Verslag AGB directiecomité 25/04/2017

Transcriptie

1 Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 Aanwezig: Annelien Van Der Gucht voorzitter Guido Van den Berghe, Katharine Claus, Tom Van West bestuurders Roos Coppens, Rudy Vander Heyden, Wim Breydels deskundigen Verontschuldigd: Brenda Vergaert bestuurder Tim Speleers deskundige Afwezig: Verslag 1. Verslag directiecomité 21 maart 2017 Goedkeuring verslag zitting directiecomité van 21 maart Het directiecomité keurt dit goed. Boekhouding 2. Jaarrekening 2016: resultaatverdeling De jaarrekening 2016 is in zijn definitieve plooi aan het vallen. De Raad van bestuur dient zich over het volgende nog uit te spreken: zijn zij akkoord om het resultaat 2016 als volgt te verdelen: ,58 => aanleg volledige wettelijke reserve (10% van het kapitaal) cfr statuten ,94 => uit te keren dividend 2016 aan de gemeente Aangezien er hier nog een beslissing RVB nodig is, zal er na 11 mei nog een RVB nodig zijn om de eigenlijk jaarrekening te bespreken (minimum 14 dagen voor GR). Het directiecomité stelt dit uit. 3. Jaarrekening 2016: doelstellingenrealisatie Ieder jaar is bij de jaarrekening gedeelte BBC de doelstellingenrealisatie een verplichte bijlage. Is het DC akkoord om deze, zoals voorgelegd, op te nemen in de bundel jaarrekening 2016 BBC? Het directiecomité stelt dit uit. Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 1

2 Cultuur 4. Facturen Vrijetijdspas In bijlage de nota, die op BCSD dd werd goedgekeurd door OCMW over de betaling van de achterstallige facturen i.v.m. de vrijetijdspas: Betaling van de drie oudste facturen ( 99, , ,5). Factuur 392 ten bedrage van 1436 wordt voorlopig niet betaald. Er zit enkel een deelnemerslijst bij van het zwembad, die slechts een klein deel van de factuur verantwoordt. Factuur 87 ten bedrage van 1109 wordt betwist voor een bedrag van 301,5. Het resterend saldo van 807,5 zal betaald worden. Zie bijlage 2 voor de betwisting van het bedrag van 301,5. Het OCMW vraagt een verantwoording van het resterende saldo en zal na controle overgaan tot betaling hiervan. Momenteel nog geen betaling van de drie oudste facturen. Het directiecomité neemt hiervan kennis. Het directiecomité vraagt om de deelnemerslijsten te evalueren, te bekijken en te herwerken. 5. Levering dranken buurthuizen Bespreking levering van dranken aan de buurthuizen. Het directiecomité neemt hiervan kennis. Het directiecomité wenst gesprekken aan te gaan met lokale leveranciers om de mogelijkheden te bekijken. Deze moeten door mevr. Coppens uitgenodigd worden op gesprek. 6. CC Nova - verplichte drankafname gebruikers bij concessionaris Luik 1: Addendum concessionaris Cultuurcafé Voorstel tekst addendum: De concessieverlener verleent aan de concessionaris het alleenrecht van levering en verkoop van drank en voedingswaren in de in concessie gegeven lokalen. Hij geniet ook het alleenrecht van levering van drank in de andere publieksruimtes van het gebouw (inkomhal, foyer, repetitieruimte). De concessionaris stelt hiervoor glazen, de toog en frigo s in de foyer ter beschikking van de gebruikers. Hij kan aan de gebruikers maximum 150% van de inkoopprijs van de betreffende dranken in het cultuurcafé aanrekenen. Indien de concessionaris voor gevraagde of vereiste materialen een huurvergoeding moet betalen, mag hij deze doorrekenen aan de gebruiker. Het bovengenoemd alleenrecht van levering van drank in de andere publieksruimtes van het gebouw (inkomhal, foyer, repetitieruimte) vervalt wanneer het gaat om ontvangsten, recepties, van het cultuurcentrum. Het alleenrecht voor de repetitieruimte vervalt ook indien ze gebruikt wordt als kleedruimte voor artiesten. Het directiecomité kan aan gebruikers uitzonderingen toestaan na overleg met de concessionaris. Te volgen procedure: goedkeuring door raad van bestuur AGB. Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 2

3 Luik 2: Wijziging gebruiksreglement theaterzaal Nova Voorstel wijziging Huidige tekst: 1 Het gebruik van drank, snoep en andere etenswaren is verboden in de theaterzaal. 2 Alle dranken, versnaperingen, die in de andere publieke ruimtes (inkomhal, foyer, repetitieruimte) tegen betaling aan het publiek worden aangeboden, dienen besteld te worden via de concessionaris van het cultuurcafé. Vervangen door: 1 Het gebruik van drank, snoep en andere etenswaren is verboden in de theaterzaal. 2 De verkoop van dranken, versnaperingen, voedingswaren is voorbehouden aan de concessionaris van het cultuurcafé. Er geldt daarenboven een verplichte afname van drank via de concessionaris bij alle activiteiten waarbij aan het publiek drank gratis wordt aangeboden en dit volgens de modaliteiten zoals vastgelegd tussen het Autonoom Gemeentebedrijf en de concessionaris. Te volgen procedure: adviezen raad van beheer gemeentelijke culturele infrastructuur + raad voor cultuur goedkeuring door raad van bestuur AGB goedkeuring door gemeenteraad. Het directiecomité keurt dit goed. Dit mag naar de raad van bestuur die voorzien wordt op 1 of 7 juni. 7. Theaterdoeken Zucht Naar Kunst Tijdens de Rerum Novarum voorstelling van Zucht naar kunst in 2016 werden twee podiumdoeken van CC Nova beschadigd. Er werd toen contact opgenomen met een gespecialiseerde firma om de doeken te reinigen. Het advies was dit niet te doen, maar nieuwe aan te kopen. Dit om de volgende redenen: De doeken zijn 11 jaar oud en zullen na reiniging kleur verliezen. Hiermee steken ze af t.o.v. de andere doeken; De doeken zullen terug brandvertragend behandeld moeten worden. Het was ook goedkoper nieuwe doeken te kopen i.p.v. ze te reinigen. Er werd afgesproken met ZnK dat zij de kosten op zich zouden nemen. De doeken zijn klaar maar liggen op heden nog altijd bij de firma en zijn niet betaald. Voorstel is dat CC Nova de doeken betaalt aan de firma en dat CC Nova dit verder administratief afhandelt met ZnK. Beslist het DC hiermee akkoord te gaan? Het directiecomité keurt dit goed. Het AGB zal deze voorlopig betalen en een ingebrekestelling versturen naar Zucht naar Kunst. Sport 8. Vraag KVVE Massemen Aangezien het B-terrein van KVVE Massemen gedraineerd wordt vanaf 1 april kan er op dit terrein een bepaalde periode niet meer gespeeld worden. Er is intussen een akkoord Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 3

4 tussen KVVE Massemen en RFC Wetteren over het huren van de terreinen aan de Wegvoeringstraat vanaf 1 april In het kader van deze problematiek vraagt de voorzitter in een mail van 17 maart 2017 of de huurgelden die KVVE Massemen voor de terreinen betaalt aan het AGB niet tijdelijk kunnen kwijtgescholden worden voor de duur van de werken op Kapellekouter. De terreinen aan de Wegvoeringstraat worden gehuurd van 1 april 2017 tot en met 31 augustus Er wordt een huur van 500 euro betaald en 700 euro voor de nutsvoorzieningen. Dat maakt een totaal bedrag van 1200 euro. Indien KVVE Massemen dubbele huur dient te betalen is dit budgettair moeilijk overbrugbaar. Tijdens de werkzaamheden wil het bestuur van KVVE Massemen de kantine opfrissen en een nieuwe keuken installeren. De kosten zouden ze voor eigen rekening nemen. Aangezien het A-veld ook niet zal bespeeld worden (door het uitwijken naar de terreinen aan de Wegvoeringstraat) wordt de vraag gesteld of de jaarlijkse onderhoudswerken aan het A- en C-terrein niet nu al kunnen starten. Kan het C-veld genivelleerd worden? Als het regent blijft het water er immers opstaan. In het verleden werd de piste bewandeld om de parking van Kapellekouter en het kerkhof gezamenlijk aan te pakken en economischer in te delen. Kan het streekeigen groen misschien anders ingeplant worden en kan er een poortje (afsluitbaar/enkel voor voetgangers) voorzien worden zodanig dat het probleem van wild parkeren, kan ondervangen worden? Nu er toch grote werken aanvangen is dit misschien het moment om het eens onder de loep te nemen. Beslist het directiecomité: Akkoord te gaan met het tijdelijk kwijtschelden van het betalen van de huurgelden voor de terreinen aan Kapellekouter aan het AGB, meer precies vanaf 1 april 2017 tot en met 31 augustus 2017? Het bestuur van KVVE Massemen de toestemming te geven de kantine op te frissen en een nieuwe keuken te installeren en dit voor eigen rekening? De jaarlijkse onderhoudswerken aan het A- en C-terrein op heden aan te vangen? Het C-veld te nivelleren? De parking en het kerkhof aan te pakken? Het directiecomité keurt dit goed. 1) Akkoord huurgelden kwijt te schelden vanaf 1 april 2017 tot 31 augustus 2017; 2) Akkoord nadat de plannen voor de verbouwing werden voorgelegd aan de heer Tim Speleers en het AGB hierover een gunstig advies heeft gegeven. Voordien mogen geen werken worden opgestart. De keuken wordt ook roerend door bestemming en dus eigendom van het AGB; 3) Akkoord om werken eerder aan te vangen; 4) Geen akkoord tot nivelleren gezien de overlast die dit zal meebrengen naar de geburen; 5) Dit zal eerst worden bestudeerd en nadien zal een beslissing worden genomen in overleg met de gemeente. Aankoop & Contractbeheer 9. Toelichting drainagewerken RFC Op 7 maart 2017 nam het directiecomité van het AGB volgende beslissing: Het directiecomité AGB besliste eerder om op het sportpark Dasseveld ( RFC Wetteren) in 2017 het A-terrein te voorzien van nieuwe drainage. Door de sportieve goede prestaties van het 1 e elftal moet de club na de reguliere competitie nog de eindronde spelen. Daardoor is het A-terrein nog een ruime tijd niet ter beschikking om werken op uit te Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 4

5 voeren. Indien we wachten op het beschikbaar zijn van het A-terrein om de drainagewerken uit te voeren zal het hoofdterrein pas kunnen bespeeld worden in oktober. Dit hypothekeert de goede werking van de club. Daarom stelt de sportdienst voor, in samenspraak met RFC Wetteren, om in 2017 het D-terrein te draineren. Deze werken kunnen al starten op 1 april zodat dit trainingsveld snel zal ter beschikking zijn in het nieuwe seizoen. Op 28 maart 2017 werd een ontvangen van RFC met de opmerking dat het wel degelijk om het C-terrein gaat dat gedraineerd dient te worden. Op het C-terrein is de wateroverlast het ergst en wordt de nieuwe led-verlichting geplaatst. Op terrein D komt enkel extra verlichting. Bijgevolg zal ook terrein C aangewend worden voor avondwedstrijden van de jeugd- en de damesploeg (bekerwedstrijden, oefenwedstrijden ). Vandaar dat dit terrein de grootste prioriteit verdient. Met betrekking tot de drainage van het terrein C werden op zondag 2 april via volgende opmerkingen geformuleerd door aannemer firma Hebbelinck: Dit veld ligt 30cm lager dan het D terrein, waar het aan elkaar grenst. Helt veld ligt volledig in 1 vlak afwaterend naar het A terrein. De lengterichting van doel naar doel loopt 45 cm af richting toegangsweg en in de breedte richting loopt het 60 cm af richting A terrein. Dit veld kan onmogelijk nog afwateren naar de Zuidlaan. Ik zie op de hoek ook geen deftige afwatering om in aan te sluiten. Er zal een nieuwe afwatering moeten aangelegd worden, misschien richting Molenbeek of de rioolput waar we het B terrein in aangesloten hebben. Wat betreft terrein D formuleerde de aannemer volgende opmerkingen: De middellijn van doel naar doel loopt 55 cm af naar de toegangsweg naar A veld. De helft langs de Zuidlaan loopt 7 cm af naar de Zuidlaan en de andere helft helt 20 cm af richting C terrein. Dit veld kan men juist nog laten afwateren in de gracht langs de Zuidlaan, de moerbuis zal een 30 cm boven onderkant gracht uitkomen. Beslist het DC akkoord te gaan met het draineren van het C-terrein? Er is een meerkost aan verbonden die gecompenseerd kan worden door de onderhoudswerken die niet dienen uitgevoerd te worden. Het directiecomité keurt dit goed. 10. Lockers sporthal / zwembad In het budget van 2017 is een bedrag van euro vrijgemaakt voor de levering en plaatsing van lockers in het buitenzwembad. Als bijlage het lastenboek ter goedkeuring. Het directiecomité keurt dit goed. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 5

6 Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Overwegende dat in het kader van de opdracht Leveren en plaatsen van lockers een bestek met nr /3P werd opgesteld door Aankoop en Contractbeheer; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 incl. btw (0% btw); Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in. BESLUIT: Art. 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr /3P en de raming voor de opdracht Leveren en plaatsen van lockers, opgesteld door Aankoop en Contractbeheer. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt ,00 incl. btw (0% btw). Art. 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art. 3: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in. 11. Kapellekouter: verkoop perceeltje aan gemeente voor uitbreiding loods We verwijzen naar het collegepunt 16 van 10 april Afgaande op de mondelinge nabespreking van dit collegepunt besluit ik dat: Het college wenst een afzonderlijk perceel te creëren, in (volle) eigendom van de gemeente met een opstal aan de vzw. Deze beslissing is alleen maar toe te juichen. Het AGB is wel eigenaar van de grond, maar het opstalrecht bleef in handen van de gemeente na de overdracht aan het AGB en de eigenaar van de loods is de vzw, kortom een moeilijke situatie. Hiertoe dient: 1. het AGB een stukje te verkopen, zijnde het opgemeten perceel dat destijds is afgesplitst (zie bijlage) 2. een nieuwe opmeting met bijhorende splitsing = perceel nieuwe toestand 3. nieuw opstalrecht t.v.v. de vzw voor de totaliteit (huidige + uitbreiding loods). Aan het AGB wordt principieel akkoord gevraagd om het perceeltje van 1361,26m² te verkopen aan de gemeente. Hiertoe kan een schatting opgevraagd worden. De gemeente kan nadien een nieuw perceel creëren en een nieuwe opstal toekennen voor het geheel. Het directiecomité keurt dit goed. Er mag een landmeter worden aangesteld voor een schatting. Best dezelfde schatter die al het opmetingsplan heeft gemaakt om kostprijs te beperken. Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 6

7 Varia 12. Vergaderdata AGB directiecomité juli en augustus 2017 De data van de vergaderingen AGB Directiecomité liggen vast tot en met 20 juni Wordt er tijdens de zomervakantie ook tweewekelijks vergaderd? Of is er een andere regeling? Het directiecomité neemt hiervan kennis. Op 6 juli om 14u (één vergadering in juli). In augustus nog te bepalen (één vergadering). Tom Van West secretaris Annelien Van Der Gucht voorzitter Verslag AGB directiecomité 25/04/2017 7