Vrijwilligersbeleid Zorggroep Apeldoorn en omstreken

Transcriptie

1 2014-CMT-197 Vrijwilligersbeleid Zorggroep Apeldoorn en omstreken INHOUD Auteur Coördinator Vrijwilligers Verantwoordelijk Manager Wonen&Zorg Vastgesteld in CMT d.d. februari 2015 Actualisatiedatum Maart 2016 Wijzigingen - Status / versie nr. Versie 2.0 Paginanum m er 1 van 18 Blz.:

2 1. Op weg naar een Zorggemeenschap 3 2. Visie op vrijwillige inzet 4 3. Inzet vrijwilligers: een plaatsbepaling Definitie vrijwilligerswerk Kernbegrippen Vrijwillig maar niet vrijblijvend Onbetaald Georganiseerd verband Kader Doelstelling van het vrijwilligerswerk ZGA e.o De grenzen van het vrijwilligerswerk Algemeen Invulling binnen ZGA e.o Beleidsformulering met betrekking tot aanname vrijwilligers uit 7 specifieke doelgroepen 6. De organisatie van vrijwilligers Organisatorische inbedding vrijwilligerswerk Verantwoordelijkheden/werkzaamheden bureau vrijwilligerswerk Verantwoordelijkheden manager Wonen&Zorg 8 7. Werving en selectie van vrijwilligers Selectie Criteria en faciliteiten Proefperiode Vrijwilligersovereenkomst Introductie Doel van introductie Informatievoorziening Positie van de vrijwilliger Beleid met betrekking tot vergoedingen Communicatie en conflicten/klachten Beëindiging van het vrijwilligerswerk Bijzondere situaties Vrijwilligers en uitkering Behouden van vrijwilligers Bijlagen: 11.1 Overeenkomst vrijwilligers bijlage Evaluatieformulier vrijwilligers bijlage Declaratieformulier reiskosten vrijwilligers bijlage 3 18 Pagina 2 van 19

3 1. Op weg naar een Zorggemeenschap In 2012 trokken de Zonnehuisgroepen Noord en Vlaardingen en Zorggroep Apeldoorn en omstreken (ZGA e.o.) steeds hechter samen op in het werken aan Zorggemeenschap 2.0. Zorggemeenschap 2.0 is een nieuwe, toekomstbestendige vorm van zorgverlening, waarin de cliënt, naasten, mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers samenwerken in het tot stand brengen van waardige zorg voor kwetsbare mensen. Tijd om als organisatie mee te veranderen. Er is sprake van een kanteling van zorgen voor naar zorgen dat, of beter gezegd naar het ondersteunen van de zelfzorggewoontes en de eigen regievoering van de cliënt. De visie op Zorggemeenschap 2.0 is in april 2012 definitief vastgelegd in het gelijknamige document en opgenomen in het KMS (hoofdstuk 1). Deze visie is binnen ZGA e.o. nader uitgewerkt. De visie op Zorggemeenschap 2.0 wordt gezien als een sturend principe voor verandertrajecten. Zie ook voor meer informatie de gezamenlijke website Missie en Visie ZGA e.o. Mensen willen hun eigen leven leiden. Ook als de ouderdom gepaard gaat met gebreken. Ook dan willen mensen betekenisvol leven en zinvolle dagen hebben. De vragen en wensen van mensen zijn ons uitgangspunt. Het geheel van zinvolle dagbesteding/prettig wonen en goede zorg geven wij vorm en inhoud in tal van diensten. Hierbij is het van belang dat mensen zich bij ZGA e.o. volledig veilig en geborgen voelen. Daarnaast vinden wij het belangrijk om mensen waardig, vriendelijk, kundig en met respect te begeleiden, verplegen en te behandelen. Mensen creëren voor zichzelf een omgeving waarin ze zich thuis voelen. Ze willen hierin met hun naasten een eigen leven leiden. Dit verandert niet wanneer handicaps of ouderdom een zorgvraag bij hen (gaan) veroorzaken. Wij ondersteunen mensen bij het ontstaan van een zorgvraag zoveel mogelijk in het voortzetten van hun eigen levenswijze, door in overleg met hen en indien nodig met hen, een pakket van diensten, zorg en behandeling op maat aan te bieden in de eigen woonomgeving. Indien het in de eigen woonomgeving niet mogelijk is, bieden we deze zorg in combinatie met (tijdelijk of blijvend) aangepaste huisvesting. Hier krijgen mensen de ruimte en de mogelijkheden om zich opnieuw zoveel mogelijk thuis te gaan voelen. Daarbij beantwoorden wij de zorgvragen op een kundige en respectvolle wijze. In de visie van ZGA e.o. maken cliënten, naasten, vrijwilligers en medewerkers met elkaar deel uit van een grotere of kleinere leefgemeenschap: een plek waar mensen wonen en werken, onderlinge betrokkenheid ervaren en zorg en aandacht hebben voor elkaar. In deze visie op zorg zijn ook de vrijwilligers belangrijk. De bijdrage van vrijwilligers en Pagina 3 van 19

4 mantelzorgers aan de kwaliteit van leven van een cliënt krijgt een zwaarder accent. ZGA e.o. ziet de vrijwilligers en mantelzorgers niet als beroepskrachten, maar vooral als mensen met eigen kwaliteiten die voor cliënten erg waardevol zijn. Zij geven niet alleen kleur, maar zijn ook niet meer weg te denken, ze zijn onmisbaar geworden. Vrijwilligerswerk loopt niet vanzelf. Het vraagt van een organisatie dat zij vrijwilligers serieus neemt en naar waarde weet te schatten. Duidelijke afspraken en eenduidig beleid horen daarbij. In deze nota wordt het vrijwilligersbeleid van ZGA e.o. beschreven. Vrijwilligersbeleid is een vorm van personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het regelt allerlei zaken, stelt voorwaarden, legt afspraken vast en benoemt de middelen die worden ingezet. Hierdoor kunnen vrijwilligers tot hun recht komen en kunnen zij hun eigen doelen nastreven, terwijl ook de doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd. 2. Visie op vrijwillige inzet Onder vrijwillige inzet vallen alle vormen van hulp en zorg, die door vrijwilligers en door mantelzorgers geboden worden aan cliënten. De meeste vrijwilligers in de zorg bieden sociale en praktische ondersteuning. Zij zijn daarbij meer gericht op welzijn dan op zorg. De concrete activiteiten van deze vrijwilligers zijn sterk afhankelijk van de behoeften van de cliënt en mogelijkheden en interesses van de vrijwilliger. Ook zijn er vrijwilligers die meer gericht zijn op het verlenen van zorg. Zij bieden dan een aanvulling op de mantelzorg en de professionele zorg. Mantelzorg onderscheidt zich van vrijwilligerszorg doordat deze zorgverlening direct voortvloeit uit een sociale relatie. Tussen de vrijwilliger en degene aan wie zorg wordt verleend, bestaat in principe geen relatie. Mantelzorg overkomt je: een mantelzorger kiest er niet voor om te gaan zorgen: het overkomt je, omdat je een emotionele band hebt met degene die zorg nodig heeft. Mantelzorgers kunnen de zorg niet zomaar beëindigen en verrichten soms verpleegkundige handelingen. Voor vrijwilligerswerk kies je: vrijwilligers kiezen ervoor om te zorgen. Als zij met het vrijwilligerswerk starten, is er (nog) geen emotionele band. Daarnaast zorgen zij voor een afgebakende tijd (bijv. een dagdeel per week) en kunnen zij de zorg op eigen initiatief beëindigen. Zorgvrijwilligers werken in georganiseerd verband en verrichten nooit verpleegkundige handelingen. Een mantelzorger die zich inzet voor andere cliënten op dezelfde afdeling dan degene waarmee hij/zij een sociale relatie heeft, is per definitie vrijwilliger en moet zich als zodanig registreren. In tegenstelling tot de inzet van vrijwilligers worden er in principe geen grenzen gesteld aan de inzet van mantelzorgers, mits passend binnen de afspraken gemaakt in het ZorgLeefPlan (ZLP). De inzet van een mantelzorger staat alleen geregistreerd in het ZLP. Zij staan niet geregistreerd als vrijwilliger en zijn tot dat moment, ondanks hun inzet, ook geen vrijwilliger, zoals benoemd in deze notitie. Formeel gelden de algemene faciliteiten voor vrijwilligers niet voor mantelzorgers. Mantelzorgers vallen rechtstreeks onder het aandachtsgebied van de afdelingscoördinator (AC). Deze notitie bevat kaders voor de inzet van vrijwilligers. Wat betreft de inzet van mantelzorgers binnen ZGA e.o. wordt verwezen naar de nota Mantelzorgbeleid. 3. Inzet vrijwilligers: een plaatsbepaling Pagina 4 van 19

5 3.1. Definitie vrijwilligerswerk Een landelijk geaccepteerde definitie van het vrijwilligerswerk, die ook binnen ZGA e.o. wordt gevolgd luidt : het uitvoeren van activiteiten die in georganiseerd verband onverplicht en onbetaald zijn, ten behoeve van cliënten van een organisatie Kernbegrippen Kernbegrippen van het vrijwilligerswerk binnen ZGA e.o. zijn: 1. Vrijwillig maar niet vrijblijvend. 2. Onbetaald. 3. Georganiseerd verband. Dit alles uiteraard binnen de doelstelling en (zorg)visie van ZGA e.o Vrijwillig maar niet vrijblijvend Vrijwilligers voeren hun werkzaamheden niet in arbeidsverband uit, zij kiezen er vrijwillig voor om een bijdrage te leveren aan activiteiten. Vrijwillig is niet gelijk aan vrijblijvend! Kiest men voor vrijwilligerswerk in onze organisatie, dan brengt dit (morele) verplichtingen met zich mee. Om de goede gang van zaken voor zowel de vrijwilliger als de organisatie te waarborgen worden wederzijds afspraken gemaakt. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd op een overeenkomst (zie bijlage) die wordt ondertekend door de vrijwilliger en de coördinator vrijwilligerswerk (hierna te noemen coördinator VW). De vrijwilliger wordt geregistreerd in een geautomatiseerd vrijwilligersbestand, dat wordt beheerd door de coördinator VW van het bureau vrijwilligerswerk. Vrijwilligers krijgen aanwijzingen en begeleiding van de beroepskrachten, deze zijn te allen tijde eindverantwoordelijke. Gelijk medewerkers zullen vrijwilligers van cliënten en/of bezoekers van de locaties geen geschenken of beloning aannemen. Het is vrijwilligers verboden een erfenis of legaat te aanvaarden van een cliënt Onbetaald Vrijwilligers ontvangen voor hun werkzaamheden geen geldelijke beloning. De door de vrijwilligers reëel gemaakte kosten kunnen voor vergoeding in aanmerking komen. Zoals bijvoorbeeld: reis-, verblijfs- of telefoonkosten. Vrijwilligers komen in aanmerking voor een aantal faciliteiten, zoals deze gelden voor medewerkers van de organisatie, zoals interne prijzen in het restaurant, kerstattentie, lidmaatschap PV Georganiseerd verband Er is een gestructureerde afstemming en organisatorische inpassing van het vrijwilligerswerk binnen ZGA e.o.. Iemand is vrijwilliger zodra de persoonsgegevens bij het bureau vrijwilligerswerk bekend zijn en duidelijke wederzijdse afspraken zijn gemaakt. Komt men na proefperiode/evaluatie tot een overeenkomst, wordt de vrijwilliger geregistreerd. Binnen ZGA e.o. zijn ook vrijwilligers actief van bestaande vrijwilligersorganisaties (zoals bijvoorbeeld UVV, Johannieterorde, Wisselwerk etc.). Organisatie van deze vrijwilligers berust bij betreffende vrijwilligersorganisatie en dus niet bij bureau vrijwilligerswerk van ZGA e.o.. Uiteraard wordt van deze vrijwilligers wel verwachten dat zij zich conformeren aan het vrijwilligersbeleid van ZGA e.o.. Familieleden van medewerkers die als zodanig als vrijwilliger zijn geregistreerd doen bij voorkeur geen vrijwilligerswerk op de afdeling c.q. werkplek van de medewerker, tenzij hierover wederzijds duidelijke afspraken gemaakt zijn Kader In het kader van vrijwilligersbeleid streeft ZGA e.o. naar: Pagina 5 van 19

6 Eenduidig vrijwilligersbeleid. Deskundigheidsbevordering kwaliteit vrijwilligerswerk waarborgen. Duidelijke communicatielijnen. Centralisatie van de administratieve processen. Centralisatie van persoonsgegevens. Budgetregeling. Samenwerkingsrelatie met andere vrijwilligersorganisaties Doelstelling van het vrijwilligerswerk ZGA e.o. Levert een bijdrage aan de kwaliteit van het woonleefklimaat van de cliënt. Biedt een luisterend oor. Brengt de maatschappij naar binnen. Vrijwilligerswerk is complementair, juist in de aanvullende kracht zit de meerwaarde van het werken met vrijwilligers. Het creëren van een gevarieerder aanbod van welzijnsactiviteiten voor de cliënt, door ondersteuning van vrijwilligers. 4. De grenzen van het vrijwilligerswerk 4.1. Algemeen Waar liggen de grenzen van het vrijwilligerswerk. Welke taken mag een vrijwilliger wel en welke mag een vrijwilliger niet doen? Hoe verhouden deze werkzaamheden zich tot de werkzaamheden van professionele krachten? Vragen die bij elke organisatie die gebruik maakt/wil maken van vrijwilligers naar voren komen. De afgelopen jaren zijn deze vragen regelmatig bediscussieerd. Binnen ZGA e.o. zijn vrijwilligers niet alleen werkzaam op de verpleegafdelingen. Ook binnen ondersteunende diensten zijn zij actief. Grofweg zijn er drie gebieden in het vrijwilligerswerk te onderscheiden: 1. afdelingsgebonden vrijwilligerswerk: men is dan vast aan een verpleeg- of verzorgingsafdeling verbonden en voert de nader besproken taken op deze afdeling uit volgens afspraak of op afroep. 2. niet afdelingsgebonden vrijwilligerswerk: deze taken vinden elders in de organisatie plaat en zijn bij elke activiteit op een eigen manier ingedeeld. 3. flex-vrijwilligerswerk: vrijwilligers worden ingezet voor een kortdurend project Invulling binnen ZGA e.o. Binnen ZGA e.o. is hiervoor genoemde vraag enige jaren geleden in de vorm van de volgende stelling beantwoord: 'Werkzaamheden van vrijwilligers zouden, indien voldoende financiële middelen en daarmede een overeenkomstige formatieruimte beschikbaar zijn, overgenomen kunnen worden door professionele medewerkers'. Dat betekent dat binnen ZGA e.o. niet meer is vastgelegd: wat een vrijwilliger mag doen (bijvoorbeeld vastgelegd in een vorm van functiebeschrijving ) maar: wat een vrijwilliger absoluut niet mag doen. De benoemde grenzen van de inzet van vrijwilligers zijn: - de doelstelling en de zorgvisie van ZGA e.o.. - (voorbehouden) handelingen van onder andere medici, verpleegkundigen en ziekenverzorgenden. Hierbij wordt aangesloten bij de invulling van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (wet B.I.G.) en de invulling daarvan door ZGA e.o.. Vrijwilligers mogen geen medische informatie verstrekken. Binnen dit kader bepaalt de vrijwilliger zelf in overleg met de coördinator VW wat hij/zij wil doen. 5. Beleidsformulering met betrekking tot aanname vrijwilligers uit specifieke doelgroepen Pagina 6 van 19

7 In het kader van maatschappelijk ondernemerschap streeft ZGA e.o. er naar om, waar mogelijk, vrijwilligers uit een specifieke doelgroep te plaatsen. O.a. gehandicapten, ex-psychiatrische cliënten dan wel cliënten van ontwenningscentra wordt de mogelijkheid gegeven hun plekje (terug) te vinden in de maatschappij. Uit ervaring is gebleken dat het werken met genoemde doelgroepen geen problemen hoeft op te leveren. Potentiële vrijwilligers uit deze doelgroepen worden altijd van te voren aangemeld door een mentor, begeleider, contactpersoon etc. Afhankelijk van dit gesprek wordt overgegaan tot een kennismakingsgesprek met betrokkenen en wordt zo mogelijk naar een passende vorm van vrijwilligerswerk gezocht, met passende begeleiding. Er vinden regelmatig evaluat ies plaats. 6. De organisatie van vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk vraagt om een zorgvuldige inpassing en een eigen plaats in de organisatie. Daarnaast vraagt vrijwilligerswerk afstemming tussen eigen vrijwilligers-organisatie en of steunpunt van samenwerkende vrijwilligersorganisaties. Informatievoorziening en afstemming is dan ook van groot belang. Niet alleen vanuit ZGA e.o. maar ook vanuit en voor de vrijwilligersorganisaties (o.a. kerken, Gemeente, scholen, Wisselwerk etc.) Organisatorische inbedding vrijwilligerswerk Het centrale beleid wordt gedragen door het Centraal Management Team, de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad. Binnen het bureau vrijwilligerswerk zijn twee coördinatoren VW actief, met als taak: het zijn van een intermediair tussen de vrijwilligers en de organisatie. Het bureau vrijwilligerswerk voorziet in: De coördinatoren vrijwilligerswerk. Vraagbaakfunctie op beleidsniveau en volgt de landelijke trends en ontwikkelingen. Beleidsadvies. Werving, selectie en introductie vrijwilligers. Adviseert locaties over specifieke en nieuw op te zet ten projecten (en geeft daartoe het profiel van de vrijwilliger aan). Verzorgt opleiding en trainingen voor vrijwilligers. In organisatorische zin worden de coördinatoren VW binnen ZGA e.o. beleidsmatig aangestuurd door de manager Wonen&Zorg, en delegeert aan een locatiemanager Verantwoordelijkheden/werkzaamheden medewerkers bureau vrijwilligerswerk Het bureau vrijwilligerswerk bestaat uit: twee coördinatoren VW en secretariële ondersteuning. De coördinatoren VW zijn verantwoordelijk voor: - werving vrijwilligers. - selectie vrijwilligers. - eerste introductie vrijwilligers op afdeling/activiteit. - toepassen van beleidsregels vrijwilligerswerk in de organisatie. - aanspreekpunt voor de organisatie m.b.t. vrijwilligers. - vertrouwenspersoon, klachtenbehandeling, conflictbemiddeling richting vrijwilligers. - organiseren van informatiebijeenkomsten en/of gerichte scholingen voor de diverse groepen vrijwilligers. - registratie van vrijwilligers door secretariële ondersteuning. De daadwerkelijke (dagelijkse) begeleiding en tevens aanspreekpunt van vrijwilligers vindt zoveel mogelijk plaats op de plek waar de vrijwilliger actief is. Hiervoor is een vaste contactpersoon aangewezen zodat vrijwilligers weten waar ze eventuele vragen of Pagina 7 van 19

8 problemen kwijt kunnen. De coördinatoren VW zullen zich met name bewegen op locatie om in gesprek te gaan, afspraken te controleren op naleving, vacatures te vervullen. De aanwezigheid, bereikbaarheid, flexibiliteit en duidelijke communicatie van de coördinator VW, medewerker vrijwilligerswerk of contactpersoon is een belangrijk aandachtspunt Verantwoordelijkheden van manager Wonen&Zorg - is verantwoordelijk voor de uitvoering en borging van het centraal vrijwilligersbeleid binnen ZGA e.o.. - is verantwoordelijk voor optimalisatie van de aanwezigheid van de coördinatoren VW of andere contactpersonen. - is verantwoordelijk voor de bewaking en doorontwikkeling van vrijwilligersbeleid binnen ZGA e.o.. - is verantwoordelijk voor besluitvorming omtrent alles wat buiten de kaders valt op zorggroep niveau. 7. Werving en selectie van vrijwilligers Het spanningsveld tussen vraag en aanbod van vrijwilligers in de maatschappij neemt toe. Potentiele vrijwilligers maken een bewuste keuze voor het soort werk dat zij willen doen. Zo ook voor vrijwilligerswerk in een zorginstelling. Men reageert niet alleen op vacatures. Ook op eigen initiatief biedt men zijn of haar diensten aan met een specifieke wens en wat steeds vaker voorkomt, voor een bepaalde periode. Er wordt door vrijwilligers geshopt van de ene naar de andere vorm van vrijwilligerswerk. Daarnaast zullen echter ook de traditionele patronen en waarden van het vrijwilligerswerk altijd een zeer belangrijke plaats in blijven nemen. Belangrijk is om de talenten van de vrijwilliger te benutten. Omdat ZGA e.o. het vrijwilligerswerk wil stimuleren is een actieve en wervende opstelling noodzakelijk. De werving van vrijwilligers kan langs verschillende wegen verlopen: Mond tot mond reclame. Vrijwilligersvacatures op het internet/ intranet. Het organiseren van een open dag of een informatie bijeenkomst /vrijwilligersmark.t Een persbericht, interview of advertentie in de regionale bladen. Interview of reclamespot via de lokale en regionale radio en tv zenders. Via nieuwsbrieven, posters affiches, flyers en eigen huisorganen. Via kerken en andere levensbeschouwelijke organisaties. Via gemeente of andere instanties. Belangrijk is, welk medium ook gekozen wordt, de wervingsboodschap steeds dezelfde blijft. Herhaling in communicatie werkt vaak het beste Selectie Selectie vindt plaats door de coördinator VW door middel van: - een eerste gesprek met de coördinator VW over motivatie, persoonlijke omstandigheden en specifieke wensen. Zo nodig krijgt een potentiële vrijwilliger een negatief advies, met een opgave van redenen. - als bekend is wat een vrijwilliger wil doen, vindt indien nodig een tweede gesprek plaats tussen de kandidaat-vrijwilliger, de coördinator VW en de contactpersoon van de mogelijke afdeling/activiteit Selectiecriteria voor en eisen aan vrijwilligers: Affiniteit met de doelgroep/activiteit. Betrokkenheid. Onderschrijven van doelstelling en de zorgvisie van ZGA e.o.. Pagina 8 van 19

9 In alle opzichten geschikt en in staat bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Bereidheid tot samenwerking in een team en overleg met andere vrijwilligers. Bereidheid zich voor een bepaalde periode in te zetten. Bereidheid om leiding te accepteren. Bereidheid om afspraken na te komen. Omgekeerd mogen vrijwilligers de volgende verwachting van ZGA e.o. hebben: Een goede introductie, basisschema/checklist. Begeleiding op betreffende afdeling/activiteit. Waardering en acceptatie. Op de hoogte gehouden worden van (beleid) veranderingen. Scholing / introductie achtergrondinformatie over zaken als rolstoel rijden, ziektebeelden als dementie, N.A.H., slikbeleid en infectiepreventie etc Proefperiode Er wordt een wederzijdse proefperiode van 3 maanden ( kan 6-12 weken zijn, afhankelijk van de frequentie waarmee de vrijwilliger zijn/haar vrijwilligerstaak verricht) afgesproken. Na de proefperiode vindt er tussen de kandidaat vrijwilliger en de coördinator VW en/of afdelingscoördinator/medewerker vrijwilligerswerk een evaluatiegesprek plaats. Hierbij kan als leidraad gebruik gemaakt worden van het evaluatieformulier vrijwilligers (zie bijlage 2). Bevindingen van de proefperiode en evaluatiegesprekken worden schriftelijk vastgelegd Vrijwilligersovereenkomst Wanneer tijdens het gesprek de kandidaat geschikt blijkt en het samenwerkingsverband wederzijds positief wordt ervaren, worden de gemaakte afspraken vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst (zie bijlage 1). Hierop kunnen ook specifieke afspraken worden genoteerd. Deze wordt in tweevoud ondertekend door de coördinator VW, de vrijwilliger. - Eén van de exemplaren is voor de vrijwilliger, de tweede wordt in het archief bewaard. - Na ondertekening van dit formulier wordt de kandidaat beschouwd als vrijwilliger van ZGA e.o., met alle rechten en plichten zoals vermeld in het Informatie boekje Vrijwilligerswerk ZGA e.o.. Duidelijke afspraken die ook worden nagekomen. Heldere afbakening werkzaamheden. Betrokken worden bij het afdelingsgebeuren. Mogelijkheden tot benutten van talenten. Verzekering (W.A. + ongevallen verzekering). Ontvangen kerstattentie. Scholing, training, informatie. Onkostenvergoeding/reiskostenvergoeding. Gelijke prijzen als voor de medewerkers in het personeelsrestaurant. Lid kunnen worden van de Personeelsvereniging Introductie Na de werving en selectie wordt de nieuwe vrijwilliger geïntroduceerd. Elke nieuwe vrijwilliger begint met een introductie ofwel inwerkperiode Doel van introductie: Om het vrijwilligerswerk aantrekkelijk te maken is het van belang om aandacht te besteden aan het inwerken van vrijwilligers. Een zorgvuldige introductie en inwerkperiode en een actieve en attente opstelling ten aanzien van nieuwe vrijwilligers is uiterst belangrijk willen zij zich snel thuis gaan voelen bij ZGA e.o.. Zo kunnen zij daadwerkelijk een bijdrage Pagina 9 van 19

10 leveren aan de doelstelling van ZGA e.o.. Een goede introductie bevat de volgende elementen: Kennismaking met de organisatie, het werk en collegae. Voor een goede inbedding is deze fase van groot belang: het toetsen van ervaringen, voldoet het werk aan de (wederzijdse) verwachtingen, nuttige informatie opdoen. Het doel van de introductie is dat de vrijwilliger ontdekt hoe hij/ zij het best tot zijn/haar recht kan komen. Voor de organisatie is het belangrijk dat de vrijwilliger zo snel mogelijk op de overeengekomen taak inzetbaar is en optimaal kan functioneren. De feitelijke introductie op de werkplek vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de contactpersoon; hij of zij maakt de vrijwilliger wegwijs, geeft taakinhoudelijke begeleiding en fungeert als vraagbaak. De contactpersoon stelt zich actief en belangstellend op. De contactpersoon houdt in de gaten wat de vrijwilliger nodig heeft om goed te functioneren. Centrale introductie/kennismaking met de eigen locatie wordt georganiseerd door de coördinator Informatievoorziening Vrijwilligers vinden het vaak moeilijk met de cliënten rechtstreeks contact te onderhouden als zij niet op de hoogte zijn van veranderingen in de situatie van de cliënt. In het bijzonder geldt dat t.a.v. cliënten met dementie en NAH (niet aangeboren hersenletsel), aangezien zij doorgaans weinig kunnen vertellen over hun achtergrond of actuele leven. Contact krijgen met deze cliënten kan alleen als een vrijwilliger (iets) meer weet over het vroegere leven van een cliënt. Dikwijls wordt hier een spanningsveld gevoeld i.v.m. de wet op privacy. Voor een vrijwilliger is functionele informatie noodzakelijk om zijn/haar taken naar behoren te kunnen uitvoeren. - vrijwilligers hebben géén inzage in het ZLP. - voor vrijwilligers van belang zijnde informatie wordt mondeling verstrekt door contactpersoon. - in het opnamegesprek dan wel bij vaststelling van het ZLP van een individuele cliënt dient de mogelijkheid van ondersteuning/hulp door vrijwilligers met de cliënt/familie besproken te worden c.q. toestemming hiervoor worden gevraagd. Van concrete afspraken specifiek gericht op een individuele cliënt wordt melding gemaakt in het ZLP. - de ondersteuning van vrijwilligers in algemene zin op een afdeling wordt richting cliënten, vertegenwoordigers en/of contactpersonen toegelicht bij de introductie op de afdeling. 8. De positie van de vrijwilliger De vrijwilliger heeft een plaats in de organisatie die past binnen de opvattingen van Zorggemeenschap: Maakt deel uit van een zorggemeenschap of team. Is bereid zich samen met cliënten, familie en medewerkers voor die gemeenschap in Pagina 10 van 19

11 te zetten. Voelt zich thuis Beschikt over de gewenste competenties. Kan in principe werkzaam zijn op alle denkbare plekken en niveaus binnen ZGA e.o. Vrijwilligers voeren hun taken uit in samenspraak met een beroepskracht. In geval van volledig zelfstandig functioneren is de beroepskracht op de achtergrond aanwezig als back-up in geval van vragen en of calamiteiten Beleid met betrekking tot vergoedingen Vrijwilligerswerk moet een vrijwilliger in principe geen geld kosten. Een organisatie die gekozen heeft voor het werken met vrijwilligers dient hiervoor financiële middelen ter beschikking te stellen. Vrijwilligers ontvangen een vergoeding voor de gemaakte reiskosten, noodzakelijk voor het vrijwilligerswerk, op basis van de laagste klasse openbaar vervoer, het aantal kilometers voor een reis wordt bepaald met behulp van Routenet, aan de hand van de postcode van het woonadres naar de locatie van ZGA e.o.. De kilometervergoeding is vastgesteld door de organisatie. Het wel/niet toekennen van een vergoeding hangt af aan het voldoen van een aantal criteria: - persoon moet als vrijwilliger bij de coördinator VW geregistreerd staan. - persoon moet binnen ZGA e.o. als vrijwilliger actief zijn. - persoon vraagt vergoeding aan bij de coördinator VW voor gemaakte kosten. - persoon komt in aanmerking voor een tegemoetkoming in de kosten als hij/zij met de auto of openbaar vervoer komt. (Declaratieformulier reiskostenvergoeding zie bijlage 3.) 9. Communicatie en conflicten/klachten De afdelingen c.q. overige disciplines waar vrijwilligers hun activiteiten uitvoeren dragen er zorg voor dat: - vrijwilligers te informeren over het overlijden van een cliënt op de betreffende afdeling. Met name voor wat betreft een bezoekvrijwilliger is het van cruciaal belang dat deze vroegtijdig op de hoogte gesteld wordt van het ziek(er) zijn van de cliënt dan wel het (al dan niet onverwacht) overlijden. - vrijwilliger te informeren over afdelingszaken waar hij/zij qua werkzaamheden mee te maken kan krijgen. - vrijwilliger tijdig door te geven dat een bepaalde activiteit niet doorgaat waarbij gewoonlijk vrijwillige hulp aanwezig is. - vrijwilligers van de eigen afdeling te betrekken bij activiteiten die voor de cliënten georganiseerd worden (bijv. sinterklaasfeest, kerstfeest etc.). - veranderingen op de afdeling, ook in organisatorische zin, vroegtijdig te melden aan vrijwilligers die op die betreffende afdeling werkzaam zijn. - tweemaal per jaar is er per afdeling/activiteit/locatie een overleg voor de vrijwilligers, waarin zij ervaringen met elkaar, de AC en de contactpersoon vrijwilligerswerk kunnen uitwisselen. Op verzoek kan de medewerker vrijwilligerswerk hierbij aanwezig zijn. Kortom de vrijwilligers het gevoel geven dat zij er bij horen! ZGA e.o. kiest ervoor dat vrijwilligers zichtbaar en herkenbaar zijn door hen een identiteitskaart/badge te laten dragen. Vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht, wat in vertrouwen wordt medegedeeld, of wat zij horen en zien en waarvan naar redelijkheid kan worden aangenomen, dat hetgeen Pagina 11 van 19

12 waargenomen is, als vertrouwelijk moet worden opgevat. Vrijwilligers dienen zich te onthouden van het verstrekken van inlichtingen, gevraagd of ongevraagd, aan cliënten en hun bezoek of derden, waar het medische - of zorgverleningszaken betreft. Vrijwilligers melden incidenten bij medewerkers van de afdeling/dienst. Zo nodig wordt daarvan door een medewerkers van ZGA e.o. een melding gemaakt in het kader van de MIC-regeling. Bij conflicten, dan wel gevoelens van ontevredenheid kan een vrijwilliger contact opnemen met de coördinator VW. Indien hij/zij dat zelf wenselijk acht kan hij/zij ook een formele klacht indienen conform de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. 10. Beëindiging van het vrijwilligerswerk De activiteiten van de vrijwilliger kennen geen opzegtermijn. Veelal zal men echter tijdig aangeven bij de medewerker vrijwilligerswerk/contactpersoon vrijwilligerswerk te zullen stoppen met een daaraan verbonden geldende reden. Opzeggen vindt naast het afmelden op de betreffende afdeling tevens plaats bij de coördinator VW. Hetzij telefonisch, hetzij schriftelijk. Aan iedere vertrekkende vrijwilliger wordt door de coördinator vrijwilligerswerk een mondeling of schriftelijke evaluatie aangeboden. Indien door één der partijen zodanig ernstige handelingen zijn verricht dat in redelijkheid van de andere partij niet gevergd kan worden dat de samenwerkingsafspraken nog langer voortduren, kan deze laatste de samenwerking met onmiddellijke ingang beëindigen. De vrijwilliger wordt afgemeld bij het bureau vrijwilligerswerk. Indien de vrijwilliger een half jaar geen vrijwilligerswerk heeft verricht voor ZGA e.o., wordt contact opgenomen met de betreffende vrijwilliger en wordt, na overleg de overeenkomst met de vrijwilliger beëindigd. 11. Bijzondere situaties /doelgroepen. In haar beleid streeft de overheid ernaar maatschappelijke participatie te bevorderen van allerlei groepen in de samenleving. Dit leidt ertoe dat nieuwe groepen burgers als vrijwilliger actief zijn. Deze groepen hebben een andere motivatie om vrijwilligerswerk te doen. Het gaat vaak om tijdelijk en geleid vrijwilligerswerk. De ervaring is dat deze vrijwilligers meer ondersteuning en begeleiding nodig hebben. De diversiteit van het vrijwilligersbestand neemt hierdoor toe en vraagt om meer coördinatie en passend beleid dat per type vrijwilliger anders kan zijn Vrijwilliger en uitkering Vrijwilligers met een uitkering doen er verstandig aan om hun vrijwilligerswerk te melden aan de uitkeringsinstantie. De uitkeringsgerechtigde is hier zelf verantwoordelijk voor. Uitkeringsinstanties kunnen financiële gevolgen verbinden aan het verrichten van vrijwilligerswerk, met name als de vrijwilliger zijn activiteiten verricht tijdens normale arbeidsuren. De betreffende persoon is dan namelijk niet beschikbaar voor betaald werk. ZGA e.o. is niet verantwoordelijk voor mogelijke gevolgen m.b.t. de uitkering. 12. Behouden van vrijwilligers Naast het binnenhalen, waarderen en begeleiden van vrijwilligers is het van essentieel belang vrijwilligers te behouden. Als er waardering is en aandacht voor het begeleiden van vrijwilligers zal de kans dat vrijwilligers worden behouden toenemen. Pagina 12 van 19

13 Het volgende wordt ondernomen om vrijwilligers voor langere tijd te behouden: Waardering en erkenning. Goede begeleiding. Gelegenheid tot inspraak bieden. Zo veel mogelijk aansluiten, binnen de kaders, bij de talenten, motivatie en wensen en behoeften van vrijwilligers. Verstrekken van goede informatie b.v. nieuwsbrief. Aandacht voor flexibilisering van het vrijwilligerswerk (meer toegesneden op de mogelijkheden, wensen en behoefte van vrijwilligers). Goede Arbo-omstandigheden gelden ook voor vrijwilligers. Hierbij ligt de regie bij de coördinator VW. Pagina 13 van 19

14 Bijlage 1 Vrijwilligersovereenkomst Locatie:.. Persoonlijke gegevens vrijwilliger Naam : Adres : Postcode : Woonplaats : Telefoon : Mailadres : Geboortedatum : Geboorteplaats : Geslacht : Inschrijvingsdatum : Ondergetekenden spreken af: Taak : Afdeling : Dagdeel en evt. tijdstip : Contactpersoon van de afdeling* : *Voor vragen samenhangend met de door u te verrichten werkzaamheden kunt u bij de contactpersoon van de afdeling terecht. Met eventuele vragen over deze samenwerking of vragen die de afdeling overstijgen, kunt u terecht bij de coördinator vrijwilligerswerk. Pagina 14 van 19

15 Bijzondere afspraken zijn: De vrijwilliger, ondergetekende, neemt kennis van de verkregen mondelinge overgedragen informatie en de informatie die staat beschreven in het uitgereikte vrijwilligers informatieboekje. Datum ondertekening Vrijwilliger Coördinator vrijwilligerswerk U heeft twee exemplaren van dit afsprakenformulier ontvangen. Wij verzoeken u vriendelijk één exemplaar voorzien van uw handtekening aan ons terug te zenden. Het andere exemplaar is voor uw eigen administratie. Pagina 15 van 19

16 Bijlage 2 Evaluatieformulier vrijwilligers Evaluatieformulier vrijwilligers : Naam : Werkplek : Taken : Gestart op : Ingewerkt door : 1. Hoe was de inwerkperiode? 0 onvoldoende 0 voldoende 0 goed 0 uitstekend. Eventuele opmerkingen / verbeterpunten 2. Zijn de taken / werkzaamheden duidelijk? 3. Zo niet, heb je hierin zelf actie ondernomen? Zo ja, welke? 4. Hoe is de samenwerking op de afdeling? 5. Vind je aansluiting binnen het team?.. Pagina 16 van 19

17 6. Voldoet het vrijwilligerswerk aan je verwachtingen? 0 ja 0 nee Zoniet, wat zou je anders willen zien? 7. Is de tijdsindeling goed? 0 ja 0 nee 0 uitbreiding van uren Zoniet, wat moet er veranderen? Eventuele opmerkingen Gesprek met Datum: Pagina 17 van 19

18 Bijlage 3 DECLARATIEFORMULIER/ REISKOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGERS Locatie : Maand/Kwartaal : Datum :.. Naam: Adres:... Postcode/plaats:.. Bankrek.nr:.. Girorek.nr.. Datum: Omschrijving : Aantal KM auto vv 1 OV chip vv Overige kosten km OV Totaal km: Subtotaal voorzijde: Subtotaal achterzijde: Max. vergoeding p.mnd = Handtekening coördinator: Zorggroep Apeldoorn en Omstreken locatie: Administratie: Uitbetalen : Paraaf : Pagina 18 van 19

19 Pagina 19 van 19