Alles over UNIT4 Multivers

Transcriptie

1 Alles over UNIT4 Multivers

2 2 UNIT4 Multivers Alles over UNIT4 Multivers Inhoud Inleiding 3 Eindgebruiker, partner, accountant en producent 4 Programmaopbouw UNIT4 Multivers 5 UNIT4 Multivers XtraSmall 6 UNIT4 Multivers Small 7 UNIT4 Multivers Medium 8 UNIT4 Multivers Large 9 UNIT4 Multivers XtraLarge 10 UNIT4 Multivers Online 11 IBAN 13 UNIT4 Multivers IBAN Converter 13 SEPA 14 API 14 UNIT4 Multivers Extended 15 UNIT4 Multivers PaperLess 16 UNIT4 Multivers Kassa 18 UNIT4 Multivers Personeel en Salaris 21 UNIT4 Multivers Installatie 22 UNIT4 Multivers Productie 23 Startende onderneming of vereniging 24 Eindgebruikerstrainingen 26 Ondersteuning 29 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Small 32 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Medium 41 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers (Xtra)Large 44 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers PaperLess 45 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Kassa 51 Tips & trucs voor de accountant 54 Social Media 56 UNIT4. Software Vooruitgedacht 57

3 UNIT4 Multivers Inleiding 3 Beste relatie, Hartelijk dank voor uw keuze voor UNIT4 Multivers. Dit boekje is speciaal voor u samengesteld. Hierin vindt u de belangrijkste aandachtspunten voor het werken met UNIT4 software. Wij vertrouwen erop dat u nu met nog meer plezier kunt werken met UNIT4 Multivers. Mocht u inhoudelijke vragen hebben over het gebruik van de software dan vindt u achter in dit boekje een aantal praktische tips. Neem voor vragen contact op met het partnerbedrijf bij u in de buurt of bel SalesSupport ( ). Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet, Het UNIT4 Multivers team

4 4 UNIT4 Multivers Eindgebruiker, partner, accountant en producent Eindgebruiker, partner, accountant en producent Wanneer u als eindgebruiker met onze software gaat werken hebt u te maken met verschillende partijen. UNIT4 ontwikkelt al meer dan 30 jaar praktijkgerichte bedrijfssoftware voor het MKB: UNIT4 Multivers. Om dicht bij de markt te staan en de klant zo goed mogelijk van dienst te zijn, distribueren we onze software via een landelijk netwerk van gecertificeerde partners. Bedrijven die dicht bij uw organisatie staan, die u kennen, en die voor u de automatiseringsvraagstukken in kaart brengen en oplossen. Als totaalleverancier voor de accountancymarkt leveren wij ook oplossingen voor alle gebieden waarop een accountants- of administratiekantoor werkzaam is. UNIT4 Multivers Accounting is speciaal ontwikkeld voor accountants en werkt hetzelfde als UNIT4 Multivers. Hierdoor kan uw accountant u direct adviseren op welke manier u het best met UNIT4 Multivers kunt werken. Wanneer u met UNIT4 Multivers Online werkt kan uw accountant vanaf zijn werkplek ook direct in uw administratie boeken. Wel zo makkelijk.

5 UNIT4 Multivers Programmaopbouw 5 Programmaopbouw UNIT4 Multivers Welk pakket past bij u? Onder de naam UNIT4 Multivers brengt UNIT4 Software B.V. een lijn software speciaal voor het MKB op de markt. De software is modulair opgebouwd, zodat er voor elke ondernemer een passende oplossing is. Groeit uw bedrijf, dan groeit UNIT4 Multivers probleemloos met u mee. Op de bladzijden hierna volgt een korte beschrijving van ieder product.

6 6 UNIT4 Multivers XtraSmall UNIT4 Multivers XtraSmall Administratie. Iedere ondernemer heeft er mee te maken. Leuk is het niet altijd, wel noodzakelijk. Als zzp er wilt u immers uw uren gefactureerd hebben. Het facturatiepakket UNIT4 Multivers XtraSmall biedt u hiervoor alle essentiële functionaliteit die een zzp er wenst. U kunt zelf online factureren, betalingen registreren en aanmaningen versturen. Waar u ook bent. UNIT4 Multivers XtraSmall verlaagt de facturatiedrempel aanzienlijk, doordat u de factuur binnen een paar minuten kunt vervaardigen. Via een online omgeving maakt u een factuur aan, die desgewenst is voorzien van de huisstijl. Aan de factuur worden automatisch een factuurnummer en het correcte BTW percentage gekoppeld. Nadat u een omschrijving van de opdracht en de prijs geeft, verschijnt de factuur die u direct kunt versturen per post of als PDF. Op de achtergrond worden deze facturen verwerkt tot grootboekmutatie waarna de accountant de overige mutaties kan toevoegen om het geheel zo te kunnen verwerken tot een volledige administratie. Hierdoor nemen administratiehandelingen voor zowel u als uw accountant af. Het online pakket UNIT4 Multivers XtraSmall biedt u alle essentiële functionaliteit om snel en eenvoudig een administratie te voeren. Uiterlijk heeft het pakket veel overeenkomsten met Microsoft Office 2010, waardoor het erg intuïtief werkt. Bovendien geven de ingebouwde helpfuncties antwoord op uw vragen en wijst het programma u de weg bij het invoeren van gegevens. UNIT4 Multivers XtraSmall bevat de volgende functionaliteit: Factureren Rekeningoverzichten, aanmaningen Afboeken betalingen Koppeling met internet Herinnering nota s Variabele lay-out van formulieren Vreemde valuta, landen en talen Koppeling met uw accountant Vertegenwoordigers UNIT4 Multivers XtraSmall is alleen online beschikbaar en is tot 12 facturen gratis.

7 UNIT4 Multivers Small 7 UNIT4 Multivers Small Het pakket UNIT4 Multivers Small biedt u alle essentiële functionaliteit om snel en eenvoudig een administratie te voeren. Uiterlijk heeft het pakket veel overeenkomsten met Microsoft Office 2010, waardoor het erg intuïtief werkt. Bovendien geven de ingebouwde helpfuncties en video s antwoord op uw vragen en wijst het programma u de weg bij het invoeren van gegevens. De software werkt op alle recente versies van Windows, inclusief Windows 8. Van UNIT4 Multivers Small bestaat ook een internetvariant. UNIT4 Multivers Small bevat de volgende functionaliteit: Kas-, bank-, giro- en memoriaalboek Grootboek In- en verkoopboek (debiteuren, crediteuren) Vreemde valuta, landen en talen Vertegenwoordigers Rekeningoverzichten, aanmaningen Kostenplaatsen en dossiers Telebankieren Dag-, periode- en jaarafsluiting Btw-aangifte en ICP-kwartaalaangifte Diverse info- en overzichtsprogramma s zoals kolommenbalans, proef- of saldibalans en resultatenoverzichten. Integratie met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Koppeling met internet Documenten naar printer, fax, of lokale schijf sturen Variabele lay-out van formulieren Grafische presentaties Koppeling met uw accountant Veiligstellen en terugplaatsen van database

8 8 UNIT4 Multivers Medium UNIT4 Multivers Medium Dankzij de software UNIT4 Multivers Medium is het doen van de administratie niet langer tijdrovend en ingewikkeld. UNIT4 Multivers Medium is een betaalbaar, compact softwarepakket dat alle essentiële administratieve functies voor het kleinbedrijf omvat. UNIT4 Multivers Medium bevat de volgende functionaliteit: Alle functies van UNIT4 Multivers Small, aangevuld met: Facturering: artikel- en dienstenbeheer, verzamelfacturen, orderkosten, expeditie gegevens Managementinformatie: waarschuwings- en opvolgingsmechanisme, statistieken, bedrijfsinformatie, kengetallen Relatiebeheer: o.a. (contact)personenbeheer, acties en notities, documentbeheer, ing, agenda- en taakbeheer via Microsoft Office, vrije velden voor relaties, debiteuren en crediteuren

9 UNIT4 Multivers Large 9 UNIT4 Multivers Large De administratiesoftware UNIT4 Multivers Large biedt alle essentiële administratieve functies voor ondernemers in Nederland. Overzichten die nodig zijn voor de accountant, bank of de Belastingdienst rollen er zo uit. Van kolommenbalans tot en met btw-aangifte, van exploitatieoverzichten tot cash flow: onze administratie software genereert ze automatisch. UNIT4 Multivers Large bevat de volgende functionaliteit: Alle functies van UNIT4 Multivers Medium, aangevuld met: Facturering: artikel- en dienstenbeheer, facturering, orderkosten, expeditie gegevens, margebewaking, baliefacturering Handel: Voorraadbeheer incl. minimum en maximum voorraad signalering, werken met meerdere magazijnen en magazijnlocaties, voorraadwaardering: GIP of VVP, prijswijzigingen/herwaardering, gebruik van pakbonnen en magazijnbonnen, backorderregistratie, EAN codes per artikel, kunnen werken met inkooporders, besteladviezen, inkooporganisaties, koppeling verkoop-inkoop, periodieke verkoopopdrachten, verkoopadministratie, verzamelfacturering, versnelde order ingaven, expediteur gegevens

10 10 UNIT4 Multivers XtraLarge UNIT4 Multivers XtraLarge De administratiesoftware UNIT4 Multivers XtraLarge biedt alle essentiële administratieve functies voor ondernemers in Nederland en België. Overzichten die nodig zijn voor de accountant, bank of de Belastingdienst rollen er zo uit. Van kolommenbalans tot en met btw-aangifte, van exploitatieoverzichten tot cash flow: onze administratie software genereert ze automatisch. Daarnaast beschikt UNIT4 Multivers XtraLarge over de UNIT4 Business Connector, een geavanceerde brievenbus waarmee het pakket gekoppeld kan worden aan software van derden. Gebruikt u nog andere (branchegerichte) softwarepakketten dan kan uw partner u adviseren over de koppeling met UNIT4 Multivers XtraLarge. UNIT4 Multivers XtraLarge bevat de volgende functionaliteit: Alle functies van UNIT4 Multivers Large, aangevuld met: Projecten & Dienstverlening Document Management Abonnementen Import Financieel & Relaties Een aantal voorbeeld pakketten die gekoppeld kunnen worden via de UNIT4 Business Connector: Business Intelligence UNIT4 Multivers PaperLess UNIT4 Multivers Kassa Elektronisch Factureren Integratie Service Manager Taskmanager

11 UNIT4 Multivers Online 11 UNIT4 Multivers Online UNIT4 Multivers (XtraSmall, Small, Medium, Large, XtraLarge) Online heeft dezelfde mogelijkheden (met uitzondering van enkele beheers- en onderhoudsfuncties) en modulestructuur als de lokaal geïnstalleerde versies. Ook de moderne Office 2010-interface is gebleven. Het enige verschil is dat u de boekhouding via het internet uitvoert. Online boekhouden en applicatie lokaal installeren Uniek aan UNIT4 Multivers Online is dat u de applicatie ook lokaal kunt installeren. Heeft u op een bepaald moment om wat voor reden dan ook geen internetverbinding voorhanden, dan kunt u lokaal verder werken wanneer u beschikt over een recente back-up. Zodra u weer verbinding heeft, kan de database weer in de web omgeving geplaatst worden, zodat de onlinegegevens weer actueel zijn. Dit maakt UNIT4 Multivers Online tot een volwaardig en zeer betrouwbaar alternatief voor iedere ondernemer die de voorkeur geeft aan een online boekhouding. Het softwarepakket is zowel geschikt voor beginnende ondernemers met basiskennis van boekhouden, als voor ondernemers die zelf een complete administratie, inclusief volledige logistieke afhandeling, via internet willen voeren. Net als de offlineversie wordt UNIT4 Multivers Online geleverd via het uitgebreide partnerkanaal van UNIT4 Software B.V. Hosting van UNIT4 Multivers Online kan bij UNIT4 Software B.V., een zelf te kiezen provider of (in veel gevallen) bij de partner bij wie de software is besteld. Per provider kan de aangeboden functionaliteit verschillen. Uw accountant kan met zijn eigen login ook in uw administratie werken.

12 12 UNIT4 Multivers Online Onderstaand ziet u de samenwerking tussen klant en accountant in de online omgeving van UNIT4 Multivers. Voordelen voor de accountant (links) en de voordelen voor u als cliënt van de accountant (rechts):

13 UNIT4 Multivers IBAN 13 IBAN IBAN staat voor International Bank Account Number. Dit rekeningnummer is in elk land op soortgelijke wijze opgebouwd. IBAN wordt nu nog vooral voor grensoverschrijdende betalingen gebruikt, maar straks ook voor alle binnenlandse betalingen. In Nederland bestaat IBAN uit 18 tekens, in andere landen varieert dit van 15 tot maximaal 34 tekens. UNIT4 Multivers IBAN Converter Met de UNIT4 Multivers IBAN Converter kunt u heel eenvoudig de bankgegevens van uw debiteuren, crediteuren en relaties aanvullen met de IBAN en BIC codes. De IBAN Converter werkt voor één of meerdere administraties tegelijk en biedt tal van handige ondersteunde functies. U kunt de converter downloaden vanaf de Selfservice site. De IBAN converter wordt ondersteund met een YouTube instructiefilm. De IBAN Converter is ook reeds beschikbaar op de online omgeving. Tip: Nu al IBAN en BIC vastleggen Momenteel zijn in UNIT4 Multivers al velden in de bankgegevens beschikbaar voor IBAN en BIC. Voor nieuw aan te maken organisaties zijn de nieuwe bankgegevens dus al vast te leggen in het pakket.

14 14 UNIT4 Multivers SEPA en API SEPA SEPA (Single Euro Payment Area) staat voor een gezamenlijke betaalmarkt (meer dan 30 Europese landen), waar we straks overal op dezelfde manier kunnen betalen. Er komen nieuwe standaarden in het betalingsverkeer voor het rekeningnummer en voor betaalmiddelen. Overschrijvingen, incasso s en betaalpassen zijn straks zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken. UNIT4 Multivers is helemaal klaar voor Sepa. Met de IBAN Converter vult u de banknummers van uw relaties automatisch aan met een IBAN en BIC code. Daarna bepaalt u zelf op welk moment en via welke bank u Sepa betalingen en Sepa incasso s gaat aanbieden. U kunt er zelfs voor kiezen om eerst met Sepa betalingen te gaan werken en dan op een latere datum ook Sepa incasso s toe te voegen. API Met de UNIT4 Multivers API maakt u uw gegevens ook beschikbaar voor andere applicaties. Zo kunt u bijvoorbeeld met UNIT4 Mobiele CRM uw klantgegeven realtime op een ipad, iphone of Windows Phone raadplegen en wijzigen. Wel zo makkelijk als u onderweg naar de klant bent en nog even wilt worden bijgepraat over de laatste stand van zaken. Ook ontwikkelaars van andere producten kunnen gebruikmaken van de open interface van UNIT4 Multivers. Zo kunt u uw branchegerichte oplossing naadloos aan (laten) sluiten op onze financiële en logistieke software. Of u nu online of met een lokaal geïnstalleerde versie van UNIT4 Multivers werkt. Koppelen heeft veel voordelen: klanten, relaties en leveranciers hoeven nog maar in één systeem bijgewerkt te worden. Ook kunt u in het ene systeem opdrachten samenstellen die vervolgens automatisch leiden tot facturen en openstaande posten in UNIT4 Multivers.

15 UNIT4 Multivers Extended 15 UNIT4 Multivers Extended Werken in de handel vraagt om aanpassingsvermogen. Met UNIT4 Multivers Extended, de ERP-software voor de groothandel in het MKB, beschikt u over een strategisch instrument om snel in te spelen op de veranderende informatiebehoefte. UNIT4 Multivers Extended kent de volgende onderdelen: Financiële administratie Handel / Logistiek CRM Service en onderhoud E-Commerce Rapportage en analyse Gegevens van derden importeren (Import) Documenten opslaan, versturen per fax of , of printen (Electronic Output) Vreemde talen gebruiken (Vreemde taal) Artikelen classificeren volgens het 2BA. Na aanleveren bij het 2BA kunnen potentiële klanten op de website van 2BA uw gegevens vinden (Artikelclassificatie) De web shop koppelen aan UNIT4 Multivers Extended op basis van SOAPberichten (Webservices)

16 16 UNIT4 Multivers PaperLess UNIT4 Multivers PaperLess De wereld om ons heen is in een snel tempo digitaal aan het worden. De huidige en toekomstige economische uitdagingen vragen van accountants kostenbewust, efficiënt en slim te werken, zonder dat de kwaliteit daaronder lijdt. Uw hulpmiddel hiervoor is UNIT4 Multivers PaperLess, voor een digitale documenten- en facturenstroom. Met UNIT4 Multivers PaperLess kunt u de documenten- en facturenstroom in uw bedrijf efficiënter en effectiever laten verlopen. U scant boekstukken en documenten die zo in een elektronisch archief terechtkomen. U kunt de facturen en documenten op elk gewenst moment in het systeem bekijken. Papieren opslag behoort hiermee tot de verleden tijd. Facturen digitaliseren Na het scannen van een papieren factuur maakt UNIT4 Multivers PaperLess direct een boeking aan in UNIT4 Multivers naar aanleiding van de gegevens op de factuur. Uiteraard is het ook mogelijk om de boekingen te verrijken en hierdoor het systeem zelf lerend te maken. Voor de interne administratie is het ook mogelijk om medewerkers via een workflow goedkeuring te laten geven op de factuur. Bij de goedkeuring van boekingsstukken wordt in detail vastgelegd wie welke rol heeft vervuld. Er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt. Documenten Behalve facturen kunt u ook aanvullende papieren documenten, die betrekking hebben op de financiële administratie, digitaliseren met UNIT4 Multivers PaperLess. Alle documenten zijn selectief op het scherm te tonen. U hebt altijd een volledig overzicht van uw documenten. Het is direct duidelijk of een specifiek document is ontvangen en wat daar mee is gedaan. De voordelen op een rij Ingebouwd digitaal archief Snel archiveren en terugvinden van documenten

17 UNIT4 Multivers PaperLess 17 Een efficiënte documentenstroom Beter overzicht en controle Automatisch boeken in UNIT4 Multivers Vanuit UNIT4 Multivers een snelkoppeling naar het juiste document Alle financiële mutaties en documenten naar één centraal archief Versneld invoeren met de OCR-engine Grote besparingen Met UNIT4 Multivers PaperLess kunt u grote besparingen realiseren door efficiëntere procedures en kortere behandelingstijden. U krijgt meer ruimte voor samenstelwerkzaamheden en uw kantoor is klaar voor nieuwe ontwikkelingen. Versneld invoeren met de OCR-engine UNIT4 Multivers PaperLess maakt gebruik van een OCR-engine die de handmatige invoer van gegevens sterk kan verminderen. Deze OCR-engine werkt op basis van aliassen (herkenningspunten/woorden) en positiebepaalde velden (sjablonen) om gegevens automatisch voor u uit de factuur of het document te halen. Deze OCRengine kan dus een groot deel van uw handmatige invoer beperken doordat gegevens automatisch in de juiste boekhoudvelden geplaatst worden. Hiervoor is geen aparte scanner nodig omdat de eisen zeer laag zijn waardoor bijna elke iedere scanner gebruikt kan worden. Niettemin is de kwaliteit van uw documenten de leidraad voor het resultaat van de gevonden waarden. Eenvoudige archivering Het archiveren van documenten vindt plaats op het moment van scanning. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is direct beschikbaar in UNIT4 Multivers. Als er een papieren document is gebruikt, kunt u dit direct archiveren, zonder dat het selectief in een map moet worden opgeborgen. Hierdoor voorkomt u dubbele invoer en fouten. (Nog niet beschikbaar voor UNIT4 Multivers Online)

18 18 UNIT4 Multivers Kassa UNIT4 Multivers Kassa UNIT4 Multivers Kassa is kassa software met een uitgebreide basismodule. Deze kunt u naar wens uitbreiden met optionele modules die op uw behoefte kunnen worden afgestemd. Deze basismodule bevat standaard de mogelijkheid om UNIT4 Multivers Kassa volledig te integreren met uw boekhouding in UNIT4 Multivers. Kasmutaties, PIN-handelingen, openstaande posten; alle financiële handelingen verwerkt u met één druk op de knop in UNIT4 Multivers. Afrekenen zoals u dat wenst Via vrij te definiëren betalingswijzen kunt u uw klant op verschillende manieren laten betalen. Mocht er onverhoopt iets fout gaan, dan kunt u afgerekende bonnen eenvoudig crediteren. Wanneer uw klanten kopen op rekening kunnen zij bij het volgende bezoek betalen: onze kassa software biedt u namelijk de mogelijkheid openstaande posten uit uw boekhouding te verrekenen met klantsaldo s en vergeet daarbij niets! Kassabonnen Na het afrekenen kunt u vanuit UNIT4 Multivers Kassa een 8 cm kassabon printen of een A4-formaat bon. Op beide kunt u uiteraard uw huisstijl toepassen. Touchscreen, toetsenbord en muis U kunt onze kassa software bedienen door middel van een touchscreen, toetsenbord of muis. U kiest zelf de gemakkelijkste en snelste invoermethode. Scannen UNIT4 Multivers Kassa werkt met de meest gangbare barcodes (EAN 8/13/13+5 en code 128-A/B/C). Barcodes drukt u eenvoudig af via elke printer en op alle gangbare stickerformaten. Mist u iets op de standaard meegeleverde barcode lay-out van UNIT4? Dan maakt u eenvoudig uw eigen barcode aan met uw productspecifieke zaken. Ook maten en kleuren kunt u in een barcode opnemen, zodat na het scannen de maat- en kleurvoorraad worden bijgewerkt.

19 UNIT4 Multivers Kassa 19 Debiteurenbeheer In het geval van verkoop op rekening kunt u op een snelle manier debiteuren opzoeken. Dat kan via het debiteurnummer, (een gedeelte van) de naam, het scannen van een debiteurenkaart of RFID Proximity-pas. Is de kassa software gekoppeld aan de boekhoudsoftware UNIT4 Multivers dan worden de gegevens gesynchroniseerd. Zo beschikt u in beide programma s over dezelfde debiteurgegevens. Artikelen UNIT4 Multivers Kassa kent een eigen artikelbestand waarin u diverse eigenschappen van uw artikelen kunt vastleggen. U kunt ook artikelen uit UNIT4 Multivers gebruiken. Deze mogelijkheid is erg handig voor franchisebedrijven die van hun hoofdvestiging steeds een nieuw artikelbestand krijgen en daarnaast ook eigen artikelen verkopen. Het franchisebestand wordt in UNIT4 Multivers Kassa geladen, de overige artikelen staan in UNIT4 Multivers. U kunt de artikelen van beide oplossingen door elkaar gebruiken. Uiteraard kunt u ook maat- en kleurartikelen binnen UNIT4 Multivers Kassa beheren. Rapportage UNIT4 Multivers Kassa is standaard voorzien van een uitgebreide set aan rapportages. Wat was de omzet van afgelopen maand? Op welke uren/dagen verkoop ik het meest? Wat zijn de hardlopers binnen mijn assortiment? Dit zijn slechts enkele vragen waarop onze kassa software u direct antwoord geeft. Net als de PLU- rapporten en kasstaten zijn deze rapporten standaard voorgedefinieerd maar aan te passen aan uw wensen. Controle door Belastingdienst UNIT4 Multivers Kassa is door de Belastingdienst getest op een correcte werking en op de betrouwbaarheid van onderliggende gegevens. Alleen het feit al dat dit wordt getest is voor een POS-systeem uitzonderlijk. Standaard voorziet UNIT4 Multivers Kassa in een goede output van gegevens. Middels de Auditfile kunnen eventuele controles snel en efficiënt worden uitgevoerd. Uiteraard volgen we wijzigingen op dit gebied op de voet en voeren we waar nodig wijzigingen door.

20 20 UNIT4 Multivers Kassa Naast bovenstaande greep uit de functionaliteit heeft Kassa Basis nog meer te bieden: Kasgeld tellen (invoeren begin- en eindstanden, mogelijk per medewerker) Werken met kasmutaties (vastlegging van kas-in en kas-uit handelingen) Uitgebreide rechtenafbakening (u bepaalt zelf welke rechten u uw personeelsleden wilt toekennen) Vastleggen van offertes Toekennen van serienummers aan artikelen Aansturing geldlade en klantendisplay Realtime overzicht van uw openstaande kassa s

21 UNIT4 Multivers Personeel en Salaris 21 UNIT4 Multivers Personeel en Salaris Hebt u personeel in dienst? Dan krijgt u te maken met een salarisadministratie en de bijbehorende salarisadministratie software. Deze moet vooral eenvoudig, betrouwbaar en duidelijk zijn. Wetgeving, arbeidsovereenkomsten, en eisen van management en werknemers veranderen voortdurend. Dit vraagt van u niet alleen flexibiliteit maar ook deskundigheid. Financieel aantrekkelijke salarisadministratie software Om hieraan te kunnen voldoen, moet u kunnen vertrouwen op salarisadministratie software die u ondersteunt in uw dagelijkse en toekomstige werkzaamheden, zonder hoge administratieve druk. Een oplossing die ook financieel aantrekkelijk is. UNIT4 Multivers Salaris, het complete product voor salaris verwerking en personeelsadministratie, is zo n pakket. Het pakket is uit te splitsen in UNIT4 Multivers Salaris en UNIT4 Multivers Personeel. U kunt beide oplossingen zowel samen als los van elkaar gebruiken. UNIT4 Multivers Salaris bestaat uit de volgende modules: UNIT4 Multivers Salaris UNIT4 Multivers Personeel UNIT4 Documentarchief Manager SelfService Employee SelfService Bouwlonen Import

22 22 UNIT4 Multivers Installatie UNIT4 Multivers Installatie UNIT4 Multivers Installatie is ERP software voor de installatiebranche, ontwikkeld door UNIT4 in samenwerking met Allinco Software B.V., erkend specialist in ERP-software voor installatiebedrijven. Het resultaat van deze bundeling van uitgebreide kennis en ervaring is een modern en gebruiksvriendelijk systeem, dat op maat gesneden is voor kleinere en middelgrote ondernemingen in de installatiebranche. De oplossing kan ook uitstekend ingezet worden door projectgeoriënteerde organisaties in andere branches. UNIT4 Multivers Installatie bestaat standaard uit de volgende onderdelen: Relatiebeheer Artikelbeheer Calculeren Werkvoorbereiding Monteuragenda s Inkoop en logistiek Urenadministratie Projectmanagement Verkooporders Facturering Financiële administratie Managementrapportages Daarnaast kunt u deze ERP software uitbreiden met de volgende modules: Projectplanning Contracten & Service Digitale werkbon

23 UNIT4 Multivers Productie 23 UNIT4 Multivers Productie UNIT4 Multivers Productie is een complete ERP software oplossing voor de productiebranche. Ontwikkeld door UNIT4 in samenwerking met Corpex ERP Software. Corpex ERP Software is een organisatie gespecialiseerd in totaaloplossingen voor bedrijven in het MKB. U profiteert van de jarenlange ervaringen van beide organisaties op het gebied van financiële applicaties en ERP voor projectgestuurde productiebedrijven. Ieder zijn kracht! UNIT4 Multivers Productie bestaat standaard uit de volgende onderdelen: Projectadministratie Calculaties en offertes Productsamenstellingen en prijsafspraken Werkorders en zaagoptimalisatie Inkoop Urenverantwoording Projecten Facturatie Pakbonnen en laadlijsten Managementinformatie Daarnaast kunt u deze ERP software uitbreiden met de volgende modules: CRM Documentenbeheer HRM Planning Service en onderhoud Online werkorders Voorraadbeheer Vreemde valuta

24 24 UNIT4 Multivers Vereniging Startende onderneming of vereniging Bent u lid van een vereniging of kent u startende ondernemers? Voor hen hebben wij een speciaal aanbod. Startende ondernemer UNIT4 Software B.V. biedt startende MKB-bedrijven een jaar lang gratis het gebruik aan van de financiële oplossing UNIT4 Multivers Medium. De starters actie is er voor alle startende MKB-bedrijven in Nederland. Ieder startend bedrijf dat niet langer dan twaalf maanden is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel kan een jaar lang gratis gebruikmaken van de financiële oplossing UNIT4 Multivers Medium. De startersactie geldt voor zowel de offline versie als voor de online versie. Verenigingen In navolging van het KNVB-partnerschap gaat UNIT4 nadere invulling geven aan het MVO-beleid door verenigingen zonder winstoogmerk het pakket UNIT4 Multivers inclusief support voordelig aan te bieden en trainingen gratis beschikbaar te stellen. Elke vereniging, ook al bestaat die puur uit vrijwilligers, moet een ledenadministratie en boekhouding bijhouden. Met rekenmachine, op vellen papier of in MS Office moet periodiek het kasboek en de ledenadministratie bijgehouden worden. Hier gaat veel tijd in zitten, die een vrijwilliger vaak in zijn vrije uurtjes in de club steekt. UNIT4 Multivers biedt die vrijwilligers een makkelijke manier om de complete administratie in één keer te doen: de financiële, abonnementen- of ledenadministratie. Voordelig boekhoudpakket De actie geldt voor alle soorten sport-, muziek- en andere verenigingen. Zolang de vereniging geen winstoogmerk heeft en gerund wordt door vrijwilligers is het pakket, ter waarde van al gauw 8.000,-, beschikbaar voor een symbolisch bedrag van 235,- per jaar. Hierbij zit tevens ondersteuning per telefoon of internet. Daarnaast kunnen clubleden die de boekhouding doen kosteloos een training volgen die één keer per kwartaal plaats zal vinden.

25 UNIT4 Multivers Vereniging 25 Online administratie Wanneer verenigingen de voorkeur geven aan het online voeren van de administratie, dan biedt UNIT4 voor 300,- per jaar UNIT4 Multivers Online. Dit online administratiepakket kan door één gelijktijdige gebruiker worden gebruikt. Hierdoor kunnen meerdere personen toegang krijgen tot de gegevens.

26 26 UNIT4 Multivers Trainingen Eindgebruikerstrainingen Na het volgen van een training maakt u efficiënt gebruik van de software en bent u in staat het pakket zelf te bedienen. De eenmalige investering in een training verdient zich later ruimschoots terug. Ga naar en klik op trainingen om u in te schrijven. Wij bieden drie opleidingsvormen aan: Open klassikale training Zelfstudie in ons Open leercentrum Eén op één training Open klassikaal Tijdens de open klassikale trainingen wordt steeds een (deel)proces van de bedrijfsadministratie behandeld, zoals bijvoorbeeld een training in Relatie beheer of een training over de btw- of ICP-aangifte. Voor de training geldt een open inschrijving, waardoor cursisten van verschillende bedrijven aan de training deel kunnen nemen. De klassikale trainingen vinden plaats in Sliedrecht. Ook kunnen wij trainingen bij u op locatie verzorgen. Wij houden ons bij voorkeur aan het maximum van tien deelnemers per cursus, zodat we de kwaliteit van onze trainingen kunnen waarborgen. Alle cursisten ontvangen na afloop van de training een bewijs van deelname. De aanpak van de open klassikale trainingen is gebaseerd op drie conceptuele kenmerken: Procesgericht onderwijs Blokgewijs trainen De DHZ-methode

27 UNIT4 Multivers Trainingen 27 Procesgericht onderwijs Onze trainingen richten zich op de processen die in de financiële of logistieke administratie centraal staan. Hierbij kan ingegaan worden op algemene processen, maar ook bieden wij trainingen voor specifieke deelgebieden zoals Telebankieren en de btw- of ICP-aangifte. Hierdoor kunnen wij u een grotere keuzemogelijkheid bieden en krijgt de cursist een betere praktijktraining in die onderdelen waar de belangstelling naar uitgaat. Blokgewijs trainen Het trainingstraject is opgebouwd uit theorie- en praktijkblokken. De docent legt eerst een deel van de te behandelen functionaliteit uit waarna de cursisten zelfstandig met de software de stof gaan oefenen aan de hand van diverse opdrachten. Deze werkwijze staat garant voor een efficiënte en effectieve training. De DHZ-methode Iedere training kent drie soorten opdrachten aan de hand waarvan de cursist de behandelde onderwerpen kan oefenen, namelijk: Doelstellingsopdrachten Deze opdrachten staan borg voor het klassikaal doorlopen van de stof en het zelf oefenen ervan. Ze staan borg voor het bereiken van de doelstelling van de training. Herhalingsopdrachten Deze opdrachten zijn opgenomen voor cursisten die graag extra oefening in de behandelde stof willen. Zelfstudie-opdrachten Deze opdrachten geven de cursist de mogelijkheid specialistische onderwerpen die in het verlengde van de behandelde stof liggen, te bestuderen.

28 28 UNIT4 Multivers Trainingen Open leercentrum Wil u wel oefenen met onze software, maar u vindt een klassikale training daarvoor niet de geschikte manier? Dan is het open leercentrum wellicht wat voor u. Het open leercentrum houdt in dat u de inhoud, het studietempo, de hoeveelheid begeleiding en eventuele examinering helemaal zelf kunt bepalen. Voordelen open leercentrum: Zelf het leertempo bepalen Zelfstandig werken Zelf de leerstof samenstellen Meer mogelijkheden voor eigen tijdindeling Er is altijd een ervaren trainer aanwezig Eén op één training Ook is het mogelijk dat een consultant (van de partner of van UNIT4) u bezoekt om uitleg te geven over specifieke, door u aan te geven, zaken. Tijdens het bezoek kan de consultant desgewenst uw administratie aanpassen, zodat u meteen het geleerde in de praktijk kunt brengen.

29 UNIT4 Multivers Ondersteuning 29 Ondersteuning U staat er niet alleen voor. Als u er even niet uitkomt zijn er voor verschillende mogelijkheden om aan informatie te komen. Natuurlijk kunt u contact opnemen met uw partnerbedrijf of met uw accountant, maar misschien kunt u ook zelf het antwoord vinden. We bieden de volgende mogelijkheden: Films Op YouTube.nl/unit4multivers staan tientallen instructiefilms over het gebruik van de software. Vul UNIT4 Multivers als zoekterm in. F1 UNIT4 Multivers bevat uitgebreide HELP-functies en een digitale handleiding. Gebruik de F1-toets om onmiddellijk uitleg te krijgen over het onderwerp waar u op dat moment mee bezig bent. Digitale handleiding Tevens is er een uitgebreid digitaal handboek aanwezig: Klik op het driehoekje achter het vraagteken en kies voor: documentatie handleidingen. Releasenotes Alle wijzigingen vatten wij per versie samen in de releasenotes. Klik op het driehoekje achter het vraagteken en kies voor: documentatie releasenotes. Wanneer u de releasenotes bestudeert bent precies op de hoogte van de aanpassingen ten opzichte van de vorige versie. My UNIT4 UNIT4 heeft een wereldwijd klantportaal, onder de naam My UNIT4. Al onze klanten, in welk land zij zich ook bevinden, welke software zij ook gebruiken, kunnen inloggen op My UNIT4 om de voor hen beschikbare klantportalen te benaderen.

30 30 UNIT4 Multivers Ondersteuning My UNIT4 is dus ons wereldwijde klantenportaal dat klanten/partners de mogelijkheid biedt om verschillende bronnen van informatie binnen UNIT4 te benaderen met nog maar één account en één wachtwoord. Afhankelijk van de software die wordt gebruikt, krijgt u op My UNIT4 de portalen beschikbaar, waar u op dit moment al gebruik van maakt. In de (nabije) toekomst krijgt u hier de beschikking over meerdere portalen en/of diensten. Zo is het ook de bedoeling om het Online Portaal hier in onder te gaan brengen. Indien u naar de Selfservice site gaat, wordt u vanzelf doorgelinkt naar U krijgt het portaal te zien en aan de rechterzijde van het scherm kunt u de taal instellen op de taal van u keuze. Er staat informatie over inloggen op de pagina en er staat een instructiefilmpje. Indien u al eerder Selfservice gebruikte, is de accountnaam (het adres) niet gewijzigd. U hoeft dan alleen het wachtwoord te resetten via Wachtwoord vergeten?. Indien nog niet eerder gebruik werd gemaakt van Selfservice kunt u zich aanmelden voor My UNIT4 via Account aanmaken. Als u eenmaal bent ingelogd in My UNIT4, ziet u een button voor Selfservice staan, die kunt u aanklikken. U komt dan in een beveiligde klantomgeving: de Selfservicesite. U kunt hier calls aanmaken (vragen stellen), calls terugzien en de kennisdatabase raadplegen, met hierin de meest voorkomende vragen en bijbehorende antwoorden. De Selfservice is 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. Ingediende vragen worden de volgende werkdag direct opgepakt. Op de Selfservicesite vindt men tevens het laatste nieuws, tips die (op het moment) relevant zijn, bijv. jaarafsluitingsdocumenten. En er zijn zaken te downloaden, zoals voorbeeldqueries voor een openstaande postenlijst in Excel, voorraadtelling per datum, conversiedocumenten (MKB-PC en/of UNIT4 Multivers CB) en verschillende versies van UNIT4 Multivers.

31 UNIT4 Multivers Ondersteuning 31 Support Support is dagelijks (telefonisch via en per mail via support. bereikbaar van 8.30 uur tot uur. UNIT4 Support is het centrale aanspreekpunt binnen de UNIT4 organisatie voor alle vragen met betrekking tot de werking van UNIT4 Multivers. Als de vraag niet door UNIT4 Support beantwoord kan worden, zal zij er voor zorgen dat de vraag aan de juiste afdeling wordt overdragen en u daarvan op de hoogte brengen.

32 32 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Small Werk met het processcherm Activeer het processcherm met de navigatieknop uit het Lint. Op de proces schermen zijn verschillende taken in hun onderlinge samenhang weergegeven. Breid het takenscherm uit Voeg u favoriete programma s toe aan het takenscherm: Start het programma dat u wilt toevoegen, bijvoorbeeld Onderhoud Debiteuren en klik op de knop [toevoegen aan takenscherm]. Neem de voorgestelde programmanaam over of typ zelf een nieuwe naam in. Hierna is het takenscherm uitgebreid met het menu Eigen, waarin uw programma is opgenomen.

33 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 33 Gebruik de werkbalk snelle toegang De werkbalk Snel starten bevindt zich direct naast de UNIT4 Multivers knop. Voeg hier programma s aan toe door op de menukeuze. In dit geval Info Crediteuren rechtermuis te geven. Kies vervolgens voor Voeg toe aan werkbalk Snelle toegang. Gebruik snel toetsen Om een programma te openen kunt u ook gebruik maken van snel toetsen. Gebruik hiervoor de ALT-toets en typ de letter en/of getal die bij het gewenste tabblad of programma hoort. Door de betreffende letter te typen wordt het onderdeel of het gewenste menu geopend, waar u ook weer per keuze een of meerdere letters ziet staan. Geef ook deze letter(s) in op het toetsenbord en het betreffende programma wordt geopend. Met de ESC-toets annuleert u deze functie. Een overzicht van alle toets combinaties en snel toetsen vindt u in de helpfunctie. Stel favorieten in Start het programma dat u wilt toevoegen, bijvoorbeeld Onderhoud Debiteuren en klik op de knop [Toevoegen aan favorieten]. Neem de voorgestelde programmanaam over of typ zelf een nieuwe naam in. Hierna kunt u

34 34 UNIT4 Multivers Tips & Trucs het programma terugvinden onder de knop Favorieten : Bepaal zelf de makkelijkste manier van werken met behulp van bedrijfsparameters en gebruikersparameters Kies: Extra Bedrijfsparameters of Extra Gebruikersparameters en blader eens door de mappen met instellingsmogelijkheden: Gebruikersparameters Stel in de map Algemeen in of u met Tab naar het volgende veld wilt of met Enter. Dat laatste is wel zo handig als u veel op het numerieke eiland van het toetsenbord werkt. Voeg in de map Boekingsprogramma s de kolom BTW toe aan de boekingsschermen van het inkoopboek of verkoopboek. Zo bent u in staat per boekingsregel een ander BTW percentage op te geven. Handig voor facturen met gemengde btw. In de map Afdrukken kunt u aangeven dat u voordat u gaat printen niet steeds alle pagina s met keuzemogelijkheden wilt doorlopen, maar meteen naar het scherm voor de printerkeuze wilt gaan. Bedrijfsparameters Stel automatisch nummeren in voor Debiteuren, Crediteuren en Personen. Dat hoeft u dat zelf niet meer bij te houden. Voor een nieuwe administratie kunt u instellen of u wel of niet btw-plichtig bent of met Debiteuren of Crediteuren werkt. Als u een van deze onderdelen niet gebruikt ziet u hier niets meer van terug in uw administratie. Zet boekingskolommen in de goede volgorde De kolomvolgorde kunt u zelf aanpassen. Dit doet u met behulp van de muis. Selecteer daartoe de kolom die u wilt verplaatsen. Sleep vervolgens met de linker muistoets ingedrukt de geselecteerde kolom naar de nieuwe positie.

35 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 35 Deel zoekschermen zelf in Met behulp van Selecteer kolommen kunt u aangeven welke kolommen u wilt zien in het selectievenster: Zo kunt u bijvoorbeeld het veld Postcode toevoegen aan het zoekscherm. Met de knoppen in dit venster kunt u beschikbare velden al dan niet selecteren en u kunt ook de volgorde van de geselecteerde velden instellen. Voorzie grootboekrekeningen van trefwoorden U kunt voor iedere grootboekrekening trefwoorden, of delen van trefwoorden, vastleggen (in Onderhoud Rekeningschema ). Wanneer dit trefwoord voorkomt in de omschrijving die u in het boekingsprogramma invult, dan stelt het programma automatisch de betreffende grootboekrekening voor.

36 36 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Voorzie grootboekrekeningen van voorkeur btw-percentages (of Buiten btw ) Kies Onderhoud Rekeningschema en vul op het tabblad btw het voorkeur btw-percentage voor deze grootboekrekening in, of kies Buiten btw als er geen btw van toepassing is. Koppel voorkeurgrootboekrekeningen aan debiteuren/crediteuren zodat deze in het vervolg worden voorgesteld Vul bij Onderhoud Crediteuren op tabblad Basis III de grootboekrekening in die moet worden voorgesteld wanneer u een inkoopfactuur van deze leverancier wilt boeken.

37 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 37 Gebruik de rechtermuisknop Bij twijfel over de juiste over de juiste grootboekrekeningen tijdens het boeken. Klik in het boekingsscherm met de rechtermuis op de grootboekrekening en kies voor Info grootboekmutaties. Dit geeft meteen een beeld van voorgaande boekingen op deze grootboekrekening. Maak betaalopdrachten aan en biedt deze in één batch aan de bank aan Als de opdracht door de bank is verwerkt boekt u deze betalingsbatch in één keer af. Kies de optie Betaalbaarstelling uit het menu Telebankieren van het Takenscherm. Kies onderin voor Selecteren en geef bij T/m vervaldatum aan welke facturen u wilt selecteren om te betalen. In dit voorbeeld alle facturen die voor de komende vrijdag vervallen.

38 38 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Krijg inzicht in de kosten en opbrengsten per afdeling, transportmiddel, productiemachine, verkoopregio of wat u maar wilt Kies Onderhoud Rekeningschema en vul per grootboekrekening op het tabblad Verbijzondering aan dat u boekingen op deze grootboekrekening ook wilt verbijzonderen naar Kostenplaats. Kies Onderhoud Verbijzondering Kostenplaatsen en maak de kostenplaatsen aan. Boek regelmatig terugkerende boekingen met behulp van een scenario. Vul een boeking in en neem deze op met de knop Scenario maken. Roep deze boeking weer op met de knop Scenario gebruiken.

39 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 39 Reken verder in MS Excel Transporteer gegevens uit boekings- en zoekschermen in één keer naar MS Excel met de Excel-knop of voor de online omgeving - kopieer de gegevens eerst naar het klembord om deze daarna in MS Excel te plakken (met CTRL + V). Download de gratis T@xConnector en verzorg zelf uw Btw-aangifte Download de T@xConnector van de Selfservice site. Installeer de T@xConnector en kies Bestand Processen Aanvragen processen om een aanvraagformulier voor de belastingdienst aan te maken. U kunt straks aangifte doen zonder dat u op de site van de belastingdienst hoeft in te loggen. Verstuur aanmaningen Kies Rapport Debiteuren Aanmaningen. De derde optie laat per klant alleen de vervallen posten zien: Importeer elektronisch bankafschrift Kijk op de website van uw bank welke exportformaten ondersteund worden. Kies voor Onderhoud Bankgegevens en voeg u bankgegevens toe. Selecteer bij Invoer het formaat waarin u het elektronisch bankafschrift gaat

40 40 UNIT4 Multivers Tips & Trucs downloaden. Vul bij Directory Telebank de map (op uw PC) in waarin u straks het gedownloade afschrift gaat plaatsen. Kies voor Onderhoud Dagboeken en selecteer het financiële dagboek van u bank. Koppel bij Bank het zojuist door u aangemaakte bankboek met bankgegevens. Download het bankafschrift in het door u gekozen formaat en plaats het afschrift in de hiervoor aangegeven map. Kies nu Takenscherm Kas/Bank/Giro en selecteer de bank waarvan u het afschrift wilt importeren. Klik op het tabblad Elektronische mutaties en Gegevens inlezen. Klik op Automatisch Matchen. Werk met budgetten en prognoses Kies voor Onderhoud Rekeningschema en geef per grootboekrekening op het tabblad Algemeen aan of u een budget (geschatte kosten) of prognose (opbrengsten) wilt invullen. Kies Onderhoud Budgetten/prognoses Verdelingscodes en maak verschillende verdelingscodes zodat u straks de jaarbedragen per grootboekrekening snel over de verschillende periodes kunt verdelen. Kies Onderhoud Budgetten/prognoses Per grootboekrekening en geef per grootboekrekening schatting en verdelingscode op. Op dezelfde wijze brengt u een begroting per kostenplaats in. Kies Rapport Grootboek Resultaten t.o.v. begroting om te werkelijke stand te vergelijken met de begrootte cijfers.

41 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 41 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Medium Kijk voor nog meer tips ook bij UNIT4 Multivers Small. Rechtermuis voor zoeken in opdrachten Kies Taken Facturering/verkoop aanmaken opdrachten. Ga in de kolom Artikelcode staan en klik met rechtermuis. Vul de zoekcriteria in en klik op nu zoeken: Dubbelklik op de regel die u wilt overnemen naar de huidige factuuropdracht. Verzamelfacturen Let op! Wanneer u verzamelfacturen gaat gebruiken wordt de lay-out van de facturen teruggezet naar de standaard UNIT4 instelling. Deze factuurlay-out moet u dus opnieuw inrichten.

42 42 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Kies Onderhoud Algemene gegeven Facturering. Maak twee (of meer) codes aan: Kies Onderhoud Debiteuren Tabblad Basis III en koppel de verzamelcode verzamelen per week aan de klanten die een verzamelfactuur willen ontvangen. Bij iedere nieuwe opdracht kunt u nu aangeven of deze verzameld moet worden of niet. Kies Taken Facturering/verkoop Verwerken opdrachten en klik op Volgende. Kies voor Opgegeven reeks en groepeer opdrachten op één factuur. Leg een digitaal archief aan Bouw per relatie automatisch een digitaal archief op. Nooit meer zoeken naar verzonden facturen en aanmaningen. Kies in het Lint op het Tabblad Extra voor Onderhoud Documenttypes. Zet in de kolom Documentbeheer een vinkje aan bij de documenten die u automatisch wilt archiveren. Archivering vindt automatisch plaats op het moment dat u het document print (niet op scherm) of per fax of mail verzend. Raadpleeg u archief vanuit Relatiebeheer: Selecteer een relatie en klik op de knop Documenten. Om het document in te zien dubbelklikt u op de regel van het betreffende document. Bewaak uw processen met de Persoonlijke Assistent Klik in het Lint op Persoonlijk in de groep Assistent. Nu start automatisch de Wizard voor het maken van instellingen in de Persoonlijke Assistent. Als er al instellingen aangemaakt zijn start de wizard niet vanzelf. Klik in dat geval op het Tabblad Instellingen en vervolgens op de knop Nieuw.

43 UNIT4 Multivers Tips & Trucs 43 Kies in het volgende scherm bijvoorbeeld Debiteuren, klik twee keer op volgende en kies bijvoorbeeld Factuur gaat vervallen. Vul een aantal dagen in, bijvoorbeeld over meer dan drie dagen en klik op volgende en voltooien. Op het tabblad Debiteuren vindt u nu alle klanten die aan dit criterium voldoen, op het tabblad Debiteurenfacturen treft u de individuele factuurgegevens. Gebruik de statistiek in de Management Assistent Klik in het Lint op Management in de groep Assistent en kijk eens naar de Verkoopstatistiek of bedrijfsinformatie. Maak zelf vrije velden aan en leg per relatie, debiteur, crediteur of persoon die gegevens vast die u echt wilt weten Kies Onderhoud Algemene gegevens Vrije Velden Geef rechtermuis op Relaties en maak een nieuw tabblad aan, bijvoorbeeld Mailing. Geef rechtermuis op het nieuwe tabblad en kies voor Nieuw veld, bijvoorbeeld Kent ons van : (type = keuzeveld). Sla de gegevens op en start Relatiebeheer.

44 44 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Tips & trucs voor UNIT4 Multivers (Xtra)Large Kijk voor de algemene tips bij UNIT4 Multivers Small en Medium. Kijk op hier kunt u instructiefilmpjes bekijken over verschillende functionaliteit. Kies de afspeellijst van uw pakket.

45 UNIT4 MUlTIvers Tips & Trucs 45 Tips & trucs voor UNIT4 Multivers Paperless Alle documenten digitaal beschikbaar in UNIT4 Multivers Uw digitale facturenarchief wordt automatisch opgebouwd wanneer de facturen door geboekt worden naar de boekhouding. Niet alleen de archiefkasten zijn verleden tijd, ook het zoeken in de orders is niet meer nodig. In UNIT4 Multivers via bijv. Info Crediteuren, Info Journaalposten, Info Grootboek of bij de Betaalbaarstelling kunt u met een druk op de knop het digitale document openen. Overal waar de factuur een financieel gevolg heeft in de administratie is direct de bijbehorende factuur te openen. Zoeken is dus niet meer nodig omdat de documenten rechtstreeks aan de betreffende entiteit in UNIT4 Multivers worden gekoppeld. Dynamisch OCr-sjabloon Naast het gebruik van de aliassen om de herkenning uit te voeren is het mogelijk om gebruik te maken van het OCR-sjabloon. Het OCR-sjabloon kan specifiek op de positie worden geplaatst waar de betreffende waarde op de factuur gevonden kan worden. In sommige gevallen biedt dit zelfs een beter resultaat dan het gebruik van een alias omdat een de OCR bij een sjabloon heel gericht in een bepaald gebied kan zoeken. In de praktijk komt het echter geregeld voor dat een factuur nooit precies op dezelfde wijze gescand wordt. Het sjabloon houdt echter het op de factuur gevonden BTW nummer als referentiepunt waardoor dit sjabloon dynamisch herpositioneerd aan de hand van het BTW nummer op de factuur. Fiattering via webportal Via PaperLess Web is het mogelijk om, vanaf welke werkplek dan ook, documenten te fiatteren. Na het inloggen op een webportal kunnen de facturen/ documenten gefiatteerd worden. Daarnaast zijn alle gefiatteerde documenten in het archief rechtstreeks te benaderen. Deze functie kan dus gebruikt worden zonder dat enige installatie benodigd is. Deze functionaliteit valt standaard onder de module Documentstroom onder de naam PaperLess Web.

46 46 UNIT4 Multivers Tips & Trucs Landinstellingen OCR Nederlandstalige facturen kunnen via de OCR herkend worden volgens de Nederlandse regelgeving. UNIT4 Multivers PaperLess onderscheidt hierin bijv. een bankrekening van een giro en controleert de opmaak van een BTW nummer. Ontvangt u echter ook buitenlandse facturen dan is de opmaak in veel gevallen anders en zou de OCR voor Nederland ervoor kunnen zorgen dat gegevens niet gevonden worden omdat de opmaak anders is. Daarom is er de mogelijkheid om de OCR op Internationaal in te stellen. Deze OCR-instelling is tevens gekoppeld aan een eigen aliassen-bestand om ervoor te zorgen dat dit gescheiden blijft voor een optimale herkenning. Mocht een heel klein deel van de facturen uit buitenlandse facturen bestaan dan is het ook mogelijk om 1 aliassen-bestand aan te houden, de keuze is aan u. U kunt de OCR-landinstellingen wijzigen onderin het scherm van PaperLess door met de muis op OCR: NL te klikken: Zoeken in PaperLess Het zoeken in PaperLess op bijv. grootboekrekeningen en crediteuren kan uiteraard gedaan worden via het zoekscherm. Echter, het is ook mogelijk om direct in het veld bijv. omschrijving van een grootboekrekening in te toetsen. Dit mag ook een deel van de naam of omschrijving zijn. Een grootboekrekening met de omschrijving Kostenrekening algemeen wordt eenvoudig direct geselecteerd als er bijv. algemeen wordt ingetoetst. Als er meerdere rekeningen zijn die matchen met de ingegeven omschrijving/naam dan wordt een scherm getoond waarin de selectie wordt weergegeven die voldoet aan de ingegeven criteria (naam, omschrijving etc.). Op die manier kan er dus heel snel gezocht worden naar de gewenste gegevens. XML-facturen importeren in PaperLess PaperLess voorziet standaard in de mogelijkheid om XML-bestanden/facturen in te lezen. Hiervoor is geen bepaald formaat nodig, iedere vorm van XML kan ingelezen worden in PaperLess. Op basis van de gegevens in het XML-bestand kunnen de eigenschappen van de factuur automatisch omgezet worden naar