FINANCIEEL OVERZICHT OUDERRAAD

Transcriptie

1 FINANCIEEL OVERZICHT OUDERRAAD Augustus 2014 Basisschool Vita Vera Bram Streeflandweg HV RENKUM

2

3 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD FINANCIEEL OVERZICHT TOELICHTING OP DE ONTVANGSTEN TOELICHTING OP DE UITGAVEN BEGROTINGEN TOELICHTING OP DE BEGROTING RESULTAAT GRAFISCHE WEERGAVE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN BIJLAGEN VERZOEK 0 (BRIEF) OUDERBIJDRAGE NIEUWE LEERLINGEN VERZOEK 1 (BRIEF) OUDERBIJDRAGE SCHOOLJAAR VERZOEK 2 (NIEUWSBRIEF) OUDERBIJDRAGE SCHOOLJAAR VERZOEK 3 (PERSOONLIJKE BRIEF) OEPS BRIEF VERZOEK 4 (PERSOONLIJKE BRIEF) LAATSTE HERINNERING VERZOEK 5 (BELRONDE) Vita Vera Ouderraad Pagina 3 van 21

4

5 VOORWOORD In dit document geef ik een overzicht van de financiële status van de Ouderraad. Dit is een overzicht van de status tot 31 augustus Met dit overzicht wil ik inzicht geven in de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen schooljaar ( ) zodat we voor komend schooljaar ( ) weer een begroting kunnen maken. In het financiële overzicht ziet u de ontvangsten en uitgaven gerelateerd aan de begroting van inclusief de aanwezige activa. In de toelichtingen zijn sommige punten uitgelicht. In de begroting staat de concept begroting , weer gerelateerd aan het resultaat van In de toelichting zijn sommige posten uitgelicht. Het resultaat geeft de aanwezige activa per weer. Dit is voor mijn boekhouding het einde van het schooljaar In de grafische weergave kunt u per post zien wat de ontvangsten en de uitgaven waren, weer gerelateerd aan de begroting van Het afgelopen jaar hebben de ouders van de kinderen één of meerdere brieven van mij ontvangen met daarin het verzoek om de vrijwillige ouderbijdrage te betalen. In de bijlagen ziet u deze brieven (Vita Vera nieuwsbrieven, algemene brieven en persoonlijke brieven). Henco Visser Penningmeester Ouderraad Tel.: hencovisser@hetnet.nl Vita Vera Ouderraad Pagina 5 van 21

6 1. FINANCIEEL OVERZICHT Financieel overzicht Ouderraad Vita Vera Ontvangsten Realisatie Budget Verschil Goede doel in 37,15 110,00-72,85 Ouderbijdrage 4.770, ,00 70,00 Vorig jaar inkomsten 11,70 100,00-88,30 Kledingactie 153,96 150,00 3,96 Reservering schoolreis Eigen bijdrage schoolreis Totaal: 4.972, ,00-87,19 Uitgaven Realisatie Budget Verschil Goede doel uit 137,00 200,00 63,00 Diverse 78,30 200,00 121,70 Overblijf 300,00 300,00 - Lief en Leed 14,98 100,00 85,02 Boekenweek 56,34 75,00 18,66 Sint 1.121, ,00 28,68 Kerst 91,57 300,00 208,43 Carnaval 59,14 50,00-9,14 Cito 11,24 30,00 18,76 Pasen 67,15 150,00 82,85 Schoolfeest 937, ,00 562,30 Schoolreis Reservering schoolreis 500,00 500,00 - Kamp 172,00 200,00 28,00 Afscheid groep 8 706,34 500,00-206,34 Vorig jaar uitgaven 20, ,00 Buffer 1.000, ,00 - Totaal: 5.273, ,00 981,92 Mutatie vermogen -300, ,00 Activa 31-aug aug-14 Mutaties Kas 237,25 264,40 27,15 SNS 2.011, , ,58 Totaal: 2.249, , ,73 Pagina 6 van 21 Vita Vera Ouderraad

7 1.1. TOELICHTING OP DE ONTVANGSTEN Goede doel in: De inkomsten voor het goede doel kwamen uit de verkoop van consumpties tijdens de kerstviering. We hebben 0,50 per consumptie gevraagd en hebben in totaal 37,- aan inkomsten gegenereerd. Dit is minder dan begroot. Daar staat echter tegenover dat we voor 92,- hebben ingekocht om deze consumpties te kunnen verkopen. Ouderbijdrage: Dit jaar is er voor 88% van de kinderen de ouderbijdrage betaald. Hier hadden we in de begroting ook op gerekend. Omdat er een aantal ouders meer betalen dan de gewenste 30,- hebben we toch iets meer ontvangen dan begroot. Dit jaar hebben we nog te weinig ouderbijdrage ontvangen van nieuwe leerlingen. We hebben dit aan het begin van het schooljaar toch laten liggen. Wederom ga ik met de directeur goede afspraken maken om volgend schooljaar direct vanaf het begin de ouders van nieuwe leerlingen te vragen om de ouderbijdrage te betalen. Vorig jaar inkomsten: Ik verwachte de borg van het kamp van groep 8 nog terug te ontvangen. Dit was de begrote 100,-. Dit was echter een misverstand. De borg was helemaal niet betaald, dus kon ik deze ook niet terug vorderen. Wel hebben we nog 12,- van de Vita Vera gekregen. Vorig jaar had Christien privé voor 24,- drinken betaald voor de kinderen die de Alpe d Huez sponsorloop liepen. Dit heeft de OR toen aan haar terug betaald en afgesproken met de Vita Vera dat we de kosten zouden delen. Kledingactie: Per kwartaal ontvangen we ongeveer 33,-. Het laatste kwartaal wat meer waardoor we iets meer dan de begrote 150,- hebben ontvangen. Reservering schoolreis: Dit jaar was er geen schoolreis en is de reservering hiervoor dus niet aangesproken. Eigen bijdrage schoolreis: Dit jaar was er geen schoolreis en is er dus geen eigen bijdrage gevraagd aan de ouders Vita Vera Ouderraad Pagina 7 van 21

8 1.2. TOELICHTING OP DE UITGAVEN Goede doel uit: Er zijn dit jaar 39 schoenendozen gevuld. Per doos was de verzendkosten 6,- dus de kosten waren in totaal 234,-. Er was nog een reserve bij de Vita Vera voor dit goede doel van 60,- Waardoor er nog 174,- betaald moest worden. Deze kosten zijn gedeeld door de Vita Vera en de OR: Ieder 87,-. Daarnaast heeft de OR de kosten van het Nationaal Schoolontbijt voor haar rekening genomen (goede doel: Warchild en Bake for life). Kosten 200 ontbijtjes x 0,25 = 50,-. Totale uitgaven 137,-. Dit is minder dan begroot. Diversen: Dit zijn bankkosten, kosten 1 e schooldag en een bijdrage aan de plasstickers. De kosten van de BBQ hadden hier ook door deze post gedekt moeten worden maar de BBQ hebben we doorgeschoven naar het begin van het nieuwe schooljaar. Overblijf: Vorig jaar hadden we niets overgemaakt naar de TSO. Volgens afspraak maakt de OR ieder jaar 150,- over. In overleg met de TSO hebben we besloten om dit jaar 300,- bij te dragen aan het groene schoolplein. Lief en Leed: Er zijn dit jaar beduidend minder kosten gemaakt voor Lief en Leed. Ik neem aan dat de kosten volgend jaar iets hoger uitvallen omdat er nu nog een aantal afscheidscadeaus nodig zijn waarvan we de kosten boeken in Kerst: Er zijn dit jaar beduidend minder kosten gemaakt voor de kerstviering. Pasen: Er zijn dit jaar beduidend minder kosten gemaakt voor de paasviering. Schoolfeest: Er zijn beduidend minder kosten gemaakt voor het schoolfeest. Kamp: De kosten van het kamp waren 172,-. Dit was zonder de waarborgsom van 100,-. De waarborgsom is betaald en ook weer terug ontvangen! Pagina 8 van 21 Vita Vera Ouderraad

9 Afscheid groep 8: Er zijn beduidend meer kosten gemaakt dan begroot. Dit komt ook door het afscheidscadeau van 330,-. Dit is echter wel voor 2 jaar, dus volgend jaar hebben we deze kosten niet. Daarnaast verwacht ik nog een teruggaven 65,-van de school omdat ik wat pakbonnen heb betaald die niet door de OR zijn ingekocht. (½ x 330,-) + 65,- = 230,-. 700, ,- = 470,-. Dus we zijn binnen het budget gebleven. Vorig jaar uitgaven: Dit zijn de kosten voor het kamp ( 10,-) en voor een leerling die niet mee is gegaan met het schoolreisje ( 10,-). Achteraf bleken we voor het kamp vorig jaar te weinig betaald te hebben in plaats van teveel. Dit kwam aan het licht doordat ik de waarborgsom terug wilde hebben. Er was één kind uit groep krul die de eigen bijdrage voor de schoolreis wel had betaald maar achteraf toch niet mee durfde. In overleg hebben we besloten om de bijdrage terug te betalen Vita Vera Ouderraad Pagina 9 van 21

10 2. BEGROTINGEN Begroting Ouderraad Vita Vera Realisatie Budget Prognose aantal kinderen: Betalingsgraad: 89% 88% Vrijwillige bijdrage: 30,00 30,00 Ontvangsten Realisatie Budget Goede doel in 37,15 Ouderbijdrage 4.770, ,00 Vorig jaar inkomsten 11,70 65,00 Kledingactie 153,96 150,00 Reservering schoolreis - 500,00 Eigen bijdrage schoolreis ,00 Totaal: 4.972, ,00 Uitgaven Budget Goede doel uit 137,00 200,00 Klassebudget - 120,00 Diverse 78,30 300,00 Buitenspeelgoed 300,00 300,00 Lief en Leed 14,98 100,00 Boekenweek 56,34 250,00 Sint 1.121, ,00 Kerst 91,57 250,00 Carnaval 59,14 50,00 Cito 11,24 50,00 Pasen 67,15 150,00 Schoolfeest 937,70 - Schoolreis ,00 Reservering schoolreis 500,00 - Kamp 172,00 200,00 Afscheid groep 8 706,34 300,00 Reservering afscheid groep 8-200,00 Vorig jaar uitgaven 20,00 - Buffer 1.000,00 Totaal: 5.273, ,00 Mutatie vermogen -300, ,00 Pagina 10 van 21 Vita Vera Ouderraad

11 2.1. TOELICHTING OP DE BEGROTING Prognose aantal leerlingen: Dit is het geschat aantal leerlingen dat volgend jaar begint op onze school. Ik ga er nu vanuit dat er voor 88% van de kinderen de ouderbijdrage betaald gaat worden. Goede doel: Komend schooljaar willen we geen inkomsten genereren voor het goede doel. Mochten we met bijvoorbeeld kerst iets verkopen dan is dit gewoon voor de OR. Dit staat los van de uitgaven. We hebben wel een budget voor het uitgeven van geld aan een goed doel. Ouderbijdrage: Hierin zijn de nieuwe leerlingen die gedurende het jaar starten niet meegenomen. Aangezien de directeur en ik de ouders van deze leerlingen dit jaar wel gaan vragen om de ouderbijdrage te betalen, verwacht ik hier wel inkomsten van zodat de ontvangsten hoger kunnen uitvallen. Vorig jaar inkomsten: Ik verwacht nog 65,- terug te krijgen van de school in verband met betaalde pakbonnen die niet voor de OR bestemd waren. Schoolreis: Ik ga uit van een eigen bijdrage van 10,- per kind en 170 kinderen: 1.700,-. Daarnaast hebben we afgelopen jaar 500,- gereserveerd. Budget voor de schoolreis is 5.000,-. Klasse budget: We hebben besloten om elke klas 20,- te geven voor het opvrolijken van de klassen. Diverse: Dit jaar is deze post met 100,- verhoogt tot 300,- in verband met de aanschaf van een koffiezetapparaat. Buitenspeelgoed: We hebben besloten om de post overblijven te laten vervallen en dus geen geld meer te besteden aan het speelgoed voor de TSO. In plaats daarvan gaan we geld besteden aan buitenspeelgoed. 300,-. Boekenweek: Het budget is opgehoogd naar 250,- omdat we elke klas boeken willen geven Vita Vera Ouderraad Pagina 11 van 21

12 Sint: Hierbij ben ik uitgegaan van ongeveer 180 leerlingen. Voor de groepen 1 t/m 5 ben ik uitgegaan van 7,- per leerling. Voor de groepen 6, 7 en 8 ben ik uitgegaan van 5,- per leerling. Afscheid groep 8: Ik wil komend jaar 200,- reserveren voor het jaar daarop. Pagina 12 van 21 Vita Vera Ouderraad

13 3. RESULTAAT Activa einde schooljaar: Op dit moment beschikken we nog over: 3.450,- (Kas: 265,-SNS bank: 3.185). Totale ontvangsten: Totale uitgaven: Resultaat: Ontvangsten Uitgaven = = Reserveringen en Buffer: Reservering schoolreis: 500 Buffer: Toename eigen vermogen: Reserveringen resultaat = = Vita Vera Ouderraad Pagina 13 van 21

14 4. GRAFISCHE WEERGAVE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN Pagina 14 van 21 Vita Vera Ouderraad

15 5. BIJLAGEN Afgelopen jaar heb ik op verschillende momenten en op verschillende manieren aan de ouders van de kinderen van de Vita Vera school gevraagd om de vrijwillige ouderbijdrage te betalen. Door stukjes in de Vita Vera nieuwsbrief te schrijven, door brieven aan de kinderen mee te geven en door de ouders te bellen Er heeft 2x in de Vita Vera nieuwsbrief een oproep gestaan om deze bijdrage te betalen: Begin oktober een vermelding dat alle kinderen een brief van de ouderraad mee naar huis hadden gekregen en half december na het sinterklaasfeest. Er zijn (maximaal) 3 brieven aan de kinderen meegegeven: Begin oktober een brief aan alle kinderen met het verzoek om de bijdrage te betalen. Half februari een persoonlijke brief (de oeps-brief) aan de ouders die niet betaald hadden. Begin juni een persoonlijke brief (de laatste herinneringsbrief) aan de ouders die niet betaald hadden. Begin juli wil ik de ouders die nog niet betaald hebben opbellen. Op de volgende pagina s staat alle communicatie van mij naar de ouders. Misschien is het goed om hier eens naar te kijken en mij eventueel tips te geven voor het komende schooljaar. Daarnaast zou ik het fijn vinden om te horen wat de andere OR leden in de wandelgangen hebben opgevangen over mijn verzoeken om de vrijwillige ouderbijdrage te betalen Vita Vera Ouderraad Pagina 15 van 21

16 5.1. VERZOEK 0 (BRIEF) OUDERBIJDRAGE NIEUWE LEERLINGEN Ouderbijdrage Vita Vera Beste ouders/ verzorgers, Onze Vita Vera school heeft een actieve ouderraad. Deze ouderraad bestaat uit betrokken ouders die ervoor willen zorgen dat alle kinderen een plezierige tijd hebben op onze school. Samen met de leraren levert de ouderraad een belangrijke bijdrage aan verschillende activiteiten op school zoals het Sinterklaasfeest, de kerstviering, carnaval, het schoolfeest en het schoolreisje. Om de kosten van de activiteiten te financieren wordt er door de ouderraad een vrijwillige ouderbijdrage gevraagd. Deze bijdrage is vastgesteld op 30,- per kind per jaar. Voor kinderen die na de kerstvakantie op onze school zijn gekomen is de bijdrage vastgesteld op 15,- per kind. Dit is een minimaal bedrag, wilt u meer overmaken dan mag dat natuurlijk altijd, graag zelfs. U kunt uw bijdrage overmaken op: SNS rekening t.n.v. Vita Vera Ouderraad te Renkum. Wilt u bij de betaling duidelijk de naam van uw kind(eren) en groep vermelden? Namens de kinderen en de ouderraad alvast hartelijk bedankt voor uw bijdrage. Henco Visser Penningmeester ouderraad Telefoon: hencovisser@hetnet.nl Pagina 16 van 21 Vita Vera Ouderraad

17 5.2. VERZOEK 1 (BRIEF) OUDERBIJDRAGE SCHOOLJAAR OUDERBIJDRAGE 2013/2014 Renkum, 2 oktober 2013 Beste ouders/ verzorgers, Het is weer gelukt! Dankzij uw vrijwillige bijdrage kunnen we terugzien op een geslaagd schooljaar met daarin diverse activiteiten. Het Sinterklaasfeest, Kerst en Pasen in de klas en de schoolreis waren allemaal erg geslaagd. Ook dit jaar wil de ouderraad zich weer inzetten voor de organisatie van allerlei festiviteiten op onze Vita Vera. Het Sinterklaasfeest, de kerstviering, carnaval, het schoolfeest en een aantal kleinere vieringen staan er voor dit jaar op het programma. Maar dit kost geld. Daarom vragen wij u ook deze keer de ouderbijdrage voor uw kind(eren) weer aan ons over te maken, zodat wij er voor uw kind(eren) weer een gezellige boel van kunnen maken. De bijdrage voor dit schooljaar is vastgesteld op 30,00, per kind. Dit is een minimaal bedrag, wilt u meer overmaken dan mag dat natuurlijk altijd, graag zelfs. U kunt uw bijdrage overmaken op onze SNS rekening nummer t.n.v.: Vita Vera Ouderraad B Streeflandweg HV Renkum. Wilt u bij de betaling duidelijk de naam van uw kind(eren) en groep vermelden? Namens de kinderen en de ouderraad alvast hartelijk bedankt voor uw bijdrage!! Henco Visser Penningmeester ouderraad Telefoon: hencovisser@hetnet.nl Wanneer u, om wat voor reden dan ook, de ouderbijdrage niet wilt betalen en geen herinneringsbrief wenst te ontvangen, dan kunt u mij dit telefonisch ( ) of schriftelijk (hencovisser@hetnet.nl) laten weten Vita Vera Ouderraad Pagina 17 van 21

18 5.3. VERZOEK 2 (NIEUWSBRIEF) OUDERBIJDRAGE SCHOOLJAAR Herhalingsoproep ouderbijdrage 2013/2014 Beste ouders/ verzorgers, Heeft uw kind ook zo genoten van het 5 december feest? De ouderraad van de Vita Vera heeft het mogelijk gemaakt dat Sint en zijn Pieten ook dit jaar bij onze kinderen op school zijn geweest. We willen dit jaar natuurlijk nog meer festiviteiten organiseren zoals de kerstviering, het schoolfeest en een aantal kleinere vieringen. Maar dit kost geld. Helaas hebben nog niet alle ouders de ouderbijdrage van 30,- betaald. Deze bijdrage is vrijwillig, maar zonder uw geld kunnen we bij volgende activiteiten niet meer zo goed uitpakken. Daarom vragen wij u om alsnog de ouderbijdrage voor uw kind(eren) over te maken op onze SNS rekening t.n.v. Vita Vera Ouderraad te Renkum. Wilt u bij betaling duidelijk de naam van uw kind(eren) en groep vermelden? Zo kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat onze kinderen een plezierige tijd hebben op onze Vita Vera. Henco Visser Penningmeester ouderraad Telefoon: hencovisser@hetnet.nl Pagina 18 van 21 Vita Vera Ouderraad

19 5.4. VERZOEK 3 (PERSOONLIJKE BRIEF) OEPS BRIEF Renkum, 10 februari 2014 Beste ouders/ verzorgers, Uit onze administratie is gebleken dat u de vrijwillige ouderbijdrage nog niet heeft betaald. Dit betreft de bijdrage voor: «Voornaam» «Achternaam». Van het complete leerlingenbestand hebben we voor ongeveer 50 leerlingen nog geen bijdrage mogen ontvangen. Dit betekent voor de ouderraad een begrotingstekort van ongeveer 1500, -. U begrijpt natuurlijk dat het op deze manier erg lastig wordt om leuke activiteiten te kunnen organiseren zoals het sinterklaasfeest, de kerstviering, het carnaval en het schoolreisje. Wij doen een beroep op u, om de voor dit schooljaar vastgestelde ouderbijdrage van 30,00 per kind, alsnog te betalen. Deze bijdrage is vrijwillig, maar zonder uw geld gaat het niet lukken om leuke activiteiten voor alle kinderen te realiseren. U kunt uw bijdrage overmaken op: SNS rekening NL39 SNSB t.n.v. Vita Vera Ouderraad te Renkum. Wilt u bij betaling duidelijk de naam van uw kind(eren) en groep vermelden? Indien deze herinnering uw betaling heeft gekruist, verzoeken wij u deze brief als niet verzonden te beschouwen. Namens de kinderen en de ouderraad, alvast hartelijk bedankt voor uw bijdrage! Henco Visser Penningmeester ouderraad Telefoon: hencovisser@hetnet.nl Wanneer u, om wat voor reden dan ook, de ouderbijdrage niet wilt betalen en geen herinneringsbrief wenst te ontvangen, dan kunt u mij dit telefonisch ( ) of schriftelijk (hencovisser@hetnet.nl) laten weten Vita Vera Ouderraad Pagina 19 van 21

20 5.5. VERZOEK 4 (PERSOONLIJKE BRIEF) LAATSTE HERINNERING VRIJWILLIGE OUDERBIJDRAGE Geachte ouders/ verzorgers van «Voornaam» «Achternaam», Renkum, 2 juni 2014 Dit schooljaar is er op verschillende manieren aan alle ouders van de kinderen van de Vita Vera school verzocht om de vrijwillige ouderbijdrage voor hun kind(eren) te betalen. Een groot aantal ouders heeft deze ouderbijdrage inmiddels betaald. Helaas zijn er echter ook nog ouders die niet betaald hebben. U bent één van deze ouders. Het kan zijn dat de verzoeken tot betaling aan uw aandacht zijn ontsnapt of dat u het gewoonweg bent vergeten. Vandaar dat wij u door middel van deze brief wederom vragen om de ouderbijdrage van 30,- per kind te betalen. U kunt uw bijdrage overmaken op: SNS rekening NL39 SNSB t.n.v. Vita Vera Ouderraad te Renkum. Wilt u bij betaling duidelijk de naam van uw kind(eren) en groep vermelden? Met uw ouderbijdrage organiseert de ouderraad onder andere de volgende activiteiten: Boekenweek Sinterklaasfeest Kerstviering Carnaval Paasfeest Schoolfeest Schoolreisje Afscheidsmusical van groep 8 Helaas stelt de overheid voor bovenstaande activiteiten geen geld ter beschikking. Daarom doen wij een beroep op u, want zonder de ouderbijdrage kunnen deze activiteiten niet georganiseerd worden. Zoals u ook in de brief van Sander van Limbeek kunt lezen is het belangrijk dat alle ouders een bijdrage doen. Bent u niet in de gelegenheid om in één keer de 30,- per kind te betalen, neem dan gerust contact met mij op. We kunnen dan samen zoeken naar een mogelijke oplossing. Mocht deze herinnering uw betaling hebben gekruist, dan verzoek ik u om deze brief als niet verzonden te beschouwen. Namens de kinderen en de ouderraad, alvast hartelijk bedankt voor uw bijdrage! Henco Visser Penningmeester ouderraad Telefoon: hencovisser@hetnet.nl Pagina 20 van 21 Vita Vera Ouderraad

21 5.6. VERZOEK 5 (BELRONDE) Waarom heeft u mij niet benaderd? Wanneer u, om wat voor reden dan ook, de ouderbijdrage niet wilt betalen en geen herinneringsbrief wenst te ontvangen, dan kunt u mij dit telefonisch ( ) of schriftelijk (hencovisser@hetnet.nl) laten weten. Wat is de reden dat u niet wilt betalen? - Vergeten? Zou u alsnog willen betalen? - Principieel? Welk principe? Uw kind profiteert wel mee! - Te duur? Bijdrage schoolgaande kinderen! Gespreide betaling? Gedeeltelijke betaling? Oplossing??? Wat wordt er met de ouderbijdrage gedaan: - Extra activiteiten die los staan van het onderwijs. - Leuke dingen doen voor en met de kinderen. - Ouders betrekken bij de school. - Boekenweek - Sinterklaasfeest - Kerstviering - Carnaval - Paasfeest - Schoolfeest - Schoolreisje - Afscheidsmusical van groep 8 Helaas stelt de overheid voor bovenstaande activiteiten geen geld ter beschikking. Daarom doen wij een beroep op u, want zonder de ouderbijdrage kunnen deze activiteiten niet georganiseerd worden. Wat wordt er NIET gedaan met de ouderbijdrage: - Aantrekken extra leerkracht. - Remedial teaching (kind begeleiden). - Huiswerk begeleiding. - Ondergaan van testen Vita Vera Ouderraad Pagina 21 van 21