Afloop van contracten en de aanzegtermijn

Transcriptie

1 Afloop van contracten en de aanzegtermijn Contracten met medewerkers lopen af. Belangrijk om op tijd een keuze te maken over een eventuele verlenging, want je hebt rekening te houden met de aanzegtermijn. Hoe ga je daarmee om en houd je de controle? De aanzegtermijn (= 1 maand) Bij contracten voor bepaalde tijd van 6 maanden of langer ben je verplicht minimaal een maand voor afloop van het contract je medewerker schriftelijk (!) te informeren of het contract wordt verlengd. Houd je je hier niet aan, dan loopt het contract wel van rechtswege af, maar riskeer je een loonvergoeding voor elke dag dat je te laat bent. In de tool Berekening van de vergoeding aanzegtermijn bij verschillende contractenvormen vind je de manier waarop je het bedrag aan verplichte vergoeding berekent. De verplichte vergoeding geldt niet alleen als je het contract wilt opzeggen, ook als je het contract wilt verlengen. Nu zal een medewerker die te laat wordt geïnformeerd over zijn contractverlenging in de regel geen vergoeding bij je claimen Wij hebben nog nooit gehoord dat dit is gebeurd. Overigens heeft de medewerker maximaal 2 maanden, na beëindiging van het contract, de tijd om de vergoeding te claimen. Als je op zijn verzoek niet vrijwillig betaalt, kan de medewerker het juridisch afdwingen. Er geldt geen aanzegtermijn als in je contract voor bepaalde tijd geen einddatum wordt genoemd, maar de bepaalde tijd gekoppeld is aan een project of vervanging van een zieke/zwangere medewerker.

2 Beëindiging contract Om zeker te zijn dat je de aanzegtermijn niet vergeet, kun je al bij aanname van je medewerker in je arbeidsovereenkomst de volgende tekst opnemen De arbeidsovereenkomst is aangegaan voor de duur van [aantal] maanden en zal van rechtswege eindigen, zonder dat daartoe opzegging is vereist, op [datum] en deze zal hierna niet worden voortgezet. Deze mededeling geldt als aanzegging in de zin van artikel 7:668 van het Burgerlijk Wetboek. Als je besluit het contract met je medewerker niet te verlengen en je hebt daarover niets in de arbeidsovereenkomst vastgelegd, plan dan tijdig het maken van een schriftelijke bevestiging. Je medewerker moet de schriftelijke bevestiging persoonlijk hebben ontvangen. Je kunt dit op de volgende manieren zeker stellen je mailt de opzegging naar zijn privé mail en vraagt om een bevestiging van je medewerker dat hij de mail heeft gelezen je overhandigt de brief in het bijzijn van een derde (als dat qua vertrouwelijkheid past) en schrijft op je kopiebrief op welke dag en tijd en in het bijzijn van wie je de brief persoonlijk hebt overhandigd je stuurt de brief naar het privé adres van de medewerker per aangetekende post (met handtekening!) Zorg in ieder altijd dat je kunt aantonen dat de medewerker het bericht heeft ontvangen. Er zijn ook bedrijven die de beëindiging via sms of whatsapp versturen. Niet zo persoonlijk, maar zolang de medewerker reageert dat hij het heeft ontvangen, zit je juridisch goed Hieronder twee voorbeeldbrieven die je kunt gebruiken als inspiratie bij het maken van je eigen tekst. Hoe persoonlijker je tekst, hoe prettiger voor je medewerker.

3 Voorbeeld 1 Beste [naam medewerker], Op [datum] eindigt jouw arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege. Hierbij laten wij je weten dat wij jouw arbeidsovereenkomst, met inachtneming van de geldende aanzegtermijn, helaas niet zullen verlengen. Dit houdt in dat je laatste werkdag zal zijn op [datum]. De eindafrekening van salaris, eventueel niet genoten vrije dagen en vakantiegeld zal plaatsvinden in [maand]. Wij danken jou voor jouw inzet en wensen je veel succes bij het vinden van een nieuwe werkomgeving. Om zeker te stellen dat je deze brief ontvangt, is deze zowel per aangetekende als normale post aan jou verzonden. Met vriendelijke groet, Voorbeeld 2 Beste [naam medewerker], Je bent op [datum] bij ons in dienst getreden op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Deze arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege op [datum]. Met dit bericht laten wij je weten dat wij helaas besloten hebben om je arbeidsovereenkomst na deze einddatum niet te verlengen. De eindafrekening van salaris, eventueel niet genoten vrije dagen en vakantiegeld zal plaatsvinden in [maand].

4 Wij vertrouwen erop dat wij ook gedurende deze laatste periode op een prettige manier kunnen blijven samenwerken. Het spijt me je niet anders te kunnen berichten. Vriendelijke groet, Tip Probeer in alle gevallen zo vroeg als mogelijk met je medewerker te bespreken dat zijn contract niet wordt verlengd. Ook als het contractueel is afgedekt, waardeert je medewerker het zeer als je hem niet in het ongewisse laat. Weeg daar uiteraard je bedrijfsbelang in af en kies eventueel voor het vrijstellen van arbeid in de laatste weken van het contract. Verlengen contract Bij het verlengen van het contract, kun je volstaan met het maken van een contractwijziging zoals je dat bij alle contractwijzigingen doet. Vergeet je de contractverlenging schriftelijk vast te leggen, dan gelden automatisch dezelfde arbeidsvoorwaarden én dezelfde termijn als in het voorlaatste contract. Let op! Als je daardoor over de 2 jaar gaat, is je medewerker dus automatisch voor onbepaalde tijd in dienst. Houd dus goed in de gaten dat de lengte van je eventuele derde contract binnen de 2 jaar na indiensttreding eindigt.

5 Bijhouden afloop contracten Als je (nog) niet werkt met een personeelssysteem dat je automatische berichten stuurt voordat contracten van je medewerkers aflopen, hebben wij een eenvoudig Excelmodel voor je. In dit model, dat één van onze relaties gebruikt, houd je alle contracten bij van de medewerkers in je bedrijf. Met kleuren kun je aangeven wanneer je uiterlijk moet hebben aangezegd en wanneer het contract afloopt. Ter inspiratie!