Adviesnotitie Beheer en Onderhoud Openbare Verlichting Gemeente Soest

Transcriptie

1 Adviesnotitie Beheer en Onderhoud Openbare Verlichting Gemeente Soest Datum: Opsteller: E.W. Stegeman (Nederlands Licht Instituut) Status: definitief

2 Voorwoord De gemeente Soest staat aan de vooravond van het verlengen van het contract met Citytec. Hierbij wil de gemeente het beheer en onderhoud van de openbare verlichting kritisch bekijken. Voldoet de huidige werkwijzen nog wel aan de verwachtingen? En wat zijn daarbij de alternatieven. Gekeken moet hierbij worden naar kosten (zijn de uitgaven marktconform), kwaliteit (zijn burgers tevreden over de verlichting en het verhelpen van klachten), flexibiliteit (is er een goede samenwerking met de huidige partner (Citytec), ontzorgen (ontzorgt de onderhoudsaannemer de gemeente goed). Het Nederlands Licht Instituut heeft opdracht gekregen om dit in een adviesnotitie vast te leggen. Pagina 2 van 23

3 Inhoud Voorwoord Managementsamenvatting Inleiding Beschrijving oplossingsalternatieven Algemeen Huidige situatie Installatie overnemen in eigen beheer en onderhoud ook zelf uitvoeren Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden in samenwerking met naburige gemeenten Selectiecriteria Prijsniveau Kwaliteitsniveau Flexibiliteit gemeente Inzicht in beheer Organisatie Weging Conclusies en aanbevelingen Bijlage 1 Berekening boekwaarde Pagina 3 van 23

4 1 Managementsamenvatting In dit document is gekeken naar de openbare verlichting van de gemeente Soest. De gemeente wil graag weten of de huidige systematiek van beheren en onderhouden van de installatie nog voldoet aan de huidige eisen. Om dit goed te kunnen analyseren is een vergelijk gemaakt tussen: - Huidige situatie (leasen verlichting); - Installatie overnemen in eigen beheer en onderhoud ook zelf uitvoeren; - Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden; - Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden in samenwerking met naburige gemeenten. Deze alternatieven zijn getoetst aan: - Prijsniveau per jaar (waarbij overnamekosten installatie om weer eigenaar te worden moeten worden meegenomen); - Kwaliteitsniveau (burgertevredenheid, doorlooptijden, communicatie); - Flexibiliteit c.q. vrijheden gemeente (wat is er mogelijk binnen het contract? Kan men projecten of beheer zelf anders aanbesteden of inrichten?); - Inzicht in beheer (weten wat er staat, weten wat status is van storingen), dit alles om de burger goed uit te kunnen leggen wat men kan verwachten en dat daarop gestuurd wordt; - Organisatie (wie doet wat en hoe zit het proces in elkaar, wat is het meest efficiënt). Op de volgende pagina ziet u de uitkomsten van de weging. Elk criteria heeft een eigen weegfactor meegekregen naar importantie. De weegfactor organisatie is erg belangrijk (factor 3), hierbij gaat het om het waarborgen van de continuïteit, doel is dat de verlichting goed functioneert. De weegfactoren prijs en kwaliteit (factor 2) zijn daarna erg belangrijk. Je wilt de juiste prijs/kwaliteit verhouding hebben. De weegfactoren flexibiliteit en beheer (factor 1) volgen daarna. Uit de weging van de vier verschillende opties blijkt dat er met uitzondering van de optie samenwerking met nadere gemeenten- nagenoeg geen gewogen verschil is. De laatste optie - samenwerking met naburige gemeenten - komt er weliswaar als beste uit maar de kans dat dit adequaat tot stand kan komen is vermoedelijk erg laag. Hieruit valt de conclusie te trekken dat het verdergaan met de huidige beheervorm aantrekkelijk is; er is sprake van een langdurig opgebouwde relatie. Het is hiernaast natuurlijk altijd verstandig om de optie samenwerken met andere gemeenten- nog verder te onderzoeken door contact te leggen met de gewenste gemeenten. Voor nu gaan wij uit van het verder gaan op de huidige voet. Echter zijn daar de volgende kanttekeningen bij te plaatsen. In de prijs bij de opties 2/3 en 4 is meegenomen dat u per jaar ,00 reserveeert voor het afbetalen van de huidige verlichtingsinstallatie. Na 20 jaar is dit helemaal gedaan. Dit betekent dat dan de kosten per jaar enorm verlagen. Citytec vraagt nu per Pagina 4 van 23

5 Alternatief Bruto prijs per jaar incl. afbetaling investering 4 miljoen euro in 20 jaar Netto jaarbedrag excl. Afbetaling investering 4 miljoen euro in 20 jaar Weging Prijs Weging kwaliteit Weging flexibiliteit Weging beheer Weging organisatie Totaal score jaar ruim 1 miljoen euro voor het onderhouden, beheren, vervangen en voorzien van energie. Als u dit alles aanbesteed bent u per jaar maximaal ,00 kwijt. Het zou verstandig zijn om over de prijs nog gesprekken aan te gaan met Citytec. U heeft het recht om te weten hoe deze is opgebouwd en of dit niet opnieuw vastgesteld kan worden. Huidige situatie aanhouden , Installatie overnemen en alles zelf doen Installatie overnemen en B&O uitbesteden Installatie overnemen en B&O uitbesteden samen met andere gemeenten Pagina 5 van 23

6 1 Inleiding In dit document worden de verschillende opties vergeleken met elkaar, dit zijn: - Huidige situatie (leasen verlichting); - Installatie overnemen in eigen beheer en onderhoud ook zelf uitvoeren; - Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden; - Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden in samenwerking met naburige gemeenten. De selectiecriteria die hierbij van belang zijn, zijn: - Prijsniveau per jaar (waarbij overnamekosten installatie om weer eigenaar te worden moeten worden meegenomen); - Kwaliteitsniveau (burgertevredenheid, doorlooptijden, communicatie); - Flexibiliteit gemeente (wat is er mogelijk binnen het contract? Kan men projecten of beheer zelf anders aanbesteden of inrichten?); - Inzicht in beheer (weten wat er staat, weten wat status is van storingen), dit alles om de burger goed uit te kunnen leggen wat men kan verwachten en dat daarop gestuurd wordt; - Organisatie (wie doet wat en hoe zit het proces in elkaar, wat is het meest eenvoudig). De eerder genoemde oplossingsalternatieven zullen getoetst worden aan deze criteria. Het resultaat hiervan vormen de conclusies een aanbevelingen. ALLE BEDRAGEN IN DIT RAPPORT ZIJN EXCLUSIEF BTW! Pagina 6 van 23

7 2 Beschrijving oplossingsalternatieven 2.1 Algemeen Voor alle alternatieven geldt dat één ding niet gewijzigd kan worden en dat is de bekabeling en aansluiting van de lichtmasten. Het zogenaamde kabelnet is in beheer bij Stedin. Dit is de netbeheerder zoals daar in het hele land diverse partijen zijn met een eigen concessie gebied. Een concessie gebied is het historisch ontstane gebied dat in beheer is bij een onderdeel van een voormalige energiemaatschappij denk hierbij aan NUON, ENECO, ESSENT. Sinds een paar jaar is het netbeheer hiervan gescheiden in respectievelijk Alliander, Stedin, Enexis. Dit zijn zo maar wat voorbeelden. Deze netbeheerders staan onder toezicht van de Dienst Toezicht Electriciteitswet (DtE). Deze toezichthouder houdt met name de tarieven voor het aansluiten en leggen van bekabeling scherp in de gaten zodat men niet als monopolist maar lukraak prijzen kan bepalen. Het beheer en onderhoud van het kabelnet ligt ook bij deze netbeheerders. Deze bepalen zelf wanneer zij storingen gaan verhelpen, dit betekent dat zij ook zelf de prioriteit bepalen. Een groot voedingspunt (als een hele wijk alle huizen geen stroom hebben) gaat voor een kleine storing aan de straatverlichting. De netbeheerders stellen wel steeds meer normen op ten aanzien van doorlooptijden van dergelijke storingen zodat de gemeente daarop wel meer kan sturen. Dus daar wordt langzaam iets aan verbeterd. Dit aspect laten wij geheel buiten beschouwing in dit document omdat de gemeente nu eenmaal vast zit aan Stedin als netbeheerder. Ons advies is wel om met hen te blijven praten over verbeteringen en transparantie in het storingproces. De huidige situatie wordt hieronder beschreven en geldt ook als minimum uitgangspunt voor de alternatieven, er wordt dan ook gerekend met dezelfde voorwaarden. 2.2 Huidige situatie Op dit moment heeft de gemeente Soest een lease overeenkomst. Dit houdt in dat de installatie in eigendom is bij Citytec. Deze verzorgt voor een vaste vergoeding per jaar de volgende zaken: - vervangen verouderde installaties op basis van leeftijd (masten gaan 30 jaar mee en armaturen 15 jaar); beheren installatie (bijhouden gegevens in software en rapporteren storingen en schades en doorlooptijden); - verhelpen storingen en schades binnen afgesproken tijden; - plannen en uitvoeren preventief onderhoud (voortijdig vervangen lampen, schilderen stalen lichtmasten); - leveren energie; voorstellen doen ter verbetering installatie. Pagina 7 van 23

8 Kosten De kosten per jaar voor deze werkzaamheden bedragen in (bedrag incl. leeftijdscorrectie). Doordat de feitelijke levensduur van de palen/armaturen langer is dan de technische afschrijvingstermijn (op basis van leeftijd) berekent Citytec een leeftijdscorrectie door van Hierdoor wordt er in aan de gemeente Soest doorberekend. De kosten voor het aansluiten (of doorverbinden) van lichtmasten (bekabeling) worden op nacalculatie verrekend. Omschrijving Uitleg Kapitaallast Kosten per jaar Geld t.b.v. vervanging masten en armaturen Onderhoud Preventief Beheer Correctief Bijhouden bestand en aannemen storingen Energie Energie incl. transportkosten Netbeheer Onderhoud bekabeling en aansluitingen lichtmasten (Stedin) Totaal Leeftijd Correctie op leeftijd omdat er achterstand is in het vervangen van masten en armaturen Totaal Korte uitleg: de leeftijdscorrectie wordt verder niet meegenomen. Bij alle opties gaan wij ervan uit dat masten om de 30 jaar en armaturen om de 15 jaar worden vervangen. Dit geeft een reëel beeld van de vergelijking. Het is ook belangrijk om te bepalen wat de boekwaarde van de installatie op dit moment is. Iedere lichtmast en armatuur wordt lineair afgeschreven. Hierbij wordt voor lichtmasten een periode van 30 jaar gehanteerd en voor armaturen 15 jaar. Hieronder staat aangegeven wat een mast kost. Kosten vervangen lichtmast Prijs per stuk Kosten vervangen armatuur Prijs per stuk Materiaal 400 Materiaal 250 Vervanging (loon) 130 Vervanging (loon) 50 Af- en heraansluiten bekabeling en vervangen zekeringkastje 120 Totale kosten mast Als een mast dus 15 jaar oud is (op de helft) vertegenwoordigd deze nog een waarde van 325. Op basis van de genoemde kosten en de leeftijd van het huidige lichtmastenbestand volgt een berekening voor de boekwaarde (zie bijlage 1). De boekwaarde op dit moment is Pagina 8 van 23

9 Deze 4,6 miljoen euro moet dus overgemaakt worden aan Citytec om weer eigenaar te worden van de verlichtingsinstallatie. De gemeente Soest zal dit geld investeren en afschrijven op deze kostenplaats. Voorstel is om dit uit eventuele besparingen te doen binnen de andere opties. Kwaliteitsniveau Er wordt jaarlijks een planning gemaakt voor preventief onderhoud. Dit wil zeggen dat lampen tijdig vervangen worden (voordat ze kapot gaan) op basis van de te verwachten levensduur en dat lichtmasten geschilderd worden (voordat roestvorming optreedt). Storingen worden binnen 5 werkdagen verholpen en schades (indien materiaal voorradig) binnen 10 werkdagen. Citytec verhaalt de kosten voor schademasten voor u bij de dader of het Waarborgfonds. Scheefstand in masten wordt door Citytec ook voor u verholpen. Citytec is een organisatie welke voor diverse klanten deze werkzaamheden uitvoert en een uitgebreide kennis heeft van de installatie. Zeker de regionale bekendheid (vanuit het verleden) en de contacten met Stedin (zusterbedrijf) leveren voordelen op waardoor er adequaat kan worden opgetreden bij storingen. Men krijgt bij een zusterbedrijf toch nog net iets sneller dingen voor elkaar dan een buitenstaander (aannemer). Flexibiliteit In de huidige opzet heeft u niet veel vrijheden. De installatie is in eigendom van Citytec en om deze over te nemen moet u behoorlijk investeren. Het is dus niet eenvoudig het contract op te zeggen (opzegtermijn 1 jaar). De investering door het overnemen van de installatie zult u terug moeten verdienen in het goedkoper aanbesteden van energie, onderhoud en projecten. Inzicht in beheer Citytec verwerkt alle storingen in haar beheerpakket en u kunt daar online (via internet) inzicht in verkrijgen. Maandelijks krijgt u een rapportage met een overzicht van storingen (werkzaamheden, doorlooptijd). Organisatie Deze vorm van beheer en onderhoud brengt voor de gemeentelijke organisatie weinig inspanningen (tijdsbesteding en dus kosten) met zich mee. Citytec regelt zelf dat alle storingen worden aangenomen en verholpen en dat al het preventief onderhoud tijdig wordt gedaan. Tevens zorgt men er voor dat de installatie zo veel mogelijk up to date blijft. Citytec heeft hierbij zelf ook belang omdat zij dan besparen op onderhoudskosten. Ook regelen zij de verrekening van energiekosten en de onderhoudskosten met Eneco. U krijgt jaarlijks (of periodiek) één factuur met vaste bedragen en hoeft nergens naar om te kijken. Laten wij stellen dat u maandelijks 1 a 2 dagen besteedt aan de verlichtingsinstallatie (overleg, rapportages). Pagina 9 van 23

10 2.3 Installatie overnemen in eigen beheer en onderhoud ook zelf uitvoeren Werkzaamheden In deze optie neemt u de installatie over van Citytec en gaat u zelf alles regelen. Dit houdt in dat u zelf het volgende doet: - storingen verhelpen; - beheren gegevens in software; - schades verhelpen en claimen; - voorraad aanhouden; - hoogwerker kopen of huren; - personeel in dienst nemen voor storingen en coördinatie (onderhoud en projecten); - energie inkopen en afrekenen (controle facturen); - plannen preventief onderhoud en uitvoeren (remplace en schilderen); - uitbreiding servicedesk (aanname storingen en doorzetten); - communicatie met Stedin en zelf mensen opleiden die kunnen af- en heraansluiten (accreditatie bij Stedin); - maken lichtplannen en projectplannen en dit aanbesteden; - budget opstellen voor meerjarenvervanging (masten en armaturen zelf vervangen op basis van leeftijd); - communicatie naar burger. Kosten De kosten die dit met zich mee brengt zijn onder te verdelen naar de bovengenoemde punten. Hierin gaan wij ervan uit dat een hoogwerker op basis van lease wordt ingezet met 3 hoogwerkermonteurs (deels opleiden zodat ze niet full time drukken op de begroting maar ook andere dingen kunnen doen (groen, riool, wegen, etc.)). Het budget per jaar voor masten en armaturen wordt dan bepaald op een leeftijd voor masten van 30 jaar en voor armaturen van 15 jaar. Tevens wordt er een projectmanager het gehele jaar belast met taken als: plannen onderhoud, toezicht houden, maken lichtplannen, aanbesteden plannen, overleg met personeel en Stedin, interne verantwoording, beleidsplannen. Activiteit Nodig Kosten per jaar Correctief onderhoud en remplace Hoogwerker leasen Personeel (3 man deels) Verf voor schilderen masten Lampen inkopen t.b.v. remplace Voorraad Opslagruimte Rente Reservemateriaal t.b.v. storingen en schades Beheer Beheerpakket software Servicedesk - telefoondienst - verwerken storingen en communiceren met burger Energiekosten Energiekosten Pagina 10 van 23

11 Netbeheer (bekabeling) Projecten Projectmanager Budget vervanging Masten Armaturen Subtotaal Investering overname 4 miljoen euro afgeschreven in 20 jaar Totaal Korte uitleg: er zijn 3 mensen nodig voor de storingswachtdienst buiten voor calamiteiten en het verhelpen van storingen. Echter kunnen deze mensen ook andere dingen doen. Het is voldoende om één persoon (FTE) volledig door te berekenen voor de verlichting (1500 productieve uren maal 35,00 = ). Voor een projectmanager is 0,5 FTE voldoende per jaar (jaarsalaris 90,00 x 1500/2 = ). De post investering overname is het bedrag van 4 miljoen wat in 20 jaar tijd wordt afgeschreven. Na deze periode is alleen het bedrag bij subtotaal nog benodigd. Kwaliteitsniveau Het kwaliteitsniveau van de huidige werkzaamheden wordt gehandhaafd. Het zal wel zo zijn dat in de beginperiode er nog aanloopproblemen zullen zijn. Zorgen gaan altijd uit naar personeel (verzuim, opleiding, kennisnivo) en naar continuïteit (1 persoon weet veel van de verlichting en wat als deze wegvalt). Citytec heeft deze zaken allemaal zelf ruimschoots in huis en kan dit soort dingen intern goed opvangen. Flexibiliteit Met dit model heeft u alle vrijheid om te regelen wat u wilt regelen. U kunt projecten uitstellen of snijden in budgetten. Nadeel daarvan is dat de kosten toch altijd een keer komen. U kunt ook zelf sturen op storingen (alleen bovengronds). Inzicht in beheer U bepaald zelf het inzicht in het beheer. De gegevens van de installatie zult u moeten beheren (leeftijd voor vervangingen). En u zult de storingen vast willen leggen voor communicatie hierover met de burger. Een goed beheerpakket is dan nooit weg. Misschien heeft u al een bestaand pakket in de organisatie waar de verlichting in ondergebracht kan worden. Dit brengt uiteraard aanpassingskosten met zich mee en jaarlijkse licentiekosten. Maar u heeft nu wel de vrijheid om een plan te maken hoe het pakket er uit moet zien. Organisatie Over de organisatie is hiervoor al meer verteld. U heeft in uw organisatie toch minstens 3 mensen nodig die met elkaar oproepdiensten kunnen wisselen (urgente storingen). Tevens heeft u 1 deskundige nodig die alle projecten plant (vervanging, nieuwbouw, onderhoud) en bewaakt. Deze persoon zal ook moeten zorgen voor inkoop energie en afrekening daarvan (alsmede netbeheerkosten).u belast dus uw eigen organisatie in hoge mate. Continuïteit (zoals eerder gezegd) is hierbij belangrijk. Pagina 11 van 23

12 2.4 Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden Werkzaamheden In deze optie neemt u de installatie over van Citytec. U heeft dan zelf de volgende taken: - aanbesteden beheer; - opstellen plannen voor projecten en meerjarenvervanging en aanbesteden; - inkopen energie; - betalen netbeheer; - controle facturen energie en netbeheer; - aansturen aannemer (controle storingen op tijd, controle faturen); - communicatie met burger, aannemer en Stedin. - De aannemer doet het volgende: - bijhouden beheerbestand (muteren gegevens n.a.v. storingen, projecten, vervanging); - aannemen storingen en verhelpen daarvan; - aannemen schades en verhelpen en claimen bij Waarborgfonds of dader; - preventief onderhoud (remplace lampen, schilderen masten); - de aannemer levert als gereedschap een beheerpakket, hoogwerker, personeel, voorraad en opslag. Kosten Activiteit Nodig Kosten per jaar Correctief onderhoud en remplace Remplace (lampen en loon) Verhelpen storingen incl. materiaal Schilderen masten incl. verf Schades (eigen risico) Beheer bestand bijhouden Beheer Servicedesk (meldingen doorgeven aan aannemer) Energiekosten Energiekosten Netbeheer Projecten Projectmanager Budget vervanging Masten Armaturen Subtotaal Investering overname 4 miljoen euro afgeschreven in 20 jaar Totaal Korte uitleg: Voor een projectmanager is 0,5 FTE voldoende per jaar (jaarsalaris 90,00 x 1500/2 = ). De post investering overname is het bedrag van 4 miljoen wat in 20 jaar tijd wordt afgeschreven. Na deze periode is alleen het bedrag bij subtotaal nog benodigd. Pagina 12 van 23

13 Kwaliteitsniveau Het kwaliteitsniveau van de huidige werkzaamheden wordt gehandhaafd. Het zal wel zo zijn dat in de beginperiode er nog aanloopproblemen zullen zijn. De aannemer en de gemeente zullen aan elkaar moeten wennen en elkaar moeten leren vertrouwen. Vaste routines moeten nog ingeslepen worden. Flexibiliteit Met dit model heeft u alle vrijheid om te regelen wat u wilt regelen. U kunt projecten uitstellen of snijden in budgetten. Nadeel daarvan is dat de kosten toch altijd een keer komen. U bent wel afhankelijk van de aannemer als het gaat om de kwaliteit van het geleverde werk (storingen op tijd en goed verholpen). De aannemer heeft op dit moment ook niet de contacten met Stedin (voor coördineren kabelstoringen) zoals Citytec dit heeft, dit kan de communicatie op dit gebied wat verstroeven. Inzicht in beheer U bepaald in de aanbesteding hoe dit geregeld wilt hebben. Werkt u met een eigen pakket of laat u de aannemer dit doen? Hoe wilt u gegevens aangereikt krijgen? Is dit maandelijks op papier of live via internet? Al deze mogelijkheden zijn er. Is het eenmaal ingericht en vastgesteld dan blijft de werkwijze ook zo. Als u dit wilt wijzigen dan zal de aannemer u meerkosten in rekening brengen. Organisatie U heeft binnen uw organisatie 1 projectmanager nodig die (0,5 FTE) alles gaat coördineren t.a.v. verlichting. Denk hierbij aan het monitoren van de aannemer, overleg met aannemer en Stedin, aanbesteden en voorbereiden projecten, vaststellen meerjarenbeleid. Pagina 13 van 23

14 2.5 Installatie overnemen en beheer en onderhoud aanbesteden in samenwerking met naburige gemeenten Werkzaamheden Deze optie is gelijk aan paragraaf 2.4 maar dan doet u dit alles samen met andere gemeenten. Dit betekent dat u iets kunt besparen op gezamenlijk inkopen of organiseren denk hierbij aan: - inkoopvoordeel energie; - eenmaal opstellen bestek en aanbesteding voor beheer en onderhoud; - inkoopvoordeel bij aannemer; - eigen organisatievoordeel, niet iedere gemeente 1 specialist maar voor alle gemeenten samen 1 of 2 specialisten. Kosten Activiteit Nodig Kosten per jaar Correctief onderhoud en remplace Remplace (lampen en loon) Verhelpen storingen incl. materiaal Schilderen masten incl. verf Schades (eigen risico) Beheer bestand Beheer Servicedesk (meldingen doorgeven aan aannemer) Energiekosten Energiekosten Netbeheer Projecten Projectmanager Budget vervanging Masten Armaturen Subtotaal Investering overname 4 miljoen euro afgeschreven in 20 jaar Totaal Korte uitleg: Voor een projectmanager is 0,3 FTE voldoende per jaar (jaarsalaris 90,00 x 1500 x 0,3 = ). De post investering overname is het bedrag van 4 miljoen wat in 20 jaar tijd wordt afgeschreven. Na deze periode is alleen het bedrag bij subtotaal nog benodigd. Kwaliteitsniveau Het kwaliteitsniveau van de huidige werkzaamheden wordt gehandhaafd. Het zal wel zo zijn dat in de beginperiode er nog aanloopproblemen zullen zijn. De aannemer en de gemeente zullen aan elkaar moeten wennen en elkaar moeten leren vertrouwen. Vaste routines moeten nog ingeslepen worden. Flexibiliteit Met dit model heeft u alle vrijheid om te regelen wat u wilt regelen. U kunt projecten uitstellen of snijden in budgetten. Nadeel daarvan is dat de kosten toch altijd een keer komen. U bent wel afhankelijk van de aannemer als het gaat om de kwaliteit van het Pagina 14 van 23

15 geleverde werk (storingen op tijd en goed verholpen). De aannemer heeft op dit moment ook niet de contacten met Stedin (voor coördineren kabelstoringen) zoals Citytec dit heeft, dit kan de communicatie op dit gebied wat verstroeven. Bijkomend nadeel kan zijn dat u gezamenlijk afspraken maakt, hierin zal dus altijd een modus gevonden moeten worden t.a.v. ieders specifieke wensen. Dit betekent dat u aan de ene kant wat moet laten en de andere kant wat krijgt. Het is überhaupt nog maar de vraag of een samenwerking met een andere gemeente of meerdere een optie is. De wil moet er dan bij hen ook zijn. Inzicht in beheer U bepaald in de aanbesteding hoe dit geregeld wilt hebben. Werkt u met een eigen pakket of laat u de aannemer dit doen? Hoe wilt u gegevens aangereikt krijgen? Is dit maandelijks op papier of live via internet? Al deze mogelijkheden zijn er. Is het eenmaal ingericht en vastgesteld dan blijft de werkwijze ook zo. Als u dit wilt wijzigen dan zal de aannemer u meerkosten in rekening brengen. Organisatie U heeft binnen uw organisatie 1 projectmanager nodig die (voor 0,3 FTE) alles gaat coördineren t.a.v. verlichting. Denk hierbij aan het monitoren van de aannemer, overleg met aannemer en Stedin, aanbesteden en voorbereiden projecten, vaststellen meerjarenbeleid. Voordeel t.o.v. de vorige optie is dat u één projectmanager kunt aanstellen die hetzelfde werk doet voor meerdere gemeenten. Dit betekent dat u bijvoorbeeld 0,3 FTE krijgt doorbelast. De kosten voor beheer, rapportage, schrijven bestek, begeleiden projecten en voorbereiden daarvan kunt u verdelen over meerdere gemeenten door synergie (centralisatie kennis). Pagina 15 van 23

16 3 Selectiecriteria De criteria zijn: - Prijsniveau per jaar (waarbij overnamekosten installatie om weer eigenaar te worden moeten worden meegenomen); - Kwaliteitsniveau (burgertevredenheid, doorlooptijden, communicatie); - Vrijheden gemeente (wat is er mogelijk binnen het contract? Kan men projecten of beheer zelf anders aanbesteden of inrichten?); - Inzicht in beheer (weten wat er staat, weten wat status is van storingen), dit alles om de burger goed uit te kunnen leggen wat men kan verwachten en dat daarop gestuurd wordt; - Organisatie (wie doet wat en hoe zit het proces in elkaar, wat is het meest eenvoudig). 3.1 Prijsniveau De prijzen zijn duidelijk naast elkaar te zetten en te wegen. Belangrijk is dat meegewogen wordt de overname van de installatie. Dit is een aanzienlijk bedrag. 3.2 Kwaliteitsniveau Onder kwaliteitsniveau verstaan wij een aantal zaken. Maar het is ook van belang wat u onder kwaliteit verstaat. Het uiteindelijk doel is dat de verlichting goed blijft functioneren naar tevredenheid van u en de burger en dat er adequaat mee omgesprongen wordt. Er zijn een aantal zaken die gelijk getrokken kunnen worden. Bijvoorbeeld in iedere variant wordt een doorlooptijd van storingen gehanteerd van 5 werkdagen. Maar belangrijker is de borging er van. Hoe garanderen wij zo goed mogelijk dat een storing goed en op tijd wordt verholpen? Citytec heeft hiervoor voldoende opgeleide monteurs aan het werk maar ook een andere aannemer (denk aan Imtech, ZIUT, Heijmans, van Gelder, Delta). Maar regionale bekendheid is belangrijk e.d. Dus het kwaliteitsniveau wordt bepaald door: - Kennis gebied; - Continuiteit bij uitval; - Kennis personeel (opleiding BEI, Elekrotechniek, Verlichtingstechniek); - Grootte organisatie; - Materieel (is er voldoende materieel); - Keurmerken (ISO, VCA, BEI). Pagina 16 van 23

17 3.3 Flexibiliteit gemeente Wat is flexibiliteit c.q. vrijheid? Als u al het werk zelf moet opknappen bent u misschien zo druk dat u geen tijd heeft om op adem te komen? Is dat vrijheid? Vrijheid is ook een gevoel, waar voelt u zich prettig bij. Is dat wanneer u alles zelf doet (controle) of alles uitbesteed (ontzorgen). Als u alles zelf doet kunt u alles plannen en organiseren zoals u het wilt. En als u echt alles uitbesteed hoeft u niets te doen maar zijn dingen ook moeilijk te veranderen. Vrijheid hebben wij hier bekeken in de mate waarop u alles zelf kunt organiseren en of dat dan ook nog prettig is. 3.4 Inzicht in beheer U wilt kunnen zien wat voor installatie u heeft staan, hoe oud deze is en waar u nog kunt besparen. Ook wilt u kunnen zien of de kwaliteit van het werk voldoende is. Worden storingen op tijd verholpen e.d. Om dit te kunnen weten moet u inzicht hebben in het beheer (bestand en meldingssysteem). En eigenlijk wilt u deze gegevens zien wanneer het u uitkomt. Dit bepaalde de mate van inzicht in beheer. 3.5 Organisatie Met de verschillende varianten komen ook de verschillende soorten taken op u af. Eigenlijk blijft het werk continue hetzelfde alleen worden er per optie taken verschoven om te kijken welke optie het beste voldoet aan de criteria. De ene optie besteed u alles uit en heeft u zelf nauwelijks een organisatie nodig en in de andere optie heeft u zelf mensen, materieel en materiaal nodig voor dit specifieke vak. Dit wordt meegenomen in de beoordeling. Pagina 17 van 23

18 Alternatief Bruto prijs per jaar incl. afbetaling investering 4 miljoen euro in 20 jaar Netto jaarbedrag excl. Afbetaling investering 4 miljoen euro in 20 jaar Weging Prijs Weging kwaliteit Weging flexibiliteit Weging beheer Weging organisatie Totaal score 4 Weging Er zijn 4 oplossingsalternatieven dus kennen wij de cijfers 1 t/m 4 toe per oplossingsalternatief gerelateerd aan de selectiecriteria. Een 1 is het slechts en een 4 het best. Per criterium is er ook een belangrijkheid aangegeven. Er zijn 5 criteria, het belangrijkste criteria geeft een vermenigvuldigingsfactor van 3, de wat minder belangrijke een factor 2 en de minst belangrijke een factor 1. De weegfactor organisatie is erg belangrijk (factor 3), hierbij gaat het om het waarborgen van de continuïteit, doel is dat de verlichting goed functioneert. De weegfactoren prijs en kwaliteit (factor 2) zijn daarna erg belangrijk. Je wilt de juiste prijs/kwaliteit verhouding hebben. De weegfactoren flexibiliteit en beheer (factor 1) volgen daarna. Hieronder is een weergave van de score met daarna een uitleg waarom er scores zijn toegekend op deze manier. Huidige situatie aanhouden Installatie overnemen en alles zelf doen Installatie overnemen en B&O uitbesteden Installatie overnemen en B&O uitbesteden samen met andere gemeenten De voor- en nadelen van de verschillende optie zijn al beschreven in hoofdstuk 2. Pagina 18 van 23

19 Kosten De weging van de kosten is de meest eenvoudige, de laagste prijs krijgt de meeste punten en de hoogste prijs de minste. Kwaliteitsniveau Kwaliteit is een subjectief begrip, u zult iets anders als goed beoordelen dan dat een ander dat doet. Verschillende zaken bepalen de kwaliteit maar het gaat u met name om de uitkomst. Van belang voor u zal zijn een tevreden burger die vindt dat de storingen op tijd en goed verholpen worden en dat er voldoende (niet te weinig en niet te veel) verlichting op straat is waardoor het gevoel van veiligheid, geborgenheid en deels een sfeerbeleving overheersen (positief uiteraard). Storing vormen toch het grootste probleem (die vallen vaak op). In de huidige situatie is dat goed geregeld en kan snel met Stedin worden geschakeld, ook al gaat dat nog niet helemaal altijd naar wens. In de overige opties zijn de kinderziektes meegenomen (opleiden, wennen aan elkaar) en de grotere afstand naar Stedin. Vandaar dat deze opties minder scoren dan de huidige situatie. Flexibiliteit De huidige situatie is er niet echt één van veel vrijheid. U moet nogal investeren om over te stappen, dus dat zult u niet snel doen. Daarom heeft deze situatie de minste punten gekregen. Als u alles zelf doet kunt u eigenlijk alles zelf regelen en bepalen, vrijer kan niet. En met aanbesteden kunt u zelf ook dingen bepalen maar tot op beperkte hoogte (na aanbesteding ligt alles vast en dan kosten aanpassingen geld). Inzicht in beheer Beheer kunt u prima uitbesteden als u daar goede afspraken over maakt en daar goed op toeziet. Als u het zelf doet kunt u wat meer hierop sturen en altijd in het pakket kijken (omdat het op uw eigen netwerk staat). En de slager (aannemer) keurt niet haar eigen vlees. Wat de aannemer in het beheerpakket zet hoeft niet waar te zijn, maar als u dat zelf doet is dat het wel (fouten daargelaten). Daarom worden de meeste punten toegekend aan eigen beheer t.o.v. aannemer. Organisatie In de huidige situatie hoeft u haast niets te doen, u wordt geheel ontzorgt vandaar de meeste punten hiervoor. Als u alles zelf gaat doen belast u de gemeente erg met dit werk dus vandaar daarvoor de minste punten. De andere twee optie leveren u ongeveer een gelijke hoeveelheid werk op. Pagina 19 van 23

20 5 Conclusies en aanbevelingen Uit de weging van de vier verschillende opties blijkt dat er met uitzondering van de optie samenwerking met nadere gemeenten- nagenoeg geen gewogen verschil is. De laatste optie - samenwerking met naburige gemeenten - komt er weliswaar als beste uit maar de kans dat dit adequaat tot stand kan komen is vermoedelijk erg laag. Hieruit valt de conclusie te trekken dat het verdergaan met de huidige beheervorm aantrekkelijk is; er is sprake van een langdurig opgebouwde relatie. Het is hiernaast natuurlijk altijd verstandig om de optie samenwerken met andere gemeenten- nog verder te onderzoeken door contact te leggen met de gewenste gemeenten. Voor nu gaan wij uit van het verder gaan op de huidige voet. Echter zijn daar de volgende kanttekeningen bij te plaatsen. In de prijs bij de opties 2/3 en 4 is meegenomen dat u per jaar ,00 reserveeert voor het afbetalen van de huidige verlichtingsinstallatie. Na 20 jaar is dit helemaal gedaan. Dit betekent dat dan de kosten per jaar enorm verlagen. Citytec vraagt nu per jaar ruim 1 miljoen euro voor het onderhouden, beheren, vervangen en voorzien van energie. Als u dit alles aanbesteed bent u per jaar maximaal ,00 kwijt. Het zou verstandig zijn om over de prijs nog gesprekken aan te gaan met Citytec. U heeft het recht om te weten hoe deze is opgebouwd en of dit niet opnieuw vastgesteld kan worden. Pagina 20 van 23

21 Bijlage 1 Berekening boekwaarde 2011 Leeftijd masten Stukprijs Aantal Totaal 0 650, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Pagina 21 van 23

22 38-186,00 8 0, , , ,00 2 0, , , , , , , , , , , , , , , ,00 1 0, , , ,00 2 0, , , ,00 7 0, ,00 3 0, ,00 1 0, ,00 1 0, ,00 4 0,00 Boekwaarde ,00 Leeftijd armatuur Stukprijs (boekwaarde 2011) Aantal Totaal 0 300, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Pagina 22 van 23

23 18-60, , , , , , , , , , , , , , ,00 2 0, , , , , ,00 1 0, , , ,00 1 0, ,00 1 0, ,00 2 0, ,00 3 0,00 Boekwaarde ,00 Pagina 23 van 23