Arkin T.a.v. de raad van bestuur Postbus AV AMSTERDAM. Datum 7 januari 2019 Onderwerp Vastgesteld briefrapport bezoek 27 juni 2018

Transcriptie

1 Retouradres Postbus DA Heerlen Arkin T.a.v. de raad van bestuur Postbus AV AMSTERDAM Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Inlichtingen bij Meldpunt@igj.nl 18 februari 2019 Onderwerp Vastgesteld briefrapport bezoek 27 juni 2018 Geachte raad van bestuur, Op 27 juni 2018 bezocht de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (hierna: inspectie) de locatie Eerste Constantijn Huygensstraat in Amsterdam. Tijdens dit aangekondigde bezoek vonden drie gesprekken plaats met achtereenvolgens: - De heer, plaatsvervangend geneesheer-directeur, - Nogmaals de heer, plaatsvervangend geneesheer-directeur, samen met de heer, psychiater en manager behandelzaken en met mevrouw psychiater en waarnemend manager. - De heer, coach en ondersteuner van de cliëntenraad (telefonisch), de heer, ondersteuner naastbetrokkenenraad en de heer, lid naastbetrokkenraad. Aanleiding Op 24 februari 2017 is door de instelling melding gedaan in de categorie Andere melding. De melding betreft een suïcidepoging, niet zijnde een calamiteit. De inspectie heeft gevraagd de suïcidepoging nader te onderzoeken en te analyseren en een schriftelijke rapportage op te stellen aan de hand van het format Melding suïcide of suïcidepoging met ernstig schadelijk gevolg voor cliënten met gedwongen zorg/behandeling en/of vrijheidsbeperking, niet zijnde een calamiteit (april 2011, geactualiseerd juni 2016). U heeft de inspectie om uitstel verzocht om tot een gedegen onderzoek en rapportage te kunnen komen en dat uitstel is u ook verleend. Op 8 juni 2017 heeft de inspectie uw onderzoeksrapportage d.d. 1 juni 2017 ontvangen. De volgende verbetermaatregelen staan in de onderzoeksrapportage geformuleerd: Bij ontslag uit de kliniek: 1. moet een crisisplan aanwezig zijn; vanaf heden zullen wij trachten een crisisplan gereed te maken op moment van ontslag van patiënten; Pagina 1 van 7

2 2. moet familie/naasten betrokken worden (zie wet Bopz), ondanks de wens van patiënte dit niet te doen. Bij gedwongen opname en ontslag en suïcidaliteit zou in de toekomst de wettelijk betrokkene verwittigd moeten worden. De inspectie verzocht u op 27 juli 2017 een SMART geformuleerd verbeterplan op te stellen waarin de verantwoordelijkheidstoedeling, het tijdspad van de implementatie en met name ook de borging beschreven staat voor beide verbetermaatregelen. Op 14 september 2017 ontving de inspectie een SMART geformuleerd verbeterplan, dat voldeed aan bovengenoemde criteria. Doelstelling Doel van de gesprekken op 27 juni 2018 was het doornemen van de verbetermaatregelen, de stand van zaken betreffende de uitvoering van de verbetermaatregelen. Verslaglegging Van de gesprekken heeft de inspectie geen verslag gemaakt. Voor de resultaten zoals hieronder geformuleerd heeft de inspectie gebruik gemaakt van de eigen interne aantekeningen. Resultaten Tijdens het onderzoek zijn diverse onderwerpen besproken. Verbetermaatregel 1: Bij regulier ontslag en/of ontslag onder voorwaarden van een patiënt vanuit de Mentrum klinieken wordt bij het ontslaggesprek het door de kliniek gemaakte klinisch signaleringsplan 1 altijd besproken met vervolgbehandelaar en cliënt. - Actie 1: Binnen de Mentrum klinieken zal wekelijks vanuit de Zorgadministratie gecontroleerd worden op het verplichte signaleringsplan. Het verplichte signaleringsplan zal opgenomen worden in de lijst administratieve organisatie interne controle (AO/IC). Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur geeft aan dat hij denkt dat dit niet gebeurt: de Zorgadministratie kan lijsten aanmaken met zaken die aanwezig moeten zijn. De behandelaar krijgt vervolgens een reminder dat iets nog niet is ingevuld. Daarna zou de stap moeten zijn dat er ook een signaal wordt gegeven op het moment dat er geen signaleringsplan is aangemaakt. Op die manier is er volgens de plaatsvervangend geneesheer-directeur geen controle op de aanwezigheid van het signaleringsplan. De plaatsvervangend geneesheer-directeur denkt dat deze verbeteractie niet uitgezet is. Hij vraagt zich tegelijkertijd af of een dergelijke check leidt tot een verbetering in de praktijk, het afvinken is geen garantie. De plaatsvervangend geneesheer-directeur vertelt dat hij de uitvoerbaarheid en de werkbaarheid van het EPD behandelaarsvriendelijk wil houden en dat in het algemeen de pop-ups als 1 Onder klinisch signaleringsplan wordt ook wel crisisplan, veiligheidsplan of signaleringsplan of uitvoeringsplan verstaan. Pagina 2 van 7

3 hinderlijk worden ervaren en worden weggeklikt. - Actie 2: Maandelijks wordt in het artsenoverleg het belang benadrukt van het aanwezig zijn van een klinisch signaleringsplan en de overdacht naar de ambulante vervolgbehandelaar. Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur vertelt dat er dagelijks een artsenoverleg is waarin casuïstiek wordt besproken en de te volgen werkwijze 2. Daarbij wordt het belang van het opstellen van een signaleringsplan benadrukt. Een en ander komt automatisch aan de orde. De plaatsvervangend geneesheer-directeur zegt dat dit een andere manier van borging is dan het vorige actiepunt. Leidend in dit tweede actiepunt is de relevantie om een signaleringsplan voor een patiënt op te stellen. Het gaat dan meer om de inhoud. Het eerste actiepunt is meer een vinkje of het wordt uitgevoerd of niet. Gevraagd naar wat een klinisch signaleringsplan precies inhoudt, noemt de plaatsvervangend geneesheerdirecteur dat het een signaleringsplan is voor de klinische situatie. Dat betekent volgens hem dat het klinisch signaleringsplan niet letterlijk overgenomen kan worden naar buiten toe. In het tweede gesprek wordt gesteld dat niet gezegd kon worden of een en ander iedere maand werd besproken. Maar dat alle zaken die niet goed verlopen, aan de orde komen. Op de interne schijf op de computer is een artsenmap aanwezig, waar alle werkinstructies in zijn opgenomen. Deze map is niet gekoppeld aan Arkinpedia 3. Daarover zegt de plaatsvervangend geneesheer-directeur dat Arkinpedia geen makkelijke zoekmachine bevat, met als gevolg dat op de afdelingen in aparte mappen de relevante protocollen worden verzameld. - Actie 3: Directie Spa Mentrum toetst elk kwartaal AO/IC klinieken en ambulante teams. Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur weet niet zeker of dit gebeurt. De verantwoordelijkheid is belegd bij artsen. Hij denkt dat het niet de bedoeling is om in de vorm van een kwartaalcyclus steekproeven uit te voeren inzake dossiers. De plaatsvervangend geneesheer-directeur vindt dit actiepunt wat ingewikkeld beschreven. De directeur van Mentrum wordt als verantwoordelijke genoemd en eveneens een kwaliteitsadviseur, terwijl de psychiaters en artsen verantwoordelijk zijn. De plaatsvervangend geneesheer-directeur vindt het verbeterpunt niet zo sterk geformuleerd. Hij verwacht dat de behandelaren hier zelf goed op toezien. Dit actiepunt is volgens hem ook een vinkjesachtig systeem. Tijdens het tweede gesprek wordt toegelicht dat behandelaren een dashboard hebben waarop de productie te zien is. Het gaat hierbij onder meer om dossiercontrole. Daarbij gaat het voornamelijk om eisen van verzekeraars en interne afspraken. Per kwartaal wordt deze informatie teruggekoppeld door kwaliteitsmedewerkers aan de directie. Incidenten worden daarin eveneens besproken. Als behandelaren tekortschieten, 2 Aanvulling : Hij herinnert zich dat de informatie over het artsenoverleg door de manager behandelzaken is meegedeeld. 3 Correctie : Arkinpedia is geen kwaliteitssysteem maar een database voor Arkin medewerkers waar protocollen en werkprocesbeschrijvingen met behulp van zoektermen opgezocht kunnen worden. Pagina 3 van 7

4 ondernemen de managers actie door navraag te doen of extra instructies nodig zijn. Deze processen zijn niet gewijzigd door de onderhavige casus. Het gaat hier niet om incidentele controle, maar om structurele controle. 4 - Actie 4: Protocollair vastleggen voorgestelde Maatregel en Acties. Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur geeft aan dat dat gerealiseerd is. Hij kan het protocol laten zien. Het protocol is inmiddels vastgesteld en opgenomen in Arkinpedia. Op de vraag hoe gecommuniceerd wordt dat dit protocol gevolgd moet worden, zegt de plaatsvervangend geneesheer-directeur dat de directieleden van de merken verzocht worden dit onder de aandacht te brengen van de betreffende behandelaren. Dat is volgens de plaatsvervangend geneesheer-directeur een van de communicatieroutes. Een andere communicatieroute is dat er een doorlopende Bopz-scholing plaatsvindt, waar dit aan de orde wordt gesteld. Artsen, en zeker de nieuwe artsen, worden aangemoedigd die scholing te volgen waarbij gewezen wordt op relevante protocollen op intranet. In Arkinpedia verschijnt kortdurend op de startpagina een bericht op het moment dat er iets nieuws is toegevoegd. Binnen Arkin zijn niet veel mensen bevoegd om ontslag te verlenen. Dat betreft de psychiaters van de klinieken en geneesheren-directeur. Zij dienen vooral op de hoogte te zijn. De plaatsvervangend geneesheerdirecteur gaat ervan uit dat in de praktijk goed bekend is dat bij ontslag naasten geïnformeerd dienen te worden, het betreft hier een toegevoegd actiepunt. De plaatsvervangend geneesheer-directeur zegt toe de inspectie een exemplaar van het protocol toe te zenden 5. Bij het tweede gesprek heeft de inspectie gevraagd naar de bekendheid van het protocol bij de artsen. Het antwoord luidt dat het goed bekend is. Vanuit het bureau GD is er twee keer per jaar onderwijs voor artsassistenten. Dan komen deze zaken aan de orde. Er zijn eveneens nascholingsactiviteiten belegd, onder andere gegeven door de heer Beijaard en door Bopz-verpleegkundigen. Er is veel aandacht voor. Het moeilijkste is eigenlijk hoe specifiek de voorwaarden voor voorwaardelijk ontslag geformuleerd mogen worden. Als voorbeeld geeft men het intrekken van het verlof indien de patiënt geluidsoverlast veroorzaakt. Daar komen volgens haar de meeste vragen over. - Actie 5: Memo aan directie Mentrum: communicatie over de bovenstaande wijzigingen - en verzoek memo te verspreiden binnen het merk onder de betreffende psychiaters. Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur kent de memo. Hij geeft hierover aan dat in de praktijk de kracht van een memo niet groot is. Het wordt gelezen, maar de informatie wordt niet vastgehouden. Memo s worden doorgaans niet opgeslagen, het is geen protocol. De plaatsvervangend geneesheer-directeur zegt dat Arkin een 4 Aanvulling : Wat mogelijk niet genoemd maar wel relevant is: In de procedure voor second opinion bij dwangbehandeling of insluiting langer dan 1 week wordt er ook door de onafhankelijk psychiater gecontroleerd of er een signaleringsplan aanwezig is. 5 De inspectie heeft de toegezegde informatie op 22 oktober 2018 ontvangen. Pagina 4 van 7

5 waarschuwing heeft gekregen omdat niet gecommuniceerd is met naastbetrokkenen over ontslag. Dat werd als vervelend ervaren tegen de achtergrond dat de patiënt niet bij Arkin is ontslagen. De raad van bestuur wil in een dergelijke situatie graag acties zien, in zo n geval helpt het om memo s te sturen om elkander over de uitgezette acties op de hoogte te stellen. Verbetermaatregel 2: Informeren familie en naasten van cliënten met Bopzmaatregel. Bevindingen inspectie algemeen: het naastbetrokkenenbeleid van Arkin komt met name aan de orde in het derde gesprek. De gesprekspartners geven aan dat het bij hen niet bekend is dat naasten betrokken horen te zijn bij een onderzoek en het opstellen van rapportage. Aangegeven wordt dat de naastbetrokkenenraad zich sterk maakt om duidelijkheid te krijgen over het bestaan van protocollen in brede zin. De inspectie merkt op dat Arkin een protocol naastbetrokkenen heeft. De ondersteuner van de naastbetrokkenenraad noemt dat hij de protocollen kent en dat de naastbetrokkenenraad betrokken was bij het opstellen ervan. De inspectie verduidelijkt dat men in afhandelbrieven aan instellingen standaard vastlegt dat de instelling de naasten betrekt bij de analyse, bij het onderzoek, bij het opstellen van de rapportage en bij het formuleren van de conclusie(s). De inspectie legt vervolgens de vraag voor wie binnen Arkin de naasten informeert over hun mogelijke betrokkenheid bij de behandeling en alles wat daar betrekking op heeft. De ondersteuner van de naastbetrokkenenraad geeft aan dat dit een taak is voor de regiebehandelaar. Dat neemt niet weg dat hij heeft ervaren dat het beleggen van deze verantwoordelijkheid niet duidelijk is. Hij noemt dat op de website van Arkin te lezen is wat de visie is van Arkin ten aanzien van naastbetrokkenen: dat gestreefd wordt naar samenwerking met naasten. Het is volgens hem echter niet duidelijk wie wanneer welke informatie geeft aan naastbetrokkenen. Over procedures hieromtrent is volgens hem binnen Arkin niet gecommuniceerd. De naastbetrokkenenraad geeft aan dat ook duidelijk zou moeten zijn wat de wet hierover stelt. De inspectie licht toe dat de Wet Bopz duidelijk is als het gaat om het betrekken van naastbetrokkenen bij ontslag. De inspectie geeft terug dat Arkin beschikt over een Bopz-verpleegkundige, mogelijk dat zij uitleg kan geven over rechten en plichten over het hele behandelproces. Gevraagd wordt aan de ondersteuner van de cliëntenraad of de cliëntenraad bekend is met beleid van Arkin dat naasten betrokken worden bij onderzoek en het opstellen van rapportage na een suïcide of een suïcidepoging. Hij geeft aan dat hem dat niet bekend is. Hij voegt daar aan toe dat hem dit nooit eerder ter ore is gekomen. Hij kent het protocol naastbetrokkenbeleid van Arkin niet. Hieronder worden vanuit het eerste en tweede gesprek de bevindingen per actiepunt beschreven, gebaseerd op de bijlage 6 bij het plan van aanpak. De bijlage heeft eveneens betrekking op het informeren van familie en naasten van cliënten met Bopz-maatregel: - Actie a: Alle Bopz-gerelateerde protocollen (Arkinpedia) en zo nodig aanpassen (IBS, art 2, art 16, (nieuwe)) voorwaardelijke machtiging. Bevindingen inspectie: Op de vraag wat de opsteller van het plan van 6 Idem op 14 september 2017 ontvangen. Pagina 5 van 7

6 aanpak met dit aandachtspunt bedoelt, antwoordt de plaatsvervangend geneesheer-directeur dat hij het volgende vermoedt: nagegaan moet worden dat wanneer er andere protocollen zijn die betrekking hebben op het verlenen van ontslag, daar voldoende duidelijk in naar voren komt dat naasten geïnformeerd dienen te worden. Desgevraagd zegt de plaatsvervangend geneesheer-directeur dat dit actiepunt uitgevoerd is. De bestaande protocollen zijn door een jurist nagelopen en zo nodig bijgesteld en geactualiseerd. De plaatsvervangend geneesheer-directeur geeft aan dat benadrukt is dat als iemand dwangbehandeling krijgt, dit nog zorgvuldiger beschreven is. Daarmee wordt bedoeld dat, mocht onduidelijk zijn of naasten wel of niet geïnformeerd mogen worden, voldoende helder is of dit uitgevoerd mag worden. - Actie b: Workflows toepassing Wet Bopz Arkin (Bopz-bureau): Wijzigingsvoorstellen indienen bij opstellers van de Workflows. Bevindingen inspectie: Het is de plaatsvervangend geneesheer-directeur niet geheel duidelijk wat hiermee bedoeld wordt. Hij zal hier intern naar informeren 7. - Actie c: Werkinstructie middelen of maatregelen en dwangbehandeling: zo nodig aanpassen. Bevindingen inspectie: Volgens de plaatsvervangend geneesheer-directeur zijn de werkinstructies aangepast. - Actie d: Aanpassen concept protocol naastbetrokkenen. Bevindingen inspectie: Er is volgens de plaatsvervangend geneesheerdirecteur nu een actueel naastbetrokkenenprotocol dat op Arkinpedia staat. Er is een protocol triadisch werken en daar staan de aanpassingen in. Desgevraagd wil de plaatsvervangend geneesheer-directeur daar een kopie van geven aan de inspectie 8. De naastbetrokkenenraad kent dit protocol, aldus de plaatsvervangend geneesheer-directeur. - Actie e: Nieuw te ontwikkelen protocol verlof en ontslag. Bevindingen inspectie: Dit is inmiddels uitgevoerd. - Actie f: Memo aan directies Inforsa, Mentrum en Jellinek: communicatie over de bovenstaande wijzigingen en het verzoek memo te verspreiden binnen het merk onder de betreffende psychiaters. Bevindingen inspectie: Dit is uitgevoerd. - Actie g: Uitzoeken of aanpassing in het ECD mogelijk is/verplicht aanvinken info geven aan wettelijk vertegenwoordiger/naastbetrokkenen. 7 De inspectie heeft aan het eind van het inspectiebezoek de informatie ontvangen. 8 De inspectie heeft de toegezegde informatie op 22 oktober 2018 ontvangen. Pagina 6 van 7

7 Bevindingen inspectie: De plaatsvervangend geneesheer-directeur geeft aan dat er een afweging is geweest over de vraag of een vinkje in het dossier gezet moet worden. Daar is niet voor gekozen. Het ECD is in die zin niet aangepast. In Psygis Quarant kan het allemaal weliswaar ingevuld worden, maar er ontbreekt een verplicht vinkje. In de lijn van lean werken is ervoor gekozen om onnodige handelingen zoveel mogelijk te beperken in combinatie met het idee dat het weinig effectief is vinkjes te zetten. Conclusie De inspectie constateert dat de instelling gericht actie heeft ondernomen om de zorgverlening en de voorwaarden hiervoor naar een hoger plan te tillen. Desalniettemin plaatst de inspectie de volgende kanttekeningen: Uit het inspectiebezoek komt naar voren dat niet alle verbetermaatregelen geïmplementeerd zijn. Met name is niet aangetoond in hoeverre toetsing van de aanwezigheid van een signaleringsplan vanuit de lijst administratieve organisatie interne controle (AO/IC) geborgd is. Hetzelfde is van toepassing voor actiepunt 3: De Directie van Spa Mentrum toetst elk kwartaal AO/IC klinieken en ambulante teams. De gesprekspartners hebben er geen zicht op in hoeverre dit gebeurt. Daarnaast blijkt er onduidelijkheid te zijn inzake de verantwoordelijkheidstoedeling; deze blijkt niet duidelijk belegd te zijn. Verder constateert de inspectie dat er geen eenduidige benaming voor het signaleringsplan gehanteerd wordt. Onder klinisch signaleringsplan wordt eveneens crisisplan, veiligheidsplan, signaleringsplan danwel uitvoeringsplan verstaan. De inspectie benadrukt dat er binnen Arkin overeenstemming dient te zijn over het gebruik van eenduidige terminologie. Tot slot is tijdens het inspectiebezoek duidelijk geworden dat de gesprekspartners het plan van aanpak soms ingewikkeld, onduidelijk of op bepaalde punten als niet sterk beschreven ervoeren. De inspectie gaat ervan uit dat een SMART geformuleerd plan van aanpak voor eenieder op slechts één manier te interpreteren is. Handhaving De inspectie verwacht dat Arkin de acties die alsnog verbetering behoeven, meteen en adequaat ter hand neemt. In het eerstvolgend accountgesprek kunnen de verbetermaatregelen die tot nu toe niet zijn geïmplementeerd, opnieuw aan de orde worden gesteld. Hoogachtend, Pagina 7 van 7