OV chipkaart. Een product voor woon werkverkeer via werkgever

Transcriptie

1

2 06 december 2010

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Resultaten Basisgrondslag OV chipkaart Invoering OV chipkaart Informatieverstrekking OV chipkaart Werking huidige grootgebruikcontracten busvervoerders Werking huidige grootgebruikcontracten Nederlandse Spoorwegen Verwachte problemen invoering basisidee OV chipkaart met grootgebruikcontracten Ideeën grootgebruikcontracten gebruikmakend van de OV chipkaart Verwachte gevolgen als er geen grootgebruikcontracten komen die werken met de OV chipkaart Conclusies Aanbevelingen... 7

4 1 Inleiding De OV chipkaart wordt het nieuwe betaalmiddel voor het reizen per Openbaar Vervoer in Nederland. De OV chipkaart wordt sinds 2007 geleidelijk ingevoerd in Nederland. De metro van Rotterdam was de eerste plek waar de OV chipkaart verplicht werd. In de jaren hierna is het in steeds meer regio s mogelijk geworden om met de OV chipkaart te betalen. Wegens diverse factoren, is de invoering van de OV chipkaart als enige betaalmiddel voor het OV een stapsgewijze invoering geworden die zich kenmerkt door kleine stapjes. Diverse malen zijn invoeringsdata verplaatst of voorlopig uitgesteld. Een van de redenen hiervan is dat elke OV autoriteit zelf met haar vervoerder(s) moet zorgen voor de invoering van de OV chipkaart in haar concessiegebied. En de NS, met haar vrijwel landelijke dekking, voert haar eigen regie wat betreft de invoering van de OV chipkaart in de trein. TC&O heeft de volgende belangrijke punten opgemerkt: Er zijn grote verschillen tussen manier en moment van invoering van de OV chipkaart tussen de diverse OV autoriteiten onderling en tussen hen en de NS. In de publiekscampagnes van de OV autoriteiten, vervoerders en overkoepelende organen wordt weinig gesproken over reizigers die een OV abonnement via een grootgebruikcontract van hun werkgever afnemen. Uit gesprekken met vervoerders en OV autoriteiten blijkt dat er verschillend gedacht wordt over grootgebruikcontracten in combinatie met de OV chipkaart. Een zeer grote groep reizigers met het OV hebben een OV abonnement via het grootgebruikcontract van hun werkgever met vervoerders. Werkgevers sluiten dergelijke grootgebruikcontracten af om redenen als: stimuleren OV gebruik onder medewerkers (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen), medewerkers korting kunnen aanbieden, facturering via de werkgever (onbelaste vergoeding mogelijk), controle op afname abonnementen. Redenen waarom werknemers graag een abonnement aanschaffen via een grootgebruikcontract van de werkgever zijn onder andere: profiteren van de bedongen korting, bestelgemak, geen voorfinanciering nodig/ werkgever betaalt factuur. Een reden waarom vervoerders grootgebruikcontracten afsluiten met werkgevers: werkgevers hebben de mogelijkheid om veel reizigers in het OV te krijgen wat inkomsten voor de vervoerder oplevert. Hier wil een vervoerder vaak graag een korting tegenover zetten, grootgebruikcontracten levert een vermindering voor de administratieve last van de vervoerder op, omdat grote groepen abonnementen in bulk worden besteld. Zodoende zijn voor alle partijen grootgebruikcontracten aantrekkelijk. De invoering van de OV chipkaart geeft onzekerheid over het voortbestaan van grootgebruikcontracten voor OV abonnementen an sich en over de producten die in een grootgebruikcontracten kunnen worden afgenomen. Een vraag die ontstaat is: 1 P agina

5 Worden producten als sterabonnementen of treintrajectabonnementen verchipt en via grootgebruikcontracten aan te schaffen? Of: Komt er een ander product/ komen er andere producten die werkgevers aan hun medewerkers kunnen aanbieden? TC&O Management voor Mobiliteit B.V. werkt met haar divisie TC&O Mobydesk voor diverse grote en kleine werkgevers als mobiliteitsprovider. Een van de diensten die TC&O Mobydesk aanbiedt, is de organisatie en registratie van OV abonnementen voor het woon werkverkeer. Bij deze 34 organisaties werken bijna medewerkers, waarvan er ruim met een OV abonnementen van woning naar werk reizen. Als mobiliteitsprovider voor haar klanten, heeft TC&O Mobydesk een onderzoek uitgevoerd naar de wensen, eisen, mogelijkheden en onmogelijkheden van de OV chipkaart in een grootgebruikcontract. Hoofdvragen van het onderzoek: Wat zijn de goede en slechte eigenschappen van de grootgebruikcontracten zoals deze reeds bestaan zonder de OV chipkaart? Wat zijn de mogelijkheden die de OV chipkaart open laat voor een grootgebruikcontract? Wat zou een goed OV vervoersbewijs/product zijn om als OV chipkaart aan werknemers te verstrekken? TC&O heeft voor dit onderzoek met een representatief deel van haar klanten een kwalitatief interview gehouden. De respondenten betroffen P&O managers, managers salarisadministratie en managers facilitaire zaken. Zij hebben binnen de organisatie vaak het meeste verstand van de wensen van de medewerkers en inzicht in de mogelijke administratie en verrekenmethoden op het gebied van woon werkvergoedingen. 2 Resultaten Uit de kwalitatieve interviews kwamen de volgende hoofdonderwerpen als belangrijkste naar voren: Basisgrondslag OV chipkaart Invoering OV chipkaart Informatieverstrekking OV chipkaart Werking huidige grootgebruikcontracten busvervoerders Werking huidige grootgebruikcontracten Nederlandse Spoorwegen Verwachte problemen invoering basisidee OV chipkaart met grootgebruikcontracten Ideeën grootgebruikcontracten gebruikmakend van de OV chipkaart Verwachte gevolgen als er geen grootgebruikcontracten komen die werken met de OV chipkaart. De meningen over de hoofdonderwerpen zullen hieronder per paragraaf worden gepresenteerd. 2.1 Basisgrondslag OV chipkaart Aan de hand van het onderzoek kan gesteld worden dat werkgevers redelijk op de hoogte zijn over de werking van de OV chipkaart zoals deze in grondbeginsel is bedacht. Namelijk het opladen van een tegoed, het aan het begin van de reis inchecken, op het eind uitchecken en 2 P agina

6 dat de kosten automatisch worden berekend op basis van de afgelegde kilometers. De berekening van de OV chipkaart wordt logisch en eerlijk genoemd door de respondenten. Het wordt erg lastig gevonden om gemaakte ritten met de OV chipkaart door werknemers te vergoeden. De papieren uitdraaien of printjes van internet zorgen voor zware administratieve lasten waar de werkgever niet op is ingericht, mede omdat deze printjes moeilijk leesbaar zijn. Door de werkgevers liggend in de gebieden waar de OV chipkaart al is ingevoerd, wordt aangegeven dat het reizen met een abonnementen op een OV chipkaart niet goed is doordacht. Er zijn veel problemen met aankopen, opladen en stopzetten. Het behalen van doelstellingen als tegengaan van zwartrijden en gemakkelijk betalen wordt door de respondenten betwijfeld. Vooral het uitchecken wordt vaak genoemd als negatief punt, zowel omdat dit vergeten wordt, als dat dit zorgt voor rijen voor de lezer. 2.2 Invoering OV chipkaart De respondenten hebben veel negatieve reacties over de invoering van de OV chipkaart. Een eenduidige landelijk aanpak wordt bijvoorbeeld meerdere malen gemist, waardoor de vestiging in het ene deel van het land te maken krijgt met een andere OV structuur dan een andere vestiging. Een respondent noemt dit veel zeggend Eilandjesvisie. Daarbij zou er een lange gewenningsperiode moeten zijn, waarin de reiziger zelf kan kiezen hoe die reist. De oplaadmogelijkheden van sterabonnementen op de OV chipkaart wordt gehekeld. Werknemers moeten reizen naar een bepaald oplaadpunt van de vervoerder, voordat hun zakelijke abonnement op hun OV chipkaart geladen kan worden. Dit oplaadpunt ligt vaak buiten hun reisbereik en betekent naast extra reistijd ook extra kosten. Reizen met de OV chipkaart begint volgens enkele respondenten al met een te nemen drempel. Voor het in bezit raken van een OV chipkaart met je namelijk 7,50 betalen, en dan heb je nog niets waar je mee kunt reizen. 2.3 Informatieverstrekking OV chipkaart Er wordt weinig gerichte informatie ervaren over hoe met de OV chipkaart moet worden omgegaan. Zo heeft het bijvoorbeeld lang geduurd voordat er duidelijkheid was over hoe de fiscus omging met zakelijke reizen met de OV chipkaart. En de invoeringsdatum van de OVchipkaart in hun gebied is onbekend onder de respondenten. Als verwarrend wordt aangegeven de communicatie in de media en door de vervoerders over data waarop de strippenkaart afgeschaft wordt. Dit wordt door medewerkers begrepen als invoering van de OV chipkaart, terwijl het zichtabonnement dat zij reeds in bezit hebben voorlopig gewoon geldig blijft. De communicatie is dus vaak gericht op de incidentele reiziger en niet gericht op de reiziger die reist met een abonnement. 2.4 Werking huidige grootgebruikcontracten busvervoerders In zijn algemeenheid is de werkgever tevreden over de grootgebruikcontracten met de busvervoerder. Het verstrekken van sterabonnementen aan medewerkers is op deze manier gemakkelijk en de facturatie loopt via de werkgever. Voor de werkzaamheden op het gebied van administratie, controle, verlenging en medewerkerscontact hebben de werkgevers die meewerkten aan dit onderzoek de dienstverlening van TC&O Mobydesk ingehuurd. 3 P agina

7 De producten die in het grootgebruikcontract worden aangeboden, zijn met name de sterabonnementen. Sterabonnementen zijn goedkoper dan reizen per strippen als er gemiddeld 4 of meer dagen per week mee gereisd wordt in bepaalde zones. Strippenkaarten worden door werkgevers niet vaak opgenomen als vervoersvorm die vergoed wordt. Reden hiervoor is dat het verstrekken, controleren en administreren van strippenkaarten veel werk is. Hierdoor is er voor parttimers geen goed, zakelijk OVvervoersbewijs. Het product sterabonnement wordt vooral met het woord prima aangeduid. De opzet met een sterwaarde en centrumzone die het reisbereik bepalen is in orde, alhoewel wordt afgevraagd of de werkgever hierdoor onnodig betaald voor de mogelijkheden die abonnementhouders hebben om ook andere ritten binnen de zones te reizen. Dezelfde vraag speelt bij het onbeperkte karakter van het sterabonnement: betaalt de werkgever onnodig voor de mogelijkheid ook in het weekend te reizen of meerdere keren per dag te kunnen reizen? Het grote reisbereik en het onbeperkt aantal maal mogen reizen wordt wel als handig gezien en het hangt af van de prijsstelling af of dit voor de werkgever ook erg is. 2.5 Werking huidige grootgebruikcontracten Nederlandse Spoorwegen Vergelijkbaar met de voorgaande paragraaf, is de werkgever in zijn algemeenheid ook tevreden over de grootgebruikcontracten met de Nederlandse Spoorwegen. Het verstrekken van treinabonnementen aan medewerkers is op deze manier gemakkelijk en de facturatie loopt via de werkgever. Voor de werkzaamheden op het gebied van administratie, controle, verlenging en medewerkerscontact hebben vrijwel alle werkgevers die meewerkten aan dit onderzoek de dienstverlening van TC&O Mobydesk ingehuurd. De producten die in de grootgebruikcontracten van de NS worden aangeboden, zijn onder te verdelen in de abonnementsvormen en de 5 retourkaarten. Bij 4 of meer werkdagen in de week is een abonnement vaak de goedkoopste oplossing. Bij minder dan 4 dagen per week kan je setjes 5 retourkaarten bestellen. Het is fijn dat de 5 retourkaarten er zijn, dit is namelijk een optie voor parttimers. Wel is het bepalen van het juiste aantal setjes 5 retourkaarten en de controle hierop administratief belastend. Voor enkele werkgevers is dit een reden om geen 5 retourkaarten aan te bieden. Het product treintrajectabonnement wordt als een duidelijk en goed product beschouwd. Je weet waar je voor betaalt, namelijk voor een bepaald traject. Dat met het treintrajectabonnement onbeperkt vaak gereisd mag worden, dus ook in de weekenden is een bijkomstigheid. Als dit het treintrajectabonnement onnodig duurder maakt, dan mag deze bijkomstigheid er wel af van de werkgevers. Het is namelijk voor de meeste werkgevers de bedoeling een optie te geven voor het woon werkverkeer en niet voor privéreizen. 2.6 Verwachte problemen invoering basisidee OV chipkaart met grootgebruikcontracten De respondenten is tijdens de kwalitatieve interview uitgelegd wat het basisidee is van de OVchipkaart: Betalen per daadwerkelijk afgelegde OV kilometers. Dit doe je door in te chippen in het OV aan het begin van je reis en uit te chippen op je eindbestemming. De computer rekent vervolgens uit hoeveel kilometers je hebt afgelegd en daarvoor betaal je. In de grootgebruikcontracten worden abonnementen als product aangeboden waarbij je voor een vaste prijs onbeperkt vaak mag reizen. Bij treintrajectabonnementen is de prijs van het NSdeel bepaalt aan de hand van de treinkilometers. Bij sterabonnement en de aanvullende zones 4 P agina

8 op een treintrajectabonnement is de prijs bepaald aan de hand van een OV zone waarbinnen dan vrij gereisd mag worden. Sec gekeken botst het afkopen van het aantal vervoersbewegingen met het basisidee van de OV chipkaart. Een ook het afkopen van een bereik in de vorm van een OV zone, botst met het idee van betalen per OV kilometer. De reacties die de respondenten gaven met betrekking tot bovenstaande, zijn tweeledig. Aan de ene kant wordt het idee van betalen per daadwerkelijk meegereden kilometer als een goede zaak beschouwd, omdat de werkgever zeker weet dat hij niet betaalt voor privéreizen. Van de andere kant roept het de volgende vraag op: Hoe voorzie ik mijn medewerkers met een OV reiskostenvergoeding, zonder terug te vallen op een administratief zwaar declaratiesysteem. Belangrijke deelvragen hierin zijn: Hoe kan de werkgever de prijs bepalen van het woon werkverkeer van een medewerker per OV? Moet de werkgever vooraf gaan vergoeden of moet de werknemer achteraf gaan declareren? Hoe controleert de werkgever of een declaratie betrekking had op woon werkverkeer? 2.7 Ideeën grootgebruikcontracten gebruikmakend van de OV chipkaart Diverse respondenten vroegen hoe de werkgevers in de regio s Amsterdam en Rotterdam omgaan met de OV chipkaart in het busvervoer. De ervaring van TC&O in deze gebieden leert dat het zowel in Amsterdam als Rotterdam mogelijk is om een sterabonnement te laten laden op een OV chipkaart. De werkgever koopt zoals voorheen gebruikelijk een sterabonnement voor de werknemer en de werknemer kan vervolgens het sterabonnement laten laden op zijn persoonlijke OV chipkaart. Hierdoor blijft een grootgebruikcontract interessant in de regio s waar sterabonnement op een OV chipkaart geladen kunnen worden. Wel is het soms nodig om per regio een grootgebruikcontract af te sluiten, omdat per regio de vervoerder kan verschillen. De abonnementhouders via een grootgebruikcontract van de NS bezitten reeds allemaal een OV chipkaart, omdat hun abonnement een OV chip bevat. Ze kunnen hiermee echter nog niet als abonnement bij de NS reizen. De NS heeft tot op heden alleen het reizen op saldo als mogelijkheid. Als in heel Nederland de sterabonnement als product voor de OV chipkaart blijft bestaan, dan wordt dit als goede oplossing gezien om mee door te gaan binnen een grootgebruikcontract voor de bus, aldus diverse werkgevers. Ook het verchippen van treintrajectabonnementen wordt als een goed idee beschouwd. Mochten vervoerders en concessiehouders beslissen afstand te gaan doen van de abonnementsvormen als het sterabonnement en de treintrajectabonnement, dan zien de respondenten de volgende mogelijkheden: A. Een OV trajectabonnement met ingekochte reishoeveelheid. Aan de hand van de bepaling van de instaphalte en de uitstaphalte voor het woonwerktraject, moet het mogelijk zijn om de te kijken hoeveel buskilometers en/of treinkilometers er worden afgelegd. Kijkend hoeveel een medewerker gemiddeld per maand reist voor woonwerkverkeer, is te bepalen hoe veel reisbewegingen er per maand moeten worden ingekocht. 5 P agina

9 Deze twee punten combinerend, kan een abonnement worden opgesteld die een werkgever voor haar werknemer kan afnemen via een grootgebruikcontract. De werknemer laadt dit product op zijn persoonlijk OV chipkaart. Ritten die buiten het abonnement vallen, worden als privérit gezien en moeten via reizen op saldo worden verrekend. B. Een kilometerbundel / geldbundel. De werkgever koopt een op een schatting gebaseerd aantal kilometers of geldbedrag in en verstrekt deze naar verdeling aan haar medewerkers. De werknemer laadt het bedrag of de kilometers op zijn persoonlijk OV chipkaart. C. Een zakelijke OV chipkaart. De OV chipkaart is niet het eigendom van de werknemer, maar van de werkgever en wordt aan de werknemer ter beschikking gesteld. De werkgever kan de OVchipkaarten laden met de door haar gewenste producten en de gemaakte reizen inzien via chipkaart.nl (of een variant daarvan). De varianten kunnen ook met elkaar gecombineerd worden. Voor alle varianten en combinaties zijn verschillende voordelen en nadelen te noemen. Een van de belangrijkste voordelen is dat bovenstaande varianten allen een antwoord geven op het probleem van de parttimers. 2.8 Verwachte gevolgen als er geen grootgebruikcontracten komen die werken met de OV chipkaart. Als er geen grootgebruikcontracten komen, noemen de respondenten als eerste waarschijnlijkheid dat de werknemers hun OV kosten moeten gaan declareren bij de werkgevers. Dit zou voor werkgevers leiden tot een zwaar administratieproces. Als uitweg om niet in het zware declaratieproces te komen, wordt het afschaffen van de vergoeding op basis van OV genoemd door diverse werkgevers. De werkgever zou bijvoorbeeld een woon werkvergoeding kunnen toekennen onafhankelijk van de manier waarop de medewerker reist. Nadeel hiervan is dat de stimulatie van de werknemer om hem in het OV te krijgen verdwijnt, wat niet wenselijk is om redenen als parkeerdruk, filevorming, CO2 uistoot, goed werkgeverschap, geen voorfinanciering meer mogelijk, etcetera. 3 Conclusies Werkgevers komen hun medewerkers graag tegemoet op het gebied van reizen met het OV in het woon werkverkeer. Dit kunnen ze mede doen door grootgebruikcontracten af te sluiten met vervoerders. Door middel van een grootgebruikcontract kunnen de medewerkers met korting een OV abonnement aanschaffen en kan de werkgever deze (voor)financieren. In de huidige structuur van grootgebruikcontracten is alleen geen goede optie voor parttimers, omdat strippenkaarten en in wat mindere mate 5 retourkaarten veel administratie met zich meebrengt. Werkgevers zien de komst van de OV chipkaart op zich als een goed, potentievol iets. Hoe zij echter hun OV reiskostenvergoeding en grootgebruikcontracten voort kunnen zetten binnen de OV chipkaartstructuur baart hen zorgen. Maar ze zien hiertoe wel mogelijkheden. Graag zien zij de volgende mogelijkheden verschijnen: 6 P agina

10 A. Een OV trajectabonnement met ingekochte reishoeveelheid B. Een kilometerbundel / geldbundel C. Een zakelijke OV chipkaart Als er geen mogelijkheid komt voor werkgevers om hun medewerkers van een tegemoetkoming te voorzien of de kosten voor OV voor te financieren, dan zal naar verwachting het aantal medewerkers dat kiest voor het per OV afleggen van het woonwerktraject afnemen. 4 Aanbevelingen Op basis van dit onderzoek, zou TC&O graag aan alle betrokkenen bij de OV chipkaart willen adviseren om de belangrijke doelgroep van woon werkforensen die een abonnement hebben via hun werkgever niet te vergeten. Om deze doelgroep in het OV te houden, is het nodig om een product te ontwikkelen dat gekocht kan worden via hun werkgever en wat natuurlijk past in de OV chipkaartstructuur. TC&O is aan de hand van dit onderzoek er van overtuigd dat de volgende twee producten ontwikkeld moeten worden op korte termijn: 1. Een reisproduct dat op een OV chipkaart geladen kan worden dat van te voren is bepaald door een opgegeven traject en een opgegeven aantal reisbewegingen per maand. Belangrijkste voordelen van dit product: De werkgever kan dit product voor de medewerker voorfinancieren, wat: Opnemen in de reiskostenvergoeding mogelijk maakt, Belastingvrije vergoeding mogelijk maakt, Van de medewerker geen grote investering vereist. De vervoerders hebben vaste maandelijkse inkomsten. Dit product is precies bepaald op het woon werktraject, de medewerker/werkgever betaalt nooit te veel. Dit product omvat het aantal reismomenten per maand waarop van en naar het werk wordt gereisd, waardoor er niet te veel wordt betaald door de medewerker/werkgever. Naast dit reisproduct, kan de OV chipkaart ook reisproducten bevatten als reizen op saldo. Als de medewerker buiten het ene reisproduct reist, dan gaan de kosten van het ander reisproduct af. 2. Een zakelijke OV chipkaart. De huidige abonnementen die worden aangeschaft via de grootgebruikcontracten, zijn het eigendom van de werkgever. In die gedachtegang zou het mogelijk moeten zijn om ook een OV chipkaart te ontwikkelen die eigendom is van de werkgever. De belangrijkste voordelen: Financiering van de reizen gemaakt met de OV chipkaart gaan dan altijd via de werkgever, wat een zwaar declaratieproces helpt te voorkomen. De werkgever kan haar OV chipkaart verstrekken aan die medewerkers waaraan zij dit wenst en ze zelf ook weer terugvorderen wanneer zij dit wenst. De werkgever kan de OV chipkaart opladen met die reisproducten die ze zelf aan haar medewerkers ter beschikking wil stellen en deze reisproducten zelf ook weer stopzetten. De werkgever heeft inzicht in de gemaakte ritten via chipkaart.nl (of een variant daarvan). TC&O wil graag haar medewerking verlenen aan het opstellen van bovenstaande producten. 7 P agina

11 Naast dit onderzoek, wat een eerste stap is geweest in de richting van een reisproduct voor woon werkverkeer via werkgevers, wil TC&O graag meer betekenen voor de zakelijke reizigersmarkt. TC&O zal hiervoor contact zoeken met diverse vervoerders en concessiehouders en hiermee in overleg treden. Het is hoog tijd dat OV autoriteiten en vervoerders gaan doorpakken op de zakelijke reizigersmarkt. Drs. R.S.M. Maas Manager Marketing en Communicatie mvm.nl Postadres: TC&O MvM Postbus AB te Eersel 8 P agina