Digitaal Veiligheidspaspoort

Transcriptie

1 Digitaal Veiligheidspaspoort Wat: De dagpas is een geprint, ingevuld en ondertekend papieren formulier. Geen plastic pasje zoals het Digitaal Veiligheidspaspoort (DVP). Wie: Voor personen die incidenteel (maximaal 10 dagen per kalenderjaar) in zone A, zone B of op bouwplaats komen voor bezoek of werk, en geen DVP hebben. Hierna te noemen: bezoeker. Waar: Verplicht in zone A, B en bouwplaatsen en optioneel in de zones daarbuiten. Wanneer: Verplicht vanaf 1 mei Hoe: Zie overige instructies: o Dagpas uitgeven wat moet ik daarvoor regelen? o Voorbereid naar de locatie o Onvoorbereid naar de locatie o Dagpas uitgeven op locatie Voorwaarden: Een bezoeker vraagt de dagpas aan bij het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de te bezoeken locatie, bijvoorbeeld de hoofdaannemer. Het aanvragen van een dagpas kan bij elk bedrijf dat geregistreerd staat in de DVPportal. Een in de DVP-database geregistreerd bedrijf bepaalt zelf wie een dagpas mag uitgeven aan een bezoeker. Deze personen hebben hiervoor de juiste rechten toegekend gekregen via de DVP-portal. Een dagpas kan maximaal 2 weken voorafgaand aan het bezoek worden aangevraagd. Een houder van het DVP kan, indien hij zijn eigen DVP vergeten/kwijt is, ook een dagpas voor zichzelf aanvragen. Dit kan alleen als zijn DVP niet geblokkeerd is. Een dagpasformulier kan zowel ruim voorafgaand aan een bezoek worden ingevuld (voorbereid via de DVP-portal), als ter plekke op een externe locatie (onvoorbereid via de DVP-portal of DVP-app). Een bezoeker dient altijd een ingevuld en ondertekend papieren dagpasformulier te kunnen tonen, evenals een geldig identiteitsbewijs. Voorafgaand aan verlening van toegang tot de projectlocatie, dient de bezoeker onderstaande veiligheidsinstructies gezien en begrepen te hebben: o Video met veiligheidsboodschap o Huisreglement ProRail o Life Saving Rules Voorafgaand aan verlening van toegang tot de projectlocatie, dient de veiligheidsverantwoordelijke de bezoeker altijd de locatie specifieke veiligheidsinstructie te geven. Een dagpas is pas geldig als de bezoeker op de locatie is aangemeld via het DVPsysteem. Dit gebeurt door de veiligheidsverantwoordelijke via de DVP-portal, of de DVPapp. Een geldig dagpasformulier is altijd ondertekend door zowel de veiligheidsverantwoordelijke als de bezoeker. Een dagpas is 24 uur geldig vanaf het moment van aanmelden op locatie. Uitzondering hierop is een weekendbuitendienststelling, waarbij een dagpas kan worden aangevraagd met een geldigheid van 52 uur. Deze dagpas telt als 2 dagpassen van 24 uur. Pagina 1 / 7

2 Een bezoeker kan zich met één dagpas meerdere keren aan- en afmelden binnen de geldigheidsperiode. Wanneer een veiligheidscoach een overtreding van de Life Saving Rules constateert bij een dagpashouder waarvan de werkgever niet in de DVP-portal staat, dan bepaalt de Commissie Handhaving Veiligheidspaspoort (CHV) een maatregel, passend binnen de kaders van de sanctioneringsrichtlijn. Wanneer geen internetverbinding beschikbaar is, is het toch mogelijk de bezoeker toegang te verschaffen tot de projectlocatie. Het aan- en afmelden op locatie gebeurt dan niet via het DVP-systeem. Zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is, dient het bezoek alsnog geregistreerd te worden in de DVP-database. Zorg dat de video met veiligheidsboodschap, Life Saving Rules en Huisreglement ProRail altijd offline beschikbaar zijn via een smartphone, tablet, of computer (via USB-stick). Wanneer geen internetverbinding beschikbaar is, kan dan toch de volledige veiligheidsinstructie worden gegeven. Pagina 2 / 7

3 Het bedrijf van de medewerker die een dagpas aanvraagt, moet: Geregistreerd staan in de DVP-portal. Rechten toekennen in de DVP-portal aan de medewerkers (bijvoorbeeld P&O, veiligheidsverantwoordelijke en uitvoerder) die een dagpas mogen uitgeven. Degene die in de DVP-portal een dagpas mag uitgeven, kan: Een uitnodiging/link versturen naar de bezoeker, die dan zelf zijn gegevens invult. De gegevens van de bezoeker invullen en een dagpas aanvragen. Gegevens wijzigen zolang de dagpas nog niet actief is. Een dagpas direct activeren tijdens het invoeren van de gegevens. Kiezen uit een dagpas voor 24 uur of in geval van een weekendbuitendienststelling voor 52 uur. Een rapportage bekijken met een overzicht aan wie dagpassen zijn uitgegeven. Op locatie moet een veiligheidsverantwoordelijke (of bijvoorbeeld een uitvoerder): De gegevens op het dagpasformulier controleren door vergelijking met identiteitsbewijs. Controleren of de bezoeker de inhoud van de video met veiligheidsboodschap, Huisreglement ProRail en Life Saving Rules heeft begrepen. De lokale veiligheidsinstructie geven. Het dagpasformulier ondertekenen samen met de bezoeker. De bezoeker aanmelden op locatie. Op locatie kan een veiligheidsverantwoordelijke (of bijvoorbeeld een uitvoerder): Zelf een dagpas aanvragen en activeren in de DVP-portal of via de DVP-app. Een dagpas activeren door de QR-code op het dagpasformulier te scannen met de DVPapp en op Aanmelden te klikken. De video met veiligheidsboodschap, Life Saving Rules en Huisreglement ProRail downloaden op smartphone, tablet of computer. Dit kan ook al eerder of thuis uitgevoerd worden. Pagina 3 / 7

4 1. Bezoeker vraagt bij P&O-medewerker een dagpas aan In dit voorbeeld is de P&O-medewerker het aanspreekpunt voor de dagpas, maar het zou ook een andere medewerker kunnen zijn, zoals een persoon die ook het Bewijs van Toegang uitgeeft. Dit aanspreekpunt dient in de DVP-portal het recht te hebben om een dagpas aan te vragen. Dit kan ieder bedrijf zelf instellen. 2. P&O-medewerker vult zelf de gegevens van bezoeker in via de DVP-portal Wanneer de bezoeker zijn gegevens vooraf aanlevert en/of aan het bureau staat van de P&O-medewerker, kan deze direct een dagpasformulier aanmaken. 2a 2b P&O-medewerker stuurt bezoeker per een link naar de aanvraagpagina De bezoeker kan ook zelf een dagpasformulier aanmaken via een link in een door de P&Omedewerker verstuurde . De P&O-medewerker heeft dan alleen naam en adres van de bezoeker nodig. Bezoeker vult zelf zijn gegevens in op de aanvraagpagina De bezoeker krijgt toegang tot een speciale aanvraagpagina buiten de DVP-portal waarop het dagpasformulier ingevuld kan worden. Deze optie zou de voorkeur moeten hebben, de bezoeker is dan zelf verantwoordelijk voor het juist invullen van zijn eigen gegevens. 3. Bezoeker ontvangt het ingevulde dagpasformulier per Dit formulier is als bijlage toegevoegd. Het is nog geen geldige dagpas, hij moet nog geactiveerd worden. Bij het dagpasformulier ontvangt de bezoeker ook een link naar de veiligheidsinstructies. Deze dient hij ter voorbereiding door te nemen. 4. Bezoeker neemt uitgeprinte dagpasformulier mee naar de locatie De bezoeker dient het per toegezonden dagpasformulier uit te printen en mee te nemen. Pagina 4 / 7

5 Veiligheidsverant woordelijke en bezoeker ondertekenen het dagpasformulier Veiligheidsverantwoordelijke scant de QR-code op het dagpasformulier van bezoeker Bezoeker meldt zich op locatie bij veiligheidsverantwoordelijke Veiligheidsverantwoordelijke geeft bezoeker de veiligheidsinstructies Veiligheidsverantwoordelijke meldt bezoeker aan op de locatie Bezoeker meldt zich op locatie bij veiligheidsverantwoordelijke Naast het dagpasformulier dient de bezoeker ook zijn legitimatiebewijs mee te nemen, zodat de identiteit van de bezoeker gecontroleerd kan worden. 6. Veiligheidsverantwoordelijke geeft bezoeker de veiligheidsinstructies De veiligheidsverantwoordelijke geeft de lokale veiligheidsinstructies. Daarnaast gaat hij na of de bezoeker de inhoud van de video met veiligheidsboodschap, Huisreglement ProRail en Life Saving Rules begrepen heeft. 7. Veiligheidsverantwoordelijke en bezoeker ondertekenen het dagpasformulier Ter bevestiging dat de veiligheidsinstructies zijn begrepen en zullen worden opgevolgd, zetten beide hun handtekening op het formulier. 8. Veiligheidsverantwoordelijke scant de QR-code op het dagpasformulier van bezoeker Door het scannen wordt duidelijk of de dagpasaanvraag (nog) geldig is. 9. Veiligheidsverantwoordelijke meldt bezoeker aan op locatie Na het scannen kan de bezoeker aangemeld worden via de DVP-app. De dagpas wordt hiermee automatisch geactiveerd en de bezoeker wordt toegevoegd aan de aanwezigheidslijst. 10. Bezoeker heeft een geldige dagpas en heeft toegang tot de locatie Wanneer de bezoeker gecontroleerd wordt, kan de controleur de QR-code op het dagpasformulier scannen of de persoon opzoeken in de aanwezigheidslijst. Bezoeker heeft een geldige dagpas en heeft toegang tot de locatie 10 Pagina 5 / 7

6 1. Bezoeker meldt zich op locatie bij veiligheidsverantwoordelijke De bezoeker dient zijn legitimatiebewijs mee te nemen, zodat de identiteit van de bezoeker gecontroleerd kan worden. 2. Bezoeker vult zijn gegevens in op het blanco dagpasformulier De bezoeker krijgt een blanco papieren dagpasformulier uitgereikt door de veiligheidsverantwoordelijke. 3. Veiligheidsverantwoordelijke verwerkt de gegevens van bezoeker in de DVP-app of DVP-portal Dit kan via de smartphone, tablet of computer. 3a Bezoeker ontvangt het ingevulde dagpasformulier per Wanneer de bezoeker een dagpas mag gebruiken, ontvangt deze een met het dagpasformulier (met unieke QR-code erop) bijgevoegd. Dit formulier is op dat moment nog geen geldige dagpas. 4. Veiligheidsverantwoordelijke meldt bezoeker aan op locatie Op het moment van registratie van de gegevens kan de bezoeker meteen worden aangemeld. De dagpas wordt hiermee automatisch geactiveerd en de bezoeker wordt toegevoegd aan de aanwezigheidslijst. 5. Veiligheidsverantwoordelijke geeft bezoeker de veiligheidsinstructies De veiligheidsverantwoordelijke toont de video met veiligheidsboodschap via zijn smartphone, tablet of computer. Daarnaast neemt hij met de bezoeker de inhoud van de Life Saving Rules en het Huisreglement ProRail door. Tenslotte geeft hij de lokale veiligheidsinstructies. 6. Veiligheidsverantwoordelijke en bezoeker ondertekenen het dagpasformulier Ter bevestiging dat de veiligheidsinstructies zijn begrepen en zullen worden opgevolgd, zetten beide hun handtekening op het formulier. De veiligheidsverantwoordelijke controleert hierbij ook de identiteit van de bezoeker. 7. Bezoeker heeft een geldige dagpas en heeft toegang tot de locatie Wanneer de bezoeker gecontroleerd wordt, kan de controleur de QR-code op het digitale dagpasformulier scannen. Pagina 6 / 7

7 Dit is een korte lijst met te nemen stappen voor het uitgeven van een dagpas, wanneer de bezoeker nog geen dagpasformulier heeft. Te nemen stappen 1. Laat de bezoeker een blanco dagpasformulier invullen. 2. Controleer de gegevens door vergelijking met identiteitsbewijs. 3. Open de DVP-app of log in op de DVP-portal. 4. Kies Dagpas aanvragen. 5. Vul de gegevens van de bezoeker in. 6. Meld de bezoeker aan op locatie, vinkje bij Direct aanmelden. 7. Toon de film met veiligheidsboodschap en neem met de bezoeker de inhoud van de Life Saving Rules en het Huisreglement ProRail door. 8. Geef de lokale veiligheidsinstructies. 9. Beiden ondertekenen dagpasformulier. Bij registratie via de DVP-app is de dagpas direct actief en wordt de bezoeker gelijk aangemeld op de locatie. Pagina 7 / 7