Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Seniorenvereniging van de Katholieke Universiteit Leuven Senioren K.U. Leuven Huishoudelijk reglement Herziene uitgave 2012 A. Organisatie activiteiten Artikel 1: Informatieve vergadering Deze vergaderingen hebben plaats de laatste donderdag van elke maand. Indien deze dag op een feestdag valt wordt de vergadering verplaatst naar de voorafgaande donderdag. In december is er geen vergadering. Het lokaal is momenteel: Alma I, Tiensestraat 115, 3000 Leuven. Artikel 2: Algemene vergadering De jaarlijkse algemene vergadering heeft plaats in de eerste trimester van het werkjaar dat begint op 1 januari. De algemene vergadering en de bijbehorende agenda wordt in het clubblad van december aan de leden bekend gemaakt en wordt gehouden in een vergaderzaal van het COPAL gebouw. Comitéleden en activiteitengroep verantwoordelijken zijn automatisch lid van de algemene vergadering. Verder kunnen alle leden (effectieve leden en hun partner) vooraf inschrijven om deel te nemen aan de vergadering. Elk clublid kan aan het comité vragen punten op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen. Ook amendementen op de statuten of vragen over de clubwerking kunnen schriftelijk (of via mail) ingediend worden bij de voorzitter tot 31 december. Het comité zal dan beslissen welk punten op de agenda zullen geplaatst worden. De niet weerhouden punten zullen gemotiveerd aan de verzoeker overgemaakt worden. De algemene vergadering is bevoegd, en beslist dus, inzake : 1. het wijzigen van de statuten en het huishoudelijk reglement; 2. de samenstelling en taakverdeling van het clubbestuur; 3. de begroting en de jaarrekening; 4. de kwijting van aansprakelijkheid van het comité; 5. het vrijwillig ontbinden van de vereniging; 6. het jaarprogramma. Gedurende de algemene vergadering wordt er door de penningmeester een financieel verslag voorgelegd van het voorbije werkjaar. Dit wordt goedgekeurd en er wordt kwijting verleend door de aanwezige leden met een gewone meerderheid door handopsteking. Huishoudelijk reglement Pagina 1

2 Artikel 3: Comitévergaderingen De comitévergadering hebben in principe plaats op elke laatste donderdagvoormiddag van de maand. Indien nodig kunnen de comitéleden onderling andere afspraken maken. Beslissingen kunnen enkel genomen worden indien minimum de helft van de stemgerechtigde comitéleden aanwezig is. Courante beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen onder de aanwezige bestuursleden. Het comité beslist bij geheime stemming wanneer zulks door minstens de helft van de aanwezige leden wordt gevraagd. Stemmingen over personen gebeuren in principe steeds schriftelijk en geheim. Beslissingen over personen gebeuren door een twee derde meerderheid onder de stemgerechtigde bestuursleden. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem in zijn voorzitterschap vervangt. Een comitélid dat belet is kan, telkens voor één vergadering, volmacht geven aan een van zijn collega s. Een comitélid kan slechts één medelid vertegenwoordigen. De geestelijke leiding van de vereniging is toevertrouwd aan een Aalmoezenier die het recht heeft op elke comitévergadering aanwezig te zijn. Artikel 4: Verslagen. Van elke bestuurvergadering en van de algemene vergadering worden verslagen opgemaakt. Deze worden bijgehouden op het secretariaat en zijn te raadplegen door de leden van het comité en de activiteitengroep verantwoordelijken. Naast een kopie aan de bestuursleden wordt eveneens een exemplaar naar de ex-werkgevers gestuurd. Naar de activiteitengroep verantwoordelijken en eventuele medewerkers wordt het deel van het verslag gestuurd dat betrekking heeft op hun verantwoordelijkheid. Artikel 5: Activiteitengroepen Onder activiteitengroep wordt verstaan een groep waarin verschillende leden zich engageren om samen een gezamenlijke activiteit op te richten welke past binnen de doelstellingen van de vereniging. Het tot stand brengen van activiteitengroepen is er voornamelijk op gericht om ten volle aan de verzuchtingen en wensen van de leden tegemoet te komen, teneinde hen te bieden wat zij van onze vereniging verwachten, rekening houdend met de diverse leeftijdsgroepen en hun hobby's. Het vormen van een activiteitengroep is onderworpen aan de goedkeuring van het comité. De mogelijkheid bestaat om een activiteitengroep ad hoc Huishoudelijk reglement Pagina 2

3 op te richten. Deze is van beperkte duur, met het oog op een welbepaalde activiteit. Activiteitengroepen hebben geen recht op het innen van een bijdrage en kunnen enkel clubleden uitnodigen. Een uitzondering op dit laatste vormen de culturele activiteiten onder eigen beheer. Met uitzondering van de culturele activiteiten wordt ten behoeve van het jaarverslag van elke activiteitengroep een ledenlijst opgemaakt. Artikel 6: Activiteitengroep verantwoordelijke Een verantwoordelijke voor een activiteitengroep is een persoon die zich wil inzetten, al of niet in samenwerking met derden, om een bepaalde permanente activiteit op te richten, uit te bouwen en in leven te houden. De activiteitengroep verantwoordelijke wordt op die bijeenkomsten van het comité uitgenodigd waar de activiteiten van zijn doelgroep besproken worden. Dit gebeurt minstens bij de start van het nieuwe werkjaar. Zij hebben geen stemrecht in het comité maar wel een adviserende en verslaggevende functie voor wat de activiteit betreft waarvoor zij de verantwoordelijkheid hebben aanvaard. Jaarlijks begroot het comité een werkingskrediet per activiteitengroep. De verantwoordelijke hiervan dient periodiek te rapporteren aan het comité over zijn activiteiten en dient de uitgaven te verantwoorden. Activiteiten die mogelijks buiten dit budget liggen of groep overschrijdende activiteiten worden vooraf begroot en ter goedkeuring voorgelegd aan het comité. B. Taakomschrijving bestuursleden Artikel 7: Algemeen Van de bestuursleden wordt verwacht dat ze een verantwoordelijke taak opnemen binnen de vereniging. Een bestuurslid dient te beschikken over de nodige tijd en bereidheid om de algemene- en comitévergaderingen regelmatig bij te wonen en de nodige inspanningen te leveren voor de goede werking van het clubbestuur en meewerken aan de organisatie van clubactiviteiten. Artikel 8: Voorzitter Hij is de officiële vertegenwoordiger van de vereniging en onderhoudt daarom nauwe contacten met de verantwoordelijken van de subsidiërende instellingen. Hij zit de comité en algemene vergaderingen voor en stelt de agenda samen. Hij is verantwoordelijk dat de besluiten van het comité worden uitgevoerd en ziet eveneens toe op de naleving van het huishoudelijk reglement en de statuten. Hij zorgt voor het informeren en integreren van de nieuwe gepensioneerden. In overleg met de comitéleden en de verantwoordelijken van de activiteitengroepen werkt hij een jaarprogramma uit; rekening houdende met de behoeften en verlangens van de clubleden. Hij waakt over het goede verloop van het programma. Huishoudelijk reglement Pagina 3

4 Hij houdt toezicht op de voorbereiding en de uitvoering van de begroting en op de boekhouding. Hij is verantwoordelijk voor het rapporteren van het jaarverslag en de jaarrekening aan de subsidiërende instellingen. Hij waakt er over dat de handtekeningen van de gemandateerde bestuursleden worden neergelegd bij de financiële instelling van de vereniging. Artikel 9: Medevoorzitter Hij staat de voorzitter bij en vervangt hem bij afwezigheid. Hij maakt deel uit van het team voor het samenstellen van het jaarverslag. Artikel 10: Secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van het verslag van de algemene vergadering en de vergaderingen van het comité. Hij maakt deel uit van het team voor het samenstellen van het jaarverslag. Artikel 11: Penningmeester Hij is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vereniging. Hij zorgt voor de voorbereiding en de controle op de uitvoering van de begroting. Hij doet de boekhouding van de vereniging en houdt de afzonderlijke rekeningen van elke manifestatie bij. Hij kan op elke comitévergadering een inzicht geven over de toestand van de begroting en de afzonderlijke rekeningen. Voor de algemene vergadering stelt hij een balans op van het voorbije werkjaar. Hij legt zijn balans en boekhouding voor aan de verantwoordelijken voor toezicht (commissarissen), dit ter controle en ontlasting. Elk jaar zal de voorzitter twee clubleden die geen deel uitmaken van het comité aanstellen om deze taak uit te voeren. Hij kan zich bij de uitvoering van zijn taak laten bijstaan door een adjunct-penningmeester. Artikel 12: Administratief verantwoordelijke Hij is verantwoordelijk voor de werking en coördinatie van alle activiteiten binnen het secretariaat. Hij beheert de lijst van de clubleden en houdt toezicht op de correctheid van de registraties. Hij waakt over de toepassing van de wetgeving in verband met de feitelijke vereniging, de vrijwilligers en de verzekeringen. Hij maakt deel uit van het team voor het samenstellen van het jaarverslag. Bij afwezigheid van de secretaris zal hij hem vervangen. Artikel 13: Overige taken Door alle comitéleden of medewerkers kunnen een of meerdere taken uit volgende, niet noodzakelijk volledige, lijst opgenomen worden: Huishoudelijk reglement Pagina 4

5 verantwoordelijke activiteitengroepen; materiaalmeester; adjunct-penningmeester; verantwoordelijke daguitstappen; verantwoordelijke cultuur; verantwoordelijke feesten; verantwoordelijke voor sociale contacten; foto reportages en grafische media; redactielid; publicatie verantwoordelijke; verantwoordelijke voor het clubhuis; coördinatie vrijwilligers; webmaster. C. Organisatie financieel beheer Artikel 14: Algemeen Alle ontvangsten en uitgaven worden per boekjaar in een computerregister bijgehouden. Op aanvraag bij de penningmeester kunnen deze bestanden door de comitéleden tijdens de comitévergaderingen worden ingekeken. De verantwoordelijken van de subsidiërende instanties hebben steeds, en dit op eenvoudige vraag, nazichtrecht van deze boekhouding. Alle bewijsstukken van ontvangsten en uitgaven moeten bewaard blijven en maken integraal deel uit van de boekhouding. Artikel 15: Terugbetaling onkosten Alle mandaten vervuld in de schoot van de vereniging zijn onbezoldigd, enkel onkosten kunnen vergoed worden. Onkostennota's dienen ingediend te worden bij de penningmeester. Op voorwaarde dat een bewijs van betaling is bijgevoegd en na akkoord van het comité kunnen bepaalde onkosten worden terugbetaald: Verplaatsingskosten - indien deze vooraf werden gepland en goedgekeurd door het comité en voor zover zij strikt nodig zijn voor de werking van de vereniging of het inrichten van activiteiten. Voor de vergoeding per kilometer worden de prijzen van vrijwilligerswerk gevolgd. Alle uitgaven ten voordele van leden (b.v. jubileum, bezoeken van zieken, overlijden, enz ). Artikel 16: Ontvangsten De ontvangsten van de vereniging bestaan in hoofdzaak uit de subsidies die ons door K.U. Leuven, UZ Leuven en Alma vzw worden overgemaakt. Deze bedragen worden gedeeltelijk opgevolgd door de diensten van de subsidiërende instellingen en gedeeltelijk ter beschikkingen gesteld voor de werkingskosten van de vereniging. Naast deze inkomsten zijn er nog de persoonlijke bijdragen van de deelnemende leden aan uitstappen, feestmaaltijden, vakanties, enz. Voor deze manifestaties wordt telkens een afzonderlijk en gedetailleerde Huishoudelijk reglement Pagina 5

6 afrekening bij de boekhouding gevoegd. Alleen de eindbedragen worden in de boekhouding opgenomen. Artikel 17: Uitgaven Alle betalingen worden stipt uitgevoerd en in elk geval voor de vastgestelde termijn. Voor elke bankverrichting zijn er twee goedkeuringen nodig, in principe zijn dat deze van de penningmeester en deze van de voorzitter. Er wordt aan een derde lid van het comité een handtekeningrecht gegeven, dit voor het geval dat een van beide gevolmachtigden tijdelijk niet beschikbaar zou zijn en dit slechts voor dringende bankverrichtingen. Contracten met leveranciers worden alleen aangegaan na ondertekening door de beide volmachtdragers samen en dit na goedkeuring van het comité. Een dergelijke goedkeuring wordt opgenomen in de verslagen van het comité. Voorzitter Medevoorzitter Secretaris Roger Peeters Willy Monival Staf Mertens Huishoudelijk reglement Pagina 6