ACCOMMODATIEBELEID GULPEN-WITTEM LEEFBAARHEID VAN IEDERE KERN TELT.

Transcriptie

1 Rapportage van de evaluatie van het beleidsstuk ACCOMMODATIEBELEID GULPEN-WITTEM LEEFBAARHEID VAN IEDERE KERN TELT. Aantal bijlagen: 6 Inleiding. In de vergadering van 4 februari 2010 heeft de gemeenteraad het beleidsstuk Accommodatiebeleid Gulpen-Wittem Leefbaarheid van iedere kern telt vastgesteld. Bij die vaststelling heeft de raad tevens aangegeven, dat na een termijn van twee jaar een evaluatie moet plaats vinden. Met instemming van de raad zijn de werkzaamheden tot begin 2013 uitgesteld. In het eerste kwartaal van 2013 is gestart met de evaluatie en wel op basis van een enquête en gesprekken met de betrokken verenigingen/stichtingen. De vragenlijsten zijn voor de verzending voorgelegd aan de fracties. Deze hebben hun instemming verleend en heeft verzending van de lijsten plaats gevonden. De reactietijd was gesteld tot 20 maart De resultaten van de enquête zijn op 27 en 28 maart aan de verenigingen/stichtingen gepresenteerd en met hen besproken. Bij de enquête en de gevoerde gesprekken is uitgegaan van de verdeling van verenigingen/stichtingen per sector, zoals die in het beleidsstuk zijn opgenomen. Het gaat dan om de volgende sectoren: voetbal, tennis, handbal, gemeenschapshuizen en andere. Onder deze laatste groep vallen de voorzieningen die van de gemeente worden gehuurd en de voorzieningen die apart in het beleidsstuk zijn genoemd en waarvoor een aparte regeling is getroffen. 1

2 Enquête. Op basis van bovenstaande zijn 27 formulieren verzonden, te weten voetbal 8, tennis 3, handbal 4, gemeenschapshuizen 5, andere 7 (opmerking: voetbal Ingber heeft een aparte status en is onder andere meegenomen). Er zijn 20 formulieren terugontvangen, te weten voetbal 6, tennis 2, handbal 3, gemeenschapshuizen 5, andere 4. De enquête kent een respons van 74%. Dat is hoog, waarbij wel moet worden aangetekend dat de omvang beperkt is. De vragenlijsten voorzien van de resultaten zijn per sector bij deze rapportage gevoegd. Tevens is een verzamellijst opgesteld. Ten aanzien van deze lijst is op te merken dat niet alle vragen hetzelfde zijn geweest voor alle sectoren. De bekendheid met het accommodatiebeleid is groot (95%) en de uitgangspunten van dat beleid worden door 70% onderschreven. De tevredenheid over het beleid komt uit op 50%, terwijl 35% aangeeft niet tevreden en niet ontevreden te zijn. Van de geënquêteerden geeft 75% aan dat het beleid voldoende duidelijk is over de verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Onduidelijkheden in het beleid worden vooral gezien in de verdeling van de verantwoordelijkheden (30%) en in financiële consequeties (30%). Groei van het gebruik van de voorziening wordt door 35% aangegeven. Daar en tegen verwacht 45% een daling van het gebruik. Opmerkelijk bij dit onderdeel is dat met name de gemeenschapshuizen aangeven met een sterke daling van het gebruik rekening te houden (80%). Bovenstaande heeft niet direct gevolgen voor de zelfstandige positie van de voorziening (80%); of voor samenwerking met andere voorzieningen (60%). Bij de sportverenigingen wordt samenwerking noodzakelijker geacht, zeker op de langere termijn en zeker wat betreft het formeren van jeugdteams. Van de groep die aangeeft op termijn samenwerking te verwachten verwacht 50% die samenwerking te vinden binnen de gemeentegrenzen. Zoals verwacht mag worden is de ondersteuning door vrijwilligers voor de verenigingen/stichtingen essentieel (85%). Zij spelen een grote rol in het beheer en de exploitatie van de voorzieningen. In de gevoerde gesprekken hebben verenigingen/stichtingen aangegeven dat het steeds moeilijk wordt om voldoende vrijwilligers te vinden. Dat wordt ook aangegeven als een van de redenen, dat slechts 40% aangeeft de beheers- en exploitatie taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Hierbij is op te merken dat 25% niet heeft gereageerd op deze vraag. Opvallend is dat 60% van de gemeenschapshuizen aangeeft problemen met de beheers- en exploitatietaken te hebben. Het onderhouds ABC voor gebouwen is bij 85% van de verenigingen/stichtingen bekend. Van dat aantal is 55% tevreden of heel tevreden en 30% niet tevreden en niet ontevreden over die lijst, die ook standaard bij de geactualiseerde huurcontracten is gevoegd.; De mening over de geactualiseerde huurcontracten is door 35% als tevreden en heel tevreden aangegeven; 30% is niet tevreden en niet ontevreden, terwijl 10% de vraag niet heeft ingevuld. Van de geënquêteerden geeft 50% aan verbeterpunten met betrekking tot de huurcontracten te zien. Bij voetbal is dat percentage 67% en bij de gemeenschapshuizen 60%. 2

3 In het accommodatiebeleid is opgenomen, dat de gemeente één aanspreekpunt invoert voor verenigingen/stichtingen. In de loop van 2011 is, met name op basis van organisatorische redenen, besloten om dat punt niet in de vorm van een persoon, maar in de vorm van een digitaal loket in te voeren. De gemeenteraad is over die aanpak apart geïnformeerd. Van de geënquêteerden is 70% bekend met het digitaal verenigingsloket; 15 % geeft de vraag niet ingevuld. 30% zegt tevreden te zijn over de voorziening; terwijl 40% zegt niet tevreden en niet ontevreden te zijn. 25% heeft de vraag niet ingevuld. Slechts 15% geeft aan verbeterpunten met betrekking tot het digitaal loket te zien. 35% heeft de vraag niet ingevuld. Voetbal. Voetbalclubs zijn voor 100% van mening dat de bestaande voorziening voldoende mogelijkheden biedt voor het ontplooien van de verenigingsactiviteiten. Die verenigingen constateren in gelijke mate groei, daling en gelijk (33,3%) van het gebruik van de voorziening. Opmerkelijk is dat 84% van de clubs aangeeft, dat de zelfstandige positie van de voorziening momenteel onder druk staat. Dat zelfde aantal verwacht binnen 5 jaar met andere te moeten samenwerken om de verenigingsdoelstelling te kunnen uitvoeren. Van dat aantal denkt 50% de samenwerking niet in de eigen gemeente te zoeken. De voetbalclubs zijn voor 34% tevreden over de aanpak van het maaien van de velden; voor 34% geldt niet tevreden en niet ontevreden ; terwijl 16% niet heeft ingevuld. 67% van de voetbalverenigingen is tevreden over de verhouding tussen huurder en verhuurder (de gemeente). Open vragen. In de enquête zijn een aantal open vragen gesteld. Die zijn vooral bedoeld om een standpunt uit een eerdere vraag toe te lichten. Lang niet alle verenigingen hebben gebruik gemaakt van het invullen van die vragen. De reacties op deze vragen hebben in het algemeen betrekking op uitvoeringsaspecten. De reacties worden ook in die sfeer in de verdere uitvoering van het beleid meegenomen. Evaluatiegesprekken. Op 27 en 28 maart zijn de boven aangehaalde sectoren uitgenodigd voor evaluatie gesprekken. Bij de sectoren tennis en handbal bleek de behoefte aan gesprekken minimaal te zijn. Van beide sectoren was slechts 1 vereniging aanwezig. Bij voetbal was het aantal vertegenwoordigde verenigingen 5 en bij gemeenschapshuizen en andere was dat aantal ook 5. In de gesprekken werd de bekendheid en de tevredenheid met het accommodatiebeleid bevestigd. Over het algemeen waren er weinig aanvullingen op de zaken die al in de enquête aan de orde waren gesteld. De gesprekken kwamen vooral uit op zaken die te vatten zijn onder uitvoeringsmaatregelen en/of exploitatietechnische voorzieningen. Met de verenigingen/stichtingen is afgesproken dat de gemeente in het eerste half jaar van 2013 een bezoek zal brengen aan de accommodatie, waarbij aandacht zal uitgaan naar het bespreken 3

4 van de onderhoudsplannen voor gebouwen (en waar aan de orde de onderhoudsplannen voor velden). In die gesprekken kan beter op de uitvoeringsaspecten worden ingegaan. De bezoeken worden afgelegd door de ambtelijke uitvoerders van het accommodatiebeleid en een vertegenwoordiger van HETON (bedrijf dat voor de gemeente het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen beheert en coördineert). Met betrekking tot het accommodatiebeleid zijn in de gesprekken de volgende aspecten aan de orde gesteld: - vanuit handbal wordt erop gewezen, dat in het beleid is aangegeven dat er meer uren in de sporthal Gulpdal in Gulpen beschikbaar komen voor handbal. In de praktijk blijkt dit echter niet het geval te zijn. Verenigingen uit de gemeente zijn nog altijd aangewezen op het gebruik van sporthallen buiten de gemeente; - in het verlengde van voorgaande punt is vanuit handbal is ook gewezen op de gebrekkige hygiëne en het onderhoud van de sanitaire voorzieningen in de sporthal. - vanuit de gemeenschapshuizen is gewezen op hoge kosten die de gemeente in rekening brengt voor het omzetten van namen op vergunningen en dat beheerders geconfronteerd worden met hoge kosten voor Buma/STEMRA. Verder is van die zijde verzocht om in het beleid nadrukkelijk op te nemen het treffen van duurzaamheids maatregelen. Op die manier is de exploitatie van gebouwen een steuntje te geven; - vanuit de gemeenschapshuizen is er ook nogmaals op gewezen dat het steeds moeilijker wordt om de exploitaties sluitend te krijgen. Er wordt gewezen op de terugloop van het aantal verenigingen; - vanuit voetbal wordt gewezen op het belang van het betrekken van lokale ondernemers bij het uitvoeren van werkzaamheden op het complex. Die ondernemers treden vaak op als sponsor van de clubs. Via opdrachten aan die bedrijven is hun betrokkenheid te vergroten en wordt vaak ook een extra ondersteuning verleend aan de lokale werkgelegenheid; - vanuit voetbal wordt aangegeven dat het van belang is om onderhoud aan de complexen vooral gestructureerd en planmatig op te nemen. Dit in overleg met de clubs. Als het onderhoud door derden wordt uitgevoerd met er nadrukkelijk aandacht zijn voor de controle op de uitvoering, als ook voor een gedegen oplevering van de werkzaamheden. Overleggen met verenigingen. In het beleidsplan is een voorstel voor een overlegcyclus met verenigingen opgenomen. De afgelopen jaren is geen invulling gegeven aan die voorstellen. Dit heeft vooral te maken met gebrek aan ambtelijke capaciteit. Wel zijn de afgelopen jaren met regelmaat bezoeken aan complexen en voorzieningen gebracht en hebben overleggen over onderhoud e.d. met verenigingen/stichting plaats gevonden. 4

5 Beleidsplan Het door de gemeenteraad vastgestelde beleidsplan blijkt de afgelopen jaren op onderdelen aan aanpassing onderhevig te zijn. Een logisch iets, omdat we te maken hebben met zaken, die door ervaring, ontwikkelingen, actualiteiten, nieuwe inzichten/besluiten, wettelijke wijzigingen en/of andere omstandigheden, aanpassing behoeven. Zo is het hoofdstuk over tennis achterhaald door de keuzes die de clubs zelf hebben gemaakt. De raad is in 2011 en 2012 over die keuzes geïnformeerd. De actuele situatie is van dien aard, dat met de clubs niet meer wordt gesproken over bundeling van activiteiten, maar dat de afspraak is dat de clubs 2 van de 4 banen op ieder complex onder eigen verantwoording beheren en exploiteren. Uiteraard heeft bovenstaande gevolgen voor het financiële overzicht, dat voor dit cluster in het beleidsplan was opgenomen. Op basis van ervaringen met onderhoud van gebouwen is er in de onderhoudssfeer voor gekozen om het onderhoud van daken en dakgoten bij de gemeente te houden en daarvoor een onderhoudsprogramma op te stellen. Verder is afgesproken, dat vervanging van linoleum in gemeenschapshuizen wordt gezien als onderdeel van groot onderhoud (dus voor rekening van de gemeente); dat is ook van toepassing verklaard voor regulier onderhoud van gevels, inclusief het verwijderen van graffiti. Het onderhoud van openbaar groen rond de gemeenschapshuizen is voor verantwoording van de gemeente. Voor de nieuwbouw van de kleedaccommodatie op sportpark Hanzon te Eys is in het beleidsplan nog uitgegaan van 6 nieuwe kleedlokalen. In overleg met de club is dit aantal beperkt tot 4. De consequentie daarvan op de huur en de financiële doorrekening is in het financiële overzicht aan te passen. In het beleidsplan wordt aangegeven, dat bij het maaien van de hoofdvelden bij voetbal dit gebeurt tot 1,5 meter buiten de veldafrastering. Bij kunstgrasvelden is geen sprake van maaien van een veld en wordt er dus ook vanuit gegaan dat geen sprake is van het maaien van 1,5 meter buiten de veldafrastering. Dit onderdeel wordt wel al zo toegepast in de praktijk, maar is dus nog niet geformaliseerd in het beleidsplan. De effectiviteit van een kunstgrasveld is pas ten volle te benutten als deze ook is voorzien van een veldverlichting. Die integraliteit is ook te vinden in de aanleg van die velden. Feitelijk ligt het voor de hand om die verlichting ook te zien als onderdeel van het veld en ook financieel zo weg te zetten. Nu nog wordt er vanuit gegaan dat de veldverlichting in alle gevallen een verantwoording (ook financieel) van de betreffende vereniging is. Mocht het in de toekomst zo zijn dat een vereniging vraagt voor een kunstgrasveld, maar niet in staat blijkt om de veldverlichting voor eigen rekening aan te leggen, dan ontstaat een probleem dat in ieder geval zorgt voor een niet optimaal benutten van de gebruiksmogelijkheden van zo n veld. De integraliteit van veld en verlichting is in overweging te nemen bij een eventuele aanpassing/actualisering van het beleid. 5

6 Huurcontracten/rechten van opstal. In het accommodatiebeleid is vastgelegd dat de huurcontracten met de verenigingen worden geactualiseerd. In het verlengde daarvan is besloten om voor de eigendommen van verenigingen de rechten van opstal/appartementsrechten op de gemeentelijke eigendommen ook te actualiseren. In de praktijk is gebleken dat in veel situaties in het verleden wel het voornemen is uitgesproken om die rechten te vestigen, maar in de praktijk is dat vaak achterwegen gelaten. Het gaat vooral om de kantines van de voetbal- en tennisclubs. De actualisering van de huurcontracten is op twee na voltooid. De actualisering van de rechten van opstal/appartementsrechten denkt de notaris voor 1 juli van dit jaar af te ronden. De actualisering van beide zaken vergt voor gemeente en vooral voor de betreffende verenigingen extra tijd en energie om zich de stukken eigen te maken. Financiële verrekeningen. De afgelopen jaren is uw raad al geïnformeerd over de voortgang van de verrekening van huren e.d. Het beleidsplan is voor dat onderdeel per 1 januari 2011 operationeel geworden. Vanaf die datum worden de huren e.d. verrekend met de aan de verenigingen te verstrekken subsidie. In dat kader vindt ook de compensatie van het gebruikersdeel van de OZB plaats. Helaas is dit laatste onderdeel niet te verrekenen met de subsidie en moet de betaling nog apart door de vereniging worden verricht. Dit heeft te maken met het feit dat er een wettelijke verplichting bestaat voor het verzenden van een aanslag. De financiële verrekening vindt plaats op basis van het ingroei schema zoals dat in het beleidsplan is opgenomen. Bij de verrekening wordt ook vanaf 1 januari 2011 rekening gehouden met de verdeling van de inkomsten van de zendmasten onder de buitensportverenigingen (met in acht neming van de bepaling ten aanzien van aflopende contracten e.d.). De verrekeningen maken integraal deel uit van de rapportages die de gemeenteraad in het voor- en najaar ontvangt. Conclusies en aanbevelingen. De evaluatie geeft een positief beeld met betrekking tot de bekendheid met en de tevredenheid over het vastgestelde accommodatiebeleid. Uit de enquêtes en uit de gespreken blijkt niet dat er wordt aangestuurd op aanpassing van het beleid. Uit de evaluatie komen wel een aantal punten naar voren die als aanbevelingen voor de uitvoering van het beleid in de komende tijd kunnen worden meegenomen: - voor gemeenschapshuizen zijn dat de punten huurcontracten en de onderhoudsplannen; - voor handbal zijn het de punten van beschikbaarheid van de sporthal Gulpdal en de onderhoudssituatie in die hal. Vanuit de gemeente zal nogmaals initiatief worden genomen voor overlegd met NV VTC over mogelijke acties om deze punten te verbeteren; 6

7 - voor voetbal gaat het om de punten toekomstperspectief, onderhoudstaken en huurcontracten; - de actualiteit van het beleidsplan is bij te houden op basis van de actualiteit en de besluitvorming inzake onderhoud en besluiten ten aanzien van accommodaties; - uit de enquêtes blijkt de belangrijkheid van vrijwilligers voor verenigingen en accommodaties. Omdat ook de beschikbaarheid van vrijwilligers onder druk staat is de betekenis van de vrijwilligerscentrale in dit kader nader onder de aandacht van betrokken verenigingen te brengen; - met betrekking tot uitvoeringstechnische zaken voor gebouwen en velden geldt dat er in het eerste deel van het kalenderjaar door een ambtelijke vertegenwoordiging een bezoek aan de locaties wordt gebracht om op basis van de onderhoudsplannen gebouwen en velden de actuele toestand te bespreken en de actiepunten voor het lopende jaar in beeld te brengen en met elkaar af te stemmen. In dat overleg kan ook aandacht zijn voor zaken die in de meerjarenplanning op een later tijdstip zijn voorzien, maar die wel ingrijpend kunnen zijn voor gebruik en exploitatie. Op die zaken kan dan al in onderling overleg tijdig worden ingespeeld; - de communicatie met verenigingen en accommodaties blijft een punt van constante aandacht bij de uitvoering van het beleid. Dit onderdeel is zeker van belang met het oog op te verwachten toename van de samenwerking tussen verenigingen in de toekomst. In algemene zin is een aanbeveling om de komende jaren extra aandacht te hebben voor de haalbaarheid van exploitaties van gemeenschapsvoorzieningen. Die lijken toch onder druk te komen staan. Gulpen-Wittem, april