Implementatie InProces op basis van een model-dsp. Gertjan van Heijst

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Implementatie InProces op basis van een model-dsp. Gertjan van Heijst"

Anna van den Pol
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Implementatie InProces op basis van een model-dsp Gertjan van Heijst

2 Agenda Wie is wie en wie doet wat? Waarom kies je een zaaksysteem? Wat is een model-dsp? Hoe implementeer je een zaaksysteem? Lessons learned

3 Wie is wie en wie doet wat?

4 Wie is wie en wie doet wat? Model-DSP s

5 Wie is wie en wie doet wat? InProces implementaties

6 Waarom kies je een zaaksysteem? Als midoffice? Om organisatiebreed zaakgericht te gaan werken? Als documentmanagement systeem (of eigenlijk zaakdossiermanagementsysteem)? Als vervanger van backoffice-applicaties? of Als procesondersteunend systeem voor een beperkt aantal specifieke processen?

7 Waarom kies je een zaaksysteem? Als midoffice? Om organisatiebreed zaakgericht te gaan werken? Als documentmanagement systeem (of eigenlijk zaakdossiermanagementsysteem)? Als vervanger van backoffice-applicaties? of Als procesondersteunend systeem voor een beperkt aantal specifieke processen? Breed Smal

8 Wat zijn de voorwaarden voor succes? Een snelle technische implementatie van het zaaksysteem Een snelle functionele implementatie van het zaaksysteem Een snelle organisatorische implementatie van het zaaksysteem

9 Wat zijn de voorwaarden voor succes? Een snelle technische implementatie van het zaaksysteem Een snelle functionele implementatie van het zaaksysteem Een snelle organisatorische implementatie van het zaaksysteem Vermijdt gedoe bij de inrichting (saas vs on-prem) Gebruik waar mogelijk proven technology mbt koppelingen

10 Wat zijn de voorwaarden voor succes? Een snelle technische implementatie van het zaaksysteem Een snelle functionele implementatie van het zaaksysteem Een snelle organisatorische implementatie van het zaaksysteem Honderden zaaktypes in enkele maanden Vermijdt scope creep Ben voorzichtig met technology push Focus op uniformiteit van de inrichting

11 Wat zijn de voorwaarden voor succes? Een snelle technische implementatie van het zaaksysteem Een snelle functionele implementatie van het zaaksysteem Een snelle organisatorische implementatie van het zaaksysteem Uniforme inrichting met beperkte training en handleiding Focus op de praktijk van alledag Organiseer floorwalking Gebruik de flexibiliteit van het zaaksysteem

12 Wat is een model-dsp Een actuele gestandaardiseerde ZTC voor een bepaalde sector (gemeenten, waterschappen, onderwijs, corporaties, basis) die door een gespecialiseerde redactie wordt beheerd. Alle zaaktypen in een sector, met per zaaktype: Metadata voor beheer en vindbaarheid Informatieobjecten (documenttypen, registraties) Statussen en checklists Deel en vervolgzaken Resultaattypen met Selectie- en vernietigingsmetadata Juridische grondslagen Toelichtingen en verantwoordingen

13 Propositie: Standaardisatie made easy wetten DMS/RMA best practices Zaaksysteem regels normen model DSP Specifiek DSP Sharepoint E-Depot standaarden Broker richtlijnen Procesapplicatie A Systeem X, Y, Z,.. model-dsp redactie model updates P&I beheer

14 Hoe implementeer je een zaaksysteem? Technische implementatie Functionele implementatie Maak zaaktypes op maat op basis van het model-dsp Importeer de zaaktypes in het zaaksysteem Maak waar gewenst specifieke intakeformulieren en documentsjablonen Organisatorische implementatie Maak een uitrolplan ( big bang, per afdeling, ) Maak een down to earth gebruikersopleiding en handleiding Organiseer floor-walking en ga zsm live Organiseer een ZTC-beheer cyclus

15 Lessons learned Gebruikers zijn niet geïnteresseerd in zaakgericht werken Pas op met workshops Scheidt technische en functionele implementatie Zorg voor functiescheiding Vermijdt requirements creep Just because you can doesn t mean you should Ben niet bang voor veel zaaktypes Focus op het ZTC beheerproces Snelheid is de meest cruciale succesfactor No guts no glory

Vergelijkbare documenten

Structuur in digitale chaos

Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong 2 3 4 Risico: authenticiteit 5 Risico: onbetrouwbare toegang ondeskundig gebruik 2. Betrouwbaarheid