Referentiematrix NEN-ISO26000

Transcriptie

1 Referentiematrix NEN-ISO26000 Bijlage B, Zelfonderzoeksvragen NPR 9026:2012 & Bijlage C NPR 9026:2012 Hago Zorg B.V. Referentiematrix Hago Zorg B.V. Opgesteld door: - Esther van Raaij (Businesspartner P&O) - Ingrid Kornips (KAM Manager) - Julie Cappers (Project Manager VMC) Versie: januari 2015 Hago Zorg B.V. Postbus 2459, 5202 CL s-hertogenbosch Hambakenwetering 5b, 5231 DD 's-hertogenbosch T +31(0) F +31(0) [email protected] KvK nr

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Duurzaamheid Principes 6 1. Het afleggen van rekenschap 6 2. Transparantie 7 3. Ethisch gedrag 8 4. Respect voor de belangen van stakeholders 9 5. Respect voor de rechtsorde Respect voor internationale gedragsnormen Respect voor mensenrechten 11 Stakeholders Stakeholders identificeren Het betrekken van stakeholders 14 Kernthema s Bepalen van relevantie Bepalen van significantie Prioriteren van MVO-onderwerpen 19 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie Ketenverantwoordelijkheid en ssfeer Gepaste zorgvuldigheid (Due Dilligence) Visie, missie, beleid en strategie Ontwikkelen van draagvlak en competenties Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, 29 systemen en procedures 18. Communicatie en rapportage Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven- en instrumenten 34 BIJLAGE C: Vaststellen relevantie, significantie en prioriteit 36 pagina 2 van 35

3 Inleiding De directie van Hago Zorg heeft besloten om de NEN-ISO formeel aan te nemen als richtlijn voor haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit vormt een borging en een stimulans om maatschappelijke betrokkenheid nog sterker in ons bedrijfsbeleid te verankeren. De borging van MVO heeft Hago Zorg laten toetsen door haar MVO-managementsysteem te laten certificeren op de MVOprestatieladder niveau 3. Hago Zorg B.V. Hago Zorg heeft ruim 45 jaar ervaring in schoonmaakdienstverlening in de zorg. Onze jarenlange ervaring heeft ervoor gezorgd dat we inmiddels zijn uitgegroeid tot het grootste schoonmaakbedrijf binnen deze sector. We hebben inzicht in de vraagstukken in de zorg en weten onze kennis van de zorgmarkt te vertalen naar werkbare oplossingen op maat. Denk bijvoorbeeld aan cleanroom reiniging en MRSA bestrijding, maar ook een onderscheidend belevings- en gastvrijheidsconcept. Met meer dan 3500 medewerkers en werkzaam bij zo n 150 klanten realiseert Hago Zorg een omzet van ca. 90 miljoen euro. We werken aan langdurige, strategische samenwerking met onze zorgpartners. Kwaliteit staat centraal. Door samen te werken met zorgorganisaties, kunnen we tot de beste oplossingen komen. Veel zorgorganisaties erkennen de waarde die Hago Zorg biedt op het gebied van strategisch partnerschap. Hago Zorg werkt samen met haar opdrachtgevers op basis van klantpartnerschap. Dit betekent dat wij, samen met de klant, oplossingen ontwikkelen die verder gaan dan de traditionele klant-leverancier relatie. Hago Zorg heeft dan ook de meeste joint ventures binnen deze sector. Vebego Hago Zorg is een van de grootste werkmaatschappijen die deel uitmaakt van Vebego International. Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf actief in facility services, personeelsdiensten, producten en systemen en de gezondheidszorg. Ruim honderd bedrijven maken onderdeel uit van Vebego, zoals Hago Nederland, Tence Inzetbureau, Vebego Services, Alpheios, Assist en Care. Daarnaast heeft Vebego een groot aantal samenwerkingsverbanden en joint ventures. Met bijna medewerkers is Vebego actief in Nederland, Duitsland, België en Zwitserland. De totale omzet is miljoen euro in pagina 3 van 35

4 Vebego heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in het vaandel staan. Dit komt onder andere tot uiting in het algeheel jaarverslag waaruit duidelijk blijkt dat MVO geen eendagsvlieg is maar een way of life. Daarnaast komt dit tot uiting in Vebego s strategie Close to You 2016 waar duurzaamheid expliciet als aandachtsgebied is benoemd. Vebego hecht er belang aan dat de diverse werkmaatschappijen het Duurzaamheidsbeleid van Vebego onderschrijven en hun eigen duurzame ontwikkelingen initiëren. Als een van de grootste werkmaatschappijen heeft Hago Zorg MVO dan ook volledig door vertaald in haar bedrijfsvoering. Hago Zorg beschouwt MVO als belangrijk onderdeel van haar beleid. Duurzaamheid is het centrale thema; duurzaamheid als een integrale visie op het welzijn van mens, natuur en ondernemerschap. Door te streven naar duurzame oplossingen met betrekking tot een aantal zorgvuldig gekozen aandachtgebieden wil Vebego haar duurzaamheidsbeleid en haar bedrijfsactiviteiten naar een hoger niveau tillen. Dit is alleen mogelijk als de Vebego bedrijven zich committeren aan de MVO visie van Vebego. Sinds 2010 ondertekenen alle Vebego bedrijven het Sustainability Commitment, waarin zij zich voor honderd procent achter het Vebego duurzaamheidsbeleid scharen. Duurzaam ondernemen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij Hago Zorg vindt zijn oorsprong in In dat jaar richt Ton Goedmakers Sr. Hago op, waaruit in 2008 Hago Zorg is ontstaan en in 2012 als zelfstandige B.V. Een ondernemer die verder kijkt dan geld. Aandacht voor mensen, binnen en buiten het bedrijf, is in zijn optiek het recept voor zakelijk succes. Dit komt terug in de dienstverlening, in de relaties met mensen, klanten en leveranciers, maar ook in het personeelsbeleid. Milieu en maatschappij zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Vanuit betrokken ondernemerschap investeert Hago Zorg op verschillende manieren in milieuvriendelijke middelen en verantwoord omgaan met de gevolgen voor milieu en omgeving. Hago Zorg sluit zich aan bij het gedachtegoed van Vebego dat het van belang is om een gezond natuurlijk evenwicht te behouden. Enkele duurzaamheidambities van Hago Zorg zijn: - Hago Zorg streeft naar een leeromgeving waarbij medewerkers openstaan om continu van elkaar te leren en hier ook eigen verantwoordelijkheid voor durven en willen nemen. - Hago Zorg streeft naar langdurige samenwerkingsrelaties waar vanuit stabiliteit een gezonde groei kan plaatsvinden. - Hago Zorg wil als familiebedrijf een financieel gezonde onderneming zijn en blijven, waarbij de continuïteit van ons bedrijf belangrijker is dan de korte termijn winst. - Hago Zorg streeft naar een betere samenleving door het inzetten van kennis en expertise; Hierbij wordt gestreefd naar deelname en realisatie van projecten en activiteiten die een relatie hebben met de kernsegmenten van Hago Zorg. - voor Hago Zorg is duurzaam ondernemen fundamenteel. We voelen ons niet alleen verantwoordelijk voor het duurzaam ondernemen in onze eigen organisatie, maar tevens bij onze opdrachtgevers, leveranciers en andere relaties. - Hago Zorg streeft ernaar om ecologische en sociale aspecten in haar bedrijfsbeslissingen bij de inkoop van haar, diensten, producten en processen te integreren. Scope Binnen de scope van deze referentiematrix valt enkel Hago Zorg B.V (onderverdeeld in 3 regio s). De Joint Ventures waarin Hago Zorg participeert vallen buiten de scope. Leeswijzer In dit document worden de vragen van de referentiematrix inzake ISO beantwoord. Indien nodig wordt verwezen naar andere bronnen voor extra informatie, deze staan onderaan een pagina benoemd. pagina 4 van 35

5 pagina 5 van 35 Bronnen: - Jaarverslag 2013, - Close to you 2016 (niet publiek beschikbaar) - Sustainability Commitment

6 Duurzaamheid Principes Het afleggen van rekenschap 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Hago Zorg legt rekenschap over: de effecten op de maatschappij, economie en milieu waarbij zowel rekenschap afgelegd wordt omtrent de positieve- als de negatieve effecten de maatregelen die genomen zijn om herhaling te voorkomen Hago Zorg legt op de volgende manieren rekenschap af: - richting de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen van Vebego International wordt via het jaarverslag (beschikbaar op rekenschap afgelegd. - Hago Zorg heeft een eigen Ondernemings Raad (OR) waaraan rekenschap wordt afgelegd. - directe medewerkers worden via het personeelsblad Viper geïnformeerd alsmede via de introductiewijzer die zij krijgen bij indiensttreding, de basisinstructie en de basisopleiding. - indirecte medewerkers worden via het Intranet van Hago Zorg geïnformeerd en via de Viper. - middels het MTO/ KTO welke wordt afgenomen bij implementatie van het concept Glanzend Resultaat wordt bij medewerkers en klanten rekenschap afgelegd. - middels diverse MT -, werkoverleggen en Regio Cafe s - middels Dagelijkse Kwaliteitscontroles (DKS), deze worden op de locatie van de klant vastgelegd in een logboek. - op basis van duurzaamheidscriteria gaat Hago Zorg een relatie aan met een leverancier, daarnaast vindt jaarlijks een dialoog plaats waarbij zowel Hago Zorg als deze leverancier rekenschap afleggen. - Hago Zorg Nederland beschikt over het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001, het Milieumanagementsysteem ISO 14001, het OSB keurmerk met NEN certificering en de MVO Prestatieladder niveau 3. Deze certificaten en de daarbij behorende managementsystemen en werkwijzen dragen bij aan het borgen en afleggen van verantwoording en rekenschap op het gebied van kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid maar ook inzake duurzaamheid. - aan de overige stakeholders wordt rekenschap afgelegd middels nieuwsberichten op de site, een digitale nieuwsbrief, het duurzaamheidsbeleid van Vebego en/of middels dialogen. Bronnen: Intranet Hago Zorg (niet publiek beschikbaar) - Personeelsblad Viper - Duurzaamheidsverslag Vebego (op internet beschikbaar) - Kwaliteitscertificaten (op te vragen bij KAM Manager) - Notulen van OR, leveranciers- en klantgesprekken (niet publiek beschikbaar) pagina 6 van 35

7 Transparantie 2. Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Hago Zorg is een dochteronderneming van Vebego International. Als dochter van Vebego International heeft Hago Zorg geen meerderheidsbelangen in andere organisaties. Hago Zorg streeft er naar zo open en transparant mogelijk te zijn en controleert op gezette tijden of zij haar doel bereikt. Op afwijkingen wordt direct gereageerd en wordt actie ondernomen die tot verbetering moet leiden. Hago Zorg is transparant omtrent: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft de manier waarop besluiten tot stand komen welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd onze MVO-prestaties op significante onderwerpen onze financiële prestaties waar onze financiële middelen vandaan komen de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.) wie wij als onze stakeholders beschouwen de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO) en Klant Tevredenheids Onderzoek (KTO) kwaliteitscontroles MBO activiteiten (Hago Zorg in samenwerking met Vebego Foundation) Bovenstaande informatie is vastgelegd in: - algemene bedrijfsinformatie wordt vastgelegd in de openbare website van Hago Zorg en op het Intranet van Hago Zorg onder Handboek. - het meerderheidsbelang, de manier waarop besluiten genomen worden en de verantwoordelijkheden en functies zijn allen beschreven in het Handboek op de intranetpagina van Hago Zorg. - de MVO prestaties en financiële prestaties worden weergegeven via een dashboard en gemonitord middels het kwaliteits- en milieumanagementsysteem, duurzaamheidsverslag, managementrapportages, alsmede door het duurzaamheidsbeleid en duurzaamheidsraamwerk. - alle informatie omtrent stakeholders is vastgelegd in het document stakeholdermanagement. - de MBO activiteiten van Hago Zorg zijn zichtbaar op het intranet en op de openbare website van Hago Zorg. De MBO activiteiten vanuit Vebego zijn zichtbaar op de website van de Vebego Foundation. - via onze Corporate Governance Code is aangegeven hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Deze informatie is: - Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. - Begrijpelijk voor onze stakeholders. - Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. pagina 7 van 35

8 Bronnen: Intranet Hago Zorg (niet publiek beschikbaar) - Handboek Hago Zorg (niet publiek beschikbaar) - Duurzaamheidsverslag (niet publiek beschikbaar) - Dashboard (niet publiek beschikbaar) - Managementrapportages (niet publiek beschikbaar) - Duurzaamheidsbeleid en duurzaamheidsraamwerk (niet publiek beschikbaar) - Stakeholdermanagement (niet publiek beschikbaar) - Corporate Governance (publiek beschikbaar) Ethisch gedrag 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Hago Zorg gedraagt zich ethisch, wij: richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling) benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO bemoedigen het naleven van deze normen aan maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers) voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan Dit komt tot uiting doordat Hago Zorg: - een eigen Ondernemingsraad heeft. - een meerkoppige directie heeft, dit draagt bij aan het ethisch handelen van Hago Zorg. - de Code Verantwoordelijk Marktgedrag heeft ondertekend. De code heeft als doel de effecten van marktwerking op de arbeidsomstandigheden in de branche te verbeteren. In de code is vastgelegd dat betrokken partijen bij de aanbesteding niet alleen kijken naar de prijs, maar dat ook kwaliteit van de uitvoering van schoonmaakwerk en arbeidsomstandigheden moeten worden meegewogen. - beschikt over een diversiteits-, integriteits- en anti corruptiebeleid. - beschikt over een MBO beleid. - het integriteits-, diversiteit- en anti corruptiebeleid opneemt in de personeelsgids, gepubliceerd op intranet en opgenomen in het handboek (als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden). - een eigen vertrouwenspersoon heeft. pagina 8 van 35

9 - op basis van meerdere duurzaamheidscriteria haar leveranciers selecteert om onder geen beding deel te nemen aan schending van mensenrechten, kinderarbeid en corruptie. - handelt volgens de cao. - het NEN certificaat heeft, als onderdeel van het OSB keurmerk. Bronnen: - Code Verantwoordelijk Marktgedrag - diversiteits- integriteits- en anti corruptiebeleid in de arbeidsvoorwaarden/ op intranet en in Handboek. - MBO beleid (niet publiek beschikbaar) - Leveranciersdocument (niet publiek beschikbaar) Code Verantwoordelijk Marktgedrag Samen met ondernemersorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) is Hago Zorg verheugd met het tot stand komen van de unieke Code Verantwoordelijk Marktgedrag in de schoonmaak- en glazenwassersbranche. Eind mei 2011 heeft minister Kamp van Sociale Zaken deze Code in ontvangst genomen in Den Haag. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag is een gezamenlijk initiatief van zowel werkgevers, vakbonden, opdrachtgevers als overheid. Door het ondertekenen van deze Code verklaart Hago Zorg te handelen naar de Code. Doel De Code heeft als doel de effecten van marktwerking op de arbeidsomstandigheden in de branche te verbeteren. In de Code is vastgelegd dat betrokken partijen bij de aanbesteding niet alleen kijken naar de prijs, maar dat ook kwaliteit van de uitvoering van schoonmaakwerk en arbeidsomstandigheden moeten worden meegewogen. Elk jaar wordt deze Code herzien en geplaatst op zowel het internet als intranet. Respect voor de belangen van stakeholders 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. De activiteiten die Hago Zorg neemt om invulling te geven aan dit principe zijn: weten wie onze stakeholders zijn erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben Dit komt tot uiting: - middels een stakeholder analyse. Met deze analyse heeft Hago Zorg in kaart gebracht wie haar stakeholders zijn. Deze zijn vervolgens onderverdeeld naar belang en waarbij een onderscheid is gemaakt tussen: stakeholder betrekken bij de organisatie, tevreden houden, geïnformeerd houden en controle minimaal. pagina 9 van 35

10 - met de stakeholders die we betrekken voeren we dialogen, deze gesprekken worden vastgelegd in notulen/verslagen. - voor elke stakeholder is vastgesteld hoe we deze benaderen (communicatieplan). Bronnen: - Stakeholdermanagement (niet publiek beschikbaar) - Notulen/verslagen (niet publiek beschikbaar) - Communicatieplan (niet publiek beschikbaar) Respect voor de rechtsorde 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving Hago Zorg respecteert geldende wet- en regelgeving en voldoet aan de in Nederland en West Europese geldende wetgeving. Ook maakt Hago Zorg gebruik van een juridische afdeling binnen Vebego en een externe jurist. Hago Zorg respecteert de geldende wet- en regelgeving, wij: stellen ons op de te van de toepasselijke wet- en regelgeving leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving Wij (Hago Zorg): - stelt zich op de te van de toepasselijke wet- en regelgeving. - informeert medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven. - beoordeelt periodiek of de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving. - beoordeelt of onze leveranciers voldoen aan wet- en regelgeving. - conformeert zich aan de cao. - heeft een ISO 9001, ISO managementsysteem, inclusief geldige certificaten. Respect voor internationale gedragsnormen 6. Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen Wij (Hago Zorg): respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties pagina 10 van 35

11 Hago Zorg selecteert leveranciers op basis van meerdere duurzaamheidscriteria die onder geen beding deelnemen aan schending van o.a. mensenrechten, kinderarbeid en corruptie. Leveranciers leveren documenten aan waaruit dit blijkt, denk bijvoorbeeld aan The Code of Conduct en GOTS (Global Organic Textile Standard). Op deze wijze tracht Hago Zorg keten overstijgend te voldoen aan de internationale gedragsnormen. Respect voor mensenrechten 7. Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten Hago Zorg respecteert en erkent de universele mensenrechten, wij: respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze ssfeer maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd respecteren de internationale gedragsnormen Hago Zorg is gevestigd in Nederland en respecteert en erkent de universele mensenrechten. Hago Zorg heeft bijvoorbeeld beleid op het vlak van integriteit en diversiteit waaraan elke medewerker zich moet conformeren. In dit beleid is onder meer een verbod op discriminatie vastgelegd. Ook leveranciers en toeleveranciers van Hago Zorg moeten voldoen aan de universele mensenrechten. Middels aantoonbare documenten dienen zij dit te bewijzen aan Hago Zorg (Vendor rating lijsten). pagina 11 van 35

12 Onderzoeksvragen over stakeholders Stakeholders identificeren 8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? De stakeholders zijn op basis van onderstaand stappenplan geïdentificeerd: 1) stakeholders in kaart brengen. Een stakeholder is een persoon of organisatie die van kan zijn op Hago Zorg of waar Hago Zorg op wil uitoefenen. 2) per stakeholder is aangegeven wat hun belang is en op welke wijze zij van kunnen zijn op Hago Zorg. 3) vervolgens zijn de uitkomsten geplot in een matrix met vier categorieën: op de organisatie betrekken, tevreden houden, geïnformeerd houden en controle minimaal. 4) op basis van deze categorieën is er voor elke stakeholder een communicatieplan opgesteld. 9. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In onderstaand figuur staan de 16 stakeholders weergegeven onderverdeeld in de categorieën waartoe ze behoren. Hago Zorg heeft de OR en de eindconsument zelf toegevoegd als stakeholders. pagina 12 van 35

13 Onderstaand zijn de definities, die Hago Zorg gegeven heeft, per stakeholder weergegeven. Stakeholder Werknemer Directie Raad van Bestuur OR (Optionele) klanten Overheid/regelgevers Professionele relaties Eindconsument Branchedeskundigen/insti tuten Leveranciers Algemeen publiek Concurrentie Strategische samenwerkingsverbanden Maatschappelijke organisaties/vrijwilligers Media Financiële instellingen Definitie van stakeholder Een werknemer is een persoon die op basis van een arbeidsovereenkomst in de onderneming werkzaam is. Leidinggevend orgaan in de organisatie. De directie bij Hago Zorg bestaat uit Algemeen Directeur, Regio Directeuren, Financieel Directeur, Commercieel Directeur, Manager Kwaliteit & Ontwikkeling & Directeur HRM. Is de directie van de Vebego Holding. Een interne raad die opkomt voor de belangen van de medewerkers en de organisatie conform wet- en regelgeving. Persoon die tegen betaling gebruik maakt van diensten of goederen koopt van een leverancier, de leverancier is Hago Zorg. Hago Zorg heeft ruim 150 klanten in de cure & care sector. Alle instellingen die het recht hebben om burgers verplichtingen op te leggen en juist rechten toe te kennen, de overheid is onder te verdelen in de rijksoverheid, dat wil zeggen de centrale overheid zoals regering en ministers, en in de lagere overheden zoals provincies en gemeenten. Hago Zorg is in alle provincies van Nederland actief. De Rijksoverheid beïnvloedt Hago Zorg onder meer via Wet- en Regelgeving. Het verstevigen van de onderlinge verhouding met elkaar, voorbeeld zijn adviesbureaus. De cliënt van een zorginstelling. Personen of organisaties die deskundig zijn of expertise hebben binnen de branche. Samen met branchedeskundigen gaat Hago Zorg de dialoog aan om ontwikkelingen in de markt te bespreken. Een leverancier levert goederen of diensten in ruil voor geld. Hago Zorg heeft verscheidene leveranciers waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen A- en B leveranciers. De A-leveranciers hebben betrekking op de primaire dienstverlening van Hago Zorg namelijk schoonmaak. Samengesteld uit partners die niet direct betrokken zijn maar wel interesse hebben in de resultaten. Deze worden door Hago Zorg geïnformeerd middels het jaarverslag en het duurzaamheidsbeleid van Vebego. De onderlinge wedijver tussen ondernemingen om een sterke positie op de markt te veroveren. Twee of meer ondernemingen werken strategisch samen om er samen beter van te worden. Bij Hago Zorg bekend als Joint Ventures. De maatschappelijke onderneming is een privaatrechtelijke rechtspersoon net als alle ondernemingen. Zij realiseert maatschappelijke doelstellingen in wonen, zorg, welzijn en onderwijs. De maatschappelijke onderneming staat in een bijzondere relatie tot overheden en de burgers zonder zich te richten op het maken van geldelijke winst. De winst die wordt behaald, zit voor de maatschappelijke onderneming in het maatschappelijke rendement. De middelen die gebruikt worden om met grote delen van de bevolking in contact te treden, zoals kranten, tv, internet, radio. Media wordt binnen Hago Zorg voornamelijk ingezet voor persberichten, vakbladen en/of kranten. Een financiële instelling is een organisatie die als kern activiteit het handelen, registreren of verhandelen van financiële contracten heeft. pagina 13 van 35

14 Het betrekken van stakeholders 10. Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij (Hago Zorg) betrekken onze stakeholders om: inzicht krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders er achter komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en de negatieve impact kan worden verminderd er achter komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen geloofwaardig worden gevonden onze MVO-prestaties te beoordelen mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen. transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten) waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden Hago Zorg heeft in de eerste helft van 2014 haar ambities inzake duurzaamheid vastgesteld. Hier zijn ook doelstellingen en KPI s aan gekoppeld, verspreid tot het jaar Bij het formuleren van de doelstellingen zijn ook de belangen van de stakeholders meegenomen. Hieronder enkele voorbeelden hoe stakeholders bij de organisatie worden betrokken. - medewerkers worden bij Hago Zorg onderverdeeld in directe- en indirecte medewerkers. Directe medewerkers worden betrokken middels: interne communicatiecampagne, regelmatig werkoverleg, het personeelsblad Viper en de introductiewijzer. Tevens is duurzaamheid een onderdeel van de opleiding basisinstructie en basisopleiding. De indirecte medewerkers worden betrokken middels het intranet (de succesverhalen), duurzaamheidsverslag, social media, het kwaliteitshandboek, regio cafés, zomeruitje en afdelingsoverleggen. - het Management Team wordt betrokken door het dashboard. Op dit dashboard staan de ambities, doelstellingen en KPI s vermeldt op het gebied van duurzaamheid. De Raad van Bestuur ontvangt 3x per jaar een update van de resultaten. - leveranciers worden betrokken d.m.v. dialogen omtrent duurzaamheid, o.a. het duurzaamheidsbeleid speelt hier een grote rol. Leveranciers worden betrokken middels: een dialoog, externe digitale nieuwsbrief, jaarbericht, social media en worden leveranciers uitgenodigd om deel te nemen aan een MBO activiteit in samenwerking met Hago Zorg. - klanten worden betrokken middels ronde tafelgesprekken, reguliere dialogen, Vebego Zorg golf dagen en het Bed on Demand evenement. Bovendien worden klanten betrokken middels de digitale nieuwsbrief, social media, jaarverslag Vebego en de website. pagina 14 van 35

15 Onderzoeksvragen MVO-kernthema s Bij Hago Zorg omvat duurzaamheid zes thema s. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in primaire thema s en secundaire thema s. Primaire thema s: duurzaam personeelsbeleid; duurzame dienstverlening; duurzame winst; maatschappelijk betrokken ondernemen. Secundaire thema s: duurzame mobiliteit & energie; duurzame inkoop. De primaire thema s raken het primaire proces van Hago Zorg. Hier kan Hago Zorg het grootste verschil maken. Tevens kan uit de in 2014 gehouden stakeholdersdialoog geconcludeerd worden dat de stakeholders deze thema s belangrijk vinden. De secundaire thema s zijn eveneens van belang, maar hier kan Hago Zorg minder het verschil maken. De samenhang tussen deze thema s is weergegeven in het Duurzame relatie model dat ontwikkeld is door Vebego, zie figuur 1. Bij zowel Vebego als Hago Zorg is duurzaamheid een rond verhaal, zie onderstaand figuur. Vooruitgang start bij onze mensen die in een passende, respectvolle en motiverende werkomgeving het best tot hun recht komen. Vanuit die basis zetten zij zich in voor onze duurzame relaties met onze klanten met het oog voor duurzame energie en inkoop. Met de winst die geboekt wordt, wordt gezorgd voor continuïteit van de organisatie en wordt geïnvesteerd in de medewerkers. Tevens wordt een deel van deze winst ingezet bij o.a. projecten vanuit de Vebego Foundation. De uitwerking van de duurzaamheids thema s hebben een directe relatie met de bedrijfsactiviteiten van Hago Zorg. Door middel van duurzaamheid wordt er naar gestreefd om de bedrijfsactiviteiten op een zo verantwoord mogelijke wijze uit te voeren. Voor Hago Zorg houdt dit in: het minimaliseren van negatieve gevolgen en het maximaliseren van de positieve gevolgen voor de maatschappij. pagina 15 van 35

16 Bepalen van relevantie 11. Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: NEN ISO26000 beschrijft 7 thema s waar in zijn totaliteit 37 onderwerpen aan toebehoren. Samen met de MVO werkgroep en MVO stuurgroep is gekeken welke onderwerpen relevant zijn voor Hago Zorg. Om de relevantie te bepalen is gekeken naar: de eigen activiteiten en besluiten activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en ssfeer van uw organisatie dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties 12. Welke onderwerpen zijn relevant? Van de 37 onderwerpen zijn 24 onderwerpen relevant voor Hago Zorg. Uit onderstaande tabel komt duidelijk naar voren dat Hago Zorg de onderwerpen Mensenrechten, Arbeidspraktijk en Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap relevant vindt, dit komt doordat Hago Zorg een dienstverlenend schoonmaakbedrijf is waar onze mensen ons grootste goed zijn. 37 onderwerpen NEN ISO26000 Relevantie 1 Behoorlijk bestuur Door het uitwerken en het afleggen van verantwoording met betrekking tot de MVO kernthema's zoals aangegeven onder Hoog People, Planet en Profit/Prosperity geeft een organisatie blijk van behoorlijk bestuur. Mensenrechten 2 Gepaste zorgvuldigheid (Due Dilligence) Hoog 3 Risicosituaties m.b.t. mensenrechten Midden 4 Vermijden van medeplichtigheid Hoog 5 Het oplossen van klachten Midden 6 Discriminatie en kwetsbare groepen Hoog 7 Burger- en politieke rechten Laag 8 Economische, maatschappelijke en economische rechten Midden 9 Fundamentele principes en arbeidsrechten Hoog Arbeidspraktijk 10 Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Hoog 11 Werkomstandigheden en sociale bescherming Hoog 12 Sociale dialoog Hoog 13 Gezondheid en veiligheid op het werk Hoog 14 Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Hoog Het milieu 15 Voorkomen van milieuvervuiling Hoog 16 Duurzaam gebruik van hulpbronnen Hoog 17 Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering Hoog 18 Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Midden pagina 16 van 35

17 Eerlijk zaken doen 19 Anti corruptie Midden 20 Verantwoorde politieke betrokkenheid Laag 21 Eerlijke concurrentie Hoog 22 Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Midden 23 Respect voor eigendomsrechten Midden Consumentenaangelegenheden 24 Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten Laag 25 Het beschermen van de consumentengezondheid- en veiligheid Hoog 26 Duurzame consumptie N.v.t. 27 Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Hoog 28 Privacy en gegevensbescherming van consumenten Hoog 29 Toegang tot essentiële voorzieningen Midden 30 Voorlichting en bewustzijn Midden Betrokkenheid bij en ontwikkeling v/d gemeenschap 31 Betrokkenheid bij de gemeenschap Hoog 32 Opleiding en cultuur Hoog 33 Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Hoog 34 Ontwikkeling en toegang tot technologie Hoog 35 Creëren van welvaart en inkomen Hoog 36 Gezondheid Hoog 37 Maatschappelijke investeringen Hoog Totaal Hoog 24 Bepalen van de significantie 13. Welke onderwerpen heeft u gebruikt bij het bepalen van significante onderwerpen Om de significantie van de 24 relevante onderwerpen te bepalen heeft de MVO werkgroep en MVO stuurgroep de volgende zaken meegenomen: de mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp de mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp de maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp 14. Welke onderwerpen zijn significant? Om de significantie van een onderwerp te bepalen is bij elk onderwerp gekeken naar de mate van effect van het onderwerp voor Hago Zorg maar ook op die van haar stakeholders. Vervolgens zijn er interviews gehouden met enkele stakeholders om gemaakte keuzes m.b.t. de significante pagina 17 van 35

18 onderwerpen te verifiëren. Interviews zijn gehouden met: Directie, medewerkers (direct en indirect), Raad van Bestuur, Ondernemingsraad, professionele relaties, strategische samenwerkingsverbanden, branchedeskundigen, klanten en leveranciers. Uit bovenstaande acties komt naar voren dat van de 37 onderwerpen er 27 significant zijn, zie onderstaande tabel. 37 onderwerpen NEN ISO26000 Relevantie Significantie 1 Behoorlijk bestuur Door het uitwerken en het afleggen van verantwoording met betrekking tot de MVO kernthema's zoals aangegeven onder People, Planet en Profit/Prosperity geeft een organisatie blijk van behoorlijk bestuur. Hoog Hoog Mensenrechten 2 Gepaste zorgvuldigheid (Due Dilligence) Hoog Hoog 3 Risicosituaties m.b.t. mensenrechten Midden Laag 4 Vermijden van medeplichtigheid Hoog Laag 5 Het oplossen van klachten Midden Hoog 6 Discriminatie en kwetsbare groepen Hoog Hoog 7 Burger- en politieke rechten Laag Laag 8 Economische, maatschappelijke en economische rechten Midden Laag 9 Fundamentele principes en arbeidsrechten Hoog Hoog Arbeidspraktijk 10 Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Hoog Hoog 11 Werkomstandigheden en sociale bescherming Hoog Hoog 12 Sociale dialoog Hoog Hoog 13 Gezondheid en veiligheid op het werk Hoog Hoog 14 Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Hoog Hoog Het milieu 15 Voorkomen van milieuvervuiling Hoog Midden 16 Duurzaam gebruik van hulpbronnen Hoog Midden 17 Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering Hoog Hoog 18 Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Midden Hoog Eerlijk zaken doen 19 Anti corruptie Midden Hoog 20 Verantwoorde politieke betrokkenheid Laag Laag 21 Eerlijke concurrentie Hoog Hoog 22 Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Midden Hoog 23 Respect voor eigendomsrechten Midden Hoog Consumentenaangelegenheden 24 Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten Laag Midden 25 Het beschermen van de consumentengezondheid- en veiligheid Hoog Hoog 26 Duurzame consumptie N.v.t. N.v.t. 27 Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Hoog Hoog pagina 18 van 35

19 28 Privacy en gegevensbescherming van consumenten Hoog Hoog 29 Toegang tot essentiële voorzieningen Midden Midden 30 Voorlichting en bewustzijn Midden Hoog Betrokkenheid bij en ontwikkeling v/d gemeenschap 31 Betrokkenheid bij de gemeenschap Hoog Hoog 32 Opleiding en cultuur Hoog Hoog 33 Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Hoog Hoog 34 Ontwikkeling en toegang tot technologie Hoog Hoog 35 Creëren van welvaart en inkomen Hoog Hoog 36 Gezondheid Hoog Hoog 37 Maatschappelijke investeringen Hoog Hoog Totaal Hoog Prioriteren van MVO-onderwerpen 15. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices de mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen de kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp de tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? Om de prioriteit van een onderwerp te bepalen is bij elk onderwerp, naast bovengenoemde criteria voornamelijk gekeken naar de die Hago Zorg kan uitoefenen op dit onderwerp. Er is een onderverdeling gemaakt in: veel beperkte weinig tot geen Weinig Beperkte Veel Behoorlijk Bestuur Mensenrechten Mensenrechten Mensenrechten Burger- en politieke rechten Risicosituaties m.b.t. Gepaste zorgvuldigheid mensenrechten Vermijden van medeplichtigheid Het oplossen van klachten Economische, maatschappelijke en Discriminatie en kwetsbare culturele rechten groepen Fundamentele principes en arbeidsrechten Arbeidspraktijk Arbeidspraktijk Arbeidspraktijk Werkgelegenheid en arbeidsrelaties pagina 19 van 35

20 Werkomstandigheden en sociale bescherming Sociale dialoog Gezondheid en veiligheid op het werk Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Milieu Milieu Milieu Voorkomen van milieuvervuiling Mitigatie van en adaptie aan klimaatverandering Duurzaam gebruik van hulpbronnen Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Eerlijk zaken doen Eerlijk zaken doen Eerlijk zaken doen Verantwoorde politieke betrokkenheid Anti- corruptie Eerlijke concurrentie Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Respect voor eigendomsrechten Consumentenaangelegenheden Consumentenaangelegenheden Consumentenaangelegenheden Duurzame consumptie Het beschermen van de consumentengezondheid- en veiligheid Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Privacy en gegevensbescherming van consumenten Toegang tot essentiële voorzieningen Voorlichting en bewustzijn Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Creëren van welvaart en inkomen Totaal Totaal Totaal Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Betrokkenheid bij de gemeenschap Opleiding en cultuur Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Ontwikkeling en toegang tot technologie Gezondheid pagina 20 van 35

21 De onderwerpen waarop Hago Zorg veel kan uitoefenen hebben prioriteit. Van de 37 onderwerpen hebben 23 onderwerpen prioriteit. Dit betekent overigens niet dat de onderwerpen waarop Hago Zorg minder op kan uitoefenen niet belangrijk zijn. Echter, Hago Zorg heeft ervoor gekozen om eerst het verschil te maken in de onderwerpen waarop wel veel uitgeoefend kan worden. Op deze manier wordt er een sterke basis ontwikkeld waardoor Hago Zorg vervolgens een betere positie heeft om die onderwerpen, de 14 waarop Hago Zorg nu nog weinig tot beperkte heeft, in de toekomst te beïnvloeden. 17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Hago Zorg heeft voor de komende 3 jaar haar duurzaamheidsambities opgesteld. Deze ambities sluiten aan bij de prioriteit onderwerpen van de NEN ISO Hago Zorg s duurzaamheidambities voor de komende 3 jaar zijn: Hago Zorg streeft naar een leeromgeving waarbij medewerkers openstaan om continu van elkaar te leren en hier ook eigen verantwoordelijkheid voor durven en willen nemen; Hago zorg gaat voor groei, stabiliteit en partnerschap. Hago Zorg wil als familiebedrijf een financieel gezonde onderneming zijn en blijven, waarbij de continuïteit van ons bedrijf belangrijker is dan de korte termijn winst. Hago Zorg streeft naar een betere samenleving door het inzetten van kennis en expertise. Hierbij wordt gestreefd naar deelname en realisatie van projecten en activiteiten die een relatie hebben met de kernsegmenten van Hago Zorg. voor Hago Zorg is duurzaam ondernemen fundamenteel. We voelen ons niet alleen verantwoordelijk voor het duurzaam ondernemen in onze eigen organisatie, maar tevens bij onze opdrachtgevers, leveranciers en andere relaties. Hago Zorg streeft ernaar om ecologische en sociale aspecten in haar bedrijfsbeslissingen bij de inkoop van haar diensten, producten en processen te integreren. Op deze duurzaamheidsambities zijn doelstellingen geformuleerd voor de lange- en korte termijn. Op basis van deze doelstellingen zijn vervolgens KPI s geformuleerd die middels een dashboard worden gemonitord. 18. Toelichting op prioriteitsstelling Enkele onderwerpen hebben in mindere mate prioriteit omdat Hago Zorg op deze onderwerpen weinig tot geen kan uitoefenen zoals milieu en consumentenaangelegenheden. Hago Zorg produceert niet haar eigen producten, zodoende heeft Hago Zorg geen directe hierop zoals het duurzaam gebruik van hulpbronnen. Wel wordt tijdens de basisinstructie en basisopleiding aandacht besteedt aan milieuvriendelijk schoonmaken, hierbij valt te denken aan schoonmaakproducten met een ecolabel, de microvezeltechnologie en de doseerdop. Dat mensenrechten en arbeidspraktijk prioritaire thema s zijn en van groot belang zijn voor Hago Zorg is inmiddels duidelijk. Mensen zijn ons grootste goed en hier gaan we dan ook goed mee om. Dit is prioriteit één voor Hago Zorg, want zonder onze mensen zouden we onze schoonmaakdiensten niet kunnen leveren. Een tevreden en betrokken medewerker levert ontzettend veel op voor zowel de klant, Hago Zorg als de medewerker zelf! Daarnaast vindt Hago Zorg eerlijk zaken doen van groot belang, het betreft immers de gehele keten. Deze hele keten heb je ook nodig wil je eerlijke verantwoordelijke diensten verlenen. Dat tot slot maatschappelijke betrokkenheid een grote prioriteit heeft is geen nieuws, we maken namelijk schoon in de zorgsector, hebben een MBO beleid en doen veel gezamenlijke mbo activiteiten met onze lokale klanten. pagina 21 van 35

22 19. Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze - u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen? Hago Zorg heeft haar stakeholders betrokken bij het identificeren van de significante onderwerpen, dit is gedaan middels interviews. Stakeholders hebben vanuit alle onderwerpen een keuze gemaakt welke onderwerpen significant zijn. Interviews zijn gehouden met: Directie, medewerkers (direct en indirect), Raad van Bestuur, Ondernemingsraad, professionele relaties, strategische samenwerkingsverbanden, klanten en leveranciers. pagina 22 van 35

23 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie Ketenverantwoordelijkheid en ssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw ssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie? In onderstaand figuur is de supply chain van Hago Zorg weergegeven, van toeleverancier tot consument. In het figuur is weergegeven in welke mate Hago Zorg kan uitoefenen op deze stakeholders. Hago Zorg kan directe uitoefenen op haar medewerkers en leveranciers. De toeleveranciers van de leveranciers kan Hago Zorg zodoende beïnvloeden. Hetzelfde geldt voor klanten, een klant heeft zelf specifieke wensen en eisen met betrekking tot de dienstverlening. Echter, Hago Zorg tracht de klant te beïnvloeden door het aanbieden van meerdere typen dienstverlening; denk o.a. de ecologische producten (Vive) van zusterbedrijf Alpheios en duurzame concepten zoals Glanzend resultaat: een duurzaam, innovatief en outputgericht concept waarbij af wordt gestapt van de traditionele werkprogramma s. Op de eindgebruiker/consument heeft Hago Zorg een beperkte maar wel op de omgeving waarin de cliënt/patiënt verblijft. Hago Zorg gaat in dialoog met de diverse stakeholders met uitzondering van de toeleveranciers, deze worden benaderd door de leverancier zelf. Bij de klanten waar Glanzend resultaat is uitgerold gaat men nog een stapje verder, daar wordt iedere periode een Klant Tevredenheids Onderzoek (KTO) uitgevoerd. Zie vraag 8 en 9 voor de identificatie van de stakeholders. pagina 23 van 35

24 21. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Hago Zorg stimuleert haar maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties: door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen door het betrekken van de gemeenschap en andere stakeholders door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. door het promoten van goede voorbeelden Enkele voorbeelden waarop Hago Zorg maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties stimuleert zijn: bij de selectie van leveranciers wordt expliciet gevraagd naar maatschappelijke verantwoordelijkheid, dit is het uitgangspunt van het inkoopbeleid waaraan duurzaamheidscriteria gekoppeld zijn. Hago Zorg heeft een aantal Joint Ventures met Zorgorganisaties waarbinnen we op een duurzame wijze met elkaar ondernemen. Hago Zorg gaat met haar klantpartners in overleg om samen ruimte te creëren voor stage- en leerwerkplekken (Zapgilde, MartiniGilde). Hago Zorg nodigt leveranciers en klanten uit om deel te nemen aan de Bouwreizen van Vebego. Een week lang wordt samen met de lokale bevolking in Sri Lanka, Ghana of Marokko gebouwd aan een maatschappelijk project. medewerkers van Hago Zorg worden gestimuleerd om samen met de klant een MBO activiteit uit te voeren zoals NL Doet. Vebego is lid van het Grote Bedrijven Netwerk van MVO Nederland, tijdens een dergelijke bijeenkomst spart Hago Zorg samen met andere organisaties omtrent verschillende MVO thema s die op dat moment op de agenda staan. Hago Zorg heeft de Code Verantwoordelijk Marktgedrag ondertekend en stimuleert haar opdrachtgevers om zich achter deze Code te scharen. Deze code wordt niet alleen gedragen door de branche, maar tevens door de overheid en opdrachtgevers. pagina 24 van 35

25 Gepaste zorgvuldigheid 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Hago Zorg: ziet kwaliteitssystemen als een wezenlijk onderdeel om kwaliteit, procesveiligheid en producten die voldoen aan relevante wetgeving te waarborgen en daarmee te voldoen aan haar verantwoordelijkheid tegenover afnemers, consumenten, medewerkers en omgeving. Hetzelfde geldt voor het milieumanagementsysteem. brengt haar CO2-footprint in kaart, op basis van de uitkomsten van deze CO2-footprint worden nieuwe doelstellingen opgesteld om de uitstoot te reduceren. voert Dagelijkse Kwaliteits Controles uit bij klanten om de kwaliteit van de schoonmaakdienst te controleren. stelt periodiek financiële rapportages op om de financiële prestaties te monitoren. gaat in dialoog met verscheidene stakeholders waarbij de 6 duurzaamheidsthema s besproken worden. Bevindingen/aanbevelingen worden meegenomen. voert bovendien Klant Tevredenheids Onderzoeken en Medewerkers Tevredenheids Onderzoeken uit. 23. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten van organisaties in uw ssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Hago Zorg voert periodiek een stakeholderanalyse uit en houdt daarbij permanent de ontwikkelingen in de schoonmaaksector onder de loep. Deze analyses maken inzichtelijk welke issues spelen en welke Hago Zorg hier op heeft en kan uitoefenen. Middels het kwaliteitsmanagement- en het milieumanagement systeem voert Hago Zorg periodiek audits uit bij leveranciers, management, RvB, medewerkers en klanten. 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Hago Zorg past gepaste zorgvuldigheid toe door: richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen instrumenten om de MVO kernthema s in uw hele organisatie te integreren instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken Hago Zorg geeft hier invulling aan door: directe medewerkers ontvangen bij indiensttreding een aannameset met o.a. de personeelsgids. In deze personeelsgids zijn richtlijnen beschreven op het gebied van houding/gedrag van onze medewerkers bij Hago Zorg maar ook bij onze klanten. directe medewerkers ontvangen allen de basisinstructie schoonmaak en de basisopleiding schoonmaken in de Zorg. Tijdens deze opleiding wordt niet enkel aandacht geschonken aan het schoonmaakvak maar tevens aan duurzaamheid en omgang met mensen. pagina 25 van 35

26 een beleidshandboek waarin het beleid en geldende procedures staan beschreven. Er is o.a. beleid op diversiteit, anti corruptie en integriteit. heeft een dashboard waarop alle KPI s van de 6 duurzaamheidsthema s worden gemonitord. Deze worden 3 maal per jaar in de directiereview besproken en ter inzage op intranet geplaatst. MVO-kernthema s zijn binnen de gehele organisatie geïntegreerd door onze bewustwordingscampagne, posters op diverse locaties, duurzaamheidworkshops tijdens regiocafés, berichtgeving op ons intranet aangaande duurzaamheid en de stimulatie om deel te nemen aan MBO-activiteiten. het kwaliteits- en milieu managementsysteem, de MVO Prestatieladder niveau 3, de Co2 voetafdruk en het duurzaamheidsdashboard zijn instrumenten om negatieve effecten in kaart te brengen en hier vroegtijdig op te kunnen reageren. 25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? De schoonmaakbranche is sterk in beweging ten gevolge van onder andere de stakingen in Tijdens de stakingen ging veel aandacht uit naar werkdruk, de kwaliteit van het werk en de verharding van de marktverhoudingen door teruglopende schoonmaakbudgetten, scherpe prijsconcurrentie en kortlopende contracten. pagina 26 van 35

27 Visie, missie, beleid en strategie 26. Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Hago Zorg heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door: door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag door prioriteiten voor op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART) door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget e.d.) Hago Zorg heeft een duurzaamheidsbeleid opgesteld met daarin haar visie, op deze visie sluiten de ambities aan op basis van de 6 duurzaamheidsthema s van Hago Zorg. Vervolgens zijn aan de ambities doelstellingen en KPI s gekoppeld voor de lange-middellange- en korte termijn. In dit beleid is tevens vastgelegd wie verantwoordelijk is voor een gestelde KPI. Vervolgens wordt middels het dashboard de status gemeten van de gestelde doelstellingen. Bronnen: - Duurzaamheidsbeleid (niet publiek beschikbaar) - Duurzaamheidsraamwerk (niet publiek beschikbaar) - Dashboard (niet publiek beschikbaar) Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid- binnen en buiten uw organisatie? Hago Zorg creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid- binnen en buiten de organisatie door: het vergroten van kennis van de principes, MVO kernthema s en onderwerpen de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid Wij (Hago Zorg) geven hier invulling aan doordat: wij met onze stakeholders in dialoog gaan inzake de 6 duurzaamheidsthema s, verbeterpunten worden hierin meegenomen. de Raad van Bestuur van Vebego lid is van de stuurgroep van de Vebego Foundation. de 6 duurzaamheidsthema s zijn geïntegreerd in de bedrijfsvoering van Hago Zorg, aan de duurzaamheidsvisie-en ambities zijn doelstellingen gekoppeld gericht op continue verbetering en gericht op resultaat. binnen Hago Zorg is iemand verantwoordelijk gesteld voor Duurzaamheid. Vebego een MVO manager, CSR Manager heeft. interne communicatie. het MT van Hago Zorg duurzaamheid in het vaandel heeft staan. pagina 27 van 35

28 28. Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid- binnen en eventueel buiten uw organisatie? Wij (Hago Zorg) geven hier invulling aan doordat: directe medewerkers bij indiensttreding een aanname set met o.a. een personeelsgids ontvangen. In deze personeelsgids zijn richtlijnen beschreven op het gebied van houding/gedrag van onze medewerkers bij Hago Zorg Nederland maar ook bij onze klanten. directe medewerkers allen de basisinstructie schoonmaak en de basisopleiding schoonmaken volgen. Tijdens deze opleiding wordt niet enkel aandacht geschonken aan het schoonmaakvak maar tevens aan duurzaamheid en omgang met mensen, zowel intern als extern. er een opleidingsbudget is voor indirect personeel. Dit budget zorgt ervoor dat medewerkers competenties kunnen ontwikkelen die samenhangen met maatschappelijke verantwoordelijkheid. Hago Zorg een beleidshandboek heeft waarin het beleid en geldende procedures staan beschreven. Er is o.a. beleid op diversiteit, anti corruptie en integriteit. Hago Zorg een dashboard heeft waarop alle KPI s van de 6 duurzaamheidsthema s worden gemonitord. Deze worden 3 maal per jaar in het directiereview besproken en op intranet geplaatst. MVO-kernthema s binnen de gehele organisatie zijn geïntegreerd door onze communicatiecampagne, maar tevens door de personeelsgids, Personeelsblad De Viper, opleidingsprogramma s, agenderen in verscheidene overleggen, niet enkel MT s maar tevens tijdens werkoverleggen met medewerkers. in de Vebego strategie Close to You de drie A s zijn opgenomen, Afstemmen, Afspreken en Aanspreken. Dit geldt zowel voor zaken die goed/niet goed gaan, op deze wijze blijft Hago Zorg scherp inzake haar maatschappelijk verantwoordelijkheid. we promoten deelname aan MBO activiteiten en/of een bouwreis. Hago Zorg en Vebego investeren hiervoor de helft van het aantal verlofuren. pagina 28 van 35

29 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Hago Zorg heeft dit geïntegreerd door: door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen door de effecten van organisaties in onze ssfeer te monitoren door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijke verantwoordelijkheid Hago Zorg: heeft een dashboard waarop alle KPI s van de 6 duurzaamheidsthema s worden gemonitord. Gedurende het jaar monitort de KAM Manager de status van de verschillende KPI s. Deze status wordt 3x per jaar op het intranet gepubliceerd en bij het landelijk MT besproken waarop verbeteringen worden doorgevoerd. beschikt over het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001, het Milieumanagementsysteem ISO 14001, het OSB keurmerk met NEN certificering en de MVO Prestatieladder niveau 3. Deze certificaten en de daarbij behorende managementsystemen en werkwijzen dragen bij aan het borgen en afleggen van verantwoording en rekenschap op het gebied van kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid maar ook inzake duurzaamheid. Deze managementsystemen beïnvloeden de directiebeoordeling en de besluitvorming. heeft een KAM Manager die continu de processen en procedures beoordeelt en aanvult waar nodig. pagina 29 van 35

30 Communicatie en rapportage 30. Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Hago Zorg houdt in haar communicatie inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met: compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten van daarvan aan de orde begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van de stakeholders nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders Hago Zorg hanteert in haar communicatie de volgende criteria: compleet, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en doelgroepgericht. Hago Zorg heeft een organisatie met veel verschillende culturele achtergronden, in de communicatie wordt hier rekening mee gehouden door de boodschap in begrijpbare taal te formuleren. 31. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Hago Zorg communiceert over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid via: vergaderingen en gesprekken met stakeholders specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren interne communicatie tussen management en medewerkers interne teamactiviteiten met als doel MVO te integreren in bedrijf communicatie over prestaties op gebied van MVO communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen publiekcommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval artikelen over MVO in tijdschriften en nieuwsbrieven advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen Hago Zorg communiceert middels: vergaderingen en gesprekken met stakeholders. ronde tafel sessie over ontwikkelingen in de zorgmarkt en hoe we onze samenwerking/ dienstverlening hierop af kunnen stemmen. Klant Event 2013, met als onderwerp: best value procurement (Vorm van duurzame inkoop) gesprekken met leveranciers: zowel bij potentiële leveranciers als bestaande leveranciers. het landelijk- en regio MT. werkoverleggen met medewerkers. de Vebego Foundation. interne communicatie: personeelsgids, personeelsblad De Viper, het duurzaamheidsbeleid, duurzaamheidsraamwerk en opleidingen. pagina 30 van 35

31 het stimuleren van deelname aan MBO activiteiten: medewerkers kunnen zelf een MBO activiteit aandragen. op intranet worden duurzame activiteiten/handelingen vermeld. op Zorg.nl zet Hago Zorg haar visie op duurzaamheid uiteen. Hago Zorg verspreidt persberichten over duurzame activiteiten (zoals opleiding, verrichte mbo-activiteiten, samenwerkingen met klanten, etc.), met als doel exposure te krijgen in onder meer vakbladen. MVO is een regelmatig terugkerend onderwerp in onze digitale nieuwsbrief naar klanten. 32a. Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag? Ja, Hago Zorg rapporteert via een maatschappelijk verslag: het duurzaamheidsverslag van Hago Zorg, jaarverslag Vebego en de ISO referentiematrix. 32b. Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over: Het duurzaamheidsverslag van Hago Zorg bevat: doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt In het duurzaamheidsverslag van Hago Zorg is aandacht besteedt aan de zes duurzaamheidsthema s van Vebego. Hierin is aangeven wat onze visie en ambities zijn, wat we allemaal al doen aan duurzame initiatieven en is de koers die we willen gaan varen concreet gemaakt aan de hand van doelstellingen. 32c. Heeft u bij het opstellen van uw maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? Hago Zorg heeft bij het opstellen van haar duurzaamheidsverslag rekening gehouden met: de omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren Het duurzaamheidsbeleid van Hago Zorg is in heldere begrijpbare taal geschreven. Hierin staan de visie en ambities expliciet benoemd. De KPI s zijn als bijlage toegevoegd en geven concreet aan hoe de ambities bereikt worden. 33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? In de onderhandelingsfasen naar een nieuwe cao zijn er stakingen georganiseerd door de vakbonden om te streven naar een betere cao. Uiteindelijk is er een nieuwe cao tot stand gekomen. pagina 31 van 35

32 33b. Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Om conflicten op te lossen heeft Hago Zorg de volgende methoden: rechtstreekse gesprekken, onderhandelingen of dialoog met de stakeholder(s) verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen formele procedures voor klachtenbehandeling bemiddelings- en arbitrageprocedures Hago Zorg is met oplossingen gekomen inzake de werkdruk, de kwaliteit van het werk en de verharding van de marktverhoudingen door teruglopende schoonmaakbudgetten, scherpe prijsconcurrentie en kortlopende contracten door: de Code Verantwoordelijk Marktgedrag te ondertekenen. actief communiceren met medewerkers over de situatie. nieuwe cao. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hago Zorg monitort haar activiteiten die effecten hebben op relevante thema s en onderwerpen door: feedback van stakeholders uitvoeren van benchmarks meten met behulp van indicatoren Voor deze monitoring gelden: de omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten de monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn de monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders Hago Zorg monitort haar activiteiten als volgt: - middels het Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO) en het Klant Tevredenheids Onderzoek (KTO van het concept Glanzend Resultaat). - met klanten worden dialogen gevoerd, omtrent belangrijke thema s, waaronder duurzaamheid, waarbij Hago Zorg haar activiteiten monitort omtrent de geleverde dienstverlening. - Diverse managementrapportages - middels Dagelijkse Kwaliteitscontroles (DKS), deze worden op de locatie van de klant vastgelegd in een logboek of via een digitaal platform waartoe de klant toegang heeft. - op basis van duurzaamheidscriteria gaat Hago Zorg een relatie aan met een leverancier, daarnaast vindt jaarlijks een dialoog plaats waarbij zowel Hago Zorg als de leverancier de activiteiten monitoren. - Hago Zorg beschikt over het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001, het Milieumanagementsysteem ISO 14001, het OSB keurmerk met NEN certificering en de MVO Prestatieladder niveau 3. Deze certificaten en de daarbij behorende managementsystemen en werkwijzen dragen bij aan het borgen en afleggen van verantwoording op het gebied van kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid maar ook inzake duurzaamheid. De activiteiten en effecten op relevante thema s worden middels management systemen gemonitord. pagina 32 van 35

33 - de Co2 voetafdruk monitort de effecten van Hago Zorg s activiteiten op het gebied van energie & mobiliteit. - bovendien meet Hago Zorg middels het dashboard KPI s, waaronder ziekteverzuim en verloop. 35. Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? Samen met de MVO werkgroep en MVO stuurgroep is gekeken welke onderwerpen relevant zijn voor Hago Zorg. Op de relevante thema s zijn doelstellingen geformuleerd, deze worden middels het dashboard (in 2014) gemeten. Bij het landelijk MT worden de doelstellingen van de 6 duurzaamheidsthema s a.d.h.v. het dashboard besproken en beoordeeld waaruit vervolgacties voortkomen. Hago Zorg heeft zich daarbij de volgende vragen gesteld: zijn de beoogde doelen behaald? waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? wat hadden we beter anders kunnen doen? zijn alle relevante personen erbij betrokken? 36. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Hago Zorg heeft in de eerste helft van 2014 haar ambities inzake duurzaamheid vastgesteld. Hier zijn ook doelstellingen en KPI s aan gekoppeld verspreid tot het jaar Bij het formuleren van de doelstellingen zijn ook de belangen van de stakeholders meegenomen. Stakeholders die hierin meegenomen zijn: Raad van Bestuur, Directie, Medewerkers, Leveranciers, Klanten, Strategische samenwerkingsverbanden, OR en Professionele Relaties. De mate waarin de stakeholder betrokken wordt is afhankelijk van de en het belang van de stakeholder op/voor Hago Zorg. Hago Zorg is zodoende in dialoog met haar stakeholders, tijdens een dergelijk dialoog worden ook (niet-) behaalde resultaten meegenomen. 37a. Welke verbeteringen of successen heeft u organisatie bereikt? Hago Zorg heeft het volgende bereikt: Hago Zorg neemt deel aan Nederland Doet en heeft op 21/22 maart 2014 klussen uitgevoerd. op 8 juli 2014 is aan 100 schoonmaakmedewerkers het diploma basisopleiding uitgereikt. in regio West worden op dit moment ruim 200 schoonmaakmedewerkers opgeleid in Nederlandse taal. op 23 april 2014 werd in het Erasmus MC het 1000 ste taalcertificaat uitgereikt aan onze medewerkers in het bijzijn van niemand minder dan Koningin Maxima. sinds kort maakt Hago Zorg gebruik van een nieuw meldpunt voor prikaccidenten, genaamd PrikPunt. PrikPunt is een landelijke organisatie, 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. De gezondheid van onze medewerkers staat ten alle tijden voorop. Hago Zorg zette medewerkers in het zonnetje tijdens dag van de schoonmaak: iedereen een zomerpakketje. pagina 33 van 35

34 realisatie ID-platform waardoor gegevens van schoonmakers nu in online database staan en inzichtelijk zijn voor klanten (volgens wet WAV). start van een nieuwe opleiding, de Vebego Experience, voor onze ervaren en gewaardeerde medewerkers. Hago Zorg heeft een convenant gesloten met praktijkscholen en de KPC Groep (onderwijsadviesbureau). Doelstelling van het convenant is de samenwerking tussen scholen voor praktijkonderwijs in Rotterdam en omgeving én Hago Zorg te verduurzamen door het actief aanbieden van stageplaatsen en mogelijk uiteindelijk een arbeidsplaats. Vebego en het UWV hebben samen een convenant getekend, waarbij duurzame inzetbaarheid het thema is. Hoe kunnen we actief bevorderen dat werkplekken beschikbaar komen voor doelgroepen die binnen het UWV vallen. 37b. Welke doelen zijn nog niet bereikt? Hago Zorg heeft ambities, doelstellingen en KPI s vastgesteld van 2014 tot en met het jaar Hago Zorg monitort de KPI s en aan het eind van 2014 zal duidelijk zijn welke KPI s wel en niet gehaald zijn. Hier zullen vervolgacties uit ontstaan. Selecteren van MVO initiatieven- en instrumenten 38. Aan welke MVO initiatieven en eventueel bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? lidmaatschap Grote Bedrijven Netwerk van MVO Nederland. ondertekening Code Verantwoordelijk Marktgedrag. MVO Prestatieladder niveau Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Hago Zorg heeft onderstaande punten overwogen bij de keuze voor dit initiatief: ondersteunt de principes NEN-ISO geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit is tot stand gekomen op een open en transparante wijze is goed toegankelijk 40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO initiatief? Hago Zorg Nederland heeft de volgende acties uitgevoerd inzake het MVO initiatief ISO 26000: met de stuur- en projectgroep MVO is de prioriteiten matrix opgesteld. op het gebied van duurzame inkoop zijn grote stappen gemaakt. pagina 34 van 35

35 bewustwording bij medewerkers inzake duurzaamheid middels o.a. workshops en presentaties. pagina 35 van 35

36 BIJLAGE C: Vaststellen relevantie, significantie en prioriteit MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Bestuur van de organisatie Zonder draagvlak van het bestuur is MVO niet succesvol De van het bestuur is groot en is dus bepalend voor de bedrijfsvoering. veel Draagvlak is er maar we zijn er nog niet. Mensenrechten Gepaste zorgvuldigheid Bij alle beslissingen wordt nagedacht wat de is op de maatschappij en stakeholders Verkeerde beslissingen die ondoordacht zijn doorgevoerd, kunnen van grote negatieve zijn veel Er wordt geen zaken gedaan met malefide organisaties. Risicosituaties m.b.t. mensenrechten midden Mensenrechtenschending komt niet voor vanwege de inrichting van de keten en het productieproces laag De kans op schending van mensenrechten is zeer laag, beperkte Mocht dit risico alsnog plaatsvinden dan wordt actie tot besluitvorming genomen. Vermijden van medeplichtigheid Hago Zorg wil niet medeplichtig zijn aan het schenden van mensenrechten laag Hago Zorg werkt enkel in Nederland waarbij de wet zorgdraagt dat dergelijke praktijken niet voorkomen. Echter, wij controleren de arbeidspraktijken van onze stakeholders in andere landen. beperkte Mocht alsnog schending van mensenrechten plaatsvinden dan wordt actie tot besluitvorming genomen. Het oplossen van klachten midden Onze diensten moeten optimaal geleverd worden conform wet- en regelgeving en afspraken. Hago Zorg neemt klachten serieus en voert verbeteringen direct door. veel Het goed inbouwen behoort tot de kernactiviteiten van de onderneming; eventuele klachten dienen direct opgelost te worden omdat deze schadelijk zijn voor het imago. pagina 36 van 7

37 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Discriminatie en kwetsbare groepen Hago Zorg distantiërt zich van discriminatie van kwetsbare groepen. Burger- en politieke rechten laag Hago Zorg inter- en nationale rechten. Economische, maatschappelijke en culturele rechten Fundamentele principes en arbeidsrechten Arbeidspraktijk Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Werkomstandigheden en sociale bescherming midden Hago Zorg behandelt iedereen als haar gelijke Werknemers krijgen goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden inclusief cao Een goede relatie/sfeer draagt bij aan het personeelsbehoud Hago Zorg draagt bij aan de juiste werkomstandigheid conform wet- en regelgeving en gemaakt personeelsbeleid. Mensen zijn ons kapitaal. veel laag laag Hago Zorg opereert zo goed als alleen in Nederland en komt daar weinig mee in aanraking. Iedereen is gelijk en Hago Zorg heeft een vertrouwenspersoon. weinig beperkte Mensen zijn ons kapitaal. veel Goede arbeidsrelaties dragen bij aan een duurzaam personeelsbestand Hago Zorg draagt bij aan de juiste werkomstandigheid conform wet- en regelgeving en gemaakt personeelsbeleid. veel veel We investeren in onze medewerkers en die van stakeholders. Voornamelijk actief in Nederland volgens vaste wet- en regelgeving. Voornamelijk actief in Nederland volgens vaste wet- en regelgeving en cao. Echter, binnen onze organisatie kunnen we aanvullend beleid maken. Hago Zorg creëert aanvullende arbeidsvoorwaarden. Langdurige relaties dragen bij aan het behouden van de kennis in de organisatie. Hago Zorg draagt bij aan constante verbeteringen m.b.t. de juiste invulling van werkomstandigheden en sociale bescherming. pagina 37 van 7

38 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Sociale dialoog Als familiebedrijf worden samenwerkingsverbanden gestimuleerd om zo tot gezamenlijke doelen te komen. Door de familiaire sfeer is open communicatie altijd van toepassing waardoor problemen voorkomen worden en flexibel en adequaat handelen mogelijk is. veel Het Vebego Close to you past geheel binnen het DNA profiel van Hago Zorg. Gezondheid en veiligheid op het werk Veiligheid van medewerkers is het allerbelangrijkst. Echter binnen de werkzaamheden komen zo goed als geen onveilige situaties voor i.v.m. het soort werkzaamheden. Er wordt sterk gelet op de juiste werkvoorzieningen en materialen die bijdragen aan een goede, gezonde en veilige werkomgeving. veel Veiligheid en bescherming moeten te allen tijde gestimuleerd en gegarandeerd worden. Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Medewerkers worden standaard opgeleid, zowel directe- als indirecte medewerkers, dit is opgesteld in het opleidingsplan. Zonder goede opleiding kan er ook geen goede dienstverlening worden verleend. veel Investeren in je medewerkers draagt bij aan een langdurige duurzame relatie. Het milieu Voorkomen van milieuvervuiling Door de juiste instructies en het leveren van de juiste materialen en middelen draagt Hago Zorg bij aan het verminderen van milieuvervuiling. midden Hago Zorg biedt meerdere mogelijkheden aan klanten om een bijdrage te doen aan de vermindering van milieuvervuiling. weinig Hago Zorg vindt het voorkomen van milieuvervuiling van belang echter is hierin afhankelijk van de wens van de klant. Duurzaam gebruik van hulpbronnen Bij de inkoop wordt al getoetst op de duurzame toepassingen van hulpbronnen. midden Hago Zorg vindt het belangrijk om haar bijdrage kenbaar te maken bij Vebego inkoop en haar joint ventures. weinig Aangezien Hago Zorg een dienstverlenend bedrijf is produceert zij zelf geen producten waardoor het gebruik van hulpbronnen zeer laag is. pagina 38 van 7

39 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Mitigatie van en adaptie aan klimaatverandering Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Eerlijk zaken doen midden Hago Zorg laat ieder jaar een co2 voetafdruk uitvoeren. Hago Zorg produceert zelf geen producten maar is in continue dialoog met de leveranciers. Anti- corruptie midden Hago Zorg doet zaken middels de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Verantwoorde politieke betrokkenheid Op basis van de uitkomsten van de co2 voetafdruk worden nieuwe doelstellingen geformuleerd. De die Hago Zorg uitoefent is zeer gering en heeft weinig effect op de resultaten. Dat neemt niet weg dat er conform geldende milieuvoorwaarden wordt gewerkt De Code Verantwoordelijk Marktgedrag wordt jaarlijks ge-update waarin doelstellingen opnieuw geactualiseerd worden. laag Hago Zorg doet niet aan lobbyen. laag Hago Zorg doet niet aan lobbyen. Eerlijke concurrentie Hago Zorg biedt een eerlijke prijs aan die sociaal verantwoord is. Hago Zorg biedt een sociaal verantwoorde dienstverlening binnen de zorg die een bijdrage levert aan de leefomgeving van de cliënt/patiënt. veel weinig veel weinig veel Op het wagenpark en kantoren in eigen beheer zetten we acties uit ten behoeve van klimaatverandering. Hago Zorg is ingericht om te allen tijde een balans te vinden tussen milieuvriendelijk en economisch verantwoord diensten te leveren. Doordat Hago Zorg mede deze Code heeft ontwikkeld is de groot. Doordat wij niet lobbyen hebben we ook geen op politieke beslissingen. Hago Zorg heeft op de wijze waarop dienstverleningsconcepten worden geleverd. pagina 39 van 7

40 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Respect voor eigendomsrechten Consumentenaangelegenheden Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten Het beschermen van de consumentengezondheid- en veiligheid midden midden laag Hago Zorg is continu in dialoog met de waardeketen. Hago Zorg vindt privacy van cliënt/patiënt erg belangrijk. Hago Zorg geeft gehoor aan de contractuele verplichtingen die aangegaan zijn. Contracten worden onder eerlijke voorwaarden en op basis van feitelijke informatie opgesteld. Hago Zorg vindt privacy van cliënt/patiënt erg belangrijk. midden Hago Zorg is continu in dialoog met de waardeketen. Er is een functionaris wetbeschermings persoonsgegevens in dienst bij Hago Zorg. Communicatie dient altijd open, eerlijk en transparant gecommuniceerd te worden om een reëel beeld te kunnen tonen. Er is een functionaris wetbeschermings persoonsgegevens in dienst bij Hago Zorg. Duurzame consumptie n.v.t. n.v.t. n.v.t. Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Klanttevredenheid is van groot belang om de ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen te verwezenlijken. KTO bevordert duurzame relaties. veel veel veel beperkte veel Er is een plan opgesteld om stakeholders continu te betrekken bij de dienstverlening van Hago Zorg. Ook denkt Hago Zorg mee met haar stakeholders. Hago Zorg heeft hiervoor beleid opgesteld en draagt zorg voor een goede instructie aan de medewerkers. Een open communicatie bevordert duurzame relaties. Hago Zorg heeft hiervoor beleid opgesteld en draagt zorg voor een goede instructie aan de medewerkers en houdt zich aan de richtlijnen van de klant. Hago Zorg heeft een klachtenprocedure en ons jaarlijkse KTO onderzoek op klantniveau. pagina 40 van 7

41 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Privacy en gegevensbescherming van consumenten Toegang tot essentiële voorzieningen Midden Hago Zorg vindt privacy van cliënt/patiënt erg belangrijk. Alle benodigde voorzieningen zijn op klantlocatie aanwezig. Voorlichting en bewustzijn midden Om begrip, betrokkenheid en draagvlak te creëren wordt door middel van voorlichting getracht het bewustzijn te vergroten. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Betrokkenheid bij de gemeenschap Een schone omgeving draagt bij aan een gezonde leefomgeving. Opleiding en cultuur Een goede opleiding/presentatie draagt bij aan de juiste dienstverlening. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Ontwikkeling en toegang tot technologie Doorgroeimogelijkheden van medewerkers en groei van klanten. Hago Zorg is een innovatief schoonmaakbedrijf Midden Hoog Er is een functionaris wetbeschermings persoonsgegevens in dienst bij Hago Zorg. In overleg met de klant kunnen voorzieningen uitgebreid worden. Bij een vergroot bewustzijn is er meer draagvlak en een grotere kans op succes. Een schone omgeving draagt bij aan een gezonde leefomgeving. Bij het juiste verhaal begrijpt de omgeving de impact van onze dienstverlening. Hago Zorg heeft jaarlijks haar plannen voor groei en ontwikkeling verankerd in het din-model Om een sterke concurrentiepositie in te nemen zijn nieuwe dienstverleningsconcept van groot belang. beperkte beperkte beperkte veel veel veel veel Hago Zorg heeft hiervoor beleid opgesteld en draagt zorg voor een goede instructie aan de medewerkers. Door controle rondes worden de voorzieningen genoteerd en besproken met de klant. Hago Zorg heeft een beperkte op de voorlichting naar de consument. Schoonmaak is de core-business van Hago Zorg. Hago Zorg betrekt haar stakeholders nauw bij het belang van haar activiteiten. Zonder werkgelegenheid en ontwikkeling is er geen dienstverlening. Hago Zorg is continu bezig met het vernieuwen van haar concepten. pagina 41 van 7

42 MVO onderwerp Relevant Onderbouwing Significant Onderbouwing Prioriteit Onderbouwing Creëren van welvaart en inkomen Door groei van nieuwe klanten en dienstverleningsconcepten. Gezondheid Het schoonmaken bij zorginstellingen draagt bij aan de gezondheid van de cliënt/patiënt. Maatschappelijke investeringen Hago Zorg draagt haar steentje bij aan maatschappelijk betrokken activiteiten. Door groei van nieuwe klanten en dienstverleningsconcepten. Het schoonmaken bij zorginstellingen draagt bij aan de gezondheid van de cliënt/patiënt. Hago Zorg heeft hiervoor beleid ontwikkeld waarin medewerkers de kans krijgen zich op een andere wijze in te zetten in het zorgsegment. beperkte veel veel Dit is mede afhankelijk van de markt. Hago Zorg is hierin kennisdeskundige. Medewerkers actief de mogelijkheid bieden om zich maatschappelijk betrokken in te zetten. pagina 42 van 7