inzicht in overhead 1

Transcriptie

1 inzicht in overhead 1 huidige situatie bij toerekening indirecte kosten onoverzichtelijk BBV geen voorschriften kostentoerekening, wel par. bedrijfsvoering en lokale heffingen nadelen regelmatige discussie over tariefberekening indirecte kosten toegerekend en niet zichtbaar raad geen zeggenschap over hoogte en samenstelling indirecte kosten (20-50% van de kosten) financiële vergelijkbaar verstoord toerekening rente verschillend en ondoorzichtig 1

2 inzicht in overhead 2 overhead en rentetoerekening centraal overhead = functies gericht op sturing en ondersteuning primaire proces nieuw: registratie overhead centraal in afzonderlijk taakveld hiermee vervalt noodzaak complexe en ondoorzichtige kostentoerekening, geldt ook voor rente raad kan beter sturen op bedrijfsvoering vergelijking met andere gemeenten mogelijk uitgangspunt: kosten zoveel mogelijk direct toerekenen directe bedrijfskosten in betreffende taakveld registreren 2

3 inzicht in overhead 3 waar integrale kostprijs nog een rol speelt nieuw: niet meer rekenen in begroting en verantwoording met integrale kostprijs uitzondering bij grondexploitatie, investeringen en projecten EMU- saldo indirecte kosten via algemeen verdeelsleutel verhouding som loonkosten en kosten inhuur derden per taakveld wordt geleverd door CBS voor kostendekkende tarieven toelichting in par. lokale heffingen voor BTW en Vpb extracomptabele integrale kostprijsbenadering 3

4 overhead en rente overhead wordt ondergebracht in apart onderdeel programmaplan naast de vpb hoe om te gaan met integrale kostprijs? waar nodig extra comptabel regelen? wel mogelijk onderverdeling in taakvelden? hoe om te gaan met dekking tarieven? wat regelen in verordening 212 Gw rente-omslag verplicht gesteld door de commissie BBV is 8met een notitie overhead uitgebracht waarin stellige uitspraken en aanbevelingen worden gedaan met betrekking tot overhead 4

5 notitie overhead - algemeen onderdeel interne sturing en betere vergelijkbaarheid is : beter inzicht in overhead beter inzicht is eenvoudige wijze en meer zeggenschap definitie: alle kosten die samenhangen met sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces zoveel mogelijk kosten die direct zijn toerekenen aan taakveld bedrijfskosten gericht op externe klant in desberteffende taakveld registreren overhead centraal begroten op overzicht overhead (taakveld 4) aansluiting zoeken bij vensters voor bedrijfsvoering overhead uitgangspunten directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead (ook uitbesteding salarisadministratie) sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead positionering binnen organisatie heeft geen invloed op de beoordeling overhead 5

6 notitie overhead - wat valt onder overhead overhead bestaat in elk geval uit leidinggevenden primair proces. niet projectleiding en coordinatoren financien, toezicht en controle gericht op eigen organisatie P&O en HRM inkoop interne en externe communicatie juridische, niet afhandeling bezwaar- en beroepsschriften en primaire taken (verg.verlening) bestuurszaken en bestuursondersteuning (niet raadsgriffie 0.1) informatiecvoorziening en automatisering (ICT) fcilitaire zaken en huisvesting DIV managementondersteuning primaire proces 6

7 notitie overhead - concrete betekenis huisvestingskosten huisvesting algemene taken overhead niet tot overhead: huisvesting specifiek taakveld personeel loonkosten kosten van (niet leidinggevende) medewerkers directe en ondersteunende taken naar rato van (een ingeschatte) tijdsbesteding (max bv aantaal taakvelden) loonkosten directeur zwembad valt onder overhead, ook als hij uitvoerende taken verricht verzekeringskosten en opleidingsbudgetten personeel ICT kosten applicatiebeheerders en software voor een specifieke taak worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld. Bijvoorbeeld het belastingsysteem. verbonden partijen kosten op betreffende taakveld/taakvelden 7

8 notitie overhead - kostendekking inhoudelijke toelichting totstandkoming tarieven en beleidskeuzes ook op detailniveau: hoofdstukken en onderdelen en mate van kruissubsidiëring berekening volgens tabel berekeningswijze extracomptabel overhead op consistente wijze vaststelling door raad en opnemen in financiële verordening ex 212 Gem wet denken aan methodiek CBS (op basis personeelskosten) of naar rato omvang taakvelden stellige uitspraak bij berekening van tarieven moet methodiek voor toerekening van overhead worden opgenomen in de financiële verordening integrale kostprijs voor BTW en Vennootschapsbelasting noodzakelijk kostprijs baseren op aan taakveld toegerekende lasten met vastgesteld opslagpercentage voor overhead 8

9 tabel berekening kostendekkendheid heffing berekening kostendekkendheid heffing kosten taakveld(en), incl. (omslag)rente inkomsten taakveld(en), excl. heffingen netto kosten taakveld toe te rekenen kosten overhead incl. (omslag)rente BTW (riool- en afvalstoffenheffing) totale kosten opbrengst heffingen dekkingspercentage 9

10 notitie rente programmaplan / uitvoeringsinfo overzicht baten en lasten cf art 17 en 27 BBV voor rapportages regelen in financiele verordening 212 Gem wet bijlage baten en lasten per taakveld niet verplicht taakvelden zichtbaar te maken bij programma s keuze raad uitvoeringsinfo ook totaaloverzicht baten en lasten per taakveld cf art 66 BBV aansluiting bij begroting opnemen en presenteren verdelingsprincipe paragraaf bedrijfsvoering gebruik voor beleidsmatige ontwikkelingen op terrein van bedrijfsvoering bv. human resource management, informatiebeveiliging en duurzame inkoop 10

11 notitie rente uitvoeringsinfo aansluiting begroting overhead taakveld 0.4 overhead en ondersteuning organisatie overzicht Algemene dekkingsmiddelen bestaat uit taakveld 0.5 treasury taakveld 0.61 OZB woningen taakveld 0.62 OZB-niet woningen taakveld 0.64 belastingen overig en taakveld 0.7 algemene uitkering en overige uitkeringen Gemeentefonds bedrag heffing Vennootschapsbelasting taakveld 0.9 Vennootschapsbelasting. bedrag onvoorzien maakt deel uit van taakveld 0.8 Overige baten en lasten. 11

12 notitie rente - SU en A stellige uitspraak als er wel rentevergoeding over eigen vermogen wordt berekend, dan is deze vergoeding maximaal rentepercentage, gebaseerd op het gewogen samenstel van de externe rentelasten over lang en kort aangetrokken financieringsmiddelen toerekenen van rente aan taakvelden vindt plaats via het taakveld treasury aanbeveling renteschema uit notitie in paragraaf financiering van begroting en jaarstukken op te nemen hiermee wordt inzicht gegeven in rentelasten externe financiering, renteresultaat en wijze van rentetoerekening alhoewel in BBV mogelijkheid vooralsnog blijft bestaan om rentevergoeding (of een vergoeding voor inflatie -noem het dan inflatie en geen rente -) over eigen vermogen te berekenen en deze door te belasten aan taakvelden, wordt geadviseerd vanwege het verlangde inzicht, de eenvoud en transparantie deze systematiek niet (meer) toe te passen 12

13 notitie rente - algemeen geen rente over het eigen vermogen toerekenen aan grondexploitatie zie notitie grondexploitatie 2017 rentevergoeding eigen vermogen mag worden toegerekend bespaarde rente bij toevoeging aan reserve beschouwen als inflatievergoeding systematiek creëert een fictieve rentelast en leidt naar het (onnodig) opblazen van programmalasten en gaat daarmee ten koste van eenvoud en transparantie doorbelaste rente aan taakvelden op basis van omslagrente op basis boekwaarde activa omslagrente mag max 0,5% afwijken van werkelijke rentepercentage dat aan taakvelden moet worden toegerekend renteresultaat kan hiermee max 0,5% zijn berekening omslagrente werkelijk aan taakvelden toe te rekenen rente (in Euro s) delen door boekwaarde per 1 januari van vaste activa die integraal zijn gefinancierd taakveld treasury fungeert in feite als een kostenplaats 13

14 renteschema a. externe rentelasten over korte en lange financiering b. externe rentebaten -/- totaal door te rekenen externe rente c. rente die aan grondexploitatie moet worden doorberekend -/- rente van projectfinanciering die aan betreffende taakveld moet worden toegerekend -/- -/- saldo door te rekenen externe rente d1. rente over eigen vermogen d2. rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde) aan taakvelden (programma s incl. overhead) toe te rekenen rente e. werkelijk aan taakvelden (programma s incl. overhead) toegerekende rente (renteomslag) -/- f. renteresultaat op het taakveld treasury 14

15 Model renteomslag bepaling financieringspositie boekwaarde investeringen 1 jan. af: restant geldleningen, vaste eigen financieringsmiddelen, financieringstekort / overschot,,, bepaling netto rentelasten rente vaste schulden rente eigen financieringsmiddelen rente financieringstekort / overschot totaal netto rente,,,,, berekening omslagpercentage netto rentelasten boekwaarde investeringen per 1 jan. x 100% = renteomslagpercentage 15

16 vennootschapsbelasting resultaat ingevolge van BBV is bedrijfseconomisch resultaat is niet gelijk aan het fiscale resultaat Vpb-last (volgens fiscale winstbepaling) moet op 1 plaats worden opgenomen in de begroting en afzonderlijk zichtbaar zijn in programmaplan berekeningen fiscale winstbepaling gebeuren extracomptabel verschil berekeningen komt niet in de verslaglegging tot uitdrukking 16

17 vennootschapsbelasting en grondexploitatie NIEGG voortaan in materiele vaste activa (geen toerekening rente en overige kosten) aparte notities grondexploitatie en faciliterend grondbeleid (ing ) zijn inmiddels verschenen en zijn te vinden op de site van cie bbv 17

18 kader grondexploitatie grondbedrijven vervallen in 1997 grondexploitatie behoort thuis in exploitatie regeling in bbv inzake waardering balans (art 63, 1/3) oude notities cie BBV inzake grondexploitatie vervallen nieuwe notities grondexploitatie en faciliterend grondbeleid

19 bepalende begrippen cuasualiteit directe causuale relatie met ontwikkeling bv aanleg brug tbv toegang gebied proportionaliteit en profijtbeginsel naar verhouding openbaar nut en nut grondexploitatie bij aanzienlijk groter nut geheel toerekenen of gedeeltelijke naar ratio afweging beargumenteerd door de raad vaststellen in samenhang bepalen begrippen dan worden deze kosten directe kosten bezien 19

20 wijziging bbv Bie gronden richttermijn van 10 jaar duur grondexploitatie kostentoerekening aansluiten bij kostenverhaalsmogelijkheden cf Wet ro en Besluit ro rentetoerekening en disconteringsvoet geen effecten waardering grondexploitaties en vermogen per ultimo 2015 NIEGG classificatie strategische gronden afschaffing NIEGG, worden overige gronden kostentoerekening rente en andere kosten (niet langer toegestaan) waardering verkrijgingsprijs of duurzame lagere marktwaarde toelichting geen boekwaarde per m2 overgangsbepaling afwaardering huidige NIEGG looptijd van 4 jaar uiterlijke toets op 31dec

21 notitie grondexploitatie 1 stellige uitspraken A. het startpunt van een Bouwgrond in exploitatie (BIE) is het raadsbesluit met de vaststelling van het grondexploitatiecomplex, inclusief grondexploitatiebegroting vanaf dat moment wordt de BIE geopend en kunnen kosten worden geactiveerd en bijgeschreven op de voorraadpositie op de balans B. om de risico s die samenhangen met zeer lang lopende projecten te beperken mag de looptijd van een grondexploitatiecomplex maximaal 10 jaar bedragen deze 10 jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn, die voortschrijdend moet worden bezien en waar alleen gemotiveerd van kan worden afgeweken. een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord in de begroting en de jaarstukken de motivatie moet tevens zijn voorzien van risico-beperkende beheersmaatregelen die de gemeente heeft genomen om de onzekerheden en risico s die gepaard gaan met de langere looptijd te mitigeren 21

22 notitie grondexploitatie 2 G. de toegestane toe te rekenen rente aan BIE moet worden gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen het is niet toegestaan om rente over het eigen vermogen toe te rekenen aan BIE het over het vreemd vermogen te hanteren rentepercentage moet als volgt worden bepaald het rentepercentage van de direct aan de grondexploitatie gerelateerde financiering in het geval van projectfinanciering het gewogen gemiddelde rentepercentage van de bestaande leningenportefeuille van de gemeente, naar verhouding vreemd vermogen/totaal vermogen, indien geen sprake is van projectfinanciering indien de gemeente geen externe financiering heeft, dan wordt geen rente toegerekend aan BIE de rente aan BIE wordt toegerekend over de boekwaarde van de BIE per 1 januari van het betreffende boekjaar dit wordt per grondexploitatiecomplex (kortweg grex) berekend 22

23 notitie grondexploitatie 3 H. de disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties wordt voor alle gemeenten gelijk gesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Central Bank voor de inflatie binnen de Eurozone I. de lasten en baten verband houdende met grondexploitaties worden in de exploitatie verantwoord en via een tegenboeking (onderhanden werk) naar de balans gemuteerd het is niet toegestaan om gelden uit eigen middelen (reserves) in mindering te brengen op de onderhanden werk positie van de bouwgronden in exploitatie 23

24 notitie grondexploitatie 4 J. overgangsbepaling: de wijzigingen in de verslaggevingsregels rondom grondexploitaties voortvloeiend uit deze notitie grondexploitaties met ingangsdatum 1 januari 2016 hebben bij verwerking in 2016 géén effect op de waardering van de BIE en de vermogenspositie van gemeenten ultimo 2015 K. de presentatie van de te verwachten resultaten in de paragraaf grondbeleid dient te gebeuren tegen nominale waarde wanneer bij de berekening van de voorziening voor de verliesgevende grondexploitaties een andere waarderingsgrondslag wordt gehanteerd (de contante waarde), dan moet het effect hiervan op de te verwachten resultaten voor zowel de negatieve als de positieve grondexploitaties worden toegelicht in de paragraaf grondbeleid L. het treffen van een afboeking of een voorziening gebeurt bij een geprognosticeerd verlies direct ter grootte van dit volledige verlies. Als sprake is van een voorziening ingericht ter bestrijding van de (verwachte) tekorten in grondexploitaties, dan moet die worden gepresenteerd als een waardecorrectie op de post Bouwgrond in exploitatie. Deze wijze van verantwoording is naar analogie van de voorziening voor dubieuze debiteuren 24

25 notitie grondexploitatie 5 aanbevelingen A. Commissie BBV adviseert om de wijze waarop met de toerekening van bovenwijkse voorzieningen wordt omgegaan, vast te leggen in de Financiële verordening B. Commissie BBV adviseert gemeenten een grondprijzenbrief op te stellen met een vastgestelde uitgifteprijs voor zowel maatschappelijke grond als intern door te leveren grond, waarbij bij interne levering alleen fiscaal gezien eventuele resultaten worden gerealiseerd. Herwaardering van gronden is binnen het BBV niet toegestaan C. Commissie BBV beveelt voor het tussentijds winst nemen aan dat de lokale afweging tussen het voorzichtigheidsbeginsel en het realisatiebeginsel nader wordt uitgewerkt, bijvoorbeeld in de Financiële verordening het voorzichtigheidsbeginsel leidt er immers toe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarvoor voldoende zekerheid bestaat dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex er zijn situaties denkbaar waarbij reeds eerder voldoende zekerheid is voor winst nemen volgens het realisatiebeginsel dient in die gevallen de winst dan ook te worden genomen, hierbij dient de percentage of completion methode te worden gevolgd 25

26 notitie faciliterend grondbeleid stellige uitspraken A. kosten die gemeenten maken in het kader van faciliterend grondbeleid en kunnen verhalen op derden, classificeren als vordering op de gemeentelijke balans afhankelijk van de status van de vordering dient deze vordering op de balans van de gemeente tot uiting te komen als kortlopende vordering of overlopend actief bepalend voor de classificatie is de aanwezigheid van een getekende overeenkomst B. als de gemeente kosten verhaalt op basis van een exploitatieplan, maar verrekening nog niet kan plaatsvinden doordat nog geen omgevingsvergunning is aangevraagd of nog geen posterieure overeenkomst is gesloten, dienen de gerealiseerde nog te verhalen kosten te worden verantwoord als nog te verhalen kosten onder de overlopende activa (ex BBV artikel 40a, lid b), voor zover wordt verwacht dat deze binnen 10 jaar nog verrekend kunnen worden. Als geen zicht is op een toekomstige verrekening dan rest slechts een niet in de balans opgenomen recht 26

27 notitie faciliterend grondbeleid 2 vervolg B het kwalificeren van voorbereidingskosten voor faciliterende exploitatieplannen of nog te sluiten anterieure overeenkomsten als nog te verrekenen kosten onder de overlopende activa (ex BBV artikel 40a, lid b) is toegestaan onder de volgende voorwaarden: 1. de kosten moeten passen binnen de kostensoortenlijst van het Bro 2. de kosten mogen maximaal 5 jaar als overlopend actief blijven staan. Na maximaal 5 jaar moet het kostenverhaal zijn gerealiseerd danwel dienen de kosten te worden afgeboekt t.l.v. het jaarresultaat 3. er is een besluit door de raad of indien gedelegeerd het college genomen tot het maken van voorbereidingskosten voor facilitair grondbeleid in een aangewezen gebied voor het ontwikkelen van het exploitatieplan of tot het sluiten van een anterieure overeenkomst 27