OFFERTEAANVRAAG EUROPESE OPENBARE PROCEDURE

Transcriptie

1 OFFERTEAANVRAAG EUROPESE OPENBARE PROCEDURE Levering Lichte Bedrijfswagens Kenmerk Z Publicatiedatum: 21 oktober 2014 Copyright Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever

2 Inhoud 1 Hoofdstuk 1 Algemeen Algemene beschrijving van de Aanbestedende Dienst Offerteaanvraag Definities Motiveringen verdeling in percelen tegenstrijdigheden en onjuistheden Opdrachtomschrijving Inhoud van de Opdracht Start van de opdracht Aanbestedingsprocedure Aanbestedende Dienst Tijdspad van de Aanbestedingsprocedure Contactpersoon Communicatie Inlichtingen Indienen Inschrijving Voorbehouden Aanbestedingsprocedure Gestanddoening Toepasselijke recht en geschillen Eisen en bijbehorende documenten Bewijsmiddelen Eigen Verklaring Inschrijving Handels- en Beroepsregister Conformiteitenlijst Prijzenblad Scoreformulier Wensen Hoofdstuk 5 Beoordeling en gunning Beoordeling van de Inschrijvingen op volledigheid, geldigheid en uitsluitingen Gunningscriterium en weging Gunning Gunning- en beoordelingsmethodiek Gunningscriterium Programma van wensen Gunningscriterium Prijs Checklist in te dienen documenten... 15

3 1 Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Algemene beschrijving van de Aanbestedende Dienst Historie De gemeente Hollands Kroon is een gemeente in de kop van Noord-Holland, die is ontstaan op 1 januari 2012 na een fusie van de gemeenten Anna Paulowna, Wieringermeer, Niedorp, en Wieringen. De gemeente Hollands Kroon is een gemeente met ongeveer inwoners en onderscheidt zich door haar grote oppervlakte. De totale exploitatie omvat circa 90 miljoen euro. Waar staan wij voor? De gemeente Hollands Kroon staat voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen en is professioneel, efficiënt en effectief. Het uitgangspunt is 'digitaal, tenzij'. Onze focus is extern gericht. Daarmee bedoelen we dat de vraag van 'de klant', maatschappelijke ontwikkelingen en de economische en sociale leefbaarheid van onze kernen leidend zijn. Daarbij bieden we ruimte aan ontwikkelingen in de breedste zin van het woord. Verder werken we samen aan een vorm en niveau van dienstverlening, die betaalbaar is en blijft, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van bewoners, bedrijven en instellingen ondersteund, dan wel versterkt, wordt. Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie bestaat uit ongeveer 350 fte. Er wordt gewerkt vanuit twee hoofdlocaties, het gemeentehuis MFA en het voormalige gemeentehuis (Kroondomein) in Anna Paulowna. De gemeente Hollands Kroon is een relatief platte organisatie. De organisatiestructuur bestaat op dit moment uit een directie, een managementteam en de vakafdelingen. De vakafdelingen worden aangestuurd door afdelingsmanagers. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken en beschikken over de daarvoor benodigde bevoegdheden. Ontwikkeling De gemeente Hollands Kroon start in 2014 met een groot veranderingstraject van de organisatie. Wij gaan onze organisatie omvormen tot een samenwerking van circa 35 à 40 zelfstandige teams. Het visiedocument wordt aangeduid als Stip Het werken vanuit vertrouwen en de taken en bevoegdheden laag in de organisatie leggen zijn daarbij de uitgangspunten. Onze kernwaarden lef, bevlogenheid, vertrouwen, contact en respect voor anderen zijn kaders waaraan ons handelen telkens wordt getoetst. Control kan in Hollands Kroon dan ook niet uitmonden in controle. Wij zijn op weg om alle noodzakelijke control elementen in te bouwen in onze processen, zodat het onderdeel gaat uitmaken van het dagelijkse werk en wij voortdurend in control zijn. De gemeente Hollands Kroon maakt gebruik van alle mogelijkheden, die de regelgeving en de techniek ons bieden en wij kijken over de grenzen heen. Oplossingen, buiten de normale paden en out of the box omarmen wij, daar waar het kan. Indien nodig, zijn wij bereid daarin ook een risico te nemen. 1.2 Offerteaanvraag Deze Offerteaanvraag bevat alle benodigde informatie over de inhoud van de Opdracht en over de procedure die de Aanbestedende Dienst zal volgen om tot een Overeenkomst te komen met een onderneming aan wie de uitvoering van de Opdracht gegund wordt. De Offerteaanvraag bestaat uit vijf hoofdstukken: - Hoofdstuk 1 bevat een omschrijving van de opdracht, de definities en mogelijke motiveringen o.g.v. de Aanbestedingswet 2012 en de gids proportionaliteit.

4 - Hoofdstuk 2 bevat informatie over de inhoud en looptijd van de Opdracht. - Hoofdstuk 3 bevat informatie over de Aanbestedende Dienst en de regels en voorschriften met betrekking tot de Aanbestedingsprocedure. - Hoofdstuk 4 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de eisen en verklaringen, alsmede de bijbehorende documenten. - Hoofdstuk 5 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot beoordeling van de Inschrijvingen en de gunning 1.3 Definities In deze Offerteaanvraag wordt gebruik gemaakt van de navolgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst is de gemeente Hollands Kroon Aanbestedingsdocumenten De documenten die door of namens de Aanbestedende Dienst zijn opgesteld ten behoeve van de Aanbestedingsprocedure. Deze bestaan in ieder geval uit: - de Offerteaanvraag kenmerk: Z incl. de bijbehorende bijlagen en de eventuele Nota s van Inlichtingen Aanbestedingsprocedure Onderhavige procedure, waarbij op transparante wijze door de Aanbestedende Dienst een overheidsopdracht in de markt wordt gezet. Contactpersoon Persoon die namens de Aanbestedende Dienst als aanspreekpunt fungeert voor de Inschrijvers. Voornemen tot gunning Gunning onder voorbehoud van bezwaar van andere partijen. Definitieve gunning Gunning welke 20 dagen na de bekendmaking van het Voornemen tot gunning en definitieve besluitvorming plaatsvindt, indien geen gegronde bezwaren ertegen zijn bevonden en die gevolgd wordt door het ondertekenen van de Overeenkomst. Dienstvoertuig motorvoertuig met of zonder carrosserie, op ten minste vier wielen en met een door de constructie bepaalde maximumsnelheid van meer dan 25 kilometer per uur, bestemd om aan het wegverkeer deel te nemen met typegoedkeuring RDW, en dat voldoet aan de functionele inzeteisen van Opdrachtgever Gunningscriterium De economisch meest voordelige Inschrijving Inschrijver De onderneming die een Inschrijving indient die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Inschrijving De offerte van de Inschrijver, die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Minimumeisen Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver dient te voldoen teneinde voor deelneming aan de aanbesteding in aanmerking te kunnen komen. Nota van Inlichtingen Document waarin vragen en antwoorden zijn opgenomen naar aanleiding van de tijdig ingekomen verzoeken om nadere informatie en dat verzonden wordt aan alle ontvangers van deze Offerteaanvraag.

5 Offerteaanvraag Onderhavig document waarin de Aanbestedingsprocedure wordt beschreven en welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden, onder welke (rand)voorwaarden. Opdracht De opdracht die onderwerp is van de Overeenkomst, die gesloten zal worden tussen Aanbestedende Dienst en Opdrachtnemer. Opdrachtgever De opdrachtgever van de Overeenkomst, zijnde de gemeente Hollands Kroon. Opdrachtnemer De Opdrachtnemer van de Overeenkomst, zijnde de Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund. Overeenkomst Het contract tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis van nader te bepalen gedeelten van de Aanbestedingsdocumenten, de Inschrijving van de opdrachtnemer en overige tijdens de Aanbestedingsprocedure aan de orde gekomen zaken. Programma van Eisen Het document waarin per perceel het programma van eisen staat dat de Aanbestedende Dienst heeft opgesteld en dat deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten. Subgunningscriteria De inhoudelijke criteria voor de keuze van de economische meest voordelige inschrijving. 1.4 Motiveringen verdeling in percelen De Opdracht is verdeeld in 6 percelen: -Perceel 1: 7 pick-ups met enkele cabine en met open laadbak. -Perceel 2: 3 pick-ups met enkele cabine en open laadbak met kraan. -Perceel 3: 2 pick-ups met dubbele cabine en open kipperlaadbak. -Perceel 4: 1 pick-up met enkele cabine en open laadbak. -Perceel 5: 1 pick-up met enkele cabine en open laadbak met kooiconstructie. -Perceel 6: 1 gesloten bestelwagen Er is gekozen voor een verdeling in deze percelen omdat er inhoudelijke verschillen zitten tussen de voertuigen, ook is het de wens van de aanbestedende dienst gemeente Hollands Kroon om het MKB in de gelegenheid te stellen om mee te dingen naar een of meerdere delen van de Opdracht. 1.5 tegenstrijdigheden en onjuistheden Van de lezer / potentiele Inschrijver wordt verwacht dat hij deze Offerteaanvraag aandachtig en kritisch leest en de Aanbestedende Dienst zo snel mogelijk attendeert op onvolkomenheden, onjuistheden en onrechtvaardigheden. De Aanbestedende Dienst vraagt de lezer/potentiele Inschrijver ook aandacht te besteden aan de conceptovereenkomst en algemene inkoopvoorwaarden van Hollands Kroon. Inschrijvers die onjuistheden, onrechtvaardigheden of tegenstrijdigheden constateren dienen de aanbestedende dienst hier zo spoedig mogelijk over te informeren, omdat zij anders hun recht verliezen op het kunnen tegenwerpen van de onvolkomenheid aan de Aanbestedende Dienst, omdat zij niet tijdig hebben aangegeven bezwaar te hebben tegen de aanbestedingsstukken.

6 2 Opdrachtomschrijving 2.1 Inhoud van de Opdracht Deze Opdracht is verdeeld in 6 percelen. Het is mogelijk om op één of meerdere percelen in te schrijven. Doel van de aanbesteding. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van minimaal één overeenkomst per perceel (of percelen) met één Opdrachtnemer voor de levering van Dienstvoertuigen, ter vervanging van een aantal huidige Dienstvoertuigen. Deze Dienstvoertuigen worden hoofdzakelijk ingezet in de regio gemeente Hollands Kroon. De inhoud van de Opdracht per perceel wordt in de volgende alinea omschreven. Opdrachtomschrijving. De Opdracht bestaat uit het op basis van een overeengekomen leverdatum gebruiksklaar afleveren van door Opdrachtgever bestelde Dienstvoertuigen op een door de Opdrachtgever aangewezen locatie, tegen de overeengekomen voorwaarden zoals vastgelegd in de overeenkomst. De offerteaanvraag is verdeeld in 6 percelen: -Perceel 1: 7 pick-ups met enkele cabine en met open laadbak. -Perceel 2: 3 pick-ups met enkele cabine en open laadbak met kraan. -Perceel 3: 2 pick-ups met dubbele cabine en open kipperlaadbak. -Perceel 4: 1 pick-up met enkele cabine en open laadbak. -Perceel 5: 1 pick-up met enkele cabine en open laadbak met kooiconstructie. -Perceel 6: 1 gesloten bestelwagen U dient bij uw Inschrijving (o.a. inschrijvingsbrief) duidelijk aan te geven op welk perceel en/of percelen u inschrijft. Er kan per perceel worden ingeschreven, inschrijving op een deel van het perceel is niet toegestaan. De documenten dienen per perceel in TenderNed geordend (geupload) te zijn en dienen antwoorden te bevatten op elke eis uit het Programma van Eisen (Bijlage 1-6) en een ingevuld programma van Wensen (Bijlage E). De eisen die door de Opdrachtgever aan de dienstvoertuigen worden gesteld zijn met de grootst mogelijke zorg samengesteld. De dienstvoertuigen moeten volledig voldoen aan de gestelde Eisen. Het niet kunnen voldoen aan het Programma van Eisen zal leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling. 2.2 Start van de opdracht De ingangsdatum van de Opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst. De verwachting is dat de eerste overeenkomsten begin 2015 kunnen worden afgesloten.

7 3 Aanbestedingsprocedure 3.1 Aanbestedende Dienst De Opdrachtgever van deze Opdracht is het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hollands Kroon en wordt in deze aanbestedingsprocedure vertegenwoordigd door het Hoofd Openbare en Gebouwde Omgeving. De Aanbestedende Dienst heeft ervoor gekozen om de Opdracht aan te besteden door middel van een Europese openbare procedure welke digitaal via TenderNed verloopt. DIGITAAL AANBESTEDEN VIA TENDERNED Volledig digitaal aanbesteden via TenderNed betekent dat u uw bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes online indient. Een voordeel hierbij is dat u met TenderNed deze gegevens zelf in een online bedrijfsdossier beheert. De gegevens kunt u bij elke volgende aanbesteding opnieuw gebruiken. U hoeft alle informatie dus slechts één keer te uploaden. Bovendien worden veelgevraagde bewijsstukken automatisch gekoppeld aan de eisen van een aanmelding of inschrijving. In TenderNed onder de tab over TenderNed vind u verschillende vormen van informatie en hulpmiddelen die u kunnen ondersteunen bij het werken met TenderNed. O.a. het document In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed welke aan deze aanbesteding als bijlage is toegevoegd. Daarin staat beschreven welke stappen u moet doorlopen om via TenderNed digitaal op een aanbesteding in te schrijven. Ook kunt u zich aanmelden bij de LinkedIn groep van TenderNed. Daar verschijnen regelmatig handige tips over het werken met TenderNed. Wilt u geen tip missen? Word dan lid van deze TenderNed groep. U kunt hier ook zelf handige tips delen met duizenden andere TenderNed-gebruikers. Voor andere hulp kunt u een beroep doen op de helpdesk van TenderNed welke is te bereiken op TenderNed of ( ). De servicedesk is bereikbaar op werkdagen van tot uur of via servicedesk@tenderned.nl. Indien u om wat voor reden niet kunt worden geholpen met bovenstaande informatie waardoor u meent niet kunt inschrijven verzoeken wij u ons hiervan voldoende gemotiveerd te berichten via TenderNed. 3.2 Tijdspad van de Aanbestedingsprocedure In de planning zoals in TenderNed weergegeven vindt u alle belangrijke data van deze aanbesteding. De vermelde data zijn indicatief en hier kunnen daarom geen rechten aan worden ontleend. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd tussentijds de tijdsplanning aan te passen. Indien wijziging van de tijdsplanning hiertoe aanleiding geeft, kan mogelijk de ingangsdatum van de Overeenkomst hierop worden aangepast. De data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van Inschrijvingen of de eventuele bekendgemaakte wijzigingen worden strikt gehanteerd. 3.3 Contactpersoon Het is uitdrukkelijk niet toegestaan tot aan de ondertekening van de Overeenkomst met andere personen dan de Contactpersoon of op andere dan de omschreven wijze contact op te nemen met de Contactpersoon, op straffe van uitsluiting! Ook is het niet toegestaan in contacten met andere gemeentefunctionarissen dan de Contactpersoon te spreken over deze aanbestedingsprocedure. 3.4 Communicatie De Aanbestedende Dienst kiest er in deze aanbesteding voor om de communicatie met de Inschrijver uitsluitend langs elektronische weg te laten plaatsvinden. Om die reden wordt voor deze aanbesteding gebruik gemaakt van en zal alle communicatie door middel van TenderNed plaatsvinden.

8 3.5 Inlichtingen Er is gelegenheid om nadere informatie te vragen c.q. inlichtingen te vragen, opmerkingen te maken bij deze Offerteaanvraag en/of verbetervoorstellen te doen. Vragen stellen. Alle geïnteresseerde van het Inschrijfdocument hebben de gelegenheid vragen te stellen van het moment van publiceren tot het moment van de datum van het sluiten voor het stellen van vragen via de TenderNed vragenmodule. De vragen en opmerkingen dienen uiterlijk op de datum en tijd als genoemd in de planning in het bezit te zijn van Hollands kroon en dienen altijd via TenderNed ingediend te worden. U dient bij elke vraag duidelijk te verwijzen naar het betreffende document/bijlage, hoofdstuk, paragraaf, pagina en omschrijving. Van de (tussentijdse) beantwoording van de vragen en overige verstrekte informatie wordt door of namens de gemeente Hollands Kroon een geanonimiseerde antwoord of Nota(s) van inlichtingen opgemaakt, die integraal deel uit zal gaan maken van dit aanbestedingsdocument. Deze definitieve Nota(s) van inlichtingen zal vervolgens digitaal gepubliceerd worden op TenderNed. Tijdens het stellen van vragen kunt u ook opmerkingen maken op de concept overeenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden. Eventuele aanpassingen door de aanbestedende dienst naar aanleiding van deze opmerkingen worden verwerkt in de Nota van inlichtingen. Daarbij zal worden aangegeven of dit leidt tot een wijziging van de concept overeenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden. Bij vaststelling van de definitieve Nota van inlichtingen wordt de overeenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzigingen meer mogelijk. De definitieve overeenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden zijn bindend voor de Inschrijver. Middels de Nota van inlichtingen kan de gemeente Hollands Kroon tevens kleine punten in het Inschrijfdocument document of de overige stukken wijzingen. Vragen en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot de Offerteaanvraag kunnen uiterlijk ingediend worden via TenderNed tot de datum die genoemd staat in de tijdsplanning op TenderNed. Hier staat tevens de datum vermeldt wanneer de Aanbestedende Dienst de vragen uiterlijk zal beantwoorden. In TenderNed bestaat de mogelijkheid voor de aanbestedende dienst om vragen per direct te beantwoorden. Ter voorkoming van een mogelijke grote toestroom van vragen en antwoorden bij geïnteresseerden zal beantwoording als volgt plaatsvinden: essentiële vragen voor de geheel opdracht: zo snel mogelijk; resterende vragen tegelijk. Het komt regelmatig voor dat Inschrijvers vragen stellen waarbij wordt vermeld dat deze vragen commercieel gevoelige informatie bevatten. De Opdrachtgever bepaalt of hiervan sprake is en zal vragen met een ten onrechte vertrouwelijk karakter retourneren dan wel afwijzen (deze vragen kunnen zonder de kwalificatie vertrouwelijk opnieuw gesteld worden). 3.6 Indienen Inschrijving De datum van de uiterlijke ontvangstdatum van inschrijvingen is te vinden op TenderNed. Op deze datum en tijd dient de Inschrijving, inclusief alle vereiste documenten, ingediend te zijn op TenderNed. Inschrijvingen worden ongeldig verklaard: - als die op een andere wijze worden ingediend dan d.m.v. TenderNed; - als die onvolledig zijn (de Inschrijver wordt daarover schriftelijk geïnformeerd onder vermelding van de reden). 3.7 Voorbehouden Aanbestedingsprocedure De Aanbestedende Dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoeding en/of vergoeding van eventueel gemaakte kosten te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor:

9 de procedure tussentijds om haar (zijn) moverende redenen op te schorten, af te breken of in te trekken; de tijdsplanning te wijzigen; de Gunningbeslissing in te trekken en/of te herzien; de Opdracht geheel of gedeeltelijk niet te gunnen; Een Inschrijver die bezwaar wil maken dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de Aanbestedende Dienst, op straffe van niet ontvankelijkheid binnen een termijn van 20 dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van de beslissing. NB: hier is sprake van een vervaltermijn. Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan met een afschrift van een conceptdagvaarding voor een voorlopige voorziening. De betreffende Inschrijver dient de dagvaarding binnen de betreffende 20 dagen termijn uit te brengen. 3.9 Gestanddoening De Inschrijver doet zijn Inschrijving gestand voor een periode van 90 dagen gerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijvingen. Mocht tegen onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig worden gemaakt, zal de gestanddoeningstermijn van de Inschrijvingen automatisch worden verlegd tot 2 weken na de uitspraak van de Rechtbank. In overige gevallen behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor de Inschrijvers te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen Toepasselijke recht en geschillen Op zowel deze Aanbestedingsprocedure als de te sluiten Overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing, zoals vermeldt in de publicatie.

10 4 Eisen en bijbehorende documenten 4.1 Bewijsmiddelen De Inschrijving is het aanbod van de inschrijvende ondernemer. Een aanvaarding daarvan door de Aanbestedende dienst houdt dan ook in dat een Overeenkomst tot stand komt. De Aanbestedende Dienst kan, voordat er gegund zal worden, de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) vragen om eventuele bewijsmiddelen ter ondersteuning van de afgegeven Verklaringen. Deze bewijsmiddelen dienen in dat geval daartoe aan de Aanbestedende Dienst te worden toegezonden binnen de in het verzoek gestelde termijn. Een Inschrijving kan ongeldig worden verklaard indien: - de bewijsmiddelen niet overeenkomen met wat in de documenten wordt verklaard - niet alle gevraagde documenten worden ingediend. - uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving - afgeweken wordt van de formulieren of daarin wijzigingen zijn aangebracht - de Inschrijving niet onvoorwaardelijk is. Afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag Na de (voorlopige) gunning van de opdracht zal de Opdrachtgever (kunnen) controleren of verifiëren of de Inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de Eisen. Indien dit niet (volledig) het geval blijkt te zijn wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten en vindt een nieuwe beoordeling en gunning plaats op basis van de gunningscriteria. 4.2 Eigen Verklaring De Inschrijver dient de bij deze Offerteaanvraag gevoegde (Uniforme) Eigen Verklaring (zie TenderNed) rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen (Bijlage A). Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring (PDF) NB: de Eigen Verklaring is alleen te gebruiken in het programma Adobe Reader Voor een toelichting op de Eigen verklaring zie: publicaties/publicaties/2013/03/22/toelichting-eigen-verklaring-voor-aanbestedingsprocedures-van- aanbestedenden-diensten.html 4.3 Inschrijving Handels- en Beroepsregister De Inschrijver dient bij de Inschrijving (een kopie van) het bewijs van inschrijving in het Handels- en Beroepsregister in te dienen. Deze mogen maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de sluitingsdatum voor de ontvangst van de Inschrijving. Uit de inschrijving in het handelsregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving heeft getekend. Indien nodig dient dit ondersteund te worden door het toevoegen van een volmacht aan de Inschrijving. Indienen/uploaden: inschrijving(en) Handels- en Beroepsregister (PDF)

11 M.b.v. uittreksel wordt de bevoegdheid van de inschrijver geverifieerd. Indien uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is, wordt de Inschrijver uitgesloten van verdere deelname. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving. 4.4 Conformiteitenlijst De inschrijver dient zich volledig te conformeren aan de eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in deze Aanbestedingsprocedure. Ook conformeert de Inschrijver zich aan het Programma van Eisen en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen. Daarnaast dient de Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de opgenomen Koopovereenkomst, en de inkoopvoorwaarden van gemeente Hollands Kroon. De inschrijver dient zijn akkoord aan te geven in de Conformiteitenlijst, bijgevoegd als bijlage C. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Conformiteitenlijst (bijlage C) 4.5 Prijzenblad In bijlage D treft u het prijzenblad aan. Door invulling en ondertekening wordt door de Inschrijver verklaard met welke inschrijvingsprijs/prijs/prijzen hij inschrijft. Alle prijzen en tarieven zijn exclusief BTW en consistent met het Programma van eisen en de ingediende score op het Programma van wensen. Inschrijver is geheel verantwoordelijk voor een juiste vermelding en optelling. Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze zelf zijn inschrijving controleert voordat deze wordt ingestuurd Ook kenbare verschrijvingen of onjuiste tellingen kunnen de Opdrachtgever niet worden tegengeworpen. De voertuigen zullen worden aangeschaft voor de aangeboden Netto aanschafprijs gebruikslaar, DDP (inco terms 2012), zie Prijsopgaveformulier bijlage D. Een inschrijving die negatieve prijzen of tarieven bevat met de kennelijke bedoeling manipulatief in te schrijven, worden terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekend prijzenblad (bijlage D) In TenderNed dient u bij elk perceel de prijs van 1 voertuig in te vullen, in uw prijsblad zelf wat u dient te uploaden geeft u aan dat deze prijs van toepassing is voor alle voertuigen! 4.6 Scoreformulier Wensen In bijlage E treft u het Scoreformulier Wensen aan. Inschrijver vult dit programma van wensen in voor het betreffende perceel. Inschrijver is geheel verantwoordelijk voor een juiste vermelding en optelling. Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze zelf zijn inschrijving controleert voordat deze wordt ingestuurd Ook kenbare verschrijvingen of onjuiste tellingen kunnen de Opdrachtgever niet worden tegengeworpen. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekend Programma van wensen. (E)

12 5 Hoofdstuk 5 Beoordeling en gunning 5.1 Beoordeling van de Inschrijvingen op volledigheid, geldigheid en uitsluitingen Stap 1 (selectie) De Inschrijving moet volledig en geldig zijn. De Aanmelder dient bij een vraag van de Aanbestedende dienst, met als doel een omissie op te heffen, te reageren binnen de door de Aanbestedende dienst aangegeven termijn. Bij het niet reageren van de Aanmelder binnen de aangegeven termijn wordt de Inschrijving ongeldig verklaard. Ongeldig verklaarde Inschrijvingen worden niet verder beoordeeld. Stap 2 (PVE) Beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen geschiedt aan de hand van de eisen en bijbehorende documenten. Voldoet een Inschrijver niet aan één of meerdere van deze eisen of juist wél aan één van de uitsluitingsgronden, dan wordt de Inschrijving uitgesloten. Na de (voorlopige) gunning van de opdracht zal de Opdrachtgever (kunnen) controleren of verifiëren op de Inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de Eisen. Indien dit niet (volledig) het geval blijkt te zijn wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten en vindt een nieuwe beoordeling en gunning plaats op basis van de gunningscriteria. Stap 3 (Evaluatie) De opdracht wordt beoordeeld en gegund onder voorbehoud van bezwaar. Na de beoordeling op volledigheid, geldigheid en uitsluitingen start de inhoudelijke beoordeling van de Inschrijving ten behoeve van de gunning. De Aanbestedende Dienst zal haar voornemen tot gunning bekendmaken aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Klachten Klachten over de aanbestedingsprocedure moeten tijdig worden ingediend zodat de Aanbestedende dienst in staat wordt gesteld vóór bijv. de Nota van Inlichtingen of voor de gunning adequaat te handelen. Klachten moeten worden gestuurd naar inlichtingen@hollandskroon.nl. Na de Nota van Inlichtingen zullen geen klachten over de Offerteaanvraag c.a. worden behandeld. Klachten over de gunnings- of selectiebeslissing dienen binnen 20 dagen na de gunningsbeslissing te worden ingediend via inlichtingen@hollandskroon.nl. De Aanbestedende Dienst zal de Opdracht in beginsel definitief gunnen aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving indien binnen de termijn van 20 dagen geen bezwaren op de voorgeschreven wijze bekend zijn gemaakt of als er binnen die termijn geen dagvaarding is uitgebracht voor een voorlopige voorziening. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden aan een Inschrijver die nog steeds voldoet aan alle in deze Offerteaanvraag gestelde eisen. 5.2 Gunningscriterium en weging De Aanbestedende Dienst hanteert als gunningscriterium: de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, per perceel. De inschrijvingen worden per perceel beoordeeld. Om voor gunning in aanmerking te komen dient inschrijver te voldoen aan de minimumeisen zoals gesteld in dit bestek, zowel op de dag van aanbesteding als op de dag van opdrachtverlening en de tussenliggende periode. Indien niet aan deze minimumeisen wordt voldaan leidt dit automatisch tot uitsluiting. Gunning zal plaatsvinden aan de hand van hieronder genoemde gunningcriteria en wegingsfactoren. De inschrijvingen worden ten opzichte van elkaar beoordeeld. Inschrijvingen die niet aan de minimumeisen/uitsluitingsgronden (zie deel IV) voldoen, worden niet meegewogen in de gunningprocedure.

13 Weging Inschrijvingen worden beoordeeld en gewogen op onderstaande hoofdcriteria. Categorie Weging Inschrijfprijs (afgeleid van het Prijsopgaveformulier (bijlage D) 70% Programma van wensen (bijlage E) 30% Puntenscore op Inschrijfprijs De berekening van het aantal door u gescoorde punten op de prijs vindt plaats volgens onderstaande formule: ((Laagste inschrijvingsprijs / Uw inschrijvingsprijs) * 70 punten) Puntenscore op Programma van wensen De berekening van het aantal door u gescoorde punten op het Programma van wensen vindt plaats volgens onderstaande formule: ((Uw totaal aantal punten Programma van wensen)/ 400) * 30 punten) Totaalscore De totaal score wordt bepaald door de gescoorde punten van het gunningscriterium prijs en het programma van wensen bij elkaar op te tellen. De inschrijver met de hoogste score heeft de economisch meest voordelige inschrijving. 5.3 Gunning Verificatieoverleg Voorafgaand aan het voorgenomen gunningsbesluit heeft de Opdrachtgever de mogelijkheid de inschrijving van de winnaar c.q. beste Inschrijver van het betreffende perceel te bespreken in een verificatieoverleg. In dit verificatieoverleg zal de beantwoording van de eisen en wensen nader worden besproken en geverifieerd, waarbij de Opdrachtgever aan de Inschrijver zo nodig nadere bewijsstukken zal vragen. Mocht na de beoordeling van de Subgunningscriteria blijken dat 2 of meer Inschrijvers op de eerste plaats zijn geëindigd van een perceel, dan zal de Opdracht voor dat perceel worden gegund aan de Inschrijver met de hoogste score op duurzaamheid in het Programma van wensen (Wens 1-5). 5.4 Gunning- en beoordelingsmethodiek Hier wordt beschreven hoe de Inschrijvingen worden beoordeeld, welke (Sub)gunningcriteria worden gehanteerd en hoe deze worden beoordeeld om te komen tot de keuze voor de Inschrijver met de laagste evaluatieprijs en de economisch meest voordelige inschrijving. De voertuigen zullen worden aangeschaft voor de aangeboden Netto aanschafprijs gebruikslaar, DDP, zie Prijzenblad bijlage D Gunningscriterium Wensen In het Programma van wensen dient de Inschrijver aan te geven in welke mate de voertuigen in het betreffende perceel voldoen aan de gestelde wensen. Het Programma van wensen bestaat uit 3 categorieën: Duurzaamheid, Garantie en Leveringstermijn. Bij elke wens dient de inschrijver de score aan te geven van de voertuigen die hij kan leveren, per perceel. In het Programma van wensen staan de scoringscriteria met bijbehorende punten aangegeven Gunningscriterium Prijs Per perceel dient u de prijs (prijzen) per voertuig in te vullen op het Prijsopgaveformulier. Dit Prijsopgaveformulier is als bijlage D toegevoegd.

14 De score van de pijs wordt als volgt berekend, de inschrijver vult de volgende componenten in op het Prijsopgaveformulier: - Netto Catalogusprijs - Prijs opties (vanuit fabriek) - Prijs Accessoires (vanuit dealer) - Alle overige kosten/rijklaar maken - BPM - Korting in euro per voertuig Hieruit volgt de Netto Aanschafprijs gebruiksklaar, DDP - Geschat aantal km per jaar Op basis van de percelen zoals vermeldt op het Prijsopgaveformulier - Motorrijtuigenbelasting, o.b.v. regio Noord-Holland Per jaar (peildatum = publicatiedatum aankondiging van de opdracht (Zie TenderNed)) - Soort Brandstof (Euro, diesel, super, LPG, Groen gas) - Brandstofprijs per liter (volgens de GLA, (peildatum = publicatiedatum aankondiging van de opdracht (Zie TenderNed)) - Gem. brandstof verbruik (gemeten volgens de test vd typegoedkeuring) Uit alle bovenstaande gegevens volgt de inschrijvingsprijs. Deze prijs wordt gebruikt in de berekening van de totaalscore, zoals beschreven in paragraaf 5.2 van dit aanbestedingsdocument. Er mogen verder geen mutaties in het excelwerkblad worden aangebracht. Het ingevulde prijzenblad dient zowel in Excelformaat als PFD-formaat te worden ingediend bij uw Inschrijving. Kosten van o.a. verzekering, onderhoud worden niet in beschouwing genomen (om redenen van minder relevantie, minimaal onderscheidend karakter en het feit dat de voertuigen exclusief onderhoudskosten aangeboden moeten worden). Ook mogelijke te verkrijgen subsidies of belastingvoordelen op de voertuigen worden buiten beschouwing gelaten, aangezien pas achteraf beoordeeld kan worden of deze worden toegewezen. In de Netto Aanschafprijs moeten alle kosten opgenomen zijn: dat wil zeggen o.a., doch niet uitputtend: bruto-adviesprijs, kortingen, BPM, afleveringskosten, kosten van op kenteken zetten, evt. (type)keuringen, ombouw, etc.. De prijzen dienen exclusief BTW vermeld te worden. Er mogen geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht. Prijzen worden rekenkundig afgerond op 2 cijfers achter de komma.

15 5.5 Checklist in te dienen documenten Onderstaande lijst geeft weer welke documenten de Inschrijver verplicht dient bij te voegen bij zijn Inschrijving, op basis waarvan de beoordeling plaatsvindt. Het ontbreken van een of meerdere documenten leidt tot uitsluiting van de Aanbesteding. Checklist in te dienen documenten Nr. Onderdeel Conform bijlage Opmerking 1 Aanbiedingsbrief - (eigen vorm) 2 Volmachten (indien van toepassing) - Speciaal voor 3 Uittreksel Handelsregister - 4 Eigen Verklaring A aanbesteding opgesteld 5 Holdingverklaring/Concern/Werkmaatschappij) B (indien van toepassing 6 Conformiteitenlijst C 7 Prijsopgaveformulier D 8 Scoreformulier Wensen E Bijlagen 1-6 Percelen 7 Handleiding ondernemers TenderNed 8 In 6 stappen Digitaal Aanbesteden 9 Inkoopvoorwaarden Gemeente Hollands Kroon 10 Concept Overeenkomst A Eigen Verklaring B Holdingverklaring/Concern/Werkmaatschappij C Conformiteitenlijst D Prijsopgaveformulier E Scoreformulier Wensen