden. Het in de statuten bepaalde omtrent de informele vergaderingen van de ledenraad Artikel 29.4 sub a 29.4 sub b. Pagina 5 van 12

6 vindt zoveel mogelijk toepassing. Het bepaalde in artikel 23, lid 2 onder i. is van toepassing. 1.5 Formele vergadering Een vergadering van de ledenraad waarin voorstellen tot het nemen van besluiten worden behandeld (een formele vergadering), daaronder begrepen de jaarvergadering, worden geleid door de voorzitter van de raad van commissarissen. Artikel 29.1 De directie stelt de agenda van een formele vergadering vast onder goedkeuring van de raad van commissarissen. Artikel 29.5 Voor een formele vergadering kunnen ook agendapunten worden ingebracht door de raad van commissarissen, de voordrachtscommissie en door leden van de ledenraad die gezamenlijk ten minste een tiende gedeelte van het aantal stemmen dat in een voltallige formele vergadering kan worden uitgebracht. Waar nodig onder goedkeuring van de raad van commissarissen. Artikel 29.6 Een verzoek tot agendering dient ten minste 2 weken voor de dag van bijeenroeping te worden gedaan aan de directie. Artikel 29.6 Indien een onderwerp niet op de agenda staat, kan de voorzitter van de formele vergadering besluitvorming toestaan, indien de behandeling geen uitstel kan lijden, de raad van commissarissen zich niet tegen de behandeling verzet en het voorstel tot behandeling met 2/3 van de stemmen wordt aangenomen. Artikel 29.7 De formele vergadering wordt gehouden in een door de directie te bepalen plaats. Artikel 29.8 De formele vergadering wordt gehouden in de Nederlandse taal. Artikel 29.8 Pagina 6 van 12

7 1.6 Informele vergadering Een vergadering van de ledenraad waarin geen voorstellen tot het nemen van besluiten worden behandeld (een informele vergadering) wordt geleid door de voorzitter van de ledenraad. Artikel 29.1 De voorzitter van de ledenraad stelt de agenda van een informele vergadering vast en legt deze voor verzending aan de leden van de ledenraad ter informatie voor aan de raad van commissarissen en aan de directie. Artikel 29.5 Voor een informele vergadering kunnen ook agendapunten worden ingebracht door de voordrachtscommissie en door leden van de ledenraad die gezamenlijk ten minste een tiende gedeelte van het aantal stemmen dat in een voltallige formele vergadering kan worden uitgebracht. Waar nodig onder goedkeuring van de raad van commissarissen. Artikel 29.6 Een agendapunt dient ten minste 2 weken voor de dag van bijeenroeping te worden gedaan aan de voorzitter van de ledenraad. Artikel 29.6 De informele vergadering wordt gehouden in een door de voorzitter van de ledenraad te bepalen plaats. Artikel Bevoegdheden en taken ledenraad Aan de ledenraad komen alle bevoegdheden toe die de wet toebedeelt aan de algemene vergadering en de bevoegdheden die bij de statuten aan de ledenraad zijn toebedeeld. De ledenraad is verantwoordelijk voor een goede dialoog tussen de leden en de ledenraad over onderwerpen en thema s die gerelateerd zijn aan de coöperatie en aan de taken en bevoegdheden van de ledenraad en voert daarover de regie. De ledenraad betrekt de resultaten van de consultatie van de leden bij haar besluitvorming en adviezen en informeert de leden periodiek daarover. Artikel 28.1 Artikel 28.5 In het bijzonder komt aan de ledenraad de bevoegdheid toe te besluiten tot: Artikel 28.1 het vaststellen en wijzigen van de statuten van de coöperatie Pagina 7 van 12

8 de benoeming, schorsing en het ontslag van de leden van de raad van commissarissen het vaststellen van de jaarrekening fusie, splitsing, omzetting in een andere rechtsvorm en ontbinding van de coöperatie (na goedkeuring van de leden). Indien het aantal in functie zijnde leden van de ledenraad is gedaald tot beneden 30 neemt de ledenraad geen andere besluiten dan de hierboven vermeldde besluiten totdat ten minste vijfendertig (35) leden van de ledenraad in functie zijn. De ledenraad heeft de volgende adviestaken: Artikel 28.3 het adviseren van de directie over de strategische ontwikkeling van de coöperatie en product overstijgende beleidszaken. het vervullen van een signaalfunctie naar de directie inzake de ontwikkeling in de markt, de (strategische) koers van de Royal FloraHolland-organisatie en het functioneren van de Royal FloraHollandorganisatie. het aandragen van onderwerpen die de aandacht behoeven van de directie en de Royal FloraHolland-organisatie. De ledenraad heeft tevens de volgende taken: Artikel 28.4 het doen van een aanbeveling aan de raad van commissarissen voor (her)benoeming van een commissaris het uitoefenen van het recht van bezwaar tegen voorgedragen kandidaten door de raad van commissarissen het vaststellen van het beloningsbeleid voor de topstructuur van de coöperatie het vaststellen van de beloning van de leden van de raad van commissarissen. De ledenraad kan een motie van wantrouwen tegen een commissaris aannemen of tegen de gehele raad van commissarissen. De ledenraad stelt onder goedkeuring van de raad van commissarissen een reglement Artikel Artikel Pagina 8 van 12

9 ledenraad vast waarbij of krachtens welk, nadere regels worden vastgesteld over, onder meer: zijn inrichting en werkwijze de omgang met de andere organen van de coöperatie en met de FPC s en RAC s de onderlinge taakverdeling, zijn commissies en zijn secretariaat de consultatie van en informatie aan de leden de bevoegdheid van de leden tot het doen van een verzoek tot het houden van een informele vergadering van de ledenraad het introductie- en opleidingsprogramma van zijn leden zijn functioneren en dat van zijn leden en de evaluatie daarvan. De leden van de ledenraad ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding die wordt vastgesteld door de raad van commissarissen. Artikel Pagina 9 van 12

10 2 Voordrachtscommissie De voordrachtscommissie heeft de volgende taken: Artikel 30.4 het opstellen van voordrachten voor de (her) benoeming van leden van de ledenraad; en het in samenwerking met de directie organiseren van bijeenkomsten van leden met het oog op de (her) benoeming van leden van de ledenraad. De voordrachtscommissie bestaat uit ten minste 5 personen. Het aantal leden wordt vastgesteld door de ledenraad, na goedkeuring van de raad van commissarissen. Artikel 30.1 Twee (2) leden van de voordrachtscommissie worden benoemd uit en door de ledenraad. De overige leden worden benoemd uit en door de leden op voordracht van de voordrachtscommissie. Medewerkers van de coöperatie, commissarissen en leden van andere organen van de coöperatie kunnen geen zitting hebben in de voordrachtscommissie. Leden van de jongerenraad kunnen wel zitting hebben in de voordrachtscommissie. De voordrachtscommissie benoemt een van haar leden tot voorzitter. Artikel 30.1 Artikel 30.1 Artikel 30.2 Leden van de voordrachtscommissie hebben zitting voor 4 jaar. Een aftredend lid kan 1 maal worden herbenoemd. Artikel 30.3 De raad van commissarissen stelt een reglement voordrachtscommissie vast waarin de inrichting en de werkwijze van de voordrachtscommissie nader worden geregeld. De raad van commissarissen vraagt daarover advies aan de ledenraad. Artikel 30.5 De leden van de voordrachtscommissie kunnen worden geschorst en ontslagen door de ledenraad. Artikel 30.1 Pagina 10 van 12

11 3 Jongerenraad De jongerenraad heeft als doel jongeren die werkzaam zijn in de sierteelt bij een lidaanvoerder of een (toekomstig) aanvoerder te betrekken bij en te binden aan de coöperatie. Artikel 27b.2 De raad van commissarissen stelt een reglement jongerenraad vast waarin nadere bepalingen kunnen worden opgenomen voor de jongeren, zoals eventuele voorwaarden voor toelating tot en het deel uitmaken van de jongerenraad en de inrichting, werkwijze, taken en bevoegdheden van de jongerenraad. Artikel 27b.3 Pagina 11 van 12

12 4 Bijlage I Concept statuten Pagina 12 van 12