Procedure Wijzigen Technische Documenten

Transcriptie

1 Procedure Wijzigen Technische Documenten Waterschap Noorderzijlvest. Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doel 4 3. Toepassingsgebied/definities Toepassingsgebied Definities 5 4. Werkwijze Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 9 6. Prestatie indicatoren Relevantie documenten Bijlage begeleidingsbrief Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 2/12

3 Revisie Omschrijving Datum Gewijzigd 0 Eerste uitgave ofs 1 Aanpassing werkwijze jra 2 Verwijzing naar Flowchart Procedure jra Wijzigingen 3 Diverse wijzigingen jra Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 3/12

4 1. Inleiding. Het Waterschap Noorderzijlvest is verantwoordelijk voor het beheer van de hoofdwatergangen binnen haar gebied. Daarnaast is het verantwoordelijk voor de afvalwaterzuivering binnen haar gebied. Hiervoor worden verschillende kunstwerken, leidingen, apparaten en machines gebruikt. Deze moeten planmatig onderhouden worden. Om dit onderhoud efficiënt en veilig te laten plaatsvinden is betrouwbare en volledige technische documentatie onontbeerlijk Een actueel documentenpakket is daarom de basis voor een goed en efficiënt beheer en onderhoud van de technische installaties. 2. Doel. Wanneer werkzaamheden plaatsvinden aan de installaties zal dit vaak invloed hebben op de inhoud van de technische documenten van deze installaties. Het doel van dit document is de beschrijving van een procedure om zodoende te borgen dat, nadat een installatie in beheer is genomen door de unit beheer & onderhoud, de technische documenten van deze installatie juist blijven en beschikbaar zijn. 3. Toepassingsgebied/definities. 3.1 Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op: A. Wijzigingen aan een installatie. (hierna A-werkzaamheden). Wanneer een installatie aangepast wordt door bijvoorbeeld het plaatsen van componenten met andere eigenschappen zoals capaciteiten, drukken, snelheden etc, of door bijvoorbeeld veranderingen aan het leidingwerk, dan is er sprake van een installatiewijziging. Een installatiewijziging brengt uiteraard veranderingen in de technische documentatie met zich mee B. Één-op-één-vervangingen aan een installatie (hierna B-werkzaamheden). Hierbij worden onderdelen van de installatie vervangen door nieuwe onderdelen met dezelfde eigenschappen. Dit onderhoud brengt ook wijzigingen in de documentatie met zich mee. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuwe datasheets. De wijzigingen of vervangingen kunnen zowel elektrotechnisch, werktuigbouwkundig als civieltechnisch van aard zijn. De uitvoering van de werken worden gedaan dóór of namens de technische dienst van het waterschap Noorderzijlvest. Dit protocol is een gedetailleerde uitwerking van de Flowchart Procedure Wijzigingen. Maatgevend voor de start in de Flowchart Procedure Wijzigingen is of A. of B. werkzaamheden van toepassing zijn. Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 4/12

5 3.2 Definities: Coördinator onderhoud : Medewerker van het waterschap in de functie van: Coördinator onderhoud alle disciplines. Monteur: Medewerker van het waterschap in de functie van: Monteur elektrotechniek Monteur werktuigbouwkunde Bouwkundig medewerker Gegevensbeheerder: Medewerker van het waterschap die is belast met het beheer van de technische documentatie van de installaties van het waterschap Tekenbureau: Het bureau waarmee het waterschap een overeenkomst heeft voor het verrichten van tekenwerkzaamheden. Documentatie: Alle technische gegevens. Tekeningen/ Datasheets/ handleidingen/etc. Tekeningen: Technische tekeningen. Datasheet: Een opsomming van de fabrikant van de technische gegevens van een component. Handleidingen: Voorschriften aangaande bediening en onderhoud van een component of van de gehele installatie Onderhoudsbeheersysteem: Applicatie waarmee ten behoeve van de installaties, werkorders aangemaakt kunnen. Gegevensbeheersysteem: Applicatie waarmee bestanden (technische documentatie) beheerd worden. Component: Onderdeel van een installatie waarop onderhoud wordt gepleegd. Voorbeelden; pompen, mengers, blowers, etc Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 5/12

6 Werkwijze Stap 1 De coördinator stelt vast of de voorgenomen werkzaamheden A of B werkzaamheden betreft: A-Werkzaamheden: Er kan niet eerder een werkorder aangemaakt worden dan wanneer de beoordelingscommissie positief heeft geoordeeld over het wijzigingsverzoek. Volg de flowchart procedure wijziging vanaf aanvrager richting wijzigingsverzoek. B-Werkzaamheden Volg nu de flowchart procedure wijziging vanaf coördinator richting werkopdracht in mcmain. Stap 2 De coördinator maakt een werkorder aan in het onderhoudsbeheersysteem. Stap 3 De coördinator stelt vast welke technische documenten gewijzigd dienen te worden naar aanleiding van de werkzaamheden. Stap 4 De gegevensbeheerder geeft deze documenten de status in bewerking in het gegevensbeheersysteem. Stap 5 De coördinator besteld eventueel nieuwe onderdelen en zorgt dat hierbij de datasheets en handleiding digitaal door de leverancier meegeleverd worden. Stap 6 De coördinator zorgt dat de monteur in tweevoud over de tekeningen kan beschikken om de werkzaamheden uit te voeren. Tevens dient de monteur de datasheets en handleidingen van nieuwe componenten te krijgen wanneer deze moeten worden geïnstalleerd. Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 6/12

7 Stap 7 De monteur voert de werkzaamheden uit, en maakt in tweevoud aantekeningen van de wijziging op de tekeningen. Het ene exemplaar van de tekeningen met aantekeningen bergt hij op in de tekeningenmap bij de installatie. Het andere exemplaar levert hij in bij de coördinator. De nieuwe datasheets en handleidingen blijven ook in een daarvoor bestemde ordner bij de installatie. Indien bij installaties geen tekeningen beschikbaar zijn, dan maakt de monteur in tweevoud aantekeningen van het gewijzigde deel van de installatie op de begeleidingsbrief of op een bijlage. Eén exemplaar van de aantekeningen laat hij bij de installatie achter. Het andere exemplaar levert hij in bij de coördinator Stap 8 De monteur levert binnen één week na afloop van de werkzaamheden de tekening met aantekeningen samen met de begeleidingsbrief in bij de coördinator Stap 9 De coördinator controleert de tekeningen met aantekeningen op compleetheid en juistheid Stap 10 De coördinator geeft het tekenbureau opdracht de originele tekeningen bij te werken: -hij stuurt de tekeningen met aantekeningen naar het tekenbureau, waarbij de coördinator zelf een kopie houdt -hij vraagt het digitale handboek technische documenten samen de autocad templates op bij de gegevensbeheerder en verstuurd deze ook naar het tekenbureau. Originele tekeningen zijn meestal digitale bestanden. Indien geen digitale bestanden beschikbaar zijn dan moeten de aan te passen tekeningen worden gedigitaliseerd. Het tekenbureau zorgt er zelf voor dat zij de juiste digitale bestanden ontvangt van de gegevensbeheerder. De aanvraag voor digitale bestanden moet vergezeld gaan met een kopie van de begeleidingsbrief Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 7/12

8 Stap 11 Het tekenbureau levert de aangepaste digitale tekening binnen twee weken na opdracht ter goedkeuring aan bij de coördinator. De coördinator controleert de tekening op correctheid en volledigheid en laat de gegevensbeheerder controleren of de tekeningen gemaakt zijn volgens de voorschriften. Zo nodig retourneert hij de tekeningen en laat ze opnieuw ter goedkeuring indienen. Stap 12 Het tekenbureau levert de definitieve versies in tweevoud af bij de coördinator binnen twee weken na goedkeuring. Het tekenbureau levert tegelijkertijd de digitale bestanden, samen met de door de coördinator voor goedkeuring ondertekende begeleidingsbrief, in bij de tekeningenbeheerder. Stap 13 De coördinator controleert of alle relevante documentatie anders dan de tekeningen is aangeleverd of aangepast en levert deze aan bij de gegevensbeheerder. Stap 14 De gegevensbeheerder: - controleert de tekeningen op de juiste toepassing van het handboek technische documenten van het waterschap en archiveert deze. -archiveert alle andere nieuwe of aangepaste documenten. -zet alle documenten betreffende deze installatie weer op actief in de gegevensbeheer applicatie. Stap 15 De coördinator verstrekt de gewijzigde tekeningen aan de monteur. De monteur bergt de gewijzigde tekeningen op in de map bij de betreffende installatie. Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 8/12

9 4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Zoals benoemd in de werkwijze (.4) hebben de betrokken functionarissen allen specifieke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In de volgende matrix worden deze nog een keer weergegeven: Controle type (A of B) werkzaamheden Coordinator Onderhoud Monteur Gegevens beheerder Tekenbureau Werkopdrachten aanmaken. Vaststellen welke documenten worden gewijzigd. Documenten status wijzigen Bestellingen maken Beschikbaar stellen gegevens. Uitvoeren technische werkzaamheden. Aantekeningen maken op witdrukken. Controle op juistheid en volledigheid aantekeningen Communicatie met het tekenbureau. Wijzigen tekeningen. Check tekeningen na aanleveren tekenbureau inhoudelijk Check tekeningen op standaarden. Archiveren. Ter plaatse uitwisselen witdrukken. Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 9/12

10 5. Prestatie-indicatoren Bijvoorbeeld: Minimaal 10% van de wijzigingen wordt jaarlijks gecheckt of de wijzigingen ook zijn doorgevoerd in de Technische Documenten. 6. Relevantie documenten Procedure wijzigingen Begeleidingsbrief (bij technische documenten) Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 10/12

11 Begeleidingsbrief bij technische documenten Gegevens Object: Naam : Adres: Plaats: Soort : boezemgemaal/poldergemaal / rioolgemaal / rwzi / stuw / inlaat / (anders)* Bijzonderheden: Gegevens van de wijziging Datum: Naam monteur:: Omschrijving van de wijziging: Codering van de gewijzigde onderdelen: akkoord wijziging door specialist (naam + paraaf): Bijgevoegde tekeningen Tekeningnr. + blad.nr. Omschrijving revisie Tekenbureau Opdrachtnummer NZV Naam tekenaar Datum verzonden naar tekenbureau Datum ontvangen van tekenbureau Akkoord coördinator NZV Akkoord tekeningbeheerder ws Noorderzijlvest Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 11/12

12 Bijgevoegde tekeningen Tekeningnr. + blad.nr. Omschrijving revisie Afvalwaterketenbeheer en Watersysteembeheer 12/12