E S F - P R O J E C T D O E N!

Transcriptie

1 E S F - P R O J E C T D O E N! Uitbouwen van een leeftijdsbewust personeelsbeleid met als doel werknemers te motiveren, uit te dagen bewuster om te gaan met hun kennen en kunnen om ze zo langer aan het werk te houden. Hiertoe leggen we de focus op het groeitraject van medewerkers en het sterker maken van de leidinggevenden. Gerealiseerd met steun van

2 Dienstencentrum Mozaïek Mozaïek richt zich naar volwassen personen met een verstandelijke beperking, vaak gekoppeld aan een bijkomende handicap; motorisch, sensorieel, medisch, psychisch. Mozaïek wil er in het bijzonder zijn voor kwetsbare mensen in de samenleving. Ons geloof uitgedrukt in woord en beeld Een rijkdom aan verschillen die in verbinding met elkaar een levend geheel vormen, getint door de unieke kleur van ieder mens. Mozaïek telt ongeveer 130 medewerkers, die zich elke dag inzetten om een kwaliteitsvolle dienstverlening te waarborgen voor onze gasten en bewoners. Ontstaan van het project Doen! Midden 2008 werd er een werkgroep medewerkersbeleid opgericht. Binnen deze werkgroep kwamen de volgende thema s aan bod: leeftijdsbewust personeelsbeleid, competentiebeleid, Door deze werkgroep werd in 2008 een Instapdiversiteitsplan ingediend bij de Vlaamse Overheid Departement Werk en Sociale Economie - Werkgelegenheidsbeleid. Dit plan werd goedgekeurd en liep van 1 september 2008 tot 31 augustus De thema s die hierin vervat zaten, waren: - gezinsvriendelijk ondernemen - competentiebeleid - respect voor het persoonlijk levensverhaal van de medewerkers - kracht van dialoog - sterker maken van leidinggevenden - plaats van de leidinggevende als middenkaderlid - burn out en ziekteverzuim Pagina 1

3 Vanuit die werkgroep besloten we een ESF-project in te dienen binnen de oproep van Leeftijdsbewust Personeelsbeleid. Dit werd goedgekeurd en liep van 1 juli 2009 tot 31 december De doelstelling van dit project is het uitbouwen van een degelijk leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen onze organisatie. Dit wil concreet zeggen dat wij de inzetbaarheid van alle medewerkers willen verbreden door hun fysieke en mentale draagkracht te verhogen en hen zo langer gemotiveerd aan het werk houden. Aanvankelijk was dit project bedoeld voor oudere werknemers (cfr. oproep ESF), maar we kozen ervoor om dit project open te trekken naar alle medewerkers. Om de acties binnen het ESF-project Doen! ten volle te kunnen implementeren, dienden we ook een vervolg in op het Instapdiversiteitsplan, namelijk een Diversiteitsplan. Dit plan werd goedgekeurd en loopt van 1 september 2009 tot 31 augustus De acties binnen dit plan, zijn: - bijkomende ondersteuning/vorming voor leidinggevenden - ondersteuning/vorming rond gebruik ICT voor alle medewerkers - doorlichten, herschrijven, implementeren van de procedure selectie en aanwerving Aanleiding voor het project Doen! Via een meting van de personeelskengetallen, merkten we dat de helft van onze medewerkers boven de 40 jaar was. Het was dus dringend nodig om na te denken over een leeftijdsbewust personeelsbeleid. Meer specifiek hoe zorgen we ervoor dat oudere medewerkers zo lang mogelijk gemotiveerd aan de slag blijven door in kaart te brengen wat hen parten speelt in de dagelijkse werking. Via een probleem- en doelenboom kwamen we tot het inzicht dat de fysieke en mentale draagkracht die van cruciaal belang zijn voor 50+ ers. Meer nog; we vonden dat we dit konden doortrekken naar al onze medewerkers, omdat leeftijdsbewust personeelsbeleid begint vanaf het moment dat een medewerker in dienst komt. Als cruciale factor binnen dit geheel plaatsten we de leidinggevenden, die door de gepaste coaching en ondersteuning de fysieke en mentale draagkracht kunnen beïnvloeden. stellingen en acties We kozen voor 4 grote doelstellingen. 1. De Leidinggevenden en de (oudere) werknemers zijn zich ten volle bewust van de noodzaak van een leeftijdsbewust personeelsbeleid a. Tevredenheids- en knelpuntmeting b. Meting personeelskengetallen 2. De (oudere) werknemers nemen de regels inzake voorschriften welzijn en gezondheid in acht a. Welzijnsvoorschrift vorming hef- en tiltechnieken Pagina 2

4 b. Welzijnsvoorschrift PC-en beeldschermgebruik c. Leidraad voor coördinatoren rond uurroosters en schorsingen d. Map 50 is + rond loopbaanmogelijkheden voor 50+ ers 3. De leidinggevenden kunnen de (oudere) werknemers beter ondersteunen a. Vorming voor leidinggevenden 4. De competenties van de (oudere) werknemers zijn afgestemd op de taakomschrijving a. Opmaken van nieuwe functieomschrijvingen De acties worden beknopt beschreven in bijgevoegde fiches. Opvolging van dit project Dit gebeurde door de stuurgroep ESF. Een stuurgroep die voortvloeide vanuit de werkgroep medewerkersbeleid (zie ontstaan van het project ), waarin alle afdelingen en directie vertegenwoordigd waren. De werkgroep medewerkersbeleid neemt de fakkel van de stuurgroep terug over na de afwerking van het project. De evaluatie van dit project, alsook de leerpunten, worden meegenomen in het opmaken van ons volgend strategisch beleidsplan. Dit maakt op zijn beurt deel uit van ons kwaliteitsbeleid dat uitgeschreven staat binnen ons kwaliteitshandboek. Bijgevoegde fiches: 1. Tevredenheids- en knelpuntmeting 2. Meting personeelskengetallen 3. Werking heffen en tillen 4. Welzijnsvoorschriften 5. Leidraad voor coördinatoren 6. Samenkomst Map 50 is + 8. Sterker maken van leidinggevenden 9. Functieomschrijvingen Pagina 3

5 T H E M A : T E V R E D E N H E I D - E N K N E L P U N T M E T I N G Een bevraging die de tevredenheid en knelpunten meet in de organisatie. In dit project gaan we op zoek naar tevredenheid en knelpunten betreffende leeftijdsbewust personeelsbeleid. Deze bevraging behelst 4 grote thema s: Gezondheidsbeleid Ondersteuning/coaching Motivatie Draagkracht Deze metingen zijn van belang om te zien of de ondernomen acties effect hebben. Voor alle medewerkers Ter voorbereiding van het project wordt een probleem- en doelenboom opgemaakt waaruit de thema s duidelijk worden. Sommige vragen worden overgenomen uit bestaande vragenlijsten, andere specifiek voor de organisatie opgemaakt. De meting gebeurt aan de hand van een longitudinaal onderzoek, dit betekent dat er twee meetmomenten plaatsvinden met een geruime tussentijd. De resultaten van het eerste meetmoment worden vergeleken met deze van het tweede meetmoment. Om de gegevens van de twee meetmomenten op een anonieme manier met elkaar te kunnen koppelen en vergelijken, krijgt elke werknemer een persoonlijke code toegekend. Om de 3 jaar voeren we een tevredenheidmeting uit. Dit nemen we op in het kwaliteitshandboek. Bevraging Samenvatting resultaten De kwaliteitscoördinator ESF- F I C H E 1

6 T H E M A : M E T I N G P E R S O N E E L S K E N G E T A L L E N In deze meting worden objectieve cijfers met betrekking tot medewerkers in kaart gebracht vb. leeftijd, anciënniteit, ziekteverzuim. Elk jaar worden de cijfers van de eigen organisatie vergeleken met die van de voorgaande jaren. Elk jaar worden de cijfers van de eigen organisatie vergeleken met die van andere organisaties binnen de gehandicaptensector specifiek en de welzijnssector in zijn geheel. Deze cijfers geven ons een objectief beeld en een indicatie voor het te volgen medewerkerbeleid. Voor de werkgroep medewerkerbeleid, bestaande uit directie en een coördinator van elke afdeling Bovenstaande gegevens worden verzameld en doorgegeven aan het Vlaams Welzijnsverbond, een koepelorganisatie binnen de welzijnssector. Het Vlaams Welzijnsverbond brengt deze gegevens samen met de gegevens van andere organisaties en koppelt de resultaten terug. Er volgt een bespreking van de resultaten. Hieraan worden acties gekoppeld. De resultaten van de meting zijn een vast agendapunt op de werkgroep medewerkerbeleid. De samenvatting van de resultaten en de bespreking De directie ESF- F I C H E 2

7 T H E M A : W E R K I N G H E F F E N E N T I L L E N De hef- en tilcommissie is het aanspreekpunt voor alle vragen, advies, opmerkingen i.v.m. ergonomie. Ze bestaat uit een kinesist en een ergotherapeut, en is ingebed in de werking van de organisatie. De hef- en tilcommissie voorziet jaarlijks functiespecifieke vorming voor de medewerkers. Om een breder draagvlak te creëren, werken we met afgevaardigden uit verschillende begeleidende teams. Deze verantwoordelijken heffen en tillen krijgen een intensieve training en zijn op de werkvloer eerste oog en aanspreekpunt. Een preventief, proactief en actief beleid voeren ter bevordering van de fysieke draagkracht van de medewerkers. Voor alle medewerkers Voor de hef- en tilcommissie wordt een kader vastgelegd waarbinnen zij aan het werk kan gaan. Hierin worden de modaliteiten zoals budget, uren inzet vastgelegd. De verantwoordelijken heffen en tillen worden uit de verschillende teams gekozen. De vorming wordt opgenomen binnen de procedure VTO van het kwaliteitshandboek. Handouts van de vorming De leden van de hef- en tilcommissie ESF- F I C H E 3

8 T H E M A : W E L Z I J N S V O O R S C H R I F T E N Welzijnsvoorschrift Correct heffen en tillen : o correct heffen en tillen van lasten o een correcte houding Welzijnsvoorschrift PC- en beeldschermgebruik : o aanpassing werkgebied o een correcte houding Een preventief, proactief en actief beleid voeren ter bevordering van de fysieke draagkracht van de medewerkers. Voor alle medewerkers De welzijnsvoorschriften worden door de hef- en tilcommissie samengesteld op basis van gegevens uit bestaande literatuur en eigen ervaringen. Ze worden in gebruik genomen op een algemeen vormend moment rond ergonomie. De hef- en tilcommissie actualiseert de welzijnsvoorschriften. De welzijnsvoorschriften worden meegegeven aan elke nieuwe medewerker. De inhoud van de welzijnsvoorschriften wordt meegenomen in jaarlijkse vormingsmomenten (zie procedure VTO van het kwaliteitshandboek). Welzijnsvoorschrift Correct heffen en tillen Welzijnsvoorschrift PC- en beeldschermgebruik De leden van de hef- en tilcommissie ESF- F I C H E 4

9 T H E M A : L E I D R A A D V O O R C O Ö R D I N A T O R E N De leidraad voor coördinatoren bevat alle relevante informatie over: Uurroosters: dit deel bundelt de wetgeving en interne afspraken m.b.t. het opstellen van uurroosters. Schorsingen: dit deel bundelt de wetgeving en interne afspraken m.b.t. de afwezigheden van medewerkers die de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tijdelijk onderbreekt. De informatie overzichtelijk bundelen en toegankelijk maken voor alle coördinatoren in functie van het correct informeren van hun medewerkers. Voor alle coördinatoren De personeelsadministratie zoekt eerst alle relevante informatie op. Deze informatie wordt gebundeld in een overzichtelijk document, de leidraad. De personeelsdienst actualiseert de leidraad. De leidraad zorgt ervoor dat de coördinatoren ten allen tijde kunnen beschikken over actuele informatie. Leidraad voor coördinatoren De personeelsadministratie ESF- F I C H E 5

10 T H E M A : S A M E N K O M S T Een jaarlijkse bijeenkomst van alle medewerkers die 50 jaar of meer zijn. Het samenbrengen van alle medewerkers van 50 jaar of meer, om te reflecteren over een bepaald thema dat kadert binnen het leeftijdsbewust personeelsbeleid in de organisatie. Voor alle medewerkers vanaf 50 jaar Er wordt een algemene kadering gegeven van het project. De verschillende deelnemers worden verdeeld in werkgroepen om verschillende opdrachten op te nemen: o Het reflecteren over de resultaten van de tevredenheidmetingen (vergelijken van de resultaten van de 50-plussers met algemene resultaten) o Het wisselen van gedachten over artikels uit de actualiteit over leeftijdsbewust personeelsbeleid. o Nadenken over wat de organisatie kan doen voor de 50-plussers. Elk jaar worden de 50-plussers in de organisatie (de finale doelgroep in het ESF-project) samengebracht om te reflecteren over een bepaald thema dat kadert binnen het leeftijdsbewust personeelsbeleid. Verslag van de samenkomst De kwaliteitscoördinator ESF- F I C H E 6

11 T H E M A : M A P 5 0 is + Map waarin alle relevante informatie is terug te vinden betreffende loopbaanmogelijkheden voor de 50-plusser. Relevante informatie gebundeld bewaren. Proactief informatie geven in functie van een medewerkervriendelijk beleid. Voor iedereen die in het komende jaar 50 wordt Alle relevante informatie betreffende loopbaanmogelijkheden voor de 50-plusser wordt gebundeld in 1 overzichtelijke map door de personeelsadministratie. De personeelsdienst actualiseert de leidraad. Er wordt aan een huidig werkinstrument van de coördinatoren extra gegevens toegevoegd, zodat zij kunnen zien wie 49 jaar is en de map voor wie 50 wordt, niet vergeten wordt. De map 50 is + De coördinatoren ESF- F I C H E 7

12 T H E M A : S T E R K E R M A K E N V A N D E L E I D I N G G E V E N D E N Via opleiding in ontwikkeling-stimulerend leiderschap de leidinggevenden sterker maken. Dit is een manier van leidinggeven die er op gericht is om de ontwikkeling van teams en/of individuele medewerkers te stimuleren. Door onze leidinggevenden sterker te maken in deze stijl, kunnen ze deze hanteren naar hun medewerkers, waardoor medewerkers meer kansen krijgen om hun talenten te ontwikkelen. Voor alle leidinggevenden De opleiding bestaat uit meerdere vormingsdagen met een evenwichtige mix van theorie en praktijk: inzicht- en kennisverruiming, methodiekontwikkeling, vaardigheidstraining, rollenspelen, individuele ontwikkeling. De opleiding wordt gegeven door verschillende externe docenten en trainers, met eigen invalshoeken en visies. Het is een permanent proces dat wordt opgenomen in het persoonlijke groeipad van de leidinggevenden. Handouts van vormingsmomenten De leidinggevenden ESF- F I C H E 8

13 T H E M A : F U N C T I E O M S C H R I J V I N G Een functieomschrijving bestaat uit: Functiebenaming Kernopdracht Plaats in het organigram Taakomschrijving: resultaatsgebieden, doelgebieden = wat moet ik doen? Competenties: de vereisten die aan een medewerker worden gesteld: wat moet ik kennen en kunnen? hoe gedraag ik mij? Coachingsmix: wat mag ik aan ondersteuning verwachten van de leidinggevende? In Mozaïek is de opdrachtsverklaring een inspiratiebron, een gids en leidraad, een toetssteen voor onderweg. Daarom koppelen we deze aan de functieomschrijving: zo slaan we verbinding tussen medewerker en opdrachtsverklaring. De functieomschrijving geeft duidelijkheid aan de medewerker: hij vindt erin terug wat hem te doen staat (taakomschrijving), en op welke wijze hij dit doet (competenties). Het vormt de basis van selectie van de medewerker en wordt gebruikt voor gesprekken met de medewerkers. Voor elke medewerker/functie Een functieomschrijving wordt opgemaakt door de functiehouder in samenwerking met de coördinator. Indien de groep functiehouders te groot is om met de hele groep in dialoog te gaan, wordt gewerkt met een afvaardiging, en wordt er op regelmatige basis teruggekoppeld naar de grote groep voor feedback. Op die manier komt een gedragen functieomschrijving tot stand. De functieomschrijving komt op de volgende wijze en volgorde tot stand: Eventueel een werkgroep samenstellen. Indien relevant, gaan we dieper in op de functienaam: is er een goede match tussen functienaam en inhoud van de functie? Om te komen tot de taakomschrijving vertrekken we van een uitgebreide oplijsting van taken. Deze lijst wordt geclusterd tot grote doelgebieden, die dan opnieuw worden opengebroken. We komen tot een voldoende gedetailleerde maar nog werkbare taakomschrijving. Op basis van de afgewerkte taakomschrijving, komen de functiehouders of werkgroep tot een kernachtige formulering van ESF- F I C H E 9

14 hun belangrijkste opdracht, de kernopdracht. In dialoog met de functiehouders zoekt men naar de nodige competenties (wat moet ik kennen en kunnen? / hoe gedraag ik mij?). Ter inspiratie kunnen hiervoor bestaande lijsten geraadpleegd worden. Voor de coachingsmix verwijzen we naar de procedure ondersteunen en evalueren van de medewerkers van het kwaliteitshandboek. De plaats in het organogram ligt vast in het bestaande organogram van de organisatie. De directie keurt de functieomschrijving goed. De functieomschrijvingen vormen een onderdeel van het kwaliteitshandboek. Functieomschrijvingen De kwaliteitscoördinator ESF- F I C H E 9