Adviesnota aan gemeenteraad

Transcriptie

1 Adviesnota aan gemeenteraad Onderwerp Stimuleren zelfsturing dorpen en wijken Datum 14 maart 2012 Naam steller Wilco van der Bas Kenmerk Afdelingsmanager Erik Voesten Afdeling Bestuurszaken Coördinator Toos Leijsten Voorstel 1. Kennisnemen van het Overzicht hoofdprioriteiten uitvoeringsprogramma s Dorps- en Wijkontwikkelingsplannen Vaststellen Tijdelijke wegingmethodiek zelfsturingtrajecten. 3. Vaststellen Raamkrediet zelfsturing dorpen en wijken Vullen van het raamkrediet maakt onderdeel uit van het separate besluitvormingstraject Voorjaarsnota in juni september 2012 als uiterste inleverdatum voor de eerste tranche zelfsturingtrajecten vaststellen. 6. De eerste tranche zelfsturingtrajecten volgens de wegingmethodiek beoordelen en vaststellen in de Raadsvergadering van 18 december Aanleiding Op 14 februari jl. heeft de gemeenteraad richtinggevende uitspraken gedaan over de Discussienota Realisatie Uitvoeringsprogramma s DOP s/wop s Voorliggende nota is de concretisering van de discussienota, die als naslagwerk dient. Binnen de gemeenteraad bestaat brede consensus over de voorgestelde richting - om de hoofdprioriteiten uit de uitvoeringsprogramma s onder maximale verantwoording van de dorpen en wijken zelf te realiseren die recht doet aan de grote inzet van vrijwilligers en aan de doorontwikkeling van de gebiedsgerichte werkwijze. Deze richting sluit hiermee aan op de Strategische Visie Venray 2020 en op speerpunten uit het Coalitieakkoord Koers naar een nieuw evenwicht d.d. 22 december Tijdens het besluitvormingsproces van de discussienota zijn opmerkingen en aanvullingen ingebracht, zowel door de gemeenteraad als door de dorps- en wijkraden, die tot 1 februari jl. hun reacties kenbaar konden maken. De belangrijkste kanttekeningen zijn: zorg voor ondersteuning van initiatiefnemers in de voorbereidingsfase van hun plan (genoemd door gemeenteraad én dorps-/wijkraden) ken het wegingcriterium Duurzaamheid een hogere waardering toe (gemeenteraad én dorps-/wijkraden) breng in beeld wat realisatie van de hoofdprioriteiten in totaliteit kost en welk deel daarvan uit reguliere budgetten kan worden gefinancierd? (gemeenteraad) kan het uitvoeringsbudget voor een plan zo gelabeld worden in de gemeentelijke begroting, dat het met zekerheid wordt ingezet voor het plan? (dorps- en wijkraden) wat is de stand van zaken van de overige wensen/ideeën/plannen uit de uitvoeringsprogramma s van de Dorps- en Wijkontwikkelingsplannen? (gemeenteraad) Pagina 1 van 8

2 voer binnen de wegingmethodiek een drempel in (gemeenteraad en dorps- /wijkraden) In voorliggende nota en bijlagen zijn deze kanttekeningen verwerkt. Waar gesproken wordt over wegingmethodiek en raamkrediet moet gelezen geworden Tijdelijke wegingmethodiek zelfsturingtrajecten en Raamkrediet zelfsturing dorpen en wijken Deze nota hangt nauw samen met de Voorjaarsnota 2012: Op 8 mei besluitvorming over wegingmethodiek en de financieringsmethode in de vorm van een raamkrediet (via voorliggende nota); In juni besluitvorming over de hoogte van het raamkrediet (Voorjaarsnota 2012). Hiermee willen we geen voorschot nemen op de verdeling van schaarse middelen, maar wordt wel communicatie en verwachtingsmanagement naar dorps- en wijkraden en initiatiefnemers mogelijk gemaakt. Voor het slagen van het in 2010 ingezette proces van Zelfsturing is het essentieel om de energie van buiten vast te houden. Dat betekent dat initiatiefnemers, die een grote inzet plegen op hun leefbaarheidproject, verder moeten kunnen, met de focus op de eerste inleverdatum van hun initiatief: uiterlijk 30 september De dorps- en wijkraden hebben aangegeven dat voor hen de duurzaamheid van de te kiezen gemeentelijke financieringsmethode cruciaal is voor geloof in de realisatie van de zelfsturingtrajecten en het gemotiveerd houden van de vrijwilligers. Het doel van de nota is om zelfsturing van gemeenschappen (buurten, dorpen en wijken) te stimuleren. Als aanvulling op de discussienota plaatsen wij zelfsturing graag in het ontwikkelperspectief van de gemeente Venray. Die richting is op 12 december 2011 als volgt verwoord in de Verklaring van Wellerlooi: College en management van de gemeente Venray verklaren dat: onze houding wordt gekenmerkt door lef, vertrouwen en loslaten met respect voor ieders rol, waarover we elkaar op een opbouwende wijze aanspreken en feedback geven, we de beweging stimuleren van een activiteitgerichte en beheersmatige organisatie naar een procesgerichte organisatie gericht op ontwikkeling, samen met interne en externe partners die waarde toevoegen aan de gemeenschap, we werken aan een vraaggerichte organisatie die over de afdelingen heen flexibel en snel kan inspelen op zowel interne als externe vragen/uitdagingen, voor voorstellen m.b.t. verhoging van regeldruk en beleid, als uitgangspunt geldt: nee, tenzij, dus extra regelgeving en beleid moet toegevoegde waarde hebben, voor initiatieven van externe partners en ontwikkelingen geldt ja, mits, we meer ruimte gaan bieden aan initiatieven van en voor de gemeenschap, we zorgen voor een continue dialoog tussen bestuur en management, en we kritiek beschouwen als een prikkel om hiervan te leren en verder te groeien. De nota stimuleert dus niet alleen gemeenschapsontwikkeling (door zelfsturing), maar tegelijkertijd ook de ingezette organisatieontwikkeling. Het uitgangspunt is dat de ontwikkeling van zelfsturing én van de gemeentelijke organisatie een geleidelijke en meerjarige beweging is. En dat beide ontwikkelingen elkaar versterken; rollen, taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen gaan (versneld) wijzigen. Om die reden zijn de wegingmethodiek en het raamkrediet van tijdelijke aard; zes jaar tot en met Pagina 2 van 8

3 Een bewust gekozen termijn waarbinnen de volgende coalitieperiode valt ( ). Dit toont de wil van de gemeenteraad om tot een betrouwbare financiële borging van de zelfsturingtrajecten te komen. Over 6 jaar bepalen we vervolgens of de genoemde beweging, extern én intern voldoende is geïmplementeerd en gemeengoed is geworden en dus of de wegingmethodiek en het raamkrediet dan kunnen worden opgeheven. Succesvolle implementatie houdt in dat de meerwaarde van initiatieven van, voor en door de gemeenschap vroegtijdig wordt onderkend en dat eventueel benodigde aanvullende financiering voor die initiatieven conform de reguliere werkwijze in de gemeentelijke (meerjaren-)begroting wordt opgenomen. Beoogd resultaat Per beslispunt: 1. Inzicht in de hoofdprioriteit per gebied, die onder maximale verantwoordelijkheid van de dorpen en wijken zelf vóór 2020 worden gerealiseerd. Alle afzonderlijke DOP s/wop s zijn reeds door de raad vastgesteld. De daarin opgenomen hoofdprioriteiten zijn in bijlage 1 verzameld. Alle overige projecten/ideeën/wensen uit de uitvoeringsprogramma s worden momenteel in één bundel samengevat. Deze wordt op korte termijn ter kennisname van de gemeenteraad aangeboden. 2. Een tijdelijke wegingmethodiek waarmee zelfsturingtrajecten worden beoordeeld, gewogen en in rangorde gezet. In bijlage 2 is de wegingmethodiek ten behoeve van de zelfsturingtrajecten weergegeven. Het doel hiervan is : vast te stellen welke ingediende zelfsturingtrajecten voldragen plannen zijn; het onderling afwegen van deze plannen en voor zover (financieel) nodig in rangorde van uitvoering plaatsen; vervolgens het door de raad toekennen van financiën aan de bovengenoemde projecten. Deze methodiek voor de eerste keer toe te passen in het raadsvoorstel van 18 december Een raamkrediet dat een duurzame dekking en borging onder de zelfsturingtrajecten legt. 4. Vulling van het raamkrediet. Conform interne richtlijnen vindt dit plaats via de Voorjaarsnota Heldere communicatie naar initiatiefnemers over de uiterste inleverdatum van hun leefbaarheidplan, ten behoeve van de eerste tranche te wegen zelfsturingtrajecten. 6. Inventarisatie en weging van zelfsturingtrajecten en het vaststellen van een rangorde in de uitvoering ervan. Tevens het toekennen van uitvoeringsbudgetten. Nadere toelichting op beslispunt 3. Vaststellen Raamkrediet zelfsturing dorpen en wijken Het is voor de gebiedspartners helder dat de financiële middelen beperkt zijn en zoals het er naar uitziet nog beperkter zullen worden. Duidelijk is ook dat niet alles kan en niet alles tegelijk kan. Tegelijkertijd is het zeer belangrijk om de de energie buiten vast te houden en het vertrouwen van burgers in de lokale overheid te behouden. Dit lukt enkel als dit gewaarborgd wordt door betrouwbare, lange termijn afspraken. In essentie draait het om drie vragen die de initiatiefnemers stellen: a. Is er geld als wij aan de beurt zijn? b. Wanneer zijn we aan de beurt en kruipt niemand voor? c. Is er ondersteuning als wij niet alle kennis in huis hebben? Ten aanzien van ad a. Om recht te doen aan de inzet van de gemeenschap (dorp/wijk/initiatiefnemers) is - na het doorlopen van het proces om te komen tot een DOP/WOP met uitvoeringsprogramma en uiteindelijk hoofdprioriteit én vaststelling door de raad niet meer de vraag over nut en noodzaak aan de orde. En Pagina 3 van 8

4 resteert enkel de vraag wanneer en hoe de hoofdprioriteiten uitgevoerd worden. Voor de zelfsturingtrajecten uit de DOP s/wop s is het om die reden van groot belang om een raamkrediet in te stellen van waaruit de initiatieven/projecten separaat worden gefinancierd. Daarmee wordt aan dorpen/wijken/initiatiefnemers vertrouwen geschonken dat hun project/initiatief te zijner tijd wordt gefinancierd. Een raamkrediet is een budget dat door de gemeenteraad meerjarig wordt verleend. Het voostel is om bij de Voorjaarsnota: het raamkrediet voor 2013 toe te kennen; en de budgetten voor de opvolgende jaren wat de hoogte betreft richtinggevend vast te stellen. Door het plafond van het toe te wijzen krediet is tevens helder dat de mogelijkheden niet onbegrensd zijn. Ten aanzien van ad b. Wanneer met behulp van de wegingmethodiek een rangorde wordt vastgesteld in de projecten die rijp zijn voor uitvoering, wordt helder wie achter wie aan de beurt komt. De wegingmethodiek globaal: 1. is het initiatief in het DOP/WOP opgenomen? 2. welk type project is het? 3. welk wegingcijfer (uit te drukken in leefbaarheidpunten) geldt voor dit project? Afweging vijf vaste criteria: 3.1. Hoe groot is het draagvlak in de gemeenschap voor dit project? 3.2. Draagt het bij aan een betere (leef)gemeenschap? 3.3. Op welke wijze en in welke mate draagt het bij aan duurzaamheid? 3.4. Welke inzet/prestaties levert de gemeenschap? 3.5. Heeft het project aandacht voor ontwikkelingen met betrekking tot bevolkingssamenstelling en/of omvang? 4. haalt het project de ondergrens van 18 leefbaarheidpunten en is daarmee een voldragen plan? 5. levert de gemeenschap een substantiële (financiële) bijdrage aan de realisatiefase van het project? De verdere uitwerking hiervan staat in bijlage 2. Er is dus geen vaste datum dat men aan de beurt is. Daarnaast is het onontbeerlijk dat helder gecommuniceerd wordt hoe het meerjarige uitvoeringstraject verloopt. Antwoorden op vragen als; is er voortgang bij mijn voorgangers?, zullen het vertrouwen moeten doen groeien. Wanneer er onverhoopt zaken gebeuren die voor de gemeente niet te voorzien waren en waar extra middelen voor moeten worden uitgetrokken, kan het zijn dat de uitvoering een versnelling lager komt te liggen. De rangorde verandert daardoor echter niet. Ook iedereen vóór mij zal dan immers langer moeten wachten. De combinatie van a. en b. moet voldoende vertrouwen scheppen dat initiatiefnemers weten waar ze aan toe zijn, zodat ze zelf de afweging kunnen maken of ze in die omstandigheid nog willen doorgaan met hun initiatief/project. Ten aanzien van ad c. In het proces van zelfsturing worden door de gemeente stevige eisen gesteld aan de op te stellen leefbaarheidplannen. Naast het inhoudelijke plan vergt ook het proces om op eigen kracht draagvlak en inzet bij de medebewoners op te halen de nodige inzet en verstand van zaken. Indien een dorp of wijk technische of procesmatige kennis niet zelf kan inbrengen, kan ondersteuning worden gevraagd bij de gemeente en de andere professionele gebiedspartners. Pagina 4 van 8

5 Ook voor de gemeente zelf geeft zelfsturing een geheel nieuwe dimensie aan het werk. Immers, de leefbaarheidplannen zijn van, voor en door de dorpen/wijken/initiatiefnemers. Het is cruciaal om dat uitgangspunt in alle interactie tussen initiatiefnemers en gemeente centraal te stellen. Dit stelt hoge eisen aan het samenwerkingsproces en aan de te voeren communicatie. De gemeente dient hiervoor, waar nodig, naast vaktechnische medewerkers ook gekwalificeerde procesbegeleiders in te zetten. Daarom wordt in de Voorjaarsnota 2012 voor het raamkrediet niet alleen een voorstel gedaan voor uitvoeringsbudgetten, maar wordt ook een dekkingsvoorstel gedaan voor bovengenoemde ondersteunende werkzaamheden. Overigens willen wij hier ook aangeven dat er voor deze advieswerkzaamheden, die op verzoek van de initiatiefnemers worden uitgevoerd, ook maatschappelijke partijen actief zijn, die uit ideële overwegingen bewonersinitiatieven ondersteunen. Voorbeelden zijn de Stichting Vitaal Kapitaal en de Koninklijke Nederlandsche Heidemaatschappij. Argumenten A. Met het uitvoeren van de hoofdprioriteit geeft de gemeenschap een concrete invulling aan hun DOP/WOP en het geeft een sterke impuls aan het proces van gemeenschapsontwikkeling door zelfsturing. Het is de volgende ontwikkelingsfase van gebiedsgericht werken die leidt tot het oppakken door nog meer bewoners van de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor de leefbaarheid van eigen buurt, wijk of dorp. B. Uitvoering van de hoofdprioriteiten betekent concretisering van het belangrijkste gedachtegoed achter het visiedocument Leefbaarheid Leefbaarheid is van bewoners. Bewoners bepalen de mate van succes van een dorp of wijk als het gaat om het realiseren van de gebiedsvisie En hiermee de kwaliteit van de leefomgeving (zowel openbare ruimte als maatschappelijke voorzieningen) te verbeteren of ten minste gelijk te houden. Dit noemen we zelfsturing. De gemeente en maatschappelijke partners stellen zich dienend op. C. De overheid en haar partners kunnen (en willen) het niet allemaal meer zelf en moeten op onderdelen keuzes maken. De overheid is in toenemende mate afhankelijk van inzet door burgers en organisaties. Bewoners zijn experts als het gaat om de eigen leefomgeving. Niet langer bepalen professionals wat goed of belangrijk is voor bewoners. D. Meer participatie van derden is noodzakelijk om voorzieningenniveau in de dorpen en wijken op peil te houden of te verbeteren. De overheid dient een basis voorzieningenniveau te garanderen. Het meerdere kan slechts door de gemeenschap zelf en vaak met hulp van derden tot stand worden gebracht c.q. in stand worden gehouden. E. Bewoners emanciperen en een deel van hen kan/wil meer invloed hebben. De maatschappelijke trends en ontwikkelingen laten zien dat burgers verantwoordelijkheid willen en kunnen nemen. F. Door middel van een transparante wegingmethodiek krijgen initiatiefnemers inzicht of hun initiatief een voldragen plan betreft. Initiatiefnemers wordt zo duidelijk of het initiatief voldoende kwaliteit en draagvlak bezit. Hiermee wordt voorkomen dat door alle partijen werkzaamheden worden verricht en pas in een later stadium duidelijk wordt dat het initiatief nog niet ver genoeg is uitgewerkt voor een definitieve weging. G. Dankzij een wegingmethodiek in combinatie met betrouwbare financiële afspraken houden de gemeenschappen zicht op concrete uitvoering van hun hoofdprioriteit. Pagina 5 van 8

6 Na besluitvorming kan de uitvoeringsvolgorde van de verschillende gewogen hoofdprioriteiten niet meer worden gewijzigd. De termijn van uitvoering blijft vanzelfsprekend afhankelijk van de financiële middelen die voorhanden zijn. H. Een door de gemeenteraad in te stellen meerjarig raamkrediet, gericht op realisatie van de hoofdprioriteiten, versterkt het vertrouwen in de gemeente bij gebiedspartners en initiatiefnemers. Vertrouwen kan door de overheid enkel worden verkregen door consequent en consistent handelen. I. Een raamkrediet bevordert slagvaardig handelen. Voldragen initiatieven worden via raadsbesluiten gefinancierd uit het raamkrediet. Gezien de aard van de initiatieven (projecten in de openbare ruimte en accommodaties) kunnen de financiële gevolgen voor het merendeel (met name de kapitaalslasten als afschrijvingen en rentelasten) in de meerjarenbegroting worden opgenomen. In vergelijking met het instellen van een fonds wordt de gemeentelijke exploitatie hierdoor niet in één keer belast, maar verdeeld over bijvoorbeeld 40 jaar (afhankelijk van de geldende afschrijftermijnen). Indien er in een jaar geen of minder uitgaven worden gedaan, blijft het raamkrediet toch staan. Het blijft in principe in stand, tenzij de raad meent dat het lang genoeg of te lang is blijven staan. J. Partijen die nog de kat uit de boom kijken worden gestimuleerd om zelfsturing als kans en uitdaging op te pakken. Door de initiatieven van de koplopers van zelfsturing te omarmen, wordt het peloton verleid zich ook te verhouden tot zelfsturing. Dit geldt voor bewoners(-organisaties) én voor professionele gebiedspartners, inclusief de gemeente. Integraliteit/Relatie met andere beleidsvelden Deze nadere uitwerking van het genoemde visiedocument raakt vele beleidsterreinen, zoals: Decentralisatieopdrachten Accommodatiebeleid Kadernota Wmo Gebiedsgericht werken is immers een integrale werkwijze. Op de genoemde beleidsterreinen wordt op een later moment teruggekomen. Kanttekeningen/risico's Onvoldoende borging in de meerjarenbegroting, doet geen recht aan de inzet van de gemeenschappen, zal initiatiefrijke burgers ontmoedigen en maakt verwachtingsmanagement onmogelijk. Overigens staat hier tegenover dat dit raadsvoorstel vooraf de zeer beperkte financiën helder uitdraagt. Duidelijk moet zijn dat het ten uitvoer brengen van de nota in grote mate bijdraagt aan het creëren van de juiste startsituatie om de uitdagingen uit de Decentralisatieopdrachten als Venrayse samenleving het hoofd te kunnen bieden. Voorliggende nota legt het fundament waarop de decentralisatieopdrachten succesvol gebouwd kunnen worden. Het versterkt namelijk het vertrouwen van inwoners en gemeente in elkaar. Het uitgangspunt is dat de gemeente het gewenste basisniveau (openbare ruimte en voorzieningen) in dorpen en wijken op orde heeft en houdt. Zelfsturing geeft dorpen en wijken de kans om bovenop dat basisniveau (door eigen inzet, enz.) extra kwaliteit toe te voegen. Dit betekent dat er verschillen gaan ontstaan tussen gebieden. Immers, meer zelfsturing betekent meer kwaliteit. Pagina 6 van 8

7 Communicatie Extern De dorps- en wijkraden en de professionele gebiedspartners zijn geïnformeerd. Inwoners worden via de websites en regelmatig van de voortgang op de hoogte gebracht. Het bijgesloten persbericht kan na besluitvorming worden verzonden. Intern Via de digitale nieuwsbrief en presentaties in het kader van Venrays Werken voor de betrokken collega s en/of afdelingen. Financiële gevolgen In de Voorjaarsnota 2012 zal een concreet voorstel worden gedaan voor de financiering van de zelfsturingtrajecten. Om een stevige impuls te geven aan de uitvoering van de zelfsturingtrajecten is aanvullend budget nodig. Handelend volgens de richtlijnen uit de raadsinformatiebrief d.d. 13 december 2011 is het enige jaarlijkse moment voor het labelen van nieuwe budgetten het traject van de Voorjaarsnota. Personele/organisatorische gevolgen De toepassing van de wegingmethodiek valt binnen de reguliere taken van de organisatie (integrale advisering door de afdelingen in samenwerking met de strategische denktank). In de fase dat initiatiefnemers hun zelfsturingtraject aan het ontwikkelen zijn, kunnen zij, indien kennis niet binnen eigen gemeenschap voor handen is, een beroep doen op de gemeente voor procesmatige en/of vakinhoudelijke begeleiding. Dit zal in het voorstel voor de financiering van de zelfsturingtrajecten (Voorjaarsnota 2012) worden geborgd. Juridische gevolgen/rechtmatigheid N.v.t. Fatale termijnen Toezegging tijdens de raadsbehandeling van de discussienota op 14 februari 2012, dat de definitieve uitwerking van de discussienota in de raadsvergadering van 8 mei 2012 wordt behandeld. Overleg gevoerd met Extern Dorps- en Wijkraden. Intern Lucien Peeters (portefeuillehouder Leefbaarheid), Joost Smits (concern controller), strategische denktank: Peter Huijs, Mat van den Beuken (senior beleidsmedewerkers) en Simône Huijs (senior concern beleidsadviseur), aangevuld met Elleke Raedts, Margon van den Hoek, Germy Thielen en Monique Janssen (beleidsmedewerkers), Ruud Bosmans (adviseur financiën), Marty Arts (adviseur planning en control), Bert Albers (communicatieadviseur), Hanneke Beerkens (Senior bedrijfsadviseur), Henk Verstegen en Han Verkuijlen (contactfunctionarissen GGW). Vervolgtraject besluitvorming In juni 2012 via de Voorjaarsnota de hoogte van het raamkrediet. In de Voorjaarsnota wordt ten behoeve van het door de Raad gewenste inzicht in de benodigde middelen een vertrouwelijk te behandelen calculatie opgenomen. De calculatie is nu al als bijlage toegevoegd aan de voorliggende nota, zie bijlage 3. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan een belangrijke wens van de gemeenteraad. Pagina 7 van 8

8 Evaluatie In 2013, nadat alle DOP s/wop s eind 2012 gereed zijn, wordt een evaluatie GGW gehouden. Daarin worden ook de eerste ervaringen met de wegingmethodiek meegenomen. Bijlagen 1. Overzicht Hoofdprioriteiten uitvoeringsprogramma s Dorps- en Wijkontwikkelingsplannen Tijdelijke wegingmethodiek zelfsturingtrajecten 3. Calculatie zelfsturingtrajecten Naslagwerk 1. Discussienota Realisatie Uitvoeringsprogramma s DOP s/wop s (behandeld d.d. 14 februari 2012) 2. Visiedocument Leefbaarheid 2020 Routeplanner voor vitale dorpen en wijken (vastgesteld d.d. 14 december 2010) Pagina 8 van 8