Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen

Transcriptie

1 Vzw Roppov Martelaarslaan Gent tel 09/ fax 09/ web Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen HULPMIDDELEN In de regionale werkgroepen werd vastgesteld dat persoonlijke contacten, vooral door personen die betrokken zijn bij het voorbereidingsproces vb. via een regionale werkgroep, het best werken. Het volgende materiaal dient dan ook vooral ter ondersteuning van deze persoonlijke contacten en kan je zelf afdrukken van de website 1. Voorstelling van Roppov-oudergroepen 2. Folder De folder over de ouderwerking kan je zelf afdrukken om in je eigen voorziening aan te bieden aan de ouders. Opgelet: de folder is dubbelzijdig, hou hiermee rekening bij het afdrukken. 3. Affiche Deze wordt best opgehangen tegen een opvallende achtergrond. 4. Brief aan ouders Kan ook naast de affiche worden opgehangen. 5. Vragenlijst voor ouders De vragenlijst is handig voor mensen die interesse zouden tonen maar nog twijfelen, op die manier hebben we hun gegevens en kunnen we ze blijven (vrijblijvend) uitnodigen ook als ze niet aanwezig waren. 6. Tips voor bekendmaking 1 Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen (juli 2006)

2 WIJZE VAN BEKENDMAKING 1. Binnen de diensten bijzondere jeugdbijstand, naar teamleden Om een brede werving mogelijk te maken, kunnen de volgende tips en voorbeelden van bekendmaking helpen: Voorstelling van de ouderwerking en het bekendmakingmateriaal op een teamvergadering, door iemand die betrokken is bij de Roppov-werking vb. lid van stuurgroep, klankbordgroep, regionale werkgroep, oudergroep of door een Roppov-medewerker. Via infokanalen naar medewerkers toe (infokrant, prikbord, website, intranet, ) - voorbeeld: Hadron, Brandstraat Gent via tijdschrift Zicht Op en via prikbord op intranet: info bij Guy De Muynck tel fax [email protected] Via verspreiding van het bekendmakingsmateriaal (zie map van Roppov-dag 2005 en website) - voorstelling Roppov-oudergroepen - folder - affiche - brief aan ouders - vragenlijst aan ouders - tips voor bekendmaking 2. Naar ouders Structureel inbouwen van voorstelling van de oudergroep in bestaande procedures Voorstelling van de ouderwerking past in de voorstelling van de dienst. Daaruit volgt dat men zich engageert om aan iedere ouder op een bepaald moment de juiste informatie te verschaffen. Dit kan structureel ingebouwd worden in de procedures. Enkele voorbeelden: Tijdens de intakeprocedure Na de bespreking van het eerste zesmaandelijkse evolutieverslag Via de onthaalmap voor ouders Steevliet, Heusdenbaan Melle Bij elke intake-procedure wordt er gesproken over het bestaan van de oudergroep. De uitleg over de oudergroep werd tevens opgenomen in onze onthaalmap. Naast de oudergroep van Roppov, wordt ook deze van De Boei voorgesteld. Beide oudergroepen hebben immers een andere doelstelling en kunnen derhalve naast elkaar geplaatst worden. Het is aan de ouders om te bekijken welke groep best bij hun verwachtingen aanleunt. Info rond ouderwerking toevoegen aan checklist van info aan ouders bij de start en/of bij de afsluiting van een begeleiding 2 Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen (juli 2006)

3 Via verspreiding van het bekendmakingsmateriaal - folder - affiche - brief aan ouders Actieve bekendmaking via persoonlijke contacten, eventueel ondersteund door het bekendmakingsmateriaal Tijdens bestaande infodagen voor ouders en gezinsactiviteiten: Thuisbegeleidingsdienst t Kompas, Kerkstraat Dendermonde Info bij Myriam Verhas, tel fax [email protected] Via een Jaaroverzicht, annex nieuwsbrief voor ouders - voorbeeld: Steevliet, Heusdenbaan Melle Naast het doorgeven van belangrijke wijzigingen in Steevliet (verbouwingen, uitbreiding van het aanbod), reserveren we telkens een deel om beide werkgroepen nog eens voor te stellen en roepen we mensen op om zich aan te melden. Via de affiches van Roppov in alle leefgroepen zodat ouders bij het brengen en afhalen van de kinderen telkens Roppov in beeld krijgen. Via een infobox voor ouders Begeleidingscentrum Stappen, Westveldstraat Sint-Amandsberg Info bij Nele Caljon tel fax [email protected] Via een inschrijvingsbus voor de Roppov oudergroep in de inkomhal - Steevliet, Heusdenbaan Melle Hierdoor kunnen ouders op voorgedrukte papiertjes hun gegevens noteren als ze interesse hebben: JA, ik heb interesse voor de ouderwerkgroep van Roppov en wil dat : ik uitgenodigd wordt voor één van de komende bijeenkomsten ik op voorhand eens gebeld wordt door één van begeleiders van de oudergroep er iemand bij me langs komt voor meer uitleg over de oudergroep We zullen hen dan zelf contacteren of bezorgen de gegevens aan de ouderwerkgroepen. Op die manier verkleinen we de drempel om zich aan te melden. Verwijzing naar de oudergroep en naar Roppov op de website van de dienst Bekendmaking van de teksten en resultaten van de oudergroep Bij de bekendmaking van de oudergroep kan verwezen worden naar teksten van ouders die reeds meewerkten aan de oudergroep en naar de resultaten die men reeds voortbracht. Op die manier krijgen ouders een zicht op hoe de ouderwerking een rechtstreeks gevolg kan hebben op de werking van de dienst. 3 Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen (juli 2006)

4 3. Tips voor bekendmaking uit de regionale werkgroepen en uit de oudergroepen Hoe kunnen we de drempel voor ouders verlagen? De stap naar de regionale oudergroep lijkt erg groot. De werving van ouders is geen gemakkelijke opdracht: het is een opgave. Antwoorden: * Meer mensen informeren binnen de dienst * Door het de sociaal assistente te laten vertellen rechtstreeks aan de ouders * Via openbare diensten * Via het prikbord in diensten * Door het in de brochure van de dienst te zetten * Via een duidelijke plaats van de affiche * Door het in Schouders te zetten dat dan in de diensten verspreid moet worden Het tijdschrift Schouders, een tijdschrift voor en door ouders, kan worden aangevraagd bij vzw Jongerenbegeleiding, telefonisch of via e- mail [email protected]. Meer informatie vindt u op de website (tijdschrift Schouders). * Tijdens persoonlijke contacten door iemand die rechtstreeks met de ouders werkt en die de werking van de oudergroep goed kent Op welke manier pakken andere diensten het aan? - Info wordt gegeven bij intake, en eventueel herhaald bij hp - De affiche wordt uitgehangen en de folders staan in de gespreksruimte. - Er staat verwijzing naar Roppov in de gezinsbrochure. - Bij de eerste gezinsbegeleiding, samen met andere informatie. - Oog hebben voor herhaling! - Informeren van de medewerkers! - Ouders sowieso informeren ook al lijken ze nu niet geïnteresseerd. Het is moeilijk om de stap te zetten van informeren naar effectief deelnemen. Dit hoeft niet erg te zijn: ouders weten het, en bij interesse kunnen ze hierop terugvallen. - Belangrijk: inhoudelijk goeie informatie geven. - Normaal: op eerste begeleidingsgesprek. - Dit jaar: verbeteractie cliëntparticipatie. Roppov wordt hierbinnen opgenomen. - Nodig om Roppov in te schrijven in de gehele werking (folders, ) - Affiche - Een Roppov verantwoordelijke. - Specifieke brochure van TBD en BZW: expliciet verwijzen naar Roppov - 1X per jaar: brief naar ouders; doch opletten dat metingen en bevragingen niet te snel na elkaar vallen - Dienst is recent gestart met oudergroep binnen het dagcentrum: Roppov hierop voorstellen. - Brochure via gezinsbegeleiding (maar gevoel dat het weinig doorleefd is). - Op uitstap met ouders: dit aangrijpen om Roppov terug te vernoemen. - Iemand van het team zorgt dat het regelmatig aan bod blijft komen. 4 Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen (juli 2006)

5 - Taak van de gezinsbegeleider. - Data van de oudergroepen ook opnemen in nieuwskrantje van de pleegzorgdiensten (data van de bijeenkomsten van de verschillende regio s). - In de leefgroep: visueel (affiches). - Nieuwjaarsreceptie: infostand. - Via het tijdschrift Schouders dat in alle leefgroepen aanwezig is. - Alle ouders werden per brief op de hoogte gebracht. Bij sommige ouders werd dit reeds telefonisch of persoonlijk toegelicht. - Op team werd beslist dat alle gezinsbegeleiders de ouders persoonlijk verwittigden. Dit werd niet bij alle ouders gedaan, aangezien er nog enkele gezinnen in een opstartfase van de begeleiding zitten en dit niet aangewezen is om hen hiertoe uit te nodigen. - Enquête bij ouders: positief naar bekendheid en interesse van en in Roppov, concreet moeilijker om de laatste stap te nemen. - Ouders werden persoonlijk aangesproken, met als gevolg dat ook de kinderen en jongeren het via elkaar communiceerden en zo de motivatie en interesse werd aangewakkerd. - Om de twee weken wordt Roppov-ouderwerking agendapunt in de teamvergadering naar voor geschoven, om te vermijden dat het in de vergeethoek geraakt of wordt uitgesteld. - Ter gelegenheid van een feest (moment dat ouders aanwezig zijn in de voorziening) werd een moment voorzien om Roppov aan de ouders voor te stellen. Aan de ouders vertelde de medewerker van de oudergroep haar ervaring met de groep. Een ouder die naar de oudergroep komt vulde aan. De folders en de bedoeling werden verduidelijkt. De ouder die al naar de groep kwam, sprak vooral over het belang voor haar en hoe er gewerkt wordt. - Het wordt frequent op de wekelijkse werkvergadering aangehaald naar de medewerkers toe.er is reeds een interne oudergroep actief en ook daar werd de ROPPOV-oudergroep bekend gemaakt. Affiches kunnen van de website gehaald worden. Hoe ouders informeren van de data van oudergroepen? o alle data staan op de website o uitnodigingen kunnen ook gewoon per post opgestuurd worden o telefonisch: nummer staat op folder Bestaat er binnen diensten zoiets als een krantje, infobrief? Hierin zou Roppov telkens opnieuw kunnen voorgesteld worden. Herhaling is belangrijk. Volgend jaar evaluatie plannen van hoe de bekendmaking dit jaar verliep. Maar: niet enkel evalueren en erover praten: ook DOEN: zoniet gaan veel ouders ontmoedigd geraken. 5 Tips voor bekendmaking van Roppov-oudergroepen (juli 2006)