Beleidsregel Nota representatie Datum vastgesteld: 25 mei 2004 Vastgesteld door: B&W Behandelende sector: BMO. Twenterand presenteert

Transcriptie

1 Beleidsregel Nota representatie Datum vastgesteld: 25 mei 2004 Vastgesteld door: B&W Behandelende sector: BMO Twenterand presenteert Nota representatie gemeente Twenterand Datum: mei 2004

2 1 INLEIDING REPRESENTATIE ONTVANGST IN HET GEMEENTEHUIS Officiële bezoeken of ontvangsten Ontvangst officiële gasten Ontvangst nieuwe inwoners Spreekuur burgemeester en wethouders Representatie in eigen organisatie Geboorte, huwelijk en huwelijksjubilea Ambtsjubilea en dienstjubilea Langdurig of ernstig zieken Overlijden Protocol collegeleden, gemeenteraad en gemeentesecretaris REPRESENTATIE BUITEN HET GEMEENTEHUIS Bedrijven, organisaties en verenigingen Promotionele activiteiten Intrede of afscheid predikanten Nieuwjaarsreceptie BUITENLANDSE CONTACTEN TOESPRAKEN HULDIGINGEN EN ONDERSCHEIDINGEN Koninklijke Onderscheidingen Het predikaat Koninklijk Koninklijke Erepenning voor verenigingen Overige onderscheidingen VIERING NATIONALE FEEST- EN GEDENKDAGEN Dodenherdenking 4 mei Bevrijdingsdag 5 mei Koninginnedag Adoptieoverdracht monument Huwelijk, geboorte leden Koninklijk huis Condoleanceregister Vlaggen... 14

3 8.6.1 Vaste data voor het vlaggen Oranje wimpel Vlaggen bij bijzondere gelegenheden Wie verzorgt het vlaggen binnen de gemeente Gebruik van de Nederlandse vlag Aanschaf en budget vlaggen REPRESENTATIE- EN RELATIEGESCHENKENBELEID Geef de keizer wat des keizers is Voorraad Uitstraling Uitgifte geschenken Uitgifte van geschenken door: Uitgifte van geschenken aan: Attentieregeling BIJLAGE 1: DRAAIBOEK OFFICIËLE ONTVANGSTEN BIJLAGE 2: DRAAIBOEK ONTVANGST NIEUWE INWONERS BIJLAGE 3: DRAAIBOEK NIEUWJAARSRECEPTIE BIJLAGE 4: UITREIKING KONINKLIJKE ONDERSCHEIDINGEN BIJLAGE 5: DODENHERDENKING 4 MEI BIJLAGE 6: SLEUTELOVERDRACHT AAN CARNAVALSVERENIGING BIJLAGE 7: HANDLEIDING GEBRUIK NEDERLANDSE VLAG Het hijsen van de vlag Halfstok vlaggen Het hijsen van meer vlaggen... 29

4 1 Inleiding Representatie, de Dikke van Dale omschrijft het als het door personen vertegenwoordigen van een lichaam of bedrijf. Een niet onbelangrijk begrip, kunnen we wel stellen. De gemeente Twenterand hecht veel waarde aan de wijze waarop zij naar buiten treedt en de uitstraling die zij heeft op haar doelgroepen. Het is daarom van belang een zogeheten protocol vast te leggen, om zo een positieve en eenduidige beeldvorming van de gemeente Twenterand te kunnen bewerkstelligen. Deze nota bestaat uit twee delen: een beleidsonderdeel voor algemene representatie en een onderdeel voor representatiegeschenken Een eerste indruk kun je niet over doen, is een bekende uitdrukking. Het is dus van belang dat officiële momenten met zakelijke partners op gedegen wijze voorbereid en uitgevoerd worden. Immers, de gast heeft een verwachting van de gemeente en de gemeente wil deze verwachting uiteraard in positieve zin waarmaken. De zakelijke belangen spelen een voorname rol in deze ontmoetingen; een positieve bijeenkomst kan zeer waardevol zijn voor de verdere onderlinge verstandhouding. Ook niet onbelangrijk is het doel van de uitnodiging; de gemeente heeft een bepaalde bedoeling en wil uiteraard zoveel mogelijk rendement uit het bezoek halen. Het vastleggen van bepaalde (gedrags)regels kan hierbij een uitkomst zijn. Dit kan bijdragen tot een soepel, effectief en prettig verloop van de ontmoeting of bijeenkomst. Een zeer actueel thema in deze tijd is normen en waarden. Ook hier is dit van groot belang. Want maakt het een ontmoeting niet zinvoller wanneer mensen elkaar met respect en vol waarde behandelen? Het vormt de basis voor een goede onderlinge verstandhouding. Met name als het gaat om internationale contacten hebben we ook te maken met andere culturen, zowel binnen Europa als ook daarbuiten. In het belang van een goede en continue verstandhouding is het zaak te weten welke normen en waarden in acht moeten worden genomen. Zeker als het gaat om het organiseren van bijeenkomsten is dit een belangrijk aspect. Een protocol zegt iets over de vormgeving van bijeenkomsten. Een goed protocol zorgt voor een efficiënt verloop van een bijeenkomst. Complicaties ontstaan vaak door wat er allemaal bij kan komen. Wat wordt er van de bijeenkomst verwacht en waarom? Is dit het juiste moment voor een bijeenkomst? Wat is de boodschap en met welke gewoonten moeten we rekening houden? Aan het organiseren van een bijeenkomst gaat een proces van overwegen en voorstellen vooraf, met maar één doel: een efficiënte bijeenkomst in een plezierige sfeer, die goede perspectieven biedt voor zowel de gast als gastheer. 2 Representatie Representatie is een vorm van communicatie en is nauw verbonden met de begrippen PR en voorlichting. Ook begrippen als imago en identiteit zijn hiermee verweven. Immers, de gastheer heeft een bedoeling met de uitnodiging en wil deze bedoeling zo goed mogelijk uitdragen en daarmee het visitekaartje van de organisatie afgeven. De gemeente Twenterand heeft zich ten doel gesteld zich te ontwikkelen als een moderne plattelandsgemeente, waar het goed wonen en werken is. Zij streeft er naar zowel binnen de organisatie als daarbuiten het karakter van een levensloopbestendige gemeente uit te stralen. Representatie speelt hierin een belangrijke rol, bijvoorbeeld als het gaat om officiële ontvangsten, recepties of bezoeken. Daarnaast is de keuze voor een geschenk evenzo belangrijk. Een geschenk geeft de waardering voor de ontvanger weer. Aan de andere kant draagt het bij aan een blijvende en positieve herinnering aan de gemeente. Gelegenheid maakt genegenheid, is een bekend spreekwoord. Om dit te realiseren is het van belang te weten dat het niet alleen gaat om het moment van de representatieve uiting zelf. Een goede voorbereiding is minstens zo belangrijk. Een juiste afstemming tussen alle betrokkenen is een must, waarin het opstellen van een draaiboek een uitwerking is van een goede samenwerking waarbij ieders rol duidelijk en zichtbaar is. In een goed draaiboek staan in ieder geval 5 W s vermeld: wie, wat, waar, wanneer en waarom. Het is een samenvatting van een gedegen voorbereiding met als doel een goed georganiseerde bijeenkomst, die op draagvlak bij alle betrokkenen kan rekenen.

5 Representatie begint met een goed overleg zodat de doelstelling duidelijk wordt en men van elkaar weet wie wat doet op welk moment. Overleg met het college, de afdeling(en), sectoren en/of externen vindt in een vroegtijdig stadium plaats. Vervolgens wordt in samenspraak het draaiboek opgesteld en besproken.

6 3 Ontvangst in het gemeentehuis 3.1 Officiële bezoeken of ontvangsten Een officieel bezoek betekent dat er een ontmoeting plaatsvindt met het gemeentebestuur. Dat kan een afgevaardigde van het college zijn, maar het kan ook gebeuren dat het voltallige college aanwezig is. Vaak wordt, ook bij minder officieel getinte bezoeken, de persoonlijke aandacht van het college zeer op prijs gesteld. Daarnaast kan de mogelijkheid bekeken worden om een blijvende herinnering in de vorm van een geschenk aan te bieden. Coördinatie en advisering omtrent ontvangsten liggen in handen van Kabinetszaken in overleg met de desbetreffende wethouder of burgemeester, de bodes en eventueel specifieke afdelingen. 3.2 Ontvangst officiële gasten Er komen soms verzoeken binnen voor een bezoek aan onze gemeente door bijvoorbeeld een Commissaris van de Koningin, een staatssecretaris of minister. Algemeen uitgangspunt is dat hierbij het voltallige college c.q. een brede afvaardiging van het college aanwezig is. Op deze wijze wordt ook de waarde die de gemeente Twenterand aan het bezoek hecht naar voren gebracht. Coördinatie en advisering ligt bij Kabinetszaken, in overleg met het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris, specifieke afdelingen en bodes. Het inhoudelijke gedeelte is het een eerste verantwoordelijkheid van het college. Kabinetszaken draagt zorg voor het opstellen van het programma in detail en voor de concrete uitvoering ervan. In bijlage 1 is het draaiboek voor officiële ontvangsten opgenomen. Daarnaast zal er afstemming en overleg plaatsvinden met de desbetreffende overheidsinstantie, bijvoorbeeld provincie of rijk. Dit betreft zaken als regels en voorschriften met betrekking tot het bezoek of bijvoorbeeld het wel of niet bijwonen van de pers. 3.3 Ontvangst nieuwe inwoners Eens per jaar worden de nieuwe inwoners van de gemeente Twenterand uitgenodigd in het gemeentehuis te Vriezenveen voor een kennismaking met de gemeentelijke organisatie. Deze kennismakingsbijeenkomst vindt plaats in de maand mei. Kabinetszaken coördineert deze avonden in overleg met bodes en cluster communicatie. Ter opstelling van het programma vindt afstemming plaats met de gemeentesecretaris en de burgemeester. Vervolgens wordt het definitieve programma opgesteld. Het draaiboek voor de organisatie van deze bijeenkomst is in bijlage 2 weergegeven. Vaste onderdelen tijdens deze avond zijn: kennismaking met het college van burgemeester en wethouders, of een afvaardiging ervan, een presentatie omtrent de gemeentelijke organisatie, een stukje historie over de gemeente en een rondleiding door het gemeentehuis. De avond wordt ook benut om de geslaagden van de inburgeringscursus in het zonnetje te zetten. 3.4 Spreekuur burgemeester en wethouders Met regelmaat komt het voor dat inwoners met de burgemeester of een wethouder willen spreken. Hiervoor is een zogeheten spreekuur ingesteld, waarbij mensen op afspraak via het bestuurssecretariaat een gesprek kunnen reserveren. 3.5 Representatie in eigen organisatie Bij representatie denkt men vaak aan contacten buiten de organisatie. Toch is representatie ten opzichte van de eigen medewerkers en eigen organisatie even zo belangrijk, bijvoorbeeld als het gaat om bijzondere gelegenheden en omstandigheden: bij geboorte, huwelijk en huwelijksjubilea, maar ook bij langdurige/ernstige ziekte en overlijden. Bij een huwelijk, jubilea of geboorte draagt het bestuurssecretariaat zorg voor bloemen c.q. een geschenk namens het gemeentebestuur.

7 3.5.1 Geboorte, huwelijk en huwelijksjubilea Bij een geboorte (of gezinsuitbreiding) ontvangen medewerkers een cadeau in de vorm van een geboortepakket of een waardecheque, waarvan de waarde staat vermeld in bijlage 1. Bij een huwelijk of huwelijksjubileum worden bloemen gegeven en een cadeau in de vorm van een geldbedrag of een geschenkenbon. De waarde van deze attenties staat vermeld in de attentieregeling, bijgevoegd bij deze nota. Dit kan eventueel worden uitgereikt door een collegelid op een bruiloft of een receptie Ambtsjubilea en dienstjubilea Bij een ambtsjubileum is een medewerker 12½, 25 of 40 jaar in overheidsdienst. Er is sprake van een dienstjubileum als de betreffende medewerker 12½, 25 of 40 jaar in dienst is van dezelfde overheidsinstantie. Hierbij dient te worden opgemerkt dat een ambtsjubileum het totaal aantal jaren is dat een persoon in overheidsdienst is. Het totaal aantal jaren wordt bij elkaar opgeteld, ongeacht bij hoeveel overheidsinstanties men heeft gewerkt of de onderbrekingen. In de attentieregeling is vermeld wat men van wie bij welk jubilea ontvangt Langdurig of ernstig zieken Als een collega meer dan drie weken ziek is, wordt er een fruitmand of een bloemetje bezorgd. Als de desbetreffende persoon in het ziekenhuis is opgenomen zal een fruitmand of een bloemstuk in het ziekenhuis worden bezorgd. Voor de kerstdagen en voor Pasen wordt bij langdurig of ernstig zieken ook een bloemstuk bezorgd. De waarde van de fruitmand of het bloemetje is vermeld in bijlage 1. Overlijden Onderstaand een schema hoe te handelen bij overlijden. Hierbij dient te worden aangetekend dat elke situatie er één op zich is, en er vrijheid moet bestaan in de uitvoering. Medewerker: Bericht overlijden komt binnen bij afdeling 1. Naaste collega s worden geïnformeerd door de leidinggevende 1 Leidinggevende informeert sectorhoofd/college, afd. P & O en griffie. - Griffie informeert raad - Leidinggevende informeert organisatie via intranet Leidinggevende/naaste collega s annuleren afspraken van de overledene Leidinggevende neemt contact op met nabestaanden en maakt eventueel afspraak voor een bezoek Afdeling P & O stelt advertentie op Afdelingsadvertentie in overleg met betrokken afdeling (eventueel) Advertentie namens organisatie in overleg met Kabinetszaken Namens bestuur in overleg met college/kabinetszaken Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact In overleg met de nabestaanden bestelt leidinggevende grafstuk namens betrokken afdeling In overleg met de nabestaanden bestelt bestuurssecretariaat grafstuk namens gemeentebestuur Collega s moeten de mogelijkheid krijgen om de uitvaart bij te wonen of op een andere manier de mogelijkheid krijgen om nabestaanden te bezoeken. Mocht blijken dat sommige afdelingen dan onbemand zijn dan kan overgegaan worden tot sluiting van het gemeentehuis (uitklokken met dienstreis). Dit laatste moet per situatie door de gemeentesecretaris bekeken worden Leidinggevende bezoekt eveneens de uitvaart c.q. condoleance Tenminste 1 collegelid bezoekt de condoleance en/of uitvaart Op de dag van de uitvaart hangt de gemeentevlag op alle gemeentelijke locaties half stok Direct leidinggevende en afdeling P & O biedt nabestaanden hulp bij nazorg aan Direct leidinggevende inventariseert behoefte aan nazorg bij naaste collega s Partner of kind van medewerker: Bericht overlijden komt binnen bij afdeling 2. Naaste collega s worden geïnformeerd door de leidinggevende 2 Leidinggevende informeren sectorhoofd/college, afd. P & O - Leidinggevende informeert organisatie via intranet

8 Leidinggevende/naaste collega s annuleren afspraken van de medewerker waarvan de partner of kind is overleden Leidinggevende neemt contact op met nabestaanden en maakt eventueel afspraak voor een bezoek Afdeling P & O stelt advertentie op: Advertentie namens organisatie in overleg met Kabinetszaken Namens bestuur in overleg met college/kabinetszaken Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact Collega s moeten de mogelijkheid krijgen om de uitvaart bij te wonen of op een andere manier de mogelijkheid krijgen om nabestaanden te bezoeken Leidinggevende bezoekt eveneens de uitvaart c.q. condoleance Tenminste 1 collegelid bezoekt de condoleance Direct leidinggevende en afdeling P & O biedt nabestaanden hulp bij nazorg aan Collegelid/gemeentesecretaris: Bericht overlijden komt binnen bij college/bestuurssecretariaat 1) Het hoogste lid van het college informeert CT en griffie 1. CT informeert leidinggevenden - Griffie informeert raad Bestuurssecretariaat informeert organisatie via intranet (uit naam van het hoogste lid van het college) Bestuurssecretariaat annuleert afspraken van de overledene. Het hoogste lid van het ccollege neemt contact op met nabestaanden en maakt een afspraak voor een bezoek P & O stelt in overleg met Kabinetszaken rouwadvertentie op: - advertentie namens organisatie advertentie namens bestuur 1. In overleg met nabestaanden bestelt bestuurssecretariaat twee grafstukken namens gemeentebestuur en organisatie Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact Afdeling BO verzorgt bericht op Twenterand site Collega s moeten de mogelijkheid krijgen om de uitvaart bij te wonen c.q. de condoleance te bezoeken. Mocht blijken dat sommige afdelingen dan onbemand zijn dan kunnen we overgaan tot sluiting van het gemeentehuis. Dit laatste moet per situatie bekeken worden. 1. College/CT bezoekt uitvaart a. Op de dag van de uitvaart de gemeentevlag op alle gemeentelijke locaties half stok 1. Afdeling P & O biedt nabestaanden hulp bij nazorg aan Partner of kind van collegelid/gemeentesecretaris: Bericht overlijden komt binnen bij college/bestuurssecretariaat 2) Het hoogste lid van het college informeert CT en griffie 2. CT informeert leidinggevenden - Griffie informeert raad Bestuurssecretariaat informeert organisatie via intranet (uit naam van college) Bestuurssecretariaat annuleert afspraken van het collegelid waarvan de partner of het kind is overleden, of zoeken naar vervanging door andere collegeleden. Het hoogste lid van het college neemt contact op met nabestaanden en maakt een afspraak voor een bezoek 1. P & O stelt in overleg met Kabinetszaken rouwadvertentie op: - advertentie namens organisatie advertentie namens bestuur Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact 2. In overleg met nabestaanden bestelt bestuurssecretariaat twee grafstukken namens gemeentebestuur en organisatie Collega s moeten de mogelijkheid krijgen om de uitvaart bij te wonen c.q. de condoleance te bezoeken College/CT bezoekt uitvaart Op de dag van de uitvaart de gemeentevlag op alle gemeentelijke locaties half stok Afdeling P & O biedt nabestaanden hulp bij nazorg aan

9 Raadslid 1. Bericht komt binnen bij griffie 2. Collega s worden door griffie via intranet geïnformeerd 3. Afdeling P & O stelt een advertentie op namens organisatie in overleg met Kabinetszaken namens college in samenwerking met bestuurssecretariaat Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact 4. In overleg met nabestaanden bestelt het bestuurssecretariaat een grafstuk namens het college 5. In overleg met nabestaanden bestelt het bestuurssecretariaat een grafstuk namens organisatie 6. Het college bezoekt de uitvaart c.q. condoleance 7. Op de dag van de uitvaart de gemeentevlag op alle gemeentelijke locaties half stok Oud-medewerk(st)er 8. Bericht komt binnen bij afdeling P & O 9. Afdeling P & O informeert de organisatie via Intranet 10. Afdeling P & O stelt een advertentie op namens college in overleg met Kabinetszaken namens organisatie Kabinetszaken verzorgt advertentie in Gemeentecontact In alle situaties geldt dat per situatie bekeken moet worden of bepaalde bijeenkomsten c.q. feestelijkheden afgelast of aangepast moeten worden. 3.6 Protocol collegeleden, gemeenteraad en gemeentesecretaris Afscheidsbijeenkomsten van college en gemeentesecretaris worden georganiseerd door Kabinetszaken, in nauw overleg met het bestuurssecretariaat en de desbetreffende persoon zelf. Installatie en afscheidsbijeenkomsten van raadsleden wordt geregeld via de griffie, de bodedienst wordt in een vroeg stadium op de hoogte gesteld van installatie en/of het afscheid. 4 Representatie buiten het gemeentehuis 4.1 Bedrijven, organisaties en verenigingen Met regelmaat komen er uitnodigingen voor het college binnen om officiële gelegenheden te bezoeken. In het licht van een goede relatie worden officiële gasten niet alleen in het gemeentehuis uitgenodigd, maar gaat men ook in op uitnodigingen van deze relaties. Als een uitnodiging binnenkomt, wordt tijdens de collegevergadering overlegd wie als afgevaardigde van de gemeente de ontmoeting bijwoont. Overleg in het college vindt plaats middels het systeem van groene briefjes, waarop collegeleden kunnen aangeven of zij wel of niet bij deze officiële gelegenheid aanwezig willen zijn. In eerste instantie zal de wethouder aanwezig zijn wiens portefeuille het betreft, bij verhindering neemt een collega wethouder waar. Gaat het om zaken van groot gemeentelijk belang dan spreekt het voor zich dat de burgemeester en een brede samenstelling van het college worden afgevaardigd. In het algemeen is het goed om in de toekomst bij Kabinetszaken een databank aan te leggen van verenigingen. Als in de databank de datum van oprichting wordt vastgelegd, kan de gemeente bij jubilea (12½, 25, 50, 75, 100, 125 enz.) de organisatie een felicitatie sturen. Bij een bijzonder jubileum of bij een bijzondere gebeurtenis in het verenigingsleven kan het predikaat Koninklijk worden aangevraagd. Ook voor de aanwezige bedrijven in de gemeente moet in de toekomst een databank worden aangelegd, waarin de data van oprichting kunnen worden vastgelegd. Bij een bijzonder jubileum of bij een zeer bijzondere gebeurtenis in het bedrijf, kan voor bedrijven ook het predikaat Koninklijk worden aangevraagd. Voor de aanvraag van het predikaat Koninklijk voor een vereniging of voor een bedrijf, gelden criteria die in paragraaf 8.5 zijn beschreven. Bij jubilea van bedrijven, verenigingen of instellingen staat in de attentieregeling vermeld welke attentie wanneer en door wie wordt gegeven.

10 4.2 Promotionele activiteiten Van tijd tot tijd komen er verzoeken binnen bij de gemeente om bepaalde initiatieven financieel of in praktische zin (in de vorm van hand- en spandiensten) te ondersteunen. Op grond van dergelijke verzoeken is er een afwegingskader geformuleerd voor het ondersteunen van dergelijke activiteiten uit het oogpunt van promotie van de gemeente Twenterand. De criteria om verzoeken om ondersteuning uit promotie overwegingen als volgt te beoordelen zijn: 1. er moet een directe relatie zijn met de gemeente Twenterand; 2. de activiteit moet de positieve naamsbekendheid van de gemeente Twenterand of een van de kernen vergroten; 3. de promotionele wervingskracht moet met name buiten de gemeentegrenzen zichtbaar worden; 4. de activiteit moet een toegevoegde waarde hebben ten opzichte van reeds bestaande activiteiten en kan zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen plaatsvinden; 5. het moet gaan om een incidentele financiële bijdrage: structurele subsidies vallen niet binnen dit kader; 6. er moet sprake zijn van een tegenprestatie: de gemeente Twenterand moet als subsidieverstrekker zichtbaar zijn; 7. er wordt geen financiële bijdrage verstrekt aan verenigingen of organisaties, die vanwege hun jubileum een activiteit organiseren en daarbij de gemeente vragen te sponsoren; de enige uitzondering op dit afwegingskader is de Twenterand Kanaalrace, waarbij het logo van de gemeente wordt gebruikt in de naamvoering en dit laat drukken op de T-shirts van alle zwemmers. Deze race trekt landelijke zwemmers en groeit uit tot een belangrijk landelijk evenement. De financiële bijdrage is maximaal 200,00. De aan- of afwijzing van een verzoek om een bepaald initiatief te ondersteunen wordt schriftelijk afgehandeld door het cluster Communicatie. Dit zogeheten afwegingskader promotionele activiteiten gemeente Twenterand is bestuurlijk vastgesteld door het college d.d. 17 februari Intrede of afscheid predikanten In de meeste gevallen ontvangt het college een uitnodiging van de kerkenraad om te komen spreken tijdens de intrededienst of afscheidsdienst van een predikant. Tijdens de kerkdienst krijgen diverse sprekers het woord, waaronder de burgemeester. De burgemeester overhandigt bij deze gelegenheden aan de desbetreffende predikant een geschenk. De toespraak wordt door Kabinetszaken geschreven. Is de burgemeester verhinderd, dan vindt langs de lijn van het locoburgemeesterschap vervanging plaats. 4.4 Nieuwjaarsreceptie Aan het begin van elk nieuw jaar wordt een avond georganiseerd voor alle inwoners, bedrijven en instellingen van de gemeente. Deze avond heeft zowel een officieel als een minder formeel gedeelte. De burgemeester zal terugblikken op het voorgaande jaar en vooruitkijken naar het nieuwe jaar. Vervolgens kunnen de gasten en het gemeentebestuur elkaar in een ontspannen sfeer ontmoeten. Het doel is om het begin van een nieuw jaar in te luiden waarbij het gezamenlijke benadrukt wordt. Hierbij ligt de nadruk op het samenstellen van een zo gevarieerd mogelijk programma zodat een brede doelgroep vanuit de bevolking wordt bereikt. Een nieuwjaarsbijeenkomst zal daarom steeds iets anders van opzet zijn en de locatie zal rouleren door de gemeente. In bijlage 5 is het draaiboek voor het organiseren van een nieuwjaarsreceptie opgenomen. De bedrijven, organisaties en verenigingen in de gemeente worden per brief uitgenodigd.

11 5 Buitenlandse contacten De gemeente Twenterand heeft een zakenrelatie met het Russische Lomonosov. In 2003 zijn er nieuwe afspraken gemaakt om de contacten die de oude gemeente Vriezenveen sinds 1992 heeft weer nieuw leven in te blazen en aan te passen aan de nieuwe Twenterandse situatie. Intussen heeft er een aantal activiteiten plaatsgevonden en is er in 2003 een start gemaakt met het verder uitbouwen van de onderlinge contacten. Bij bezoeken aan Lomonosov zal een afgevaardigde van het college vertegenwoordigd zijn. Ditzelfde geldt voor een bezoek van bestuurders uit Lomonosov aan de gemeente Twenterand. Om de doelstelling voor 2003 kracht bij te zetten, heeft in de periode van 20 tot en met 25 september 2003 een delegatie van de gemeente Twenterand, Lomonosov en St. Petersbug bezocht. Doel was het oude protocol te actualiseren en aan te passen aan de nieuwe Twenterandse situatie. Ook was het de bedoeling om nieuwe afspraken te maken over de onderlinge samenwerking en wederzijdse ontmoetingen. In de periode van 11 tot en met 15 december 2003 heeft een delegatie van Lomonosov een bezoek aan Twenterand gebracht. De te bezoeken bedrijven, instellingen en verenigingen worden door het college van burgemeester en wethouders en de raad voorgesteld. Voor de samenstelling van het programma is Kabinetszaken verantwoordelijk. Kabinetszaken heeft contact met de te bezoeken bedrijven en organisaties en maakt met hen hierover afspraken. Daarnaast lopen de contacten met Lomonosov via Kabinetszaken. 6 Toespraken Een belangrijk onderdeel van representatie is het houden van toespraken. Immers, in een toespraak is er sprake van een rechtstreekse communicatie tussen spreker en publiek. Hierbij spelen zowel de inhoud als de presentatie een zeer belangrijke rol. Beiden zijn onlosmakelijk verbonden met elkaar. Een speech is een uitgelezen mogelijkheid om een boodschap neer te zetten. Door de publiciteit kan de speech een groot bereik hebben. Hierbij is de presentatie niet weg te denken. Het moge duidelijk zijn dat een op monotone wijze voorgelezen speech afbreuk doet aan de inhoud. Aan de andere kant kan de toespraak nog zo aantrekkelijk voorgedragen worden, zonder inhoud zal het publiek zich snel vervelen. De toespraken worden, indien gewenst, door de medewerker Kabinetszaken geschreven. Hierbij zijn de beleidsafdelingen verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatie. Indien bestuurders een concept toespraak wensen geven zij dat uiterlijk twee weken voor de gebeurtenis door aan Kabinetszaken.

12 7 Huldigingen en onderscheidingen 7.1 Koninklijke Onderscheidingen Elk jaar worden vlak voor Koninginnedag Koninklijke Onderscheidingen uitgereikt aan mensen die aantoonbare bijzonder verdiensten hebben geleverd voor de samenleving. Het gaat om personen die bij een vereniging, instelling, bedrijf of maatschappelijke instelling zich op uitzonderlijk wijze hebben ingezet voor het doel waarvoor de organisatie is opgericht. Daarnaast zijn er personen die zich verantwoordelijk voelen voor hun naasten en zonder eigenbelang en vaak onopvallend hulp bieden aan hen die dit nodig hebben. Kort samengevat gaat het om persoonlijke inzet, visie en kwaliteiten. Deze verdiensten mogen niet alleen belangrijk zijn voor de desbetreffende onderneming, organisatie of instelling; ze moeten een meerwaarde zijn voor de gehele samenleving. Deze personen kunnen in aanmerking komen voor een Koninklijke Onderscheiding, op grond van zijn of haar bijzondere verdiensten voor de samenleving. De aanvraag voor een Koninklijke Onderscheiding is een uitgebreide procedure, waarin wordt onderzocht of de voorgestelde persoon het lintje inderdaad verdient. Bepalend voor de toekenning van een onderscheiding, in grove lijnen, of iemand zich vrijwillig, belangeloos en onbaatzuchtig voor de samenleving inzet en dat gedurende een periode vanaf 15 tot 20 jaar. Indien de periode korter is moet de maatschappelijke uitstraling bijzonder groot zijn. Koninklijke Onderscheidingen voor maatschappelijke verdiensten zijn onderverdeeld in twee orden, te weten de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. Wie voor welke orde in aanmerking komt is afhankelijk van de aard van de verdiensten. De uitvoering en coördinatie van Koninklijke Onderscheidingen liggen bij Kabinetszaken. De burgemeester brengt advies uit over alle ingediende aanvragen en doet een suggestie over de graad van de onderscheiding. Vervolgens geeft de Commissaris van de Koningin een oordeel. Die verstuurt vervolgens de aanvraag naar het Kapittel voor de Civiele Orden. Een onafhankelijk college die een zwaarwegend advies geeft aan de betrokken minister. Wanneer de minister positief beslist, wordt de onderscheiding bij Koninklijk Besluit verleend. De procedure voor de organisatie van de uitreiking van de Koninklijke Onderscheiding is te vinden in bijlage 4. Hierbij moet worden opgemerkt dat de procedure van een tussentijdse uitreiking iets anders verloopt. Een tussentijdse onderscheiding wordt uitgereikt bij een andere passende gelegenheid, zoals een jubileum die samenhangt met het merendeel van de verdiensten van de voorgestelde persoon. Bij een tussentijdse uitreiking dient er veelvuldig contact te zijn met de aanvrager over de gelegenheid waarbij de uitreiking plaatsvindt. In enkele gevallen zijn er meerdere personen die worden onderscheiden, maar die woonachtig zijn in een andere gemeente. In deze gevallen moet Kabinetszaken contact opnemen met een desbetreffende medewerker van die gemeente om bepaalde zaken af te stemmen. Hierbij valt te denken aan de speech van de burgemeester en de volgorde van uitreiking, het geven van bloemen en het opstellen van het persbericht. 7.2 Het predikaat Koninklijk De stichting Koninklijke Verbonden is het verbond van door H.M. de Koningin met het predikaat Koninklijk onderscheiden bedrijven, verenigingen en instellingen. Voor bedrijven, verenigingen en instellingen kan het predikaat Koninklijk worden aangevraagd. Dit betekent dat de betreffende organisatie het recht heeft om het predikaat Koninklijk te voeren. Verlening van het predikaat houdt tevens in, dat de gerechtigde de Koninklijke Kroon mag voeren, als het in het gebruik past, bijvoorbeeld op briefpapier in combinatie met de naam van de onderneming of vereniging dan wel op een eigen vlag. Er is een aantal criteria die gelden voor het aanvragen van het predikaat Koninklijk. Voor verenigingen en bedrijven geldt dat ze in de regel ten minste 100 jaar moeten hebben bestaan. Het zal bovendien slechts ter gelegenheid van een bijzonder jubileum (100-, 125-, enz. jarig bestaan) of bij een bijzondere gebeurtenis in het verenigingsleven of bij een zeer bijzondere gebeurtenis in het bedrijf worden verleend. De overige criteria die gelden voor verenigingen zijn:

13 1. Voor een vereniging geldt dat er een solide bewijs van oprichting moet zijn, bijvoorbeeld een notariële akte van oprichting. 2. Verenigingen die deel uitmaken van een landelijk, federatief of overkoepelend verband, of van een zodanig verband deel uit zouden kunnen maken, waaraan het predikaat Koninklijk is verleend zullen in de regel niet in aanmerking komen voor predikaat. 3. De vereniging waarvan het werkgebied zich tot heel Nederland uitstrekt, zal moeten voldoen aan de voorwaarde, dat zij op het gebied van haar doelstelling de eerste of een zeer voorname plaats inneemt. De vereniging waarvan de werkingssfeer zich tot de gemeente of tot een bepaalde provincie beperkt, zal moeten voldoen aan de voorwaarde dat zij op het gebied van haar doelstellingen, de eerste of een zeer vooraanstaande en zeer bijzondere plaats inneemt. 4. De vereniging mag niet een politieke, commerciële, religieuze of levensbeschouwelijke opvatting tot doel hebben. Voor ondernemingen geldt: 1. De onderneming dient aanzien te hebben met betrekking tot aard, omvang en soliditeit. De bedrijfsvoering moet onberispelijk zijn. De onderneming, zowel als de leden van de directie en commissarissen moeten ter goede naam en faam bekend staan en van onbesproken gedrag zijn. 2. De onderneming dient ten aanzien van de bepaling van de bedrijfsstrategie en het financiële beleid volledige zelfstandigheid te bezitten. De onderneming dient ook de Nederlandse economische nationaliteit te bezitten. Meer informatie over het predikaat Koninklijk is te vinden op Koninklijke Erepenning voor verenigingen Verenigingen die niet volledig voldoen aan de hiervoor genoemde criteria voor het predikaat Koninklijk, kunnen in aanmerking komen voor een Koninklijke Erepenning. Als voorbeeld kan een vereniging worden genoemd die deel uitmaakt van een landelijk verband of een vereniging waarvan het werkgebied zich maar tot een deel van Nederland uitstrekt. Bij het secretariaat van Hare Majesteit de Koningin is geïnformeerd naar de criteria die gelden voor het aanvragen van een Koninklijke Erepenning voor verenigingen. Het betreffen de volgende criteria: 1. een vereniging moet zo rond de 100 jaar bestaan; 2. er moet een solide bewijs van oprichting zijn, bijvoorbeeld een akte van oprichting; 3. het bestuur moet van onbesproken gedrag zijn; 4. er moet worden aangegeven wanneer het jubileum plaatsvindt; 5. er moet een historisch overzicht worden gegeven met daarin eventuele hoogtepunten; 6. een financieel overzicht moet worden bijgevoegd; 7. er moet schriftelijke informatie worden bijgevoegd over het maatschappelijk aanzien 8. informatie over gelijkluidende verenigingen in de gemeente die ongeveer even lang bestaan. Voor meer informatie over een Koninklijke Erepenning kunt u ook kijken op de internetsite Overige onderscheidingen In de gemeente Twenterand wordt een aantal onderscheidingen uitgereikt. Zo is er de sportman of sportvrouw van het jaar, de cultuurprijs en de vrijwilligersprijs. Het is de bedoeling om een aantal van bovengenoemde prijzen gezamenlijk uit te reiken, hoogstwaarschijnlijk gecombineerd met de verjaardag van Twenterand. Dit zal door Kabinetszaken nog nader uitgewerkt worden.

14 8 Viering nationale feest- en gedenkdagen 8.1 Dodenherdenking 4 mei De dodenherdenking vindt plaats in de vier kernen van de gemeente Twenterand: Vriezenveen, Den Ham, Westerhaar-Vriezenveensewijk en Vroomshoop. Dan worden de burgers en militairen herdacht, die sinds 10 mei 1940 waar ook ter wereld in het belang van het Koninkrijk of tijdens vredesmissies van internationale organisaties, zijn gevallen of door oorlogshandelingen of terreur om het leven zijn gekomen. In de gemeente Twenterand zijn vier 4 mei comités actief. Eén keer per jaar vindt er een overleg plaats met de burgemeester, de medewerker Kabinetszaken en de comités om actuele zaken te bespreken. De organisatie rondom de jaarlijkse 4 mei herdenking ligt grotendeels in handen van deze comités (zie bijlage 8). Coördinatie ligt bij de gemeente. De comités ontvangen jaarlijks op aanvraag een subsidie van de gemeente voor het organiseren van activiteiten rondom de herdenkingen. Een en ander is vastgelegd in de verordening 4 mei herdenkingen. Elk jaar dragen de leden van het college een toespraak voor in de vier kernen van de gemeente, te weten Vriezenveen, Den Ham, Vroomshoop en Westerhaar-Vriezenveensewijk. Deze voordracht vindt plaats volgens een roulatiesysteem. De concept-toespraak wordt opgesteld door Kabinetszaken, in overleg met de burgemeester. 8.2 Bevrijdingsdag 5 mei Er is geen gemeentelijke betrokkenheid voor wat betreft het officiële programma. 8.3 Koninginnedag Jaarlijks bezoekt de burgemeester een aubade en desgewenst houdt hij een toespraak. Daarnaast is er geen gemeentelijke betrokkenheid voor wat betreft het officiële programma. 8.4 Adoptieoverdracht monument Dit project betreft de adoptieoverdracht van het herdenkingsmonument naast het gemeentehuis in Vriezenveen. Het idee erachter is, dat basisscholen in de gemeente het gedenkteken voor de periode moreel adopteren. Het doel is om de herinnering aan het verzet in Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog en de strijd die is geleverd voor het verkrijgen van vrijheid levend te houden. Voor de overdracht vindt een speciale bijeenkomst plaats in de raadzaal van het gemeentehuis in Vriezenveen. Hierbij zijn aanwezig de leerlingen van beide groepen, hun ouders, enkele collegeleden, genodigden en belangstellenden. De burgemeester reikt een oorkonde uit aan de leerlingen die het project overdragen. De leerlingen die de adoptie overnemen, ontvangen een plaquette. Aan het einde van de bijeenkomst wordt een krans gelegd en is er een moment van stilte bij het monument naast het gemeentehuis. In 2003 is de coördinatie van het adoptieproject overgedragen van de basisscholen aan het 4 mei comité in Vriezenveen. Zij zal in de toekomst zorgdragen voor de voortgang van de adoptie, uiteraard in samenspraak met de basisscholen. Hiervoor hebben de scholen en het 4 mei comité een intentieverklaring ondertekend. 8.5 Huwelijk, geboorte leden Koninklijk huis Bij een huwelijk of een geboorte van een lid van het Koninklijk huis stelt de Rijksvoorlichtingsdienst een protocol op. Hierin is onder andere opgenomen hoe te vlaggen. Kabinetszaken draagt zorg voor de juiste wijze van vlaggen en heeft hierover contact met de bodes, werfbeheerders, brandweer en scholen. Voor de geboorte van het Koningskind in december 2003 was aangegeven dat de Nederlandse vlag met oranje wimpel kon worden gehesen. Bij een huwelijk of een geboorte bij leden van het Koninklijk huis is het een leuk initiatief om als gemeente de kinderen op de basisscholen in Twenterand een presentje te geven. Het betreft alleen

15 die leden van het Koninklijk huis die als eerste in de lijn van troonopvolging staan. Meestal wordt op landelijk niveau iets georganiseerd. Bij het huwelijk van Willem-Alexander en Maxima zijn er bekers uitgegeven. Bij geboorte van een Oranjetelg in het verleden was het Koningin Wilhelmina die, voor de geboorte van prinses Juliana in 1909 haar eigen ontwerp vervaardigde voor een geboortemedaille. Alle schoolkinderen van gemeentelijke scholen kregen, kort na de geboorte van de prinses, een bronzen draagmedaille. Ook bij de geboorte van prinses Beatrix in 1938 ontvingen schoolkinderen een geboortemedaille en bij de geboorte van Prins Willem-Alexander in 1967 verscheen er eveneens een geboortemedaille. Ook met de geboorte van de dochter van Willem-Alexander en Maxima is de traditie uit het verleden voortgezet en is aan alle kinderen die in de gemeente Twenterand naar de basisschool gaan een presentje gegeven. Om de organisatie van dergelijke presentjes in goede banen te leiden, moeten er duidelijke afspraken met de betreffende scholen worden gemaakt. Het aantal kinderen en wie verantwoordelijk is voor de verspreiding moet worden kortgesloten met de contactpersonen van de basisscholen. De gemeente Twenterand is financieel verantwoordelijk voor het presentje, de basisscholen zijn verantwoordelijk voor de interne verspreiding. Bij een huwelijk of een geboorte van een lid van het Koninklijk huis wordt een felicitatieregister geopend. Het felicitatieregister zal ter tekening in de gemeentehuizen van Vriezenveen en Den Ham liggen. Ook kan de gemeente een digitaal felicitatieregister openen. Het felicitatieregister wordt, na de periode dat het ter tekening heeft gelegen, gestuurd naar de betreffende leden van het Koninklijk Huis. 8.6 Condoleanceregister Bij overlijden van belangrijke (politieke) personen en bij overlijden van leden van het Koninklijk Huis wordt door de gemeente een condoleanceregister geopend, zowel fysiek als digitaal. Het condoleanceregister zal ter tekening in de gemeentehuizen van Vriezenveen en Den Ham liggen. Op de gemeentelijke website wordt ook een condoleanceregister geopend. Na de periode dat het condoleanceregister ter tekening heeft gelegen, wordt het naar de nabestaanden gestuurd. Indien zich binnen de gemeente een ramp of een ongeluk voordoet, die veel slachtoffers tot gevolg heeft, wordt door de gemeente eveneens in beide gemeentehuizen een condoleanceregister geopend. Er zal nader worden bepaald wat er, na de periode dat het register ter tekening heeft gelegen, met het register gebeurt. Bij overige nationale of internationale rampen die veel slachtoffers tot gevolg hebben, zal nader worden bepaald door het college van B&W of er wel of geen condoleanceregister wordt geopend. Kabinetzaken vervult hierin een adviesrol. 8.7 Vlaggen Ten aanzien van het uitsteken van de Nederlandse vlag wordt onderscheid gemaakt tussen uitgebreid vlaggen (UV) en beperkt vlaggen (BV). Bij uitgebreid vlaggen wordt de vlag uitgestoken bij alle rijksgebouwen. Voor de gemeente Twenterand houdt dit in dat er gevlagd moet worden bij de gemeentehuizen in Vriezenveen en Den Ham, gemeentewerven, brandweerkazernes, de kerktoren in Vriezenveen, de gemeentelijke toren in Den Ham. Bij beperkt vlaggen wordt de vlag alleen uitgestoken bij de hoofdgebouwen van de departementen. In de gemeente Twenterand is dit het gemeentehuis in Vriezenveen en Den Ham. Op de dagen dat er beperkt gevlagd wordt, is het voorstel om dit niet alleen bij de beide gemeentehuizen te doen, maar ook bij de brandweerkazernes en de gemeentewerven Vaste data voor het vlaggen 31januari (1 februari)* : verjaardag van de Koningin BV 27 april (28 april)* : verjaardag van de Prins van Oranje (Willem-Alexander) BV 30 april (29 april)* : Koninginnedag UV 4 mei (4 mei)* : dodenherdenking, met halfstok vlaggen van 18:00 uur tot zonsondergang (ca. 21:10 uur zomertijd) UV

16 5 mei (5 mei)* : nationale bevrijdingsdag UV 17 mei : verjaardag Prinses Maxima BV 15 augustus (16 augustus)* : formeel einde Twee Wereldoorlog UV 15 december (16 december)* : Koninkrijksdag BV * De data die tussen haakjes vermeld staan, zijn de data waarop gevlagd moet worden als de eigenlijke vlagdag op een zon- of feestdag valt. Een uitgebreid overzicht het vlaggen is vermeld in bijlage Oranje wimpel Gelegenheden waarbij de vlag wordt gehesen met oranje wimpel: op Koninginnedag, verjaardag Koningin Beatrix, verjaardag van de Prins van Oranje (Willem-Alexander), verjaardag prinses Maxima en verjaardag prinses Amalia. De vlag wordt zonder oranje wimpel gehesen bij alle andere gelegenheden. 8.9 Vlaggen bij bijzondere gelegenheden Voor het vlaggen bij bijzondere gebeurtenissen in de Koninklijke familie, zoals geboorte, huwelijk en overlijden, komt er telkens een speciale regeling die van geval tot geval bekend wordt gemaakt. Tijdens officiële bezoeken van staatshoofden wordt alleen gevlagd in de plaatsen die worden bezocht. Wanneer de Nederlandse vlag gehesen wordt samen met andere vlaggen, moet de Nederlandse vlag een ereplaats innemen. De ereplaats is de beste plaats, die afhankelijk van de situatie is; vooraan, midden of links vanuit het (aankomend) publiek gezien. Buiten de bijzondere dagen om, dus op reguliere dagen, hangt de gemeentewimpel in top bij de gemeentehuizen in Den Ham en Vriezenveen, bij de brandweerkazernes en bij de gemeentewerven Wie verzorgt het vlaggen binnen de gemeente De afdeling Facilitaire Zaken (bodes) draagt zorg voor het vlaggen bij de twee gemeentehuizen. Voor het vlaggen op de gemeentewerven, de gemeentelijke toren in Den Ham en de kerktoren in Vriezenveen is de Buitendienst RZ belast. Het vlaggen op de brandweerkazernes in Vroomshoop, Vriezenveen en Den Ham gebeurt door de brandweer. Coördinatie voor het vlaggen ligt bij Kabinetszaken Gebruik van de Nederlandse vlag Voor het gebruik van de Nederlandse vlag is een handleiding bijgevoegd Aanschaf en budget vlaggen De aanschaf van de vlaggen is niet centraal geregeld. Voor de gebouwen in Den Ham koopt de afdeling Beheer en Uitvoering van de sector Ruimtelijke Zaken de vlaggen in. Voor de gebouwen in Vriezenveen koopt de afdeling Facilitaire Zaken van de sector Bestuur- en Managementsondersteuning de vlaggen in. Het budget voor de aanschaf van vlaggen wordt beheerd door de afdeling Facilitaire Zaken.

17 9 Representatie- en relatiegeschenkenbeleid 9.1 Geef de keizer wat des keizers is Geschenken vormen een belangrijk onderdeel van het representatiebeleid. Bestuurlijke representatie is meer dan alleen het rondstrooien van relatiegeschenken. Geschenken kunnen worden beschouwd als het verlengde van het doel van de ontmoeting, het is daarom zaak om op een doordachte wijze om te gaan met de keuze van het geschenk. Daarnaast bepalen representatiegeschenken, naast bijvoorbeeld de huisstijl en het organisatiegedrag, voor een belangrijk deel het beeld van de organisatie. Een geschenk moet passen bij het representatieve evenement, maar ook bij de persoon. Een juist geschenk brengt de ontvanger niet in verlegenheid. Daarnaast is het natuurlijk zo dat de gemeente met gemeenschapsgeld werkt, waardoor het niet gepast is altijd met grote en luxe geschenken aan te komen. Er zijn twee soorten geschenken te onderscheiden: 1. Relatiegeschenken: dit zijn kleine, vaak in veelvoud geproduceerde voorwerpen, die aan iedere relatie geschonken kunnen worden. (zogeheten give aways ). Voorbeelden hiervan zijn pennen, blocnotes, sleutelhangers, paraplu s, etc. Het zijn veelal kleine attenties van relatief weinig waarde en vaak voorzien van het gemeentelogo. Een relatiegeschenk draagt zorg voor naamsbekendheid van de organisatie en werkt imago-ondersteunend. 1. Representatiegeschenken: deze zijn in de regel meer exclusief. Het zijn vaak duurdere (unieke) geschenken, die bij speciale gelegenheden door burgemeester en wethouders worden uitgereikt. Dit zijn geschenken zoals boeken, stropdassen, kunstvoorwerpen of dasspelden. De representatiegeschenken spreken vaak waardering uit voor de persoon of organisatie, waarbij er weinig tot geen sprake is van bedrijfspromotie. De gemeente Twenterand geeft geschenken uit met de bedoeling om waardering voor de ontvanger uit te drukken en om de goede relatie te benadrukken. Doelgroepen In de gemeente Twenterand kennen we bij de uitgifte van relatiegeschenken de volgende doelgroepen: 1. Inwoners 2. Bezoekers aan een gemeentelijke instelling 3. Verenigingen/organisaties 4. Scholieren/studenten 5. Tijdelijke medewerkers/stagiaires 6. Relaties organisaties, bedrijven of instellingen Doelgroepen voor representatiegeschenken voor de gemeente Twenterand 7. Bestuurders (bewindslieden, provincie, gemeenten, semi-overheid) 8. Hoge ambtenaren (extern) 9. Binnen- en buitenlandse gasten 10. Directies van organisaties, bedrijven of instellingen 11. Medewerkers ambtelijke organisatie 12. Relaties organisaties, bedrijven of instellingen 13. Ambtenaren (extern) 14. Raadsleden 15. Burgemeester en wethouders 9.2 Voorraad Het assortiment wordt samengesteld door Kabinetszaken, in overleg met het cluster Communicatie. Als het gaat om grote geschenken die uitgegeven worden door het bestuur dan wordt met hen overleg gevoerd. Het beheer van het assortiment ligt in handen van Kabinetszaken. Het ligt in de bedoeling een zeer divers assortiment te hebben; geschenken die voor vele doeleinden te gebruiken zijn. Daarnaast is er een aantal geschenken exclusief voor deze gemeente. Zo kent Den Ham een beeldje He j t al heurd? van kunstenaar Kees Huygen. Hoewel de kunstenaar heeft aangegeven dat deze

18 beeldjes nog lang in productie zullen blijven, zou het goed zijn hier een aantal van op voorraad te hebben. 9.3 Uitstraling Er is een aantal producten te onderscheiden, die niet direct als relatiegeschenk kunnen worden aangemerkt, maar die voor de uitstraling van de gemeente als zodanig van belang zijn. Er kan een extra tintje worden gegeven aan officiële bezoeken aan de gemeente Twenterand, wanneer de gasten een schrijfblok met logo van Twenterand krijgen aangereikt waarop tijdens het bezoek aantekeningen kunnen worden gemaakt. Ook is het goed om zogeheten persmappen te laten ontwikkelen, zodat er bij belangrijke gebeurtenissen actuele en achtergrondinformatie kan worden verstrekt. Door al deze informatie samen te voegen in een voor de gemeente ontwikkelde map geeft dit een eenduidige en professionele uitstraling. 9.4 Uitgifte geschenken De uitgifte van geschenken kunnen we onderverdelen in vier categorieën. Categorie I Eenvoudige relatiegeschenken, give aways, tot 5,- - Katoenen linnen draagtas - Triangle markeerstift 16. Eenvoudige gemeentepen 17. Memodispencers 18. Rugtas Categorie II Relatiegeschenken tot 25,- 19. Stijlvolle balpen 20. Boek: Stip in de pan (de Twentse keuken, vroeger en nu) 21. Cultuurhistorische atlas gemeente Twenterand 22. Luxe pennenset 23. Boek Andrea Stultiens: Thuis in Twenterand 24. Boek Karina Meeuwse: De Rusluie 25. Luxe schrijfmap Categorie III Representatiegeschenken tot 50,- 26. Vlag en wimpel gemeente Twenterand 27. Luxe kurkentrekker met een fles wijn 28. Beeldje He j t al heurd, Den Ham. 29. Boek Stefan Schipper: Alive Categorie IV Representatiegeschenken boven 100,- 30. Zilveren penning met insriptie Uitgifte van geschenken door: Categorie Collegeleden Sectorhoofden Ambtenaren I X X X II X X X III X X IV X

19 9.4.2 Uitgifte van geschenken aan: Doelgroep Werkbezoek/ Ontvangst Jubileum/ Huldiging Afscheid Bestuurders (extern) III, IV III, IV III, IV III, IV Ambtenaren (extern) II, III II, III II, III II, III Binnen- en buitenlandse gasten I-III II, III, IV II, III, IV I IV (officieel) Directies I III III II II, III bedrijven/instellingen/organisaties Verenigingen/ stichtingen I III III, IV III, IV I IV Tijdelijke medewerkers/ - - II - stagiaires Scholieren I Inwoners I II II - I Ambtenaren (intern) - - II - College, gemeentesecretaris, griffier en raadsleden - - III IV I - IV Overige incidentele aangelegenheden

20 9.5 Attentieregeling Gelegenheid Attentie Opmerking Huwelijk en huwelijksjubilea 1. Bloemen Geldbedrag of geschenkbon t.w.v. 50,- Evt. uit te reiken door collegelid op bruiloft of receptie Geboorte/gezinsuitbreiding 3. Geboortepakket, t.w.v. 25 Per post verstuurd Ambtsjubileum: 12 ½ jaar 4. Brief over de hoogte van de ambtsgratificatie 5. 25% van het bruto maandsalaris hetgeen bruto (belast) wordt uitbetaald via het salaris in de maand van het jubileum 6. Bloemen t.w.v. maximaal 15,- overhandigd door de betrokken portefeuillehouder of de gemeentesecretaris 7. Koffie met gebak voor de afdeling 25 jaar 8. Brief over de hoogte van de ambtsgratificatie 9. 70% van het bruto maandsalaris hetgeen netto (onbelast) wordt uitbetaald via het salaris in de maand van het jubileum 10. Bloemen t.w.v. max. 15,- uitgereikt door de betrokken portefeuillehouder of de gemeentesecretaris. 11. Aan de ambtenaar wordt, indien gewenst, een interne receptie aangeboden. 12. I.p.v. receptie kan men kiezen voor een activiteit met collega s van de afdeling met een bijdrage van de gemeente van 15,- pp (max. 240,-). 40 jaar 13. Brief over de hoogte van de ambtsgratificatie % van het bruto maandsalaris hetgeen netto (onbelast) wordt uitbetaald via het salaris in de maand van het jubileum 15. Bloemen t.w.v. max. 15,- uitgereikt door de betrokken portefeuillehouder of de gemeentesecretaris. 16. Aan de ambtenaar wordt, indien gewenst, een interne receptie aangeboden. 17. I.p.v. receptie kan men kiezen voor een activiteit met collega s van de afdeling met een Indien een receptie wordt gehouden zal het desbetreffende sectorhoofd of gemeentesecretaris een toespraak houden. Indien een receptie wordt gehouden zal het desbetreffende sectorhoofd of gemeentesecretaris een toespraak houden