Consortium Zwangerschap en Geboorte Noord Nederland (ZeGNN) Herijking projectorganisatie, maart 2014

Transcriptie

1 Consortium Zwangerschap en Geboorte Noord Nederland (ZeGNN) Herijking projectorganisatie, maart 2014 Aanleiding Het Consortium ZeGNN is gestart op 1 januari 2013, nadat subsidie van ZonMW in het kader van het Onderzoeksprogramma Zwangerschap en Geboorte is verkregen. Het Consortium heeft twee projecten: 1. het zorginhoudelijk project ACTion: een trainingsprogramma met als doel om per VSV een methodiek te implementeren om verbeterpunten uit de Perinatale Audits daadwerkelijk door te voeren; 2. het Consortiumproject : een programma met meerdere projecten die allen tot doel hebben bij te dragen aan de professionalisering van de VSV s. Inmiddels is de startfase succesvol verlopen: de meeste voorgenomen activiteiten zijn opgepakt en worden inmiddels voortvarend uitgevoerd met brede inbreng vanuit het veld. Beide projecten hebben tijdens het symposium van 22 november jl. de eerste resultaten kunnen laten zien en/of de plannen gepresenteerd. Voor de aansturing van het Consortiumproject is een Stuurgroep ingesteld waaraan vertegenwoordigers vanuit alle geledingen van het veld van geboortezorg in Noord Nederland deelnemen ( zie de projectaanvraag, deelnemers opgenomen in de bijlage). De Stuurgroep heeft ten aanzien van het project ACTion een adviesfunctie en functioneert voor het project als Stuurgroep. Het doel van de Stuurgroep is om op geleide van de voorgenomen projectresultaten de ontwikkelingen in de projecten van te bespreken en te monitoren en eventuele afstemming te realiseren. Inhoudelijke discussies, landelijk beleid en/of ontwikkelingen in het veld kunnen van invloed zijn op de koers van het Consortiumproject. Door de brede deelname vanuit alle geledingen in de geboortezorg is inbreng en terugkoppeling op de koers gewaarborgd; tegelijkertijd draagt de brede deelname bij aan betrokkenheid en draagvlak vanuit het veld. Voor ZonMw zijn de projectleiders van ACTion en eindverantwoordelijk, de feitelijke coördinatie en organisatie is in handen van de projectcoördinatoren, in afstemming met de projectleiders. Alle stuurgroepleden zijn betrokken in projectactiviteiten en werven collega s uit de VSV s voor deelname aan de projecten. Eenmaal per jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd voor de ingestelde klankbordgroep, die een adviesfunctie heeft ten aanzien van de activiteiten in de projecten. Toelichting op het Consortium en de projectorganisatie Kader De doelen van het Consortiumprogramma zijn als volgt geformuleerd in de aanvraag: (1) Met haar deelnemers het beloop en de uitkomst van de zwangerschap voor alle moeders en kinderen in de regio te optimaliseren en de perinatale morbiditeit en sterfte terug te dringen naar het gemiddelde landelijke niveau. (2) Bevorderen, borgen en evalueren van multidisciplinaire, lijnoverstijgende samenwerking tussen gezondheidswerkers in de geboortezorg in deze regio met als doel een optimale, efficiënte en cliëntgerichte organisatie voor de zorg rond zwangerschap en geboorte, met speciale aandacht voor kwetsbare zwangeren (lage SES, psychische problematiek). Uit deze doelen blijkt dat er een gedeelde vooronderstelling is dat verhoging van de kwaliteit van de samenwerking en in samenhang daarmee van de organisatie van de zorg, kan bijdragen aan het verlagen van perinatale morbiditeit en sterfte, in die zin dat vermijdbare sterfte verminderd kan worden. In de projectaanvraag is aangegeven dat de 10 Verloskundige Samenwerkingsverbanden (VSV s) in Noord Nederland het platform zijn waar de interventies op gericht zullen worden. De activiteiten betreffen -in die zin het werkveld van de geboortezorg in de provincies Groningen, Friesland en Drenthe (m.u.v. Meppel e.o.). Projectorganisatie

2 Het Consortium ZeGNN heeft een informele organisatievorm; deze heeft als doel om de processen te bewaken die zijn gericht op de realisatie van de doelstellingen van het project ; afstemming vindt plaats met ACTion. Het Consortium heeft zich gevormd tot een netwerkorganisatie die is samengesteld uit ongelijke grootheden zoals UMCG, Kringen, praktijken, VSV s, GGD s, ROS en, etc. Ieder heeft inbreng vanuit de eigen deskundigheid. Er is sprake van vrijwillige, maar niet vrijblijvende inzet van de verschillende deelnemers vanwege de noodzaak om blijvend draagvlak te creëren; niet alleen op het niveau van de directe deelnemers, maar ook richting het werkveld. De discussies, adviezen en besluiten die in de Stuurgroep genomen worden zijn daarmee ook niet vrijblijvend. Voor zowel als voor ACTion is er een projectleider. Er zijn twee projectcoördinatoren aangesteld voor de coördinatie en deels ook de uitvoering van de projectactiviteiten. De leden van de stuurgroep hebben verschillende rollen: zij zijn als lid van de stuurgroep betrokken bij de besluitvorming over de koers en hebben daarnaast een taak in het afstemmen, genereren van deelname aan projecten en creëren van draagvlak in het veld, specifieker in de VSV s. Communicatie Zowel het project als ACTion zijn met hun interventies gericht op de VSV s in het werkveld van geboortezorg. Dit vergt naast een heldere projectorganisatie ook een goede communicatie met alle belanghebbenden. De middelen daarvoor zijn o.a. de website, de nieuwsbrief en de klankbordgroep. Inhoudelijke kennisoverdracht wordt gerealiseerd in een jaarlijks symposium en door implementatie van projectresultaten. Het voornemen is om in het voorjaar van 2014 een communicatieplan op te stellen. Plaats van het project De bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid voor het Consortiumprogramma ligt bij het UMCG. Prof. Paul van den Berg is de formele voorzitter van het Consortium. Uitgangspunt is dat besluitvorming op basis van consensus wordt nagestreefd, bij uitblijven van overeenstemming besluiten de voorzitter en de projectleiders gezamenlijk. In de navolgende matrix wordt een beschrijving gegeven van de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende functies/functiegroepen in het project. Uitgangspunten voor samenwerking in een dergelijke complexe projectorganisatie zijn: - Zorgvuldige en eenduidige onderlinge communicatie tussen personen en geledingen is onmisbaar voor continuïteit in het draagvlak; - Indien blijkt dat het beleid dat de projectleiders in samenspraak met de stuurgroep hebben bepaald in de opvatting van de coördinator in de praktijk van de projecten tot discussie leidt of aanpassing behoeft, zal dit in de stuurgroepvergadering besproken en zo nodig aangepast worden.

3 Projectorganisatie Onderdeel / rol taken verantwoordelijkheden functie UMCG Toezicht op afstand Toezicht op afstand via de voorzitter Consortium Voorbereiding stuurgroep Bestuurlijk en financieel eindverantwoordelijk Voorzitter Consortium Paul vd Berg Toezicht Toezicht via deelname Stuurgroep Externe contacten Sponsoring Formeel eindverantwoordelijk Stuurgroep: Gynaecologen 3 e,2 e lijn Epidemiologen UMCG, GGD Verloskundigen 1 e en 2 e lijn kinderarts kraamzorg Verloskunde Academie Groningen (zie bijlage) -Bewaken van de koers van het project -Kaderstelling reikwijdte van projectactiviteiten op geleide van externe ontwikkelingen en in relatie tot het gedefinieerde projectresultaat -Creëren draagvlak en betrokkenheid -initiëren -signaleren - bijsturen -beslissen -Besluitvorming over strategische koers en opdrachtformulering van de projecten -Initiëren van projecten -Opdrachtformulering aan de projectgroepen -Toezien op afgestemde eindproducten via de planning -Afstemming over projectactiviteiten waarbij er raakvlakken zijn met taakstellingen van de participerende organisaties -Creëren draagvlak en betrokkenheid voor de Consortiumactiviteiten - Monitoren van de voortgang via planningen van de projectleider en/of coördinator - Periodieke evaluaties volgens planning -Toezien op en realiseren van de rapportages aan ZonMW conform de eisen van de subsidieverstrekker -ad hoc opdrachten aan de projectleider / projectcoördinator Besluitvorming koers in lijn met projectaanvraag en op basis van consensus Vaststellen planningen Voortgang bewaken Evaluatie Bijdragen aan rapportages aan ZonMW (Externe) financiering DB Stuurgroep Paul, Jan Jaap, Geertje, Henk, Lies Voorbereiden agenda Stuurgroep Besluitvorming over lopende zaken indien nodig Voorbereiden strategische of inhoudelijke discussies en besluitvorming in de stuurgroep Voorbereiden agenda Toetsing voortgang aan oorspronkelijke projectdoelen

4 Onderdeel / functie Voorzitter stuurgroepoverleg Projectleider Projectleider ACTion Projectcoördinator rol taken verantwoordelijkheden Bijdragen aan agenda stuurgroep Voorzitten stuurgroepoverleg Uitvoering project binnen kaders projectaanvraag Uitvoering project binnen kaders projectaanvraag Algemene coördinatie van het project Bijsturen op geleide van ontwikkelingen in nauw overleg met de projectleider. Communicatie en creëren lokaal draagvlak in brede zin -voorbereiding agenda stuurgroep Realiseren projectresultaten Personele zaken m.b.t. projectcoördinator Voorbereiding vergadering Stuurgroep Bouw en indeling Website Redactie projectrapportages Budgetverantwoordelijkheid Realiseren projectresultaten Personele zaken m.b.t. projectcoördinator ACTion Voorbereiding vergadering Stuurgroep Redactie projectrapportages Budgetverantwoordelijkheid ACTion Coördinatie en organisatie van de projectactiviteiten: - Projectgroepen - Klankbordbijeenkomsten Voortgangsrapportage projectactiviteiten Opstellen jaarplanningen Voorbereiding vergadering Stuurgroep Waarborgen goed verloop stuurgroepoverleg Eindverantwoordelijk t.o.v. ZonMW: Voortgang en resultaten Rapportages ZonMW Eindverantwoordelijk t.o.v. ZonMW: Voortgang en resultaten Rapportages ZonMW.. Legt verantwoording af aan de projectleider Coördinatie activiteiten Organisatie Communicatie met werk veld Afstemming stakeholders Onderhouden van de netwerkorganisatie: contacten met alle deelnemers aan het consortium Informatievoorziening met VSV s / deelnemers Consortium o.a. Opstellen van Nieuwsbrief en Website Deelname voorbereidingsgroep Symposium van de Noordelijke ROS en

5 Onderdeel /functie Projectvoorzitters Klankbordgroep rol taken verantwoordelijkheden Projectvoorzitter is de trekker van het betr. project, en realiseert in samenwerking met de deelnemers van de projectgroep het in de stuurgroep afgestemde resultaat. Projectvoorzitter stemt af met de projectcoördinator In de klankbordgroep zitten ondertekenaars van het Convenant die niet in de stuurgroep zitten De klankbordgroep komt minstens eenmaal per jaar bijeen De klankbordgroep heeft een adviesfunctie Doet (mede) voorstel voor opdrachtformulering Stelt planning op; Voert samen met de leden van het project activiteiten uit; Levert discussiepunten en concepten aan voor bespreking in stuurgroep; Stelt een implementatieplan op voor de VSV s; Begeleidt de implementatie Adviesfunctie Voortgang project en realisatie en implementatie van de projectresultaten Informatie inbrengen over relevante ontwikkelingen in het veld

6

7 Bijlage 1 Deelnemers aan de Stuurgroep: Prof. dr. Paul van den Berg gynaecoloog UMC Groningen Dr. Henk Groen arts-epidemioloog UMC Groningen, projectleider Prof. dr. Jan Jaap Erwich gynaecoloog UMC Groningen, projectleider ACTion Katja van Groesen MSc eerstelijns verloskundige te Sneek Drs. Relinde van der Stouwe eerstelijns verloskundige en medisch antropoloog Dr. Jan Broer arts-epidemioloog GGD Groningen Dr. Paul de Cock onderzoeker Verloskunde Academie Amsterdam Groningen Drs. Esther Scheers gynaecoloog Wilhelmina Ziekenhuis te Assen Drs. Lies van der Wal adviseur Verloskunde ROS Friesland Ellen Vreugdenhil eerstelijns verloskundige te Hoogezand Esther Nieuwschepen Msc afdelingsmanager Verloskunde Bethesda Ziekenhuis Hoogeveen Dr. Peter Dijk neonatoloog UMC Groningen Lindy van Breda Vriesman Kraamzorg Groene Kruis Groningen Projectcoördinatoren: Drs. Geertje Karstens Drs. Andrea Drost ACTion Leden van de projectgroepen: (coördinatie en facilitering: Geertje Karstens) Dataregistratie Jan Broer, Katja van Groesen, Henk Groen, Esther Scheers Checklist Zorg Kwetsbare zwangeren Protocol Hypertensie Patiëntenparticipatie Werkgroep: Juridische, organisatorische en economische modellen Jan Broer, Katja van Groesen, Esther Scheers, Henk Groen Relinde van der Stouwe, Karien Dijk, Peter Dijk, Esther Nieuwschepen, Renée Stoffels Jan Jaap Erwich, Nettie Bos, Karin van der Tuuk, Itske Huberts, Gerco Jansen, Miriam Medema, Peter Dijk Carien Dijk, Johannes Beers, R. Edens, C. Slager Geertje Karstens, Caroline van de Akker, Lindy van Breda Vriesman, Harrie Stam, Elisabeth Floor (voorstel), vacature eerstelijns verloskundige