Informatiebeleidsplan UBA v2a

Transcriptie

1 UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Universiteitsbibliotheek Informatiebeleidsplan UBA v2a Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 1/40

2 Inhoud Lijst van gebruikte afkortingen Inleiding Samenvatting Context UBA UvA UKB Koninklijke Bibliotheek KNAW SURF CNI Google OCLC UBA in context Huidige situatie Missie UBA Beleid Klanten Organisatie Financiële middelen Dienstverlening Infrastructuur Projecten Knelpunten & kansen Knelpunten Wensen Uitdagingen / kansen Informatiebeleid UBA Inleiding Doelen Aanpak Kaders (randvoorwaarden en uitgangspunten) Actieplan Bijlage 1, organogram UBA...35 Bijlage 2, gebruiksscenario s...36 Bijlage 3, systeemoverzicht...37 Bijlage 4, UBA-datatypen...39 Bijlage 5: voorbeeld van een e-framework voor bibliotheekdiensten...40 Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 2/40

3 Lijst van gebruikte afkortingen AAA API ARNO ASL AUP BiSL CFB CMS CNI DANS DARE DLXS DPC DRIVER EAD ED EDL EDUBA ERM EU FEB FGw FMG GGC HTML HvA IBL IC ICT JISC JRU KB KIT Authenticatie, autorisatie, accounting Application Programming Interface Academic Research in the Netherlands Online (repository software) Application Services Library Amsterdam University Press Business Information Services Library Commissie voor Faculteitsbibliotheken Contentmanagementsysteem Coalition for Networked Information Data Archiving and Networked Services Digital Academic Repository Digital Library extension Service Digitaal Productiecentrum Digital Repository Infrastructure Vision for Europe Encoded Archival Description sector Elektronische Diensten van UB Elektronische Documentleverantie innovatieprogramma van ED & UBA Electronic Resource Management Europese Unie Faculteit Economie en Bedrijfskunde Faculteit der Geesteswetenschappen Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem Hypertext Mark-up Language Hogeschool van Amsterdam Interbibliothecair Leenverkeer Informatiseringscentrum Informatie- en Communicatietechnologie Joint Information Systems Committee Joint Research Unit Koninklijke Bibliotheek Koninklijk Instituut voor de Tropen KNAW LBS LCSH LDAP MARC NARCIS NCC NCDD NWO OAI OAPEN OCLC OPC ORE OUI Prince(2) PROMAS RFID SOA STCN ToC TRAC UB UBA UKB URL UvA VKC VPN WTR XML Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen Lokaal Bibliotheeksysteem (merknaam) Library of Congress Subject Headings Lightweight Directory Access Protocol Machine Readable Cataloging National Academic Research and Collaborations Information System Nederlandse Centrale Catalogus Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Open Archives Initiative Open Access Publishing in European Networks Online Computer Library Center Online Publiekscatalogus Object Reuse and Exchange, OAI standaard Openstelling Universitaire Informatie Projects in a controlled environment Profielmanagementsysteem Radio Frequency Identification Service Oriented Architecture Short Title Catalogue Netherlands Table of Contents Trustworthy Repositories Audit & Certification Universiteitsbibliotheek de samenwerkende centrale UB en faculteitsbibliotheken van de UvA samenwerkende Nederlandse universiteitsbibliotheken en KB Universal Resource Locator Universiteit van Amsterdam Virtueel Kenniscentrum Virtual Private Network Wetenschappelijk Technische Raad extensible Mark-up Language Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 3/40

4 1 Inleiding Dit Informatiebeleidsplan begint, na de samenvatting, met een beschrijving van de context waarin de Universiteitsbibliotheek van de Universiteit van Amsterdam (UBA) opereert, vanuit de optiek en het werkterrein van de sector Elektronische Diensten (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 worden de huidige organisatie en de bestaande dienstverlening van de UBA beschreven. Begonnen wordt met een korte bespreking van het UB-beleidsplan Ex Libris dat het meest directe kader vormt voor het Informatiebeleidsplan. Na een beschrijving van de bestaande dienstverlening wordt kort ingegaan op de huidige ICT-infrastructuur, de gebruikte applicaties en de belangrijkste datatypen. Hoofdstuk 4 wordt afgesloten met een korte beschrijving van enkele lopende projecten. In hoofdstuk 5 volgt een analyse van knelpunten, wensen, uitdagingen en kansen die in hoofdstuk 6 worden vertaald naar (informatie-)beleid. Tenslotte schetst hoofdstuk 7 de eerste contouren van uitwerking van dat beleid in actieplannen en projecten. Het Informatiebeleidsplan maakt onderdeel uit van een beleidscyclus die is weergegeven in figuur 1. Figuur 1: beleidscyclus ICT Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 4/40

5 2 Samenvatting Met dit Informatiebeleidsplan beoogt de UBA haar informatiebeleid te professionaliseren. Niet alleen omdat subsidiegevers dat verlangen, maar ook omdat door de sterke groei van de digitale dienstverlening en de onderliggende ICTinfrastructuur een ad hoc beleid niet langer toereikend is. Het plan is tot stand gekomen na uitvoerig vooronderzoek, inclusief workshops, gebruikersonderzoek en interviews. Het plan heeft een geplande levensduur van 5 jaar, maar zal vermoedelijk tussentijds worden bijgesteld. Vanwege die looptijd beschrijft het plan de grote lijnen, concrete uitwerking in projectvoorstellen vindt plaats in actieplannen met een looptijd van twee jaar. Er komen actieplannen voor de volgende vier specifieke domeinen: wetenschappelijke informatievoorziening, de UBA als partner voor onderwijs en onderzoek, cultureel erfgoed, basis (architectuur, infrastructuur, systemen). Naast de domeingerichte actieplannen voert de UBA een innovatieprogramma dat niet domeingebonden is. Kern van het informatiebeleid van de UBA is de wens om de digitale dienstverlening te verbeteren en daarbij zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wensen van in- en externe gebruikers. De belangrijkste wensen waar de actieplannen, die een voortzetting zijn van het hier geformuleerde informatiebeleid, zich op moeten richten zijn: een geïntegreerd front-end voor het verkrijgen van wetenschappelijke informatie; eenvoudige, maar krachtige, interfaces met feedback; ondersteuning van de gehele wetenschappelijke publicatiecyclus, dus ook: samenwerken, maken, bewerken, archiveren, publiceren, hergebruiken; digitale toegankelijkheid van de onderzoeksoutput van de UvA; beschrijven van (alle) erfgoedcollecties; digitaliseren eigen (erfgoed-)collecties; opslag en hergebruik van complexe objecten, enhanced publications, leerobjecten en datasets; naadloze single sign-on en remote access; identity management ( wie mag wat ). De UBA zal de digitale dienstverlening primair blijven richten op generieke diensten maar zal die in toenemende mate zó inrichten dat faculteitsbibliotheken, onderzoeksgroepen of externe partijen, erop kunnen aansluiten en er gebruik van kunnen maken, bijvoorbeeld voor het inrichten van disciplinespecifieke of (inter-)nationale diensten. Daarvoor is een infrastructuur nodig die ontwikkeld wordt volgens SOA-principes en die informatie-uitwisseling zoveel mogelijk baseert op open standaarden. De UBA wil bij de uitvoering van het informatiebeleid waar mogelijk samenwerken met in- en externe partners en daarbij de internationale ontwikkelingen scherp in het oog houden. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 5/40

6 3 Context 3.1 UBA De context waarbinnen het Informatiebeleid van de UBA wordt geformuleerd en uitgevoerd wordt in dit hoofdstuk van binnen naar buiten beschreven. Gestart wordt met de aansluiting bij beleidsprogramma s van de UBA en de UvA. Daarna richten we de blik nationaal, op collega-bibliotheken en SURF, om internationaal te eindigen Beleidsplan Ex Libris ( ) Er is geen gezamenlijk beleidsplan van alle bibliotheken van de UvA, maar het UB-beleidsplan Ex Libris is wel opgesteld in nauw overleg met de faculteitsbibliotheken en de HvA-Mediatheken. De dienstverlening van de bibliotheek aan klanten is volgens Ex Libris toegespitst op specifieke, veelal disciplinegebonden behoeftes maar gebaseerd op een gemeenschappelijke infrastructuur en innovatie. De UBA vergroot de voor onderzoek en onderwijs beschikbare informatie door digitalisering van erfgoed en resultaten van onderwijs en onderzoek. De UBA wenst zich te ontwikkelen tot partner in e-science en e-learning, mede binnen SURF-verband. De UBA wil het vinden van de juiste informatie in de enorme hoeveelheid resources die zij aanbiedt vergemakkelijken en de verkrijgbaarheid verbeteren. Levering van gevonden materiaal gebeurt zo mogelijk elektronisch. De informatiespecialisten moeten er als faculty liaison voor zorgen dat de dienstverlening optimaal blijft afgestemd op de gebruikersbehoeftes. De veranderende gebruikersbehoeften vereisen voortdurend bijscholing van UBA medewerkers om de eigen dienstverlening te kunnen ondersteunen EDUBA EDUBA staat voor Elektronische Diensten Universiteitsbibliotheek Amsterdam. Het EDUBA-programma liep tot 2008 en bood de UBA een afgeschermd gebied voor innovatie van de digitale bibliotheekvoorzieningen. De ambities, vastgelegd in projectinitiatieven, uit het EDUBA-programma zijn grotendeels verwezenlijkt. Inmiddels bestaat de EDUBAconstructie als zodanig niet meer en innovatie binnen de UBA rust nu op twee pijlers; het beleidsplan ( Ex Libris ) en het onderhavige informatiebeleidsplan. 3.2 UvA Op instellingsniveau zijn er twee belangrijke kaders voor een informatiebeleidsplan van de bibliotheek: het instellingsplan uit 2007 en het UvA- Informatiebeleidsplan uit Instellingsplan UvA ( ): Leren excelleren Twee gedachten uit het Instellingsplan hebben direct invloed op het informatiebeleid van de UBA, namelijk de klein binnen groot -gedachte, die modulaire diensten vooronderstelt, en de wens om studenten veelvuldig in aanraking te Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 6/40

7 brengen met hoogwaardige (informatie)technologie zodat zij zelfstandig leren werken, aan de UvA, in de studiecentra maar ook thuis op afstand Informatiebeleidsplan UvA ( ) Algemeen uitgangspunt voor de informatiearchitectuur is dat de UvA bewezen technologie wil toepassen, waarvan de UvA wel een early adaptor wil zijn. Daarbij wil ze zich conformeren aan standaarden van een beperkt aantal grote leveranciers. Onder die standaarden hebben de zogenaamde open standaarden waar mogelijk de voorkeur. Onderstaande uitgangspunten m.b.t. de basis-ictinfrastructuur zijn nog actueel en ook voor de UBA van belang: De ICT-infrastructuur moet om redenen van betrouwbaarheid, beheersbaarheid, kostenbeperkingen en maximalisering van service worden gestandaardiseerd op een klein aantal platformen. Systemen dienen gekoppeld te kunnen worden met authenticatievoorzieningen (LDAP/UvAnetID), teneinde single sign-on mogelijk te maken. Systemen moeten bij voorkeur via het web benaderd kunnen worden door medewerkers en studenten en dienen zo een bijdrage te leveren aan de realisatie van uniforme toegang tot ICT-voorzieningen. Op werkstations wordt geen aparte client software geïnstalleerd voor concernsystemen. Applicaties dienen gebruikt te kunnen worden via een portal, een eigen webinterface of Citrix (in die volgorde). XML is de standaard voor berichtuitwisseling tussen systemen bij de UvA. Als een systeem bestaande gegevens nodig heeft, zal het deze gegevens uit het bronsysteem moeten halen. Zo is direct duidelijk wie de eigenaar is van die gegevens en waar zij worden beheerd. Dit betekent ook dat een gegeven alléén in het bronsysteem kan worden gewijzigd. De kracht van een geïntegreerde leeromgeving is de mogelijkheid diverse informatiesystemen in het onderwijsproces te combineren. Studentgegevens, module-informatie en informatiebronnen (bijv. de digitale bibliotheek) zullen via deze ene leeromgeving toegankelijk zijn. De UvA wil een voortrekkersrol vervullen op het gebied van e-science. Alle wetenschappelijke output van de UvA komt (min of meer automatisch) in de digitale bibliotheek terecht. Zoveel mogelijk informatie die onderzoekers nodig hebben voor hun onderzoek is te verkrijgen via hun desktop. Wetenschappelijke informatie die nodig is voor het onderwijsproces zal voor studenten op een transparante wijze binnen de elektronische leeromgeving worden geleverd. De UBA zal het aanbod van digitaal materiaal uitbreiden met (bewegend) beeld, geluid en datagegevens. Hierbij is het gebruik van standaarden essentieel om goede ontsluitingsmogelijkheden, een grote toegankelijkheid en optimale uitwisselbaarheid van het materiaal te kunnen garanderen De UBA zal zich de komende planperiode toeleggen op de digitalisering van (selecties van) cultuurhistorische en museale collecties, in het bijzonder wanneer deze relevant zijn voor onderzoek en onderwijs. Naarmate het onderzoeksinformatiesysteem METIS uitgebreid wordt met nieuwe functionaliteiten ontwikkelt het zich steeds meer tot het landelijke systeem voor onderzoeksinformatie. Het is een grote uitdaging om de toegang te regelen voor verschillende groepen medewerkers en studenten van buiten de UvA: o HvA-studenten en medewerkers; o shoppende docenten en studenten van andere onderwijsinstellingen; o samenwerkingspartners binnen onderzoek en onderwijs waarmee wetenschappelijke informatie moet kunnen worden gedeeld. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 7/40

8 Binnen de infrastructuur van de UvA zal het mogelijk moeten zijn om vakgenoten of mensen met expertise op een bepaald gebied bijeen te brengen in een community. Deze mensen moeten in staat zijn om hun eigen portal in te richten en te onderhouden. 3.3 UKB 3.4 Koninklijke Bibliotheek De samenwerkende Nederlandse Universiteitsbibliotheken en de KB (UKB) hebben in 2007 een beleidsplan opgesteld met de titel De Grenzen Voorbij: de wetenschappelijke informatievoorziening in een nieuw perspectief. In dat beleidsplan worden voor de periode drie lijnen uitgezet die ook voor de UBA van direct belang zijn: 1. Beschikbaarstellen van content: gezamenlijk inkopen van voor onderwijs en onderzoek relevante informatie die op het open internet niet beschikbaar of niet goed toegankelijk is; gezamenlijk ontwikkelen van de infrastructuur voor publicatie van de resultaten van de eigen instelling; gezamenlijk bevorderen van open access; gezamenlijk aanpakken van dreigende tekorten in de budgetten voor aankoop van (toegang tot) informatie. 2. Verbeteren van de infrastructuur voor selectie en toegang: gezamenlijk ontwikkelen van een efficiënte, geïntegreerde infrastructuur voor selectie van en toegang tot zowel open als gesloten informatiebronnen. 3. Ondersteunen van de digitale leer- en werkomgeving: gezamenlijk ontwikkelen van faciliteiten voor e-learning; gezamenlijk ontwikkelen van faciliteiten voor e-science: opslag, publicatie en valorisatie van de kennis die binnen de instellingen wordt ontwikkeld. Om dit programma te kunnen uitvoeren zullen de UKB-leden, de UBA incluis, zeer intensief met elkaar moeten samenwerken. Deze samenwerking zal vermoedelijk verder moeten gaan dan het delen van kennis, het ambitieniveau noodzaakt tot gezamenlijk opgezette en beheerde voorzieningen. De eerste experimenten daarmee zijn inmiddels gestart. De Koninklijke Bibliotheek (KB) heeft een nationale opdracht voor het Nederlandse erfgoed in het algemeen en bibliotheken in het bijzonder. Deze opdracht is verwerkt in haar missie die onder meer stelt: De KB stimuleert de nationale infrastructuur voor wetenschappelijke informatie. De KB bevordert duurzame toegang tot digitale informatie in internationaal verband. De deelname van de KB als vertegenwoordiger namens de bibliotheken in de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) is daarvan een uitwerking, evenals het streven van de KB naar een nationaal programma voor massadigitalisering van grote tekstcorpora voor wetenschappelijk onderzoek. Als nationale bibliotheek speelt de KB een voortrekkersrol bij de nationale programma's Metamorfoze en Het Geheugen van Nederland voor de conservering en digitalisering van het wetenschappelijke en culturele erfgoed. De KB is projectleider van Dutch Prints Online dat gericht is op integraal digitaliseren en via Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 8/40

9 het web beschikbaarstellen van 1,3 miljoen pagina s uit boeken van de STCN uit de periode De te digitaliseren boeken zijn afkomstig uit de eigen collectie van de KB en uit de Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheken van Leiden en Amsterdam. De KB onderhoudt een e-depot waar o.a. de openbaar toegankelijke wetenschappelijke output van de UvA duurzaam digitaal wordt gearchiveerd. In de huidige beleidsperiode moet ook een archiveringsdienst voor afbeeldingen worden gerealiseerd. De KB heeft een leidende rol in internationale projecten als The European Library en Europeana. 3.5 KNAW Het KNAW/NWO-instituut DANS (Data Archiving and Networked Services) vormt een belangrijke partner voor de UBA waar het gaat om duurzame opslag en ontsluiting van zowel gedigitaliseerd erfgoed als van wetenschappelijke gegevens (datasets), uit vooral sociale en geesteswetenschappelijke disciplines. Met NARCIS heeft de KNAW een portaal voor het ontsluiten van informatie over Nederlands wetenschappelijk onderzoek waarvoor de UBA een belangrijke informatiebron is. 3.6 SURF SURF stimuleert, initieert en faciliteert kennisuitwisseling en innovatie binnen zes thema s: E-learning, wetenschappelijke communicatie, Informatieprocessen, Identity management, Standaardisatie en Digitale Rechten. In het meerjarenplan zet SURF sterk in op de uitwerking van een Service Oriented Architecture (SOA); een ICT-infrastructuur op basis van webservices waarmee nieuwe en bestaande applicaties op een flexibele manier kunnen samenwerken zonder dat bestaande applicaties, waarin vaak aanzienlijk is geïnvesteerd, per se hoeven te worden vervangen. In het domein Onderwijs wordt het accent gelegd op flexibiliteit en differentiatie. SURF ondersteunt innovatie gericht op specifieke groepen en samenwerkingsverbanden en stimuleert toepassing van succesvolle innovaties met aparte tenders. Voor Onderzoek zet SURF de komende vier jaar in op de realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur om de toegankelijkheid en uitwisseling van onderzoeksresultaten te bevorderen. De kern daarvan wordt gevormd door samenwerkingsomgevingen (collaboratories), verknoping van publicaties met datasets (enhanced publications) en het verder uitwerken van uitgeefmodellen op basis van Open Access. M.b.t. organisatie richt SURF zich op samenwerking en krachtenbundeling, onder andere tot uiting komend in een trust-federatie voor het geheel hoger onderwijs WTR Trendrapport In zijn trendrapport 2008, ICT Fundament voor vernieuwing laten leden van de Wetenschappelijk Technische Raad (WTR) van SURF en uitgenodigde deskundigen hun licht schijnen over ICT-trends in hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en worden enkele adviezen gegeven over hoe succesvol in te spelen op die trends. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 9/40

10 De hoeveelheid te verwerken data zal nog verder exploderen, die data moet getransporteerd en opgeslagen, en vooral: teruggevonden kunnen worden, maar een UB/Universiteit hoeft niet alles zelf te doen, gebruik maken van aanbieders van grootschalige diensten ( , opslag) is een reële optie. Het aandeel studenten dat over een eigen laptop beschikt zal fors toenemen, de universitaire dienstverlening is daar nu nog nauwelijks op afgestemd. Na de aandacht voor standaardisatie de afgelopen jaren is er nu belangstelling voor heterogeniteit en differentiatie, voor het werken in de long tail van verscheidenheid. Er moet vrijheid tot differentiatie bestaan: geen streven naar uniformiteit van applicaties, maar naar standaardisatie van de informatie-uitwisseling. Eén van de mogelijkheden om met die wens tot differentiatie om te gaan is om te kiezen voor een meer experimentele of laboratoriumachtige opzet bij de inrichting van diensten: biedt een mix van tools aan maar nagel niet alles bij voorbaat vast en geef de gebruiker de mogelijkheid de dienst (deels) naar eigen inzicht in te richten. Een ultieme vorm van differentiatie is personalisatie, onstuitbaar in opmars bij webgerelateerde diensten en een uitdaging voor universiteitsbibliotheken. Met dergelijke flexibele en op de persoon gerichte diensten kun je ook beter de nieuwe doelgroepen van dienst zijn die zich aandienen, zoals alumni. Tevens ben je dan beter in staat om aan te sluiten bij sociale netwerken en virtuele gemeenschappen en daar hebben zowel studenten en docenten als onderzoekers baat bij. Digitale informatiediensten van (wetenschappelijke) bibliotheken zouden zich vooral moeten richten op ondersteuning van de gebruiker bij het zoeken, vinden en beoordelen van informatie. En dat moet op nationale schaal, in een Digitale Wetenschappelijke Bibliotheek Nederland, en niet in elke universiteitsstad op een andere manier. De UB s moeten vangst en presentatie van hun repositories drastisch verbeteren of ermee ophouden. Wat de harde kant van de ICT betreft zijn er moderne visies op out- en cosourcing die wat genuanceerder zijn dan doe alle basisdiensten de deur uit en wordt het belang benadrukt van een goede ICT-governance, bijvoorbeeld door voor applicatiemanagement gebruik te maken van ASL / BiSL. 3.7 CNI De UBA is sinds 2003, als enige Nederlandse Universiteitsbibliotheek, lid van The Coalition for Networked Information (CNI). Het huidige programma van CNI kent drie centrale thema s: Developing and Managing Networked Information Content Centraal in dit thema staat de verantwoordelijkheid voor institutionele content: creatie, beheer, conservering, toegang en hergebruik. Transforming Organizations, Professions, and Individuals Welke impact heeft digitale content op (de ondersteuning van) onderzoek en onderwijs en welke uitdagingen en risico s brengt het met zich mee? Building Technology, Standards, and Infrastructure Hier ligt de nadruk op het toepassen van nieuwe technologieën en standaarden ten behoeve van onderwijs, onderzoek en bibliotheken. Zoals het Open Archives Initiative for Object Reuse en Exchange (OAI-ORE), collaboratories en virtuele organisaties en identity management. CNI vormt voor de UBA een kennisbron voor innovatie. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 10/40

11 3.8 Google Google heeft door zijn omvang en marktdominantie een moeilijk te overschatten invloed op alle bibliotheken, ook de academische. Met diensten als Google Book Search, Google Scholar en Google Maps biedt Google de wereldgemeenschap zeer krachtige informatiediensten. Individuele bibliotheken hebben geen invloed op Google en het is daarom de kunst de Google diensten as is te gebruiken als aanvulling op de eigen dienstverlening. 3.9 OCLC Anders dan Google is OCLC specifiek gericht op de bibliotheekwereld, zij het in den brede. OCLC is denktank en aanjager van bibliotheekinnovatie. Daarnaast is OCLC aanbieder van wereldwijde bibliotheekdiensten als xisbn en WorldCat. Nieuwe diensten als WorldCat Selection bieden interessante aanknopingspunten voor efficiencyverbetering van bestaande back-office processen UBA in context Zoals hierboven aangegeven speelt het Informatiebeleid van de UBA zich af in een locale, nationale én internationale context. Waar CNI een belangrijk kader vormt voor grote ontwikkelingen zoals OAI-ORE zijn de WTR-analyses en SURF-meerjarenplannen vooral van belang op nationale schaal. De meeste WTR-adviezen sluiten goed aan bij de positie en plannen van de UBA. Een paar observaties van de WTR vormen voor de UBA nog wel een flinke uitdaging en mogelijk een koerswijziging. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de nadruk op differentiatie, heterogeniteit en personalisatie. Zolang dit met generieke tools kan worden bereikt lijkt het echter goed mogelijk deze adviezen in het UBinformatiebeleidsplan mee te nemen. De SURF-agenda voor onderzoek sluit uitstekend aan bij de ambities van de UBA op het gebied van ondersteuning van het onderzoek aan de UvA. Het ligt voor de hand dat de UBA de eigen doelen zoveel mogelijk binnen SURFverband realiseert. SURF vormt voor de UBA tevens een belangrijke schakel richting internationale organisaties als de EU en Knowledge Exchange (KE). Samenwerking met de KB blijft belangrijk voor de activiteiten op het terrein van het erfgoed. Het idee is om in combinatie met de KB en de UB-Leiden stappen te zetten in de richting van een landelijke infrastructuur voor het Nederlands Erfgoed op een zodanige wijze dat ook andere instellingen, binnen én buiten de academische wereld, daarbij kunnen aansluiten. Met toenemende digitalisering en uitbreiding van de dienstverlening naar andere wetenschappelijke informatie dan alleen publicaties zal de samenwerking met DANS intensiveren. Voor de ontsluiting van informatie over onderzoek wordt de KNAW met NARCIS een belangrijke partner. Op UvA/HvA-niveau zijn de uitdagingen klein binnen groot, flexibele samenwerkingsomgevingen en identity management zaken die de UBA direct aangaan en die alleen in nauwe samenwerking met de automatiseringsafdelingen van zowel UvA als HvA succesvol kunnen worden opgepakt. De context daagt de UBA uit aansluiting te houden bij internationale standaarden, te denken en samen te werken op nationale schaal, haar content te digitaliseren en duurzaam te beheren, haar dienstverlening te flexibiliseren en haar diensten zowel krachtiger als eenvoudiger te maken. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 11/40

12 4 Huidige situatie 4.1 Missie UBA 4.2 Beleid 4.3 Klanten De missie van de UBA is direct afgeleid van de missie van de UvA en bestaat uit drie hoofdpunten. O&O Het ondersteunen van Onderwijs en Onderzoek aan de UvA door medewerkers en studenten toegang te verschaffen tot de informatie en de informatiediensten die zij nodig hebben voor werk en studie; klantgerichtheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Innovatie Het ontwikkelen van innovatieve diensten op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening, om medewerkers en studenten toegang tot informatie te bieden en om resultaten van onderwijs en onderzoek aan de UvA in de vorm van documenten en publicaties aan anderen beschikbaar te stellen. Erfgoed Het beheren en voor onderwijs en onderzoek beschikbaar stellen van het cultuurhistorisch erfgoed van de UvA. In het UB- Beleidsplan ( ): Ex Libris (zie paragraaf 3.1.1), wordt bovenstaande missie uitgewerkt door een aantal concrete ontwikkelingen te noemen waar de UB zich op richt of blijft richten. Kort samengevat zijn dat: samenwerking is noodzakelijk, binnen de UvA, met de HvA, met andere wetenschappelijke bibliotheken; de klant staat centraal, aansluiting houden bij de primaire gebruikers is essentieel, door middel van verbeterde diensten, maar ook via regelmatige directe contacten; innovatie is essentieel; nieuwe diensten zijn primair digitaal; bibliotheken worden learning centres; de omvangrijke erfgoedcollecties van de UvA worden integraal beheerd, informatisering en digitalisering bieden nieuwe kansen voor beheer, maar vooral voor beschikbaarstelling van deze collecties. Primaire klanten van de UBA zijn onderzoekers, docenten en studenten van UvA en HvA. Die indeling is bedrieglijk eenvoudig: medewerkers kunnen meerdere rollen hebben en de student bestaat al lang niet meer. Naast deze primaire klanten heeft de UBA klanten van en bij andere instellingen, ook internationaal en heeft zij een maatschappelijke, en vooral regionale functie als de belangrijkste Amsterdamse wetenschappelijke bibliotheek. 4.4 Organisatie Als uitvloeisel van zowel het beleidspan van de UB, Ex Libris, als van universitaire ontwikkelingen, is de UB in 2008 heringericht met als basis de drie zui- Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 12/40

13 len : Erfgoed, Centrale Diensten en Faculteitsbibliotheken. Zie het organogram in bijlage 1. De bij het getoonde organogram behorende overlegorganen zijn: Directieoverleg: bibliothecaris, divisiehoofd faculteitsbibliotheken en directeur Erfgoed (de centrale diensten hebben geen divisiehoofd). UB-overleg: een overleg van de directie met de sectorhoofden van de centrale diensten. Commissie voor Faculteitsbibliotheken (CFB): overleg van faculteitsbibliotheken met de centrale diensten. Erfgoedoverleg: overleg van de directeur erfgoed met de centrale diensten. Specifieke verantwoordelijkheid m.b.t. informatiebeleid berust bij de CFB voor de aanschaf van elektronische bestanden en bij het sectorhoofd Elektronische Diensten voor ICT-infrastructuur, innovatie & ontwikkeling en projectmanagement Elektronische Diensten De sector Elektronische Diensten bestaat uit drie afdelingen: de afdeling Bibliotheeksystemen (beheerders), het Digitaal Productiecentrum (ontwikkelaars) en de afdeling Ontwikkeling & Innovatie (projectleiders en beleidsmedewerkers), in totaal ± 20 fte. 4.5 Financiële middelen 4.6 Dienstverlening 1 In de begroting 2009 is aan de UB een budget toegekend van M 13, voor Erfgoed is M 7,6 beschikbaar en voor de faculteitsbibliotheken FGw, FEB en FMG tezamen M 7,4. In totaal bedragen de baten M 28. Daarvan is M 12 bestemd voor huisvesting en andere infrastructuur. Voor operationele uitgaven resteert M 16. Hiervan gaat M 11 naar personele lasten, M 2,5 naar collectievorming, M 2 naar projecten en M 1 naar overige lasten. Als wetenschappelijke bibliotheek levert de UBA haar klanten in de eerste plaats informatie, zowel gedrukt als elektronisch en zowel op locatie als online. De UBA-collectie is de omvangrijkste van Nederland en bevat alle denkbare soorten informatiedragers en informatietypen (van incunabel tot PDF en van mummie tot oude computer). Het fysieke deel van de bibliotheekcollecties staat grotendeels in magazijnen al heeft de UBA ook enkele grote open opstellingen. UBA levert uit te lenen werken waar mogelijk op locatie en heeft voor bijzondere werken ook onderzoekszalen beschikbaar. UBA neemt deel aan het interbibliothecair leenverkeer en is daarbij netto leverancier. UBA beheert bovendien een van de grootste verzamelingen erfgoed van Nederland die als geheel gekenmerkt wordt door een enorme diversiteit. UBA biedt haar klanten toegang tot een wereld van elektronische informatie via haar digitale bibliotheek of via de native interfaces van de talloze, veelal internationale, informatieaanbieders waarvoor UBA een licentie heeft aangekocht. De informatiesystemen die de UBA daartoe aanschaft, ontwikkelt en beheert nemen de laatste jaren snel in omvang en complexiteit toe. De ICTinfrastructuur van de UBA is daardoor het afgelopen decennium steeds complexer geworden (zie paragraaf 4.7 en bijlage 3). 1 zie ook Gebruiksscenario s in bijlage 2. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 13/40

14 UBA heeft een uitgebreide dienstverlening voor elektronisch publiceren, van conceptie tot archivering. Dat betreft zowel onderwijsmateriaal (leerobjecten, Readers Online) als output van wetenschappelijk onderzoek (vnl. publicaties). UBA beheert het onderzoeksregistratiesysteem van de UvA (METIS) en heeft een centrale en coördinerende rol bij onderzoeksregistratie en verslaglegging. UBA biedt studieplekken aan, individueel of voor groepen. Het aantal studieplekken groeit gestaag, naast stilteplekken is er ook ruimte voor samenwerking en steeds meer plekken worden geschikt gemaakt voor laptopgebruik. Op het terrein van informatievaardigheden biedt de UBA (online) handleidingen, cursussen en directe gebruikersondersteuning via telefoon, , chat of persoonlijk contact. UBA organiseert met regelmaat tentoonstellingen en lezingen en af en toe congressen. Vrijwel alle diensten van, en zeker alle informatie over, de UBA zijn te vinden via haar centrale website. 2 Aparte vermelding verdienen de websites van het Allard Pierson Museum, het archeologisch museum van de UvA 3, en van de Bijzondere Collecties van de UB. 4 In de UvA-studentenportal ( MijnUvA ) is een informatiekanaal gemaakt voor contextgebonden zoekacties in de Digitale Bibliotheek. In de elektronische leeromgeving (Blackboard) kunnen docenten een literatuurlijst samenstellen met stabiele links naar de betreffende publicaties en voor studenten is er een snelzoekfunctie in de Digitale Bibliotheek beschikbaar. Hieronder volgt een korte beschrijving van de primaire elektronische informatiediensten van de UBA Catalogus 5 De Online Publiekscatalogus (OPC) van de UBA biedt toegang tot de bibliografische collecties van UvA en HvA, de museale collecties van de UvA en tot een bestand met scripties. Naast gedrukte werken worden ook beschrijvingen van elektronische tijdschriften en van e-books in de catalogus opgenomen. De catalogus heeft een tweetalige interface en wordt op diverse plaatsen aangeboden: op de UBA-webpagina, in de Digitale Bibliotheek, in de studentenportal MijnUvA en binnen de UvA-linker. De catalogus kent alle gebruikelijke functionaliteiten voor zoeken, bladeren, sorteren, filteren e.d. en heeft een thesaurus voor personen of instellingen en trefwoorden waarop en waarmee gezocht kan worden. Voor raadpleegbare werken is de catalogus de toegang tot de verschillende lenersdiensten van de UBA (uitleen, reservering, inzage). Ook boeken uit de Bijzondere Collecties zijn op die manier opvraagbaar voor raadpleging in de studiezaal. Scripties, museale objecten en materiaal uit de erfgoedcollecties kunnen (nog) niet via de catalogus, maar alleen op locatie worden aangevraagd. Van sommige items is een afbeelding bereikbaar via de catalogus. Bibliografische titels uit de catalogus worden geïndexeerd in de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC) en in WorldCat. Via WorldCat kunnen de titelbeschrijvingen ook gevonden worden door zoekmachines als Google Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 14/40

15 4.6.2 Digitale Bibliotheek Full text finder 7 De Digitale Bibliotheek van de UBA biedt toegang tot honderden databases (bibliografieën, e-book collecties, naslagwerken, catalogi, registers, beeldbanken enz.) en duizenden elektronische tijdschriften, op vrijwel alle wetenschappelijke vakgebieden. Via de Digitale Bibliotheek zijn vele miljoenen artikelen te vinden. De Digitale Bibliotheek biedt de volgende hoofdfuncties: simultaan zoeken in maximaal 10 databases tegelijkertijd, algemeen, per hoofdcategorie of per vakgebied zoeken naar databases zoeken naar elektronische tijdschriften toegang tot de native interface van databases en elektronische tijdschriften bijhouden van persoonlijke resultatenlijstjes (my library) evt. gekoppeld aan een attendering of een export naar bijvoorbeeld EndNote. Resultaten gevonden via een zoekactie in de Digitale Bibliotheek leiden als het kan met één klik naar de gezochte inhoud (full text). In andere gevallen biedt de UvA-linker een overzicht van de beschikbaarheid en verkrijgbaarheid van een item. Gebaseerd op de UvA-linker biedt de full-text finder een zoekscherm waarin de klant zelf de benodigde metadata van een bekende full-text publicatie kan invoeren waarna de full text finder de klant direct naar de gezochte publicatie leidt, dus zonder de omweg van een database of elektronisch tijdschrift. Figuur 2: full text finder Institutionele repository, UvA-DARE 8 De UBA beheert het universitair wetenschappelijk archief van de UvA in de vorm van een institutionele repository met de naam UvA-DARE (Digital Academic Repository). UvA-DARE maakt onderdeel uit van een landelijk en internationaal netwerk van informatiediensten. In UvA-DARE, kunnen wetenschap via: Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 15/40

16 pers van de UvA de elektronische versie van hun publicaties veilig bewaren voor toekomstig gebruik, gebaseerd op een permanente verwijzing (stabiele URL) en een geautomatiseerde koppeling met het e-depot van de KB. Waar toegestaan worden de publicaties openbaar toegankelijk gemaakt zonder toegangsdrempel (open access) hetgeen de zichtbaarheid van de publicaties, en van UvA-onderzoek, ten goede komt. Via UvA-DARE kan bovendien materiaal aan de gehele wereld beschikbaar worden gesteld waar geen (elektronische) uitgevers voor te vinden zijn. Op basis van de publicaties in UvA-DARE kan automatisch een persoonlijke publicatielijst worden gecreëerd. Naast een repository voor publicaties zijn er gelijksoortige databanken voor dissertaties en scripties (ook HvA). Voor gelieerde maar externe partijen als AUP, Naturalis en KIT worden eveneens door de UBA repositories ingericht en beheerd. Voor proefschriften die via de AUP zijn uitgegeven is er een printing-ondemand faciliteit METIS In het onderzoeksinformatiesysteem METIS worden gegevens over het wetenschappelijk onderzoek aan de UvA vastgelegd: input (geld en fte s), onderzoeksprogramma s, output (publicaties e.d.) met als voornaamste doel: verantwoording en verslaglegging. METIS ontleent diverse gegevens aan externe bronnen en dient op zijn beurt als bronsysteem voor o.a. de institutionele repository UvA-DARE. Daardoor is METIS van cruciaal belang voor de algemene zichtbaarheid van UvA-onderzoek. Via METIS kunnen de bij publicatiegegevens behorende documenten worden overgeheveld naar UvA-DARE. Onderzoeksgegevens uit METIS worden via een geautomatiseerde koppeling opgenomen in het nationale wetenschapsportaal van de KNAW, NARCIS. 9 Figuur 3: informatieomgeving METIS 9 Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 16/40

17 4.6.6 Collectiebeschrijvingen: online inventarissen 10 Collectiebeschrijvingen bieden klanten (op termijn) een integraal overzicht van de collecties. Met een collectiebeschrijving kan bovendien de samenhang tussen de items die de collectie vormen worden beschreven. Elektronische beschrijving op collectieniveau is nodig omdat beschrijving en ontsluiting op itemniveau lang niet altijd een haalbare kaart is. Online beschrijving gebeurt volgens de richtlijnen van de Encoded Archival Descriptions (EAD). De EAD s worden gebruikt voor een presentatie op de website van de Bijzondere Collecties van de UBA waar naast collectiebeschrijvingen in enkele gevallen ook een hiërarchische inventaris tot op het niveau van de items gevonden kan worden. De Online Inventarissen vormen de paraplu waaronder informatie over de Bijzondere Collecties uit verschillende systemen (catalogus, beeld- en tekstdatabanken) geïntegreerd moeten worden gepresenteerd naar herkomst en/of naar thema. Het gebruik van een standaard beschrijvingsstructuur (EAD) biedt ook de mogelijkheid tot uitwisseling met andere collectiebeherende instellingen Readers Online 11 Readers Online is een dienst van de UBA waarmee verplichte of aanbevolen literatuur in elektronische vorm aan studenten wordt aangeboden. Docenten kunnen een literatuurlijst in EndNote aan de bibliotheek geven en deze zorgt ervoor dat alle literatuur in elektronische vorm als e-reader wordt opgenomen in Readers Online, waar nodig wordt materiaal ingescand of elders opgevraagd. De UBA adviseert de docent m.b.t. auteursrechtelijke bepalingen die op het geselecteerde materiaal van toepassing zijn. De docent kan via Blackboard met één simpele koppeling de digitale reader aan zijn of haar studenten beschikbaar stellen. Studenten kunnen de e-reader geheel, of in een samenstelling naar keuze, downloaden of afdrukken E-publishing 12 Zoals in bijlage drie te zien is produceert de UBA e-publishing producten. Deze op onderzoekers gerichte diensten worden ontwikkeld door het DPC en worden ingericht als herbruikbare productlijnen. De beeldbanken zijn het talrijkst, maar er zijn inmiddels ook diverse databanken met gedigitaliseerde tekstcorpora (tekstbanken) en specialistische onderzoeksdatabanken beschikbaar. Samen met de AUP verzorgt de UBA de uitgave van inmiddels zeven e-journals. 4.7 Infrastructuur Systeemomgeving De systeemomgeving van de UBA is de laatste jaren snel gegroeid en complexer geworden. In bijlage 3 wordt deze omgeving schematisch, en vereenvoudigd, weergegeven. Er zijn vijf logische blokken: bibliotheeksysteem/catalogus, digitale bibliotheek, e-publishing, onderzoeksinformatie en werkomgeving. De lichtblauwe blokjes zijn studentenvoorzieningen waaraan de bibliotheek een dienst gekoppeld heeft. De rode blokken zijn interfaces en daarmee ingangen tot digitale diensten. In het veld e-publishing staan de rode rechthoeken met schaduw voor meerdere producten uit één bepaalde productielijn. In het midden van Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 17/40

18 het schema staat Surfgroepen, een door SURF aangeboden samenwerkingsomgeving. De UBA-systeemomgeving is een onderdeel van de veel grotere UvA-ICTinfrastructuur en is daarvan afhankelijk. Met de centrale automatiseringsafdeling van de UvA, het Informatiseringscentrum (IC), vindt dan ook met enige regelmaat overleg plaats over afstemming en ontwikkeling. In bijlage 3 worden tevens de belangrijkste applicaties op een rij gezet die in de systeemomgeving van de UB gebruikt worden Datatypen Bijlage 4 geeft een overzicht van datatypen die door de verschillende UBAapplicaties worden gemaakt, gebruikt, beheerd, gewijzigd en verwijderd. In de figuur worden de gegevens voor de eenvoud zonder onderlinge samenhang gepresenteerd, in werkelijkheid is die samenhang er natuurlijk wel. De getoonde datatypen kunnen van een geheel verschillend aggregatieniveau zijn (bijvoorbeeld: webpagina (nieuws) vs. approval plan vs. boete-informatie). Waar het persoonsgegevens betreft heeft de UBA het verzamelen en het gebruik ervan volgens voorschrift aangemeld. 4.8 Projecten Bij een beschrijving van de huidige organisatie, dienstverlening en ICTinfrastructuur moet aansluitend worden gekeken naar bestaande plannen met betrekking tot verbetering van de dienstverlening, vernieuwing van de systeemomgeving en met het uitproberen van nieuwe ontwikkelingen. Daarom volgen hieronder vijf korte beschrijvingen van lopende projecten die elk invloed zullen hebben op dienstverlening en infrastructuur en die voor een Informatiebeleidsplan daarom relevant zijn Project NBS, Nieuw BibliotheekSysteem Omdat de UB een bibliotheeksysteem nodig heeft dat zich kan voegen in moderne omgevingen waarin diensten op basis van webservices aan elkaar gekoppeld worden, schaft de UB een nieuw bibliotheeksysteem aan. Duidelijk is wel dat de UB niet kan volstaan met alleen een geïntegreerd bibliotheeksysteem; de eisen die zowel eindgebruikers als medewerkers stellen aan de dienstverlening van de UB maken dat een nieuw bibliotheeksysteem slechts een eerste stap is op weg naar geïntegreerde informatievoorzieningen. Andere stappen zullen al gauw moeten volgen Project RFID-II Op twee locaties heeft de UBA succesvol geëxperimenteerd met Radio Frequency Identification (RFID), in eerste instantie alleen nog als beveiligingsmiddel. De UB heeft besloten om nu een grote stap vooruit te zetten en het merendeel van haar open opstellingen te gaan voorzien van RFID-tags. Daardoor ontstaat er eenheid in beveiligingssystemen, waardoor bijvoorbeeld het succesvolle lenen op locatie kan worden uitgebreid, maar wordt het bovendien mogelijk om leners zelfbediening te bieden, wat een positief effect kan hebben op de openingstijden. Verbeteringen aan de achterkant, in de magazijnen bijvoorbeeld, worden eveneens voorzien. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 18/40

19 4.8.3 Project DRIVER-II Aan dit grote Europese project doet de UB mee in een Nederlandse Joint Research Unit, gecoördineerd door SURF. De UB-rol is bescheiden: een startnotitie die een overzicht geeft van definities van, en best practices met, enhanced publications. Uit de studie komt naar voren dat het OAI-ORE (Object Reuse & Exchange) model het enige model is dat op dit moment de complexiteit van een internationaal netwerk van samenhangende enhanced publications aan kan. Deze constatering heeft uiteraard consequenties voor de toekomstige inrichting van de dienstverlening op het gebied van elektronisch publiceren van de UB Project Institutional Repository, Next Generation De huidige repository, UvA-DARE, is opgezet in Om mee te kunnen doen aan innovatieve programma s als DRIVER II en SURFshare is het nodig om ook multimediale objecten en datasets op te kunnen nemen in de repository. Met de huidige software is dat niet mogelijk. Maar ook om essentieel geachte verbeteringen aan bijvoorbeeld het dissertatiearchief in de huidige vorm door te kunnen voeren volstaan de mogelijkheden van de huidige software niet meer. In het project Institutional Repository, Next Generation, zal de UB een proefneming doen met repositorysoftware van een nieuwe generatie, gebaseerd op het open source product Fedora. Als de proef slaagt zullen alle repositories van de UBA worden overgezet naar Fedora. De verdere consequenties voor het systeemplaatje zijn nu nog niet te overzien OAPEN In het Europese project OAPEN werkt de UBA samen met AUP en een reeks van internationale partners aan de ontwikkeling van een goed bedrijfsmodel en een bijpassende internationale infrastructuur voor het produceren en publiceren van open access e-books met voornamelijk wetenschappelijke inhoud. Het project zal zeker van invloed zijn op de inrichting van elektronisch publiceren bij de UBA. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 19/40

20 5 Knelpunten & kansen 5.1 Knelpunten Dienstverlening Na een bespreking van de context en de huidige dienstverlening van de UB worden in dit hoofdstuk knelpunten aangegeven die worden ervaren bij de uitvoering van de dienstverlening en bij opzet en uitvoering van (innovatie)- projecten. Basis voor dit hoofdstuk wordt gevormd door het begin 2008 uitgevoerde gebruikersonderzoek, de discussierondes met leidinggevenden, de gevoerde interviews met faculteitsbibliothecarissen en de focusgroepen met onderzoekers en studenten. Na een bespreking van de knelpunten volgt een overzicht van wensen van zowel de UBA zelf als van haar klanten. Wegnemen of verminderen van knelpunten en vervullen van bestaande wensen leidt tot een lijstje met uitdagingen en kansen waarvoor aansluitend in hoofdstuk 6 beleid wordt geformuleerd Algemeen De huidige eindgebruikerdiensten als catalogus en digitale bibliotheek zijn ingericht vanuit het rijke aanbod van de UB, maar daardoor niet gebruiksvriendelijk genoeg. Er zijn teveel - en vooral teveel verschillende - interfaces waarin gebruikers hun weg moeten zoeken met teveel muisklikken. Ze worden daarbij door de systemen niet of te weinig ondersteund bij het gebruik van de systemen en bij het voorkomen of corrigeren van fouten. Er is teveel voorkennis van de systemen en van het UB-aanbod vereist. De interfaces zijn bovendien te Spartaans: geen boekomslagen, geen ruimte voor inbreng van de gebruikers zelf (reviews, commentaren, labels). De publieke dienstverlening voor de Bijzondere Collecties kan beter. Er is nog erg veel materiaal niet ontsloten en van het ontsloten materiaal is een omvangrijk deel niet of lastig verkrijgbaar. De authenticatie- en autorisatievoorzieningen zijn onvoldoende geavanceerd: er is geen single sign-on en geen mogelijkheid tot autorisatie ( wie mag wat?). Het onderscheid catalogus digitale bibliotheek is niet altijd helder (e-books, elektronische tijdschriften) en voor brede zoekvragen eerder een beperking dan een starthulp. De huidige bibliotheeksystemen zijn niet ingericht voor hergebruik door andere systemen, bijvoorbeeld disciplinespecifieke verrijking die door een faculteitsbibliotheek wordt ontwikkeld. Slechts enkele onderdelen van de UBA-dienstverlening zijn zo ingericht dat er gebruik van gemaakt kan worden in een niet-uva of niet-uba-context, bijvoorbeeld in de favoriete (of verplichte) werkomgeving van studenten of onderzoekers. Voor het overgrote deel van de dienstverlening moeten gebruikers min of meer volledig overschakelen naar een UB-omgeving, mede omdat de bibliotheekdiensten nog weinig modulair zijn Verkrijgen van informatie Het onderscheid tussen gedrukt of elektronisch, tussen lokaal of via IBL beschikbaar en tussen direct of na reservering te verkrijgen is veel te sterk gebonden aan de gekozen systeemingang (catalogus, digitale bibliotheek of database). Eindgebruikers moeten beter op dergelijke eigenschappen kunnen voorsorteren. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 20/40

21 De verschillende vormen van verkrijgbaarheid (catalogus, digitale bibliotheek, IBL) gaan gepaard met verschillende authenticatiemethoden. Uit het zeer omvangrijke eigen bezit van de UBA is nog relatief weinig materiaal digitaal beschikbaar Zoeken Er zijn teveel verschillende zoekingangen met eigen specifieke kenmerken. De gebruiker wordt onvoldoende geholpen bij het formuleren of verbeteren van zoekvragen. De presentatie van zoekresultaten in de verschillende systemen is verre van uniform. De wijze van sorteren van de eindresultaten is niet altijd duidelijk en de kwaliteit van deze ranking is vaak onvoldoende. De huidige systemen bieden alleen de mogelijkheid tot lineair zoeken en hebben geen functionaliteit om ook te kunnen vinden waar men niet (expliciet) naar zocht (serendipity, bijvoorbeeld via trefwoordenwolk of virtuele boekenplank) Beheren van informatie Dienstverlening gericht op het beheer van een persoonlijke collectie van digitale wetenschappelijke informatie is nog fragmentarisch. De UB ondersteunt EndNote en biedt Mijn Archief (catalogus) en Mijn Bibliotheek' (digitale bibliotheek) aan. 13 De functionaliteit verschilt sterk, de manier waarop bibliografische informatie erin wordt opgeslagen eveneens. Er is geen vertaling tussen deze voorzieningen, laat staan integratie. Uitwisselen en delen van bibliografische informatie wordt daardoor bemoeilijkt Publiceren van wetenschappelijke informatie Er is geen éénduidige werkstroom voor het publiceren en registreren van wetenschappelijke informatie (van versiebeheer tot opname in het universitair wetenschappelijk archief). Evenmin is duidelijk waar in het proces de UB ondersteuning kan bieden. Het rechtenbeheer is nog veelal handwerk. Het publiceren van geavanceerde publicaties, bijvoorbeeld voorzien van multimediamateriaal of gekoppeld aan datasets, is al geruime tijd mogelijk, echter zonder dat de afzonderlijke onderdelen adequaat kunnen worden beschreven en bovenal zonder dat de onderlinge relaties kunnen worden vastgelegd en voor ontsluiting kunnen worden gebruikt. De huidige systemen geven de aanbieders van informatie nauwelijks inzicht in het daadwerkelijk gebruik van hun publicaties (citaties, downloads, views). De algemene vindbaarheid van gepubliceerd materiaal kan beter. De kwaliteit van de gegevens in het onderzoeksinformatiesysteem en het universitair wetenschappelijk archief is soms niet goed Organisatie Administratieve ondersteuning: de planning & control-cyclus binnen de UvA is de laatste jaren een aantal maal ingrijpend gewijzigd. Als gevolg daarvan zijn de administratieve organisatie en ondersteuning (financiën, projecten, tijdverantwoording, personeel) nog altijd niet op orde. Intern versus extern: een deel van de vernieuwing van de digitale dienstverlening van de UBA wordt extern gefinancierd, bijvoorbeeld door projecten 13 Andere tools die aan de UvA worden gebruikt voor het beheren van bibliografische informatie zijn o.a. : BlackBoard, UvA-medewerkers homepage, RefWorks, Zotero en natuurlijk Word en Excel. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 21/40

22 die gematcht worden door SURF. Externe opdrachten bieden naast financiële steun ook mogelijkheden tot kennisdeling en tot (soms grensoverschrijdende) samenwerking. Het is lastig een balans te vinden die enerzijds ontwikkeling volgens eigen plan mogelijk maakt en anderzijds optimaal gebruik maakt van externe financieringsmogelijkheden. Daarnaast heeft de UBA met haar Digitaal Productiecentrum een goede reputatie opgebouwd. Het resultaat daarvan zijn veel verzoeken van externe opdrachtgevers die een fors beslag leggen op de beschikbare ontwikkelcapaciteit van het DPC. Dit staat op gespannen voet met de wens vanuit de UBA organisatie naar flexibel inzetbare ontwikkelaars. Exploitatie: er is een doorlopende stroom van nieuwe ontwikkelingen die vertaald wordt in nieuwe vormen van dienstverlening. Daar staat weinig afschaffing van oude diensten tegenover. Nieuwe opgaven oefenen een niet goed becijferbare druk uit op het budget. Klantcontact: er is weinig gestructureerd contact tussen de bibliotheek en haar klanten. Klanten hebben geen directe inbreng bij nieuwe ontwikkelingen. De gebruikersonderzoeken leveren alleen achteraf een beeld van de klanttevredenheid. Programmamanagement: door de veelheid aan projecten die de UB uitvoert ontbreekt het aan onderlinge afstemming van projecten, zowel inhoudelijk als qua beslag op mensen en middelen. De UB is toe aan een of andere vorm van multi-projectmanagement. Beheer: elk geslaagd project dat een ICT-product oplevert doet een beroep op een, vaak langdurige, beheerinspanning om de resultaten van dat project te kunnen blijven gebruiken. Beheer is van bijzaak hoofdzaak geworden. De bekendheid met de digitale dienstverlening van de UBA is nog onvoldoende, zeker als uit gebruikersonderzoek blijkt dat de onbekende diensten op bijval kunnen rekenen Werkprocessen De gang van het boek is nog te lang, te ingewikkeld en teveel een handmatig uitgevoerd proces. Traditioneel ontsluiten (handmatig, gericht op aangeschafte bundel) is niet langer te handhaven voor de reguliere collectie. Een grotere inzet is gevraagd voor het ontsluiten van de erfgoedcollecties. Het ontsluiten van objecten d.m.v. bibliografische beschrijvingen is niet langer de enige weg om tot een resultaat te komen. De toekomst lijkt aan de geavanceerde zoekmachines. Digitaliseren is nog geen volwassen proces. Dit betekent onder meer dat kwaliteitscontrole een handmatig en ad hoc proces is. De doorlooptijd voor het realiseren van nieuwe diensten is soms erg lang. Duurzame opslag van digitale data is nog maar beperkt onderdeel van bestaande werkprocessen (opslag masters bij DANS, koppeling UvA-DARE aan e-depot) Infrastructuur Erfenis: niet alle systemen van de UB zijn al geschikt voor de flexibele en loosely coupled wereld van de webservices. Dat geldt ook voor de landelijke bibliotheekinfrastructuur waar de UBA deel van uit maakt. Datamodel: de UBA heeft geen raamwerk dat richtlijnen geeft welke elementen van verschillende informatieobjecten bij digitalisering moeten worden vastgelegd en welke relaties er tussen objecten bestaan. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 22/40

23 Architectuur: de door de UB ingerichte ICT-infrastructuur hangt binnen het grotere geheel van de UvA automatiseringsomgeving. Er is tot voor kort nauwelijks sprake geweest van bewuste afstemming van die twee werelden. Persistente identificatie: stabiele herkenbaarheid van digitale objecten door middel van een unieke en goed hanteerbare naamgeving. Toegangsbeheer: de single sign on oplossing die het IC gebruikt voor studenten (Studentenmail, MijnUvA en Blackboard) werkt niet op de UBsystemen en biedt bovendien geen mogelijkheden voor autorisatie ( wie mag wat?). Externe toegang: met behulp van UvA-VPN kunnen studenten en medewerkers van de UvA van buitenaf gebruik maken van bibliotheekdiensten. Maar deze oplossing is beperkt want alleen bruikbaar in situaties waarin een gebruiker zeggenschap over de werkplek in kwestie heeft. 5.2 Wensen De verschillende meningen en wensen binnen de UBA zijn op een aantal manieren geïnventariseerd. Alle sectoren en faculteitsbibliotheken is gevraagd de plannen en ambities van het eigen onderdeel (sector, bibliotheek) te beschrijven. Daarnaast is een achttal interviews gehouden waarin de contouren van het informatiebeleid zijn besproken en is ingegaan op bestaande knelpunten en ideeën voor verbetering. Er bleek sprake te zijn van een zeker spanningsveld tussen generieke en specifieke wensen, tussen het werken aan verbeteringen op UvA-niveau en de vraag naar verbeteringen op faculteits- of instituutsniveau. Dat spanningsveld werd overigens niet teruggevonden bij het gebruikersonderzoek. Uit het gebruikersonderzoek bleek evenmin een sterkere behoefte aan het gebruik van modulaire bibliotheekdiensten vanuit andere werkomgevingen dan de huidige zeer beperkte mogelijkheid die de UBA daartoe biedt. 14 Toch lijkt het verstandig om bij de vernieuwing van (onderdelen van) de UBA informatieinfrastructuur nadrukkelijk modulariteit en reuse in het eisenpakket te betrekken. Build it, and they will come zal in een wereld van webdiensten steeds minder een effectief uitgangspunt zijn Wensen uit de UBA-organisatie Integratie Integratie van het informatieaanbod van de UBA is een terugkerende wens. Daarbij worden verschillende aandachtspunten genoemd: catalogus en digitale bibliotheek, diverse toegangen voor de Bijzondere Collecties, HvA en UvA, lokale en wereldwijde collecties Verbetering dienstverlening De dienstverlening van de UBA moet gebruiksvriendelijker en meer in overeenstemming worden gebracht met moderne webdiensten 15. Toepassing van web 2.0 technieken kan daar aan bijdragen. De bibliotheek moet inzetten op het ontwikkelen of aanbieden van samenwerkingsomgevingen, versiebeheer voor documenten en het centraal regelen van auteursrechten. 14 Nl.: digitale bibliotheekdiensten in de elektronische leeromgeving en in de studentenportal, UBA-toolbar, Readers Online. 15 Bijvoorbeeld: Flickr, Delicious, Hyves, LinkedIn, LybraryThing Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 23/40

24 Naast generieke, UBA-brede dienstverlening moet er ruimte komen voor specialistische dienstverlening bijvoorbeeld voor een bepaald vakgebied. Deze specifieke dienstverlening kan intern of extern ontwikkeld worden bovenop de gemeenschappelijke basisinfrastructuur. De UBA bezit een uniek en waardevol product in de vorm van haar Bijzondere Collecties. Betere exploitatie van dit product vormt een verrijking van het huidige aanbod en uitstekende reclame voor de bibliotheek. Het gebruik van (internationale) standaarden voor opslag en ontsluiting, en toepassing van betere sorteeropties zijn technieken om de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen te verhogen Organisatorische verbeteringen Algemeen is er behoefte aan meer capaciteit voor innovatie. De inzet van personeel zou ook flexibeler en dynamischer moeten. Er bestaat verschil van mening over de vraag of de capaciteit centraal of decentraal moet worden ingezet. Kennismanagement, meer onderlinge contacten en een basiskennis van Prince2 moeten de organisatie verder professionaliseren Gebruikers centraal Breed is de wens om meer te weten van de gebruikers en het gebruik van de systemen. Betere systemen voor het aanleveren en (zelf) opstellen van managementrapportages moeten meer inzicht geven in het gebruik van de huidige diensten door klanten en de mogelijkheden tot verdere verbetering ervan Levering In principe zou de bibliotheek alle informatie die ze bezit moeten kunnen leveren. Dit doel kan dichter benaderd worden als meer gebruik wordt gemaakt van externe (commerciële) dienstverleners. Door uitbreiding van de digitale collectie en scanning on demand kan de klant de informatie krijgen in de geprefereerde, digitale vorm. Een zogenaamd Electronic Resource Management System wordt noodzakelijk geacht voor beheer van de uitdijende digitale collectie Gebruikerswensen Het gebruikersonderzoek heeft de UBA belangrijke nieuwe informatie opgeleverd. De Digitale Bibliotheek is voor het merendeel van onze doelgroep een belangrijk zoekinstrument, naast het in populariteit groeiende Google Scholar. Catalogus en Digitale Bibliotheek worden redelijk goed gewaardeerd: rapportcijfer 7 gemiddeld; circa 10% geeft echter een onvoldoende. De Digitale Bibliotheek moet beter gepromoot worden: zowel via het (UvA) web als via de bibliotheek, bijvoorbeeld door onderwijs en persoonlijke contacten. De belangrijkste oorzaak voor het niet gebruiken (20-25%) van de Digitale Bibliotheek lijkt onbekendheid met het bestaan en de mogelijkheden ervan te zijn. Bovenstaande conclusies zijn grotendeels onafhankelijk van de vraag in welk vakgebied of op welk niveau iemand binnen de UvA actief is. De UBA-ideeën over de volgende generatie Digitale Bibliotheek voorzien in een behoefte. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 24/40

25 5.3 Uitdagingen / kansen In de beschrijving van de knelpunten en de wensen hierboven ligt vaak al een oplossingsrichting besloten. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste uitdagingen die uit de paragrafen 5.1. en 5.2 kunnen worden gedistilleerd. Wetenschappelijke informatievoorziening Verbeter de gebruiksvriendelijkheid en de effectiviteit van de digitale diensten door het bieden van een geïntegreerde toegang tot alle informatie (soort, vorm, locatie) met betere ondersteuning bij het zoeken en een betere presentatie van de resultaten. Gebruik externe diensten om de gebruikerservaring te verrijken (ToC, kaftfoto s, abstracts, reviews, tags, trefwoordenwolk, etc.). Maak de Digitale Bibliotheek beter bekend door een prominentere positie op de UvA en UBA-websites, een effectievere communicatie-inspanning en een gericht cursusaanbod. Maak hergebruik en mashups van het digitale aanbod van de bibliotheek mogelijk: van specialistische faculteitsdiensten en samenwerkingsverbanden tot internationale portals en (ook commerciële) web 2.0 toepassingen. Partner voor onderwijs & onderzoek Werk samen met het IC aan het inrichten van samenwerkingsomgevingen voor onderzoekers, docenten en studenten. Biedt een geïntegreerde dienst voor het maken en beheren van een persoonlijke verzameling van informatie(bronnen). Maak deze dienst open voor uitwisseling met diverse disciplinegerichte en/of internationale diensten. Ondersteun docenten en onderzoekers actiever bij het uitzoeken van, en omgaan met, rechten op eigen en andermans materiaal. Introduceer diensten voor de omgang met enhanced publications en voor duurzame opslag en hergebruik van datasets. Voorzie auteurs van download- en gebruiksgegevens. Bied auteurs / onderzoekers de mogelijkheid van zelfregistratie en correctie. Digitaal Erfgoed Breid de digitale ontsluiting uit van de UvA-erfgoedcollecties en van het aantal digitale reproducties van unieke objecten. Basisvoorzieningen Stem de ICT-infrastructuur die zich zal ontwikkelen richting SOA - eerder en beter af met het IC. Er is dringend behoefte aan single sign on, beter identity management (voor UvA én HvA) en een aanvullende dienst naast UvA-VPN - voor remote access op basis van een proxy server. Haal betere managementinformatie uit de UB-systemen. Organisatie De UBA-organisatie kan beter: er moet worden geprofessionaliseerd in de administratieve ondersteuning, bij het IT-beheer, bij project- en programmamanagement. Diverse werkprocessen kunnen worden verbeterd/geoptimaliseerd: de gang van het boek, electronic resource management, catalogisering, interbibliothecair leenverkeer, zelfbediening, plaatsing. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 25/40

26 De afweging generiek/specifiek moet steeds expliciet gemaakt worden. Specifieke toepassingen op een generieke basislaag moeten mogelijk gemaakt worden, waar nodig door ze gezamenlijk te ontwikkelen. Er is sowieso betere informatie-uitwisseling tussen ED en faculteitsbibliotheken nodig. Kwalitatief (gebruiksvriendelijkheidtesten en discussiegroepen) en kwantitatief onderzoek (enquêtes en statistieken) zijn essentieel bij het ontwerpen, bouwen en exploiteren van digitale diensten en dienen een continu proces binnen het bibliotheekwerk te worden. Optimaliseer de verhouding tussen uitvoering van het interne beleidsprogramma en externe opdrachten of projectmogelijkheden. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 26/40

27 6 Informatiebeleid UBA Inleiding 6.2 Doelen 6.3 Aanpak Na een weergave van de context waarin de UBA informatiebeleid kan formuleren, een overzicht van de dienstverlening vanuit ICT-perspectief en een bespreking van de belangrijkste knelpunten, wensen en kansen ten aanzien van die dienstverlening wordt in dit hoofdstuk het Informatiebeleid zelf geformuleerd. Dat Informatiebeleid moet verbeteringen bewerkstelligen waar dat het dringendst nodig is, zonder de lopende dienstverlening te schaden. Met het informatiebeleid legt de bibliotheek voor zichzelf en de buitenwereld de rol van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) vast: welke doelen worden nagestreefd (doel), hoe moeten die worden bereikt (aanpak), welke spelregels gelden daarbij (kaders). De bibliotheek wil met de inzet van ICT globaal het volgende bereiken: De belangrijkste leverancier van wetenschappelijke informatie voor studenten, docenten en wetenschapper van de UvA blijven. De belangrijkste partner op het gebied van informatieverwerking worden binnen onderwijs en onderzoek 16 aan de UvA. Via toegang op internet het UvA-erfgoed maken tot de belangrijkste collectie van Nederland in zijn soort voor internationaal onderzoek, hoger onderwijs en het Amsterdamse publiek. Om deze externe doelen te realiseren is een stevige basis een vereiste. Daarom is een belangrijk doel van het informatiebeleid voor de komende periode ook het verminderen en zo mogelijk wegnemen van knelpunten op het gebied van de ICT-architectuur en de organisatie. Een deel van de activiteiten voor de komende jaren zal dan ook besteed worden aan deze verbeterslag. De gebruikersdoelen uit paragraaf 6.2 worden bereikt door een strategie die gericht is op zowel een vergroting van het digitale aanbod aan wetenschappelijke informatie - en de digitale ontsluiting daarvan - als op innovatie in de bestaande (digitale) dienstverlening. Per gebruiksdoel wordt een actieplan opgesteld. In de actieplannen vertaalt de UBA voor een relatief korte termijn van ongeveer 2 jaar de strategie in concrete projecten. Vooraf wordt meetbaar afgesproken welk aandeel een project levert aan het gebruikersdoel. De afzonderlijke projecten en het actieplan als geheel worden daarop na afloop geëvalueerd. De actieplannen worden gefinancierd uit het reguliere budget van de UBA. Daarnaast kunnen in actieplannen projecten worden voorgesteld waarvoor externe financiering beschikbaar is of mogelijk kan worden verkregen. Voor externe financiering gelden een aantal randvoorwaarden (zie 6.4) 16 bestaande uit elementen van de publication lifecycle en de scholarly workbench. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 27/40

28 Naast de actieplannen gericht op de gebruiksdoelen uit paragraaf 6.2 zal de de UBA een Innovatieprogramma voeren gericht op de verkenning van mogelijke nieuwe behoeftes. Binnen dit programma kunnen nieuwe ontwikkelingen uitgeprobeerd worden en kunnen projecten een groter risico hebben. Anders gezegd: ze mogen mislukken Leverancier van wetenschappelijke informatie De bibliotheek biedt haar klanten één generiek geïntegreerd zoekportaal voor alle wetenschappelijke informatie, óók die van UvA-onderzoekers uit heden en verleden, alsmede voor het UvA-erfgoed; De bibliotheek streeft ernaar om alle gevonden informatie ook te leveren: direct vanuit haar collectie of via actieve en passieve bemiddeling. In antwoord op de gebruikerswens naar digitale levering wordt voor nieuwe acquisities nadrukkelijk gekeken naar digitale versies en wordt de bestaande collectie waar mogelijk op verzoek gedigitaliseerd. Naast de eigen digitale bibliotheek zal de bibliotheek het vinden en leveren van informatie uit haar collecties in zoveel mogelijk voor de doelgroep relevante institutionele, landelijke en internationale webdiensten ondersteunen. Klanten krijgen de mogelijkheid tot een gepersonaliseerde digitale bibliotheek zodat ze overal en altijd kunnen beschikken over reeds verzamelde literatuurverwijzingen en digitaal verkregen wetenschappelijke informatie. Deze Mijn- Bibliotheek -dienst is zo open mogelijk Partner voor onderzoek en onderwijs De bibliotheek bevordert actief en passief de vervaardiging, archivering, ontsluiting en het hergebruik van onderzoeksresultaten en onderwijsmaterialen binnen de UvA. De rol die de bibliotheek daarbij speelt is: De bibliotheek draagt met nieuwe diensten voor informatieverwerking bij aan een nieuwe persoonlijk werkomgeving en samenwerkingsomgevingen (collaboratories) voor onderzoekers, docenten en studenten. De bibliotheek biedt diensten voor het online publiceren van informatieproducten van diverse aard (artikelen, gegevens, leermiddelen). De bibliotheek vult het stewardship over de informatieproducten van onderwijs en onderzoek in. De bibliotheek ondersteunt onderzoekers, docenten en studenten op het gebied van auteursrecht en rechtenbeheer. De onderzoeksresultaten en onderwijsmaterialen zijn niet alleen eenvoudige ééndelige informatieobjecten; de bibliotheek maakt het werken met complexe objecten (enhanced publications, samengestelde leerobjecten) mogelijk, alsmede opslag, hervindbaarheid en hergebruik van datasets Toegang voor UvA-erfgoed Alle herkomstcollecties worden door middel van EAD ontsloten. Ze krijgen een koppeling naar bestaande objectregistraties in catalogus en beeldbanken. Objecten behorende tot A-collecties 17 worden gedigitaliseerd en gecatalogiseerd. Presentatie via internet van UvA-erfgoedcollecties naar herkomst én thema. Digitalisering van het UvA-erfgoed gebeurt vraaggestuurd. De bibliotheek zal zelf voorzien in digitalisering van een illustratieve set objecten uit alle collecties die volgens het collectieplan van de bibliotheek zijn aangemerkt als klasse A en 17 A en B zijn formeel vastgestelde classificaties voor Bijzondere Collecties van de UBA. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 28/40

29 B, alle beschikbare publicaties ontsloten in het Album Academicum en het Album Promotorum en alle objecten die deel uitmaken van nieuw verworven klasse A-collecties. Voor nieuw verworven erfgoedcollecties, ook als langdurige bruikleen, wordt bij aanvaarding direct een ontsluitings- en digitaliseringsplan opgesteld Basisvoorzieningen De UBA zal een analyse uitvoeren van haar ICT-architectuur. Waar nodig zullen voorstellen voor herontwerp worden uitgewerkt. De ICT-architectuur van de UBA maakt deel uit van de UvA-ICT-architectuur. De UBA zal deze activiteiten daarom afstemmen met het Informatiseringscentrum van de UvA Infrastructuur De ICT-infrastructuur vormt een betrouwbare en flexibele technische behuizing voor alle digitale activiteiten van de UBA. De huidige opbouw, met op onderdelen van de bibliotheekactiviteiten toegespitste (standaard)applicaties, moet geleidelijk worden omgezet naar een Service Oriented Architecture (SOA). Ontwerpprincipe voor de infrastructuur is de scheiding tussen data en diensten. De data wordt samenhangend en duurzaam opgeslagen en beheerd onafhankelijk van de dienstverlening. Op die manier kan de data oneindig worden hergebruikt, nu en in de toekomst; voor zowel generieke als specifieke diensten, binnen de UvA en daarbuiten. Een belangrijke voorwaarde voor optimale dienstverlening door de UBA is de toegang tot gebruiksgegevens. Als onderdeel van de gemeenschappelijke ICTinfrastructuur is één set producten voor het presenteren en analyseren van storingen, prestaties en statistieken voorzien. Identity management, of: authenticatie, autorisatie en accounting (AAA), is een belangrijk aandachtspunt bij de verbetering van de ICT-infrastructuur. Activiteiten gericht op een nieuwe ICT-infrastructuur worden gecoördineerd in een apart actieplan voor Infrastructuur. Hieronder vallen activiteiten die niet specifiek op één digitale dienst gericht zijn, maar eerder voorwaardenscheppend zijn (bibliotheeksysteem, ERM, servers, opslag, managementinformatie, AAA) Procesarchitectuur De komende periode zal ook gekeken worden naar de procesarchitectuur. Het gaat daarbij om de vraag hoe bestaande processen geoptimaliseerd kunnen worden. Enkele voorbeelden: Waar en in hoeverre kunnen formele en onderwerpsontsluiting worden geautomatiseerd? Hoe kan betere managementinformatie voor het managen van zowel fysieke als elektronische collecties worden gegenereerd? Hoe maken we digitalisering, met bijbehorende kwaliteitscontrole, een vast onderdeel van de UBA-werkprocessen? Met betrekking tot digitale duurzaamheid: wat bewaren we hoe lang, in welke vorm en met welke toegankelijkheid? Organisatie Binnen de bibliotheek is het sectorhoofd ED belast met informatieplanning. Voor het Innovatieprogramma en het actieplan Infrastructuur wordt een voorstel, met bijbehorende kostenoverzicht, opgesteld door ED; de overige actieplannen komen tot stand in samenwerking met relevante partners. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 29/40

30 De actieplannen hebben een looptijd van twee jaar (zie figuur 1, blz. 4). Alle actieplannen worden besproken met overlegorganen binnen de bibliotheek (UB-overleg, CFB, Erfgoedoverleg) en met externe partners (IC, UKB, SURF). Actieplannen worden jaarlijks geëvalueerd in het ED-jaarverslag. Professionalisering van de UBA-organisatie wordt ter hand genomen door: introductiecursus Prince2 voor stuurgroepleden idem voor projectmedewerkers afstemming projectmethodiek tussen ED en BC uitbouw ad hoc projectondersteuning ED en BC naar UB-niveau introductie van ALS/BiSL voor applicatiemanagement Samenwerking De UBA werkt intensief samen met haar primaire doelgroep: onderzoekers, docenten en studenten. Enerzijds zet de bibliotheek een PR-campagne in om de organisatie en haar dienstverlening optimaal bekend te maken. Anderzijds zoekt de bibliotheek de klant op om zoveel mogelijk input te krijgen over wensen voor verbetering van bestaande en ontwikkeling van nieuwe diensten en collecties. De informatiespecialisten zijn sleutelfiguren in het opzetten en onderhouden van het daartoe noodzakelijke netwerk. Bij de uitbouw van haar dienstverlening werkt de UBA bij voorkeur samen met nationale partners in UKB- en/of SURF-verband. De bibliotheek streeft naar strategische samenwerking met het Informatiseringscentrum bij het ontwerpen, realiseren en innoveren van de ICT-architectuur van de UvA en bij het inrichten van generieke diensten voor onderzoekers, docenten en studenten. De Amsterdam University Press is een strategische partner voor de bibliotheek op het gebied van e-publishing. DANS is een strategische partner voor opslag en hergebruik van wetenschappelijke gegevens en digitale duurzaamheid, KNAW voor het ontsluiten van onderzoeksinformatie. De HvA is een operationele partner bij het inrichten van een ICT-werkomgeving voor medewerkers en studenten. De bibliotheek van de UvA wil de digitalisering van de Bijzondere Collecties en de daarop gebaseerde dienstverlening verzorgen in samenwerking met de Koninklijke Bibliotheek en de Universiteitsbibliotheek Leiden. Dit vereist ook een afstemming van de infrastructuur van de afzonderlijke instellingen. 6.4 Kaders (randvoorwaarden en uitgangspunten) Hieronder volgen een aantal samenhangende afspraken die de kwaliteit, interoperabiliteit en duurzaamheid bij de uitvoering van ICT-gerelateerde activiteiten binnen de UBA moeten bevorderen. Voor deze afspraken geldt het principe van comply or explain: afwijken is mogelijk mits voldoende onderbouwd Kwaliteit Digitale (re)producties van collectieobjecten worden eenmalig gemaakt. Vervaardiging, beschrijving, opslag, beheer en archivering vormen de basis voor willekeurig welk gebruik nu en in de toekomst. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 30/40

31 De generieke diensten worden projectmatig ontwikkeld volgens zoveel mogelijk meetbare specificaties voor effectiviteit en efficiëntie. Bij het opstellen en controleren van deze specificaties krijgt de beoogde doelgroep een stem. De generieke diensten worden door ED ontwikkeld en/of beheerd. De UB hanteert de Prince2 methodiek voor al haar projecten. Alleen medewerkers die minimaal een Prince2 Foundation training hebben gevolgd, kunnen worden opgenomen in de projectorganisatie. Per project is minimaal bij aanvang een plan van aanpak en bij afsluiting een evaluatierapport beschikbaar. Randvoorwaarden voor elk project zijn dat het bedrag benodigd voor de exploitatie van nieuwe dienstverlening beschikbaar is gedurende de exploitatieperiode, dat er voldoende personeel voor het uitvoeren en beheren van de dienst aanwezig is en dat dat personeel over de juiste capaciteiten en kennis beschikt. Externe financiering van reguliere personele capaciteit kan alleen voor projecten die aantoonbaar bijdragen aan de in dit plan beschreven doelen, die passen binnen de beschreven strategie en die voldoen aan de kaders. Externe financiering bestemd voor extra personele capaciteit kan alleen als dit voldoende duurzame producten en/of expertise voor de UBA oplevert. De UB hanteert de ASL-BiSL methodiek voor beheer, onderhoud en vernieuwing van haar systemen. Medewerkers van de beheerorganisatie dienen minimaal een ASL/BiSL Foundation training te hebben gevolgd. De kern van de UB-ICT-infrastructuur is opgebouwd uit systemen die zijn gebaseerd op proven technology. Op dit moment zijn dat een vijftal kernsystemen: de website (UvA CMS, webserver) het lokale bibliotheeksysteem van OCLC de digitale bibliotheek (MetaLib en SFX van Ex Libris) het Academisch Informatie Domein (UvA-DARE, Metis) het e-publishing systeem (DLXS, X-Hive). Scheiding tussen data en diensten is een voorwaarde voor elk nieuw systeem om hergebruik van data mogelijk te maken Gebruik van standaarden Uitgaande van een Service Oriented Architecture wil de UB een shared infrastructure ontwikkelen op basis van open standaarden, zie figuur 4. Figuur 4: schema shared infrastructure Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 31/40

32 6.4.3 Duurzaam De UB sluit aan bij het model dat SURF en JISC gezamenlijk ontwikkelen en internationaal uitdragen onder de noemer e-framework ( zie voor een voorbeeld bijlage 5). 18 De bibliotheek past minimaal Dewey en/of LCSH toe als onderwerpsontsluiting voor alle informatieobjecten in eigen beheer. Alle projecten (uitgezonderd innovatieprojecten) en hun eindresultaten hebben als uitgangspunt: voldoen aan DE BASIS van Digitaal Erfgoed Nederland. De bibliotheek kiest voor OAI-ORE als uitwisselingsmodel voor (complexe) objecten. Voor alle overige gebruikte ICT-instrumenten geldt als uitgangspunt dat ze zijn opgenomen in het ICT-Register van Digitaal Erfgoed Nederland. Protocollen en (meta)dataschema s gebruikt voor de basisfunctionaliteit van de Shared Infrastructure zijn gerelateerd aan (internationale) openbaar toegankelijke service- en dataregisters. Bij de bouw of selectie van informatiesystemen of bouwstenen voor de UB- ICT-infrastructuur moet de mogelijkheid van een oplossing op basis van open source nadrukkelijk en expliciet worden meegenomen. Bij systeemselectie is de beschikbaarheid van open API s een zwaarwegend criterium. De UBA hanteert voor haar digitale masterbestanden dezelfde conserveringseisen als voor haar analoge collecties. De UBA hanteert per materiaalsoort beargumenteerde standaardformaten voor de langdurige opslag en toegankelijkheid. De langdurige opslag van digitale masterbestanden wordt bij aanvang en vervolgens elke vijf jaar volgens TRAC 19 getoetst. Alle gearchiveerde digitale objecten worden steekproefsgewijs gecontroleerd op herbuikbaarheid. De kosten van het duurzaamheidbeleid zijn een vaste post in de begroting. De UBA kent een vaste functionaris verantwoordelijk voor het duurzaamheidsbeleid. 18 Met het e-framework/services-model wordt de dienstverlening opgebouwd als 'legostenen': losse elementen met gestandaardiseerde koppelvlakken die de instelling meer vrijheid biedt bij het samenstellen, uitbreiden en wijzigen van de elektronische dienstverlening. 19 Trustworthy Repositories Audit & Certification, zie: Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 32/40

33 7 Actieplan 2009 Uitvoering van het informatiebeleid vindt plaats via actieplannen voor de drie gebruiksdoelen uit paragraaf 6.2. Ook is er een actieplan ter verbetering van de ICT-architectuur & -infrastructuur. Een actieplan bevat een aantal samenhangende projecten en activiteiten die aantoonbaar bijdragen aan de gestelde doelen en waarvan de uitvoering past binnen de kaders van het informatiebeleid. Actieplannen kennen een looptijd van twee jaar voor opstellen, uitvoeren en evalueren. Binnen de looptijd van het huidige informatiebeleid komen twee rondes actieplannen: en vormt een overgangsjaar. Ten eerste hebben we te maken met werk in uitvoering: projecten en activiteiten die al zijn opgestart en/of waarvan de uitvoering in 2009 al gepland is. Ten tweede maakt de late oplevering van het informatiebeleidsplan het opstellen van vijf actieplannen voor 2009 niet haalbaar. Ter compensatie worden in dit hoofdstuk de lopende of voor 2009 reeds geplande projecten geplaatst in het kader van het nieuwe informatiebeleid en de daarin vastgelegde doelen. In sommige gevallen behoeven resultaten en/of aanpak daarbij enige aanpassing. Waar voorbereidingen al in gang zijn gezet of verplichtingen zijn aangegaan worden indien nodig ook nieuwe projecten opgevoerd. Prioritering heeft nog niet plaatsgevonden. Wetenschappelijke informatievoorziening Voorstudie geïntegreerd zoeken Aanpassen UBA startpagina Referentiebeheer (alternatief voor EndNote) Partnership voor onderzoek en onderwijs OAPEN (loopt) DRIVER2 (loopt) PROMAS VKC's als bibliotheekdienst SURFshare grassroots Cultureel Erfgoed Album Promotorum (loopt) Ontwikkelproject Digitaliseren met Beleid (nieuw) Themacollecties in EAD (nieuw) Inrichting digitaliseringsproces (nieuw) Proefschriften online Basis (architectuur, infrastructuur, systemen) Nieuw bibliotheeksysteem (loopt) OAI toegankelijkheid WorldCat Selection LibStat (loopt) Pilot AAA met IC (nieuw) Vooronderzoek duurzaamheid (nieuw) Haalbaarheid printing on demand voor studenten (nieuw) Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 33/40

34 Innovatie Voor innovatie wordt geen cyclisch actieplan opgesteld. Innovatie is gebaat bij een flexibele werkwijze en creativiteit. Vooraf wordt alleen personele capaciteit gereserveerd. Projecten die binnen het innovatieprogramma vallen: Romeyn de Hooghe (loopt) Open Journal Archeology of the Low Countries (aanvraag) Expert & expertise retrieval (voorstel) Repository, The Next Generation (loopt) In het opleidingsprogramma voor 2009 wordt aandacht besteed aan Prince2 en ASL/BiSL (zie paragraaf 6.3.5). Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 34/40

35 Bijlage 1, organogram UBA Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 35/40

36 Bijlage 2, gebruiksscenario s Ter voorbereiding op de diverse bijeenkomsten die aan dit Informatiebeleidsplan zijn voorafgegaan zijn 14 gebruiksscenario s opgesteld (zie hieronder). Van elk scenario werden in het kort de kenmerken weergegeven en de knelpunten die zich bij het afspelen van het scenario doorgaans voordoen. Tevens werden waar mogelijk alternatieven voor het standaard scenario aangegeven. In de focusgroepen werd gebruik gemaakt van de hier weergegeven figuur voor het bespreken van enkele scenario s. 1 zoeken vinden 2 full text finder 3 aanschafsuggestie 4 approval plans & attendering 5 aanschaf elektronisch bestand 6 digitalisering 7 fotobestelling 8 proefschriften online 9 Readers online 10 UBA-coach 11 EDUBA-project 12 collectiemanagement 13 gebruikersonderzoek 14 storingen Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 36/40

37 Bijlage 3, systeemoverzicht Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 37/40

38 De belangrijkste applicaties die horen bij het systeemoverzicht in bijlage 3 zijn: Het lokaal bibliotheeksysteem, PICA LBS 3&4: catalogus/opc, modules voor acquisitie, catalogisering, collectiebeheer, uitlenen. In gebruik voor UBA en HvA. Koppelingen met financieel systeem (SAP), LDAP (user account informatie) en digitale bibliotheek, extern met GGC. MetaLib: hart van de digitale bibliotheek: metazoeken, overzicht van databases en elektronische tijdschriften, MijnBibliotheek. SFX: linking server, koppelt zoekresultaten aan feitelijke vindplaats (appropriate copy) of dienst. OUI/Xhive: een native XML contentmanagementsysteem. Basis voor vrijwel alle dienstverlening van het Digitaal Productiecentrum van de UBA (DPC). DLXS: gespecialiseerde zoekmachine die resultaten als HTML-pagina kan exporteren naar webomgevingen. Hart van de e- publishing-activiteiten van het DPC. ARNO: repository schil op Oracle database(s). Basis van UvA-DARE en andere repositorydiensten. Koppeling met METIS en digitale bibliotheek. METIS: onderzoeksinformatiesysteem. Database draait inmiddels te Nijmegen. Koppeling met UvA-DARE, extern met NARCIS. UvA-CMS: contentmanagementsysteem van de UvA, gebaseerd op Spectra/Coldfusion. Het UBAweb is een aparte applicatie binnen het UvAweb. Statistiekdatabase (in aanbouw): een zelf ontwikkeld systeem voor het beschikbaar stellen van managementinformatie aan diverse bibliotheekmedewerkers, waaronder facultaire bibliothecarissen, gebaseerd op statistieken en loginformatie vanuit diverse applicaties. Voor de interne bedrijfsvoering van de UB zijn daarnaast van belang: het ERP-systeem SAP en het tijdschrijfsysteem WebTimeSheet. Deze systemen worden gehost en beheerd door het IC en vormen geen onderdeel van de UB-systeemomgeving. Wel een onderdeel van de UB-omgeving vormen de systemen voor interne communicatie: UBA e-informatie, een weblog, en de UBAwiki, een smoelenboek. De ontwikkelaars van het DPC gebruiken tenslotte een grote hoeveelheid ontwikkelinstrumenten waarvan een documentatie-wiki en het versiebeheersysteem Subversion wellicht de belangrijkste zijn. Waar mogelijk wordt hier aansluiting gezocht bij de wijze van werken en ontwikkelen die het IC hanteert. Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 38/40

39 Bijlage 4, UBA-datatypen Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 39/40

40 Bijlage 5: voorbeeld van een e-framework voor bibliotheekdiensten Bestandsnaam : Informatiebeleidsplan Auteur : M. Streefkerk, M.J. van den Berg 40/40