Welkom in het Protestants Landelijk Dienstencentrum!

Transcriptie

1 Welkom in het Protestants Landelijk Dienstencentrum! 1

2 Welkom door Bert Woltinge namens gastorganisatie PKN 2

3 Opening en toelichting op het programma door Peter van Beek (dagvoorzitter) 3

4 Presentatie pilot 1 door Timo van Houdt (GoedeOrde) en Truus Klerk (Hervormde Gemeente Nieuw-Vennep/Burgerveen): Digitaal informatiebeheer met Kerkgeheugen 4

5 Informatiebeheer met Kerkgeheugen Utrecht, 20 september 2014 Timo van Houdt & Truus Klerk

6 Even kennismaken Timo van Houdt initiatiefnemer van GoedeOrde Truus Klerk medewerker Kerkelijk bureau Hervormde Gemeente Nieuw-Vennep / Burgerveen

7 Digitaal rentmeesterschap Wij dromen van kerken die op koninklijke wijze omgaan met informatie over het Koninkrijk Wij helpen kerken onthouden door het beschikbaar stellen van het digitaal en online Kerkgeheugen

8 Kerkgeheugen (1) Informatie die in uw kerk of gemeente gebruikt wordt eenvoudig en veilig: rondsturen bewaren afschermen gebruiken Kerkgeheugen is beschikbaar op PC, laptop en tablet

9 Kerkgeheugen (2) Gebaseerd op raadsinformatiesysteem Gekoppeld aan e-depot (Data Matters) Te gebruiken als of i.c.m. archiefbeheersysteem Permanent in ontwikkeling Maatschappelijke spin-off van commerciële organisatie (betrokkenheid koepels/stichting) Compleet totaal-concept ( 968 incl btw per jaar) Zoekt community en collectiviteitsvoordelen

10 Genoeg aanleiding uit de praktijk Gecrashte harddisk thuis met tien jaar historie Zwervende informatie op usb-sticks Ontbrekende stukken in dossiers Onduidelijke status van informatie Geen overdracht of vernietiging bij vertrek naar bedrijfs- of echtpaaradressen Digitale dementie: over 100 jaar gat in historie

11 Genoeg aanleiding - kijkplaatje Uniformiteit Standaardisatie Continuïteit Vertrouwelijkheid Opvolging Toegankelijkheid Terugvindbaarheid Selectie Geheimhouding Werkprocessen Rollen Privacy Vernietiging Eigendom Bewaartermijnen Overdracht Interesse Kosten Amateurisme Authenticiteit Zorgvuldigheid Raadpleging Lange termijn Primaire processen Tijdverspilling Overlijden -

12 Pilot Informatiebeheer met Kerkgeheugen Tijdens de pilot in 6 gemeenten getest Veel feedback op diverse facetten (proces, interface, functionaliteit) Pilots worden verlengd Eén van de pilotgemeenten aanwezig om ervaringen te delen

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Reflectie uit de praktijk Belangrijk: terugvindbaarheid en compleetheid Probleem: overdracht en overzicht Uitdaging: afscherming, privacy, continuïteit Voordeel: ondersteuning hybride situatie Handig: flexibiliteit, maatwerk, thuis in de kerk Nodig: lokale voortrekker, draagvlak, tijd

24 Bedankt voor de aandacht! Meer informatie op onze website:

25 Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 25

26 +

27 Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief

28 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en op de G-schijven: dit maakt wel deel uit van de intellectuele kennis van een organisatie, bedrijf of instelling! Er is geen systematisch beheer van deze informatie. Veel bewijsinformatie zit op talloze plaatsen in een organisatie, in persoonlijke bestanden.

29 Digitaal informatiebeheer loopt uit de hand, als je het niet organiseert Complete dossiers bestaan niet meer Besluiten zijn gefragmenteerd Geen vaste procedures Geen archiefdiscipline, geen duidelijke structuur met als doel om terug te vinden.

30 Toch is digitaal beheer dé oplossing voor het delen van informatie Principekeuze: alle informatie digitaal, tenzij Hoe richten we het in? Wat is nodig aan afspraken en procedures? Welke middelen zijn nodig? Hoe betrouwbaar is het?

31 De i-schijf als informatiedomein Wat is de i-schijf? Structuur aanbrengen, pilot Dossierbeheer vanuit procesverantwoordelijke Standaardinrichting mappenbeheer Alle documenten digitaal bewaren en archiveren Centraal overzicht behouden

32 Dossier = zaak Documenten dienen als zaak, in samenhang, te kunnen worden opgevraagd en gebruikt Óf documenten worden als reeks geplaatst Dossiers of delen daarvan in een autorisatiestructuur Dossiers in hun geheel behandelen voor B/V

33 Vereisten voor een uniek dossier Elke zaak is een dossier. Zaken mogen niet met elkaar worden vermengd Zaakmappen met een gemeenschappelijk kenmerk verzamelen in een map Persoon Object Onderwerp Zo mogelijk vaste map- en documentnamen hanteren

34 Uniformiteit map- en documentnamen Naamgeving documenten Mapnamen Selectie/bewaarcriteria Formatenkeuze werkformaat/archiveringsformaat Richtlijnen gebruik Keep it as simple as possible

35 Een ordeningsstructuur Is samen met gebruikers afgestemd Bevat volledige en unieke digitale dossiers Is logisch en helder gestructureerd Is voorzien van autorisaties Bevat bewaartermijnen Bevat geen dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken

36 NIET DOEN- De mailbox als archief

37 WEL DOEN- een model- mappenstructuur gebruiken

38

39

40 Voordelen mappensysteem Iedereen kent het van thuis Daardoor efficiënt, geen leercurve Continuïteit: mensen werken zaken af Structuur: herhaling maakt snel vertrouwd Bij complete mappen: reconstructie gevoerd beleid mogelijk Uitvoering en verantwoording beslissingen ligt vast als in een boek/film Context documenten is duidelijk Context zaken wordt duidelijk in fileplan/ordeningsschema

41 Inhoud personeelsdossier

42 42 Mappen op persoonsnaam

43 Vlakke, logische structuur Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen Procesgerelateerd Algemeen vs. allerlei Geen herhaling Beperkt aantal tekens 43

44 (Mapnamen) Duidelijk en betekenisvol Procesgerelateerd Algemeen vs. allerlei, varia Kort Beperk de naam tot max. 61 tekens Vermijd herhaling Beperkt aantal tekens: gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) 44 NIET: spatie \ / : *? " < >! % & - ; = () +,.

45 Vermijd herhaling Openbaar_Domein Openbaar_Domein_Tekenzaal Teamvergadering Teamvergadering_verslagen Teamvergadering_agenda s 45

46 Versiebeheer 1) alfabetisch digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3 3) digitaal_naar_de_toekomst_v0_1 digitaal_naar_de_toekomst_v0_2 digitaal_naar_de_toekomst_v0_3 digitaal_naar_de_toekomst_v1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_v0_1_ontw digitaal_naar_ de_toekomst_v0_2_herz digitaal_naar_ de_toekomst_v1_0_def Geen definitieve status 46

47 Klassement opbouwen stap voor stap Stap 1: identificeer taken en reeksen o Welke taken voeren jullie uit? Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen Hulpmiddel: procesmodellering o Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? Documenten en dossiers Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP) Stap 2: koppel de reeksen aan de taken Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit Stap 4: overleg 47

48 Hoe komen we tot keuzes binnen het digitaal dossierbeheer? Functionele eisen: maak een informatiebeheersplan De gebruiksvriendelijkheid: structuur én zoekmachine De zelfredzaamheid: snel te snappen De kosten: bereken de TCO, w.o. exitkosten, licentiekosten, switching

49 Wie doet wat Zaakverantwoordelijke houdt zaak/dossier bij Dossiers in een begrijpelijke, organisatiebrede structuur ondergebracht Formeel moment: het afsluiten en archiveren van de zaak/het dossier Na afhandeling: de informatiebeheerder schoont en herordent het dossier met specifieke tools

50 Casus Rollen (Centrale) beheerder: ontwikkelen en beheren van mappenstructuren (met rechten) beheren van mappen en documenten Beheerders op onderdelen: Beheers- en controle acties uitvoeren op mappen en documenten Archivaris: inspectie verwerking / controle digitale overdracht

51 Actief zijn Stel regels vast waaraan de archivering moet voldoen Ontwerp een mappenstructuur, voer deze in, verbeter deze Zorg voor centraal beheer van de mappenstructuur Koppel V-termijnen aan elke zaak Voer audits uit, rapporteer afwijkingen en controleer of de verbetering wordt aangebracht

52 Hoe organiseer je dit? Secretariaat maakt scan van ingekomen stuk Scan opnemen in de map waarin deze hoort Mailtje naar betrokkenen met link naar document Betrokkene kan document ophalen en aan de hand daarvan verder gaan, maar niet weghalen Plaatst nieuw document bij in de map.

53 Muzikaal intermezzo La Banda Barchetta 53

54 Lunch met ontmoeting en informele informatievoorziening Het programma vervolgt om uur 54

55 Keynote-lezing door Jan van der Male: Informatieverlies of informatieverrijking Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid 55

56 Informatieverlies of informatieverrijking? Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid Jan van der Male, 20 september 2014, Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 te Utrecht 56

57 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Voorstellen

58 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Aanleiding Van fysiek naar virtueel. Veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen daarvan voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein

59 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Inhoud Afbakening Veranderingen Gevolgen Oplossingen Samenvatting

60 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Afbakening Particulier archief Archiefvorming en -beheer

61 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Veranderingen - onderzoeksopzet Hypothese Er zijn veranderingen bij de vorming van particulier archief als gevolg van de digital turn Acht particuliere personen en organisaties Vier personen, vier organisaties (twee verenigingen, één groot bedrijf en één zzp-er Terreinverkenning

62 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Veranderingen uitkomsten (1) Meer gedocumenteerd en gearchiveerd Minder centrale archiefvorming c.q. vermening Grotere en professionele organisaties: selectiever in archiefvorming Personen en kleine en informele organisaties: minder selectief Geen archivering van social media Nauwelijks archivering van websites

63 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Veranderingen uitkomsten (2) Hybride archief Inperking taken en bevoegdheden bij organisaties Nauwelijks preventief frequente conversie Minimale metadata Minimale ordening Wisselende opvattingen over de mate van toegankelijkheid

64 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Veranderingen uitkomsten (3) Toegang verlenen bestaat uit toesturen van informatie Minder beschikbaarstelling aan derden Beïnvloeding door: Mate van professionaliteit Grootte van de organisatie

65 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Gevolgen Methoden van historisch onderzoek veranderen Bemoeilijking van de interpretatie door het gebrek aan context Verminderde controle over het langdurig behoud

66 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Oplossingen samenwerking Archivarissen betrekken bij digitaal archiefvormingsproces Driehoeksverhouding archiefvormer leverancier/ontwikkelaar e- depotvoorziening archivaris van archiefinstelling Samen nadenken over: Waardering en selectie Duurzaamheidsaspecten Contextaspecten Draagvlak creëren bij anderen die voor archiefvorming verantwoordelijk zijn Archiefvormer blijft verantwoordelijk

67 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Oplossingen blijvende bewaking duurzaamheid Bewaarstrategie

68 Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 Keynotelezing Jan van der Male Samenvatting Veranderingen als gevolg van de digital turn Bestaande fenomenen die in een digitale omgeving ingrijpender gevolgen hebben Samen te vatten tot: Gebrek aan contextinformatie (vastgelegd in metadata) Minimale ordening Geen preventieve waarborging van de duurzaamheid Hybride archief Zonder vroegtijdige acties voor langdurig behoud groot risico op verlies van informatie, terwijl informatieverrijking juist mogelijk is!

69 BEDANKT! Vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op via

70 Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk 70

71 Toogdag 2014, Marc Holtman Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief Amsterdam

72 Toogdag 2014, Marc Holtman Digitaliseren = meer dan produceren van scans

73 Toogdag 2014, Marc Holtman Digitaliseren = meer dan produceren van scans

74 Toogdag 2014, Marc Holtman Digitaliseringstrajecten Projectinrichting Logistiek Scannen Verwerken Distribueren Controleren Herstellen Technische infrastructuur

75 Toogdag 2014, Marc Holtman De doelstelling Hoe weten we in hoeverre die is gehaald? En wat was de norm? Maw, wanneer is het goed?

76 Toogdag 2014, Marc Holtman Marc zegt: Projecten digitalisering zijn vaak een succes omdat er niet gecontroleerd is

77 Toogdag 2014, Marc Holtman Kunnen we er op vertrouwen dat het vanzelf wel goed gaat? nee

78 Toogdag 2014, Marc Holtman Moeten we aandacht besteden aan kwaliteitswaarborging ook al werken we kleinschalig / in eigen beheer ja

79 Toogdag 2014, Marc Holtman Belangrijk Beter meteen goed dan herstel achteraf (herstel is meest complexe onderdeel)

80 Toogdag 2014, Marc Holtman Goed nieuws! Ook eenvoudige oplossingen kunnen grote impact hebben

81 Toogdag 2014, Marc Holtman Minder goed nieuws Er is geen de methode

82 Toogdag 2014, Marc Holtman De basisdoelstelling Scan als Kopie of Vervanging van het origineel In een open dossier? Of een gesloten dossier?

83 Toogdag 2014, Marc Holtman Ook wanneer de scan een kopie is Zal dit waarschijnlijk hetgeen zijn dat in de praktijk gebruikt wordt als raadpleegmedium En dan kan het maar beter goed zijn Dan dat het niet klopt En de gebruiker het niet in de gaten heeft.

84 Wat bepaalt kwaliteit? Volledigheid Beeldkwaliteit A00213.jpg Koppeling met metadata A00215.jpg Is het bestand te openen? En wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

85 Toogdag 2014, Marc Holtman Meest kwetsbaar Volledigheid Koppeling met metadata Beeldkwaliteit

86 Toogdag 2014, Marc Holtman Procesinrichting Meest effectieve manier van kwaliteitswaarborging Gedegen proces Met zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten En waar mogelijk geautomatiseerd

87 Praat met je softwareleverancier! Toogdag 2014, Marc Holtman

88 Toogdag 2014, Marc Holtman Volledigheid Beste methode is 1:1 controle na scannen Anders steekproef Op basis van AQL principes

89 Toogdag 2014, Marc Holtman Koppeling met metadata Een scan zonder (juist) gekoppelde metadata Is zo goed als betekenisloos Ervaring SAA: creëren, corrigeren en / of standaardiseren van metadata kan 80% van de totale tijd in beslag nemen

90 Toogdag 2014, Marc Holtman Koppeling met metadata Twee mogelijke situaties: Er zijn al metadata Er zijn nog geen metadata Geen gouden recept Maar wezenlijk onderdeel waar vooraf over nagedacht moet zijn

91 Toogdag 2014, Marc Holtman Koppeling met metadata Centraal aspect Bestandsnaamgeving

92 Toogdag 2014, Marc Holtman Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Moeilijk:

93 Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk

94 Toogdag 2014, Marc Holtman

95 Ervaringen uit de praktijk Presentatie Toogdag Utrecht, 20 september 2014 Annette Allaart Data Matters

96 Logistiek - Fysiek archief - Digitaliseerder - Collectief - Zorg voor zo min mogelijk overdachtsmomenten. - Weet wie er verantwoordelijk zijn op welk moment.

97 Scannen Afhankelijk van het doel, opstellen van kwaliteitseisen. Bespreek met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Materiaal kan erg divers zijn, bijvoorbeeld bros, doorschijnend en/of gescheurd. Kan al het materiaal door een doorvoerscanner of is het hier niet geschikt voor? Moeten er extra handelingen vooraf worden gedaan om het materiaal scanklaar te maken. Maak afspraken over de verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan het archiefstuk. Keuze maken voor het bestandsformaat. Per archiefstuk scannen of per dossier? Welke metadata wordt meegenomen in de scans? Belangrijk: van te voren overleggen met de leverancier wat er mogelijk is.

98 Verwerken Teruggave fysiek archief & scans. Fysiek archief opbergen in het depot. Iedereen op de hoogte brengen van de teruggave. Scans ordenen en opslaan in een e-depot.

99 Distribueren Opslaan, e-depot ja/nee? Presentatie Archief Beheer Systeem

100 Controleren Steekproefsgewijs. Vergelijking origineel met de scan. Denk hierbij aan het doel van het digitaliseren. Fouten die hier aan het licht komen kunnen nu nog kenbaar worden gemaakt aan de digitaliseerder en kan eventueel opnieuw worden gescand.

101 Herstellen Is het aantal fouten meer dan toegestaan volgens de steekproef, terug naar de digitaliseerder. Maak hier afspraken over! Blijven samenwerken.

102 Vragen? Toogdag 2014, Marc Holtman

103 Presentatie pilot 3 door Annette Allaart (Data Matters) en Wim Koole (ADC): Archiefbeheer met scopearchiv 103

104 Pilot: digitaal archiefbeheer

105 Uitgangspunten Langdurig bewaren Toegankelijk bewaren Veilig bewaren

106 Langdurig bewaren Gaat om informatie die voor de eeuwigheid moeten worden bewaard Aandachtspunten: Technische aspecten: Geen doe-het-zelf! Professioneel datacentre/e-depot: meerdere geografische locaties, voldoende middelen en professionaliteit, platformonafhankelijk (open source en cloud-oplossing) Juridische aspecten: (bijv. escrow-overeenkomsten, eigendomsrechten)

107 Toegankelijk bewaren Informatie moet niet alleen bewaard worden, maar ook toegankelijk zijn. D.w.z. bereikbaar en te raadplegen. Aandachtspunten: Ordening (metadata, hiërarchische structuren (ISAAR,ISAD)) Bestandsformaat (open formaten, standaardformaten)

108 Veilig bewaren Vanwege vertrouwelijkheid en belang voor specifieke gemeente moet informatie veilig bewaard kunnen worden. Aandachtspunten: Veilig voor calamiteiten: geografische spreiding informatie Veilig voor ongewenste blikken/gebruik (autorisatiesysteem, wetgeving lokale overheid, hackers, beheerders e-depot) Veilig voor ongewenste wijzigingen (authenticiteit informatie, niet per ongeluk weggooien, wijzigen etc.)

109 Nu concreet Voor de kerken gelden specifieke problemen/uitdagingen Een systeem moet enerzijds voldoende in huis hebben om aan de eisen voor goed archiefbeheer te kunnen voldoen Anderzijds is er in de kerken sprake van beperkte middelen en menskracht Keuze: depot via Datamatters met archiefbeheer via scopearchiv

110 Pilot in de praktijk Van verschillende kerken zijn allerlei documenten gescand Deze documenten zijn ingevoerd via scopearchiv en zo opgeslagen in het depot Documenten zijn via scopearchiv te beheren (demonstratie)

111 Conclusies en plenaire afsluiting door Peter van Beek 111

112 Informele borrel met gelegenheid tot napraten Dank voor uw komst! U ontvangt per een online enquete voor reflectie en vervolg! 112