Complexsessies in de praktijk. Complexsessies als onderdeel van de complexprestatieanalyse

Transcriptie

1 Complexsessies in de praktijk Complexsessies als onderdeel van de complexprestatieanalyse Annique Verkoeijen 26 april 2019

2 Index 1. Inleiding Doel complexsessies Rollen en verantwoordelijkheden Voorbereiding Tijdens de complexsessie Na afloop van de complexsessie

3 1. Inleiding: complexsessies als onderdeel van de complexprestatieanalyse De kern van assetmanagement bij woningcorporaties is het bepalen van de optimale complexstrategieën en -beleid, binnen de daarvoor geldende kaders. Een ondersteunend instrument hierbij is de complexprestatieanalyse. In het rapport Performance analyse, handreiking voor het uitvoeren van de performance analyse d.d. 10 oktober 2017 hebben wij beschreven uit welke stappen een goede complexprestatieanalyse bestaat, inclusief een aantal voorbeelden van de uitvoering ervan in de praktijk door corporaties en beleggers. De eerste stap van de analyse is een zogenaamde Quick Scan. Het doel van de Quick Scan is het verkrijgen van inzicht in de prestaties van alle complexen in de portefeuille, ten opzichte van elkaar maar ook individueel ten opzichte van een norm. Dit inzicht wordt verkregen door het meten van de complexprestaties aan de hand van meerdere indicatoren. Hierbij is het van belang om twee verschillende perspectieven te onderscheiden, namelijk het maatschappelijke en het financiële perspectief. In de Quick Scan wordt dit concreet gemaakt door een bollengrafiek samen te stellen met elk perspectief op één van de assen. Om daadwerkelijk te kunnen bepalen wat het optimale beleid is per complex, is het noodzakelijk om verdiepende analyses uit te voeren op complexniveau. De Quick Scan geeft weliswaar een totaaloverzicht, maar het is vervolgens van belang om nauwkeurig te onderzoeken aan de hand van de onderliggende indicatoren welke prestaties precies achterblijven en dus verbeterd dienen te worden. Dit is de tweede stap van de complexprestatieanalyse. Data speelt een belangrijke rol in de eerste twee stappen van de complexprestatieanalyse. Op basis van de beschikbare (en betrouwbare) data worden de prestaties van complexen gemeten en wordt onderzocht of een complex in aanmerking komt voor een alternatieve complexstrategie. De data die de corporatie idealiter wil gebruiken in de complexprestatieanalyse, zijn echter niet altijd voorhanden. In een dergelijke situatie is raadzamer om te beginnen met het uitvoeren van de complexprestatieanalyse met de data die wel beschikbaar zijn, dan te wachten tot de benodigde dataset compleet is. Op deze manier kan ervaring worden opgedaan met het uitvoeren van de complexprestatieanalyse, waarbij bovendien in de loop van de tijd duidelijk wordt welke data echt noodzakelijk zijn en welke data geen meerwaarde bieden. Als het gaat om de inzet van data bij de complexprestatieanalyse, dan is het goed te beseffen dat niet alles volledig in data te vangen is. Daarom kent een goede complexprestatieanalyse een derde stap, namelijk de complexsessies. Om tot een volledige afweging van de complexstrategieën en het bijbehorende complexbeleid te komen, is het belangrijk om de resultaten van de complexprestatieanalyse te koppelen aan informatie en kennis uit de praktijk. Deze koppeling kan gelegd worden tijdens complexsessies. In dit artikel wordt ingegaan op het doel van een complexsessie en op de wijze waarop deze uitgevoerd kan worden. 3

4 2. Doel complexsessies Het doel van een complexsessie is het verrijken van de resultaten van de complexprestatieanalyse ten behoeve van het bepalen van de optimale complexstrategieën en -beleid. Hierbij gaat het om informatie uit de praktijk: kennis en informatie die medewerkers verzamelen in hun dagelijkse werk. Door tijdens een complexsessie de resultaten van de complexprestatieanalyse en de voorgenomen complexstrategieën te bespreken, kan bepaald worden of het uitvoeren van de complexstrategie ook in de praktijk tot het beoogde en gewenste resultaat leidt. Als blijkt dat de voorgenomen complexstrategie praktisch niet (goed) uitvoerbaar is of naar verwachting niet zal leiden tot een verbeterde prestatie, dan is het verstandig dat de assetmanager de voorgestelde complexstrategie heroverweegt. Het houden van complexsessies verkleint dan ook het risico dat in een later stadium de gekozen complexstrategie herzien moet worden, omdat deze in de praktijk niet toepasbaar is of leidt tot ongewenste resultaten. Door medewerkers van verschillende afdelingen bij de complexsessie te betrekken, wordt bovendien het draagvlak voor de gekozen complexstrategieën vergroot en ontstaat een meer integrale afweging. 4

5 3. Rollen en verantwoordelijkheden Complexsessies vormen zoals gezegd de laatste stap van de complexprestatieanalyse. De verantwoordelijkheid voor de complexprestatieanalyse en dus voor de complexsessies berust bij het assetmanagement of de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het tactische niveau van vastgoedsturing. Dit betekent enerzijds dat het assetmanagement zorgdraagt voor de voorbereiding en organisatie van de sessies. Anderzijds betekent dit ook dat het assetmanagement zorgt voor de vertaling van de opgehaalde input naar de complexstrategieën die vervolgens ter vaststelling worden ingediend. Bij elke complexstrategie hoort ook complexbeleid. Oftewel: welk planmatig onderhoud mag wel en niet worden uitgevoerd, wat moet er worden gedaan bij een mutatie, etc. Het is de verantwoordelijkheid van de bij de complexsessie aanwezige medewerkers om zich voor te bereiden op de sessie en tijdens de sessie hun kennis in te zetten om zo te komen tot het meest optimale complexbeleid. 5

6 4. Voorbereiding Voor het houden van complexsessies is een goede voorbereiding cruciaal. Alleen met een goede voorbereiding wordt geborgd dat de juiste complexen op het juiste moment (bijvoorbeeld in relatie tot de meerjarenbegroting) worden behandeld, en dat de aanwezigen zich goed kunnen voorbereiden. Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van de complexsessies is het bepalen van de te behandelen complexen per sessie. Idealiter wordt de Quick Scan jaarlijks uitgevoerd en worden voor alle complexen eenmaal per jaar detailanalyses uitgevoerd. Het kan voor de hand liggend lijken om alleen voor de complexen die door achterblijvende prestaties opvallen in de Quick Scan een detailanalyse uit te voeren. Maar ook voor complexen die niet opvallen, kunnen optimalisaties leiden tot een aanzienlijke verbetering van de prestaties van het complex en uiteindelijk van de portefeuille als geheel. Dit pleit ervoor om in ieder geval elk jaar alle complexen te analyseren. Idealiter worden ook alle complexen behandeld tijdens complexsessies (met name als er niet eerder complexsessies zijn gehouden), maar in de praktijk is dit niet altijd mogelijk. In dat geval moeten complexen geselecteerd worden om besproken te worden tijdens de complexsessies. Hiervoor zijn verschillende invalshoeken: Verzoeken uit de organisatie; Geplande projecten; Achterblijvende prestaties t.o.v. transformatieopgave. Ook is het vaak handig om complexen geografisch geclusterd te behandelen. Enerzijds omdat medewerkers soms geografisch afgebakende werkgebieden hebben en dus van een deel van de complexen veel kennis hebben. Anderzijds omdat door het behandelen van complexen achter elkaar in hetzelfde gebied (wijk of buurt) de samenhang tussen complexen beter naar voren komt. Als de complexen per sessie geselecteerd zijn, is het van belang dat medewerkers informatie vooraf ontvangen over de complexen zelf en over hoe zij zich moeten voorbereiden. Dit betekent dat het assetmanagement voorbereidende analyses heeft uitgevoerd, en dit deelt met de deelnemers. Het doel van de voorbereidende analyses is om inzicht te krijgen in de kenmerken en prestaties van elk complex en de toets te doen in hoeverre de complexprestaties bijdragen aan het portefeuilleplan en de transformatieopgave, en of alternatief beleid leidt tot een grotere bijdrage. Als dit laatste het geval lijkt, dan is het van belang dat de effecten van het alternatieve beleid voorafgaand aan de sessie worden gesimuleerd om de haalbaarheid te toetsen. Simulaties tijdens de complexsessies kunnen afleiden van de discussie; het doel van de sessie is immers het ophalen van input en niet het simuleren van de complexstrategie. 6

7 Waardevolle informatie om vooraf naar de aanwezige medewerkers te sturen, is onder andere: Een kaartje en/of foto; Een overzicht van de Quick Scan (de bollengrafiek); Een overzicht van de prestaties aan de hand van de onderliggende indicatoren (veelal weergegeven in een spinnenweb/radardiagram); Een overzicht van relevante kenmerken; De huidige complexstrategie- en beleid en eventueel de voorgestelde alternatieve complexstrategie. Daarnaast is het handig om medewerkers een lijstje te sturen met vragen aan de hand waarvan zij zich kunnen voorbereiden. Deze vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over wat medewerkers opvalt aan het complex, wat de staat van onderhoud is en welk onderhoud gepland is, hoe goed verhuurbaar de woningen zijn (de prijs/kwaliteit verhouding), hoe de leefbaarheid in het complex is, eventuele risico s en kansen, etc. Het is handig een bij de corporatie passende set vragen samen te stellen en ter voorbereiding naar de aanwezigen te sturen. Niet iedereen hoeft op elke vraag een antwoord te hebben, aangezien ieder zijn of haar eigen werkveld heeft. Het is wel van belang dat medewerkers van alle verschillende werkvelden (planmatig onderhoud, niet-planmatig onderhoud, verhuur en verkoop, leefbaarheid) aanwezig zijn tijdens de complexsessie, zodat vanuit alle werkvelden input geleverd kan worden. Als het houden van complexsessies voor de eerste keer plaatsvindt binnen de corporatie, is het waardevol om een kick-off bijeenkomst te houden voor in ieder geval de medewerkers die aanwezig zijn bij de sessies. Er kan ook voor gekozen worden om een organisatie brede kick-off bijeenkomst te organiseren, zodat er binnen de gehele organisatie meer bekendheid ontstaat met assetmanagement en de complexsessies. 7

8 5. Tijdens de complexsessie Het doel van de complexsessie is het verzamelen van informatie ten behoeve van de complexstrategie en -beleid. Om dit efficiënt te kunnen doen en zoveel mogelijk relevante informatie uit de sessie te halen, is het noodzakelijk om de informatie op een gestructureerde manier te verzamelen. Dit betekent allereerst dat de voorzittersrol duidelijk belegd moet zijn. Aangezien het assetmanagement de verantwoordelijkheid voor de sessies heeft, ligt het voor de hand om hier ook de voorzittersrol te beleggen. Daarnaast is het goed vooraf te bepalen hoe de aangeleverde input vastgelegd wordt. Het is handig hiervoor een format te bepalen zodat de input later makkelijk verwerkt kan worden in een systeem. Als er veel complexen behandeld worden waarbij ook nog veel zaken spelen, is het waardevol om de rol van voorzitter en notulist te scheiden. Het kader voor de complexstrategieën wordt gevormd door het portefeuilleplan en indien aanwezig de wijkvisie of het wijkplan. Het is dan ook goed om elke complexsessie te beginnen met een korte toelichting van de kaders, zodat de context van de te behandelen complexen voor iedereen bekend is. De volgende stap is om gestructureerd de input op te halen bij de aanwezigen. Met gestructureerd wordt bedoeld dat: De input voor elk complex op dezelfde manier opgehaald wordt; Dat input voor alle perspectieven (wonen of klant, leefbaarheid, vastgoed of techniek, financieel) wordt opgehaald; Dat voldoende input wordt opgehaald (en op het juiste detailniveau) om de voorgestelde complexstrategie aan te kunnen toetsen. Het ophalen van de input kan bijvoorbeeld worden gedaan door iedere deelnemer te vragen de input kort op papier te zetten en/of de verschillende perspectieven te beoordelen met bijvoorbeeld een rapportcijfer. Het verzamelen van deze input kan tijdens de sessie plaatsvinden. Een andere optie is om de input vooraf te verzamelen en te analyseren, en de resultaten ervan te bespreken tijdens de sessie. Per complex vat de voorzitter de input samen en vertaalt deze naar de gewenste complexstrategie en het complexbeleid. De bespreking van elk complex wordt dan ook afgesloten met de gewenste complexstrategie en -beleid. Eventuele openstaande acties en uit te zoeken punten worden belegd, waarbij afspraken worden gemaakt over wanneer dit gereed is. 8

9 6. Na afloop van de complexsessie Het resultaat van de complexsessies is een voorstel voor de vast te stellen complexstrategieën en het bijbehorende complexbeleid. Dit dient bovendien als input voor de begroting van de volgende jaren. Voordat de complexstrategieën en -beleid ter vaststelling worden ingediend, moet getoetst worden of ze leiden tot het behalen van de doelstellingen in het portefeuilleplan en eventueel de wijkvisie of wijkplan en bovendien of ze binnen de kaders blijven (bijvoorbeeld of de financiële kaders niet overschreden worden). Als deze toets heeft plaatsgevonden, kunnen de complexstrategieën en -beleid worden ingediend ter besluitvorming. Het is waardevol om voordat de complexsessies starten, duidelijkheid te hebben over het besluitvormingsproces. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. De corporatie kan ervoor kiezen alle resultaten via de meerjarenbegroting vast te stellen. Dit betekent dat de complexstrategieën en -beleid worden opgenomen in de meerjarenbegroting en dat als deze is vastgesteld, daarmee ook de complexstrategieën en het -beleid zijn vastgesteld. Van belang is om een heldere terugkoppeling te geven aan de deelnemers van de sessie, omdat niet alle deelnemers altijd gemakkelijk uit de vastgestelde meerjarenbegroting de resultaten van hun input zullen kunnen terugzien. Als ervoor gekozen wordt om complexsessies gedurende het hele jaar te houden (wat bijvoorbeeld gebeurt als de complexsessies voor de eerste keer gehouden worden of als de voorraad groot is en veel complexen behandeld moeten worden), dan is het van belang om een moment te kiezen om tussentijds de complexstrategieën en beleid vast te laten stellen. Als gewacht wordt tot het moment van vaststellen van de begroting, bestaat het risico dat bij een mutatie de huidige complexstrategie gevolgd wordt in plaats van de nieuwe. Hierdoor kan bijvoorbeeld een woning verkocht worden volgens de oude strategie, terwijl deze volgens de nieuwe strategie behouden moet blijven. Ook hierbij is het van belang om tijdig de aanwezigen een terugkoppeling te geven wat er met hun input is gedaan en op welke wijze ze dat terugzien in de praktijk. Na vaststelling moeten de complexstrategieën en het beleid worden ontsloten naar de organisatie, zodat iedere medewerker de strategie en het beleid kan opzoeken. 9

10 Contact us Speak to one of our experts Annique Verkoeijen Senior Consultant Rotterdam Boompjes XB Rotterdam The Netherlands Tel Zurich Poststrasse Pfäffikon SZ Switzerland Tel Amsterdam Naritaweg BP Amsterdam The Netherlands Tel Toronto 250 University Avenue #200 Toronto, ON M5H 3E5 Canada Tel London Bridge House 181 Queen Victoria Street London EC4V 4EG United Kingdom Tel Hong Kong Unit 211, Building 12W Phase 3 Hong Kong Science Park Shatin, Hong Kong Tel contact@ortecfinance.com