VERSLAG BESTUURSVERGADERING D.D

Transcriptie

1 Aanwezig: Genodigden: Jaco Hoekman (Voorzitter; hierna: JH) Robbert Olierook (Penningmeester; hierna: RO) Johan Molendijk (Technische zaken; hierna: JM) Adri Bergwerff (Kantinebeheer; hierna: AB) Adrie Koert (Jeugdzaken; hierna: AK) Tamara Dietz (secretaris; hierna TD) Leo Meijboom (Vrijwilligerszaken; hierna: LM) Marina Riemens (Vrijwilligerszaken; hierna: MR) Peter van der Klift (Feestweek; hierna PvdK) Afwezig (met kennisgeving): Aad v/d Meijde (Opstallen & Terreinen; hierna: AM) Arie Rozendaal (Opstallen & Terreinen; hierna: AR) Agendapunt 1 Opening, vaststellen agenda en mededelingen Vrijwilligerszaken Marina en Leo zijn gezamenlijk van start gegaan om het vrijwilligersbeleid nieuw leven in te blazen. Ze zijn nog op zoek naar twee mensen die willen meedenken hierover. Ze hebben een gesprek gehad met Mevr. de Kok en dhr. Gubbe van het Centrum voor Dienstverlening (CVD). Dhr. Gubbe kan vanuit zijn functie een keer in de twee weken langs komen om mensen die vrijwilligerswerk doen vanuit de tegenprestatie te begeleiden. Het CVD adviseert de vereniging om voor iedere vrijwilliger een VOG aan te vragen en een overeenkomst op te stellen. Hier gaat het bestuur over nadenken. Het CVD geeft aan dat er 46 uitkeringsgerechtigden in Pernis zijn die voor de tegenprestatie ingezet kunnen worden. Het bestuur moet in kaart brengen welke openstaande functies er zijn. Dan kunnen er vacatures geplaatst worden. Dock geeft aan dat zij ook graag willen weten welke functies er zijn. De vrijwilligers vanuit de gemeente vallen onder de Maasstadpolis. De vereniging zelf heeft een aansprakelijkheidsverzekering. Mariska is de eerste vrijwilliger die ingezet gaat worden binnen de vereniging vanuit de tegenprestatie. Zij is twee keer op proef geweest. Na de zomervakantie gaan Adri en Leo in gesprek met haar om afspraken te maken. De worden in een contract vastgelegd. Marina heeft het idee om vrijwilligers die stoppen bij de vereniging een kleine persoonlijke attentie te geven. Het bestuur vindt dit een goed idee.

2 Adrie heeft bij Marina en Leo een bestand aangeleverd waarin is opgenomen welke ouders van nieuwe leden er zijn. Marina en Leo zullen deze mensen benaderen voor vrijwilligerswerk. Actie: Bestuur levert een lijst met openstaande functies aan. Daarnaast denkt het bestuur na over een VOG voor iedere vrijwilliger en/of een vrijwilligerscontract. Agendapunt 2 Verslag vorige vergadering en actiepuntenlijst Geen op-/aanmerkingen m.b.t. het verslag van de vorige bestuursvergadering. De actiepuntenlijst is globaal doorgenomen; er is aandacht gevraagd voor de openstaande punten. Actiepunt Veldverlichting Mevrouw Jansen heeft de papieren van de veldverlichting bekeken. Echter valt het contract onder de Madroel. Echter is dat contract opgezegd in Komende week heeft Jaco weer een gesprek maar hij heeft er weinig hoop in. Actie: JH gaat verder in gesprek met de gemeente over de veldverlichting. Agendapunt 3 Opstallen en terreinen Verbouwing Aad en Arie zijn er momenteel beide niet. Arie heeft een forse afasie overgehouden aan zijn hersenbloeding. Jaco gaat regelmatig langs in het ziekenhuis. Jaco probeert regelmatig langs te gaan bij de werkploeg en de bouw. Jaco sluit de punten, waar Arie mee bezig was, kort met Aad. Er zit nu een tijdelijk slot in de deur echter heeft de beveiliging nu geen sleutel. Er is een nieuw slot besteld deze is nog niet binnen. Constructive is de partij die moet leveren. Robert wacht nog op 1 offerte voor de Gietvloer (er zijn er 3 aangevraagd). Als de laatste offerte binnen is beslissen wij met welke partij we in zee gaan. Actie: JH gaat achterhalen waar dat nieuwe slot blijft Actie: RO gaat 3 sleutels bij laten maken voor de beveiliging

3 Agendapunt 4 Jeugdzaken Provisie De provisie over de bestellingen van Hummel is inmiddels duidelijk, c.a. 900,00. Er zijn nieuwe shirts besteld voor de dames. Grote clubactie De dames van de activiteitencommissie zien de grote clubactie niet zitten. Jolanda van de dames en Soraya zien het wel zitten om er iets mee te doen. Er moet dan wel een verdeelsleutel komen. Trainers / nieuwe leden Adrie is druk bezig met nieuwe trainers, nieuwe leden ed. We kunnen nadenken over een voetbal clinic om nieuwe leden te werven. Agendapunt 5 Commerciële zaken Feestweek Peter van der Klift sluit aan om met het bestuur de feestweek te evalueren. Vrijdag was een 14+ avond waardoor veel mensen dachten dat het een jeugdavond was en zijn daarom niet gekomen. De jeugdactiviteiten hadden minder deelnemers dan verwacht, maar was echt goed georganiseerd. Horeca Pernis heeft goed meegewerkt. Ze hebben hierdoor toch weer nieuwe klanten gekregen. De vereniging heeft iets meer dan 1300,00 over gehouden aan het einde van de week. Er is minder winst gemaakt door vooral de kosten van Oud Feyenoord en daardoor de extra beveiliging. De winst zit volgens het bestuur in de nieuwe sponsoring, de sponsorcommissie, het vele werk waardoor ze als commissie goed aan het verenigen zijn geweest. Peter van er Klift vraagt het bestuur na te denken over een jaarlijks terugkerend evenement van ongeveer twee dagen als afsluiting van het seizoen, en eens in de vijf jaar een grotere aanpak. In ieder geval is over 2,5 jaar het 10jarigbestaan van VV Pernis. Wellicht is dat een mooie gelegenheid voor een nieuw evenement. We bespreken nog de mail over oranje/blauw. De oude DOTO tradities lijken te zijn verdwenen. We gaan bedenken of we hier nog over in gesprek gaan en dan vooral met wie en met welk doel. Actie: de commissie van de feestweek komt met een voorstel voor herhaling van evenementen. Actie: Bestuur denkt na over een gesprek met betrokken over het Oranje / blauw gevoel met wie en met welk doel

4 Agendapunt 6 Financiën Resultaat vv Pernis seizoen We sluiten op 8500,00 positief. Exclusief de 6000,00 afkomstig van de afrekening vanuit DOTO. Deze is gereserveerd voor de inrichting van de nieuwe bestuurskamer. De BTW is omhoog gegaan. Volgend jaar gaan de prijzen in de kantine omhoog waardoor dit verschil er niet meer is. Agendapunt 7 Technische zaken Vergoedingssysteem Johan heeft een stuk aangeleverd waarin een vergoedingssysteem is uitgewerkt. Hierin is omschreven dat het budget voor de selectie op een andere manier wordt uitgegeven. Eigenlijk zijn we geen voorstander van een vergoedingssysteem. Echter blijven wij op deze manier wel binnen het meerjarig selectie budget. Geen individuele zaken, transparant zullen er afspraken over gemaakt moeten worden. Het bestaande budget wordt op een andere manier uitgegeven. Op de ledenvergadering kunnen we dit systeem toelichten. Na 1 seizoen komt er een evaluatie. De termijn is voor nu vastgesteld op 3 jaar. Er wordt ook een maximum uit te keren bedrag verbonden aan het nieuwe vergoedingssysteem De begroting opgesteld door de penningmeester en technische zaken is leidend. Actie: RO bespreekt dit ook nog met de sponsorcommissie Agendapunt 8 Secretariaat Geen bespreekpunten.

5 Agendapunt 9 Normen & waarden en overige zaken De MO 15 heeft deelgenomen aan een toernooi bij Die Hage. Daar is een speelster verbaal en fysiek agressief geworden naar een andere speler na meerdere overtredingen. De trainer heeft op dat moment geprobeerd het gesprek aan te gaan tussen spelers en leiders. Er komt een incidentenformulier zodat wij dit soort zaken in de toekomst kunnen vastleggen. Actie: SO en AK maken een incidentenformulier voor dit soort situaties. Agendapunt 10 Rondvraag en vaststellen volgende vergaderdatum Sinds november 2018 is Jaco al bezig met de problemen rondom de droogte van de velden. Er zijn veel potentiele oplossingen langsgekomen. Er ligt nu een sproeisysteem. Ze gebruiken hiervoor toch het slootwater. Dit is een tijdelijke oplossing, maar er komt een bassin naast de tribune. Het gras ziet er voor nu goed uit.