WELKE OPLOSSING PAST HET BESTE BIJ UW ORGANISATIE?

Transcriptie

1 WELKE OPLOSSING PAST HET BESTE BIJ UW ORGANISATIE? K o m a l l e s te w e t en o ver de vers ch ille n t usse n Mi c ros o ft Office 36 5 en d e O n l i n e We r k plek van Su cces s fu lly.

2 Back-up Voor bestaat een back-upfunctie, maar wanneer u zelf een map, document of heeft weggegooid of per ongeluk heeft overschreven, dan bent u het desbetreffende bestand kwijt. Individuele documenten of s die om wat voor reden dan ook verloren gaan, kunnen niet worden teruggezet. Bij de Online Werkplek van Successfully behoort een dagelijkse back-up tot de standaard dienstverlening. Individuele (versies van) servers, applicaties, documenten en s worden bewaard, zodat die kunnen worden teruggezet wanneer u deze per ongeluk weggooit of overschrijft. Bovendien is het mogelijk om klant specifieke afspraken te maken over de retentieperiode.

3 Data Bij is het onduidelijk waar uw bedrijfsinformatie zich precies bevindt. Voor Europese gebruikers zijn de gegevens verspreid opgeslagen in de Microsoft datacenters in de VS, Ierland en Nederland. Hierbij is uw bedrijfsinformatie ondergebracht op een zogenoemde Public Cloud. Dit kan juridisch gezien een belangrijk punt van aandacht zijn, met name met het oog op de wetgeving over bescherming van persoonsgegevens. De Cloud dienstverlening van Successfully, met uitzondering van wanneer deze wordt gecombineerd met de Public Cloud van Microsoft, is ondergebracht in Nederlandse datacenters en wordt zodoende ook vanuit Nederlandse datacenters aangeboden.

4 De Microsoft Office programma s binnen zijn bijna gelijk aan de normale Microsoft Office programma s, maar niet helemaal. Het zijn namelijk zogenaamde desktopversies. Deze bevatten net iets minder functionaliteiten en bovendien zijn deze gestandaardiseerd. Microsoft Office 365 kent daarnaast geen desktopervaring. Documenten delen en samenwerken gaat via de software SharePoint. Dit vergt wel enige training wanneer u hier niet bekend mee bent en een aanpassing op de manier van werken. Gebruiksgemak De Online Werkplek van Successfully ziet er precies hetzelfde uit als het bureaublad waar u vertrouwd mee bent. Documenten delen en samenwerken gaat hierbij ook via de bekende Windows verkenner. U hoeft hier dus geen extra instructies of training over te krijgen wanneer u overgaat op de nieuwe manier van werken.

5 Gebruikersondersteuning Voor ondersteuning op dit product bent u toegewezen op Microsoft zelf. Dit doen zij over het algemeen goed, maar deze support is wel uitbesteed aan een aantal grote partijen, zoals bijvoorbeeld HP. Wanneer u daar als kleine MKB-er aanklopt met een probleem, kunt u zich voorstellen dat de ondersteuning die u krijgt niet altijd is wat u ervan had gehoopt. Voor het apparaat waarmee u werkt of uw lokale netwerk bieden zij in ieder geval geen ondersteuning en met pure gebruikersvragen kunt u bij Microsoft niet terecht. Onze Servicedesk is er speciaal voor u en is ingericht om u te ontzorgen. Omdat wij zelf ook een MKB organisatie zijn, kennen wij onze relaties persoonlijk en is ook het lokale bedrijfsnetwerk bij ons bekend. Bovendien vallen veel van de gebruikersvragen onder de Service Level Agreement (SLA). Wij zijn erop ingesteld om een totaaloplossing te leveren, hierdoor kunnen wij uw computer overnemen, om zo storingen of problemen te verhelpen. Daarbij bieden wij ondersteuning voor het lokale netwerk, de internetverbinding, pc s, laptops, tablets, smartphones en printers. Wanneer u het fijn vindt, is ook een locatiebezoek mogelijk.

6 Technische ondersteuning De installatie van moet u helemaal zelf regelen. Dit vereist, ondanks dat een hoop is geautomatiseerd, toch de nodige technische kennis. Iedere keer wanneer u gaat werken op een nieuwe computer moet het installatie- en configuratieproces van Microsoft Office 365 worden herhaald. Hierbij biedt Microsoft geen ondersteuning. Wel zijn er uitgebreide handleidingen over het installatie- en configuratieproces van beschikbaar, maar zoals gezegd is daar wel enige kennis voor nodig. Problemen met of storingen binnen het lokale netwerk moeten zelf worden opgelost. De Online Werkplek van Successfully wordt volledig voor u ingericht, hier hoeft u zelf dus niets voor te doen. Het hele idee van de Online Werkplek van Successfully is dat u een volledig beheerde en beveiligde kantooromgeving krijgt, met Successfully als extern IT bedrijf dat helpt en ondersteuning biedt. Successfully werkt net zo lang aan een probleem, totdat het probleem is verholpen.

7 Flexibiliteit is een geheel gestandaardiseerde dienst, waardoor maatwerk lastig is. Daarbij wordt er gewerkt met standaard contracten. Er zijn wel allerlei combinaties mogelijk, waarbij het lokale bedrijfsnetwerk behouden blijft en er alleen op specifieke gebieden integratie is, maar daar is wel specialistische kennis voor nodig. Het integreren van eigen applicaties is niet mogelijk. kunt u per gebruiker, per maand afnemen en ook opzeggen. Als u echter voor een jaarcontract kiest (dat is goedkoper), kunt u dat niet opzeggen en de resterende contractperiode krijgt u niet gecrediteerd. Uitsluitend voor het gebruik betalen is bij een jaarcontract dus niet mogelijk. U kunt dan wel opschalen, maar niet afschalen. Er is immers al voor een jaar betaald. Omdat de Microsoft Office programma s wel eerst op een computer, tablet of smartphone moeten worden geïnstalleerd voordat u met Microsoft Office 365 aan de slag kunt, is het niet zo eenvoudig om gebruik te maken van een ander device. Het gehele installatie- en configuratieproces van Microsoft Office 365 moet dan eerst opnieuw worden doorlopen. Daar komt bij dat de documenten die u dan maakt of wijzigt, ook lokaal op de desbetreffende computer komen te staan. Dit is niet voor iedere organisatie wenselijk. U wilt immers controle behouden over de bedrijfsinformatie en het aantal apparaten waarop deze informatie staat binnen de perken houden. Ook de Online Werkplek van Successfully is een standaard dienst, maar maatwerk is hierbij altijd mogelijk. Het koppelen van een applicatieserver voor uw eigen bedrijfsapplicaties, bijvoorbeeld een CRM of boekhoudpakket, is bij de Online Werkplek van Successfully geen enkel punt. De Online Werkplek gebruikersaccounts worden aangegaan voor een periode van een maand. Het is dus mogelijk om maandelijks het aantal gebruikersaccounts zowel op- als af te schalen. Op deze manier betaalt u alleen voor hetgeen u gebruikt. Daarnaast kunnen de Online Werkplek gebruikersaccounts zeer snel en eenvoudig op een ander device (pc s, laptops, smartphones en tablets) worden geactiveerd. Even een document afmaken op een vreemde computer wordt op deze manier een fluitje van een cent. En na het gebruik blijven er geen documenten of andere bedrijfs-informatie achter op het betreffende device waarmee is gewerkt. Hiermee is de veiligheid van uw IT omgeving gegarandeerd.

8 Operationeel Bij worden uw data, documenten en s weliswaar opgeslagen in de Cloud, maar de software waarmee u werkt moet nog steeds gewoon op uw lokale pc worden geïnstalleerd. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld niet werken met een thin-client (de helft goedkoper dan een volwaardige werkplek, wat noodzakelijk is voor het gebruik van ) en zal u uw computer zelf moeten beveiligen tegen spyware en virussen. Daarnaast kan er in het dagelijks gebruik onduidelijkheid ontstaan over het feit of u nu in de Cloud werkt of lokaal. Zo blijft de mogelijkheid van dubbele documenten en versieconflicten aanwezig. Alles binnen de Online Werkplek omgeving van Successfully bevindt zich in de Cloud, dus ook de software, gebruikers en applicatieinstellingen. Hierdoor hoeft het device waarmee u werkt nog maar één ding te kunnen en dat is verbinding maken met het internet. Ratelende en trage computers behoren hiermee voorgoed tot het verleden. U kunt hierdoor een computer langer gebruiken en deze hoeft ook niet voorzien te zijn van de meest recente versie van Windows, hetgeen bij wel nodig is. De computer zelf hoeft ook niet meer te worden beveiligd met een virusscanner of antispyware software. Er worden geen lokale werkkopieën meer gemaakt van uw data en overige bedrijfsinformatie, alles blijft altijd binnen de Online Werkplek.

9 Kosten is beduidend goedkoper dan de Online Werkplek van Successfully, maar de allergoedkoopste versie van is voor een professioneel bedrijf geen optie. Microsoft Office 365 Premium is wel geschikt en kost slechts 12,80 per maand, per gebruiker. Indien u een jaarcontract afsluit en een jaar vooruitbetaald wordt dit nog goedkoper: 10,40 per maand, per gebruiker. Bovengenoemde bedragen hebben uitsluitend betrekking op de dienstverlening van Microsoft. Het beheer (monitoring en software updates) van de lokale werkplekken, werkzaamheden t.b.v. onder- steuning, antivirus en antispyware bescher- ming is daarbij niet inbegrepen. Het is van tevoren niet exact in te schatten hoeveel onkosten daarmee gemoeid zijn, maar een inschatting beschrijft dat rekening gehouden moet worden met een bedrag van 95,00 per maand. De Online Werkplek van Successfully kost 29,95 per maand, per gebruiker. Dit is een all-in prijs. Dit betekent zonder verborgen kosten en inclusief installatie, beheer, beveiliging en ondersteuning. U wordt op deze manier volledig ontzorgd.

10 Welke oplossing past het beste bij uw organisatie? is een zeer goedkope oplossing die vooral geschikt is voor ondernemingen waarbij voldoende technische kennis in huis is om zelf aan de slag te gaan met installatie, configuratie en integratie van de Microsoft Office elementen met het lokale netwerk. Daarbij moet het voor u geen probleem zijn dat de bedrijfsinformatie zich niet in Nederland bevindt en moet de organisatie geen behoefte hebben aan integratie van bedrijfsapplicaties anders dan Microsoft Office, zoals een CRM of boekhoudpakket. Tenslotte moet het voor u geen probleem zijn dat er geen volledige back-upfunctie binnen het Microsoft Cloud Portfolio beschikbaar is. De Online Werkplek van Successfully is een dienst die vooral geschikt is wanneer u volledig zorgeloos wilt werken tegen een betaalbare en vaste prijs per maand. Het is de ideale dienst voor ondernemers die zekerheid en stabiliteit heel belangrijk vinden en die zelf geen IT deskundige zijn of in dienst hebben. De Online Werkplek van Successfully is iets voor u wanneer u behoefte heeft aan maatwerk. De Online Werkplek is eigenlijk een traditionele IT omgeving met een IT specialist erbij die overal voor zorgt, maar dan in een modern Cloud Jasje. Al met al zijn er dus grote verschillen tussen de twee diensten. Welke oplossing het beste bij u past is sterk afhankelijk van uw eisen, wensen en de technische kennis binnen de organisatie. In samenwerking met Successfully kunnen wij ook leveren en kunnen wij desgewenst advies leveren.

11 Profiteren van het beste uit twee werelden Wij kunnen u zowel de dienst aanbieden als de Online Werkplek van Successfully. Los van deze twee aparte diensten, kan ook gedacht worden aan een combinatie om zo te profiteren van het beste uit beide werelden. Doelend op de inzet van voor het opslaan van documenten en in de Cloud bij Microsoft en de inzet van de Online Werkplek van Successfully ten behoeve van de vertrouwde Windows omgeving (bureaublad en Windows verkenner), het standaardiseren van de werkplek, werkplekbesparing door de langere levensduur van de werkplek en bij vervanging de inzet van Thin Client s en het opnemen van bedrijfssoftware in de Cloud. Met andere woorden: Documenten en s worden ondergebracht bij Microsoft in de Cloud. (let op: wetgeving bescherming van persoonsgegevens. De documenten en s worden bij Microsoft opgeslagen en bevinden zich niet op Nederlands grondgebied). Het is mogelijk om een kopie onder te brengen op het Cloud Platform van Successfully. Een kopie op het Cloud Platform van Successfully verhoogt echter wel de kosten. Er kan offline verder worden gewerkt, omdat de documenten en de s in de Cloud ook offline beschikbaar zijn op de aangesloten apparaten. De kanttekening die u daarbij kunt plaatsen is toegespitst op de controle over de bedrijfsinformatie ondergebracht bij Microsoft in de Cloud. Bij verlies of inbraak, gaat niet alleen het apparaat verloren, maar ook de daarop offline beschikbare data. Iedere gebruikersaccount ontvangt gratis vier licenties ten behoeve van bijvoorbeeld thuiscomputers, tablets en smartphones. De lokale devices zijn daardoor voorzien van dezelfde Microsoft Office versie die in de Cloud wordt gebruikt. Dit komt het gebruiksgemak en de productiviteit ten goede. Werkplekken die eigenlijk toe zijn aan vervanging, kunnen blijven worden ingezet. Er wordt alleen beeld getransporteerd tussen de computer en de werkomgeving in de Cloud. Bij vervanging kunnen de werkplekken vervangen worden door Thin Client s. Een Thin Client is de helft goedkoper in aanschaf, verbruikt minder stroom, behoeft geen dure Windows- en beschermingssoftware en last but not least onderhoud. Vaak wordt verondersteld dat alleen Word, Excel, Outlook en PowerPoint bevat. Gelukkig niet! is een pallet aan diensten die volledig op elkaar zijn afgestemd en geïntegreerd kunnen worden met de Online Werkplek van Successfully. Neem bij vragen gerust contact met ons op! Waarderveldweg 89, 2031 BK Haarlem info@successfully.nl