EMS e-terminal HANDLEIDING. Handleiding e-terminal

Transcriptie

1 EMS e-terminal HANDLEIDING OKTOBER 2015

2 1 Contents Toegang tot e-terminal... 3 Certificaat downloaden & installeren... 3 Inloggen in de e-terminal... 3 Uitloggen uit de e-terminal... 4 Wachtwoord wijzigen... 4 Gebruikers beheren... 5 Hoe geef ik medewerkers toegang?... 5 Hoe wijzig ik wachtwoorden van gebruikers?... 6 Hoe verwijder ik toegang voor medewerkers?... 6 Hoe kan ik machtigingen voor gebruikers instellen en wijzigen?... 6 Uw e-terminal instellen en wijzigen... 7 Hoe stel ik de standaard invoervelden van de e-terminal in?... 7 Aankoopbewijs van de e-terminal aanpassen... 8 Hoe kan ik de bevestigingen aan klanten instellen?... 9 Hoe beheer ik de productcatalogus van de e-terminal? Een nieuw product toevoegen De productvoorraad beheren Anti-fraude instellingen op de e-terminal Kaartnummers blokkeren/deblokkeren Een kaartnummer blokkeren Een kaartnummer deblokkeren verwijderen Namen blokkeren Een naam blokkeren Een naam deblokkeren Limietbedragen instellen Automatische vergrendelingsperiode instellen... 14

3 2 Landen blokkeren Met uw e-terminal betalingen handmatig accepteren Hoe voer ik een standaardtransactie uit? Hoe voer ik andere soorten transacties uit? Hoe doet u een pre-autorisatie? Hoe doet u een post-autorisatie ter voltooiing van een transactie? Hoe voert u terugkerende betalingen in? Hoe voeg ik aantekeningen toe? Een ontvangstbewijs/bon afdrukken Hoe kan ik orders annuleren? Hoe kan ik geld (deels) terugboeken? Terugboeken met bestelnummer Terugboeken zonder bestelnummer Rapportages & Administratie voor de e-terminal Het Dashboard bekijken Grafieken opmaken Hoe kan ik bestellingen inzien? Hoe kan ik afzonderlijke transacties inzien? Hoe kan ik transactietypen en autorisaties inzien?... 23

4 3 Toegang tot e-terminal Met de EMS e-terminal kunt u zelf betalingen invoeren voor bestellingen die u via telefoon of ontvangt. De e-terminal is een internetapplicatie. Overal waar u internettoegang heeft kunt u betalingen accepteren. Om de e-terminal te gebruiken moet u eerst een beveiligingscertificaat op uw apparaat installeren. Dit certificaat zorgt ervoor dat transacties veilig kunnen plaatsvinden. Op elk apparaat waarop u de e-terminal wilt gebruiken (zowel computers als mobiele apparaten) moet het certificaat geïnstalleerd zijn. Hoe u het certificaat kunt downloaden wordt verderop in de handleiding uitgelegd. In deze handleiding vindt u uitleg over het instellen van de e-terminal (bijvoorbeeld anti-fraude en productinstellingen), het gebruik van de rapportagefunctie, het toevoegen van nieuwe gebruikers en doen van transacties met de e-terminal (zoals betalingen accepteren, transacties annuleren of terugboekingen doen). Houdt u tot twee uur vrij voor het eenmalig instellen van de EMS e-terminal. Certificaat downloaden & installeren U hebt twee s ontvangen: één met een beveiligingscertificaat en één met bijbehorend wachtwoord. 1. Sla het certificaatbestand eerst op in een map op uw computer. Dubbelklik op het certificaatbestand. Er wordt een wizard opgestart die u assisteert bij het installeren van het certificaat op uw computer. 2. Selecteer vervolgens de locatie waar het certificaat opgeslagen moet worden. U kunt ervoor kiezen het certificaat toe te wijzen aan een specifieke computer of gebruiker. Bevestig door op Next te klikken. 3. Kies een bestandnaam, of bevestig de reeds ingevulde bestandsnaam (dat laatste is wat men standaard doet). Klik op Next om die keuze te bevestigen. 4. U hebt een wachtwoord ontvangen dat bij het certificaat hoort. Voer nu dat wachtwoord in de Certificate Import Wizard in. Vink de resterende vakken aan en klik op Next. 5. Selecteer de locatie van het certificaatarchief. Selecteer de optie Automatically select the certificate store based on the type of certificate en klik op Next. 6. Voltooi de Certificate Import Wizard door op Finish te klikken. Als de installatie klaar is zal er een melding verschijnen dat de installatie van het certificaat goed verlopen is. Inloggen in de e-terminal Om in te loggen in de e-terminal: 1. Open de link 2. Vul uw store ID en wachtwoord in (deze heeft u per brief of van EMS ontvangen). Het veld Gebruikersnaam kunt u leeg laten.

5 4 Uitloggen uit de e-terminal Om uw account, uw transacties en de informatie van uw klanten te beschermen, raden we u aan telkens uit te loggen uit de EMS e-terminal wanneer u uw computer verlaat of zodra u klaar bent met het gebruik van de e-terminal. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op de Afmelden-link. Na een periode van inactiviteit wordt u automatisch uitgelogd uit de e-commerce Gateway. Wachtwoord wijzigen Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij de e-terminal, krijgt u een tijdelijk wachtwoord. Met de functie Wijzig wachtwoord moet u dat wachtwoord wijzigen. De keuze van een goed nieuw wachtwoord is belangrijk. Gebruik geen gewone woorden of cijfercombinaties als wachtwoord. Vooral geen woorden of cijfercombinaties die met u in verband gebracht kunnen worden, zoals uw naam of geboortedatum. Het wachtwoord moet uit 6 tekens bestaan, waarvan er minstens 1 een cijfer is. Om uw wachtwoord in de virtuele terminal te wijzigen: 1. Selecteer Beheer in de hoofdmenubalk. 2. Klik op Wachtwoord wijzigen. De pagina Wijzig wachtwoord komt in beeld. 3. In het veld Voer nieuw wachtwoord in voert u uw nieuwe wachtwoord in. 4. In het tweede vak met als titel Voer wachtwoord nogmaals in voert u het wachtwoord ter controle opnieuw in. 5. Klik op Bevestigen. Onze klantenservice kan uw wachtwoord opnieuw instellen indien u het vergeten of kwijt bent.

6 5 Gebruikers beheren Onder Gebruikers beheren kunt u gebruikers toevoegen of verwijderen, uw wachtwoord opnieuw instellen en/of machtigingen bepalen voor elke gebruiker. Houdt u er rekening mee dat het enkele minuten kan duren voordat die wijzigingen worden weergegeven. 1. Klik op Beheer in de hoofdmenubalk. 2. Klik daarna op Toevoegen/verwijderen/wijzigen gebruiker. De pagina Gebruikers beheren verschijnt. Hoe geef ik medewerkers toegang? 1. Klik op Toevoegen onderaan de Gebruikers beheren pagina. 2. Het scherm Voeg Gebruiker toe verschijnt.

7 6 3. Voer in het vak Gebruikers naam een unieke gebruikers-id voor de nieuwe gebruiker in en voer dan tweemaal voor uw nieuwe gebruiker een Wachtwoord in. 4. Klik op de knop Doorgaan om de nieuwe gebruiker aan te maken. 5. De lijst Huidige gebruikers zal verschijnen, en de nieuwe gebruiker zal erop vermeld staan. Elke gebruiker kan zijn eigen wachtwoord wijzigen wanneer hij inlogt, via de knop Wijzig wachtwoord. Hoe wijzig ik wachtwoorden van gebruikers? 1. Klik op de link Reset wachtwoord achter de naam van de gebruiker. 2. Voer tweemaal een nieuw wachtwoord in en klik op Bevestigen. De gebruiker kan zijn wachtwoord wijzigen wanneer hij inlogt, aan de hand van de functie Wijzig Wachtwoord. Hoe verwijder ik toegang voor medewerkers? 1. Klik op Verwijder achter de gebruiker die u wilt verwijderen. Er zal een dialoogvenster verschijnen, waarin meegedeeld wordt dat de geselecteerde gebruiker verwijderd zal worden. 2. Klik op OK als u de gebruiker wilt verwijderen. Zodra de gebruiker verwijderd is, wordt het scherm huidige gebruikers vernieuwd en ziet u de gebruiker niet meer in de lijst. Hoe kan ik machtigingen voor gebruikers instellen en wijzigen? 1. Klik bij de gewenste gebruiker op Gebruikersrechten. De pagina Pas gebruikersrechten aan verschijnt. 2. Activeer of deactiveer machtigingen voor die gebruiker door selectievakken aan of uit te vinken. U kunt bepalen of de gebruiker toegang heeft tot Rapportages, Transacties, en/of Credit. 3. Klik op de Doorgaan-knop onderaan de pagina. U gaat terug naar de Gebruikers beheren pagina. Als de wijziging goed is uitgevoerd, verschijnen de woorden Gebruikers ID XXX succesvol bijgewerkt bovenaan de pagina.

8 7 Uw e-terminal instellen en wijzigen Voor het eerste gebruik van de e-terminal moeten er allerlei instellingen ingevoerd worden. Dit zorgt ervoor dat de e-terminal werkt zoals u wilt en dat alle beveiligingsinstellingen zijn ingevoerd. Hoe stel ik de standaard invoervelden van de e-terminal in? Als u gebruik maakt van de e-terminal kunt u onderstaande stappen volgen voor het instellen van de transactieformulier. 1. Klik in het hoofdmenu op Maatwerk. 2. Kies de optie Aanpassen inhoud van uw e-terminal pagina. U komt op de pagina Verkooppunt aanpasbare inhoud formulier. De velden Totaal bedrag, Valuta, Card Security Code en Debit/Credit moeten bij elke transactie gebruikt worden en kunt u dus niet uit het transactieformulier verwijderen. De overige velden kunt u zelf kiezen of u wilt dat ze gebruikt worden bij het invoeren van transacties op de e-terminal. In de standaardinstelling zijn alle velden als zichtbaar aangevinkt. Om de velden die u niet wilt gebruiken uit te zetten: 1. Vink de vakken ernaast uit. Selecteer links of het veld zichtbaar moet worden voor uw medewerker. Selecteer rechts of het veld verplicht ingevuld moet worden bij elke transactie. 2. Klik op Bevestigen onderaan de pagina.

9 8 3. Om verwijderde velden terug te plaatsen, vinkt u het vak weer aan en klikt u opnieuw op de Bevestigen knop. Een aantal tips bij het instellen van uw e-terminal transactieformulier. Het veld Bestelnummer helpt u om later uw transacties terug te vinden. Wij raden het daarom aan deze altijd te gebruiken. Het bestelnummer moet uniek zijn, het mag maar een keer gebruikt worden. U kunt ook de velden onder Klantgegevens en Bezorginformatie aanpassen. Aanvankelijk zullen die velden te zien zijn als onderdeel van een vervolgkeuzemenu. U kunt dit verwijderen via de tab Maatwerk. Als u alle vakken in een bepaalde rubriek uitvinkt, zal die volledige rubriek van de hoofdpagina van uw e-terminal verdwijnen. Voor een aantal velden kunt u standaardwaarden invoeren. Dit wordt achter het veld aangegeven waar het van toepassing is. o Wij raden u aan de standaardwaarde in het veld Oorsprong van de transactie in te stellen op Mail order/telephone Order aangezien dat de enige optie is waarvoor u zelf de transactiegegevens zult invoeren. Als u de standaardinstellingen van het formulier wilt terugzetten: o Klik op de knop Standaardwaarden ophalen onderaan de pagina. o Klik op de Bevestigen-knop om die instellingen naar onze server te sturen. Aankoopbewijs van de e-terminal aanpassen Na het invoeren van bestellingen in de e-terminal kunt u ook een aankoopbewijs aanmaken en printen. Dit gebeurt in het laatste transactiescherm. U kunt de header en footer van de bon aanpassen. 1. Klik op Maatwerk in het hoofdmenu. 2. Klik op Aanpassen van uw aankoopbewijs. U komt in het scherm Kwitantie 3. Voor het aanpassen van de koptekst: voer tot 24 karakters in in de Header veld. 4. Voor het aanpassen van de voettekst: voer tot 24 karakters in in de Footer veld. 5. Klik op Bevestigen. (hieronder ziet u een voorbeeld van een aankoopbewijs)

10 9 Hoe kan ik de bevestigingen aan klanten instellen? U kunt verscheidene automatische bevestigings s en meldingen aan uw klanten sturen, en zelf bepalen welke s gestuurd worden. 1. Klik op de link Beheer in de hoofdmenubalk 2. Klik op Instellen opties voor transactie meldingen via . U komt in het scherm Meldingen. 3. Selecteer Meldingen inschakelen. 4. Kies Adres instellingen om adressen te wijzigen: Voer uw adres in waarnaar de berichten ter bevestiging voor u gestuurd zullen worden. Voer het adres in dat gebruikt zal worden voor berichten naar uw klant. U moet ook een handelaarsnaam vermelden die gebruikt zal worden in de naar uw klanten. Klik op de knop Bewaar wijzigingen. 5. Om extra tekst toe te voegen in de berichten naar uw klant, klik op Bekijk/wijzig individuele tekst die wordt weergegeven in een naar uw klant. Om uw wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop Bewaar wijzigingen onderaan de pagina. 6. Om te bepalen welke meldingen aan uw klanten worden gestuurd klikt u op Bekijk/wijzig de situaties waarin u een melding wilt versturen/ontvangen. Selecteer de transactietypes en -resultaten door een vinkje te zetten. Om uw wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop Bewaar wijzigingen onderaan de pagina.

11 10 Hoe beheer ik de productcatalogus van de e-terminal? 1. Ga naar Maatwerk 2. Klik op Beheer uw Product Catalogus. U ziet een overzicht van ingevoerde producten.

12 11 Een nieuw product toevoegen 1. Onderaan ziet u beschikbare velden om in te voeren. 2. Klik rechts op Toevoegen. 3. U komt in het scherm Product Instellingen. Hier voert u uitgebreidere productinformatie en eventuele product opties in. 4. Onderaan de pagina kunt u de voorraad aanpassen met de knop Pas voorraad aan. 5. Sla het nieuwe product op met Bevestigen. De productvoorraad beheren 1. Ga naar Maatwerk 2. Klik op Beheer uw voorraad 3. Voer in het kolom Werk voorraad bij de juiste voorraad in. 4. Klik op Bewaar wijzigingen om de wijzigingen op te slaan. Anti-fraude instellingen op de e-terminal De anti-fraude instellingen zijn erg belangrijk om te zorgen dat u geen slachtoffer wordt van fraudeurs. Voor een overzicht van uw fraude-instellingen: 1. Ga naar Beheer 2. Klik op knop Bekijk uw fraude instellingen. o Let u erop dat, indien die instellingen geactiveerd zijn, er een fraudemelding zal verschijnen als blijkt dat uw medewerker een geblokkeerde kaart invoert. Die melding komt niet van een bank. De melding is op basis van kaarten die u zelf als geblokkeerd hebt ingevoerd. Vanuit dit overzicht kunt u alle fraude instellingen invoeren voor de e-terminal door te klikken op Instellingen wijzigen onderaan de pagina. Ook kunt de fraude instellingen wijzigen vanuit het Beheer pagina, of vanuit een afzonderlijke Fraude Instellingspagina (rechts boven ziet u een menu). Het wijzigen van de afzonderlijke instellingen gebeurt telkens met dezelfde stappen.

13 12 Kaartnummers blokkeren/deblokkeren Een kaartnummer blokkeren 1. Klik op Toevoegen/Wijzigen te blokkeren kaartnummers 2. Voer het kaartnummer dat u wilt blokkeren in het invoer vak Kaart #. Als u het kredietkaartnummer niet kent, kunt in plaats daarvan het bestelnummer invoeren van de transactie waarvoor de kaart gebruikt werd. Dit doet u in het veld Order Nummer 3. Klik op de Toevoegen-knop. Het nieuwe kaartnummer verschijnt nu in het dropdownmenu aan de rechterkant van de pagina, bij de andere geblokkeerde kaartnummers.

14 13 Een kaartnummer deblokkeren verwijderen 1. Ga naar het Blokkeer kaart scherm. 2. Selecteer het kaartnummer in het drop-downmenu aan de rechterkant van het scherm. 3. Klik op Verwijderen. Zodra u klaar bent met het toevoegen en verwijderen van kaartnummers, kunt u op de Volgendeknop klikken om naar de volgende pagina van de fraude-instellingen te gaan. U komt dan op de pagina Blokkeer op naam. Namen blokkeren Let goed op wanneer u namen blokkeert voor aankopen in uw winkel. Om een transactie tegen te houden op naam, moet de naam die de klant invoert exact overeenkomen met de naam die u geblokkeerd heeft. Dit wil zeggen elke letter en spatie. Als u bijvoorbeeld de naam "John Redenbacher" blokkeert voor uw winkel, worden "Johnny Redenbacher", "John Samuel Redenbacher" of "John S. Redenbacher" niet geblokkeerd. U kunt eventueel verschillende versies van de te blokkeren naam invoeren. Bovendien kan het fraudesysteem van de virtuele terminal van EMS geen onderscheid maken tussen verschillende personen met dezelfde naam. Als u "John Smith" blokkeert, blokkeert u alle personen met die naam. Dit gezegd hebbende, het is verstandig bepaalde namen te blokkeren zodat zij geen aankopen kunnen doen in uw winkel. Een naam blokkeren Een naam deblokkeren 1. Ga naar de pagina Blokkeer op naam. 2. Typ de naam in het invoerveld Naam. U kunt in plaats daarvan ook het Order Nummer van de transactie met de te blokkeren klant gebruiken. 3. Klik Toevoegen. De nieuwe naam verschijnt nu in het drop-downmenu aan de rechterkant van de pagina. 1. Selecteer de naam in het drop-downmenu vak aan de rechterkant van het scherm.

15 14 2. Klik op de Verwijderen-knop. Nadat de naam uit uw lijst met geblokkeerde namen verwijderd is kan die persoon weer aankopen doen in uw winkel. Limietbedragen instellen. Elke transactie in uw winkel tegen een hoger bedrag zal geweigerd worden wegens fraude. Als u al een aankooplimiet hebt ingesteld voor uw winkel, komt het limiet in dat veld te staan. 1. Selecteer Beheer in de hoofdmenubalk 2. Klik op Instellen maximaal aankoopbedrag. U komt op de pagina Bepaal Maximaal Aankoopbedrag. 3. Vul het gewenste limietbedrag in bij het invoervak bij de juiste valuta. 4. Klik op de Verstuur-knop om de wijziging op te slaan. Automatische vergrendelingsperiode instellen Met de optie Instellen automatische lock-out tijd kunt u twee soorten blokkades instellen: de automatische vergrendelingsperiode en de vergrendelingsperiode voor dubbele transacties. De automatische vergrendelingsperiode is de periode waarin personen geen nieuwe transacties in uw winkel kunnen verrichten met automatisch geblokkeerde kredietkaartnummers. De vergrendelingsperiode voor dubbele transacties is de periode waarin dubbele transacties in uw winkel beperkt worden. Wanneer twee identieke transacties vastgesteld worden binnen de ingestelde periode worden die automatisch geblokkeerd als dubbele transacties. Om uw automatische lock-out periode of vergrendelingsperiode voor dubbele transacties te wijzigen: 1. Vervang de waarde in het bijbehorende invoervak met de nieuwe waarde. 2. Klik op Verstuur. De instelling is opgeslagen. Als u uw vergrendelingsperiodes niet wilt wijzigen, kunt op de Volgende-knop klikken om naar de volgende Fraude-instelling te gaan: Instellen landenprofiel. Landen blokkeren U kunt de landen van waaruit bestellingen gedaan mogen worden beperken. Dit doet u door geen kaarten uit die landen te accepteren. Er zijn vier standaardprofielen ingesteld. Hieruit kiest u een groep landen waarvan u wel kaarten wilt accepteren. 1. Ga naar de pagina Instellen landenprofiel. 2. Kies een van de vijf profielen om kaarten te aanvaarden uit landen waarvan u aankopen wilt accepteren. Of kies met Profiel 1 het land van uw keuze. 3. Klik op Verstuur.

16 15 Met uw e-terminal betalingen handmatig accepteren U kunt met de e-terminal transacties handmatig invoeren, bijvoorbeeld als u telefonisch of per betalingen wilt accepteren. Dit doet u via het scherm Invoeren Transactie. Door op een kop in het transactiescherm te klikken vouwt het onderdeel zich open met nieuwe velden. Hoe meer velden u eerder bij het instellen van de e-terminal uit heeft gezet, hoe minder velden uw medewerkers zullen zien, waardoor de kans op fouten ook kleiner wordt. Hoe voer ik een standaardtransactie uit? 1. Als u producten in de productcatalogus heeft ingevoerd selecteert u een of meerdere producten. Bevestig de keuze met de knop Voeg item(s) toe. U ziet de producten in het transactiescherm verschijnen. 2. Vul alle gegevens in, waaronder: Bestelnummer Bedrag (gebruik een komma voor NL, een punt voor EN) Valuta Kaartgegevens Selecteer kaarttype

17 16 Kaartnummer Vervaldatum De veiligheidscode van de kaart Transactietype Oorsprong van de transactie. 3. Als alle gegevens zijn ingevoerd klikt u op Doorgaan. Alle ingevoerde gegevens worden gecontroleerd. Als er informatie ontbreekt of onjuist is, zal de transactieformulier opnieuw verschijnen met een foutmelding bovenaan. De onjuiste of ontbrekende velden worden gemarkeerd met een foutsymbool. Breng de nodige verbeteringen aan in de velden en klik opnieuw op de Doorgaan-knop. Als er geen zichtbaar ongeldige gegevens zijn, verschijnt er een overzicht met alle door u ingevoerde informatie, met het verzoek te bevestigen. 4. Controleer de informatie en klik indien nodig op Terug om verbeteringen aan te brengen. Als de gegevens kloppen kunt u de transactie afmaken. 5. Klik op Verstuur om de transactie te bevestigen. Het scherm Transactieresultaat verschijnt. Hier ziet u alle gegevens die u ingevoerd hebt, plus een extra rubriek bovenaan met als titel Transactie-informatie.

18 17 6. Controleer de transactie status. Als de transactie aanvaard wordt, staat achter Transaction Status de melding Goedgekeurd. Daarna volgen de datum en het tijdstip van de transactie, een referentie voor de transactie, een goedkeuringscode en een referentie. Als de transactie geweigerd werd, verschijnt er een reden voor de weigering op de lijn Goedkeuringscode. Aan de eerste tekens kunt u zien wat voor een probleem er is geweest bij een afwijzing. De code N:- geeft aan dat er een technisch probleem is opgetreden. Bel dan de klantenservice. De code N: geeft aan dat de transactie door de bank is afgewezen. Dan moet uw klant actie ondernemen. Hoe voer ik andere soorten transacties uit? Hoe doet u een pre-autorisatie? Met een pre-autorisatie accepteert u een betaling, en reserveert u vast een bedrag op de kaart van uw klant, echter zonder al de transactie te doen. U ontvangt nog geen geld op uw rekening. Na de autorisatie zult u, op een later moment, de transactie nog moeten voltooien. 1. Voer het bestelnummer in (deze heeft u later nodig ) 2. Voer het bedrag in (gebruik een komma voor NL, een punt voor EN) 3. Voer de kaartgegevens in zonder spatie of tekens. 4. In het veld Transactietype selecteert u Autorisatie. 5. Klik op Doorgaan. Hoe doet u een post-autorisatie ter voltooiing van een transactie? Nadat u een reserveringstransactie, autorisatie verricht hebt, moet u die voltooien. Een postautorisatie wordt ook wel een voltooiingstransactie genoemd. 1. Ga naar de Invoeren transactie pagina. 2. Klik rechts boven in het scherm op Verkoop na reservering. Voer daar het bestelnummer van de betreffende pre-autorisatie in en klik op Ophalen bestelling. Er verschijnt een nieuw pagina met voor ingevulde velden van de transactie. Als u uw bestelnummer niet weet, vindt u uw transactie terug door de stappen onder paragraaf Rapportages & Administratie voor de e-terminal Hoe kan ik afzonderlijke transacties inzien te volgen. 3. Controleer de velden om na te gaan of u de juiste transactie geselecteerd hebt. (Mogelijk moet u bepaalde delen onderaan de pagina uitvouwen om alle nodige velden te zien.) Als het de juiste transactie is, breng dan de eventuele aanvullingen of wijzigingen aan in de invoervelden. Als het niet de juiste transactie is, klik dan op de Terug-knop in uw browser en voer het juiste nummer van de transactie in. 4. Wanneer alle ingevoerde gegevens op het formulier juist zijn klikt u op Doorgaan. Er verschijnt een pagina waarin u gevraagd wordt de informatie te bevestigen.

19 18 Als alles in orde is, klik dan op Verstuur. Het scherm Transactie resultaat verschijnt. Als dat niet het geval is, klik dan op de Terug-knop om de nodige wijzigingen aan te brengen. Wanneer er velden ontbreken of onjuist zijn, zal de Transactieinformatie pagina opnieuw verschijnen met een foutmelding bovenaan. De onjuiste/ontbrekende velden worden gemarkeerd met een waarschuwingssymbool. Breng de nodige wijzigingen aan en klik opnieuw op de Doorgaan-knop. Dan verschijnt de pagina Bevestigen. 5. Klik op Verstuur. Het scherm Transactie resultaat verschijnt. 6. Controleer de transactie status. Als de transactie aanvaard werd, staat achter Transaction Status de melding Goedgekeurd. Daarna volgen de datum en het tijdstip van de transactie, een referentie voor de transactie, een goedkeuringscode en een referentie. Als de transactie geweigerd werd, verschijnt er een reden voor de weigering op de lijn Goedkeuringscode. Aan de eerste tekens kunt u zien wat voor een probleem er is geweest bij een afwijzing. De code N:- geeft aan dat er een technisch probleem is opgetreden. Bel dan de klantenservice. De code N: geeft aan dat de transactie door de bank is afgewezen. 7. Indien gewenst kunt onderaan aan de pagina klikken op Toon ontvangstbewijs om een ontvangstbewijs af te drukken. Hoe voert u terugkerende betalingen in? Indien die optie ondersteund wordt door uw terminal, vindt u de rubriek Periodieke betalingen in het transactieformulier. 1. Vink het selectie vak Ja aan achter het veld Periodieke betaling. 2. Vul achter Factureer de klant in hoe vaak u de transactie wilt laten plaatsvinden. Vul een getal in zonder decimaalteken tussen 1 en 999 en selecteer dag, week, maand of jaar in de vervolgkeuzelijst. Als u de klant bijvoorbeeld eenmaal per jaar wilt debiteren, dan vult u het cijfer 1 in en selecteert u jaar in de vervolgkeuzelijst. Om de klant tweemaal per jaar te debiteren (om de 6 maanden), vult u het cijfer 6 in en selecteert u maand in de vervolgkeuzelijst. 3. Selecteer de datum waarop de betalingen moeten starten. 4. Vermeld het aantal keren dat u de klant wilt debiteren in het tekst vak Stopt na. In het hoofdstuk Administratie met uw EMS e-terminal Rapportages wordt uitgelegd hoe u terugkerende betalingen kunt wijzigen of schrappen. Hoe voeg ik aantekeningen toe? Hier kunt u een opmerking geven over de transactie. Opmerkingen verschijnen in uw rapporten. Als u ze efficiënt gebruikt, kunnen ze u helpen in uw transactiebeheer. 1. Selecteer het onderdeel Opmerkingen en voer uw aantekening in. 2. Klik op Doorgaan

20 19 Een ontvangstbewijs/bon afdrukken Als u een bon of ontvangstbewijs nodig heeft om door de klant te laten ondertekenen kunt een bon afdrukken. 1. Klik op de knop Toon ontvangstbewijs onderaan de pagina Transactie resultaat. Er wordt een nieuw browservenster geopend met een ontvangstbewijs van de transactie. 2. Klik op de knop Afdrukken ontvangstbewijs onderaan die pagina om het ontvangstbewijs af te drukken. 3. Wanneer u alle nodige ontvangstbewijzen hebt afgedrukt, sluit het venster met het ontvangstbewijs dan door op Sluit window te klikken. Hoe kan ik orders annuleren? Bestellingen kunt u alleen op de dag van de transactie zelf annuleren. Nadat de batch met alle betalingen verzonden is (doorgaans aan het einde van de dag), kunnen transacties niet meer geannuleerd worden en zult u een creditering moeten doen. De procedure om transacties te annuleren, verloopt als volgt: 1. Klik in de hoofdmenubalk op de Rapportages-knop. Als u kredietkaartbestellingen wilt annuleren, klik dan op de link Credit Card Batches. Het scherm Credit Card Batches verschijnt 2. Vul Geef Periode in: selecteer een van de vermelde periodes of voer een specifiek datumbereik in. 3. Klik op de knop Verzend Query. Het batchrapport verschijnt. 4. Klik op de link Huidige Batch om naar het huidige batchrapport te gaan. 5. Selecteer de bestellingen die u wilt annuleren door de bijbehorende selectievakken aan te vinken in de meest linkse kolom. 6. Klik op de knop Annuleer geselecteerde transacties onderaan de pagina. Er verschijnt een pagina met de resultaten. Elke bestelling die u wilt annuleren zou op de lijst moeten staan. Hoe kan ik geld (deels) terugboeken? U kunt op twee manieren een terugboeking doen: Via het Transactie scherm als u het bestelnummer kent, of via het Rapportage scherm als u het bestelnummer niet kent. Terugboeken met bestelnummer 1. Ga naar het Transactie scherm. 2. Klik rechts boven op de Refund link. Er verschijnt een pagina met een veld voor het Bestelnummer. 3. Voer het bestelnummer in. 4. Klik op Ophalen bestelling. Er verschijnt een pagina met alle bestaande informatie over die transactie.

21 20 5. Controleer die informatie om na te gaan of u de juiste transactie geselecteerd hebt. Kijk ook bij de Kaartgegevens en Klantgegevens. Als het niet de juiste bestelling is, klik dan op de Terug-knop op uw browser om terug te keren naar de vorige pagina en haal een andere bestelling op. Voer het juiste bedrag voor de terugboeking in in het veld Transactiebedrag. U kunt ook andere velden wijzigen, namelijk Klantgegevens, Aankoopgegevens, en indien van toepassing Opmerkingen. 6. Als de gegevens zijn ingevuld, klik op Doorgaan. Er verschijnt een bevestigingspagina waarin u gevraagd wordt de informatie te bevestigen. 7. Controleer de informatie en indien juist klikt u op Verstuur. Anders klikt u op Terug om de informatie te corrigeren. Het scherm Transactieresultaat verschijnt. U kunt hier de transactie controleren, een ontvangstbewijs afdrukken of een nieuwe transactie invoeren. Terugboeken zonder bestelnummer 1. Ga naar het Rapportage scherm. 2. Zoek via Transacties de transactie waarvoor u een terugboeking wilt doen. 3. Open het scherm Besteldetails. U ziet onder Opmerkingen het veld Refund om de terugboeking in te vullen. 4. Vul het bedrag van de terugboeking in. 5. Klik op Refund rechts in het scherm.

22 21 Rapportages & Administratie voor de e-terminal Er zijn verschillende rapportages waaruit u nuttige informatie kunt halen over uw omzet, maar ook over afzonderlijke transacties. Informatie over afzonderlijke transacties vindt u het makkelijkst als u gebruik maakt van bestelnummers. Zorgt u dus dat u bij de e-terminal gebruik maakt van bestelnummers. Het Dashboard bekijken In het menu Rapportages kiest u voor Dashboard. Dit geeft u een overzicht van verkoopvolumes, transactie statussen en transacties.

23 22 Indien gewenst kunt u van het Dashboard de startpagina maken van de EMS e-terminal. Klik hiervoor op de link onderaan de dashboard pagina. Grafieken opmaken In het menu Rapportages kiest u voor Grafieken. U komt in een scherm waarin u een selectie kunt maken waaruit een grafiek wordt gemaakt. 1. Selecteer uw wensen voor uw grafiek. Selecteer grafiek type: wat voor een grafiek wilt u maken. Selecteer transactietypes: welke soort transacties wilt u weergeven. Geef periode: over welke periode wilt u dat de grafiek informatie geeft. 2. Klik op Verzend. Uw grafieken komen in beeld. Beweeg met uw muis over uw grafiek en klik om detailinformatie te zien. 3. Klik op uw rechtermuisknop om de grafiek in JPG formaat op te slaan voor gebruik in bijvoorbeeld presentaties. Hoe kan ik bestellingen inzien? In het menu Rapportages kiest u voor Bestellingen. Er verschijnt een scherm. 1. Voer de velden om de bestelling te zoeken. 2. Klik op Verzend Query. U krijgt een lijst met alle ontvangen bestellingen.

24 23 3. Klik op de bestelling waar u meer informatie van wilt inzien of andere handelingen mee wilt doen. Onderaan het overzicht kunt u nog selecties maken van bestellingen. Beweeg met uw muis over het adres van de klant om de klant een te sturen. Hoe kan ik afzonderlijke transacties inzien? 1. Klik op Rapportages in het hoofdmenu. 2. Klik op Transacties. U komt in het scherm Bekijk Transacties. 3. Voer de informatie in van de transactie die u zoekt. Als u geen informatie heeft slaat u deze stap over. 4. Klik op Verzend Query onderaan het scherm. De lijst Verwerkte Transacties komt tevoorschijn. 5. Zoek uw transactie op en klik op de link. Het scherm Besteldetails verschijnt. Hier ziet u alle transactie informatie en mogelijkheden om bijvoorbeeld bonnen af te drukken. Hoe kan ik transactietypen en autorisaties inzien? Om een overzicht te zien van omzet per transactietype, autorisatie en kaarttype. 1. Klik op de knop Rapportages op de hoofdmenubalk en dan op Transactie overzicht in het menu.

25 24 2. Kies uit de volgende opties om uw rapport weer te geven: Toon overzicht transacties selecteer opties. U kunt een specifieke gebruikers- ID invoeren of transactietypes en/of kaarttypes selecteren om in het rapport op te nemen. Geef periode selecteer een van de vermelde periodes of voer een specifiek datumbereik in dat u wilt weergeven. Toon voorkeuren kies het aantal elementen dat u op één pagina wilt weergeven door op de vervolgkeuzelijst te klikken en het gewenste aantal te selecteren. De standaardwaarde is Klik op Verzend Query om het rapport weer te geven. a. De eerste tabel die in het rapport Transactie overzicht verschijnt, geeft de informatie voor elke geselecteerde transactie per valuta over de vermelde periode. Goedgekeurd : toont het totaal aantal goedgekeurde transacties van de betreffende valuta en het totale bedrag voor alle goedgekeurde transacties van dat type. Afgewezen : toont het totaal aantal geweigerde transacties van de betreffende valuta en het totale bedrag voor alle geweigerde transacties van dat type. Totaal : toont het totaal aantal transacties van dat type en het totale bedrag voor alle transacties van dat type. # : toont het totaal aantal goedgekeurde transacties voor dat betalingstype. Bedrag: De bedragen voor elke rij, en onderaan het tabel het totaal. b. De tweede tabel die in het rapport Transactie overzicht verschijnt, geeft de informatie voor elke geselecteerde betaling per valuta over de vermelde periode. # : toont het totaal aantal goedgekeurde transacties voor elke kaarttype. Bedrag : toont het totale bedrag voor goedgekeurde transacties van dat kaarttype. Totaal : toont het totaal aantal transacties per kaarttype en het totale bedrag voor alle transacties van dat kaarttype.