Werkinstructie Rapportage in TEM

Transcriptie

1 Werkinstructie Rapportage in TEM Rapportage in TEM is mogelijk over de gegevens van de reisaanvraag, voorschot en declaratie. Rapportage is gekoppeld aan een verantwoordelijkheidsgebied (afdeling, directie of ministerie). Om te kunnen rapporteren is een specifieke autorisatie in het gebruikersprofiel nodig en kan zijn toegewezen aan een bestaande of een aparte rol afhankelijk van waarover gerapporteerd moet worden. Als de mogelijkheid tot rapporteren aan een bestaande rol is gekoppeld en u werkt bij BZ is single sign on mogelijk. Kies daartoe op de homepage van Rijksportaal onder Applicaties voor TEM 3W (vanuit het BZdomein) Als de mogelijkheid tot rapporteren aan een aparte rol (userid) is gekoppeld moet u inloggen via Explorer of Firefox. Gebruik daarvoor de URL en login met het userid en password dat is verstrekt. Als voor rapportage een apart userid is gegeven worden bij inloggen direct de rapportage opties getoond. Kies standaard rapportages

2 Als de rapportage opties zijn gekoppeld aan een bestaand userid moet eerst de rapportage rol geselecteerd worden. Voor rapportages is de rol te selecteren rechts boven in het scherm. Selecteer de rapportage rol. Het scherm toont de rapportage opties. Het startscherm geeft twee opties; standaard rapportages en geavanceerde rapportages. Kies standaard rapportages

3 Bij keuze voor standaard rapportages worden de beschikbare rapporten getoond. Scrollen door de opties is mogelijk. Per rapport is aan de rechterzijde een korte toelichting gegevens. Eenmaal klikken op de blauwe titel van het rapport geeft toegang tot het rapport.

4 Toelichting op de velden Veld Parameters Beschrijving Ministerie/directie/ afdeling Toelichting Toelichting op het rapport en te rapporteren gegevens Opgave van het in het reizigersprofiel of rapporteursprofiel gekoppelde cost centre. Na invoer wordt een overzicht gegeven van de afdelingen waarover gerapporteerd kan worden.

5 Zodra de eerste letters worden ingegeven wordt links een lijstje getoond van alle beschikbare afdelingen waarover gerapporteerd kan worden. Indien de autorisatie geldt voor een directie worden de directie (level 2) en de onderliggende afdelingen getoond. Keuze voor de directie geeft alle gegevens binnen de directie, keuze voor een afdeling geeft alle gegevens binnen de aangewezen afdeling. Datum Datum van draaien rapport, directe invoer van datum of via kalender. De datum moet gezien worden in combinatie met de te kiezen periode. Indien gekozen wordt voor een bepaalde datum en als periode de afgelopen 7 dagen dan worden de afgelopen 7 dagen gerapporteerd t.o.v. de ingegeven datum. Periode Selectie van de te rapporteren periode uit keuze lijst. De selectie van de periode bepaald welke reisaanvragen worden geselecteerd ten opzichte van de rapportage datum. Indien gekozen wordt als rapportagedatum de huidige dag en als selectie periode YTD worden aal reisaanvragen geselecteerd van 1-1 tot de rapportagedatum. Indien de rapportage de reisaanvragen moet tonen waarvoor geldt dat de vertrekdatum in de toekomst ligt is dat mogelijk door aan te geven dat je over de toekomstige periode wilt rapporteren.

6 Kies daartoe Future period in de selectie. Type Deliver empty reports Uitvoer vorm Let op dat de tickbox achter de gewenste uitvoer vorm staat Ja of Nee, keuze voor Ja geeft het beste resultaat omdat hiermee ook lege reisaanvragen zichtbaar maakt Output setting Naam aanvraag File encoding Datum formaat Aanvraag naam achtervoegsel Decimal Separator Naam rapport ingeval van draaien in batch en aanlevering via . Samen met de velden Plan Produktie CSV en het daar op te geven adres en frequentie wordt het rapport verstuurd naar het opgegeven adres op de opgegeven frequentie. Het rapport wordt dan met deze selectie bewaard onder Mijn Sjablonen. Default ANSI Datum formaat Aanvulling op report naam bij batch Decimale punt of komma, afhankelijk bij gewenste output vorm. In geval van xls output is een decimale komma handiger ivm optellen Plan Productie CSV Zenden naar Frequentie adres waar de output naar gestuurd moet worden Keuze versturen

7 Als geen keuze wordt gemaakt voor batchoutput dan wordt het resultaat direct getoond. Bij grote lijsten kan dit leiden tot de melding dat het bestand te groot is om direct online te draaien. In dat geval is batch noodzakelijk en moet ook het segment Plan productie CSV ingevuld worden. Het rapport kan gestart worden via de knop Start verzoek Als het report gedraai heeft volgt een schermwisseling. Aan de bovenzijde wordt de online view getoond. Klik op de blauwe tekst. Bij tonen op het scherm kan daarna doorgestapt worden naar bijvoorbeeld een xls download. Aan de onderzijde van het scherm wordt direct de link getoond naar de download.

8 Klik op download geeft toegang tot de download. In het voorbeeld wordt een spreadsheet gebruikt. De verdere verwerking verloopt via de xls functionaliteit.

9 Rapportage online en in batch Een rapport is te draaien online, in de voorgrond, d.w.z. in het scherm, of op de achtergrond, d.w.z. in batch. Als het rapport te groot is kan online draaien leiden tot afbreken van het rapport. De oplossing het rapport in de batch te draaien. Het rapport draait dan op de achtergrond en wordt aangeleverd op de aangegeven frequentie via . Rapportage online, in de voorgrond, in het scherm Bij draaien van een rapport in de online, in de voorgrond worden 1) eerst de parameters opgegeven, dan 2) Start verzoek. Veld Parameters Output settings Plan productie batch Zenden naar Start verzoek of Bewaren Toelichting Opgave parameters. Niet van toepassing Niet van toepassing Start verzoek

10 Rapportage in batch, op de achtergrond Bij draaien van een rapport in de batch worden 1) eerst de parameters opgegeven, dan 2) de rapport naam waaronder het rapport herkenbaar is als het via wordt aangeleverd, 3) adres waarnaar te versturen en tijdsbestek en 4) bewaren. Veld Parameters Output settings Naam aanvraag Plan productie batch Zenden naar Frequentie Start verzoek of Bewaren Toelichting Opgave parameters. Naam rapportage waaronder het rapport wort opgenomen onder sjablonen els titel wordt gebruikt in de waarmee het trapport wordt toegezonden. adres van de persoon waarnaar het rapport moet worden verstuurd. Indien het rapport naar meerdere personen moet worden verstuurd zijn meerdere adressen op te geven gescheiden door een semicolon ; Frequentie waarmee het rapport wordt verstuurd. Indien eenmalig kies dan Within 30 minutes. Indien het rapport bijvoorbeeld elke maandag van een nieuwe week of de 2 dag in de maand moet worden gedraaid kan dit ook worden opgegeven. Het rapport met de gewenste selectie hoeft dan maar eenmalig te worden opgegeven. De ingestelde rapport wordt dan opgenomen onder Mijn rapportage sjablonen. Het blijft draaien totdat het sjabloon wordt verwijderd. BEWAREN