ZIEN!VO HANDLEIDING VOOR VERZORGERS. Version 2.8-SNAPSHOT

Transcriptie

1

2 ZIEN!VO HANDLEIDING VOOR VERZORGERS Version 2.8-SNAPSHOT

3 Inhoudsopgave Inleiding Wat is ZIEN!VO? Waarom bent u aangeschreven vanuit ZIEN!VO? Hoe gebruik ik ZIEN!VO? Inloggen op ZIEN!VO De vragenlijst invullen Handelingsplannen inzien Hoe is de privacy van de opgeslagen gegevens geregeld? Welke gegevens staan geregistreerd in ZIEN!VO? Wie is verantwoordelijk voor de gegevens? Geanonimiseerde gegevens ter verbetering van ZIEN!VO

4 Inleiding U leest nu de handleiding voor ZIEN!VO voor verzorgers. ZIEN!VO is een expertsysteem voor scholen om de didactische én pedagogische zorg van de leerlingen in beeld te brengen. U heeft ofwel een bericht ontvangen dat er een account gemaakt is in ZIEN!VO, of een uitnodiging ontvangen om een vragenlijst in te vullen voor uw kind. Natuurlijk wil u graag weten waarom u deze ontvangen heeft en wat er nu moet gebeuren. In deze handleiding vind u de volgende informatie: het doel van ZIEN!VO hoe u met ZIEN!VO kunt werken hoe de privacy van de opgeslagen gegevens is geregeld Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen met betrekking tot ZIEN!VO dan kunt u contact opnemen met de school van uw kind. 1

5 1. Wat is ZIEN!VO? ZIEN!VO is een expertsysteem voor scholen om de didactische én pedagogische zorg van de leerlingen in beeld te brengen. ZIEN!VO geeft op basis van een analyse van observaties concrete doelen en handelingssuggesties om op die manier de leerkracht of docent te helpen bij het ondersteunen van leerlingen en groepen. De applicatie ondersteunt het gehele proces van signaleren tot handelen. Deze observaties komen vanuit de mentor, docent, verzorgers, de leerling of overige betrokkenen. ZIEN!VO is een product dat is ontwikkeld door Driestar Educatief en Topicus Onderwijs Waarom bent u aangeschreven vanuit ZIEN!VO? De school van uw kind gebruikt ZIEN!VO ter de ondersteuning van de zorg van de leerlingen. Om een compleet beeld van de leerling te krijgen zijn er verschillende vragenlijsten voor de betrokkenen rondom de leerling en een vragenlijst voor de leerling zelf. De school van uw kind heeft u dan ook uitgenodigd om de vragenlijst voor verzorgers in te vullen. 2

6 2. Hoe gebruik ik ZIEN!VO? U kunt niet zelf een account aanmaken op ZIEN!VO. Dit wordt geregeld door de school van uw kind. U ontvangt een van ZIEN!VO met daarin de accountgegevens die u nodig heeft om toegang te krijgen tot ZIEN!VO Inloggen op ZIEN!VO Om ZIEN!VO te kunnen gebruiken heeft u een browser nodig. ZIEN!VO werkt gezien de aard van het programma het beste op een desktop, laptop of tablet met een schermresolutie van 1024x768. Alle gangbare, actuele browsers worden ondersteund. Om in te loggen doorloopt u onderstaande stappen: Het inlogscherm van ZIEN!VO 1. Ga naar 2. Het inlogscherm wordt getoond 3. Vul uw gegevens in op het inlogscherm 4. Kies uw school uit de dropdown voor instelling 5. Druk op op de knop [ Inloggen ] Door de optie Herinner mij aan te vinken worden gebruikersnaam en instelling onthouden voor een volgende keer dat er ingelogd moet worden, en kunt u het wachtwoord meteen beginnen in te typen. Wanneer u ingelogd bent komt u op het welkomstscherm van ZIEN!VO. Het welkomstscherm van ZIEN!VO voor verzorgers 3

7 Op dit scherm ziet u in het hoofdmenu twee mogelijkheden: 1. vragenlijst 2. cockpit Met de menu-optie vragenlijst komt u op de plek waar u de vragenlijst(en) kan invullen en inzien. De menu-optie cockpit laat de opgestelde handelingsplannen zien De vragenlijst invullen Om een vragenlijst in te vullen klikt u op het menu-item vragenlijst. U krijgt dan een lijst te zien met daarin alle vragenlijsten die ooit aan u gevraagd zijn in te vullen. Afbeelding 1. De lijst met in te vullen en ingevulde vragenlijsten Klik op de vragenlijst die u nog niet ingevuld heeft (vaak is dat de meest recente vragenlijst). U krijgt dan een lijst met stellingen waar u kunt aangeven of u het met de stelling eens bent, min of meer eens, min of meer niet eens of helemaal niet mee eens. 4

8 Aan het eind van de lijst met stellingen staat de opslaan knop. Uw antwoorden zijn pas opgeslagen wanneer u op de opslaan knop gedrukt heeft Handelingsplannen inzien Wanneer er een handelingsplan gemaakt is door de school kunt u dit inzien. Hiertoe selecteert u uit het hoofdmenu het menu-item cockpit. U krijgt dan een lisjt te zien met daarin alle handelingsplannen voor uw kind(eren). Afbeelding 2. De lijst met handelingsplannen Klik op de link inzien bij een handelingsplan om het plan te lezen. 5

9 3. Hoe is de privacy van de opgeslagen gegevens geregeld? ZIEN!VO verwerkt gegevens voor en in opdracht van de deelnemende scholen. De school en ZIEN!VO zijn daarom verplicht volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) om een bewerkersovereenkomst te sluiten. Volgens de Wbp is ZIEN!VO bewerker en is de school verantwoordelijke. ZIEN!VO is een samenwerking van Topicus Onderwijs en Driestar Educatief Welke gegevens staan geregistreerd in ZIEN!VO? Vanuit de school worden onderstaande gegevens van de leerling en de verzorgers in ZIEN!VO geregistreerd. Deze registratie gaat via een handmatige import of een geautomatiseerde synchronisatie met het leerlingadministratiesysteem van de school Leerling Van elke leerling worden deze basisgegevens opgeslagen in ZIEN!VO: leerlingnummer voornaam voorvoegsel achternaam geboortedatum geslacht adres leerjaar uitschrijfdatum opleiding vestiging Deze gegevens worden gebruikt voor de volgende doelen: identificeren van de leerling in de applicatie koppelen leerling aan mentor en docenten zodat enkel zij bij hun eigen leerlingen kunnen het versturen van uitnodiging voor het invullen van een vragenlijst door de leerling aanmaken account voor de leerling in de applicatie zodat deze zelf een vragenlijst kan invullen het bepalen van de normering van de vragenlijsten 6

10 De hieronder beschreven gegevens van alle geregistreerde verzorgers van de leerling worden gesynchroniseerd. Daarnaast worden alle mentoren (individuele, eerste en tweede klassenmentor) gesynchroniseerd. De koppeling geschiedt op basis van medewerkernummer en leerlingnummer Verzorger Van de verzorgers van een leerling worden de volgende gegevens opgeslagen in ZIEN!VO: voorletters voorvoegsel achternaam adres geslacht verzorgernummer omschrijving van de relatie tot de leerling of de verzorger post ontvangt De koppeling tussen verzorger en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en verzorgernummer. De gegevens van de verzorger worden voor de volgende doeleinden gebruikt: aanmaken account voor de verzorger in de applicatie het versturen van uitnodiging voor het invullen van een vragenlijst door de verzorger het invullen van een vragenlijst door de verzorger het kunnen inzien van handelingsplannen bepalen of er een uitnodiging voor het invullen van een vragenlijst naar een verzorger gestuurd mag worden Enkel de verzorgers die in het administratiesysteem van de school geregistreerd staan bij de leerlingen worden gesynchroniseerd met ZIEN!VO Medewerker Van elke medewerker worden de volgende gegevens opgeslagen in ZIEN!VO: voorletters voorvoegsel achternaam adres geslacht medewerkernummer 7

11 De koppeling tussen medewerker en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en medewerkernummer Overige betrokkene Binnen ZIEN!VO is er ook sprake van overige betrokkenen, zoals ambulant begeleiders die gevraagd kunnen worden een vragenlijst in te vullen. Van deze personen worden de volgende gegevens vastgelegd: voorletters voorvoegsel achternaam adres De gegevens van de overige betrokkene worden voor de volgende doeleinden gebruikt: aanmaken account voor de overige betrokkene in de applicatie het versturen van uitnodiging voor het invullen van een vragenlijst door de overige betrokkene het invullen van een vragenlijst door de overige betrokkene Deze overige betrokkenen worden niet gesynchroniseerd vanuit een bronsysteem, maar direct ingevoerd in ZIEN!VO. Zij hebben geen inzage in overige gegevens die geregistreerd zijn in de applicatie, maar kunnen enkel de vragenlijsten invullen waarvoor zij uitgenodigd zijn Overige gegevens Het systeem gebruikt vragenlijsten om observaties van de leerling te kunnen registreren en daarna te analyseren. De antwoorden op deze vragenlijsten worden in het systeem geregistreerd als een numerieke waarde (0-3)--er is geen vrije tekst mogelijkheid bij het beantwoorden van de vragen. Op basis van deze antwoorden wordt een analyse gedaan waarna er handelingssuggesties kunnen worden geselecteerd voor die gebieden waarop de leerling opvalt. Deze worden opgenomen in een handelingsplan dat in het systeem is opgeslagen. De handelingssuggesties in het handelingsplan zijn aanpasbaar door de docent/mentor via een vrij tekst veld. Het handelingsplan kan geëxporteerd worden als PDF of Word bestand voor gebruik door de betrokken medewerkers van de school. Daarnaast heeft de leerling en/of verzorger inzage in het handelingsplan via haar account indien er één aangemaakt is door de school Archivering van geanonimiseerde gegevens Voor de validering van het onderliggende model van ZIEN!VO is het noodzakelijk om de ingevulde vragenlijsten te archiveren voor latere statistische analyse. Hiertoe worden de identificerende persoonsgegevens verwijderd. De gegevens die gearchiveerd worden zijn de volgende: afnamedatum 8

12 leeftijd van de Onderwijsdeelnemer op moment van afname geslacht van de Onderwijsdeelnemer op moment van afname ILT-code van de Onderwijsdeelnemer op moment van afname gegenereerde correlatie identifier om verschillende afnames van dezelfde Onderwijsdeelnemer te kunnen identificeren gekozen antwoorden (waardes 0-3) bij de vragen van de afname berekende scores vanuit het systeem gekozen handelingssuggestie handelingsplan gemaakt ja/nee De berekende scores van het systeem geven aan waarop de betreffende onderwijsdeelnemer opvalt. De handelingssuggestie is een vaste tekst die geen persoonsgegevens bevat: de tekst is voor alle gebruikers van ZIEN!VO gelijk. Deze gegevens worden gebruikt voor de analyse van de validiteit van het onderliggende model van ZIEN!VO: of op basis van de gestelde vragen de juiste handelingssuggesties worden aanbevolen. Dit is noodzakelijk om aan te tonen dat ZIEN!VO een afdoende instrument is voor gebruik als monitor voor de sociale veiligheid op school inzake de wet Sociale Veiligheid op School [1: Wanneer de gegevens geanonimiseerd zijn gearchiveerd, worden de persoonsgegevens (namen, antwoorden, handelingsplannen alles dat gekoppeld is aan de betreffende onderwijsdeelnemer) uit de database verwijderd. Hierdoor zijn de gegevens in het archief niet meer te herleiden naar een persoon Wie is verantwoordelijk voor de gegevens? ZIEN!VO is een software product dat afgenomen is door de school. Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens is de school verantwoordelijke, en is ZIEN!VO bewerker. Wij handelen in overeenstemming met de bewerkersovereenkomst met de school. De gegevens die opgenomen zijn in ZIEN!VO worden beheerd door de school Wie heeft er allemaal toegang tot deze gegevens? In ZIEN!VO zitten een aantal rollen die toegang hebben tot (een subset van) deze gegevens. Dit zijn allemaal medewerkers van de school, of andere betrokkenen die op uitnodiging van de school toegang krijgen: schoolmedewerkers die een account hebben in ZIEN!VO, en een directe relatie hebben tot de leerling (bijvoorbeeld de mentor of docent) verzorgers van de leerling kunnen alleen de zelf ingevulde vragenlijsten inzien en eventuele handelingsplannen leerlingen kunnen alleen de zelf ingevulde vragenlijsten inzien en eventuele handelingsplannen externe betrokkenen (bijvoorbeeld begeleiders) 9

13 Daarnaast hebben medewerkers van ZIEN!VO toegang tot de servers waarop de software draait. Medewerkers van ZIEN!VO kunnen toegang krijgen tot de gegevens in directe opdracht van scholen om specifieke problemen in de applicatie te verhelpen. ZIEN!VO is zich bewust van het privacy gevoelige karakter van de informatie over de betrokken leerlingen die opgeslagen is in het systeem. De medewerkers van ZIEN!VO zijn tijdens en na hun dienstverband gebonden aan de geheimhoudingsclausule in hun arbeidsovereenkomst. Zij gaan dan ook op verantwoorde wijze met de informatie in ZIEN!VO om. Gedurende het normale technische onderhoud van de software ziet een medewerker geen inhoudelijke gegevens, al heeft zij wel noodzakelijkerwijs toegang tot de servers waarop de software draait om die werkzaamheden uit te kunnen voeren Geanonimiseerde gegevens ter verbetering van ZIEN!VO Voor het verbeteren en validatie van het onderliggende model van ZIEN!VO is het nodig om de antwoorden van de vragenlijsten te gebruiken. Deze worden geanonimiseerd verstrekt aan medewerkers van ZIEN!VO om bijvoorbeeld de normering van de vragenlijsten te verbeteren. Hierbij zijn de leeftijd, het geslacht, de opleiding en het leerjaar van de betreffende leerling van belang om zo een valide statistische analyse te kunnen maken van het onderliggende model van de vragenlijsten. De gegevens die dan verstrekt worden zijn: geslacht van de leerling leeftijd van de leerling op het moment van de afname (van de vragenlijst) opleiding van de leerling op het moment van de afname leerjaar van de leerling op het moment van de afname welke vragenlijst afgenomen is de antwoorden op de vragen (alle antwoorden hebben de waarde 0, 1, 2 of 3, er zijn geen open vragen) een ja/nee of er een handelingsplan gemaakt is op basis van de afname (de inhoud van het plan wordt niet verstrekt) Er wordt verder geen informatie verstrekt. 10