Procedureboek. Ruimtebeheer binnen de RUG Afgestemd op het gebruik van Planon en StabiCAD. facilitair bedrijf. FB Versie 1.2.

Transcriptie

1 facilitair bedrijf Procedureboek Ruimtebeheer binnen de RUG Afgestemd op het gebruik van Planon en StabiCAD FB Versie augustus 2009 Mutaties ten opzichte van versie 1.1: De mutaties ten opzichte van de vorige versie zijn in blauw weergegeven.

2 facilitair bedrijf Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1 Inleiding Implementatieproces Rol & taakverdeling Vervolgstappen 5 2 Procedures Inleiding Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer Ophalen van managementinformatie (standaard en specifiek) Mutaties verwerken Nieuwe objecten en omvangrijke verbouwingen Mutaties verwerken Beperkte bouwkundige aanpassingen Mutaties verwerken - Ruimtegebruik Afstoten van een object 17 Bijlagen 18 CAD-tekenmethodiek voor revisietekenwerk Rijksuniversiteit Groningen Object- en Ruimtenummering (URN) Object- en Ruimtenaamgeving Overzicht Ruimtecategorieën en typen Handleiding gebruik Ruimtebeheer

3 Procedureboek versie Inleiding De Rijksuniversiteit Groningen wil beschikken over een up-to-date overzicht van alle gebouwen en ruimten die de Rijksuniversiteit Groningen in gebruik heeft. Hiervoor is het Eindrapport Opstellen procedure implementatie Ruimtebeheer aan de Rijksuniversiteit Groningen d.d. 24 september 2008 opgesteld. Dit rapport is besproken in het Managementberaad en in het PH- Middelen overleg. Na formele vaststelling in beide overleggen is als vervolg hierop een voorstel voor het Implementatietraject opgesteld om de procedures in te voeren en daadwerkelijk van kracht te laten worden. Dit voorstel is wederom besproken en goedgekeurd in het Managementberaad en in het PH-Middelen overleg. Uitgangspunt voor het implementeren is dat er een Procedureboek wordt opgesteld en dat begin februari 2009 de procedures van kracht moeten worden. 1.1 Implementatieproces Voor de implementatie van de procedures Ruimtebeheer is een projectteam opgericht waaraan S. Oorburg (Bureau), H. Gaasendam (Facilitair Bedrijf) en M. Kroon (AT Osborne) hebben deelgenomen. Het projectteam is gevoed door de input van de Facility Managers van alle faculteiten. Het implementatietraject is in drie onderdelen opgesplitst: Onderdeel 1: Implementatie van de procedures Onderdeel 2: Update van de database en de tekeningen Onderdeel 3: Evaluatie. Onderdeel 1: Implementatie Voor het implementeren van de procedures zijn verschillende activiteiten uitgevoerd (zie tabel). Ter aanvulling op punt 5 Realisatie koppeling van StabiCAD en Planon, is het de bedoeling dat eind van dit jaar alle tekeningen gekoppeld zijn. Wanneer de koppeling voltooid is zal voor dit onderdeel een aparte bijlage worden opgesteld en aan dit Procedureboek worden toegevoegd. Activiteit Onderdeel 1: Implementatie 1. Werkinstructies opstellen 2. Procedureboek opstellen 3. FacilityNet aanpassen 4. Software Ruimtebeheer aanpassen 5. Realisatie koppeling database-stabicad-planon 6. Handleiding opstellen 7. Training organiseren 8. Formele aftrap verzorgen op 3 februari 2009 Onderdeel 2: Update 1. Updaten van de database 2. Updaten van de tekeningen Onderdeel 2: Update Een voorwaarde voor het Onderdeel 3: Evaluatie 1. Evaluatieronde houden in juni 2009 implementeren van de procedures is dat de database en tekeningen overeenkomen met de huidige situatie (0-situatie). Dankzij de extra inspanningen van Vastgoed en Investeringsprojecten en Facilitair Bedrijf is het gelukt om de database en de tekeningen van alle panden bij te werken. Versie

4 Procedureboek 4 Onderdeel 3: Evaluatie In juni 2009 wordt een evaluatie gehouden waarin het procedureboek, FacilityNet, software Ruimtebeheer en de handleiding door de eindgebruikers worden bekeken en indien nodig worden aangepast. Eindresultaat Het resultaat van deze activiteiten wordt op 3 februari 2009 gepresenteerd in de vorm van het Procedureboek Ruimtebeheer Planon Rijksuniversiteit Groningen. Dit is tevens de formele datum waarop de procedures van kracht worden. In het procedureboek zijn de zes belangrijkste procedures opgenomen. De procedures zijn voorzien van werkinstructies waarin gedetailleerd is beschreven wat wordt bedoeld met de activiteit. Daarnaast zijn in dit procedureboek diverse bijlagen opgenomen. Deze zijn ondersteunend aan de procedures. Het Procedureboek is als hardcopy verstrekt aan alle eindgebruikers. Daarnaast is het boek digitaal op te vragen via FacilityNet. 1.2 Rol & taakverdeling Het implementeren van de procedures start met het maken van heldere afspraken over de verantwoordelijkheden van de diverse stakeholders. In de volgende tabel zijn de verschillende rollen en taken per stakeholder weergegeven. Als toelichting op de tabel zijn de rollen omschreven. Applicatiebeheerder: De applicatiebeheerder verzorgt de exploitatie van applicaties. Hij/zij draagt zorg voor en onderhoudt de goede operationele staat van geautomatiseerde processen en zorgt dat de exploitatie kan en zal plaatsvinden door o.a. gegevensbeheer. Belangrijkste taken zijn dagelijks beheer, gebruikersondersteuning, operationele beheersprocessen, tactische beheersprocessen, queries en Quickservices, beheer referentie- en stamtabellen, toegangsbeheer/autorisatie, implementatie nieuwe functionaliteit Versie

5 Procedureboek 5 Technisch beheerder: De technisch beheerder onderhoudt en stelt de vrijgegeven software beschikbaar, zodanig dat de continuïteit van de exploitatie verzekerd is. Signaleerder: De signaleerder geeft wijzigingen of onjuistheden op de tekeningen en in de database door aan het Facilitair Bedrijf. Raadpleger: De raadpleger maakt gebruik van de leesrechten in Ruimtebeheer. Proceseigenaar: De proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor een up-to-date database en tekeningen Ruimtebeheer Functioneel beheerder: De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de functionaliteit in Ruimtebeheer en het versiebeheer van de stamtabellen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de lijsten met ruimtetypen en categorieën aansluiten bij de behoeften van de eindgebruikers en dat bekend is welke versie in gebruik is. Mutatiebeheerder: De mutatiebeheerder is verantwoordelijk voor de verwerking van de mutaties in de database en op de tekeningen. Dit betekent enerzijds dat de mutatiebeheerder zelf mutaties verwerkt, anderzijds dat de mutatiebeheerder erop toeziet dat mutaties van de grote eindgebruiker door deze eindgebruikers zelf worden verwerkt. Mutatie Ruimtegebruik: De grote eindgebruiker is verantwoordelijk voor het zelf verwerken van mutaties in Ruimtegebruik. 1.3 Vervolgstappen Na de formele implementatie van de Procedure Ruimtebeheer, zal in juni 2009 een evaluatie worden gehouden waarin de procedures kritisch tegen het licht worden gehouden en zo nodig worden aangepast. Op FacilityNet is een formulier beschikbaar voor het geven van suggesties en verbeteringen. Deze reacties worden verzameld en in de evaluatie meegenomen. De suggesties kunnen betrekking hebben op het procedureboek, FacilityNet, software Ruimtebeheer, managementrapportages, rol- en taakverdeling en de handleiding. Wanneer Ruimtebeheer goed beheerd wordt dan is het mogelijk om andere modules die gerelateerd zijn aan Ruimtebeheer beter te gebruiken. Hierbij kan gedacht worden aan inventarisbeheer, sleutelbeheer of contractbeheer. Hierbij is het van essentieel belang om te bepalen of een module daadwerkelijk een toegevoegde waarde heeft. Het heeft geen zin om modules in te vullen als de gegevens verder niet gebruikt worden. Naast de modules van Planon is het mogelijk om koppelingen met andere softwarepakketten te realiseren of aan te passen: Koppeling met PeopleSoft (bestaande koppeling herzien) Koppeling met VoIP (nieuwe koppeling) Koppeling met Masterkey (database ten behoeve van de schoonmaak) Afstemming tussen Ruimtebestand met Syllabus+ Deze koppelingen zullen in een vervolgtraject nader onderzocht moeten worden. Versie

6 Procedureboek 6 2 Procedures 2.1 Inleiding De volgende procedures zijn in dit Procedureboek uitgewerkt: 1 Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer 2 Ophalen van managementinformatie (standaard en specifiek) 3 Nieuwe objecten en grote verbouwingen 4 Beperkte bouwkundige aanpassingen 5 Ruimtegebruik wijzigen zonder bouwkundige aanpassingen 6 Afstoten van een object Elke procedure wordt in een processchema weergegeven en vervolgens in werkinstructies gedetailleerd toegelicht. 2.2 Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer versie 1.2 GAI VGI FB-beheer Eindgebruikers Aanvragen toegang en rechten Ruimtebeheer Wordt de aanvraag goedgekeurd? Nee Ja Terugkoppelen aan aanvrager Account aanmaken Inlogcode afgeven Rechten toekennen of uitbreiden Terugkoppelen aan FB Aanvraag in FacilityNet afsluiten Raadplegen en muteren van Ruimtebeheer Versie

7 Procedureboek 7 Toelichting op de stappen en bijzonderheden: Eindgebruiker = alle Facility Managers van de faculteiten, Facilitair Bedrijf, Universiteitsbibliotheek, Centrum voor Informatie Technologie, Kernfysisch Versneller Instituut en Universitair Onderwijscentrum Groningen, Arbo- en Milieudienst en Vastgoed en Investeringsprojecten als verhuurder. FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen het Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Stap Aanvragen toegang en rechten Ruimtebeheer Wordt de aanvraag goedgekeurd? Bijzonderheden De Facility Manager zal de aanvraag doen voor een inlogcode of lees- of mutatierechten. De aanvraag kan gemeld worden via het formulier op FacilityNet. In het formulier kunnen de gewenste items (inlogcode, lees- of mutatierechten) worden aangevinkt. FB-beheer registreert de aanvraag en beoordeelt of de aanvraag voldoet aan het criterium. Het criterium is dat alle Facility Managers lees- en mutatierechten hebben. Alleen de Facility Manager is bevoegd om een gedelegeerde aan te wijzen voor lees- of mutatierechten. Bij akkoord, zet het FB-beheer de aanvraag door naar GAI. Terugkoppelen aan aanvrager Bij afwijzing koppelt het FB-beheer uiterlijk na 5 werkdagen terug met reden van afwijzing aan de aanvrager. Account aanmaken Terugkoppelen aan aanvrager Rechten toekennen of uitbreiden Terugkoppelen aan FB Aanvraag in FacilityNet afsluiten Raadplegen en muteren van Ruimtebeheer De applicatiebeheerder van GAI ontvangt via FB-beheer de aanvraag. Maximaal 5 werkdagen na aanvraag wordt de inlogcode aangemaakt. GAI koppelt de inlogcode rechtstreeks aan de aanvrager terug. Indien de aanvraag ook lees- of mutatierechten omvat, zal de applicatiebeheerder van GAI deze bevoegdheden toekennen. GAI koppelt dit terug aan FB-beheer. FB-beheer sluit de aanvraag in FacilityNet af. FB-beheer koppelt aan aanvrager terug dat de bevoegdheden voor Ruimtebeheer zijn geactiveerd. Versie

8 Procedureboek Ophalen van managementinformatie (standaard en specifiek) Ophalen managementinformatie (standaard en specifiek) versie 1.2 GAI VGI FB-beheer Eindgebruikers Behoefte aan managementinformatie Specifiek format opstellen Standaard format zelf activeren Indien gewenst toevoegen aan Ruimtebeheer Overzichten in excel aanpassen Toelichting op de stappen en bijzonderheden: Eindgebruiker = alle Facility Managers van de faculteiten, Facilitair Bedrijf, Universiteitsbibliotheek, Centrum voor Informatie Technologie, Kernfysisch Versneller Instituut en Universitair Onderwijscentrum Groningen en Vastgoed, Arbo- en Milieudienst en Investeringsprojecten als verhuurder. FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Stap Bijzonderheden Behoefte aan managementinformatie Wanneer een gebruiker behoefte heeft aan een overzicht met bepaalde gegevens, dan kan de gebruiker hiervoor een standaard format gebruiker of een specifiek format laten opstellen. Standaard format zelf activeren De gebruiker kan binnen Ruimtebeheer zelf de standaardformats activeren (zie handleiding). Een specifiek format opstellen Een specifiek format, die niet in Ruimtebeheer aanwezig is, kan de gebruiker laten opstellen door het formulier op FacilityNet in te vullen. FB-beheer zal vervolgens het format opstellen en naar Excel exporteren. Toevoegen aan Ruimtebeheer Als het format door meerdere gebruikers gevraagd is dan kan dit format als standaardformat aan Ruimtebeheer worden toevoegd door FB-beheer. Overzichten in Excel aanpassen De gebruiker kan zelf in Excel het standaard of specifiek overzicht aanpassen. Versie

9 Procedureboek Mutaties verwerken Nieuwe objecten en omvangrijke verbouwingen Nieuwe objecten en grote verbouwingen versie 1.2 GAI VGI FB-beheer Eindgebruiker Wensen (inhoudelijk) opstellen Wensen verwerken in VO Uitgangspunten proces en inhoud Ruimtebeheer opstellen Gebruiker leesrecht en VGI mutatierecht geven (zie Procedure aanvraag rechten) Gegevens bestek verzamelen conform uitgangspunten Nee Bestek toetsen. Is het conform afspraak? Ja Tekeningen koppelen aan Ruimtebeheer Ruimtegebruik invullen Ruimten in database verwerken Gegevens bouwkundig opleveren gebouw Nee Gegevens toetsen. Is het conform afspraak? Raadplegen Ruimtebeheer Ja Gewijzigde tekeningen koppelen Ruimtegebruik aanpassen Gewijzigde ruimten in database verwerken Overdracht aan FB Ingebruikname gebouw VGI leesrecht en Gebruiker mutatierecht geven (zie Procedure aanvraag rechten) Zie Procedure Ruimt egebruik wijzigen Versie

10 Procedureboek 10 Toelichting op de stappen en bijzonderheden: Onder nieuw object worden de volgende situaties verstaan: - een nieuw te bouwen pand - een bestaand pand dat de Rijksuniversiteit Groningen aankoopt - een pand dat de Rijksuniversiteit Groningen huurt - een pand dat de Rijksuniversiteit Groningen in eigendom heeft en gaat verhuren aan derden FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Eindgebruiker = alle Facility Managers van de faculteiten, Facilitair Bedrijf, Universiteitsbibliotheek, Centrum voor Informatie Technologie, Kernfysisch Versneller Instituut en Universitair Onderwijscentrum Groningen, Arbo- en Milieudienst en Vastgoed en Investeringsprojecten als verhuurder. Stap Wensen (inhoudelijk) opstellen Wensen verwerken in VO Uitgangspunten proces en inhoud Ruimtebeheer opstellen VGI mutatierechten en Gebruiker leesrechten geven Raadplegen door gebruiker Bijzonderheden In het Programma van Eisen kan de gebruiker haar eisen en wensen kenbaar maken. VGI stelt in overleg met de gebruikers de wensen vast en verwerkt dit in het Voorlopig Ontwerp. De projectleider van VGI stelt het FB-beheer op de hoogte van de plannen door het VO toe te sturen (uiterlijk 1 week na vaststellen VO). Op basis van de toegestuurde informatie stelt het FBbeheer de specifieke uitgangspunten op conform de afspraken voor Ruimtebeheer: Procedureboek, object- en ruimtenummering, object- en ruimtenaamgeving, CADtekenmethodiek RUG. FB-beheer neemt dit met de projectleider van VGI door met als doel om te komen tot wederzijds goedgekeurde uitgangspunten. FB-beheer geeft door aan de applicatiebeheerder van GAI dat VGI mutatierechten en de gebruiker leesrechten moet krijgen. Voor verder proces zie Procedure Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer. De gebruiker kan Ruimtebeheer raadplegen om de eerste voorbereidingen te treffen. Gegevens bestek verzamelen De Projectleider VGI stelt de bouwkundige bestekstekening (M2-tekening) op volgens de afgesproken uitgangspunten. Vervolgens levert de projectleider van VGI deze gegevens aan FB-beheer (uiterlijk 5 werkdagen na vaststellen bestek). Bestek toetsen. Is het conform afspraak? Tekeningen koppelen aan Ruimtebeheer Ruimten in database verwerken. FB-beheer controleert of de gegevens en tekeningen volgens de uitgangspunten zijn aangeleverd. Zo niet, melden aan projectleider VGI en termijn afspreken waarop de juiste gegevens wel beschikbaar zijn. Indien de gegevens door FB-beheer zijn goedgekeurd dan koppelt FB-beheer de tekeningen aan Ruimtebeheer. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. Vervolgens zal FB-beheer de database van Ruimtebeheer invullen (objectcode en ruimtenummers) door de tekeningen te koppelen aan Ruimtebestand. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. FB-beheer geeft aan VGI een bericht wanneer deze het ruimtegebruik kan invullen (uiterlijk 5 werkdagen na vullen Ruimtebestand). Versie

11 Procedureboek 11 Ruimtegebruik invullen Gegevens bouwkundige oplevering gebouw Gegevens toetsen. Is het conform afspraak? Gewijzigde tekeningen koppelen aan Ruimtebeheer Gewijzigde ruimten in database verwerken. VGI zorgt voor invullen van het tabblad ruimtegebruik: zoals afdeling (=faculteit), ruimtetype en ruimtecategorie, begindatum verwachte bouwkundige oplevering. Binnen 5 werkdagen na oplevering zal de Projectleider VGI de bouwkundige gegevens aan FB-beheer overdragen. FB-beheer controleert of de gegevens en tekeningen volgens de uitgangspunten zijn aangeleverd. Zo niet, melden aan projectleider VGI en termijn afspreken waarop de juiste gegevens wel beschikbaar zijn. Indien de gegevens door FB-beheer zijn goedgekeurd dan koppelt FB-beheer de gewijzigde tekeningen aan Ruimtebeheer. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. Vervolgens zal FB-beheer de database van Ruimtebeheer wijzigen (objectcode en ruimtenummers) door de tekeningen opnieuw te koppelen aan Ruimtebestand. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. FB-beheer geeft aan VGI bericht wanneer het ruimtegebruik aangevuld kan worden (uiterlijk 5 werkdagen na vullen Ruimtebestand). Ruimtegebruik aanpassen VGI zorgt voor aanvullingen op het tabblad ruimtegebruik: zoals afdeling (=faculteit), ruimtetype en ruimtecategorie, begindatum verwachte bouwkundige oplevering. Overdracht aan FB Ingebruikname gebouw VGI leesrechten en Gebruiker mutatierechten geven Zie procedure Ruimtegebruik wijzigen Na de bouwkundige oplevering van het gebouw (dit staat los van de financiële afwikkeling), vindt overdracht van VGI naar FB-beheer plaats. Bij de overdracht worden o.a. afspraken gemaakt over het opstellen van revisietekeningen ten behoeve van Ruimtebeheer. Het gebouw kan in gebruik worden genomen. FB-beheer meldt aan GAI dat VGI leesrechten en de gebruiker mutatierechten mag krijgen. Doorlooptijd 5 werkdagen. Zie procedure Aanvraag rechten Ruimtebeheer. De gebruiker is bevoegd om mutaties in ruimtegebruik in te vullen. Zie procedure Ruimtegebruik wijzigen. Versie

12 Procedureboek Mutaties verwerken Beperkte bouwkundige aanpassingen Beperkte bouwkundige aanpassingen versie 1.2 GAI FB-project FB-beheer Eindgebruiker Wensen (inhoudelijk) opstellen Wensen verwerken in VO Uitgangspunten proces en inhoud Ruimtebeheer opstellen Gebruiker leesrecht geven (zie Procedure aanvraag rechten) Gegevens DO verzamelen conform uitgangspunten Nee DO toetsen. Is het conform afspraak? Ja Tekeningen koppelen aan Ruimtebeheer Ruimten in database verwerken Gegevens bouwkundig opleveren gebouw Nee Gegevens toetsen. Is het conform afspraak? Raadplegen Ruimtebeheer Ja Gewijzigde tekeningen koppelen Gewijzigde ruimten in database verwerken Overdracht aan FB Ingebruikname gebouw Gebruiker mutatierechten(zie Procedure aanvraag rechten) Zie Procedure Ruimt egebruik wijzigen Versie

13 Procedureboek 13 Toelichting op de stappen en bijzonderheden: Onder nieuw object worden de volgende situaties verstaan: - een nieuw te bouwen pand - een bestaand pand dat de Rijksuniversiteit Groningen aankoopt - een pand dat de Rijksuniversiteit Groningen huurt - een pand dat de Rijksuniversiteit Groningen in eigendom heeft en gaat verhuren aan derden FB-project = de afdeling binnen Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van projecten. FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Eindgebruiker = alle Facility Managers van de faculteiten, Facilitair Bedrijf, Universiteitsbibliotheek, Centrum voor Informatie Technologie, Kernfysisch Versneller Instituut en Universitair Onderwijscentrum Groningen, Arbo- en Milieudienst en Vastgoed en Investeringsprojecten als verhuurder. Stap Wensen (inhoudelijk) opstellen Wensen verwerken in VO Uitgangspunten proces en inhoud Ruimtebeheer opstellen Gebruiker leesrechten geven Raadplegen door gebruiker Gegevens DO verzamelen DO toetsen. Is het conform afspraak? Tekeningen koppelen aan Ruimtebeheer Ruimten in database verwerken. Bijzonderheden In het Programma van Eisen kan de gebruiker haar eisen en wensen kenbaar maken. FB-project stelt in overleg met de gebruikers de wensen vast en verwerkt dit in het Voorlopig Ontwerp. De projectleider van FB-project stelt het FB-beheer op de hoogte van de plannen door het VO toe te sturen (uiterlijk 5 werkdagen na vaststellen VO). Op basis van de toegestuurde informatie stelt het FBbeheer de specifieke uitgangspunten op conform de afspraken voor Ruimtebeheer: Procedureboek, object- en ruimtenummering, object- en ruimtenaamgeving, CADtekenmethodiek RUG. FB-beheer neemt dit met de projectleider van FB-project door met als doel om te komen tot wederzijds goedgekeurde uitgangspunten. FB-beheer geeft door aan de applicatiebeheerder van GAI dat de gebruiker leesrechten moet krijgen. Voor verder proces zie Procedure Aanvraag toegang en rechten Ruimtebeheer. De gebruiker kan Ruimtebeheer raadplegen om de eerste voorbereidingen te treffen. De Projectleider FB-project stelt de DO-gegevens op volgens de afgesproken uitgangspunten. Vervolgens levert de projectleider van FB-project de DO-gegevens aan FB-beheer (uiterlijk 5 werkdagen na vaststellen DO). FB-beheer controleert of de gegevens en tekeningen volgens de uitgangspunten zijn aangeleverd. Zo niet, melden aan projectleider FB-project en termijn afspreken waarop de juiste gegevens wel beschikbaar zijn. Indien de gegevens door FB-beheer zijn goedgekeurd dan koppelt FB-beheer de tekeningen aan Ruimtebeheer. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle FB-beheer. Vervolgens zal FB-beheer de database van Ruimtebeheer Versie

14 Procedureboek 14 Gegevens bouwkundige oplevering gebouw Gegevens toetsen. Is het conform afspraak? Gewijzigde ruimten in database verwerken. Overdracht aan FB invullen (objectcode en ruimtenummers) door de tekeningen te koppelen aan Ruimtebestand. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. Binnen 5 werkdagen na oplevering zal de Projectleider FB-project de bouwkundige gegevens aan FB-beheer overdragen. FB-beheer controleert of de gegevens en tekeningen volgens de uitgangspunten zijn aangeleverd. Zo niet, melden aan projectleider FB-project en termijn afspreken waarop de juiste gegevens wel beschikbaar zijn. Vervolgens zal FB-beheer de database van Ruimtebeheer wijzigen (objectcode en ruimtenummers) door de tekeningen opnieuw te koppelen aan Ruimtebestand. Doorlooptijd 5 werkdagen na controle door FB-beheer. Na de bouwkundige oplevering van het gebouw (dit staat los van de financiële afwikkeling), vindt overdracht van FB-project naar FB-beheer plaats. Bij de overdracht worden o.a. afspraken gemaakt over het opstellen van revisietekeningen. Ingebruikname gebouw Het gebouw kan in gebruik worden genomen. Gebruiker mutatierechten geven FB-beheer meldt aan GAI dat de gebruiker mutatierechten mag krijgen. Doorlooptijd 5 werkdagen na aanvraag. Zie procedure Aanvraag rechten Ruimtebeheer. Zie procedure Ruimtegebruik wijzigen De gebruiker is bevoegd om mutaties in ruimtegebruik in te vullen. Zie procedure Ruimtegebruik wijzigen. Versie

15 Procedureboek Mutaties verwerken - Ruimtegebruik Ruimtegebruik wijzigen zonder bouwk. aanp. versie 1.2 VGI FB-beheer Grote gebruikers Kleine gebruikers Initiatief, ingebruikname Initiatief, ingebruikname Mutaties doorgeven via FacilityNet Ruimtegebruik aanpassen Ruimtegebruik aanpassen Terugkoppelen aan gebruiker Indien van toepassing: Mutatie van Ingebruikgevingsovereenkomst Versie

16 Procedureboek 16 Toelichting op de stappen en bijzonderheden: FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen het Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Grote gebruikers = De Facility Managers van de grote faculteiten binnen de Rijksuniversiteit Groningen (Wis- en Natuurwetenschappen, Medische Wetenschappen, Gedrags- en Maatschappijwetenschappen, Letteren en Rechten), Facility Manager van algemeen beheer WSN-hoogbouw en de Facility Managers van het Bureau en het Facilitair Bedrijf en Vastgoed en Investeringsprojecten. Kleine gebruikers = De Facility Managers van de kleine faculteiten en afdelingen binnen de Rijksuniversiteit Groningen (Wijsbegeerte, Godgeleerdheid, Universiteitsbibliotheek, Centrum voor Informatie Technologie, Kernfysisch Versneller Instituut, Arbo- en Milieudienst). Bij het opstellen van deze procedure is onderscheid gemaakt tussen de gebruiker en de beheerder van een object of ruimte. In de gebruikgevingsovereenkomst is vastgelegd wie gebruik van een object of ruimte mag maken. Deze overeenkomst wordt door VGI verzorgd. De beheerder van een object is verantwoordelijk voor het doorvoeren van mutaties in het ruimtegebruik (afdeling, ruimtetype en ruimtecategorie, datum van ingebruikname). Als er mutaties in ruimtegebruik zijn die consequenties hebben voor de Ingebruikgevingsovereenkomst dan dient de beheerder dit door te geven aan VGI. Stap Bijzonderheden Initiatief, ingebruikname De gebruiker heeft een wijziging in het gebruik van ruimte doorgevoerd zonder dat er een bouwkundige aanpassing heeft plaatsgevonden of de gebruiker mag een nieuwbouw/omvangrijke renovatie in gebruiknemen. Wanneer het ruimtegebruik korter dan 1 maand wijzigt en daarna weer de oorspronkelijke bestemming zal krijgen, dan hoeft dit niet geregistreerd te worden in Ruimtebeheer. Wanneer het ruimtegebruik langer dan 1 maand wijzigt dan geldt deze procedure. Mutaties doorgeven via FacilityNet De kleine gebruiker geeft de mutatie door via het formulier op FacilityNet. Ruimtegebruik aanpassen Het FB-beheer zal de mutatie verwerken zowel in de database als in de tekeningen. Als de wijziging consequenties heeft voor de Ingebruikgevingsovereenkomst dan dient dit aan VGI gemeld te worden (binnen 5 werkdagen na verwerken mutaties). Ruimtegebruik aanpassen De grote gebruiker is zelf bevoegd om mutaties door te voeren in het ruimtegebruik (uiterlijk 5 werkdagen na realisatie van de verandering). Als de wijziging consequenties heeft voor de Ingebruikgevingsovereenkomst dan dient dit aan VGI gemeld te worden (binnen 5 werkdagen na verwerken mutaties). Terugkoppelen aan gebruiker FB-beheer koppelt uiterlijk 5 werkdagen na de aanvraag op FacilityNet terug aan de gebruiker of de mutatie is verwerkt. Versie

17 Procedureboek Afstoten van een object Afstoten van een object versie 1.2 CvB GAI VGI FB-beheer Eindgebruiker Voorstel afstoten object Besluitvorming over afstoten object CvB koppelt besluit terug aan VGI Gegevens database Ruimtebeheer beeindigen Tekeningen archiveren Toelichting op de stappen en bijzonderheden: FB-beheer = de afdeling Technisch Beheer binnen Facilitair Bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van Ruimtebeheer. Stap Voorstel afstoten van een object Besluitvorming CvB koppelt besluit terug Gegevens database Ruimtebeheer beëindigen Tekeningen archiveren Bijzonderheden VGI is verantwoordelijk voor het beleid rondom aan- en afstoten van objecten. VGI doet voorstellen aan het CvB om een object af te stoten. Het CvB is eindverantwoordelijke en neemt een besluit over het afstoten van een object. Het CvB-besluit wordt kenbaar gemaakt aan VGI. VGI zal de verdere communicatie verzorgen richting FB. Het FB-beheer zal de einddatum van de ruimten invullen in de database en deze gegevens in de historie opslaan. Het FB-beheer zal vervolgens de tekeningen archiveren. Versie

18 Procedureboek 18 Bijlagen Versie

19 facilitair bedrijf unit gtb CAD-tekenmethodiek voor revisietekenwerk FB Versie februari 2009

20 Cad-tekenmethodiek voor revisietekenwerk Document Data Versie Datum Omschrijving 1.0 Februari e uitgave Versie van 36

21 Cad-tekenmethodiek voor revisietekenwerk Inhoudsopgave Document Data 2 Inhoudsopgave 3 Woordenlijst en gebruikte afkortingen 5 Algemeen... 5 Tekentechnisch 5 Elektrotechnisch 5 1. Inleiding CAD-tekenmethodiek voor revisietekenwerk Aanleiding Algemene gegevens Opbouw CAD-tekenmethodiek... 6 Bijlagenlijst 6 2. Algemene afspraken Inleiding Normen Tekeningafspraken Tekst Lijntypen Arcering en bemating Basispunt Tekeneenheid Plotschaal Lagenindeling (layers) Algemeen Naamgeving lagen Algemene lagen Lagen per discipline Rubrieken FORUM CAD-afspraken Entiteitsoort Symbolen Directorystructuur Programmatuur Benaming tekeningen Objectcode, verdieping Kaders en onderhoeken Behandeling van bestanden Werkwijze voor het vervaardigen van tekeningen Inleiding Software, projectbeheer, aanmaken projecten en tekeningen Software Aanmaken van projecten Aanmaken van nieuwe tekeningen Onderhoeken Methodiek Referentie tekeningen Plottekeningen Werkwijze vervaardigen van bouwkundige tekeningen Referentie tekeningen (voor het algemene gedeelte zie 3.1.7) Plattegronden en doorsneden Gevel tekeningen Situatietekeningen M2 Tekeningen Plottekeningen Tekeningen (streep streep) Deeltekeningen Doorsneden en geveltekeningen Detailtekeningen Tekeningnamen bouwkundig Werkwijze vervaardigen van werktuigbouwkundige tekeningen Referentie tekeningen...19 Versie van 36