Beleidsplan TV UoW Opgesteld januari 2013 Kirsten Nievelstein

Transcriptie

1 Beleidsplan TV UoW Opgesteld januari 2013 Kirsten Nievelstein i

2 Inleiding Ruim 40 jaar bestaat de TV UoW inmiddels. In die 40 jaren heeft de vereniging zich aangepast aan de tijd en is het met een professioneel park klaar voor de komende jaren. In een enquête gehouden in 2008 is de vereniging door de leden gemiddeld beoordeeld met een 7,8. Op bestuurlijk gebied blijft professionalisering nodig. TV UoW is een vereniging die leunt op haar vrijwilligers. Vrijwilligers die de vereniging moeten sturen in een turbulente omgeving met alle onzekerheden zoals, de financiële situatie, de ontwikkeling van een nieuwe trainer die de tennisopleiding in onze club gaat verzorgen, professionele exploitatie van de kantine en de maatschappelijke ontwikkeling dat het steeds moeilijker wordt om jeugdleden te binden aan een sportvereniging. Hoe de vereniging met al deze zaken wil omgaan, vraagt om doordacht beleid gebaseerd op een toekomstvisie die het belang dient van de vereniging en haar leden. In 2012 heeft het bestuur besloten om een visie te ontwikkelen en een beleidsplan te schrijven dat stabiliteit kan geven voor meerdere jaren. Het onderliggend beleidsplan is een eerste aanzet om te beschrijven hoe de club nog beter kan aansluiten bij de vraag vanuit de samenleving. Met dit plan wil TV UOW de komende jaren proberen stabiliteit te creëren in dynamische tijden door vast te leggen wat de identiteit van de vereniging is en welke doelstellingen de vereniging nastreeft. Het bestuur denkt niet dat onderliggend plan uitputtend is, maar ziet het als een opmaat voor beter bestuur. Na het presenteren van onderliggend plan aan de leden, tijdens de Algemene Leden Vergadering, zal het bestuur aan de slag gaan om de gestelde doelen te bereiken. ii

3 Inhoudsopgave INLEIDING... II INHOUDSOPGAVE... 1 TOEN EN NU... 2 HISTORIE TV UOW... 2 BESCHRIJVING VAN DE SITUATIE ANNO MISSIE EN DOELSTELLINGEN... 5 MISSIE... 5 DOELSTELLINGEN... 5 ORGANISATIE... 6 ORGANISATIE ALGEMEEN... 6 ORGANISATIE BESTUUR... 6 BELEID... 8 FINANCIEEL BELEID... 8 Bijdrage en welke doelstellingen... 8 Uitgangspunten... 8 Opdracht tot ADMINISTRATIEF BELEID... 9 Bijdrage en welke doelstelling... 9 Door wie... 9 Uitgangspunten... 9 Opdracht tot TECHNISCHE COMMISSIE Bijdrage en welke doelstellingen Door wie/ organogram Uitgangspunten opdracht tot JEUGDCOMMISSIE Bijdrage en welke doelstellingen Door wie/ organogram Uitgangspunten Opdracht tot ACTIVITEITENCOMMISSIE Door wie/ organogram Bijdrage en welke doelstelling Uitgangspunten Opdracht tot SPONSORCOMMISSIE Door wie/ organogram... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijdrage leveren en welke doelstelling... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Uitgangspunten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Opdracht tot Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. KANTINECOMMISSIE Door wie/ organogram Bijdrage en welke doelstelling Uitgangspunten Opdracht tot WAT IS ER NOG NIET GOED GEREGELD TOT SLOT

4 Toen en Nu Historie TV UoW De oprichting van de tennisvereniging UBACH over WORMS. Eind zeventiger jaren van de vorige eeuw was de tennissport een volkssport geworden. Aanleiding voor vele gemeenten een eigen tennispark te ontwikkelen voor zijn inwoners. Zo ook in de toenmalige gemeente Ubach over Worms. Initiatieven in deze richting werden genomen door de gemeentesecretaris en enkele ambtenaren onder andere de heer Hein Bartholomeus. Bij de bespreking van de ideeën van de gemeente waren de volgende personen betrokken: Jo Breuer, Karin Spee, Ans Janssen en Ger Nievelstein. Na vele afwegingen, de gemeente wilde de aanleg groots aanpakken, werd uiteindelijk gekozen voor de summiere aanpak: ombouw van het halfverharde voetbalveld tot tennisveld met drie banen en een uitloop van circa 10 meter. Voor toplaag, afrastering en tennisnetten was hfl ,= beschikbaar. De formele oprichting vond plaats op 1 november De opening van het daarop volgende tennisseizoen werd vastgesteld op 1 april Door sneeuw moest de openingsactiviteit plaats vinden in de sporthal. In de jaren daarna werd gewerkt aan een eerste uitbreiding: de bouw van een eigen kleedaccommodatie annex kantine ter grootte van circa 100 m2. Dit alles werd in eigen beheer gerealiseerd in samenwerking met aannemer Daelmans uit Schaesberg. Dit alles kwam gereed in Na een periode van jaren had de vereniging aangetoond levensvatbaar te zijn. In samenwerking met de gemeente werden de bestaande tennisvelden omgebouwd tot een tennispark met zes banen en een oefenkooi. Dit werd gerealiseerd in de periode 1979/1980. Het was een juweeltje. De opening werd verricht door het oudste en jongste lid van de vereniging, Ger Wijshijer en Bart Nievelstein, samen met de toenmalige burgemeester de heer Spierts. De vereniging groeide gestaag. In de jaren 1983/1984 werd de kleedaccommodatie annex kantine vergroot tot de omvang van nu. Deze uitbreiding vergde een investering van circa hfl ,=. De gelden werden verkregen uit een subsidie van de provincie Limburg, een bijdrage van de gemeente Landgraaf, een lening van de Rabobank Ubach over Worms en eigen middelen. Wij hadden de afgelopen jaren behoorlijk gespaard. Intussen hadden wij alle banen verlicht. Dit werd gefinancierd door uitgifte van rentedragende ledencertificaten. 2

5 Stichting Beheer Tennispark Ter Waerden Bij de privatisering van alle tennisparken in Landgraaf, juni 1997, heeft het toenmalige bestuur gekozen de overname van het tennispark Ter Waerden onder te brengen in een stichting. Het argument dat toen de doorslag gaf, was dat die overname nooit het bestaan van de tennisvereniging mocht bedreigen. Die overname was uiteraard niet zonder risico s. De overnameprijs van zowel het tennispark als de gebouwen bedroeg hfl ,=. Het achterstallige onderhoud aan de banen werd aan de stichting uitbetaald. Hiermee was een bedrag gemoeid van hfl ,=. In 2000 zijn wij gestart met de renovatie van baan 1 t/m 3. Verder werd de infrastructuur aangepakt. In overleg met de leden van de vereniging is toen gekozen voor de aanleg van drie kunstgrasvelden. Voor de financiering werd een krediethypotheek gesloten bij de Rabobank in Landgraaf groot hfl ,=. Opgenomen voor de uitvoering was hfl ,=. De keuze voor de aanleg van kunstgrasvelden was dat wij het dagelijkse onderhoud van 6-gravelbanen niet konden garanderen tegen een acceptabele prijs. Onze vrijwillige baanbeheerders in de personen van Joep Glerum, Joep Klinkenberg en Stef Reinartz zagen zich wel in staat de banen van maandag tot en met vrijdag te onderhouden en onze jeugdige baanbeheerders zouden het op zaterdag en zondag voor hun rekening nemen. Deze medewerking is van onschatbare waarde. Als wij een en ander hadden moeten betalen dan was een contributieverhoging van vele procenten ( meer dan tien) noodzakelijk geweest. Tot en met 2002 is het zeer moeilijk geweest de exploitatie rond te krijgen. Door de terugloop van ons ledenbestand moest de geraamde huur behoorlijk naar beneden worden aangepast. Sinds 2003 is er weer sprake van positieve resultaten. Dit was ook de aanleiding om in overleg met weer vele vrijwilligers de eerste fase van een grondige bouwkundige aanpassing aan te pakken. Gestart werd in oktober Hierna volgden nog vele aanpassingen van zowel tennispark als gebouwen, activiteiten die veelal uitgevoerd werden door de vrijwilligers van de vereniging alsmede de vele relaties. 3

6 Beschrijving van de situatie anno 2012 Senior Leden: 250 Senior Competitiespelers voorjaar: 86 Senior leden training: 40 Junior Leden: 47 Junior Competitiespelers voorjaar: 15 Junior Leden training: 37 Voorjaarscompetitieteams: totaal 19 Dinsdag: 1 Woensdag: 3 Vrijdag: 3 Zaterdagochtend: 1 Zaterdagmiddag: 8 Zondag: 3 Trainer: Bryan Kerkhoffs In 2012 zijn er 4 officiële KNLTB toernooien aangemeld bij de tennisbond: 17+ Waubachs Tennis Feest 30+, 45+ Oude Mijnstreek Toernooi 17+, 30+ Herfst Mix Toernooi t/m 10, t/m 12, t/m 14, t/m 16, t/m 18 Landgraaf Jeugd Toernooi Tevens worden er voor de seniorleden elk jaar clubkampioenschappen georganiseerd Grafiek: Leeftijdsopbouw TV UoW 4

7 Missie sie en Doelstellingen Missie TV UoW is een tennisvereniging die tot doel heeft haar leden de tennissport te laten beoefenen. Een vereniging waar recreatief en prestatief tennis met elkaar verbonden zijn. TV UoW wordt gekenmerkt door gezelligheid, gastvrijheid, sportiviteit en een goed gestructureerde organisatie waarbij vrijwilligers een centrale positie innemen. Het streven is dat alle leden naar vermogen een bijdrage leveren. Door deze manier van organiseren kan er een laagdrempelig contributiebeleid gevoerd worden terwijl er sprake is van een hoogwaardige gezellige accommodatie en een professioneel sportklimaat. Het tennispark is praktisch het hele jaar geopend en de banen worden in dusdanige conditie gehouden dat er zo lang mogelijk op zo veel mogelijk banen gespeeld kan worden. Op het park worden activiteiten georganiseerd waarbij zowel prestatief als op recreatief niveau kan worden gespeeld. Daarbij streeft de vereniging ernaar dat prestatief en recreatieve spelers ook met elkaar spelen. In de kantine worden activiteiten georganiseerd die de gezelligheid en het saamhorigheidsgevoel ten goede komen. De jeugd heeft binnen de vereniging ook een speciale plaats. Jeugdleden worden in de gelegenheid gesteld om zich maximaal te ontplooien. Dit zowel op sportief en sociaal gebied, bijvoorbeeld als toekomstige vrijwilliger. De drempel om tennisles te nemen is laag en er worden gedurende het hele jaar ook speciale jeugdactiviteiten georganiseerd. Het streven is om prestatieve teams te laten bestaan uit zelf opgeleide spelers die op een zo hoog mogelijk niveau kunnen spelen. Spelers in prestatieve teams voelen zich verbonden met de vereniging en het publiek voelt zich verbonden met de spelers. Op dit moment telt de vereniging 6 tennisbanen. Het maximaal aantal leden waarvoor het verenigingscomplex geschikt is, is 600 leden. Het streven is het huidige ledenaantal uit te breiden met een maximum van 600 leden. Onze vereniging heeft op basis van deze visie een zeer eigen herkenbaar gezicht en een goede naam in de Zuid-Limburgse tennis omgeving. Doelstellingen 1 Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport 2 Het verbeteren van het tennisspel van haar leden 3 Een binding scheppen tussen vereniging en leden 4 De vereniging neerzetten als een sportieve en e gezellige club 5 Het ledenaantal uitbreiden 6 Een gezond en transparant financieel beleid 7 Een gedegen administratie 8 Goed bestuur De hierboven vermelde speerpunten worden in hoofdstuk 4 verder uitgewerkt. De diverse commissies werken deze vervolgens uit in jaarplannen die door het bestuur worden goedgekeurd en jaarlijks, inclusief een begroting, aan de Algemene Ledenvergadering ter instemming worden voorgelegd. 5

8 Organisatie Organisatie algemeen De Algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan van de vereniging. De ledenvergadering kiest de voorzitter en de bestuursleden en de leden van de kascontrolecommissie. Tevens stelt de ALV het meerjarenbeleidplan vast. Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging, de vertegenwoordiging ervan naar buiten en de zorg voor continuïteit. Het bestuur kan bindende aanwijzingen geven aan alle commissies. Elke commissie heeft een adviserende en uitvoerende functie op haar beleidsterrein. Hoewel de voorzitters van de commissies als bestuursleden zijn gekozen draagt het voltallige bestuur de eindverantwoordelijkheid. De voorzitter van een commissie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de betreffende commissie. De kascontrolecommissie controleert de financiële administratie op rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitgaven en rapporteert rechtstreeks aan de ALV. Door het bestuur kunnen tijdelijk commissies worden benoemd. De voorzitters van deze tijdelijke commissies maken geen deel uit van het bestuur doch kunnen op uitnodiging de bestuursvergaderingen bijwonen. Organisatie bestuur Het bestuur is het kloppend hart van de vereniging. Zij moet proactief, initiërend en ondersteunend optreden. Daarbij moet zij oog hebben voor alle groeperingen binnen de vereniging. Hiervoor is een volledig bestuur nodig, niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief. Eén van de prioriteiten is dan ook het op sterkte houden en krijgen van het bestuur met leden die over de nodige ervaring en kennis beschikken. Kennis en ervaring die, indien mogelijk, op elkaar aansluiten. Indien nodig en/of gewenst zullen bestuursleden de nodige opleidingen kunnen volgen om (nog) beter te kunnen functioneren. Het bestuur bestaat uit minimaal 7 leden waarvan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester het dagelijks bestuur vormen. Het bestuur komt maandelijks bijeen. Het dagelijks d bestuur Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging. Zij handelt in naam van het gehele bestuur en draagt er zorg voor dat bij spoedbesluiten het voltallige bestuur wordt betrokken. Het dagelijks bestuur bereidt de bestuursvergaderingen voor en bewaakt de uitvoering en voortgang van genomen besluiten op consistentie met het meerjarenbeleidplan. 6

9 Het dagelijks bestuur bestaat uit de volgende functionarissen en heeft de volgende taken: Voorzitter: Penningmeester: Secretaris: Algemeen beleid, voorzitten bestuursvergaderingen en ALV, vertegenwoordiger vereniging intern en extern Financieel beleid, beheer financiële administratie, vertegenwoordiger vereniging op financieel terrein Beheer statuten en huishoudelijk reglement, archief bestuursstukken, verslaglegging ALV en bestuursvergaderingen, correspondentieadres en beheer postbus. Het algemeen bestuur Het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur aangevuld met de voorzitters van een aantal commissies. TV Ubach over Worms heeft er voor gekozen om van de volgende commissies de voorzitter af te vaardigen in het bestuur: - Jeugdcommissie - Technischecommissie - Recreantencommissie - Sponsorcommissie - Kantinecommissie Tevens is de ledenadministrateur vertegenwoordigd in het algemeen bestuur. Dat betekent dat er bij een voltallige bestuursvergadering 9 leden aanwezig zijn. Het eigendom van het park is ondergebracht bij de stichting. Deze is verantwoordelijk voor het onderhoud van het park en van de banen. Er bestaat een baancommissie die deze taak voor haar rekening neemt. Deze staat echter onder verantwoordelijkheid van het stichtingbestuur en heeft daarom geen zitting in het bestuur van de tennis vereniging. Uiteraard is een nauwe samenwerking gewenst en DB van de tennisvereniging zal dit bewaken. Uiteraard draagt dit bij aan de doelstelling: - Goed bestuur 7

10 Beleid Financieel beleid Bijdrage en welke doelstellingen Het financieel beleid wordt voor een groot deel uitgevoerd door de penningmeester van de vereniging. De penningmeester is om deze rede lid van het dagelijks bestuur. Om misverstanden te voorkomen vindt er jaarlijks een kascontrole plaats. Vanuit de Algemene Leden Vergadering worden minimaal 2 leden voorgedragen die de administratie van de Penningmeester aan een gedegen controle onderwerpen. Van hun bevindingen dient een officieel verslag voorgelegd te worden aan het bestuur van de vereniging. Uiteraard draagt dit bij aan de doelstelling zoals die op pagina 4 verwoord is: Goed bestuur. Uitgangspunten De Penningmeester heeft een cruciale rol omdat het belangrijk is om de inkomsten en uitgaven van de vereniging goed in beeld te hebben. De taken van de penningmeester zijn: Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen Doen en ontvangen van betalingen Bijhouden van het kas- en bankboek Maken van het financieel jaarverslag tbv bestuur en de ALV Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting Het tennispark van onze vereniging is in eigendom van Stichting Tennispark Ter Waerden. Dat betekent dat de vereniging huur betaalt om gebruik te mogen maken van de accommodatie inclusief de tennisbanen. Dat maakt de financiële positie van de tennisvereniging anders dan die van de meeste clubs. Het voordeel is dat het park geen eigendom is van de gemeente. De verenging kan in overleg met de stichting zelf besluiten nemen over veranderingen zoals verbouwingen, baansoorten en toegang. Eén van de redenen om bij de oprichting van de vereniging verschillende rechtspersonen aan te wijzen, de tennisvereniging en de Stichting Tennispark Ter Waerden, is dat de financiering duidelijk gescheiden blijft. Mocht er bijvoorbeeld een faillissement van de vereniging dreigen, dan heeft dat geen invloed op de accommodatie. Vanwege de gescheiden financiering en daarmee het verschil in verantwoordelijkheden heeft de tennisvereniging geen lange termijn investeringsplannen. De vereniging is alleen financieel verantwoordelijk voor inboedel en inventaris. De meeste rekeningen hiervoor worden echter gelijk betaald. Geen van de afzonderlijke commissies van de tennisvereniging heeft een eigen bankrekening. Op dit moment levert elke commissie een begroting en een afrekening aan bij de penningmeester na elke activiteit of per jaar. Deze methode is enige tijd geleden gekozen om op deze manier het aantal bankrekeningen van de vereniging, en daarmee de kosten, te verminderen. 8

11 Opdracht tot 2015 De opdracht voor de komende tijd is om praktische afspraken te maken met de verschillende commissies over budget, financieel mandaat en bewaking. Zowel de activiteitencommissie als de jeugdcommissie heeft reeds aangegeven dat het niet plezierig is om rekeningen voor te schieten. Beiden willen samen met de penningmeester nadenken over mogelijkheden voor een commissie kas. Ook is het doel van de penningmeester om samen met het bestuur een voorstel te maken voor eenduidige financieringsafspraken van onze toernooien. De uitdaging is een format op te stellen waarin kosten en baten voor alle toernooien op een eenduidige manier in beeld gebracht worden. Tevens een bestuursbesluit voor te bereiden waarin sponsorinkomsten en resultaat per toernooi per jaar vastgelegd worden. Administratief beleid Bijdrage en welke doelstelling Het administratieve beleid draagt bij aan een tweetal door de vereniging geformuleerde doelstellingen. Natuurlijk aan de doelstelling Een gedegen administratie en aan de doelstelling Goed bestuur. Door wie De secretaris vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het dagelijks bestuur. De administratie is ondergebracht bij 2 mensen: - Ledenadministrateur: beheren van het adressenbestand van de leden: adressen, mailadressen; het aan- en afmelden als lid van de vereniging en het daarbij behorende lidmaatschap bij de tennisbond (KNLTB). - Secretaris: het adres van de secretaris is tevens correspondentieadres van de vereniging. De taken van de secretaris zijn op dit moment vooral het maken en versturen (per mail) van de agenda en verslagen van de bestuursvergaderingen, welke 1 x per maand worden gehouden, alsmede de algemene ledenvergadering (1 x per jaar). Evenals kaartjes versturen o.a. aan ernstig zieke leden en bij geboorte, voor zover dit bij het bestuur bekend is. Een andere taak van de secretaris is het bewaren/archiveren van de belangrijke stukken van de vereniging. Uitgangspunten Voor administratieve functies binnen de vereniging is het belangrijk om aansluiting te houden bij wat er allemaal binnen de vereniging gebeurt. Het is vanzelfsprekend dat een bestuurslid bij activiteiten van de vereniging zoveel mogelijk aanwezig is, om zodoende ook de betrokkenheid bij de vereniging zichtbaar te maken naar de leden toe. De administratieve taken dragen er toe bij dat er overzicht is binnen de vereniging en dat is nodig om de vereniging goed te besturen en een juiste verantwoording naar de leden af te leggen. Ondanks dat de tennisvereniging bestuurd wordt door vrijwilligers is het uitgangspunt om de administratie op een zo professioneel mogelijke manier vorm te geven. Opdracht tot 2015 Secretaris: Stelt zich tot doel om afspraken die ooit gemaakt zijn beter in beeld te brengen. De verslaglegging vanuit eerdere jaren is niet altijd meer terug te vinden. Dat maakt het besturen van de tennisvereniging soms lastiger. In een vrijwilligersorganisatie is er regelmatig verloop in de functies binnen de club. Het is belangrijk dat bestuurders de juiste informatie krijgen over het verleden. Hierbij 9

12 moet worden gedacht aan afspraken ooit gemaakt door het bestuur vastgelegd in een vergadering, mondelinge afspraken, verworven rechten door de jaren heen. De tweede doelstelling van de secretaris om de statuten van de vereniging te actualiseren. Uiteraard zal dit in goed overleg met het bestuur moeten plaatsvinden en waarschijnlijk zelfs samen met een jurist. De statuten zullen opnieuw voorgelegd worden aan de Algemene Leden Vergadering. De statuten zullen uiteindelijk weer vastgelegd worden bij de notaris. Een aandachtspunt bij de werkzaamheden van de secretaris is de uitbreiding van het werkpakket. Door de digitalisering worden er door de vereniging steeds meer berichten gestuurd aan de leden. Denk hierbij aan informatieve mailings en uitnodigingen voor activiteiten. Het is de bedoeling om hier voor de toekomst een handige werkwijze voor af te spreken. Het is goed denkbaar dat commissies zelf een verantwoordelijkheid hier in krijgen. Ledenadministratie: De ledenadministratie heeft aangegeven dat er op zich geen doelen zijn die gesteld/behaald moeten worden op dit moment voor de komende jaren. De ledenadministratie loopt prima en functioneert zoals dat hoort in een vereniging. Het doel van een beleidsplan is ook het vastleggen hoe je het doet en zorgen dat je dit blijft doen. Dit geldt met name voor zaken die al goed lopen en waar op zich op korte termijn geen nieuwe doelstelling nodig is. In het geval van de ledenadministratie stellen wij dan ook tot doel om het niveau zoals wij het nu hebben te behouden. Technische Commissie Bijdrage en welke doelstellingen De technische commissie draagt bij aan het realiseren van de volgende door de vereniging geformuleerde doelstellingen: - Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport - Het verbeteren van het tennisspel van haar leden - De vereniging neerzetten als een sportieve en gezellige club Door wie/ organogram Op dit moment bestaat de technische commissie uit 2 leden, namelijk de voorzitter en de trainer. De verenging streeft er echter naar een betere organisatiestructuur voor de technische commissie te genereren. Het volgende organogram geeft de wenselijke situatie weer: 10

13 Competitieleider Jeugd Competitieleider Voorzitter Technische Commissie Administratieve begeleiding trainingen Trainer De voorzitter van de technische commissie is lid van het algemeen bestuur van de vereniging. Uitgangspunten De technische commissie, TC, houdt zich bezig met de vormgeving en het stimuleren van de beoefening van de tennissport. De commissie wil er in voorzien dat elk lid zich kan ontplooien tot het gewenste en haalbare niveau. Dit wil zeggen dat de commissie er is voor beginnende als gevorderde spelers. Ook ledenwerving is mede een onderdeel van de technische commissie. Ook levert de TC een bijdrage aan het stimuleren van recreatieve spelers. De hoofdverantwoordelijkheid hiervoor ligt echter bij de recreanten/activiteiten commissie. De TC wil sportiviteit combineren met gezelligheid en sociale binding met de vereniging. Taken van de TC: - Organiseren van competities en het verzorgen van een competitieleider - Zorgen dat alle leden de mogelijkheid wordt geboden voor tennisles - Meewerken aan de organisatie van de KNLTB toernooien en de Clubkampioenschappen - Organisatie rond het gebruik van de banen Opdracht tot 2015 Een relatief hoog percentage van de leden speelt op dit moment competitie. Hierbij kan opgemerkt worden dat bij de senior leden de zaterdag als meest geliefde competitiedag gezien wordt. Het maximaal aantal teams dat op zaterdagmiddag competitie kan spelen is al enkele jaren geleden bereikt. De technische commissie stelt zich om deze reden 2 zaken tot doel. Enerzijds wil de commissie nieuwe teams stimuleren om op een andere dag als de zaterdag competitie te gaan spelen. De zondag is de meest voor de hand liggende optie. Op deze dag is het op dit moment niet zo druk op competitiedagen. Door meer teams op zondag in te schrijven voor de competitie is de kans aanzienlijk dat ook meer bezoekers naar de zondag wedstrijden zullen komen kijken. Dat maakt het aantrekkelijker voor spelers om zich op deze dag in te schrijven en ook de kantineomzet zal hierdoor gestimuleerd worden. Doordat de vereniging 2 verschillende baansoorten heeft, is het maximaal in te schrijven teams op een competitiedag 8. Indien de baansoorten op elkaar zouden aansluiten is het mogelijk om 2 extra teams in te schrijven. Voor individuele leden kan dit een voordeel zijn, omdat ieder kan spelen op zijn 11

14 of haar favoriete ondergrond. Niet allen voor de organisatie van de competitie is dit duidelijk een nadeel, maar ook bij toernooien is het erg lastig. Onderzoek naar mogelijkheden is dus gewenst. Om de doelstellingen van de technische commissie te kunnen bereiken is er uitbreiding van het aantal commissieleden gewenst. Zo kan de TC haar ambities waarmaken. Eén van de ambities is om voorafgaand aan elke competitie een teamcaptain vergadering te organiseren. Op dit moment worden de trainingen door een goede gecertificeerde trainer gegeven. De doelstelling van de technische commissie is om dit voort te zetten. Binnen TV Ubach over Worms hebben zowel de KNLTB toernooien als de Clubkampioenschappen hun eigen organisatie. Voor elk toernooi is er een commissie die er voor zorgt dat de toernooiweek goed verloopt. Onze tennisvereniging onderscheidt zich van anderen doordat we voor alle leeftijden en doelgroepen een toernooi organiseren. De TC heeft geen organiserende taak bij de afzonderlijke toernooien, maar zal wel stimuleren dat de huidige toernooien gehandhaafd blijven. Indien bij de officiële toernooien als ook bij de clubkampioenschappen wijzigingen in de inschrijfcategorieën voor staan, dan moet hierover overleg met de TC plaatsvinden. Organisatie rondom de tennisbanen: Iedereen wil tennissen en het liefst op de ondergrond die hem het meest zint. Om teleurstellingen en onenigheid te voorkomen is er een baanreglement. Hierin staat hoe dat het inhangbord werkt en welke regels hieraan verbonden zijn. Dit reglement is echter niet bij iedereen bekend en heeft misschien ook wel enige aanpassingen nodig. Ook is niet bij iedereen bekend wat spelers zelf kunnen doen om de banen in goede conditie te houden. Als de organisatie van d technische commissie optimaal is, wil de TC meer aandacht besteden aan het uitdragen van de baanregels op ons tennispark. Jeugdcommissie Bijdrage en welke doelstellingen De jeugdcommissie draagt bij aan het realiseren van de volgende door de vereniging geformuleerde doelstellingen: Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport - Het verbeteren van het tennisspel van haar leden - Een binding scheppen tussen vereniging en leden - De vereniging neerzetten als een sportieve en gezellige club - Het ledenaantal uitbreiden Door wie/ organogram o De voorzitter van de jeugdcommissie vertegenwoordigt de jeugd in de bestuursvergaderingen. Verder worden er binnen de jeugdcommissie geen andere functies benoemd. Men werkt op basis van een taakverdeling. De taken die verdeeld worden zijn: - posters en inschrijflijsten maken - & social media bijhouden - speelschema s maken - versiering en aankleding bij evenementen - prijsjes aanschaffen 12

15 - competitie begeleiding - aanspreekpunt trainer voor jeugdzaken - informatieavonden verzorgen - financiële zaken - jaarkalender opstellen Al deze zaken zijn met name in de voorbereiding van evenementen aan de orde. Op dit moment heeft de jeugdcommissie 5 leden. Om de voorbereiding goed te organiseren is dat voldoende. Het is echter wenselijk om meer hulp te hebben op het moment dat er een evenement plaatsvindt. Uitgangspunten De jeugd heeft binnen de vereniging een speciale plaats. Jeugdleden worden in de gelegenheid gesteld om zich maximaal te ontplooien zowel op tennis gebied als op het gebied van verenigingslid en (toekomstig) vrijwilliger. Plezier hebben in het tennisspel staat hierbij voorop. Belangrijk aspect is dat het gehele jaar door activiteiten worden georganiseerd om jeugdleden het verenigingsgevoel te laten beleven. Het prestatieve tennis is daarbij een taak van de jeugdcommissie, de technischecommissie en de trainer samen. Zo zorgen ze samen dat prestatief en recreatief tennis goed op elkaar afgestemd zijn. De Jeugdcommissie is niet alleen gericht op het behoud van jeugdleden maar tevens op het werven daarvan. Minstens eenmaal per jaar zal er een activiteit worden georganiseerd waarbij ledenwerving centraal staat. Het bestuur van de vereniging onderkent dat de jeugdactiviteiten geen geld hoeven op te leveren en tot op zekere hoogte geld mogen kosten. Het realiseren van de doelstellingen voor jeugd is cruciaal voor het voortbestaan van de vereniging. Opdracht tot 2015 Eén van de dingen die belangrijk zijn bij het organiseren van jeugdactiviteiten is dat er ruimschoots begeleiding aanwezig is. Op dit moment wordt de begeleiding voornamelijk door de leden van de commissie gedaan. Het streven is om in 2015 meer mensen te hebben die hun handen uit de mouwen steken. Hiervoor gaat de voorzitter van de commissie actief mensen benaderen. In eerste instantie ouders van kinderen die meedoen, maar natuurlijk kunnen ook anderen mensen deze taak vervullen. De taak van de begeleiders is geheel vrijblijvend. Ze hoeven zich niet lid te maken van de jeugdcommissie. Ook kan men zich per evenement aanmelden. Op deze manier kunnen ook mensen helpen die zich niet willen binden aan een commissie of vooraf vastgestelde data. Kinderen zoeken leeftijdsgenoten om mee te tennissen. Als de leeftijdgenootjes er niet zijn, is de kans groot dat ook de eenlingen zich afmelden als lid. Ook is een klein aantal jeugdleden lastig bij het indelen van de trainingen en competitieteams. Weinig kinderen betekent ook dat er weinig mogelijkheden zijn om niveaus bij elkaar te brengen in een trainingsgroep of competitieteam. Daarom is de doelstelling om het aantal jeugdleden uit te breiden ook erg belangrijk voor de jeugdcommissie. De basisschoolactie is een middel waardoor de jeugdcommissie wil bijdragen aan de ledenwerving. Basisschoolkinderen mogen tegen een zeer geringe vergoeding een jaar lid worden en lessen nemen. Niet alleen de kinderen worden zo gestimuleerd om te gaan tennissen, maar ook de ouders worden geprikkeld om over een lidmaatschap na te denken. Sinds 2009 heeft de vereniging een basisschoolactie. De cijfers wijzen echter uit dat er voldoende aanmeldingen zijn voor de actie, maar dat er op het eind van het jaar ook weer veel afmeldingen zijn. Toch denkt de commissie dat het een goede manier is om de doelstelling te bereiken, maar de uitwerking van de actie moet anders en beter. De commissie zal de actie daarom evalueren en een nieuw voorstel inbrengen in de bestuursvergadering. 13

16 De doelstelling van de jeugdcommissie is om elk jaar 40% van de actieleden te behouden voor de vereniging. Ook het vriendjes&vriendinnetjes toernooi draagt bij aan de ledenwerving. In totaal wil de jeugdcommissie in 2013 zorgen voor een stabiel jeugdledenaantal. In 2014 moet 10% groei gerealiseerd zijn en in 2015, 15%. Tabel met aan- en afmeldingen 2007 t/m 2012 Aanmeldingen Afmeldingen Jongens Meisjes Totaal Jongens Meisjes Totaal * * * De jaarkalender voor activiteiten dient besproken te worden in een bestuursvergadering. Er is nu geen vast vergaderschema voor de jeugdcommissie. Het doel is om binnenkort meer structuur aan te brengen in het vergaderschema. Zo zal er elk jaar een vergadering gewijd worden aan de jaarplanning en één aan de evaluatie van de doelstellingen in dit beleidsplan. Bij een vergadering van de commissie zal elke keer vooruit gekeken worden naar de eerst volgende activiteit en zal er een terugblik zijn op de laatste activiteit. Omdat jeugdactiviteiten zelden geld opleveren wil de commissie een voorstel maken over financieel mandaat en dit voorleggen aan het bestuur van de vereniging. Om dit goed te kunnen doen zullen er ook betere begrotingen en afrekeningen gemaakt moeten worden. Regels en etiquette van het tennisspel is een belangrijk onderdeel van de jeugdopleiding. De vereniging stelt zich ten doel om dat vooral bij de jongste spelertjes onder de aandacht te brengen. Tijdens de competitie zal er daarom bij thuiswedstrijden op woensdagmiddag altijd iemand van de jeugdcommissie aanwezig zijn om vragen te beantwoorden, de regels uit te leggen en de spelertjes te wijzen op hun gedrag. Op zaterdagochtend zal de trainer deze taak op zich nemen. 14

17 Voorafgaand aan de competitie organiseert de jeugdcommissie voor alle jeugd die competitie speelt (dus ook op zaterdag en zondag) een informatiebijeenkomst. Hier zullen niet alleen technische zaken aan bod komen, maar zal er ook aandacht zijn voor etiquette en normen en waarden. De jeugdcommissie heeft op dit moment geen rol in de organisatie van het Landgraaf Jeugdtoernooi. De ambitie van de commissie is om een goede aansluiting te creëren tussen het toernooi en de organisatie van de jeugdcommissie. Ook zijn er op dit moment geen jeugdclubkampioenschappen bij TV UoW. De jeugdcommissie wil zich gaan beraden welke mogelijkheden er zijn. Activiteitencommissie Door wie/ organogram Binnen de activiteitencommissie worden er geen functies benoemd. Er wordt gewerkt op basis van taakverdeling. De taken die verdeeld worden zijn: - Het bedenken van nieuwe activiteiten - Zorg dragen voor de jaarlijkse continuering van de activiteiten - Posters en inschrijflijsten maken - Speelschema s maken - Versiering en aankleding bij de activiteiten - Prijzen aanschaffen - Jaarkalender opstellen - Financieel aspect, beheren kas De taken hebben betrekking op de voorbereiding van de activiteiten. Op dit moment bestaat de activiteitencommissie uit 3 leden. We streven ernaar om dit aantal uit te breiden naar 5 om de voorbereidingen goed te organiseren. Bijdrage en welke doelstelling De activiteitencommissie draagt bij aan het van de volgende door de vereniging geformuleerde doelstellingen: - Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport - Het verbeteren van het tennisspel van haar leden - Een binding scheppen tussen vereniging en leden - De vereniging neerzetten als een sportieve en gezellige club - Het ledenaantal uitbreiden Uitgangspunten De activiteitencommissie organiseert activiteiten voor alle leden, voor zover deze activiteiten geen directe relatie hebben met door de KNLTB georganiseerde of door de KNLTB formeel goed te keuren tennisactiviteiten. De activiteiten die de activiteitencommissie organiseert, hebben de volgende uitgangspunten: - Glimlach op het gezicht van de leden - Het verenigingsgevoel laten ontstaan en vergroten, deze sluit dus meteen aan bij de door de vereniging geformuleerde doelstelling. 15

18 Opdracht tot 2015 Op dit moment bestaat de activiteitencommissie uit 3 leden. We streven ernaar om dit aantal uit te breiden naar 5 om de voorbereidingen goed te organiseren. Om dit te realiseren gaat de voorzitter van de activiteitencommissie mensen actief benaderen. Op onze club worden heel veel verschillende activiteiten georganiseerd, deze vallen nog niet allemaal onder de noemer activiteitencommissie. We streven ernaar deze activiteiten onder de activiteitencommissie te laten vallen. Dit wil niet zeggen dat de commissie het zelf gaat organiseren, maar enkel dat zij een direct aanspreekpunt hebben in het bestuur. Wellicht ook een idee om deze mensen lid te maken, en hen deze activiteit toe te wijzen. Dit zal zorgen voor meer structuur en directer contact tussen bestuur en organistoren. De structuur binnen de activiteitencommissie mag ook aangescherpt worden. Wij streven ernaar om vaste vergaderdata in te plannen, om activiteiten voor te bereiden, te evalueren, de jaarplanning vast te stellen en de financiën van het jaar te bespreken. Op die manier kunnen nieuwe activiteiten bedacht worden, bestaande aangepast worden en als ze in de smaak vallen gehandhaafd worden om de glimlach op het gezicht van onze leden te houden. Op financieel gebied zullen er een aantal zaken voor de activiteitencommissie veranderen. De inkomsten uit verkoop van eten zullen er niet meer zijn. Dit betekent dat de activiteitencommissie op hun budget moet gaan letten. Als er goed op gelet zal worden zal zij zichzelf in stand kunnen houden en behoeft zij geen financiële steun van het bestuur. Dit zal echter per jaar opnieuw geëvalueerd moeten worden. Sponsorcommissie Door wie/organogram De sponsorcommissie bestaat eind 2012 uit 4 leden. De sponsorcommissie maakt deel uit van het bestuur. Iedere bestuursvergadering zal een afgevaardigde van de commissie aanwezig zijn om de stand van zaken met betrekking tot sponsoring toe te lichten. De sponsorcommissie heeft een eigen secretaris die vooral zorg draagt voor de facturatie en alle schriftelijke communicatie richting sponsors. De taken van de overige leden zijn: Taken en Bevoegdheden: Het neerzetten van een goede organisatie. Het uitwerken en uitvoeren van een sponsorplan passend bij het ambitieniveau van TV UoW. Het opbouwen van een goede en professionele relatie met de sponsors. Het aantrekken van nieuwe sponsors en behoud van bestaande sponsors. Het leveren van kwalitatief goede, unieke en op maat geleverde tegenprestaties aan de sponsors. Het opstellen van sponsorcontracten (indien noodzakelijk). Het regelmatig evalueren van het sponsorbeleid. Het inzichtelijk maken van sponsorprestaties (zowel financiële als materiële prestaties). Bijdrage leveren en welke doelstelling De sponsorcommissie levert niet direct een bijdrage aan de doelstellingen zoals de vereniging deze geformuleerd heeft op pagina 4. Om de andere doelstellingen echter goed te kunnen uitvoeren is er geld nodig en daar zorgt onder andere de sponsorcommissie voor. Je zou dus kunnen zeggen dat deze groep indirect een bijdrage levert aan alle doelstellingen. Als vereniging zijn de inkomsten van sponsoren van groot belang. Het stelt ons in staat om investeringen te kunnen doen die de toekomst en het voortbestaan van de vereniging kunnen garanderen. 16

19 Uitgangspunten De sponsorcommissie is boven alles een proactieve commissie. Het uitgangspunt is een sponsorbeleid te voeren dat past bij de activiteiten van de vereniging maar gericht op groei van de inkomsten. Dit alles in het kader van prestatie/tegenprestatie: de sponsor levert een prestatie en ontvangt hiervoor een tegenprestatie van TV UoW. Het doel is om de belangen van onze sponsoren te integreren in de visie van de vereniging. Dit alles in het kader van prestatie/tegenprestatie. De prestatie van een sponsor kan financieel of materieel van aard zijn, waartegenover de vereniging de communicatie van de sponsornaam, in overeenstemming met de gemaakte afspraken, zo goed mogelijk zal behartigen. Het mogelijke resultaat voor de sponsor kan bijvoorbeeld zijn: verhoging van de naamsbekendheid imagoverbetering of imagoverandering omzetvergroting. Naast de publiciteit en naamsbekendheid zorgt de uitstraling van de sport voor een sportief, dynamisch en jong imago. Sponsoren kunnen op diverse manieren hun bedrijfsnaam naar buiten brengen. Wij bieden sponsoren de keuze uit diverse sponsorpakketten hetgeen bijkomende voordelen biedt zoals het bijwonen van sponsoractiviteiten welke wij jaarlijks organiseren met als doel de vereniging en sponsoren bij elkaar te brengen om saamhorigheid te creëren. Uiteraard is het ook mogelijk om afspraken op maat te maken. Prestaties Sponsor Financiële prestatie Vrij bedrag Gratis goederen/diensten Korting op goederen/diensten Materiële prestaties (Sport)materialen Ter beschikking stellen van overige goederen/diensten Tegenprestaties estaties TV T UoW. Sponsor- en Toernooipakketten (zie sponsorinformatie) Loyaliteit De sponsor wordt altijd gevraagd om een prijs/offerte neer te leggen voor af te nemen goederen/diensten. Indien de prijs/offerte niet de laagste is wordt hierover gesproken met de sponsor om zodoende de sponsor alsnog de mogelijkheid te bieden om de goederen/diensten te leveren Leden stimuleren goederen/diensten af te nemen bij sponsor door middel van loyaliteitsvoordeel Opdracht tot 2015 Duurzame groei sponsorbestand: o 2013 aantrekken van sponsoren ten behoeve van de club van 50 o 2013 gezien het economisch klimaat is de primaire doelstelling handhaving van de huidige omzet van , met hopelijk een lichte groei van 500 tot Nakomen tegenprestaties: o 2013 uitvoeren tegenprestatie clubkleding voor enkele hoofdsponsors o 2013 updaten sponsorbord in clubhuis o 2013 organiseren van twee sponsoractiviteiten 17

20 Voor wat betreft de jaren 2014 en 2015 is het, gelet op de economische situatie dan, moeilijk te zeggen wat onze doelstellingen zijn qua inkomsten uit sponsoring. Hoofddoel blijft wel handhaving huidige inkomsten en het correct uitvoeren van de tegenprestatie. Kantinecommissie Door wie/ organogram De voorzitter van de kantinecommissie is tevens bestuurslid. De kantinecommissie bestaat eind december 2012 uit 2 leden. De voorzitter van de commissie zorgt dat alles in de kantine en de keuken goed geregeld is. Zo vult hij bijvoorbeeld de HACCP lijsten in, doet hij de inkoop en houdt hij toezicht op de kantine. Het andere commissielid is verantwoordelijk voor de planning van de kantinediensten van de vrijwilligers. Beide leden springen ook in als diensten door de overige verenigingsleden niet vervuld kunnen worden. Een taak die hoort bij het goed functioneren van de kantine is ook het organiseren van kassa s voor de kantinediensten. Dit is echter nooit officieel ondergebracht bij de kantinecommissie. Ook de catering bij evenementen is een taak die niet bij de kantinecommissie hoorde. Maar doordat de voorzitter van de commissie dat zelf deed was er geen probleem. Bijdrage en welke doelstelling De kantinecommissie draagt bij aan het realiseren van de volgende door de vereniging geformuleerde doelstellingen: - Een binding scheppen tussen vereniging en leden. - De vereniging neerzetten als een sportieve en gezellige club. Uitgangspunten De kantinecommissie in de huidige vorm is ontstaan doordat het bestuur op enig moment besloten heeft de kantine in eigen beheer te exploiteren. De commissie heeft tot op heden veel aansluiting gezocht bij de organisatoren van de activiteiten op de tennisclub. De tennisvereniging vindt het erg belangrijk dat naast het sportieve ook het sociale aspect van een vereniging goed ondersteund wordt. Door een goed samenspel tussen de kantinecommissie en de andere commissies binnen de club heeft de vereniging op sociaal gebied een goede naam opgebouwd in de regio. Opdracht tot 2015 De vereniging heeft zich tot doel gesteld om vanaf 2013 de kantine uit te besteden aan een horeca ondernemer. Dit omdat er steeds minder animo was onder de leden om kantinediensten te doen. Ook verwacht de vereniging door deze manier meer inkomsten binnen te halen en minder uitgaven te hoeven doen. Het bestuur verwacht dat de openingstijden verruimd kunnen worden, waardoor nog beter vorm gegeven kan worden aan het sociale aspect van de vereniging. Door deze manier van uitbaten vervalt de functie van de planner. De kantinecommissie bestaat dan nog uit één persoon. En ook de taken van deze persoon zullen wijzigen. Het klaarmaken en rondbrengen van de kassa s is ook niet meer nodig. Een commissie van één persoon is geen commissie. Daarom spreken we vanaf het moment dat er een contract gesloten is met een uitbater van de kantine over een kantine coördinator. 18

21 De kantine coördinator heeft een spilfunctie binnen de vereniging. Zijn verantwoordelijkheid is het om ervoor te zorgen dat de wensen en plichten van de vereniging en de wensen en plichten van de uitbater op elkaar afgestemd worden en blijven. Ook kan de coördinator wensen van leden verwoorden richting beide partijen. Om dit te realiseren zal er maandelijks een overleg plaatsvinden tussen de coördinator en de uitbater. Op uitnodiging van de coördinator zullen de organisatoren van activiteiten ook aansluiten bij dit overleg. Tevens zal de uitbater aan het einde van elke bestuursvergadering kort bijgepraat worden over de voor hem belangrijke ontwikkelingen. De kantine coördinator heeft van het bestuur de opdracht gekregen om controle te houden op de kantine en de uitvoering van de catering bij activiteiten, zodat het ook als het niet meer in eigen beheer gebeurt toch volgens wens verloopt. In de zomer van 2014 moet het bestuur op voorspraak van de kantinecoördinator een besluit nemen of we op de ingeslagen weg verder willen gaan. Mocht dat niet het geval zijn, dan zal de kantine coördinator zorg dragen voor een nieuwe organisatiestructuur voor de kantine commissie. Een andere doelstelling voor de komende jaren is om ervoor te zorgen dat nieuw meubilair in de kantine komt. De tafels, de stoelen en de krukken passen niet meer in de modern opgeknapte kantine. Het is de bedoeling om met reële budgetten duurzame materialen aan te schaffen die de uitstraling van de kantine ten goede komen. Voor 2015 wil de coördinator samen met het bestuur en de uitbater een aantal huisregels opstellen. Wat is er nog niet goed geregeld Een aantal taken die de vereniging toch erg belangrijk vindt zijn op dit moment nog niet goed weggezet in de organisatiestructuur van de club. Het uitgangspunt van het voltallige bestuur is om deze taken een formele plek te geven in de organisatie. Hieronder volgt een opsomming van deze zaken: - Vrijwilligers - Public Relations - Clubblad - Subsidies - TV Scherm Kantine - Website - Relaties andere verenigingen - Beheer brievenbus vereniging Tot Slot Het beleidsplan is opgesteld om meer richting te geven aan het besturen van tennisvereniging Ubach over Worms. Het bestuur pretendeert niet dat dit stuk helemaal volledig is, maar het is zeker richtinggevend, biedt stabiliteit en geeft de leden van de club een beter inzicht in de opgave die het bestuur zich gesteld heeft. Beleid is echter te allen tijde dynamisch en heeft behoefte aan regelmatige evaluatie. Het is de bedoeling het plan te presenteren op de ledenvergadering van

22 Te allen tijde kunnen vragen over dit stuk neergelegd worden bij het bestuur van de vereniging en zal een kopie gepubliceerd worden op 20