Checklist probleemloze overgang naar schooljaar

Transcriptie

1 Checklist probleemloze overgang naar schooljaar Probleemloze overgang naar schooljaar Op school verandert er altijd iets bij overgang van het oude naar het nieuwe schooljaar. Leerlingen stromen in of uit of veranderen van jaargroep. Leerkrachten wisselen van groep of locatie. Uw school start met nieuwe methodesoftware en stopt met andere programma s. U verandert misschien van leerling administratiesysteem of schoolnetwerkomgeving. Misschien bent u komend schooljaar wel nieuw in de rol van ICTcoördinator. Al deze veranderingen kunnen impact hebben op het gebruik van Basispoort en de toegankelijkheid van digitaal lesmateriaal. En vergen misschien een kleine inspanning van u. We zetten de belangrijkste (blijvende) aandachtspunten even voor u op een rij. Is uw leerling administratie klaar voor het nieuwe schooljaar? Zorg dat uw leerling administratie volledig en actueel is en al voor de vakantie is overgezet naar het nieuwe schooljaar; ook als er niets verandert binnen uw school. Dus: Leerlingen zijn overgeplaatst naar de nieuwe groepen en hebben de status actief ; Nieuwe leerlingen zijn opgevoerd, oude leerlingen uit groep 8 zijn verwijderd; Leerkrachten zijn in de administratie gekoppeld aan hun nieuwe groep(en); Leerkrachten hebben een uniek school- adres in uw leerling administratie; In uw administratie staat de correcte, door DUO/CFI afgegeven BRIN-/locatiecode. Uw school wordt door Basispoort namelijk herkend op basis van deze BRIN-code. Een niet-officieel BRIN wordt door Basispoort niet herkend; Het is bekend wie namens uw school coördinator is/zijn voor Basispoort. Bij de meeste leerling administratie pakketten kan het nieuwe schooljaar nu reeds worden voorbereid (ophogen, jaarovergang, migratie). In de meeste pakketten krijgen de nieuwe indelingen als startdatum De nieuwe groepen worden dan op deze datum actief. Heeft uw leerling administratie een automatische koppeling met Basispoort, dan worden vanaf die datum de nieuwe groepsindelingen ook automatisch naar Basispoort verstuurd. Maakt u gebruik van de handmatige import van groepsgegevens, zorg dan dat uiterlijk een dag voor de eerste schooldag het nieuwe bestand bij Basispoort geïmporteerd is. Hoe kan een leerkracht zelf controleren of zijn/haar Basispoort account werkt? Leerkrachten kunnen zelf controleren of hun Basispoort inlog klaar is voor het nieuwe schooljaar. Vraagt u hen het volgende te doen: 1. Kan ik inloggen bij Basispoort? 2. Zie ik mijn nieuwe groepen en al mijn nieuwe leerlingen? 3. Zie ik icoontjes/namen van alle methode-software? 4. Kan ik inloggen op die software? Is het antwoord op alle vragen: ja? Dan is het account van de leerkracht klaar! Is dat niet het geval, laat hem/haar dan contact opnemen met u als beheerder. 1

2 Wat moet ik doen als een van mijn scholen fuseert of zich opsplitst? Fuseert uw school deze zomer met één of meerdere andere scholen, of splitst uw school zich in twee of meer nieuwe locaties? Dan veranderen waarschijnlijk de BRIN- /locatiecodes. Om na een fusie of splitsing van Basispoort gebruik te kunnen maken, moeten in uw leerling administratie systeem de nieuwe, formele BRIN-/locatiecodes zijn ingevoerd. Omdat het toekennen van een nieuwe BRIN-/locatiecode door DUO/CFI enige tijd kan duren, is het belangrijk dat u een ophanden zijnde fusie daar zo vroeg mogelijk meldt. Van DUO/CFI dient u voor de start van het schooljaar te vernemen onder welke BRIN-/locatiecode de fusieschool of de gesplitste locaties verder gaan. Soms worden in methode-software van uitgeverijen leerresultaten opgeslagen. Deze resultaten blijven bij een fusie van scholen alleen behouden wanneer het fusieproces bij Basispoort administratief correct verwerkt wordt. Fuseert uw school met een andere school en worden de administraties van beide scholen samengevoegd, neem dan z.s.m. vooraf contact op met onze centrale helpdesk om de administratieve verwerking bij Basispoort en haar partners goed te regelen. Als uw school en daarmee ook de schooladministratie opsplitst, dan zijn eerder bij uitgeverijen geregistreerde leerresultaten van leerlingen (die naar de nieuwe administratie gaan) niet te behouden. Wat betekent het wanneer een leerkracht in Basispoort de status inactief heeft? Een actieve leerkracht is een leerkracht die de activeringslink van Basispoort heeft aangeklikt en dus zichtbaar aanwezig is bij Basispoort. Leerkrachten die nog niet bij Basispoort hebben ingelogd, hebben de status inactief. Leerkrachten die rechtstreeks vanuit een netwerkomgeving inloggen, hebben bij Basispoort ook de status inactief. Leerkrachten die na een handmatige of automatische import verwijderd worden, hebben geen toegang meer tot Basispoort. Hoe koppel ik software aan groepen leerlingen? Uw school koopt een softwarelicentie bij een bij Basispoort aangesloten uitgeverij. Inloggen is dan geregeld via Basispoort. Maar voordat leerkrachten en/of leerlingen toegang hebben, moeten zij gekoppeld worden aan deze software. Bij sommige uitgeverijen gebeurt dit automatisch, wanneer u de licentie bestelt. Bij andere is daarvoor een handmatige actie nodig. Stelt u zich s.v.p. goed op de hoogte van de manier waarop dit geregeld is bij de verschillende uitgeverijen. Het overzicht met softwarelicenties in Basispoort is alleen zichtbaar voor de school. Mist u titels in uw softwareoverzicht bij Basispoort? Neem dan GEEN contact op met Basispoort (wij kunnen u dan niet helpen), maar altijd met de betreffende uitgeverij. Basispoort kan niet zien welke software uw school gebruikt! Toestemming uitwisseling schooldata Scholen die voor het eerst gebruik maken van Basispoort, dienen in Basispoort aan te vinken welke uitgevers of netwerkaanbieders school-, groeps- en leerling-gegevens mogen ontvangen van Basispoort. Scholen die al gebruik maken van Basispoort en willen dat Basispoort geen gegevens meer doorzet naar bepaalde uitgevers of 2

3 netwerkaanbieders, kunnen deze uitgevers of netwerkaanbieders bij Basispoort deselecteren. In dat geval is het niet meer mogelijk via Basispoort toegang te krijgen tot software van deze ge-de-selecteerde uitgevers. Let op: de uitgeverij of netwerkaanbieder heeft meestal nog wel de oudere leerling gegevens. Alle aangesloten partijen hebben procedures om oude niet meer gebruikte leerling gegevens periodiek te verwijderen. Selecteren (meerdere) netwerkaanbieders Voor scholen die gebruik maken van de diensten van meerdere netwerkaanbieders tegelijk, is het mogelijk bij Basispoort meerdere netwerkaanbieders te selecteren. Extra rollen onderwijsbegeleiders Basispoort kent extra rollen voor de IB er, de RT er en de stagiaire. Basispoort neemt deze rollen niet over uit het LAS, omdat niet ieder LAS het zelfde beleid heeft m.b.t. het invullen van deze rollen. De ICT-coördinator kan deze functionarissen handmatig invoeren in Basispoort. Of deze extra rollen in Basispoort toevoegen aan leerkrachten. Thuis inloggen voor leerlingen Als de school dit wil, is het ook voor leerlingen mogelijk om thuis via Basispoort in te loggen op de software die ze op school gebruiken. Mits deze software door de uitgever is aangemerkt als toegestaan voor thuis. Een instructie hoe u leerlingen ook vanaf thuis kunt laten inloggen vindt u op Daar staat ook een actueel overzicht van softwaretitels die door leerlingen thuis kunnen worden gebruikt. Snelkoppelingen Vanaf 1 juli 2018 werken oude snelkoppelingen niet meer! Oude snelkoppelingen zijn snelkoppelingen die bij Basispoort konden worden gedownload voor schooljaar Controleer of uw school gebruik maakt van actuele leerkracht- en leerling-snelkoppelingen van Basispoort. In de correcte snelkoppeling zit altijd het kenmerk INSTELLING_REF. Hoe controleer ik of het een oude (onbruikbare) snelkoppeling is? 1. Klik met de rechtermuisknop op een snelkoppeling. 2. Kopieer de link naar het kladblok. 3. Controleer of het kenmerk INSTELLING_REF in de snelkoppeling zit. 2Fwww.basispoort.nl%2Fportaal%2Fleerkracht%2F&INSTELLING_REF=2d47cd1b- 1c74-432c-81bd-2204eb21cce6 Ontbreekt dit kenmerk, dan is de snelkoppeling niet meer bruikbaar. Download in dat geval de nieuwe snelkoppelingen! Anders kunnen leerkrachten en/of leerlingen na niet meer inloggen. 3

4 Hoe download ik nieuwe snelkoppelingen? 1. Log in als ICT-coördinator bij Basispoort. 2. Klik op de homepage rechtsboven op Mijn profiel. 3. Scroll naar beneden naar Snelkoppeling Basispoort. 4. Klik op Download Basispoort leerkrachtsnelkoppeling. Installeer de nieuwe op het bureaublad van de computers van leerkrachten. 5. Klik op Download Basispoort leerlingsnelkoppeling. Installeer de nieuwe op het bureaublad van de computers van leerleerlingen. Snelkoppelingen (met daarin reeds het kenmerk INSTELLING_REF) naar software die u het afgelopen schooljaar gebruikte, moeten na de zomervakantie ook nog werken. Wilt u zeker weten of dit het geval is, probeert u ze dan even uit voor de schooldeuren weer open gaan. Iedere school heeft bij Basispoort een eigen INSTELLING_REF. Snelkoppelingen zijn dus uniek per school. Binnen een stichting heeft elke school eigen snelkoppelingen. Flash Flash maakte het mogelijk video af te spelen in software. Een aantal internetbrowsers ondersteunt Flash niet meer (buiten de invloed van uitgeverijen of Basispoort om). Uitgeverijen zijn druk bezig onderdelen met Flash te vervangen. Omdat er nog veel software met Flash-onderdelen bestaat, kan het nog enige tijd duren voor alles is vervangen. Voor vragen m.b.t. Flash in uw software, graag alleen contact opnemen met de uitgeverij van betreffende software. Overige informatie Naast boven genoemde aandachtspunten, is voor u ook het volgende relevant. Heeft uw schoolbestuur al een nieuwe Verwerkersovereenkomst met Basispoort? Op is de nieuwe privacywet van kracht geworden. Met deze zogenaamde AVG zijn er zaken veranderd. Zo is de oude Bewerkersovereenkomst is niet meer geldig. Uw school dient op bestuursniveau een nieuwe Verwerkersovereenkomst af te sluiten. Heeft uw school nog geen nieuwe Verwerkersovereenkomst? Regel dit dan zo snel mogelijk. Dat kan heel simpel online. De overeenkomst dient getekend te worden door een bij de Kamer van koophandel geregistreerde bestuurder. Een verwerkersovereenkomst met Basispoort dekt alleen de toegangsdienst van Basispoort. 4

5 Het schoolbestuur dient volgens de wet parallel, aparte verwerkers-overeenkomsten te sluiten met uitgeverijen waarvan de scholen software gebruiken en met aanbieders van door de scholen gebruikte leerling administratiesystemen en schoolnetwerkomgevingen. Lees alles over Basispoort en de AVG: Lees alles over het regelen van een Verwerkersovereenkomst met Basispoort op: Nummervoorziening en ECK-iD Basispoort voldoet aan alle wettelijke vereisten en beveiligingsnormen, ook aan de nieuwe AVG. Op vindt u hierover altijd de actuele status. Basispoort speelt een actieve rol in projecten van OCW/Kennisnet rondom privacy, de Nummervoorziening en de invoering van het ECK-ID ( Het ECK- ID wordt in schooljaar aanvullend aan de LAS-key en het Basispoort-ID als primair identificerend kenmerk in de keten werken. Basispoort is nu dus al klaar voor ontvangst en doorgeven in de keten van het ECK-iD. Als uw school gebruik wil gaan maken van het ECK-iD, dient uw schoolbestuur zich aan te melden bij Kennisnet. Zie daarvoor: ESIS aanpassingen automatische koppeling: Leerkrachten en Subgroepen Rovict heeft de koppeling met Basispoort aangepast om gebruik te kunnen maken van het ECK-ID. Daarnaast zijn de regels voor het ophalen van leerkrachten door Basispoort aangescherpt (gebaseerd op de specificaties van Edustandaard m.b.t. UWLR 2.2). Leerkrachten moeten vanaf het nieuwe schooljaar gekoppeld zijn aan een basis- of instructiegroep EN een adres (voor Basispoort) hebben. Leerkrachten die hier niet aan voldoen worden niet meer ontvangen door Basispoort en dan in Basispoort inactief gezet. De koppeling is door Rovict uitgebreid met subgroepen. Basispoort geeft deze door aan de Basispoort partners die deze dan kunnen gebruiken. Geef uw mening over de dienstverlening van Basispoort Sinds 2013 handelt Basispoort voor scholen toegangsverzoeken tot uitgeverssoftware af. Basispoort heeft een helpdesk en een informatie-site. We zijn benieuwd hoe tevreden u bent over de dienstverlening rondom toegang. Help ons die zo mogelijk nog te verbeteren. En beantwoord, anoniem, een aantal korte vragen via de volgende link: Waar vind ik relevante informatie? Op staat alle relevante informatie voor de overstap naar het nieuwe schooljaar, centraal, op één plek: een overzicht met verbeteringen in Basispoort; een stappenplan voor als uw school gaat fuseren; een instructie voor het geval uw school overstapt op een ander leerling administratie pakket; een instructie voor het geval uw school overstapt op een andere netwerkomgeving; 5

6 Deze pagina wordt door ons voortdurend actueel gehouden. Eventuele storingen worden door Basispoort altijd gemeld via Twitter en via een mededeling op de inlogpagina. Op staan alle actuele helpdocumenten. Bij wie kan ik terecht met welke vragen? Basispoort regelt alleen toegang tot uitgeverssoftware. Voor vragen over het gebruik van uw leerling administratie systeem of het gebruik van uw schoolnetwerkomgeving, neemt u contact op met de leverancier daarvan. Voor vragen over de software, neemt u contact op met de betreffende uitgeverij. Ook als u in het Basispoort niet alle software ziet, terwijl de school wel een licentie heeft. Medewerkers van Basispoort kunnen u niet helpen met het bestellen en koppelen van software aan leerkrachten of groepen leerlingen. Alleen voor vragen over toegang en voor informatie over de Stichting Basispoort, raadpleegt u de helpdocumenten op of neemt u contact op met onze centrale helpdesk, op weekdagen bereikbaar van uur via of per via info@basispoort.nl 6