Aanpassingen Regas juli Vragen & meerkeuzelijsten. Adminteam / Werkgroep Beheer We-dossier

Transcriptie

1 Verslag: Auteur: Datum : Aanpassingen Regas juli Vragen & meerkeuzelijsten Adminteam / Werkgroep Beheer We-dossier 30/7/2015 INLEIDING Het We-dossier loopt ondertussen het tweede jaar in alle CAW s. Hoewel de sectorale richtlijn is dat we tijdens een lopend jaar geen wijzigingen in formulieren of meerkeuzelijsten doorvoeren, wordt er in 2015 een uitzondering gemaakt op deze regel. Vanuit verschillende oogpunten is het namelijk noodzakelijk een aantal aanpassingen door te voeren. De redenen om dit te doen zijn de volgende : - algemene werkbaarheid van de fiches (bv. vergroten van bepaalde kaders, formulier sociaal administratief dat pas sinds begin 2015 bestaat, verbeteren) - verplichtingen omwille van de resultaatsgerichte indicatoen - verbetervoorstellen in bepaalde casussen (bv. slachtofferhulp en bezoekruimte) - verplichte velden omwille van juiste kwartaalrapportering (bv. goh casus) Voorliggend document geeft een overzicht van alle wijzigingen die zichtbaar zijn vanaf 1 augustus De verplichte registratie van de indicatoren zal op 1/9/2015 van kracht gaan, nadat alle teams ingelicht zijn. INHOUDSTAFEL : - aanpassingen IPF - aanpassingen in casussen amb res, sh, br en goh - aanpassingen in map info - aanpassingen in financiële casus De aanpassingen in de specifieke formulieren van de casus Bezoekruimtes en de casus Gerchtelijk Opgelegde Hulpverlening zullen in aparte documenten gecommuniceerd worden aan de betreffende teams. tel fax info@caw.be Aanpassingen Regas juli

2 1. AANPASSINGEN IPF 1.1. Kader met keuzes instellingsverleden wordt groter gemaakt Zodat alle items zichtbaar zijn. Feitelijke verblijfplaats : titel wordt aangepast : Feitelijke verblijfplaats : titel wordt uitgebreid (enkel invullen indien anders dan domicilie) 2. ALGEMENE AANPASSINGEN ONTHAALFORMULIER (CASUS AMB-RES, SH, BR EN GOH) 2.1. Nieuwe variabele instapgesprek In functie van gegevensverzameling en in functie van de controlerapporten conform te kunnen maken met de sectorafspraken mbt verplichte cliëntvariabelen (zie definitieboek : vanaf intake zijn meer cliëntvariabelen verplicht te registreren), gaan we het feit of er een instap geweest is, registreren op de onthaalfiche. Er komt dus een extra variabele : er is een instap geweest? ja/neen veld Het controlerapport zal dan ook op deze variabele controleren en op basis hiervan meer/minder velden tonen (zie definitieboek mbt verplicht variabelen op onthaal, instap en begeleiding) Lijst geboden hulp : Belangenbehartigen wordt mee opgenomen in de lijst Belangenbehartiging wordt toegevoegd in de lijst van Geboden Hulp. Definitie (bron : functies in het AWW) Doel: een concrete vraag van een cliënt wordt in zijn/haar naam en met mandaat van de cliënt bij een derde instantie ondersteund en bepleit. tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

3 Activiteit: het centrum bepleit (met een duidelijk mandaat van de cliënt) bij derden een positief antwoord op een vraag van een cliënt. Voorbeelden OCMW-steun, sociale huisvesting, regularisatiecommissie asielaanvragen Lijst verwezen door / naar meldpunt 1712 wordt toegevoegd onder algemeen welzijnswerk Lijst Manier van afsluiten : twee items uit de lijst & extra aanvinkvakje De huidige lijst ziet er als volgt uit : Deze lijst wordt als volgt aangepast : Keuzemogelijkheden vanaf midden 2015 : -afgerond (hulpverlener en cliënt zijn akkoord) -afgerond met interne DOORverwijzing voor begeleiding -afgerond met externe DOORverwijzing voor begeleiding - capaciteitstekort - vraag en aanbod niet compatibel zijn -afgebroken door cliënt -afgebroken door DIENST -afgebroken omwille van beschikbaarheid cliënt Definitie afgerond : afronden van het onthaal gebeurt steeds in samenspraak met de cliënt. Maw Zowel de hulpverlener als de cliënt zijn akkoord om het onthaal af te ronden. capaciteitstekort en vraag en aanbod niet compatibel verdwijnen uit de lijst omdat ze verwarrend zijn : bv. capaciteitstekort : men een afgerond onthaal kan hebben en tegelijkertijd ook capaciteitstekort. Omdat capaciteitstekort belangrijke informatie is dat we willen bijhouden, wordt capaciteitstekort een aparte ja/neen variabele op het onthaalformulier. Definitie : gaat over eigen capaciteitstekort = capaciteitstekort van eigen CAW tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

4 3. AANPASSINGEN ONTHAALFORMULIER IN FUNCTIE VAN RESULTAATSGERICHTE INDICATOREN Omwille van de Resultaatsgerichte Indicatoren worden een aantal aanpassingen doorgevoerd die ingaan op 1/9/2015. De werkgroep kwaliteit heeft een sectortekst gemaakt met meer inhoudelijke duiding en afspraken hierrond. We hernemen eerst het stukje uitleg uit deze tekst vooraleer over te gaan tot een omschrijving van de aanpassingen op de formulieren Sectorafspraken mbt doorverwijzing (bron : sectortekst kwaliteitscoördinatoren) Visie Doel van follow- up doorverwijzing = cliëntenstroom in beeld brengen Cliënten worden doorverwezen op basis van een vraagverheldering. Samen met de cliënt wordt getracht om een zo groot mogelijke koppeling te maken tussen de hulpvraag- hulpnood en het beschikbare aanbod. Dit kan om een interne of externe doorverwijzing gaan. In het kader van zorg voor de cliënt wordt nagegaan of het aanbod matcht en of- en wanneer er plaats is. Dit betekent dat de HV goed op de hoogte is van mogelijke doorverwijzingsmogelijkheden en de sociale kaart. Het CAW en de betrokken teams hebben regelmatig contact met de belangrijkste organisaties om hun aanbod en hun beschikbaarheid te kennen. Dit kan naar aanleiding van een individuele case, maar ook op een algemeen abstracter niveau. In functie van de gradatie van zorg maken we een onderscheid tussen verschillende vormen van doorverwijzen: verwijzen, toewijzen en toeleiden Definitie doorverwijzing Koepelbegrip: doorverwijzing Verwijzen De cliënt wordt naar een externe dienst doorverwezen, de cliënt krijgt de coördinaten (adres en mogelijk contactpersoon) van de dienst waarnaar verwezen wordt, zonder dat het centrum actief tussenkomt. Toeleiden De cliënt is actief voorbereid (informeren, motiveren, steunen) en in contact gebracht met een externe (basis)voorziening. Toewijzen (= intern of binnen een samenwerkingsovereenkomst extern) Het gaat hier over een optimale koppeling tussen het hulpverleningsvoorstel en het feitelijk aanbod. De hulpverlener zal samen met de cliënt informatie inwinnen over de beschikbare hulpverleningsmogelijkheden, overleggen en onderhandelen tussen mogelijke hulpverleners en de cliënt actief betrekken bij de keuze van het hulpaanbod. Het verschil tussen enerzijds toewijzen (intern) en anderzijds verwijzen (zorgsectoren) en toeleiden (basisvoorzieningen) heeft te maken met mandaat. Dit heeft tot gevolg dat je alleen tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

5 intern kan toewijzen (tenzij het is geregeld in een samenwerkingsovereenkomst) omdat je als onthaalmedewerker over het mandaat beschikt om dit te kunnen doen. Werkwijze follow up doorverwijzing Cliënten, die het nodig hebben omwille van problematiek, capaciteiten, vaardigheden, worden doorwezen naar de juiste dienst of organisatie. Cliënt en hulpverlener beslissen samen welke vorm van doorverwijzing hier aangewezen is. In eerste instantie wordt echter uitgegaan van de eigen sterkte van de cliënt of van zijn netwerk en is verwijzen voldoende. Bij een toeleiding of toewijzing kan, indien nodig, overbruggingshulp aangeboden worden. De HV draagt zorg en blijft verantwoordelijk tot de cliënt op de juiste plek terecht is gekomen. Dit betekent dat hij aan de cliënt vraagt om hem op de hoogte te houden van dit proces en indien nodig zelf contact opneemt. De informatie of de cliënt al dan niet terecht is gekomen verloopt via de cliënt. HV vraagt vanuit de empowermentgedachte aan de cliënt of de cliënt een seintje wil geven aan de HV (vinkje in We-dossier cliënt heeft teruggebeld/ g d) 3.2. Aanpassing Extern verwezen naar Huidige variabele extern verwezen naar : Is een subformulier met de volgende velden : tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

6 Dit wordt als volgt aangepast (zichtbaar vanaf 1/8/2015) : Type doorverwijzing met volgende meerkeuzelijst : - verwijzing - toeleiding - toewijzing (= met mandaat) met ondersteuning - toewijzing (= met mandaat) zonder ondersteuning Indien toeleiding of toewijzing aangeduidt wordt, worden de volgende velden zichtbaar : - Datum doorverwijzing = datum van verwijzing (= standaard datum van vandaag) - Is opgestart = ja/nee veld. Indien ja ingevuld wordt, wordt volgend veld zichtbaar: - Datum effectief opgestart = datum van effectieve opstart vervolgbegeleiding tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

7 3.3. Aanpassing Intern verwezen naar Huidige variabele : wordt op alleen lezen gezet : Dit wordt als volgt aangepast (zichtbaar vanaf 1/8/2015) : De variabele intern verwezen naar wordt een subformulier (meerdere antwoorden mogelijk), met de zelfde velden en definities van de externe doorverwijzing. Type doorverwijzing met volgende meerkeuzelijst : - verwijzing - toeleiding - toewijzing (= met mandaat) met ondersteuning - toewijzing (= met mandaat) zonder ondersteuning Indien toeleiding of toewijzing aangeduidt wordt, worden de volgende velden zichtbaar : - Datum doorverwijzing = datum van verwijzing (= standaard datum van vandaag) - Is opgestart = ja/nee veld. Indien ja ingevuld wordt, wordt volgend veld zichtbaar: - Datum effectief opgestart = datum van effectieve opstart vervolgbegeleiding tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

8 4. ALGEMENE AANPASSINGEN IN BEGELEIDINGSMAP 4.1. Begeleidingsformulier Op het begeleidingsformulier zal een extra veld toegevoegd worden om de casus-nummer van het doorverwijzende onthaal (of begeleidings)casus in te noteren : op deze manier kunnen we hulpverleningstrajecten over verschillende casussen heen uniek volgen Doelstellingen op typemodule-formulieren Er komt een extra veldje op het subformulier om de doelstellingen op te volgen : acties/stappen. Zo kan men de doelstellingen beter opvolgen ivm handelingsplan. tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

9 5. INDICATORMETING OP TYPEMODULEFORMULIEREN 5.1. Sectorafspraken mbt indicatormeting (tekst kwaliteitscoördinatoren) Visie indicatormeting - We verwijzen hier naar de 10 aspecten van zorg waarbij de indicatormeting de effectiviteit van de hulpverlening gaat meten. - We omschrijven de effectiviteit van de hulpverlening als een koppeling tussen het gewenst effect van de begeleiding en het resultaat. We reflecteren hier dus niet over de hulpverlening. - De indicatormeting onderscheidt zich van nazorg maar kan samenvallen met nazorg en is dus niet altijd gescheiden van nazorg. Uit de indicatormeting kan een nieuwe hulpvraag ontstaan. - We vertrekken van de intrinsieke waarde van hercontactname (al dan niet gecombineerd in een nazorgtraject) - We bieden daarbij ondersteuning (hoe? zorgzaamheid, deontologie, wat met cliënten die hervallen?, - Geaggregeerde gegevens gebruiken we in onze zelfevaluatie (koppeling met zorgaspect effectiviteit) - De meting van de indicator (als deel van) gebruiken we omzichtig als beleidsinformatie naar de overheid e.d. Definitie indicatormeting Bij een Indicatormeting meten we de duurzaamheid van de in de hulpverlening bereikte resultaten. We doen een check van deze duurzaamheid volgens sectoraal bepaalde afspraken.(de indicatormeting is geen reflectie op de hulpverlening). Werkwijze indicatormeting -bij het afronden van de begeleiding (= eindevaluatiegesprek) wordt de vraag gesteld aan de cliënt of de cliënt akkoord is voor een hercontactname. -we informeren de cliënt in het eindevaluatiegesprek over het wat, wanneer, hoe en de resultatenverwerking -de hercontactname gebeurt in afspraak met de cliënt (communicatiekanalen) -als de cliënt niet wenst om mee in te stappen in de indicatormeting dan respecteren we dit en noteren dit in het We-dossier. (deontologie) -Bij de toestemming werken we met het prinicpe van de geïnformeerde toestemming (aanvinkvakje) -De indicatormeting betreft een ja/ nee vraag in het We-dossier ( van de vraagstelling naar de cliënt) -Indien neen dan bieden we de mogelijkheid van een hulpaanbod opnieuw aan -Bij een positief effect is er geen verder gevolg. -De indicatormeting wordt georganiseerd in de teams voor slachtoffers en plegers IFG, preventieve woonbegeleiding, schuldhulpverlening, scheiding en plegers seksueel misbruik. (beperking tot de RI s) -de indicatormeting gebeurt op een zorgzame manier tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

10 5.2. Aanpassing typemodule-formulieren ifv indicator-meting De indicatormeting betreft altijd een ja/ nee vraag in het We-dossier. Deze vraag duidt aan dat men met de cliënt afgesproken heeft om opnieuw contact op te nemen na enige tijd in functie van indicatormeting. De variabele noemt cliënt geeft toestemming met indicatormeting ja/neen Indien hier ja op geantwoord wordt, - verschijnt de extra vraag (zie hieronder bij vraag ) - plaatst de hulpverlener een deadline op het formulier zodat het binnen x maanden bij de deadlines-overzicht verschijnt Hieronder wordt aangegeven op welke typemodule-formulieren indicator-meting vragen zullen verschijnen : Geweld en misbruik Typemodules : - Begeleiding intrafamiliaal geweld - Integrale residentiële begeleiding van slachtoffers partnergeweld RGI Vraag : 6 maanden na afronden van de begeleiding is het cliëntsysteem nog vrij van nieuwe geweld feiten ja/nee Scheidingsproblemen Typemodules : - Scheidingsbemiddeling - Ouderschapsbemiddeling Vraag : De begeleiding heeft tot een ondertekende geleid. ja/nee tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

11 Uithuiszetting Typemodule : - Preventieve woonbegeleiding Vraag : 1 jaar na afronding van de begeleiding is (zijn) de cliënt(en) nog steeds vrij van uithuiszetting. ja/nee Plegers seksueel misbruik Typemodule : - Begeleiding seksuele delinquenten Vraag : 1 jaar na afronding van de begeleiding is de cliënt niet hervallen ja/nee Schuldhulpverlening Typemodule : - Financiële casus, formulier schuldbemiddeling Formulier : Op Formulier schuldbemiddeling Vraag : 1 jaar na afronding van de begeleiding is(zijn) de cliënt(en) schuldenvrij of zijn de schulden beheersbaar. ja/nee Woonproblematiek Typemodule : - Preventieve woonbegeleiding - Begeleid zelfstandig wonen voor jongvolwassenen - Begeleid wonen - Integrale residentiële begeleiding thuisloosheid - Integrale begeleiding in het kader van studio-opvang - Integrale residentiële begeleiding van jongvolwassenen - Integrale residentiële begeleiding van slachtoffers partnergeweld - Integrale residentiële begeleiding van slachtoffers mensenhandel Vraag 1 : Kan zelfstandig wonen gerealiseerd worden? met volgende meerkeuzelijst : - Zelfstandig wonen zonder verdere begeleiding - Zelfstandig wonen met verdere begeleiding - Afgebroken Vraag 2 : is er interne samenwerking gerealiseerd ifk hulpverleningsplan? Ja/neen tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

12 6. AANPASSINGEN MAP INFO - Tweede tab OCMW toevoegen indien mogelijk voorwaardelijk zodat deze pas verschijnt indien medewerker hiervoor kiest. Zelfde items als op OCMW motivatie => voornamelijk residentiële settings hebben nood aan een 2 de OCMW aangezien cliënten daar vaak een OCMW hebben ifv verblijfskosten en een tweede ifv verhuis. - School = > subform opvolging toevoegen cfr. Vorige - kinderbijslag : subform opvolging toevoegen cfr vorige - verzekering : subform opvolging toevoegen - tewerkstelling: subform opvolging toevoegen - wonen : subform opvolging toevoegen - overige overeenkomst : opvolging toevoegen - zelfstandige : opvolging toevoegen - justitie : opvolging (andere toevoegen : cfr.drie diensten voldoen niet). Nieuw tabblad : - Pensioenen : nieuw tabblad - Collectieve schuldenregeling : voor wie wenst kunnen we het element uit de financiële casus toevoegen in de map info in de algemene casus. tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

13 7. ONZICHTBAAR MAKEN VAN ENKELE VRAGEN - Op contacten met derden wordt dit onderstaande veld onzichtbaar (staat al een tijdje als alleen lezen ) - Op het typemoduleformulier wordt dit onderstaande veld onzichtbaar (staat al een tijdje als alleen lezen ) tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli

14 8. AANPASSINGEN FIN CASUS Wijziging mappenstructuur. IPV automatisch plaatsen, niet plaatsen bij opstart. Enkel de map keuze en methodieken mag standaard geplaatst worden. Op schuldeiser : naast de betaalreferte ook een eigen referte toevoegen. Codelijst inkomsten en uitgaven aanvullen (nu ontbreken een aantal items) memo op maandbudget toevoegen. Verwijderen eenmalige schuldbemiddeling op keuze en methodieken Dit staat nu op onthaal / begeleiding in casus amb-res, hoeft niet meer in fin casus. tel fax info@caw.be Regas- aanpassingen juli