Basispoort helpdocumenten. Gebruikershandleiding voor scholen. Basispoort helpdocumenten: Gebruikershandleiding voor scholen versie 1.

Transcriptie

1 Basispoort helpdocumenten Gebruikershandleiding voor scholen 1

2 Inhoud Belangrijke informatie voor ICT-coördinatoren! Snel start handleiding Basispoort voor scholen... 8 Raadpleeg ook de uitgebreide handleiding en FAQ op Voorbereiding Inloggen als ICT-coördinator Kies uw school (indien u bij Basispoort bij meerdere scholen bekend bent) Importeren gebruikersgegevens (beheermenu: Gebruikersgegevens invoeren ) Netwerkbeheerder instellen (indien van toepassing; beheermenu: Netwerkbeheer ) IP-Adres instellen (beheermenu IP-adres instellen ) Snelkoppelingen downloaden Ga in het beheermenu op Lesmateriaal en klik een voor een op de methoden Koppel nu uw methode aan de juiste groep(en) Raadpleeg ook de uitgebreide handleiding en FAQ op Welkom bij Basispoort Diensten van Basispoort Koppeling met schoolnetwerkomgevingen Koppeling met leerling administratie systemen Basispoort en gebruik van (persoons)gegevens De PO-Raad en Basispoort Meer Informatie Door Basispoort gehanteerde definities en begrippen Activatielink Activatietoken Applicatie Authenticatie Authenticatiesleutel (LAS) Basispoort Identiteit Basispoort key Basispoort XML-maker Cookies Distributeur Dynamic IP Gebruiker Groepskey Identificatie/authenticatie Instelling IP-adres (nummer)

3 3.17 Leerkrachtkey Leerling administratie systeem Leerlingkey Licentie Netwerkbeheerders Netwerkleverancier Online (methode)software leermateriaal Proxyserver/shared proxy (School)beheerder Schoolleverancier Single Sign On Snelkoppeling Static IP Stichting Basispoort Door Basispoort gehanteerde afkortingen ASSU (nummer) Basispoort BRIN CBP CFI/DUO ECK2/UWLR Edex/EdeXML LAS SSO Door Basispoort gehanteerde rollen Rollen binnen (of namens) de school: De (school)beheerder of ICT-coördinator Leerkracht Leerling Rollen bij Basispoort zelf: Landelijk beheerder Basispoort Rollen bij (aangesloten) uitgeverijen: Applicatiebeheerders Rollen bij (aangesloten) netwerkleveranciers: Applicatiebeheerders Uitgebreide handleiding gebruik Basispoort voor scholen Inzien, downloaden en acceptatie van de Basispoort gebruikersvoorwaarden De schoolgegevens die Basispoort centraal opslaat

4 6.3 De leerkracht- en leerling gegevens die Basispoort centraal opslaat Basispoort en de Wet Bescherming Persoonsgegevens Activeren van mijn Basispoort account (ik ben ICT-coördinator) Activeren van mijn Basispoort account (ik ben leerkracht) ICT-coördinator handmatig toevoegen ICT-coördinator (gegevens) wijzigen in of verwijderen uit Basispoort Leerling- en leerkrachtgegevens naar Basispoort exporteren Leerling- en leerkrachtgegevens automatisch uit het LAS importeren Leerling- en leerkrachtgegevens handmatig in Basispoort importeren Instellen van het IP-adres van mijn school Vast IP-adres Shared Proxy Dynamisch IP-adres Netwerkbeheerder selecteren adressen instellen of wijzigen Snelkoppelingen downloaden Koppel uw methode(n) aan de juiste groep(en) Inloggen voor de ICT-coördinator Inloggen voor de leerkracht Inloggen voor de leerling Groepenoverzicht en overzicht wachtwoorden/wachtwoordplaatjes Uitloggen Controleren wat mijn profiel (rol) is bij Basispoort Ik kom niet uit bij het door mij opgevraagde digitale lesmateriaal Contact met Basispoort Wetgeving Gebruik van cookies Verwijderen van cookies Veel gestelde Vragen Basispoort (FAQ) Wat is Basispoort? Welke uitgeverijen zijn momenteel aangesloten bij Basispoort? Wat kost het gebruik van Basispoort? Moet ik altijd Basispoort gebruiken? Hoe kan ik leerlingen, leerkrachten en groepen importeren? Ik wil leerling gegevens wijzigen. Waar kan ik dat doen? Waarom heeft Basispoort (persoons)gegevens van leerlingen nodig? Waar kan ik lezen welke (persoons)gegevens Basispoort verwerkt? Hoe en waar accepteert de school de gebruikersovereenkomst?

5 7.10 Kan de gebruikersovereenkomst worden opgezegd? Kan de gebruikersovereenkomst worden gewijzigd door Basispoort? Worden (persoonsgegevens) bij Basispoort gedeeld met anderen? Kan Basispoort persoonsgegevens inzien in ons LAS/LVS? Kan één bovenschoolse administrator op stichtingsniveau het Basispoort beheer voor meerdere scholen uitvoeren? Ik kan, als ICT-coördinator, niet in Basispoort. Wat moet ik doen? Ik ben leerkracht en mijn ICT-coördinator wil mij ook beheerder maken namens mijn school bij Basispoort. Kan dat? Kan ik met één adres op meerdere scholen ICT-coördinator of leerkracht zijn? Onze school heeft twee locaties die onder het zelfde BRIN werken. Met maar één LAS dat beide locaties afdekt. Is dat een probleem? Kan ik gebruikmaken van Basispoort als ik met een ander LAS werk dan Dotcomschool of ParnasSys? Kan ik gebruikmaken van Basispoort als ik met een andere netwerkbeheerder dan Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT werk? Zijn alle versies van netwerkomgevingen van Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT gekoppeld met Basispoort? Hoe weet ik achter welk IP-adres ons schoolnetwerk zit? Ons schoolnetwerk zit achter een Proxyserver. Wij delen een IP-adres met andere scholen binnen onze stichting. Is dat een probleem? Ik wil graag thuis mijn lessen voorbereiden. Kan ik thuis inloggen en in het leerkrachtgedeelte met de software werken, ook al werk ik vanaf een ander IP-adres? Hoe log ik in bij Basispoort? Hoe kom ik aan mijn wachtwoord? Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu? Moeten leerlingen ook inloggen met een wachtwoord? Hanteert Basispoort veilige verbindingen Moet ik voor iedere methode steeds opnieuw inloggen? Ik kan niet inloggen met snelkoppelingen, die zie niet op het bureaublad Word ik automatisch uitgelogd bij Basispoort? Wat is het verschil tussen de methodesnelkoppeling en de Basispoortsnelkoppeling? Wat is het verschil als een leerling inlogt met een methodesnelkoppeling of de Basispoortsnelkoppeling? Ik ben huiswerkbegeleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Ik ben een onderwijsbegeleidingsdienst. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Ik ben pedagogisch opleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort?

6 Belangrijke informatie voor ICT-coördinatoren! 1. Voor toegang tot online methodesoftware van de aangesloten uitgeverijen kunnen leerkrachten en leerlingen vanaf dit schooljaar alleen nog maar inloggen via Basispoort. Zie ook de mededeling onderaan over de software van Uitgeverij Noordhoff. 2. De ICT-coördinator is 'beheerder van het schoolaccount bij Basispoort. Hij/zij dient dit account per schoollocatie klaar te maken voor gebruik. Dat kan in het menu 'Beheer'. 3. Het inrichten van het schoolaccount kost niet veel tijd. Na inrichting van dit account hoeft u geen groeps-, leerkracht- en leerling gegevens meer te importeren in de software van de uitgeverijen. Voor het Basispoort account van de school wordt ingericht, moet het leerling administratie systeem (LAS) van uw school gevuld zijn met de juiste gegevens, behorende bij dit schooljaar. 4. Opvoeren van leerlingen en leerkrachten bij Basispoort dient te gebeuren door middel van het bij Basispoort importeren van een bestand dat afkomstig is uit het leerling administratie systeem (LAS) van de school. Zie ook de opmerkingen met betrekking tot ParnasSys en ESIS op de volgende pagina. 5. Voor het Basispoort account van de school wordt ingericht, moet het LAS van uw school gevuld zijn met de juiste gegevens behorende bij dit schooljaar. 6. Basispoort importeert alleen die NAW-gegevens die absoluut noodzakelijk zijn om met de software van de uitgevers te kunnen werken. Basispoort werkt 100% conform de eisen van de wet Bescherming Persoonsgegevens en de database is aangemeld bij het CPB. 7. Om leerlingen te kunnen herkennen, wordt het IP-adres (nummer) van de internet verbinding van de schoollocatie gebruikt. Zorg dat u weet of uw school een statisch of dynamisch IP-adres gebruikt. Bij een dynamisch IP-adres wijzigt het nummer incidenteel. Het is ook mogelijk meerdere IP-adressen (nummers) in te vullen als uw school meerdere locaties heeft. Mogelijk deelt uw school één IP-adres met andere scholen (shared proxy). Dan zijn aanvullende activiteiten nodig. Volg de instructies in het scherm. 8. Let er bij het selecteren van uw eventuele schoolnetwerkleverancier op, van welke versie of release uw school gebruik maakt. Neem bij twijfel contact op met uw netwerkleverancier. Let op: ook als uw school gebruik maakt van een andere dan de nu aangesloten netwerkomgevingen kunt u gebruik maken van Basispoort! 9. Nadat het schoolaccount bij Basispoort is ingericht, dient u zoals u gewend bent, in de diverse uitgeverijomgevingen 'producten aan jaargroepen te koppelen'. Neem bij vragen hierover contact op met de helpdesk van betreffende uitgeverij(en). 10. Gebruikersnaam bij Basispoort voor de leerkracht is altijd het adres van de leerkracht zoals dat voorkomt in het LAS van uw school. Zorg dat de adressen van leerkrachten correct in uw LAS zijn ingevuld en uniek zijn. 11. Leerlingen loggen nooit in met een gebruikersnaam, maar altijd via een snelkoppeling. Deze snelkoppelingen vindt u in het beheermenu bij 'Lesmaterialen' 6

7 Software van Noordhoff Uitgevers Toegang tot online software van Noordhoff via Basispoort, is bij de start van dit schooljaar nog niet mogelijk. Noordhoff plaatst haar software zo snel mogelijk achter Basispoort. Bij vragen: Noordhoff Uitgevers ( of Gebruikt uw school ParnasSys als Leerling Administratie Systeem (LAS)? De automatische koppeling tussen ParnasSys en Basispoort is actief vanaf 8 augustus. Raadpleeg ParnasSys voor de juiste instelling van het LAS van uw school om gebruik te kunnen maken van de koppeling met Basispoort Belangrijk voor scholen met ESIS als LAS ESIS heeft de automatische koppeling met Basispoort begin september gereed. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Help en ondersteuning Alle helpdocumenten zoals: de gebruikershandleiding, FAQ's, de Basispoort XML Maker tool, contactgegevens van helpdesk afdelingen, etc., vindt u op Voor telefonische vragen over het inrichten van uw Basispoort account en het gebruik van online methodesoftware via Basispoort, kunt u terecht bij de helpdesken van alle aangesloten uitgeverijen of uw (school)netwerkbeheerder. 7

8 1. Snel start handleiding Basispoort voor scholen Dit is een snel start handleiding voor ingebruikname van het toegangsplatform Basispoort. Deze handleiding is bestemd voor de ICT-coördinator. De uitgebreide handleiding alsmede alle overige documentatie is te vinden op Dit document beschrijft: 1. Voorbereiding 2. Het inloggen als beheerder (ICT-coördinator) 3. Het inladen van leerling gegevens (automatisch of handmatig) 4. Het instellen van het IP-adres van de school 5. Het (laten) instellen van snelkoppelingen Raadpleeg ook de uitgebreide handleiding en FAQ op Voorbereiding Als ICT-coördinator: 1. Ontvangt u een van Basispoort met daarin een ACTIVATIELINK; 2. Neemt u kennis van de belangrijke informatie voor de ICT-coördinator ; 3. Dubbelklikt u op de link en komt u op een pagina wachtwoord instellen ; 4. Koppelt u aan uw gebruikersnaam (het adres) een zelf te kiezen wachtwoord; 5. Neemt u kennis van de gebruikersovereenkomst via U bent nu klaar om als beheerder het Basispoort account voor de school in te richten. Log in. 1.2 Inloggen als ICT-coördinator U start let op dat u https gebruikt (en niet http). U vult uw adres in en uw wachtwoord. Bent u uw wachtwoord vergeten, dan kunt u een nieuwe activatielink laten sturen en uw wachtwoord veranderen. Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters lang zijn en uit zowel letters als cijfers bestaan. U richt nu het account voor uw school (scholen) in. Wachtwoord vergeten? De ICT-coördinator: 1. Klikt in het inlogscherm op wachtwoord vergeten 2. Ontvangt een met activatielink om nieuw wachtwoord aan te maken. 1.3 Kies uw school (indien u bij Basispoort bij meerdere scholen bekend bent). 8

9 1.4 Importeren gebruikersgegevens (beheermenu: Gebruikersgegevens invoeren ) Hier kunt u een automatische koppeling met uw LAS maken of handmatig een bestand importeren. Een automatische koppeling met uw LAS is vooralsnog alleen mogelijk als u gebruik maakt van ParnasSys of Dotcomschool. Wanneer deze handeling is afgerond zal in de nacht het bestand of de automatische koppeling worden verwerkt. Let op: pas de volgende werkdag ziet u de vandaag geïmporteerde gegevens terug. Gebruikt u ParnasSys als LAS? De automatische koppeling tussen ParnasSys en Basispoort is actief vanaf 8 augustus. Raadpleeg ParnasSys voor de juiste instelling van het LAS van uw school om gebruik te kunnen maken van de koppeling met Basispoort Gebruikt u Dotcomschool als LAS? U heeft een autorisatiesleutel van Dotcomschool nodig om bij in te vullen in het koppelscherm Van Basispoort. Raadpleeg Dotcomschool voor vragen over uw LAS. Gebruikt u ESIS als LAS? ESIS heeft de automatische koppeling met Basispoort begin september gereed. Tot die tijd dienen de gebruikersgegevens op een andere manier geïmporteerd te worden: 4. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 5. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op 6. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Onze school maakt gebruik van een ander Leerling Administratie Systeem Controleer dan of een leerling bestand geëxporteerd worden in XML formaat. Het formaat van het bestand moet van het type UWLR (ECK2) zijn. Dit bestand kan daarna ingelezen worden in Basispoort. 9

10 Onze school maakt geen gebruik van een Leerling Administratie Systeem Dan moet het leerling bestand samengesteld worden. Dat kan m.b.v. de Basispoort XML Maker. Lees voor instructie de uitgebreide gebruikershandleiding op Netwerkbeheerder instellen (indien van toepassing; beheermenu: Netwerkbeheer ) Maakt uw school gebruik van een netwerkomgeving van Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT, Skool Automatisering of Station tot Station, dan selecteert u hier uw beheerder. Staat uw netwerkbeheerder er niet bij? Klik dan Geen (van deze) netwerkbeheerders. Let op: De Basispoort-koppeling wordt niet in alle versies van de netwerkomgevingen van deze beheerders ondersteund. In het scherm Netwerkbeheerder instellen in het beheermenu is te lezen welke versies van netwerkomgevingen ondersteund worden. Wordt uw versie niet ondersteund, kies dan voor Geen (van deze) netwerkbeheerders. 1.6 IP-Adres instellen (beheermenu IP-adres instellen ) Dit dient u in te stellen, zodat uw leerlingen kunnen inloggen en de juiste schoolgegevens te zien krijgen. Verbindingstype: Voor deze setting verwijzen wij u graag naar de uitgebreide handleiding op 10

11 1.7 Snelkoppelingen downloaden De snelkoppelingen voor de Basispoort inlogpagina s zijn te vinden bij Mijn profiel : s Nachts, na het inlezen van leerling gegevens, ontvangen de aangesloten uitgeverijen van Basispoort ook die leerling gegevens. Op basis van de licenties die de school heeft op de web based educatieve applicaties, worden de onderstaande snelkoppelingen getoond. De snelkoppelingen naar online methodematerialen zijn te vinden bij Lesmateriaal. In dit overzicht staan leerkracht- en leerlingsnelkoppelingen die op het bureaublad van de werkstations (PC s) geplaatst kunnen worden. Uw netwerkbeheerder kan u hierbij helpen. 11

12 Let op: de volgende handelingen kunnen pas de volgende dag worden uitgevoerd! 1. Ga in het beheermenu op Lesmateriaal en klik een voor een op de methoden Om in de beheeromgevingen van de uitgeverijen te komen klikt u vervolgens een voor een op alle methoden. Bij iedere methode wordt dan doorgestuurd naar de beheeromgeving van de betreffende uitgeverij. Let op: de volgende handelingen voert u uit in de uitgeversomgevingen! 1.8 Koppel nu uw methode aan de juiste groep(en) Per methode dient u, net als andere jaren, vervolgens de beheeromgeving van deze methode in te richten. Volg daarvoor de instructies die u van de betreffende uitgeverij heeft ontvangen. Heeft u over dit stuk vragen, raadpleeg dan altijd de helpdesk van de uitgeverij van betreffende methode. Let op: software van Noordhoff Uitgevers pas later dit jaar achter Basispoort! Toegang tot online software van Noordhoff via Basispoort, is bij de start van dit schooljaar nog niet mogelijk. Noordhoff plaatst haar software zo snel mogelijk achter Basispoort. Bij vragen: Noordhoff Uitgevers ( of servicedesk@noordhoff.nl Raadpleeg ook de uitgebreide handleiding en FAQ op Telefonisch kunt u terecht bij de helpdesken van alle aangesloten en bij uw (school)netwerkbeheerder. 12

13 2. Welkom bij Basispoort De Stichting Basispoort is een pre-competitieve samenwerking van acht participanten: Alberts Onderwijs BV Heutink Primair Onderwijs BV KG & Rolf BV L.C.G. Malmberg BV Noordhoff Uitgevers Reinders Oisterwijk BV ThiemeMeulenhoff BV Uitgeverij Zwijsen BV Doel van deze samenwerking is om het gebruik van online educatief materiaal voor leerkrachten en leerlingen in het Primair Onderwijs (PO) gemakkelijker te maken. Door het bieden van één simpele uniforme inlog procedure voor al het digitale lesmateriaal (als vervanger voor een veelheid aan verschillende inlogmethodieken, minder voorbereiding en een lagere beheer last voor de school. Andere ketenpartners gericht op het PO zijn welkom om aan te sluiten bij de samenwerking. 2.1 Diensten van Basispoort Komend schooljaar zijn vrijwel alle online lesmaterialen van de grote uitgeverijen bereikbaar via één inlog. Uiteraard voor zover de school over een licentie voor die lesmaterialen beschikt. Toegang tot online software van Noordhoff via Basispoort, is bij de start van dit schooljaar nog niet mogelijk. Noordhoff plaatst haar software zo snel mogelijk achter Basispoort. De uniforme inlogmethodiek via Basispoort vervangt dus een veelvoud aan individuele bestaande inlogmethodieken. Dit resulteert in een aanzienlijke vermindering van administratieve belasting van scholen (voorbereiding) en een verhoogd gebruikersgemak. Andere uitgeverijen en distributeurs gericht op het primair onderwijs zijn uitdrukkelijk welkom om te koppelen met Basispoort. De voorwaarden voor aansluiting komen in het najaar van 2013 beschikbaar. 2.2 Koppeling met schoolnetwerkomgevingen Via de distributeurs die participeren in de Stichting Basispoort, zijn de volgende schoolnetwerkbeheerders reeds aangesloten op Basispoort: Heutink ICT QL-ICT Reinders ICT Skool Automatisering Station to Station 13

14 Als een school één van de bovenstaande netwerkomgevingen heeft, betekent single-sign-on, dat de leerling en leerkracht, eenmaal ingelogd in de netwerkomgeving van de school, zonder verdere drempels toegang kan krijgen tot de online lesmaterialen waarvan de school een licentie heeft. Enkele van de genoemde netwerkomgevingen hebben deze functionaliteit direct vanaf het begin van het schooljaar beschikbaar, anderen bieden die functie in de loop van het schooljaar aan. Let op: niet alle versies van de netwerkomgeving worden (nu al) ondersteund. In het scherm Netwerkbeheerder instellen in het beheermenu is te lezen welke. Andere schoolnetwerk leveranciers gericht op het primair onderwijs zijn uitdrukkelijk welkom om aan te koppelen met Basispoort. De voorwaarden voor aansluiting komen in het najaar van 2013 beschikbaar. 2.3 Koppeling met leerling administratie systemen Om het inrichten en gebruiken van het Basispoort account van de school voor leerkrachten en leerlingen gebruiksvriendelijker te maken, is er een voorziening getroffen voor een automatische koppeling tussen Basispoort en enkele leerling administratie systemen. De ICT-coördinator zelf kan namens de school in het menu van Basispoort de voorkeur aanvinken om al dan niet gebruik te maken van deze automatische koppeling. Desgewenst kan de school de benodigde gegevens ook handmatig uploaden naar Basispoort. Basispoort heeft op geen enkele manier toegang tot of inzage in andere dan de in de gebruikersovereenkomst genoemde gegevens, die de school noteert in haar leerling administratie systeem. Ook niet tot het leerling volg systeem (LVS). En ook niet tot de methode-omgevingen van uitgeverijen met digitale werkboeken, oefen- of toets modules. De volgende leerling administratie systemen hebben reeds een koppeling met Basispoort: Dotcomschool ParnasSys Esis volgt later dit schooljaar. Andere leveranciers van leerling administratie systemen gericht op het PO zijn welkom om te koppelen. De voorwaarden voor aansluiting komen in het najaar van 2013 beschikbaar. 2.4 Basispoort en gebruik van (persoons)gegevens De gegevens die nodig zijn en voorwaarden voor gebruik van die diensten van Basispoort, zijn dezelfde die tot nu nodig waren, om te kunnen werken met/toegang te krijgen tot digitale applicaties bij lesmethoden. Stichting Basispoort heeft de voorwaarden en het privacy statement vastgelegd in een gebruikersovereenkomst, die te vinden is op Omdat Stichting Basispoort een aparte rechtspersoon is, is die overeenkomst aanvullend op de licentieovereenkomsten van de uitgeverijen. 14

15 In de gebruikersovereenkomst van Basispoort wordt concreet en transparant duidelijk gemaakt welke gegevens door Basispoort verwerkt worden en met welk doel. Het gaat om niet meer dan een beperkt aantal gegevens van de school, de ICT-coördinator, de leerkrachten en de leerlingen. Deze gegevens zijn nodig om te waarborgen dat elke persoon uniek geïdentificeerd kan worden. Dit is noodzakelijk om te kunnen garanderen dat bijvoorbeeld resultaten van digitaal oefenen en toetsen in methodesoftware, correct worden weggeschreven. Bron voor de leerling gegevens is het leerling administratiesysteem (LAS) van de school. De algemene gegevens over de school komen uit ASSU ( Basispoort heeft het verwerken van persoonsgegevens zoals dat hoort aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (meldingsnummer: M ). Van Basispoort kan gebruik gemaakt worden, na uitdrukkelijke toestemming van de onderwijsinstelling voor het mogen gebruiken van genoemde gegevens. Voor het inrichten van het Basispoort account door de school, dient de ICT-coördinator de gebruikersovereenkomst namens de school te accepteren. Middels het aanklikken van een vinkje in een van de eerste schermen in het beheermenu van Basispoort. Daarbij wordt er van uitgegaan dat hij/zij daartoe is gemandateerd door het schoolbestuur. De gebruikersovereenkomst kan door de school te allen tijde worden opgezegd. Door een verzoek hiertoe te sturen aan (dit betekent overigens wel dat toegang tot methodesoftware onmogelijk wordt). Basispoort kan een bestaande overeenkomst alleen wijzigen na uitdrukkelijke toestemming van de school. Scholen hebben een eigen verantwoordelijkheid om aan ouders van leerlingen te melden welke persoonsgegevens zij verwerken in systemen die het onderwijsproces ondersteunen. Dat is in relatie tot het gebruik van Basispoort niet anders dan bij het gebruik van een leerling administratie en- of volgsysteem. Leerlingen loggen altijd in via snelkoppelingen. Daarbij worden zij door Basispoort herkend middels een combinatie van kenmerken: IP-adres van de school/naam/geboortedatum. Leerkrachten loggen in met als gebruikersnaam hun adres (zoals vastgelegd in het administratiesysteem van de school). De gegevens die worden opgeslagen in Basispoort mogen en zullen enkel en alleen gebruikt worden voor het regelen van de toegang tot de educatieve applicaties en nooit aan derden verstrekt. Ook niet aan ASSU. 2.5 De PO-Raad en Basispoort Onlangs heeft de PO-Raad laten weten het belangrijk te vinden dat het gebruik van digitale materialen voor alle scholen in het primair onderwijs gebruiksvriendelijk is en zo min mogelijk administratieve lasten met zich meebrengt. Daarbij zijn heldere afspraken nodig over de gegevensuitwisseling in de keten en over het waarborgen van de privacy van gebruikers. Voor keten brede afspraken, voorzieningen en toepassing van technische standaarden heeft de GEU (Groep Educatieve Uitgeverijen) afgesproken regelmatig in overleg te treden met de PO-Raad, als belangenbehartiger van de scholen in het primair onderwijs. De PO-Raad zal daarbij worden ondersteund door stichting Kennisnet. 15

16 2.6 Meer Informatie Alle basisscholen in Nederland zijn persoonlijk geïnformeerd over de diensten van Basispoort en de manier waarop scholen aangesloten kunnen worden. Deze informatie is ook te vinden op de help pagina op Daar zijn ook alle documenten te vinden die uitleg geven over het gebruik van Basispoort, alsmede een overzicht van veel gestelde vragen en antwoorden. In augustus ontvangen de scholen via de activatielink waarmee de ICT-coördinator het Basispoort account van de school kan inrichten. Als het leerling administratie systeem van de school is ingericht voor het nieuwe schooljaar, is het inrichten van het Basispoort account eenvoudig en snel te doen. Voor informatie over Basispoort kunt een sturen naar: 3. Door Basispoort gehanteerde definities en begrippen 3.1 Activatielink Een hyperlink die automatisch verstuurd is naar het adres van een ICT-coördinator of leerkracht. Bij dubbelklikken komt de gebruiker uit op een pagina in Basispoort waar bijvoorbeeld het wachtwoord kan worden aangemaakt of gewijzigd. 3.2 Activatietoken Een activatietoken is een uniek kenmerk dat Basispoort gebruikt om het account van een gebruiker te kunnen aanmaken. Het zorgt ervoor dat bij Basispoort de juiste persoonlijke gegevens worden gekoppeld aan de identiteit van de school, leerkracht of leerling. Het token wordt aan ICT-coördinatoren en leerkrachten meegestuurd in de link waarop deze moet dubbelklikken om de aanmaak van het account definitief te maken. 3.3 Applicatie Een computerprogramma of softwarepakket (functionaliteit, inhoud) dat de gebruiker in staat stelt bepaalde taken of werkzaamheden uit te voeren. Bijvoorbeeld: digibord software, het leerling administratie systeem of een netwerkomgeving. 3.4 Authenticatie Vaststellen of een bij Basispoort bekende leerkracht of leerling de rechten heeft om bepaalde digitale leermaterialen te mogen gebruiken. 3.5 Authenticatiesleutel (LAS) Een code die de school heeft ontvangen van de leverancier van de leerling administratie software. Deze sleutel moet door de ICT-coördinator in de Basispoort applicatie worden ingevoerd om een automatische koppeling tot stand te brengen tussen de data in de leerling administratie software en de Basispoort gebruikersdatabase. 3.6 Basispoort Identiteit Het unieke identificatienummer van een gebruiker bij Basispoort (ICT-coördinator, leerkracht of leerling). 3.7 Basispoort key Het unieke Basispoort kenmerk van een gebruiker bij Basispoort dat bij toegangsprotocollen wordt meegezonden. 16

17 3.8 Basispoort XML-maker De Basispoort XML-maker is een losse applicatie (programma) waarmee een XML-bestand met leerling-, groeps- en leerkrachtgegevens gemaakt kan worden. Dat bestand voldoet aan het format dat geïmporteerd kan worden in Basispoort. De XML-maker kan ook gebruikt worden om een EDEXML (versie 1.3) of ECK2 (versie 0.94) bestand te importeren en te bewerken voor gebruik in Basispoort. Ook een bestand van een voorgaand schooljaar kan op deze wijze bewerkt worden voor een nieuw schooljaar. 3.9 Cookies Een heel klein tekstbestandje dat op de vaste schijf van de computer wordt geplaatst. Het is een soort identificatiebewijs. Het kan niet worden uitgevoerd als code en het kan geen virussen verspreiden. Een cookie is uniek en kan alleen worden gelezen door de server die de cookie heeft verschaft. De wetgeving maakt een onderscheid tussen functionele en nietfunctionele cookies. Functionele cookies maken gebruik van persoonlijke gegevens, zoals wachtwoorden. Ze worden bijvoorbeeld ook gebruikt om te kijken of een bezoeker ingelogd is. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor een goede werking van de website en zorgen ervoor dat aan de gebruiker snel en correct de gewenste informatie wordt getoond elke keer dat deze de website of de applicatie bezoekt. Hierdoor hoeft de gebruiker bijvoorbeeld niet steeds opnieuw zijn gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of zijn instellingen aan te passen. Niet-functionele cookies zijn niet persoonsgebonden en anoniem, zoals paginabezoeken. Functionele cookies vallen niet onder de nieuwe wetgeving. Basispoort maakt alleen gebruik van de functionele cookies. Basispoort gebruikt geen tracking cookies, waarvoor toestemming van de gebruiker vereist zou zijn Distributeur Leverancier van leermiddelen (schoolleverancier); het bedrijf waar uw school de leermiddelen inkoopt Dynamic IP De provider van de school heeft de schoolomgeving meerdere internetadressen toegekend die afwisselend en in willekeurige volgorde bij internetsessies worden gebruikt. Gebruiker 1 gebruikt dan meestal een ander IP-adres dan de volgende gebruiker. Enzovoort Gebruiker Iedereen die gebruikmaakt van de diensten van Basispoort voor of ten behoeve van de ontsluiting van digitaal lesmateriaal via Basispoort (ICT-coördinator, leerkracht, leerling) Groepskey Een unieke identificatiecode van de jaargroep in het leerling administratie systeem en/of de netwerkomgeving van de school. Onder meer deze key wordt door Basispoort gebruikt om jaargroepen een Basispoort Identiteit te geven en vervolgens te kunnen herkennen Identificatie/authenticatie Vaststellen van de identiteit van iemand die op een snelkoppeling dubbelklikt die leidt naar Basispoort. Is het IP-adres van deze gebruiker bekend bij Basispoort en welke Basispoort Identiteit hangt er aan deze gebruiker? Dus: is deze gebruiker wie hij/zij zegt dat hij/zij is en is deze gebruiker bekend bij Basispoort? 17

18 3.15 Instelling In de meeste gevallen staat dit voor school, maar bij Basispoort kunnen instellingen ook zijn: huiswerkinstituten, praktijken voor RT, particuliere scholen of klasjes van ambassades, et cetera. Voor Basispoort zijn het herkenbare organisaties waar leerkrachten en leerlingen gebruikmaken van digitaal lesmateriaal IP-adres (nummer) Unieke locatie op het internet, uitgedrukt in een nummer dat uw provider aan u ter beschikking stelt. Scholen hebben in de meeste gevallen een vast IP-adres (static IP). Soms gebruiken scholen een dynamisch internetadres (dynamic IP). Als uw school gebruikmaakt van een dynamic IP, is het van belang dat Basispoort alle IP-adressen kent die uw school mogelijk zou kunnen gebruiken. Heel soms delen scholen een IP-adres met andere scholen (shared proxy). De verbinding met het internet verloopt dan via een proxyserver. Voor het gebruik van Basispoort is dan van belang dat u het IP-adres van de proxyserver opgeeft. Basispoort herkent gebruikers op basis van het IP-adres. Dat moet dus altijd bekend zijn. Welk IP-adres een omgeving gebruikt, kan altijd gecheckt worden op Leerkrachtkey Een unieke identificatiecode van de leerkracht in het leerling administratie systeem en/of de netwerkomgeving van de school. Onder meer deze key wordt door Basispoort gebruikt om individuele leerkrachten een Basispoort Identiteit te geven en vervolgens te kunnen herkennen Leerling administratie systeem De softwareapplicatie die een school gebruikt voor onder meer het registreren van leerlingen en samenstellen en beheren van jaargroepen en het vastleggen van leerresultaten. De meeste scholen gebruiken hiervoor tegenwoordig een door een marktpartij aangeboden pakket. De meest bekende op dit moment in het basisonderwijs zijn Esis, Dotcomschool en ParnasSys Leerlingkey Een unieke identificatiecode van de leerling in het leerling administratie systeem en/of de netwerkomgeving van de school. Onder meer deze key wordt door Basispoort gebruikt om individuele leerlingen een Basispoort Identiteit te geven en vervolgens te kunnen herkennen Licentie Rechten die een school koopt bij een uitgeverij voor het gebruik van (web based/digitaal) educatief lesmateriaal (software). Meestal geeft het de school recht om software gedurende een schooljaar door een bepaald aantal leerkrachten en leerlingen te laten gebruiken. De licenties worden meestal gekocht via de schoolleverancier waar de school ook de boeken inkoopt Netwerkbeheerders Een bedrijf of persoon binnen of buiten de schoolorganisatie die de digitale omgeving (het netwerk) van de school ( het bureaublad ) inricht en beheert als centraal startpunt voor het gebruiken van alle mogelijke softwareapplicaties met een educatief of managementdoel. 18

19 3.22 Netwerkleverancier Een bedrijf dat op licentiebasis softwareapplicaties levert waarmee de school onderwijskundige of managementprocessen uitvoert. De school betaalt daarvoor vaak een bepaald bedrag per gebruiker. Afhankelijk van het soort overeenkomst faciliteert de netwerkleverancier in meer of mindere mate bij het operationeel beheer van de digitale schoolomgevingen en applicaties Online (methode)software leermateriaal Verzamelnaam voor alle digitale (les)materialen voor leerkracht en leerling die via internet benaderbaar zijn, zoals instructiesoftware voor het digibord, oefen-, toets- en oefentoetssoftware voor leerlingen en apps Proxyserver/shared proxy Een centrale server die het internetverkeer afhandelt voor een groep instellingen of gebruikers. Scholen maken dan gebruik van een zogenaamde shared proxy. Van proxyservers wordt gebruikgemaakt als een school met meerdere locaties of een scholengroep bijvoorbeeld het veiligheidsbeleid van de internetomgevingen op de school(locaties) centraal wil regelen. Voor uitgeverijen en andere leveranciers van web based applicaties betekent het dat bij internetverkeer via een proxyserver niet zonder meer duidelijk is wie de gebruiker van de applicaties of content is. Is er sprake van een proxyserver dan willen leveranciers van digitale content of applicaties meestal op voorhand meer weten van die instelling(en) om te kunnen beoordelen of een verzoek om gebruik van een applicatie of content door een bestaande licentie mag worden toegestaan (School)beheerder Wat Basispoort de (school)beheerder noemt, wordt op veel scholen de ICT-coördinator genoemd. Afhankelijk van de schaal van de schoolorganisatie en de manier waarop een school zich op ICT gebied laat ondersteunen door leveranciers van buiten de school, is dit een leerkracht met specifieke extra bevoegdheden of een professionele ICT-coördinator van buiten de school. Als de school een complexe, gelaagde ICT-organisatie kent, kan deze ICTcoördinator ook netwerkbeheerder van de school zijn Schoolleverancier De handelsorganisatie (distributeur) die onder andere leermiddelen inkoopt bij uitgeverijen en door levert aan scholen volgens een overeenkomst tussen de school en dat bedrijf. Op leermiddelengebied verkoopt de schoolleverancier of distributeur ook licenties op digitaal lesmateriaal. Anders dan boeken worden de digitale leermaterialen meestal direct door de uitgeverij via internet geleverd aan de school Single Sign On De manier van toegangsverstrekking waarbij in het geval van Basispoort een leerkracht en leerling maar één keer ergens hoeft in te loggen om toegang te verkrijgen tot content of applicaties van meerdere methoden van verschillende uitgeverijen. Maakt de school gebruik van een netwerkomgeving van Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT of Reinders ICT, dan is inloggen in de eigen schoolomgeving voldoende en hoeft er helemaal niet meer bij de aangesloten uitgeverijen te worden ingelogd. Maakt de school gebruik van een andere of geen enkele netwerkomgeving, dan is een maal inloggen op voldoende voor de leerkracht om toegang te verkrijgen tot content of applicaties van meerdere methoden van verschillende uitgeverijen (leerlingen loggen altijd in via leerling- 19

20 snelkoppelingen naar methodeonderdelen die de leerkracht kan vinden op en klaarzetten vanaf Snelkoppeling Een icoontje of woordbeeld met een scriptje eronder dat direct verwijst naar een weblocatie van bijvoorbeeld een uitgeverij waar (eveneens als voorbeeld) de instructiesoftware van de rekenmethode van een betreffende methode en jaargroep te vinden is. In het domein van Basispoort kan de ICT-coördinator, maar ook de leerkracht, van alle digitale methodes/methode-onderdelen de snelkoppelingen vinden waarmee leerkrachten, maar ook leerlingen direct (via shortcut ) naar die methode(onderdelen) worden geleid door te dubbelklikken. Omdat uitgeverijen educatieve software hebben voor leerkrachten en voor leerlingen zijn de snelkoppelingen voor leerkrachten en leerlingen meestal verschillend Static IP De provider van de school heeft de schoolomgeving een vast IP-adres toegekend Stichting Basispoort De rechtspersoon waarin uitgeverijen, schoolleveranciers en schoolnetwerkaanbieders precompetitief participeren om voor basisscholen Single Sign On-toegang tot web based educatief lesmateriaal te kunnen waarmaken. 20

21 4. Door Basispoort gehanteerde afkortingen 4.1 ASSU (nummer) Is de onderwijsdatabank waarin de algemene gegevens van onderwijslocaties en hun medewerkers worden vastgelegd en beheerd voor de educatieve uitgeverijen Malmberg, ThiemeMeulenhoff en Zwijsen. De educatieve uitgeverijen gebruiken deze gegevens om docenten te kunnen voorzien van actuele vakinformatie en presentexemplaren van nieuwe schoolboeken en leermiddelen. Het scholenbestand van Basispoort wordt door Basispoort aangekocht bij BME (het bedrijf achter ASSU). Het ASSU-nummer van een school of leerkracht is een uniek identificatienummer. 4.2 Basispoort Wordt gebruikt om de applicatie aan te duiden die voor het basisonderwijs de centrale, directe toegang (SSO) regelt. Soms wordt ook bedoeld de Stichting Basispoort. 4.3 BRIN Staat voor Basis Registratie Instellingen Nummer. Het Ministerie van OCW heeft BRINnummers aan alle onderwijsinstellingen toegekend. Scholen gebruiken dit nummer ook in alle communicatie met het Ministerie van OCW. Het BRIN-nummer bestaat uit zes cijfers. De eerste vier onderscheiden de ene onderwijsinstelling van de andere. De twee daarop volgende staan voor een locatie-code, waarbij '00' meestal staat voor de hoofdlocatie. 4.4 CBP Is het College Bescherming Persoonsgegevens. Dat regelt, ter bescherming van onze privacy, wat er allemaal wel en niet mag met persoonsgegevens. In de Wet bescherming persoonsgegevens staat wat ieders rechten zijn als onze gegevens gebruikt worden. Iedereen heeft bijvoorbeeld het recht op informatie, het recht op inzage in de over ons vastgelegde gegevens en het recht op verzet tegen gebruik van deze gegevens. De door Basispoort gebruikte gegevens zijn aangemeld bij het CBP en zijn daar terug te vinden onder meldingsnummer M CFI/DUO CFI is een oude afkorting die in 2010 werd vervangen door DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs. DUO is onder meer verantwoordelijk voor de uitvoering van de onderwijsbekostiging. 4.6 ECK2/UWLR De letters in de afkorting ECK2 staan voor Educatieve Content Keten. Het begrip staat voor de definitie van een (XML-)bestandsformaat van jaargroep- en leerling gegevens. Dit type bestand wordt gebruikt in de onderwijsbranche om leerlingen als unieke gebruikers van educatieve applicaties te kunnen identificeren en hun leerresultaten in educatieve applicaties op een correcte manier te kunnen wegschrijven naar het leerlingvolgsysteem van de school. In 2012 is dit format door de hele educatieve branche als standaard geaccepteerd en in beheer gegeven bij de stichting EduStandaard onder de naam UWLR. Vanaf schooljaar vervangt UWLR de oude EdeXML standaard. Veel administratiepakketten bieden de school de mogelijkheid een groepen-/leerlingenbestand in dit format te exporteren. Zie voor details: 21

22 4.7 Edex/EdeXML Is een tot en met schooljaar gebruikte standaard voor uitwisseling van jaargroepen leerlingbestanden ten behoeve van educatieve doeleinden. Vanaf schooljaar wordt deze standaard vervangen door de nieuwe ECK2 standaard: UWLR. 4.8 LAS Staat voor Leerling Administratie Systeem, zoals Dotcomschool, Esis en ParnasSys. Zie ook definities en begrippen. 4.9 SSO Single Sign On betekent directe toegang tot meerdere omgevingen via slechts één keer inloggen. 22

23 5. Door Basispoort gehanteerde rollen Basispoort onderscheidt ten behoeve van het gebruik van de SSO-diensten een aantal rollen voor functionarissen binnen of namens de school, maar ook voor de partners in Basispoort. 5.1 Rollen binnen (of namens) de school: 5.2 De (school)beheerder of ICT-coördinator Basispoort kent een schoolbeheerder of beheerder. Deze functionaris duiden we in de documentatie over Basispoort altijd aan met ICT-coördinator. Het is de persoon (of personen) die op school of op een locatie verantwoordelijk is (zijn) voor het inrichten, beheer en gebruik van ICT. Deze persoon (personen) kan werkzaam zijn op de school(locatie) zelf. Soms besteden scholen deze rol uit aan een extern bedrijf. In dat geval voert een externe ICT-coördinator de ICT-beheertaken uit namens de school. Voor Basispoort is de (interne of externe) ICT-coördinator het centrale aanspreekpunt voor het inrichten van het Basispoort account van de school, het toevoegen van gebruikers (leerkrachten en leerlingen) en het beheer gedurende het schooljaar (in geval van mutaties in het leerkrachten- en leerlingenbestand). Voor de ICT-coördinator is de gebruikersnaam bij Basispoort altijd hun adres. Het wachtwoord maakt een ICT-coördinator zelf aan. Zie voor details over inloggen voor de ICT-coördinator het betreffende onderdeel van deze handleiding. 5.3 Leerkracht Leerkrachten en leerlingen zijn de groepen die de feitelijke gebruikers zijn van (digitale) leermaterialen. Voor hun gebruiksgemak is Basispoort ingericht. Het is ook de ICTcoördinator die (collega)leerkrachten eveneens de rol van beheerder kan toekennen binnen Basispoort. Dan heeft een leerkracht twee rollen. Leerkrachten hebben in principe toegang tot alle web based leermaterialen waarvan de school over een licentie beschikt; dus ook tot leerlingmaterialen. Voor leerkrachten is de gebruikersnaam bij Basispoort altijd hun adres. Het wachtwoord maakt een leerkracht zelf aan. Een leerkracht logt via Basispoort in via of (bij voorkeur) via de (leerkracht)- snelkoppeling die de ICT-coördinator van tevoren heeft klaargezet op het bureaublad van de computer of het digibord. Zie voor details over inloggen voor de leerkracht het betreffende onderdeel in deze handleiding. 5.4 Leerling Basispoort is specifiek ontwikkeld voor eenvoudige toegang tot digitaal lesmateriaal voor leerlingen. Als het goed is, merkt een leerling niets van Basispoort omdat bij de start van het schooljaar alles is ingericht door de ICT-coördinator. Groepsgegevens zijn door de ICT-coördinator geüpload naar Basispoort via een automatische koppeling met het administratiesysteem van de school of handmatig ingevoerd. Daarmee is voor iedere individuele leerling bij Basispoort een Basispoort Identiteit aangemaakt met een unieke pincode (of plaatje voor leerlingen die nog niet kunnen lezen). Leerlingen gaan nooit via naar methodesoftware, maar altijd via een (leerling)- snelkoppeling die de ICT-coördinator op het bureaublad van de computer of het digibord heeft klaargezet. Omdat Basispoort de school herkent (IP-adres), komt de leerling bij het 23

24 dubbelklikken op de snelkoppeling altijd uit op een startscherm van de opgevraagde methode. Zie voor details over inloggen voor leerlingen het betreffende onderdeel van deze handleiding. Leerlingen hebben alleen toegangsrechten tot de materialen die voor hen bestemd zijn (vaak niet op toetssoftware bijvoorbeeld, omdat die meestal via de leerkracht wordt aangeboden). 5.5 Rollen bij Basispoort zelf: 5.6 Landelijk beheerder Basispoort Basispoort kent geen centrale organisatie of helpdesk. Het beheer en onderhoud van Basispoort wordt gedaan door de partners (uitgeverijen, schoolleveranciers en netwerkbeheerders) die samenwerken in de Stichting Basispoort. Scholen nemen bij problemen via de ICT-coördinator contact op met de serviceafdeling van een van de uitgeverijen die participeren in Basispoort of met de beheerder van hun netwerkomgeving. De contactgegevens van de aangesloten uitgeverijen en netwerkbeheerders zijn te vinden op Er worden wel een aantal taken centraal bij Basispoort uitgevoerd om scholen gebruik te laten maken van de diensten van Basispoort. De applicatie moet 24/7 operationeel zijn en beheerd worden en soms zijn updates nodig. Die (handmatige of geautomatiseerde) taken worden bij Basispoort uitgevoerd door personen die de rechten van landelijk beheerder hebben. Deze landelijk beheerder is dus niet per se een fysieke persoon. Communicatie met landelijk beheer van Basispoort is alleen mogelijk voor de partners in Basispoort via Landelijk beheer Basispoort is dus alléén centraal aanspreekpunt voor partners in Basispoort. 5.7 Rollen bij (aangesloten) uitgeverijen: Applicatiebeheerders Applicatiebeheerders bij uitgeverijen zijn diegenen die verantwoordelijk zijn voor het operationeel en toegankelijk houden van de omgevingen van de digitale methodeonderdelen; de platforms waar de methodesoftware draait. Applicatiebeheerders bij uitgeverijen zijn ook verantwoordelijk voor de verwerking van licenties; als een school een licentie koopt, moet de methodesoftware toegankelijk zijn. Omdat uitgeverijen de toegangsverstrekking tot die digitale methode-onderdelen hebben uitbesteed aan Basispoort, spelen de applicatiebeheerders bij uitgeverijen een belangrijke rol. Zij staan direct of indirect in contact met landelijk beheer van Basispoort. 5.8 Rollen bij (aangesloten) netwerkleveranciers: Applicatiebeheerders Applicatiebeheerders bij netwerkleveranciers zijn diegenen die verantwoordelijk zijn voor het operationeel en toegankelijk houden van de digitale schoolomgeving waarin leerkrachten en leerlingen moeten inloggen om van ICT gebruik te kunnen maken. 24

25 In schooljaar zijn Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT en Reinders ICT de netwerkleveranciers die een automatische koppeling hebben met Basispoort. Basispoort maakt het, eenmaal ingelogd in een van deze omgevingen, voor een leerkracht of leerling mogelijk om directe toegang te hebben tot alle web based educatieve leermaterialen van de aangesloten uitgeverijen. Dus zonder nog eens in te hoeven loggen bij uitgeverijen. Daarom spelen de applicatiebeheerders van de netwerkomgeving van de school een belangrijke rol voor de ICT-coördinator. De applicatiebeheerders staan (in)direct ook in contact met landelijk beheer van Basispoort. 25

26 6. Uitgebreide handleiding gebruik Basispoort voor scholen 6.1 Inzien, downloaden en acceptatie van de Basispoort gebruikersvoorwaarden Het privacy statement en de leveringsvoorwaarden van Basispoort zijn beide vastgelegd in een document: de Basispoort gebruikersovereenkomst. Deze is te downloaden vanaf Voordat een ICT-coördinator leerling gegevens kan uploaden naar Basispoort, krijgt hij/zij de gebruikersovereenkomst getoond. Om verder te kunnen, moet hij/zij deze overeenkomst accepteren namens de school. 6.2 De schoolgegevens die Basispoort centraal opslaat De gegevens die nodig zijn en voorwaarden voor gebruik van die diensten van Basispoort, zijn dezelfde die tot nu nodig waren, om te kunnen werken met/toegang te krijgen tot digitale applicaties bij lesmethoden. Stichting Basispoort heeft de voorwaarden en het privacy statement vastgelegd in een gebruikersovereenkomst, die te vinden is op Omdat Stichting Basispoort een aparte rechtspersoon is, is die overeenkomst aanvullend op de licentieovereenkomsten van de uitgeverijen. In de gebruikersovereenkomst van Basispoort wordt concreet en transparant duidelijk gemaakt welke gegevens door Basispoort verwerkt worden en met welk doel. Het gaat om niet meer dan een beperkt aantal gegevens van de school, de ICT-coördinator, de leerkrachten en de leerlingen. Deze gegevens zijn nodig om te waarborgen dat elke persoon uniek geïdentificeerd kan worden. Dit is noodzakelijk om te kunnen garanderen dat bijvoorbeeld resultaten van digitaal oefenen en toetsen in methodesoftware, correct worden weggeschreven. Bron voor de leerling gegevens is het leerling administratiesysteem (LAS) van de school. De algemene gegevens over de school komen uit ASSU ( ASSU heeft gegevens verwerkt na toestemming van de betreffende onderwijsinstellingen. Om een 100% toegangsservice te waarborgen, worden deze gegevens dagelijks geactualiseerd. 26

27 Basispoort onderschrijft de afspraken die zijn gemaakt door de Groep Educatieve Uitgeverijen (GEU) en die van ASSU betreffende de bescherming van persoonsgegevens rondom internetgebruik. In de gebruikersovereenkomst staan deze afspraken. Daarnaast informeert Basispoort de gebruiker over de wijze waarop zij persoonsgegevens verzamelt en voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt kunnen worden. Van de onderwijsinstellingen die van de diensten van Basispoort gebruikmaken, slaat Basispoort de volgende gegevens op: Basispoort Identiteit (uniek kenmerk verstrekt door Basispoort) ASSU_nummer_RP BRIN Schoolnaam Bezoekadres, bestaande uit: o Straatnaam o Huisnummer o Huisnummer toevoeging o Postcode o Plaats Gegevens ICT-coördinatoren, bestaande uit: o Voorletter(s) o Tussenvoegsel o Achternaam o Geslacht Voor alle details wordt verwezen naar het volledige document met leveringsvoorwaarden (de gebruikersovereenkomst) dat te downloaden is op De leerkracht- en leerling gegevens die Basispoort centraal opslaat Basispoort slaat persoonsgegevens van leerkrachten en leerlingen op om Single Sign Ontoegang mogelijk te maken en daarmee de toegang tot digitale leermaterialen te versimpelen. Persoonsgegevens verwerken is hiervoor noodzakelijk. De inloggegevens moeten gekoppeld kunnen worden aan een herkenbare identiteit. Daarnaast moet gecontroleerd kunnen worden of een gebruiker een licentie (gebruiksrecht) heeft voor het digitaal leermateriaal waartoe deze toegang wenst te verkrijgen. De persoonsgegevens van leerkrachten, beheerders van schoolapplicaties en databases en van leerlingen en hun groepsprofielen ontvangt Basispoort van scholen zelf, na uitdrukkelijke toestemming van de school, via een door de school automatisch gegenereerde of handmatige upload van een databestand uit het leerling administratie systeem (LAS) van de school. Wat de school voor de start van het nieuwe schooljaar bij iedere uitgeverij moest doen (uploaden Edex bestand), hoeft de school nu nog maar één keer te doen, in het domein van Basispoort. 27

28 De volgende persoonsgegevens worden bij Basispoort vastgelegd: Van leerlingen Basispoort Identiteit (uniek kenmerk verstrekt door Basispoort) Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geboortedatum Leerlingkey Groepskey (minimaal 1) Groepsnaam (minimaal 1) Jaargroep Geslacht BRIN Van leerkrachten/ict-coördinatoren Basispoort Identiteit (uniek kenmerk verstrekt door Basispoort) Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geboortedatum Leerkrachtkey Groepskey (minimaal 1) Groepsnaam (minimaal 1) Jaargroep (minimaal 1) Geslacht BRIN adres De gegevens die worden opgeslagen in Basispoort mogen en zullen enkel en alleen gebruikt worden voor het regelen van de toegang tot de educatieve applicaties en nooit aan derden verstrekt. Voor verdere details wordt verwezen naar het document met leveringsvoorwaarden (de gebruikersovereenkomst) dat te downloaden is op Basispoort en de Wet Bescherming Persoonsgegevens Basispoort verwerkt persoonsgegevens om haar diensten te kunnen realiseren. Basispoort respecteert de privacy van betrokkenen en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die betrokkenen (in)direct aan Basispoort verschaffen, vertrouwelijk wordt behandeld. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt (Stb. 2000, 302) die op 1 september 2001 in werking is getreden. Ga voor meer informatie over de Wet Bescherming Persoonsgegevens naar De verwerking van persoonsgegevens door Basispoort is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in Den Haag. Het registratienummer waaronder Basispoort de persoonsgegevens heeft aangemeld is M

29 Van Basispoort kan gebruik gemaakt worden, na uitdrukkelijke toestemming van de onderwijsinstelling voor het mogen gebruiken van genoemde gegevens. Bij het inrichten van het Basispoort account door de school, dient de ICT-coördinator de gebruikersovereenkomst namens de school te accepteren. Middels het aanklikken van een vinkje in een van de eerste schermen in het beheermenu van Basispoort. Daarbij wordt er van uitgegaan dat hij/zij daartoe is gemandateerd door het schoolbestuur. Scholen hebben een eigen verantwoordelijkheid om aan ouders van leerlingen te melden welke persoonsgegevens zij verwerken in systemen die het onderwijsproces ondersteunen. Dat is in relatie tot het gebruik van Basispoort niet anders dan bij het gebruik van een leerling administratie en- of volgsysteem. De gebruikersovereenkomst kan door de school te allen tijde worden opgezegd. Door een verzoek hiertoe te sturen aan (dit betekent overigens wel dat toegang tot methodesoftware onmogelijk wordt). Basispoort kan een bestaande overeenkomst alleen wijzigen na uitdrukkelijke toestemming van de school. 6.5 Activeren van mijn Basispoort account (ik ben ICT-coördinator) De ICT-coördinator ontvangt van Basispoort voor aanvang van het schooljaar een met een korte tekst en een activatielink. Hij/zij: a. dubbelklikt op de link en komt op een Basispoortpagina met verzoek wachtwoord aan te maken ; b. koppelt aan zijn/haar gebruikersnaam (het adres) een zelf gekozen wachtwoord. De ICT-coördinator is klaar om het Basispoort account voor de school in te richten. Het wordt aanbevolen de overige voorbereidingshandelingen direct uit te voeren: het toevoegen van een tweede en mogelijk meer ICT-coördinatoren; het invoeren van gebruikersgegevens (leerkracht- en leerling bestanden uploaden); het instellen van het type IP-adres dat de school gebruikt; het selecteren van een eventuele externe netwerkleverancier; 29

30 De ICT-coördinator voert alle gegevens van de leerkrachten en leerlingen in in Basispoort. Die gegevens kunnen handmatig worden ingevoerd of via een automatische upload vanuit het leerling administratie systeem (LAS) van de school (mits de school gebruikmaakt van een LAS dat gekoppeld is aan Basispoort. Dat zijn momenteel Dotcomschool en ParnasSys). Gebruikt uw school ParnasSys als Leerling Administratie Systeem (LAS)? De automatische koppeling tussen ParnasSys en Basispoort is actief vanaf 8 augustus. Raadpleeg ParnasSys voor de juiste instelling van het LAS van uw school om gebruik te kunnen maken van de koppeling met Basispoort Gebruikt uw school ESIS als Leerling Administratie Systeem (LAS)? ESIS heeft de automatische koppeling met Basispoort begin september gereed. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Voordat de ICT-coördinator deze handelingen kan uitvoeren, dient hij/zij eerst de gebruikersovereenkomst van Basispoort te accepteren. Dat doet hij/zij door het aanvinken van het vakje gebruikersovereenkomst van Basispoort. Hij/zij verplicht zich daarmee de ouders van hun leerlingen en collega leerkrachten op de hoogte te stellen van het feit dat Basispoort persoonsgegevens van leerlingen en collega leerkrachten opslaat en bewerkt ten behoeve van Single Sign On-toegang tot digitaal lesmateriaal. 30

31 6.6 Activeren van mijn Basispoort account (ik ben leerkracht) De ICT-coördinator heeft alle gegevens van leerkrachten en leerlingen ingevoerd in Basispoort. De leerkracht voor wie de ICT-coördinator een account heeft aangemaakt, ontvangt van Basispoort een met korte tekst en activatielink. Hij/zij: a. dubbelklikt op de link en komt op een Basispoortpagina met verzoek wachtwoord aan te maken ; b. koppelt aan zijn/haar gebruikersnaam (het adres) een zelf gekozen wachtwoord. 6.7 ICT-coördinator handmatig toevoegen Het wordt sterk aanbevolen dat de ICT-coördinator een tweede of zelfs meerdere ICTcoördinatoren aanmaakt, zodat bij afwezigheid van de primaire ICT-coördinator een andere leerkracht in de rol van ICT-coördinator instellingen kan aanpassen of leerling mutaties kan doen bij Basispoort. De stappen: 31

32 6.8 ICT-coördinator (gegevens) wijzigen in of verwijderen uit Basispoort 6.9 Leerling- en leerkrachtgegevens naar Basispoort exporteren Vrijwel alle scholen maken gebruik van een leerling administratie systeem (LAS). Let op: Indien uw school Dotcomschool of ParnasSys gebruikt, dient u in deze omgevingen vooraf een vinkje te plaatsen voor toestemming van gegevensexport naar Basispoort. Raadpleeg bij vragen uw LAS-leverancier. Voor het Basispoort account van de school wordt ingericht, moet het LAS van uw school gevuld zijn met de juiste gegevens behorende bij dit schooljaar. Basispoort biedt de leveranciers van leerling administratie systemen (applicaties) de mogelijkheid te koppelen met Basispoort via een web service, zodat de ICT-coördinator de leerkracht- en leerling gegevens niet handmatig hoeft te uploaden naar Basispoort. Is het LAS van uw school gekoppeld aan Basispoort, dan haalt Basispoort automatisch iedere nacht de actuele leerkracht- en leerling gegevens op uit het LAS van uw school. Dat scheelt veel tijd (en fouten) bij de start van het schooljaar, maar ook wijzigingen in groepensamenstelling (een 32

33 leerling is nieuw, gaat naar een andere groep of naar een andere school), worden zo automatisch bij Basispoort verwerkt binnen 24 uur nadat u de mutatie in het LAS van uw school heeft verwerkt. Er bestaat een automatische koppeling tussen Basispoort en de volgende aanbieders van leerling administratie systemen (LAS): Dotcomschool; ParnasSys. Gebruikt uw school ParnasSys als Leerling Administratie Systeem (LAS)? De automatische koppeling tussen ParnasSys en Basispoort is actief vanaf 8 augustus. Gebruikt uw school ESIS als Leerling Administratie Systeem (LAS)? ESIS heeft de automatische koppeling met Basispoort begin september gereed. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Maakt uw school gebruik van een andere LAS aanbieder, of geen gebruik van een speciale applicatie voor leerling administratie, dan dient u handmatig een bestand met leerkrachten en leerlingen samen te stellen en te uploaden naar Basispoort. Zie daarvoor Leerling gegevens HANDMATIG in Basispoort importeren, verderop in deze handleiding. Het aanmaken van gebruikers (leerlingen en leerkrachten) bij Basispoort en het automatisch activeren van hun Basispoort account start in het beheerscherm Gebruikersgegevens invoeren. Hier kunt u ook een automatische koppeling met uw leerling administratie systeem (LAS) maken (waardoor de gegevens na uw goedkeuring automatisch worden geïmporteerd) of handmatig een bestand importeren dat afkomstig moet zijn uit uw LAS. Wanneer deze handeling is afgerond zal in de nacht het bestand of de automatische koppeling worden verwerkt. De volgende dag ziet u de geïmporteerde gegevens terug bij Basispoort. De gegevens die worden opgeslagen in Basispoort mogen en zullen enkel en alleen gebruikt worden voor het regelen van de toegang tot de educatieve applicaties en nooit aan derden verstrekt. 33

34 Let op: Het uploaden van gebruikers hoeft alleen bij Basispoort te gebeuren (en dus niet meer zoals voorheen bij uitgeverijen), want de aangesloten uitgeverijen halen deze nieuwe data binnen 24 uur centraal op bij Basispoort Leerling- en leerkrachtgegevens automatisch uit het LAS importeren Omdat Basispoort via ASSU beschikt over de algemene schoolkenmerken, kan Basispoort de gepushte leerkracht- en leerling gegevens uit het LAS aan de juiste school hangen. Zo creëert Basispoort voor iedere gebruiker automatisch een Basispoort identiteit (account of ID). De gegevens kunnen zo ook actueel worden gehouden tijdens het schooljaar omdat het bestand bij Basispoort bij mutaties van leerlingen en leerkrachten automatisch wordt aangepast. Kies in het beheermenu de optie Automatisch koppelen. Selecteer het LAS dat uw school gebruikt: Dotcomschool ParnasSys 34

35 Gebruikt u Dotcomschool? Voer dan hier de autorisatiesleutel in, en klik op bewaar. Deze sleutel heeft u van Dotcomschool? ontvangen. Beschikt u niet over de juiste sleutel, neem dan contact op met Dotcomschool. Gebruikt u ParnasSys? Dan hoeft u geen autorisatiesleutel in te voeren!. Ook voor andere vragen aangaande de koppeling van uw LAS met Basispoort, verzoeken wij u contact op te nemen met uw LAS leverancier Leerling- en leerkrachtgegevens handmatig in Basispoort importeren Basispoort beschikt via een koppeling met de scholendatabase van ASSU over schooldata en na de upload van handmatige opgevoerd leerlingen- en leerkrachtenbestand uit het leerling administratie systeem (LAS) van de school, creëert Basispoort voor iedere individuele gebruiker een Basispoort identiteit (account of ID). Kies in het beheermenu de optie Handmatig importeren. 35

36 De gegevens van groepen leerlingen en leerkrachten moeten uit het leerling administratie systeem van de school komen (LAS). Het bestandsformat dat Basispoort kan importeren is het UWLR format (ook wel bekend onder de naam ECK2, versie 0.94 ). Kan uw LAS geen UWLR bestand exporteren, maar wel EDEXML (versie 1.3), dan kunt u dit bestand met behulp van de Basispoort XML Maker converteren naar het UWLR format en het daarna importeren bij Basispoort. Ook een bestand van een voorgaand jaar kan op deze wijze bewerkt worden voor een nieuw schooljaar. Beschikt u niet over een LAS of kan uw LAS ook geen EDEXML exporteren, dan kan de Basispoort XML maker ook gebruikt worden om handmatig een nieuw Basispoort XML bestand aan te maken dat bij Basispoort geïmporteerd kan worden. De XML maker kan ook gebruikt worden om een EDEXML (versie 1.3) of ECK2 (versie 0.94) bestand te importeren en te bewerken voor gebruik in Basispoort. Voor gebruik van de Basispoort XML Maker wordt verwezen naar de aparte handleiding. Zowel deze tool als de handleiding zijn te vinden op Klik op kies bestand. Haal het bestand op van de locatie op uw computer waar u het aangemaakte bestand eerder heeft opgeslagen en klik op verstuur Let op: Pas de volgende werkdag zijn de gegevens bij Basispoort verwerkt en zichtbaar! 36

37 Als een ICT-coördinator leerlingen of leerkrachten verwijdert of muteert in het LAS van de school, en het LAS heeft geen automatische koppeling met Basispoort, dan dient er handmatig een nieuwe upload van leerkracht- en leerling data plaats te vinden. Ook weer de volgende schooldag staan de gegevens pas in de Basispoort database. Dit uploaden hoeft alleen bij Basispoort te gebeuren, want de aangesloten uitgeverijen halen deze nieuwe data binnen 24 uur centraal op bij Basispoort Instellen van het IP-adres van mijn school Om leerlingen te kunnen herkennen, wordt het IP-adres (nummer) van de internet verbinding van de schoollocatie gebruikt. Zorg dat u weet of uw school een statisch of dynamisch IPadres gebruikt. Bij een dynamisch IP-adres wijzigt het nummer incidenteel. Het is ook mogelijk meerdere IP-adressen (nummers) in te vullen als uw school meerdere locaties heeft. Mogelijk deelt uw school één IP-adres met andere scholen (shared proxy). Dan zijn aanvullende activiteiten nodig. Volg de instructies in het scherm. Let op: Het is belangrijk dat u voor uw schoolomgeving(en) dat het juiste, van toepassing zijnde internet verbindingstype (type IP-adres) van uw schoollocatie selecteert. Dat kan eenvoudig in het menu IP-adres toevoegen dat bovenaan de pagina in het beheermenu staat. Wordt de verkeerde instelling gekozen, dan zal Basispoort niet werken. Informeert u daarom eventueel bij uw provider, alvorens u het IP-adres van de school gaat instellen, welk verbindingstype voor uw schoolomgeving(en) van toepassing is. Selecteer het voor uw schoolomgeving van toepassing zijnde type IP-adres. 37

38 6.13 Vast IP-adres De meeste scholen beschikken over een vast IP-adres. Is dat voor uw schoolomgeving(en) het geval, dan selecteert u bij Basispoort als verbindingstype de optie Static IP. Als u niet weet van wat voor verbindingstype uw school gebruikmaakt, kunt u dit navragen bij uw netwerkbeheerder of provider Shared Proxy Het kan ook voorkomen dat uw schoolomgeving samen met andere schoolomgevingen (bijvoorbeeld binnen dezelfde stichting van scholen) gebruikmaakt van een zogenaamde shared proxyserver (of shared proxy ). Daar kunnen scholen voor hebben gekozen om hun internetomgeving makkelijker te beveiligen tegen onveilig surfen. Maakt uw school gebruik van een shared proxy, dan selecteert u bij Basispoort als verbindingstype de optie Shared Proxy Dynamisch IP-adres De provider van uw schoolomgeving kan ook gebruikmaken van een dynamisch IP-adres. Vaak is dat zo als uw school als provider een grote kabelmaatschappij gebruikt. Dat betekent dat uw provider voor uw school een grotere of kleinere serie IP-adressen (internetadressen) in gebruik heeft. De eerste die inlogt krijgt dit IP-adres, de tweede die inlogt een ander IPadres, enzovoort. Basispoort moet bij al deze IP-adressen kunnen herkennen dat het om uw schoolomgeving gaat. Maakt uw school gebruik van dynamische IP-adressen, dan selecteert u bij Basispoort als verbindingstype de optie Dynamic IP. Dit verbindingstype vereist dat u gebruikmaakt van de Dynamic IP Tool. U kunt deze tool downloaden door op de link Download de Dynamic IP Tool te klikkenmiddels onderstaande link. U moet deze tool installeren op één computer in het netwerk. Deze tool controleert periodiek uw IP-adres en geeft dit bij een wijziging door aan Basispoort. De tool zal na installatie vragen om een activatietoken dat wordt gebruikt als een wachtwoord. U kunt zo n activatietoken genereren middels de knop Genereer. Hierna kunt u het gegenereerde token kopiëren en plakken in de Dynamic IP Tool. Bij normaal gebruik is geen verdere interactie nodig met de tool. Mocht interactie toch nodig zijn, dan 38