Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2)

Transcriptie

1 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Voor leveranciers Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen +31 (0)

2

3 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Voor leveranciers Opdrachtgever Projectbureau Zuidasdok Zaaknummer Opgesteld door Richard Mulders Verificatie Maarten Ensink, Thomas Voell, Elco Meijer Autorisatie Richard Mulders Vrijgave Robert Vuurens Datum Documentnummer ZPA-INS Revisienummer 0.2 Status Definitief Niets uit dit drukwerk/bestek mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van drukwerk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZuidPlus, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor het is vervaardigd. Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen +31 (0)

4 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Revisienr

5 Documenthistorie Revisie Datum Status Toelichting Concept in bewerking Voor sandbox slotboeking Aanpassingen Productie-omgeving / basis afroepen / basis App YM Contactgegevens ZuidPlus Logistiek Professor E.M Meijerslaan AV Amstelveen controltower@zuidplus.amsterdam Website: Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Revisienr

6 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Revisienr

7 Inhoud Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 2 Control Tower Contactgegevens Supply Chain Portal 2 3 Gebruikersinstructie Inloggen Afstemmen afroeporders Aanvragen bouwticket Stap 1: Datum en locatie Stap 2: Bepaal inhoud Stap 3: Logistiek informatie Stap 4: Selecteer lostijd Stap 5: Bevestig afspraak Stap 6: Klaar 7 4 Takenlijsten en overzichten Afroep Logistiek Detail van afspraken Afwikkeling van afspraken in de portal 10 5 Wijzigen van een afspraak 12 6 Voorbeeld afspraken label 13 7 Poortinstructie 14 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Revisienr

8

9 1 Inleiding Welkom als leverancier en/of onderaannemer van ZuidPlus. Binnen ZuidPlus is de afdeling Logistiek verantwoordelijk voor het mogelijk maken van en zorgdragen voor tijdige levering van materieel en materiaal, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheid, tegen minimale hinder. De afdeling Logistiek is onderdeel van de Centrale Organisatie en heeft de volgende aandachtsgebieden: - Mobiliseren, beheren en demobiliseren bouw- en werkterreinen en bouw- en werkwegen - Beheersen logistieke bewegingen voortkomend uit de aan- en afvoer van mensen, materieel en materiaal. Om dit mogelijk te maken heeft ZuidPlus de beschikking over een Logistieke Control Tower en maakt ZuidPlus gebruik van de Supply Chain Portal. Dit document is de handleiding voor het gebruik van de Supply Chain Portal van ZuidPlus. Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 1 Revisienr van 14

10 2 Control Tower 2.1 Contactgegevens De logistieke uitgangspunten van ZuidPlus kunt u nalezen op de website van de Control Tower, Op deze website is ook andere relevante logistieke informatie terug te vinden zoals plattegronden en het poortenboek Waar kunt u als leverancier en/of onderaannemer terecht met uw vragen. Indien het vragen betreft omtrent zendingen, bijvoorbeeld willen leveren op andere levertijdstippen/dagen of bij geen beschikbare beschikbaarheid dan kunt u hiervoor de logistiek coördinator van het betreffende deelproject rechtstreeks benaderen. Heeft u vragen over de Supply Chain Portal, bijvoorbeeld geblokkeerde account, technische problemen of andere vragen over het gebruik van de portal dan kunt u uw vraag mailen naar controltower@zuidplus.amsterdam Beide contactmogelijkheden zijn te bereiken tijdens normale werktijden, tussen 8.30 en uur. Wij wensen u veel succes en gemak bij het gebruik van de Supply Chain Portal. 2.2 Supply Chain Portal De Supply Chain Portal heeft tot doel het efficiënt en eenvoudig uitwisselen van logistieke informatie tussen u en Zuidplus. De Supply Chain Portal is te bereiken via de link of via de website van de Control Tower. Als geselecteerde leverancier ontvangt u een inlogcode om in te loggen in de portal. Initieel ontvangt u hiervoor een afkomstig van controltower.admin@zuidplus.amsterdam met daarin het wachtwoord. Door deze link te volgen komt u in het inlogscherm. De communicatie met betrekking tot de aan- en afvoer van materiaal en materieel vindt plaats via de Supply Chain Portal. In de Supply Chain Portal worden de volgende stappen doorlopen: 1. ZuidPlus plaatst een afroeporder 2. U accepteert de afroeporder en onderliggende gegevens 3. Minimaal 7 werkdagen voor aan- of afvoer maakt u shipment (digitale melding) aan in de portal 4. U doorloopt hiervoor de wizard aanmaken slotboeking 5. Na goedkeuring ontvangt u een bouwticket 6. U heeft de mogelijkheid om een actuele routebeschrijving te downloaden 7. Met de transportbon kan de chauffeur zich, op de overeengekomen tijd en locatie, aanmelden. Hoe u bovenstaande stappen in de Supply Chain Portal kunt uitvoeren leest u verderop in deze handleiding. Note: indien u een onderaannemingsovereenkomst heeft met ZuidPlus (ZPA-SUB-XXXXX) dan start het proces in de Supply Chain Portal bij stap 3 en zoals beschreven in paragraaf 3.3!! Pag 2 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

11 3 Gebruikersinstructie 3.1 Inloggen Als u de portal raadpleegt ziet u het volgende login venster. Hier gebruikt u de aan u verstrekte login gegevens om in te loggen op uw account Na inloggen komt u in het leveranciersscherm. In dit scherm ziet u de toegekende menu s en accountinstellingen. Wij vragen u deze instellingen te controleren en indien nodig aan te vullen of aan te passen. Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 3 Revisienr van 14

12 3.2 Afstemmen afroeporders Om eigen actuele afroeporders in te zien selecteert u in het menu Afroep de optie afroepoverzicht. In het afroepoverzicht zijn de actuele afroeporders zichtbaar. Met het vergrootglas kan worden ingezoomd op de specifieke order. Naast belangrijke orderinformatie zoals afleverlocatie en WBS-code worden hier ook de bijbehorende orderregels weergegeven. De artikelgegevens, zoals door u aangeleverd via de catalogusupload en goedgekeurd door ZuidPlus worden hier overgenomen. In de volgende versie van de portal zal het mogelijk zijn om de orderinformatie nader af te stemmen met ZuidPlus. En na goedkeuring zal de informatie uit de overeengekomen afroeporder ook verder gebruikt worden voor de logistieke en administratieve afhandeling. 3.3 Aanvragen bouwticket Om een bouwticket aan te vragen gaat u via het menu Logistiek en selecteert u de optie nieuwe afspraak. Vervolgens doorloopt u stap voor stap het vragenpad. Het is mogelijk om via de knop vorige terug te gaan naar de voorgaande vraag. Pag 4 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

13 3.3.1 Stap 1: Datum en locatie Vul de gevraagde gegevens in. Zijn gebied en afleverlocatie onbekend dan kunt u de locatieposter raadplegen op de website van Control Tower of contact opnemen met de logistiek coördinator van het betreffende deelproject Stap 2: Bepaal inhoud Selecteer in deze stap de productcategorie voor de betreffende aanvraag. Geef bij Afroepnummer/omschrijving indien van toepassing het betreffende afroepnummer of een korte beschrijving. Indien meerdere productcategorieën gelijktijdig worden aan- en/of afgevoerd kunt u dit hier ook vermelden (bijvoorbeeld: Stelconplaten en een Trilplaat of Aanvoeren rijplaten en Afvoeren opslagcontainer). Indien de productcategorieën NIET gelijktijdig worden aan- of afgevoerd dan dient u hiervoor 2 tickets aan te vragen! Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 5 Revisienr van 14

14 3.3.3 Stap 3: Logistiek informatie In deze stap kunt u de wijze van transport toelichten. Bij de levering van bulkmaterialen is het mogelijk om het aantal vrachten en in te zetten voertuigen te specifieren. Hiermee is het mogelijk om een langer tijdslot te reserveren voor opvolgende transporten. Aan elke afleverlocatie is een default toegangspoort gekoppeld. Indien van toepassing kunt u in de aanvraag het poortnummer wijzigen. Mochten er specifieke los- of laadmiddelen nodig zijn kunt u dit aangeven bij benodigde resources. Kies horizontaal transport voor een verreiker, laadschop of heftruck. Voor een torenkraan, telescoopkraan of lift selecteert u verticaal transport. Zijn er geen los- en laadmiddelen nodig dan selecteert u geen. Een en ander is afhankelijk van de met u van toepassing zijnde overeenkomst Stap 4: Selecteer lostijd Nadat u de verwachte los (of laadtijd) heeft ingevuld geeft de portal de mogelijke starttijden. U kunt hieruit de voor u meeste gunstige tijd selecteren. Pag 6 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

15 3.3.5 Stap 5: Bevestig afspraak In deze stap ziet u een korte samenvatting van de afspraak waarna u deze kan bevestigen Stap 6: Klaar Nadat u de afspraak hebt bevestigd in de portal wordt er een afspraaklabel (bouwticket) aangemaakt die u mee dient te geven aan de chauffeur(s). Daarnaast kunt vanuit dit scherm de actuele route-beschrijving en poortinstructie downloaden. Een voorbeeld van het afspraaklabel en de routebeschrijving is aan het einde van deze handleiding weergegeven. Note: deze routebeschrijving is ook altijd op te vragen via de website van de Control Tower. Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 7 Revisienr van 14

16 Via de knop nieuwe afspraak kunt verder gaan met het maken van nieuwe tickets. Kiest u klaar dan komt u weer terug in uw afsprakenoverzicht. Pag 8 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

17 4 Takenlijsten en overzichten 4.1 Afroep Vanuit dit hoofdmenu komt in de volgende versie van de portal de mogelijkheid om binnen u afroeporders te filteren. 4.2 Logistiek Vanuit het hoofdmenu komt u via de optie Logistiek/afspraakoverzicht bij al u afspraken. U kunt hier door het invoeren van verschillende filters al u afspraken bekijken. In onderstaand voorbeeld zijn alleen de geplande afspraken van de leverancier controltower weergegeven. Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 9 Revisienr van 14

18 4.2.1 Detail van afspraken Door op de verrekijker bij een specifieke afspraak te klikken kom je in de details van de afspraak Op dit moment is het alleen mogelijk om vanuit het detailoverzicht de betreffende afspraak te verwijderen of om het afspraaklabel opnieuw te printen Afwikkeling van afspraken in de portal Zodra het transportvoertuig arriveert zal in de portal door ZuidPlus de status van de afspraak worden aangepast. Ook na vertrek van het voertuig wordt de status weer aangepast. In de portal worden hiervoor gebruikt de status: - Gepland (blauw) - Gearriveerd (geel) - Afgeleverd (bruin) In het detailscherm van de afspraak ziet ook de gegevens van deze statuswijzigingen terug. Pag 10 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

19 De logistiek coördinator van het betreffende deelproject kan u wel ondersteunen om de status van de afspraak een stap terug te zetten! Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 11 Revisienr van 14

20 5 Wijzigen van een afspraak In de versie 0.2 is het voor de leverancier niet mogelijk om een afspraak te wijzigen. Dit proces wordt nog nader uitgewerkt. Wilt u een gemaakte afspraak wijzigen dan kan dit alleen door de betreffende afspraak te annuleren en met het stappenplan uit paragraaf 3.3 een nieuwe afspraak maken. Pag 12 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr

21 6 Voorbeeld afspraken label Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) Pag 13 Revisienr van 14

22 7 Voorbeeld poortinstructie Pag 14 Handleiding Supply Chain Portal (versie 0.2) van 14 Revisienr