Gedragscode SWECO AB Tel: Fax:

Transcriptie

1 SWECO AB (publ) Bedrijfsidentificatienr Gjörwellsgatan 22, Postbus 34044, SE Stockholm Tel: Fax: Gedragscode

2 Het doel van de Gedragscode van Sweco Gedragscode Brief van de President en CEO De laat zien hoe wij moeten handelen en wat onze verantwoordelijkheden zijn ten opzichte van klanten, concurrenten, collega's, aandeelhouders en de maatschappij als geheel. Onze Gedragscode is de basis van onze werkwijze en helpt ons om ervoor te zorgen dat onze belanghebbenden op ons blijven vertrouwen. De is van toepassing op alle onderdelen van de Sweco-groep en dient door alle werknemers te worden nageleefd. Wij verwachten bovendien van onze zakenpartners dat ze op dezelfde verantwoorde wijze te werk gaan. Het uitvoerend management van de groep, managers op alle niveaus en individuele werknemers dienen het mvo-beleid en de Gedragscode na te leven. Ik raad u aan de Gedragscode nauwkeurig te lezen. Ik verwacht dat iedereen op ieder moment werkt en handelt in overeenstemming met de Gedragscode. Stockholm, april 2015 Tomas Carlsson President en CEO, Sweco De ingenieurs, architecten en milieudeskundigen van Sweco werken aan projecten die zowel invloed hebben op gemeenschappen als op het dagelijks leven van mensen. Om deze reden worden er hoge eisen gesteld wat betreft ecologische, ethische en sociaal-economische overwegingen. Onze ambitie om bij te dragen aan een duurzame ontwikkeling van de maatschappij is de basis voor alles wat wij doen. Alle werknemers van Sweco vertegenwoordigen het merk en de reputatie van het bedrijf. Niet alleen door de oplossingen die we creëren, maar ook door ons gedrag en de deskundigheid die we zowel zakelijk als privé overbrengen op de mensen om ons heen. Het is absoluut noodzakelijk dat alle werknemers van Sweco de bestaande wet- en regelgeving naleven. Wij leven wet- en regelgeving na op het gebied van corruptiebestrijding, mededingingsregels en de arbeidsmarkt, evenals alle andere wet- en regelgeving die van toepassing is op onze activiteiten. Maar hoe je met ethische en morele kwesties omgaat, is niet altijd wettelijk vastgelegd. Onze waarden en aandacht voor klanten, concurrenten, collega's, aandeelhouders en de maatschappij bepalen onze handelswijze. Daarom moeten we verdere richtlijnen bieden met betrekking tot bedrijfsethiek door duidelijk te maken wat er van ons wordt verwacht. Dit is het doel van de Gedragscode van Sweco. De Gedragscode laat zien hoe wij moeten handelen en wat onze verantwoordelijkheden zijn ten opzichte van collega's, klanten, aandeelhouders en de maatschappij als geheel. De is van toepassing op alle onderdelen van de Sweco-groep en dient door alle werknemers van Sweco te worden nageleefd. Wij verwachten van onze zakenpartners dat ze op dezelfde verantwoorde wijze te werk gaan. Het mvo-beleid van Sweco staat op www. swecogroup.com en definieert onze basisbeginselen wat betreft mvo-kwesties. De Gedragscode is gebaseerd op deze beginselen en biedt extra richtlijnen en instructies over onze benadering van de maatschappij. Sweco heeft bovendien interne richtlijnen en procedures inzake bedrijfsethiek die onze werknemers extra richtlijnen bieden. Zowel het uitvoerend management van de groep, als managers op alle niveaus en individuele werknemers dienen het mvo-beleid en de na te leven. De 9000 deskundigen van Sweco bestuderen, plannen en ontwerpen de steden en gemeenschappen van de toekomst. Sweco is de Scandinavische marktleider en een van de tien grootste ingenieursbureaus in Europa, en voert jaarlijks in 80 landen over de hele wereld projecten uit. Het bedrijf heeft een jaaromzet van circa SEK 9 miljard en is genoteerd aan de NASDAQ OMX Stockholm AB. 1

3 De Gedragscode weerspiegelt onze waarden Het doel van Sweco om de meest gerespecteerde kennisonderneming op het gebied van raadgevend ingenieurschap, milieutechnologie en architectuur in Europa te worden, omvat meer dan alleen het ontwikkelen en uitvoeren van fantastische projecten. We bouwen namelijk ook relaties op met onze klanten, zakenpartners en collega's op basis van respect en verantwoordelijkheid. Om ons doel te bereiken moet onze werkwijze duidelijk zijn. Als medewerkers van Sweco zijn wij verantwoordelijk voor het verschaffen van deze duidelijkheid, met respect voor de waarden van Sweco. Waarden van Sweco Leergierigheid De bereidheid om nieuwe dingen te leren en te profiteren van nieuwe kennis motiveert mij om de uitdagingen van de klant op te lossen. Ik durf initiatief te nemen en nieuwe methoden uit te proberen om de onderneming en mezelf als persoon continu te ontwikkelen om zo een koploper in mijn beroep te blijven. Toewijding Ik vind het leuk om samen te werken met mijn collega's en onze klanten. Ik werk hard om de beste oplossingen te creëren die een blijvende waarde voor onze klanten en de maatschappij vormen. Onze diversiteit is een verrijking voor onze samenwerking en de oplossingen die wij creëren. Het resultaat van onze gemeenschappelijke inspanning is groter dan de bijdrage van ieder individu. Verantwoordelijkheid Ik neem verantwoordelijkheid voor mijn handelingen en werk in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en het beleid van Sweco inzake bedrijfsethiek. Ik neem ook verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat een opdracht van begin tot eind dezelfde hoge kwaliteit behoudt. Ik streef naar oplossingen die duurzaam en winstgevend zijn voor zowel de klant als voor Sweco. Ik deel mijn kennis en ervaring met mijn collega's en sta ervoor open om van anderen te leren. Ik ben flexibel en eerlijk en werk efficiënt. 2 3

4 Onze werkwijze laat zien wat onze waarden zijn Het bedrijfsmodel van Sweco is gebaseerd op eenvoud en klantgerichtheid en heeft als doel dat het gemakkelijk moet zijn om zaken met ons te doen. Als werknemers van Sweco creëren we gezamenlijk het merk en de reputatie van het bedrijf door hoe we ons gedragen en wat we overbrengen op de mensen om ons heen. We werken in een gedecentraliseerde, klantgerichte organisatie die hoge eisen stelt aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en aan de verantwoordelijkheid van iedere werknemer. Wij doen zaken in het kader van de geldende professionele normen, nationale weten regelgeving en het beleid en de normen van Sweco. Wij erkennen echter dat het omgaan met ethische en morele kwesties niet altijd wettelijk vastgelegd kan worden. Daarom helpt de ons om te bepalen hoe we ons moeten gedragen en hoe we zaken doen in verschillende omstandigheden en situaties. Ieder van ons wordt geacht de Gedragscode en de waarden waarop deze is gebaseerd te kennen, te begrijpen en na te leven. Bovendien hebben we de verplichting tegenover anderen om ze te helpen dit ook te doen. De Gedragscode biedt richtlijnen over de normen met betrekking tot integriteit en bedrijfsvoering, maar is tegelijkertijd geen vervanging voor onze persoonlijke verantwoordelijkheid om ons inzicht te gebruiken en richtlijnen over goede bedrijfsvoering te verkrijgen. Bij twijfel vragen we om extra richtlijnen en ondersteuning van collega's, managers of de afdelingen juridische zaken, hr of communicatie van de Sweco-groep. De regels, het beleid en de Gedragscode van Sweco gelden voor alle landen waar we actief zijn. 4 5

5 Vier aspecten van de Gedragscode van Sweco Alle werknemers dienen ervoor te zorgen dat de relatie met en de benadering van klanten, de maatschappij, concurrenten en zakenpartners en collega's gekenmerkt worden door integriteit, professionaliteit, respect en hoge ethische normen. Aspect: Klanten Onze klanten staan centraal bij alles wat we doen. Ons bestaan als bedrijf is gebaseerd op het toevoegen van waarde aan de bedrijven van onze klanten. Omdat klanten om onze kennis en deskundigheid vragen, moeten wij op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen in onze respectieve vakgebieden. We moeten toegankelijk zijn en toegewijd aan onze relatie met onze klanten. We komen onze contractuele verplichtingen na, brengen verslag over onze diensten uit en brengen deze in rekening zoals is afgesproken. We respecteren te allen tijde de vertrouwelijkheid en privacy van onze klanten. We doen onze zaken op gepaste wijze en onze klanten kunnen altijd vertrouwen op de informatie die we verschaffen. Deze verantwoordelijkheid houdt ook in dat we samenwerken met verantwoordelijke zakenpartners. Het is voor ieder van ons onaanvaardbaar en strikt verboden om ons in te laten met fraude, samenspanning, corruptie of dwang of om steekpenningen te vragen, te aanvaarden, aan te bieden, te beloven of te betalen. In onze opvatting over geschenken en entertainment dienen gematigdheid en inzicht centraal te staan. Wij begrijpen dat het bestaan van sectorbrede gewoonten niet als een impliciete aanvaarding kan worden gezien. Wij bieden of aanvaarden geen zaken die onze oprechtheid of ethische werkwijze in twijfel zouden kunnen brengen. Alle geschenken en entertainment dienen gemakkelijk met ons bedrijf geassocieerd te kunnen worden. Aspect: Maatschappij Sweco werkt op verantwoorde en duurzame wijze. Dit betekent dat wij altijd verantwoord handelen op maatschappelijke en milieuvriendelijke wijze, binnen de wet- en regelgeving van de landen waarin we werken en dat we de grondrechten van de mens ondersteunen en respecteren (zoals de VN heeft gedefinieerd in Universele Verklaring van de Rechten van de Mens ). Het betekent ook dat we de dialoog behouden en samenwerken om op verantwoordelijke wijze bij te dragen aan de ontwikkeling van gemeenschappen. Wij vertegenwoordigen Sweco op een manier die onze reputatie versterkt en overeenstemt met ons merk, ongeacht of het gaat om vertegenwoordiging in de media, op evenementen of op andere wijze. Wij ondersteunen met veel toewijding internationale en lokale initiatieven om corruptie en financiële criminaliteit uit te bannen. Wij zullen nooit deelnemen aan activiteiten die we niet kunnen verdedigen of verantwoorden, en we zullen geen besluiten nemen op basis van persoonlijke belangen of ongepaste relaties. Aspect: Concurrenten Sweco is van mening dat concurrentie belangrijk is voor bedrijfsontwikkeling en -innovatie. Wij concurreren met inachtneming van de wet- en regelgeving van ieder land en steunen gepaste en onbeperkte concurrentie met onze eigen voorstellen, aanbestedingen van leveranciers en de inkoopprocessen hiervoor. Werknemers van Sweco hebben niet het recht om deel te nemen aan verboden concurrentiebeperkende activiteiten, d.w.z. onwettige prijsafspraken, marktverdeling of misbruik van machtspositie. Het is strikt verboden om voordeel te behalen met behulp van methoden die als omkoping of smeergeld kunnen worden geïnterpreteerd, ongeacht of dit uitsluitend ten goede komt aan het bedrijf en niet de werknemer. Werknemers van Sweco hebben niet het recht om te werken voor of indirect diensten te verlenen aan een organisatie die concurreert of zaken doet met Sweco. Voor richtlijnen hierover dient contact te worden opgenomen met de lijnmanager van de werknemer. Aspect: Collega's De veiligheid van alle werknemers van Sweco heeft te allen tijde de hoogste prioriteit. Deze verantwoordelijkheid ligt zowel bij Sweco als werkgever als de werknemers van Sweco. Alle werknemers kunnen ondersteuning van de afdeling hr ontvangen voor werkplaatsgerelateerde problemen. Wij erkennen dat we als deskundigen en werknemers van Sweco allemaal in hetzelfde team zitten. Dit betekent dat wij loyaal zijn aan en klaar staan voor onze collega's. Wij behandelen onze collega's op respectvolle, waardige, rechtvaardige en beleefde wijze. Onze houding naar elkaar is professioneel, we komen onze beloften na en leveren op tijd zoals afgesproken, en in geval van belemmeringen stellen wij de betrokkenen op de hoogte. Wij werken met veel toewijding aan een werkomgeving zonder discriminatie, pesterij en vergelding. Wij moedigen open communicatie aan waarbij ieders mening wordt gerespecteerd. Wanneer er een besluit wordt genomen, respecteren wij dit en handelen wij in overeenstemming hiermee. 6 7

6 Naleving van en toezicht op de Gedragscode Kader voor ethisch gedrag en besluitvorming Gebruik deze vragen voor ondersteuning in geval van onduidelijk over de juiste ethische handelswijze. De antwoorden bieden richtlijnen. 1. Kan het op enigerlei wijze onwettig zijn? 2. Is het op enigerlei wijze in tegenspraak met de cultuur en werkwijze van Sweco? 3. Zou het een negatieve impact kunnen hebben op Sweco of het merk van de klant? 4. Zijn er mogelijke gevolgen voor andere partijen dan Sweco en uw klant die in acht moeten worden genomen? 5. Zou het verkrijgen van meer informatie helpen bij het nemen van een besluit? Naleving van de Gedragscode Iedereen bij Sweco is verantwoordelijk voor het naleven van de Gedragscode en dient anderen hierbij te helpen. Managers bij Sweco in het bijzonder dienen het goede voorbeeld te geven en ervoor te zorgen dat de Gedragscode in de praktijk wordt gebracht. Alle managers dienen ervoor te zorgen dat werknemers, zakenpartners en andere relevante partijen op de hoogte zijn van de Gedragscode. In geval van werknemers is dit onderdeel van de werving, introductie en functioneringsgesprekken. Alle werknemers dienen onze zakenpartners aan te moedigen om te werk te gaan met inachtneming van de Gedragscode. Toezicht op de Gedragscode Het toezicht houden op de Gedragscode is onderdeel van ons dagelijks werk. Werknemers van Sweco dienen alle schendingen van de bedrijfsethiek te melden die zich tijdens het werk voordoen, zelfs als Sweco niet direct betrokken of partij is bij de desbetreffende overeenkomst. Dit kan door te praten met de lijnmanager, diens manager, de afdeling hr of de juridisch adviseur van de groep. Bovendien kunnen werknemers schendingen van de bedrijfsethiek anoniem melden aan de Ethieklijn van Sweco, ons externe en veilige meldingssysteem voor bedrijfsethiek. Schending van onze regels Als er een schending van de wordt gemeld of vermoed, worden er maatregelen getroffen om deze meldingen te onderzoeken en indien nodig de situatie te herstellen. Iedere persoon die de Gedragscode, wet- of regelgeving of enig beleid heeft geschonden, wordt onderworpen aan een disciplinaire sanctie, wat mogelijk beëindiging van het dienstverband inhoudt. Indien een van de zakenpartners van Sweco onze Gedragscode schendt, beschouwen wij dit als reden om deze relatie te beëindigen. 6. Zou het helpen om het dilemma aan een collega voor te leggen voor een second opinion? 7. Wat zou de publieke opinie zijn als er in de media verslag zou worden gedaan over uw handelingen? 8. Is het eerlijk tegenover uw concurrenten? 9. Is het verenigbaar met gezond verstand en inzicht? 10. Voelt het goed? 8 9

7 Praktische hulpmiddelen voor dagelijks gebruik Mvo-beleid Het mvo-beleid is het belangrijkste document van Sweco op het gebied van bedrijfsethiek. Het beschrijft de algehele zienswijze van Sweco op mvo-kwesties, geeft een opsomming van onze verplichtingen en de internationale overeenkomsten die we hebben ondertekend en dienen na te leven. Het mvo-beleid is terug te vinden op CSR/ Duurzaamheidsverklaring van Sweco Onze duurzaamheidsverklaring beschrijft onze benadering van duurzaamheid en is terug te vinden op Ga voor meer informatie over onze rol als bedrijf bij duurzame ontwikkeling naar de website van de World Business Council for Sustainable Development op Sweco is sinds 2013 lid van de WBCSD en ontwikkelt en verdiept de rol van bedrijven bij duurzame ontwikkeling door middel van bijdragen aan deze organisatie. Ethieklijn van Sweco Gedrag dat als schending van de wet- of regelgeving of de Gedragscode dient te worden opgevat of om goede redenen zou kunnen worden opgevat, dient te worden gemeld. Sweco heeft interne procedures voor het melden van schendingen van de bedrijfsethiek met gebruik van ons externe en veilige meldingssysteem voor bedrijfsethiek. Alle meldingen dienen indien gewenst vertrouwelijk en anoniem te worden behandeld. De contactgegevens van de Ethieklijn van Sweco zijn terug te vinden op het intranet. Communicatiebeleid van Sweco Het communicatiebeleid van Sweco bevat de basisbeginselen wat betreft communicatie en informatieverwerking die een mogelijke invloed hebben op relaties met klanten, de aandelenkoers en het merk Sweco, zoals contact met de media, werknemerscommunicatie en marketingcommunicatie. Alle werknemer dienen kennis te nemen van de inhoud van het beleid en de richtlijnen en deze na te leven. Het communicatiebeleid van Sweco is terug te vinden op het intranet. Ethische gedragscode van de FIDIC De International Federation of Consulting Engineers (FIDIC) erkent dat het werk van de sector voor raadgevend ingenieurschap essentieel is voor het behalen van duurzame ontwikkeling in de maatschappij en voor het milieu. Als leden van de nationale bonden delen wij de opvatting dat de beginselen zoals beschreven in de Ethische gedragscode van de FIDIC essentieel zijn voor ons gedrag, daar de maatschappij vertrouwen dient te hebben in ons als adviseurs. De Ethische gedragscode is terug te vinden op org/node/