REACH-IT Gebruikershandleid ing voor de industrie

Transcriptie

1 REACH-IT Gebruikershandleid ing voor de industrie Deel 01 Aan de slag met REACH-IT

2 2 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 Versie Wijzigingen 2.0 Document in nieuwe lay-out. Figuren en links bijgewerkt. 1.1 Nieuw format toegepast. Deel van de inhoud verplaatst naar andere delen van de handleiding. 1.0 Eerste versie. Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Referentie: ECHA-12-G-16-NL Publicatiedatum: juli 2012 Taal: NL Europees Agentschap voor chemische stoffen, 2012 Voorblad Europees Agentschap voor chemische stoffen Verklaring van afwijzing van aansprakelijkheid: Dit is een werkvertaling van een document dat oorspronkelijk in het Engels werd gepubliceerd en dat op de ECHA-website beschikbaar is. Overname is toegestaan mits de bron volledig wordt vermeld in de volgende vorm: Bron: Europees Agentschap voor chemische stoffen, en mits dit schriftelijk wordt gemeld aan de eenheid Communicatie bij ECHA Dit document is beschikbaar in de volgende 22 talen: Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds Als u vragen of opmerkingen hebt over dit document, kunt u deze via het informatieaanvraagformulier versturen naar de helpdesk van ECHA. Vermeld hierbij de referentie en de publicatiedatum. Het informatieaanvraagformulier is te vinden op de pagina Contact op: Europees Agentschap voor chemische stoffen Postadres: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finland Bezoekadres: Annankatu 18, Helsinki, Finland

3 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli Table of Contents 1. DEZE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR DE INDUSTRIE GEBRUIKEN Doelstelling Structuur Conventies Pictogrammen Tekstconventies Knoppen & links Help WAT IS REACH-IT? Achtergrond Wie gebruikt REACH-IT? Autoriteiten Industrie Architectuur van REACH-IT Koppeling tussen REACH-IT en IUCLID Vereisten van REACH-IT Algemene structuur ECHA REACH-IT Navigatie in REACH-IT Algemene regels Wizardregels ONDERSTEUNING KRIJGEN ECHA-website ECHA-helpdesk FAQ-document Table of Figures and Tables Figuur 1: Voornaamste navigatieregels in REACH-IT... 6 Figuur 2: Architectuur van REACH-IT... 9 Figuur 3: De structuur van een normale pagina in de interface voor REACH-IT Figuur 4: Navigatiehulpmiddelen met een succesbericht worden groen weergegeven Figuur 5: Voorbeeld van een in rood weergegeven foutbericht Tabel 1: De delen van de gebruikershandleiding voor de industrie... 4 Tabel 2: Verschillen tussen REACH-IT en IUCLID

4 4 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: DEZE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR DE INDUSTRIE GEBRUIKEN 1.1 Doelstelling Deze gebruikershandleiding voor de industrie (Industry User Manuel - IUM) is het naslagwerk voor alle functionaliteiten van REACH-IT die beschikbaar zijn en komen voor de industrie. Deze IUM is bedoeld voor alle gebruikers in de industrie die REACH-IT moeten gebruiken om gegevens in te dienen of te bekijken. De verschillende gebruikers van REACH-IT zijn beschreven in deel 2 (Aanmelding en accountbeheer). Naarmate er meer functionaliteiten beschikbaar komen, zullen er aanvullende en bijgewerkte delen van deze IUM worden uitgebracht en beschikbaar worden gemaakt via de ECHA-website ( 1.2 Structuur Deze IUM bestaat uit verschillende delen die de vele aspecten van REACH-IT beschrijven. Om het gebruiksgemak te vergroten, aangezien sommige onderwerpen voor bepaalde gebruikers relevanter zijn dan andere, worden de verschillende delen afzonderlijk gepubliceerd op de ECHA-website. De delen die op dit moment beschikbaar zijn, vindt u in Tabel 1. Tabel 1: Nummer De delen van de gebruikershandleiding voor de industrie Naam 01 Aan de slag met REACH-IT 02 Aanmelding en accountbeheer 03 Inloggen en postvak 04 Late preregistratie 05 Pre-SIEF 06 Dossier indienen 07 Gezamenlijke indiening 08 Facturering 09 Geavanceerd zoeken 10 Een registratienummer aanvragen voor

5 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli een aangemelde stof 11 Online dossiers maken en indienen van verzoeken 15 Uw fabrikanten of importeurs beheren 16 Een I&E-kennisgeving maken en indienen via REACH-IT 17 Wijziging van rechtspersoon Deel 1 (Aan de slag met REACH-IT) introduceert de achtergrond van REACH-IT en de definities en concepten die u moet kennen voordat u verder kunt gaan met de volgende delen. Deel 2 en verder beschrijven de stap-voor-stapinstructies voor REACH-IT, van aanmelden tot inloggen, zoeken en andere functies. De stap-voor-stapinstructies zijn zo visueel mogelijk gemaakt, zodat de lezer de schermen en voorbeelden eenvoudig kan volgen. Daarom wordt sterk aangeraden dit deel 1 (hoofdstuk 1 tot en met 3) te lezen, zodat de andere delen beter te begrijpen en uit te voeren zijn. De IUM als geheel is echter zo geschreven dat de lezer ook rechtstreeks naar de andere delen kan gaan. 1.3 Conventies De volgende conventies worden in deze hele IUM gebruikt. 1.4 Pictogrammen Pictogrammen die in deze IUM worden gebruikt: Tip verwijst naar een handige truc of helpt u iets belangrijks te begrijpen. Dit symbool markeert iets wat u moet onthouden, bijv. hoe u een moeilijke stap doorloopt. Dit pictogram betekent dat wat volgt technische informatie is. U hoeft deze niet te lezen als u dat niet wilt, maar het vergroot wel uw begrip. Waarschuwing dat u moet oppassen voor een veelgemaakte fout. 1.5 Tekstconventies Tekst tussen < > verwijst altijd naar opdrachten, knoppen of links die u op schermen of in de teksten van REACH-IT-pagina s kunt vinden. 1.6 Knoppen & links In REACH-IT worden twee typen knoppen gebruikt, namelijk actieknoppen en keuzerondjes.

6 6 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 Actieknoppen vindt u onder aan het inhoudpaneel van een pagina. Ze worden gebruikt voor basishandelingen zoals <Edit>, <Cancel>, <Save> enz. Keuzerondjes (vergelijkbaar met selectievakjes) vindt u in de eerste kolom van tabellen (naast een record). Ze worden gebruikt om dat specifieke record te selecteren. De links in REACH-IT kunnen verschillende functies hebben. Op pagina s, bovenaan het inhoudpaneel: de links worden gebruikt om terug te gaan naar informatie in eerdere delen of om naar het volgende onderdeel te gaan. Op pagina s, boven tabellen: de links worden gebruikt om records toe te voegen (bijv. een nieuwe contactpersoon). In tabellen: de links worden gebruikt om gedetailleerde informatie over een geselecteerd record te bekijken. De specifieke link <Forgot your user ID or password> staat onderaan de inlogpagina. Figuur 1 illustreert de voornaamste vormen van navigatie. Figuur 1: Voornaamste navigatieregels in REACH-IT De schermafbeeldingen in deze handleiding zijn uitsluitend ter illustratie bedoeld. Ze kunnen voorbeeldingaven bevatten die niet mogen worden gezien als geldige ingaven die door de gebruikers kunnen worden gebruikt. 1.7 Help REACH-IT heeft op dit moment twee helpfuncties. Het blauw omkaderde vraagteken dat naast enkele invoervelden staat; als u de muis over dit symbool beweegt, worden tips en uitleg over dat invoerveld weergegeven. De link <Contact> in de rechterbovenhoek van de beginpagina van REACH-IT (Figuur 3) brengt u naar de webpagina van de ECHA-helpdesk, waar u een vraag kunt sturen over elk aspect van REACH, waaronder REACH-IT.

7 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli WAT IS REACH-IT? 1.9 Achtergrond Het centrale IT-systeem dat de vereisten van de REACH-verordening (EG nr. 1907/2006, hierna te noemen REACH) ondersteunt, heet REACH-IT. Het doel van REACH-IT is: ervoor zorgen dat de REACH-procedures binnen het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA of Agentschap), de bevoegde autoriteiten van de lidstaten, de industrie en andere betrokkenen worden ondersteund door passende IT-systemen en overeenkomstige interfaces, zodat wordt voldaan aan andere vereisten van de wetgeving, zoals de artikelen 77 (taken van het Agentschap) en 111 (formaten en programmatuur voor de indiening van informatie bij het Agentschap). Het REACH-IT-systeem is een centraal systeem dat wordt uitgevoerd bij ECHA. REACH-IT heeft twee fundamentele groepen partijen waarvoor het passende functies biedt. Industrie-interface: hier kan een bedrijf zich bijvoorbeeld aanmelden, stoffen preregistreren, contactgegevens verkrijgen van andere bedrijven die dezelfde stof hebben gepreregistreerd, registraties indienen, facturen downloaden en de status van ingediende registraties en betalingen controleren. Daarnaast kunnen er dossiers worden opgesteld, bijv. informatieverzoeken. Voorbeelden van gebruikers van de Industriehomepage: fabrikanten, importeurs, derde vertegenwoordigers, enige vertegenwoordigers, downstreamgebruikers. Agentschapinterface: dit gedeelte van REACH-IT ondersteunt het dagelijks werk met betrekking tot het beheer van regelgevingsprocessen door ECHA. De gebruikers van de Agentschapinterface zijn werknemers van ECHA en van bevoegde autoriteiten in de lidstaten Wie gebruikt REACH-IT? REACH-IT wordt gebruikt door zogenoemde partijen, die deelnemers aan het systeem vertegenwoordigen. Partijen zijn verdeeld in drie groepen, die elk toegang hebben tot specifieke functionaliteiten Autoriteiten REACH-IT biedt specifieke ondersteuning aan medewerkers van ECHA en van bevoegde autoriteiten in de lidstaten voor het volgen van de dossiers die zijn ingediend door de industrie, het uitvoeren van evaluaties en het communiceren met de industrie en tussen autoriteiten. ECHA is een unieke partij die het Agentschap vertegenwoordigt. Medewerkers van de bevoegde autoriteiten in de lidstaten worden gezien als externe gebruikers van het REACH- IT-systeem en zij kunnen alleen de gegevens in het systeem zien die voor hen relevant zijn Industrie REACH-IT wordt gebruikt voor veilige indiening van gegevens/dossiers door de industrie en veilige bekendmaking van informatie aan de industrie, zoals een beschikking over een dossier, registratienummers enzovoort. Industriepartijen mogen alleen hun eigen gegevens zien en bijwerken.

8 8 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 Industriepartijen kunnen worden onderverdeeld in (paragraaf 3.1): Bedrijf dat de fabrikant, importeur, downstreamgebruiker (downstream user - DU) en/of enige vertegenwoordiger (only representative - OR) vertegenwoordigt. Derde vertegenwoordiger (third party representative - TPR) die namens een bedrijf deelneemt aan gezamenlijk gebruik van informatie [REACH, artikel 4]. Gegevenshouder (data holder - DH) die partijen vertegenwoordigt die in het bezit zijn van informatie over gepreregistreerde stoffen en informatie indient [REACH, artikel 28, lid 7] (bijv. beroepsverenigingen) Architectuur van REACH-IT Het REACH-IT-systeem bestaat uit twee afzonderlijke toepassingen (Figuur 2): De hoofdtoepassing omvat alle modules die nodig zijn voor het hoofddoel van REACH. Zij ondersteunt de voornaamste functies die beschikbaar zijn voor de geauthenticeerde partijen, d.w.z. de industrie, ECHA en de bevoegde autoriteiten in de lidstaten. De hoofdtoepassing filtert ook vóór verspreiding vertrouwelijke informatie weg. De verspreidingstoepassing is ontwikkeld om niet-vertrouwelijke gegevens in een aparte databank te bewaren. Zij ondersteunt de raadpleging van openbare gegevens door nietgeauthenticeerde partijen, d.w.z. partijen die zich niet hoeven aan te melden in REACH-IT en niet geïdentificeerd hoeven te worden (bijv. burgers en andere belanghebbende partijen). De hoofdtoepassing van REACH-IT en de verspreidingstoepassing zijn fysiek gescheiden toepassingen met afzonderlijke servers, databanken en subnetwerken. Figuur 2 hieronder geeft een overzicht van de interacties via REACH-IT tussen ECHA en de industrie. U ziet hierin de toepassingen, de voornaamste interne modules daarvan en de relaties ertussen, evenals de belangrijkste gegevens- en interactiestromen.

9 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli Figuur 2: Architectuur van REACH-IT REACH-IT bevat verschillende gegevensstromen, zoals: aanmelding, interne berichten en betalingsgegevens Koppeling tussen REACH-IT en IUCLID 5 IUCLID 5 is de softwaretoepassing die is ontwikkeld voor en kosteloos beschikbaar wordt gesteld aan de industrie voor het vastleggen en opslaan van gegevens over de eigen stoffen van gebruikers in hun lokale IT-omgeving en het indienen van deze gegevens bij ECHA in het correcte format. Zie voor meer informatie over IUCLID 5 de IUCLID 5-website op Figuur 2 toont ook de koppeling tussen REACH-IT en IUCLID 5 en laat zien dan IUCLID 5 door alle partijen moet worden gebruikt als een aparte toepassing voor het opstellen van de dossiers (bijv. registraties). Als partijen zich hebben aangemeld, kunnen uit IUCLID 5 geëxporteerde dossiers in REACH-IT worden geladen om ze in te dienen bij ECHA. De toepassingen REACH-IT en IUCLID 5 staan volledig los van elkaar en zijn niet bedoeld om elkaar te vervangen (Tabel 2).

10 10 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 Tabel 2: Verschillen tussen REACH-IT en IUCLID 5 REACH-IT IUCLID 5 Webtoepassing Beperkt tot REACH-verordening Toepassing waarin dossiers worden ingediend door gebruikers Systeem voor meerdere partijen waarvan de industrie en de autoriteiten samen gebruikmaken 1- Client-servertoepassing 2- Stand-alonetoepassing [gedecentraliseerd systeem, lokaal geïnstalleerd] Wereldwijd gebruikt, ook voor andere regelgevingsdoeleinden naast REACH (bijv. OESO-programma voor chemische stoffen met een hoog productievolume (HPV), EUwetgeving inzake biociden, enz.) Toepassing die informatie over chemische stoffen vastlegt en opslaat voor verschillende regelgevingsdoeleinden, wereldwijd Elke installatie is in essentie een systeem voor één partij 1.15 Vereisten van REACH-IT Om REACH-IT te kunnen gebruiken, heeft de potentiële gebruiker het volgende nodig: Een computer met internetaansluiting, bij voorkeur breedband om de indiening van grote dossierbestanden mogelijk te maken. Adobe Acrobat Reader (nieuwste versie) voor het weergeven van indieningsverslagen en facturen. De REACH-IT-toepassing is getest met: - Internet Explorer 7.0 en hoger op een Microsoft Windows-platform - Mozilla Firefox 3.0 en hoger op een Microsoft Windows-platform Bij gebruik van een eerdere versie van Internet Explorer of Mozilla Firefox kunnen sommige functies van REACH-IT minder goed werken Algemene structuur ECHA REACH-IT REACH-IT is beschibaar via het internet op het volgende adres: De interface is een webtoepassing die wordt uitgevoerd in een webbrowser. De algemene structuur van de interface is geïllustreerd in Figuur 3 hieronder.

11 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli Figuur 3: De structuur van een normale pagina in de interface voor REACH-IT Het functiemenu aan de linkerkant geeft de functionaliteiten weer die op dit moment beschikbaar zijn voor het gebruikersaccount. In de bovenbalk ziet u de link <Contact> naar de ECHA-webpagina waar u een vraag kunt stellen aan de ECHA-helpdesk over elk aspect van REACH. De balk met gebruikersaccountinstellingen geeft het profiel van de op dit moment ingelogde gebruiker weer (namen <User> en <Organisation>). De functionaliteiten <Preferences> en <Logout> zijn ook vanuit deze balk te bereiken. De balk met tabbladen van de wizardpagina geeft specifieke tabbladen weer voor de op dit moment gekozen menuoptie. Elk tabblad is een link naar een verdere verdeling van de functies die beschikbaar zijn onder de menuoptie. Het actieve tabblad wordt met een witte achtergrond weergegeven. Afhankelijk van de desbetreffende wizardpagina kunnen er een of meer actieknoppen op een pagina staan, bijvoorbeeld <Update> of <Search>. Het pad naar de wizardpagina is een hiërarchische lijst van links naar rechts van de pagina s die de gebruiker heeft doorlopen om op de huidige pagina te komen. Het pad laat de gebruiker zien waar hij is in de toepassing. Het pad bestaat uit aanklikbare links waarmee de gebruiker terug kan keren naar de bijbehorende pagina s tot aan de beginpagina. In websitetermen worden sitepaden die de voortgang aangeven bij het navigeren in een site broodkruimels genoemd. Ze laten de gebruiker zien hoe hij terug kan komen bij zijn beginpunt. Een algemene navigatiekruimel (=link) staat helemaal boven in de balk. Met deze broodkruimel kunt u naar hogere niveaus van de site navigeren (zie ook Figuur 4). De huidige navigatiekruimel (= tabblad) laat zien waar u bent op de huidige pagina (zie ook Figuur 4).

12 12 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 De functies die beschikbaar zijn in een gebruikersaccount zijn afhankelijk van het partijtype van het account en de gebruikersrol(len). De inhoud van de pagina is afhankelijk van de geselecteerde functie en handeling. Boven aan de pagina is een ruimte waar berichten worden weergegeven die de gebruiker vertellen of een handeling gelukt is of niet. Een positief bericht dat een positieve uitkomst bevestigt, is groen gemarkeerd, zoals hieronder is weergegeven in Figuur 4. Figuur 4: Navigatiehulpmiddelen met een succesbericht worden groen weergegeven Een foutbericht is rood gemarkeerd, zoals is weergegeven in Figuur 5. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een verplicht veld niet is ingevuld of dat gegevens niet in de juiste vorm zijn ingevoerd. Foutberichten bevatten informatie die de gebruiker kan helpen het probleem op te lossen. Figuur 5: Voorbeeld van een in rood weergegeven foutbericht Om in te loggen moet de gebruiker zijn of haar authenticatiegegevens invullen en de tekens die worden weergegeven in de CAPTCHA invoeren in het veld <Enter the text shown>. Het idee van een CAPTCHA is dat een computer de tekens niet kan lezen, maar een mens wel. De CAPTCHA zorgt er dus voor dat alleen mensen kunnen inloggen. Zo wordt voorkomen dat er bijvoorbeeld een computer wordt gebruikt om automatisch in te loggen en te proberen het wachtwoord te raden.

13 Deel 01 Aan de slag met REACH-IT Publicatiedatum: juli CAPTCHA staat voor Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart. Dit is een categorie van technologieën die worden gebruikt om te garanderen dat een online transactie wordt uitgevoerd door een mens en niet door een computer. Willekeurige woorden of letters worden op vervormde wijze weergegeven, zodat ze wel door mensen te ontcijferen zijn, maar niet door software. De gebruikers wordt gevraagd over te typen wat ze op het scherm zien om er zeker van te zijn dat ze mensen zijn Navigatie in REACH-IT 1.18 Algemene regels REACH-IT is een webtoepassing en daarom worden de pagina s weergegeven als webformulieren. Complexe informatie is gestructureerd in tabbladen. Gegevensvelden staan aan de linkerzijde van het scherm en invoervelden aan de rechterzijde (Figuur 3). Indien van toepassing, is onder het gegevensveld meestal een korte toelichting weergegeven (btw- en D- U-N-S-nummers hebben bijvoorbeeld een specifieke notatie en daarvan wordt een voorbeeld gegeven). Verplichte velden zijn gemarkeerd met een oranje asterisk ( ). Informatie wordt standaard weergegeven als alleen-lezen. Afhankelijk van zijn rol (zie paragraaf 3.2.1) kan de gebruiker overschakelen naar de bewerkmodus. Denk er bij het bijwerken van informatie in REACH-IT aan om op <Save> te klikken, want het systeem vraagt niet of u de wijzigingen wilt opslaan Wizardregels Bij het navigeren door een wizard (bijv. voor de aanmelding) moeten de vereiste handelingen in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd: het beginsel één stap, één formulier, één tabblad geldt. Dit houdt in dat de gebruiker de vereiste gegevens op één tabblad tegelijk moet invoeren. Met de knoppen <Previous> en <Next> onder aan het inhoudpaneel kunt u van het ene naar het andere tabblad gaan. Gegevens worden pas opgeslagen als u op <Next> klikt. Naar voren navigeren is pas mogelijk als de huidige stappen correct zijn uitgevoerd. Door achteruit te navigeren kan de gebruiker eerder opgeslagen gegevens wijzigen, maar dit geldt niet voor het gebruikers-id ONDERSTEUNING KRIJGEN ECHA-website De ECHA-website dient als brandpunt voor nieuws, informatie en IT-hulpmiddelen met betrekking tot REACH. Hij wordt onderhouden en voortdurend bijgewerkt door ECHA op het volgende adres: De ECHA-website heeft een speciaal menu voor REACH-IT op: ECHA-helpdesk De ECHA-helpdesk is de voornaamste bron van antwoorden op vragen over REACH-IT, IUCLID 5 en de REACH-wetgeving.

14 14 REACH-IT Gebruikershandleiding voor de industrie Versie: 2.0 Hebt u een vraag, zoek dan eerst het antwoord in de documentatie die beschikbaar is via de ECHA-website. Als u geen geschikt antwoord kunt vinden, raadpleegt u de ECHA-helpdesk. Deze behandelt vragen van klanten op een gestandaardiseerde en tijdige manier om hoogwaardige oplossingen te garanderen. Contactformulieren vindt u op het volgende adres: De webformulieren van REACH-IT en IUCLID 5 mogen alleen worden gebruikt om technische ondersteuning voor de IT-hulpmiddelen te vragen. FAQ-document ECHA heeft verschillende FAQ-documenten ontwikkeld op basis van de vragen die de helpdesk van ECHA heeft beantwoord over REACH-IT. U vindt ze op de pagina s voor informatieverzoeken en registratie en op het volgende adres:

15 EUROPEAN CHEMICALS AGENCY ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU