Verslag AGB directiecomité 20/06/2017

Transcriptie

1 Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 Aanwezig: Annelien Van Der Gucht voorzitter Guido Van den Berghe, Katharine Claus, Brenda Vergaert, Tom Van West bestuurders Roos Coppens, Rudy Vander Heyden deskundigen Verontschuldigd: Wim Breydels deskundige Afwezig: Tim Speleers deskundige Verslag 1. Verslag directiecomité 6 juni 2017 Goedkeuring verslag directiecomité van 6 juni Infrastructuur 2. Oplevering sporthal Warande en vrijgave borg Op 8 mei vond een rondgang plaats in de sporthal met de architect en de aannemer. Op 9 mei besliste het directiecomité dat de definitieve oplevering kon plaatsvinden indien de verlichtingsarmaturen gecontroleerd zouden worden. Controle is gebeurd, de leverancier zal aanpassingen doen om problemen in de toekomst te vermijden. Kan het directiecomité akkoord gaan met de definitieve oplevering en vrijgave van de borg zoals omschreven in de ontwerpbeslissing? Aankoop & Contractbeheer 3. Kapellekouter: schatting en verkoop perceel We verwijzen naar het agendapunt van 25 april 2017 waarbij het directiecomité zich akkoord verklaarde met de verkoop - van het perceeltje waarop de loods van vzw Oogstfeesten-Kortenbos staat -aan de gemeente. Hiertoe is een schattingsverslag bekomen (zie bijlage). Gaat het directiecomité akkoord om tegen de schattingsprijs van ,00 het perceel te verkopen aan de gemeente? Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 1

2 4. Ontwerp van nieuw(e) logo en huisstijl voor het AGB Wetteren Doelstelling en draagwijdte van de opdracht: De dienst aankoop & contractbeheer heeft een bestek voorbereid voor de aanstelling van een grafisch bureau voor het ontwerp van een nieuw logo en de uitwerking van een nieuwe huisstijl, inclusief huisstijlhandboek en digitale sjablonen, voor de gemeente Wetteren. Met het oog op het creëren van een grotere herkenbaarheid en identiteit voor het merk Wetteren, en op vraag van de dienst communicatie, zal de gemeente - in het kader van deze opdracht - optreden als opdrachtencentrale voor het AGB Wetteren. Dit houdt concreet in dat de gemeente Wetteren de gunningsprocedure zal voeren, waarna zowel de gemeente als het AGB Wetteren afzonderlijk kunnen contracteren met de opdrachtnemer. Deze werkwijze biedt volgende voordelen: administratieve vereenvoudiging door het bundelen van aankopen; betere prijsvoorwaarden door het volumevoordeel; gelijke uitvoeringsvoorwaarden voor alle deelnemende overheden (waardoor een uniforme aanpak mogelijk wordt). De opdracht voor het AGB Wetteren is in een afzonderlijk gedeelte van het bestek beschreven: het finaal ontwerpen van 3 logo s: o een individueel logo voor het cultuurcentrum Nova (= CC Nova); o een individueel logo voor het sport-en recreatiecentrum De Warande; o een AGB-logo (overkoepelend voor de resterende AGB-entiteiten). In de eerste plaats dient de opdrachtnemer per te ontwerpen logo 3 voorstellen uit te werken (= 9 voorstellen in totaliteit). Op basis van de resultaten zal er door het directiecomité van het AGB Wetteren - al dan niet na extra aanpassingen of wijzigingen - een definitieve keuze van ontwerp worden gemaakt in het aanbod van overkoepelende logo s en individuele logo s. De opdrachtnemer dient uiteindelijk één overkoepelend AGB-logo, één individueel logo voor CC Nova en één individueel logo voor het sport-en recreatiecentrum De Warande op te leveren. Als alternatief kan de inschrijver ervoor opteren om te vertrekken vanuit één overkoepelend logo dat, naargelang de entiteit (CC Nova, De Warande, andere AGBentiteiten), gepersonaliseerd kan worden zodat elke entiteit haar individuele logo heeft. Bij de opmaak van een logo dient de opdrachtnemer rekening te houden met volgende minimumvoorwaarden: o het bestaande kleurenpalet paars-oranje moet worden gebruikt; o uit de logo s moet de uniformiteit en herkenbaarheid van Wetteren blijken ( geïntegreerde visie gemeente-agb). het ontwerpen van een nieuwe huisstijl m.i.v. de opmaak van een huisstijlhandboek en digitale sjablonen; het voorstellen van de nieuwe huisstijl aan het directiecomité van het AGB Wetteren; het op aanvraag verlenen van nazorg/ondersteuning tijdens de implementatie van de nieuwe huisstijl. De uitvoering van de opdracht zal simultaan verlopen met de opdracht voor de vormgeving van een nieuwe (gemeentelijke) website, met het oog op een gezamenlijke lancering (voorlopig voorzien voor november 2017). Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 2

3 Opstart van het dossier: Voor de aanstelling van een grafisch ontwerpbureau wordt bijgaand bestek aan het directiecomité voorgelegd ter goedkeuring voor het opdrachtgedeelte van het AGB Wetteren. De opdracht zal worden geplaatst via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma s zullen worden aangeschreven, rekening houdend met de opgelegde kwalitatieve selectiecriteria (o.a. ervaring met logo-ontwerp voor openbare besturen, studie-en beroepskwalificaties): De Poedelfabriek bvba, De Burggravenlaan 62, 9000 Gent; FABworks, Marktstraat 70, 9111 Puivelde (Sint-Niklaas); Soon, Stationsplein 15A, 9230 Wetteren; De Blauwe Peer, New-Yorkstraat 7-9, 9000 Gent; TTP Communication, Kerkveld 42, 9290 Berlare; Omygod bvba, Zwijvickstraat 11, 9200 Dendermonde. De opdracht voor het AGB Wetteren wordt geraamd op maximum euro btw inclusief, voorzien op budgetcode / Erelonen en vergoeding ontwerp en studieopdrachten in het exploitatiebudget van Roos Coppens zal worden aangesteld als leidend ambtenaar voor de uitvoering van de opdracht voor het AGB Wetteren. Gaat het directiecomité akkoord met het principe om aan te sluiten bij de opdracht van de gemeente Wetteren? Gaat zij akkoord met de lastvoorwaarden zoals opgenomen in bijgaand bestek? Akkoord om aan te sluiten bij de opdracht van de gemeente. Het directiecomité gaat akkoord met de lastvoorwaarden zoals opgenomen in bijgaand bestek. Er wordt door het directiecomité de keuze gemaakt voor één overkoepelend logo dat kan aangepast worden Cultuur 5. Promotie CC Nova in Wetthra Het cultuurcentrum Nova wil graag gebruik maken van het promotiekanaal Wetthra volgens volgende afspraken : 12 data X 1/1 pagina = W35 + W39 + W43 + W48 + W52 + W5 + W9 + W13 + W17 + W22 + W26 + W29; CC Nova bezorgt ¾ pagina cultuurinfo met in het bijzonder de maandprogrammatie van CC Nova; Wetthra voorziet ¼ publiciteit onderaan deze pagina; Deze sponsor ontvangt in ruil voor deze advertentie een VIP-pakket = 4 gratis kaarten + drankje tijdens de pauze van één van de voorstellingen Beslist het directiecomité hiermee akkoord te gaan? Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 3

4 6. Nieuw kabelsysteem Na 12 jaar is het kabelsysteem dat gebruikt wordt in de theaterzaal voor analoge geluidssignalen, data signalen, eenvoudige videosignalen en lichtsturingssignalen aan vernieuwing toe. Concreet worden er op verschillende plaatsen op en rond het podium, in de theaterzaal, in de regiecabine, in de repetitieruimte en in de loges nieuw aansluitbakjes voorzien, zogenoemde ASP aansluitpunten. Deze ASP aansluitpunten staan onderling in verbinding met vernieuwde kabels voor analoge geluidssignalen, data-signalen, eenvoudige videosignalen en lichtsturingssignalen. Naast het vernieuwen/updaten van de huidige signaalkabels aan de nieuwe normen worden er ook al voorbereidingen getroffen om in de toekomst op een eenvoudige manier coaxkabels en optische kabels te installeren en aan te sluiten in de ASP aansluitpunten. De huidige analoge geluidskabel wordt uitgebreid van 24 naar 36 kanalen en zal zo uitgevoerd worden dat deze kabel ook parallel kan werken met een eigen digitale geluidskabel in de toekomst. Naast deze installatie zal er ook een 42 unit-rack aangekocht worden om alle losse unitracks op het podium samen te brengen in één overzichtelijk rack. Voor op het podium zijn er nieuwe multikabels en stageblokken nodig van het LK type. Deze zijn compatibel te gebruiken met de huidige harting stageblokken en multikabels. In het budget 2017 is deze uitgave voorzien. Vraag om het eerste deel van de investering toe te wijzen aan de firma Amptec voor een bedrag van 8488,33 euro. Sport 7. Verlichting D-terrein RFC RFC Wetteren vraag terreinverlichting voor terrein D en de boarding terreinen. Er was een overleg tussen bestuur RFC en AGB op dinsdag 13 juni De vraag werd daar officieel gesteld. Kort na het overleg werd een ontvangen vanuit het bestuur van RFC met volgende aanpassing aan hun initiële vraag: Het gebeurt meer en meer dat officiële wedstrijden tijdens de week s avonds afgewerkt worden, vandaar een noodzaak voor velden met goedgekeurde verlichting. 80 lux is een minimum voor wedstrijden 11/11. Indien we over 2 velden zouden kunnen beschikken die inzake wedstrijdverlichting reglementair zijn, is het beter om het terrein B van een paar extra armaturen te voorzien of bestaande te vervangen. Dit gezien het feit dat énkel terrein B en C aan alle afmetingen (100m/55m) voldoen voor IP (interprovinciaal) wedstrijden (en dus automatisch ook voor regionale wedstrijden). Stel dat jullie terrein D van 80 lux voorzien, is dit terrein énkel bruikbaar voor regionale wedstrijden (een minderheid) en dameswedstrijden gezien de afmetingen (te smal) niet toereikend zijn. De oplossing met langetermijnvisie: Terrein D, 2 extra palen maar niet noodzakelijk 80 lux. Reden: extra verlichting boarding + ganse veld sowieso extra noodzakelijk licht (nu maar aan 1 zijde palen) Terrein B voorzien van 80 lux. 80 lux op terrein D is op zich wel leuk maar de weinig beschikbare centen kunnen beter dan verdeeld/gespendeerd worden op de efficiëntste manier zijnde beperkte extra verlichting terrein D & optimalisering terrein B. Zou zijn alle velden maximaal aangepakt & bruikbaar inzake verlichting. E & F sowieso geen verlichting mogelijk. Offerte voor terrein D en boardingveldjes in bijlage. Welke beslissing neemt het directiecomité inzake de verlichting van zowel terrein B als terrein D op RFC? Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 4

5 Het directiecomité beslist om verlichting te voorzien op het D-terrein inclusief de boarding. Elke uitbreiding van de verlichting (inclusief optimalisering) op de terreinen A, B en C valt ten laste van de club. Terreinen E en F komen niet in aanmerking om hierop verlichting te voorzien. 8. Verplaatsbaar doel terrein B RFC Op 13 juni vond een overleg plaats tussen RFC en AGB. De vraag werd daar gesteld het doel op terrein B 80 cm naar achter te verplaatsen om het terrein geschikt te maken volgens de vereiste afmetingen van de voetbalbond. Het doel is verankerd via betonblokken. Er is een kraan vereist om het doel te verplaatsen. Na het overleg werd een ontvangen met de vraag of er geen verplaatsbaar doel kan voorzien worden in plaats van het doel met de betonblokken te verplaatsen. Dat wordt gewoon op het gazon geplaatst en verankerd. Voordeel, je kan dit doel verplaatsen bij het gras afrijden, wat ook in het doel voor een perfecte grasmat zorgt. Nadeel, in dat geval moet er aan de andere kant ook een dergelijk doel geplaatst worden want je moet aan beide zijden gelijke doelen hebben. Richtprijs voor een verplaatsbaar doel bedraagt ongeveer 1000 euro. Worden er verplaatsbare doelen aangekocht? Wie betaalt deze doelen? Welke beslissing neemt het directiecomité hierin? Het directiecomité keurt dit niet goed. Aankoop verplaatsbare doelen is ten laste van de club. Het AGB wil eventueel wel bijstand verlenen bij het verwijderen van de bestaande doelen. Mobiliteit 9. Uitrol elektrische laadinfrastructuur: laadpaal Warande De Vlaamse regering wil i.k.v het actieplan Clean Power fot Transport tegen 2020 in totaal publieke laadpalen voor elektrische wagens voorzien. Sinds 13 april 2016 hebben de Vlaamse distributienetbeheerders door de Vlaamse overheid een nieuwe openbaredienstverplichting toevertrouwd gekregen, namelijk de uitrol van elektrische laadinfrastructuur (Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het Energiebesluit van 19 november 2010). Het college heeft in zitting van 8 augustus 2016 beslist om beroep te doen op de distributienetbeheerder Eandis voor de aankoop, installatie, onderhoud en commerciële exploitatie van deze laadpalen. Deze opdracht is toevertrouwd aan het Nederlandse Allego. Voor de energie werkt Allego samen met Eoly, de duurzame energieproducent van Colruyt Group die stroom opwekt met windturbines, zonnepanelen en warmtekrachtkoppeling. Volgens het huidige situeringsplan houdt dit de plaatsing in van in totaal 12 publieke laadpalen op het grondgebied van Wetteren voor eind 2020, waarvan 4 publieke laadpalen voor eind Vanaf 2018 voert de minister jaarlijks een evaluatie uit en kunnen deze aantallen dus aangepast worden naargelang deze evaluatie. Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 5

6 Vanaf 2018 zal de gemeente opnieuw de keuze krijgen om deel te nemen aan de aanbesteding van netbeheerder Eandis, of om zelf een aanbesteding uit te schrijven. Voor de locatie van de laadpalen worden vanuit Vlaanderen duidelijke voorwaarden gesteld. Zo moet de laadpaal 24/24 en 7/7 toegankelijk zijn. Hierdoor komt bvb de parkeergarage Scheldekaai niet in aanmerking. Ook de aanwezigheid van een 400V-net is noodzakelijk. Bij elke locatie wordt één laadpaal geplaatst, die plaats biedt om twee voertuigen op te laden. De laadpaal wordt gratis geplaatst door Allego. De gemeente dient zelf in te staan voor de plaatsing van een verkeersbord en de belijning. In samenspraak met netbeheerder Eandis werd de parking van de Warande als locatie gekozen voor de plaatsing van een publieke laadpaal (zie bijlage). De paal zou geplaatst worden nabij de trapjes ter hoogte van de Kapellestraat. De parkeerplaats voor personen met een handicap kan ofwel blijven liggen ofwel twee plaatsen opschuiven. Gaat het directiecomité akkoord met de plaatsing van een laadpaal voor elektrische voertuigen op de parking van de Warande op bovengenoemde locatie? 10. Warande: parkeerverbod Strapdag vrijdag 22 september Op vrijdag 22 september vindt de 16 e editie van de Strapdag plaats. Voor het basisonderwijs worden heel wat buitenactiviteiten georganiseerd zoals een fietsbehendigheidspiste, een verkeerspark, dodehoekdemonstratie, fietscontrole, Hiervoor is heel wat ruimte nodig. De voorbije drie jaar vond de Strapdag steeds met succes plaats op de parking van de Warande. Graag zouden we ook in 2017 opnieuw de parking van de Warande willen gebruiken. Hiervoor dient een parkeerverbod te worden ingesteld op vrijdag 22/09/2017 van 6u00 t.e.m. 17u00. Gaat het directiecomité hiermee akkoord? Sport Toegevoegd punt 1 Besproeien velden RFC Is er een mogelijkheid dat de brandweer een oefening houdt op de velden E & F (velden achter WESP) waar er geen enkele mogelijkheid is tot beregening? In het vooruitzicht dat ca kinderen (KidRock) binnenkort de velden betreden belooft dit niet veel goeds. Emiel Temmerman beschikt over een uitstekende grote sproeimachine die op 2u tijd een volledige lengte van een voetbalveld bestrijkt (cfr. 2 à 3 jaar terug op de Warande). Een extra diepteput boren aan E & F zou ook een optie zijn. Beslist het directiecomité extra besproeiing te voorzien op de terreinen E en F van RFC? Het directiecomité keurt dit niet goed. Te voorzien door de club zelf. Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 6

7 Toegevoegd punt 2 Concessie sporthal verslag van nazicht Het verslag van nazicht van de concessie van de sporthal, wordt eerstdaags overgemaakt. Beslist het directiecomité akkoord te gaan met dit verslag van nazicht en dit te agenderen op de raad van bestuur van het AGB van 27 juni 2017? Tom Van West secretaris Annelien Van Der Gucht voorzitter Verslag AGB directiecomité 20/06/2017 7